Máster en Dirección de Proyectos

Caso Practico Plan de comunicaciones

Por : Luis Fernando Alzate

Profesor: Charo Fresneda

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Tabla de contenido

1. Información del proyecto.

1.1 Resumen.
2. Restricciones y premisas.
3. Requisitos de comunicaciones de los interesados
4. Tabla de requerimientos de comunicación del proyecto.
5. Recursos asignados a actividades de comunicaciones.
6. Proceso de escalamiento.
7. Distribución de la información.
8. Gestión de cambios
8.1 Datos de la solicitud de cambio
8.2 Categoría de cambio
8.3 Causa / origen del cambio
8.4 Descripción de la propuesta de cambio
8.5 Justificación de la propuesta de cambio
8.6 Impacto del cambio en la línea base
8.7 Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
8.8 Implicaciones para los interesados
8.1.1 Riesgos
8.1.2 Comentarios
8.1.3 Aprobación
8.1.4 Firmas del comité de cambios

9 Glosario.

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1. Informacion del Proyecto.

Empresa / Organización Independiente

Proyecto CENA TIPO BUFFET PARA 50 FAMILIARES Y
AMIGOS, CELEBRACION CUMPLEAÑOS.
Fecha de preparación 09/09/2020
Cliente Familiares
Patrocinador principal Donaciones familiares
Project Manager del Luis Fernando Álzate
Proyecto

1.1 Resumen

El proyecto consiste en desarrollar una cena tipo buffet para 50 personas,

familiares y amigos, donde se tenga entrada, plato fuerte, postre, bebidas, brindis,
torta y pasa bocas, acompañado de música en vivo para la reunión.

Se realizará de la siguiente manera:

 En un salón privado, con previa invitación.
 Música en vivo para la reunión.
 Decoración temática aún por definir.
 Iluminación especial.
 Comida tipo buffet (incluye dos carnes).
 Se realizará en la noche.
 El tiempo estimado para la cena es de 4 horas.

Se inicia en 20 Enero de 2020 y culmina en 20 Julio de 2020

El desarrollo del evento se realizará en el salón Imperio real ubicado en el barrio

laureles.

El equipo de gestión del proyecto se encuentra conformado por:

Luis Fernando Álzate – LFA

David Fernando Pérez – DFP
Alexander Rangel Cuartas –ARC
Sebastián Carmona Ortiz – SCO
Nora Montoya Arango – NMA

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2. Restricciones y premisas.

 Se utilizara como medio de comunicación como correos, mensajeria instantanea

como whatsasp, linea telefonica celular, reuniones formales para discutir avances
y problemas.

 Reunines de definicion de procesos, procedmientos, estandares, criterios, etc.

 Documentos del proyecto (planes, cronogramas, vitacoras)

 Informes de avance

 Reunion de definicion de procesos, procedimientos, estandares, criterios, etc.

 Reuniones de revisones de calidad, procesos, calidad de entregables.

 Comunicados internos..

Designación del Project Manager del Proyecto.

Nombre Luis Fernando Álzate Niveles de autoridad
Exigir el cumplimiento de los entregables
David Fernando Pérez
Reportan señalados en el alcance del proyecto y plan de
Alexander Rangel Cuartas
comunicaciones.
Los demás integrantes del
Supervisa a
proyecto

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3. Requisitos de comunicaciones de los interesados.

Matriz de Stakeholder
Proyecto: CENA TIPO BUFFET PARA 50 FAMILIARES Y AMIGOS, CELEBRACION CUMPLEAÑOS.
Código: CB50FACC
Fecha de 20-ene-20
Inicio:
Stakeholder: Familia , Donaciones familiares
Tipo: Externo

Acciones Posibles
Objetivo o Nivel de Nivel de
De impacto De impacto Estrategias
Resultados Interés Influencia
positivo negativo
Desarrollar
una cena tipo
* Mantener
buffet para 50
informado al
personas,
* Comprende y Stakeholder en
familiares y
actúa para el reuniones
amigos,
mejoramiento periódicas de
donde se
de la gestión de *Desconocimiento todas la
tenga
los proceso de de herramientas y decisiones que
entrada, plato Alto Alta
compra, buenas prácticas se tomen
fuerte, postre,
adecuación del en Proyectos. donde se
bebidas,
local, modifique el
brindis, torta
iluminación y alcance o esté
y pasa bocas,
decoración en riesgo el
acompañado
presupuesto
de música en
del proyecto.
vivo para la
reunión.

Conclusiones: Es un actor interno clave; si no se toman acciones positivas puede disminuir la

eficacia del proyecto, generar dificultades con otros actores clave (proveedores,
contratistas, contratos y decoración), y la gestión de pleno cumplimiento de metas
y presupuesto del proyecto puede quedar afectada severamente.

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4. Tabla de requerimientos de comunicacion del proyecto.

Registro de las comunicaciones periodicas que se van a emitir el

objetivo,contenido formato, medio de distribucion, Frecuencia,responsable,
Aprobador.
Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Plazo para Responsable Aprobador
confirmar
recepción
Implementació Informar Informe Formal Físico 2-4 veces 2 días Stakeholder/ Project
n La escrita cada mes cliente manager
implementac
ión

Informativo Avances en Document Informe Digital 1 día Comité Project

el proyecto o/informe escrito y físico 2-4 veces directivo manager
de cada
avances semana
Responsabilid Informar el Restriccio Informe Reunio 4-8 veces 1 día Project Comité
ad avance en nes y escrito y nes cada manager directivo
las responsab digital formal semana
responsabili ilidades es de
dades del discusi
equipo ón
Actividades Distribución Actividade Informal Reunio Diario 2 días Equipo de Project
de s de cada escrito, nes durante la trabajo manager
actividades miembro informal para duración
del equipo verbal toma del
de proyecto
decisio
nes
Apoyo Implementac Desglose Informe, Físico Últimas 2 días Organizacio Project
ión y apoyo y objetivos reunione y semanas nes externas manager
de s, digital
implement proceso
ación s
procedi
mientos

5. Recursos asignados a actividades de comunicaciones.

Define roles y las responsabilidades de todos los recursos implicados con el

proceso de comunicaiones dentro del proyecto.

Papel Nombre© Firma Responsabilidades

Analista de
David Pérez DP Entregables
requerimientos
Project Manager del
Luis Fernando Álzate LFA Aprueba el Entregable
Proyecto
Diseñador de iluminación Sebastián Carmona SC Revisa
Diseñador de interiores Nora Montoya NM Participa

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Cheff Alexander Rangel A Participa

6. Proceso de escalamiento.

Nivel Papel Autoridad Tiempo Nombre© Correo

1 Analista de Aprueba 1 Día
David Pérez dperez@gmail.com
requerimientos
2 Diseñador de Revisa 1 Día Sebastián
iluminación escala Scarm@gmail.com
Carmona
3 Diseñador de Revisa 1 Día
Nora Montoya Noraitm@gmail.com
interiores escala
4 Project Aprueba 2 Días
Luis Fernando
Manager del Luisao707@gmail.com
Álzate
Proyecto

7. Distribucion de la informacion.

Para un proyecto tener un buen sistema de comunicaciones es muy importante,

los informes deben llegar a los interesados adecuados y en el tiempo adecuado,
un cambio debe ser dirigido al responsable de ejecutarlo, un llamado de atencion
debe hacerse de la forma correcta, etc, por esto es importante que se establezcan
las reglas de juego de la comunicación del proyecto.

Como primera medida, se debe crear un directorio de comunicaciones donde se

describe claramente los integrantes del equipo que participara en los trabajos del
proyecto con uss respectivos roles y numeros de contacto tanto personal directo de
la compañía como contratistas y subcontratistas; este directorio se actualizara
conforme vaya ingresando un nuevo contratista al proyecto.
La comunicaciones internas deben ser diferentes de las externas, en su forma de
redaccion, la informacion consiganada, el nivel de detalle de la informacion, etc.
Para esto las comunicaciones internas el director del proyecto estable:

 COMUNICADO INFORMATIVO: este medio de comunicación escrita se

utilizara para el intercambio de informacion entre los colaboradores o
proceso del proyecto, tambien peude ser usada para la informacion de una
nueva directriz de director del proyecto y puede ser dirigida a una o varias
personas que participen en el proyecto.
 MEMORANDO: Este medio de comunicación escrita se utilizara para
informar o incluir alguna sancion a un empleado, por lo que la comunicación
unicamente es interna del proyecto y solo puede ser generadopor el
profesional cabeza de proceso.
 CORREO ELECTRONICO: Este sera el medio de comunicación digital
cuando la informacion no se necesita fisicamente y al facilitar la rapidez y

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fluidez en la comunicación con varios interesados internos y externos, es la

mejor opcion para cortar distancias entre el equipo del proyecto y
provededores.
Para las comunicaciones externas el director del proyecto establece:

 CARTAS: Este medio de comunicación escrita debe contener un

remitente que es la persona que envia y un receptor o destinatario y es
utilizada para la comunicación con los clientes o provvedores.

No todas las comunicaciones del proyecto deben escritas, por lo que se debe
establecer cuando deben ser escritas o cuando deben ser telefonicas o
personalmente, esto depende del flujo de las comunicaciones y sus variaciones.

El director del proyecto establecera los informes necesarios para recibir la

informacion del proyecto por parte del equipo y la periocicidad del mismo, ademas
del medio de comunicación a utilizar (impresa, correo electronico, exposicion, etc).
Al final el director del proyecto tendra toda una organización de las comunicaciones
del proyecto con su respectivo responsable, medio de difucion, condiciones para
que dicha comunicación y cuando aplique la periocidad de la comunicación.

8. Gestion de cambios

[CENA TIPO BUFFET PARA 50 FAMILIARES Y AMIGOS, CELEBRACION

CUMPLEAÑOS] [CB50FACC]
Fecha: [20/01/2020]

El director del proyecto debera establecer un plan de gestion de cambios donde

definira los cambios del proyecto seran planteados, ejecutados y monitoreados.
En el plan de Gestion de cambios el director del proyecto debera definir:

 Que se considera un cambio

 Como se documenta el cambio
 Como se recibe el cambio
 Quien analiza el cambio
 Quien aprueba el cambio
 Que hacer con los cambios aprobados y rechazados.
 Como gestionar los cambios urgentes.

Estas definiciones definen la forma como se deben manejar los cambios del
proyecto y dicho documento debera ser firmado por el director del proyecto para
realizar su aprobacion.

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A continuacion se relacionan los formatos para las gestion de los cambios.

8.1 Datos de la solicitud de cambio

Nro control de solicitud de cambio 0010
Solicitante del cambio David Pérez
Área del solicitante Analista de requerimientos
Lugar Medellín
Patrocinador del proyecto Familia
Gerente del proyecto Luis Fernando Álzate

8.2 Categoría de cambio

Marcar todas las que apliquen:

Alcance Cronograma Costos Calidad Recursos

Procedimientos Documentación Otro

8.3 Causa / origen del cambio

Solicitud de cliente Reparación de defecto Acción correctiva

Acción preventiva Actualización / Modificación de documento
Otros

8.4 Descripción de la propuesta de cambio

8.5 Justificación de la propuesta de cambio

8.6 Impacto del cambio en la línea base

Alcance:

Cronograma:

Costo:

Calidad:

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8.7 Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)

8.8 Implicaciones para los interesados

8.9 Implicaciones en la documentación del proyecto

8.1.1 Riesgos

8.1.2 Comentarios

8.1.3 Aprobación

8.1.4 Firmas del comité de cambios

Nombre Rol / Cargo Firma

Luis Fernando Álzate Project manager LFA

David Pérez Analista de DP

requerimientos

9 Glosario.

Término Definición
Project Manager Director del proyecto
Stakeholders Interesados, inversionistas, accionista
Emisor Emite o produce el mensaje en el acto de la comunicación.
Receptor Persona que recibe el mensaje en el acto de la comunicación.

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