Argénida Gutierrez

Traslado, consulta y organización de

documentos al archivo gestión.
1. Objeto

Describir las actividades a realizar para el traslado y consulta de documentos al archivo de

gestión de Universidad del Meta S.A.S.

2. Alcance

Aplica para todos los documentos (formatos, normativa, contratos, etc.) que Universidad del
Meta S.A.S.

3. Definiciones

Archivo Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados
Traslado: Movimiento de documentos de un lado a otro, en este caso, desde las oficinas
hacia los archivos.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación,
entre otros elementos, las carpetas, los legajos, los A-Z, los fólderes y los libros o tomos.
FUID: Formato único de Inventario Documental, instrumento archivístico de recuperación
de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un
fondo documental.

4. Responsabilidades

Responsable de Entrega
 Gestionar y entregar los documentos a trasladar acorde a lo establecido en el
presente documento.
 Asegurar que la documentación a trasladar se encuentre en las condiciones
adecuadas de conservación.
 Registrar en los medios establecidos en el presente documento, los datos
 solicitados para el traslado y consulta al archivo de gestión.
Encargado del Archivo de Gestión
 Verificar y coordinar la entrega de cajas con documentos a ser transferidos a
Archivo de Gestión.
 Velar por la custodia y conservación de los documentos del archivo de Gestión.
 Controlar el ingreso y préstamo de la documentación.
 Organizar los documentos del archivo de gestión.

Coordinador de Gestión Documental

 Velar por la custodia de los documentos entregados al archivo de gestión,
establecer controles que permitan la correcta disposición de los documentos.

5. Desarrollo

6.1. Solicitud y coordinación y traslado documental a Archivo de Gestión

Cuando un Área o Unidad requiera realizar un traslado de documentación al Archivo

de gestión, el Responsable de la Entrega coordina con el área de Gestión
Documental el traslado de los documentos; para ello contacta al Encargado del
Archivo de Gestión mediante correo electrónico a la cuenta:
gestiondocumental1@unimeta.com en dicho correo se debe relacionar la siguiente
información, como mínimo:
 Número de cajas o documentos a entregar
 Territorial donde se encuentran las cajas o documentos
 Persona de contacto
Los documentos deben estar organizados de acuerdo con el consecutivo
previamente asignado por el sistema de gestión documental Orfeo, se debe
entregar en cajas X200.

Informando de este modo acerca de la documentación que quiere trasladar y de su

volumen, a fin de que el Encargado del Archivo de Gestión pueda valorar la
disponibilidad de espacio y cualquiera otra circunstancia que pueda afectar el
 traslado, acordando conjuntamente los detalles y la fecha de la operación.
Recibido el correo de solicitud, el Encargado del Archivo de Gestión confirma recibido.

6.2. Diligenciamiento de formato para relacionar el traslado

Los documentos para trasladar son relacionados en el FUID por el Responsable de

Entrega, se debe diligenciar con claridad y cerciorarse que sea información
correspondiente a lo que se va a enviar.
Una vez diligenciado el FUID el Responsable de entrega deberá enviar al correo
electrónico gestiondocumental1@unimeta.com.
En caso de una inconsistencia de lo relacionado con lo enviado el Encargado del
Archivo de Gestión se comunicará con el Responsable de Entrega por medio de
correo electrónico especificando lo acontecido.

6.3. Organización de las unidades para trasladar

Después diligenciar el FUID se debe ingresar cada una de las carpetas, AZ, Tomos,
Etc. en cajas X200, para ello el Responsable de Entrega deberá asegurarse que la
documentación a trasladar se encuentre en las condiciones adecuadas de
conservación, comprobando al menos lo siguiente:
 La cantidad de documentación incluida en cada caja sea la justa y suficiente
para evitar que la misma se doble o se enrolle.
 La cantidad de documentación en cada caja permita su extracción con
comodidad y sin provocar deterioro.

6.3.1. Rotulación de cajas

Para la rotulación de cajas, el responsable del archivo de gestión registra por

cada caja el formato rotulo de cajas.
6.3.2. Rotulación de carpetas
Para la rotulación de carpetas, el responsable del archivo de gestión registra
por cada carpeta el formato de rotulo.

6.4. Envío de unidades a trasladar

Después de haber cumplido con lo anterior el responsable de la Entrega gestiona él

envió o recogida de las cajas con Gestión Documental, para ello contacta al
Encargado del Archivo de Gestión mediante el correo electrónico
gestiondocumental1@unimeta.com.

6.5. Consulta de documentos

Para las consultas de documentos, se cuenta con el sistema de gestión documental

Orfeo mediante la opción de consultas de radicados, se debe enviar correo
electrónico a gestiondocumental1@unimeta.com., justificando el motivo de la
consulta.
El encargado del archivo de Gestión realiza el seguimiento y control de los
prestamos realizados dejando evidencia de esta actividad.

6.6. Verificación de FUID y los documentos trasladados

Encargado del Archivo de Gestión verifica que la información que esta estacionada
en el FUID concuerde con lo recibido físicamente en el archivo de gestión.

6.7. Organización de los documentos en el archivo de gestión

La organización de los documentos en el archivo de gestión se realiza

consecutivamente de forma numérica se ubican las cajas X200 de izquierda a
derecha por cada estante, se identifica y describe cada una de las carpetas y se
ubican en la caja correspondiente. Cada carpeta deberá contener máximo 200
folios.
Una vez identificadas las carpetas se procede a rotular la caja de acuerdo con la
información obtenida en la descripción previamente realizada.