COORDINADOR GENERAL

Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el
compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la
institución y sociedad en general

COMITÉ DE PROGRAMAS COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES COMITÉ DE SEGURIDAD COMITÉ DE

Seleccionar a los conferencistas y/o PÚBLICAS Coordinar todo el ALOJAMIENTO
ponentes. Diseño y elaboración del logotipo. operativo de seguridad Seleccionar las diferentes
Seleccionar coordinadores de actividades. Diseño y elaboración del afiche, los tanto de los invitados alternativas de hospedaje.
Establecer los mecanismos para la programas, folletos, papelería especial, especiales como los Contratar los servicios de
preselección y hacer la selección final del invitaciones, distintivos y todo lo delegados y participantes. alojamiento.
trabajo. relacionado con impresos. Vigilancia de las Distribuir las habitaciones.
Entregar las ponencias y trabajos al comité Promoción interna y externa. instalaciones y de los Asignar habitaciones a los
organizador dentro del plazo establecido campos hasta su reintegro
Planificación y coordinación del protocolo. Invitados especiales.
para su reproducción y distribución. a la empresa o a los
Coordinación de información y entrevistas Seleccionar todo lo
Estructurar el programa social. prestatarios de servicios.
con los medios de comunicación. concerniente a alimentos y
Elaborar el programa de acompañantes. Constatar el buen
Coordinar los programas especiales para el bebidas: desayunos,
Fijar fechas de reuniones periódicas con el funcionamiento de los
comité organizador, los conferenciantes e almuerzos, cenas,
fin de revisar las actividades ejecutadas y sistemas de prevención de
invitados especiales. refrigerios, etc.
programar acciones pendientes. Mantener incendios.
Coordinar los actos de inauguración y Organizar los horarios.
informado al comité organizador a través de Coordinar los servicios de
clausura. Seleccionar el menú.
reuniones periódicas. ambulancias y primeros
Elaborar los instructivos. Eventos Y Banquetes
auxilios.

COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS COMITÉ DE FINANZAS COMITÉ DE RECEPCIÓN COMITÉ DE DAMAS
GENERALES Elaborar el presupuesto preliminar y el Es el responsable de dar la Coordinar el programa de
Reservación del centro de convenciones. definitivo. Buscar recursos económicos bienvenida a todos los acompañantes.
Montaje de los salones. necesarios. participantes. Cooperar en la recepción y
Alquiler de equipos de sonido. Abrir cuentas bancarias. Recibir a los invitados despedida de los invitados y
Alquiler de todos los equipos audiovisuales. especiales. participantes.
Mantener reuniones periódicas con el
Reproducción del material. comité organizador. Brindar toda información Solicitar obsequios y
Organización y contratación del personal Establecer las prioridades de gastos. tanto de las actividades del donaciones
técnico. Efectuar los pagos evento como otra que sea Ayudar en la organización
Llevar el balance detallado de los gastos requerida por los delegados del programa social.
efectuados. e invitados.
Colaborar en la decoración.