GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO DESARROLLO

CURRICULAR GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: GUÍA

DE APRENDIZAJE Nº 4. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Denominación del Programa de Formación: Gestión Empresarial

• Código del Programa de Formación: 621201 Versión 2
• Nombre del Proyecto: Diseño de procedimientos para la gestión administrativa de las
MIPYMES en Bogotá D.C., aplicando instrumentos de recolección de información.
• Fase del Proyecto: Análisis
• Actividad de Proyecto: AP2. Realizar diagnóstico de la situación organizacional de la unidad
productiva.

• Competencias:
210601003 Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se
deriven de la función administrativa.
240201500 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en
los contextos laboral y social
240201501 Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva

• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Específicos
21060100304 Proponer programas de mejoramiento en la unidad administrativa, que permitan el
desarrollo de las personas y la organización, teniendo en cuenta las políticas y la normatividad
vigente.

Transversales
24020150107 Realizar intercambios sociales y prácticos muy breves, con un vocabulario suficiente
para hacer una exposición o mantener una conversación sencilla sobre temas técnicos
24020150102 Comprender la idea principal en avisos y mensajes breves, claros y sencillos en
inglés técnico

• Duración de la Guía: 3 Semanas (Trabajo directo: 48 horas – Trabajo independiente: 96 horas)

GFPI-F-019 V3
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2. PRESENTACION

La empresa es un ente social, que, para sobrevivir en el mercado, debe interactuar con el entorno
en el cual se desenvuelve. Esos intercambios, hacen que la empresa se convierta en un sistema
abierto, en el cual se dan posibilidades para mantener relaciones con el mercado laboral tanto para
el ingreso de trabajadores, como para la puesta en el mercado de recursos humanos más calificados
después de haber pasado por un aprendizaje dentro de la organización. Paralelamente, el
intercambio se evidencia en la compra y venta de bienes (maquinaria y equipo, materias primas
etc.) y servicios a los que cotidianamente se ve avocada la organización y con los que cumple el
objeto social para la cual fue creada. Pero el intercambio no para allí; día a día el alto nivel de
competitividad, los requerimientos del estado, las tendencias de la moda y otras variantes,
conllevan: a que a la empresa ingrese información, que es procesada de diversas maneras y luego
proyectada al exterior en forma de informes, impuestos, y otros.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Estimado aprendiz, a continuación, se presentarán las historias de 3 emprendedores

colombianos destacados en el libro 100 colombianos de la asociación Fusionarte. (Fusionarte,
2016). Le solicitamos que lea cuidadosamente para identificar características de los personajes.
• Andrés Roa Concha:
Este ingeniero civil de la Universidad Javeriana llegó a Nueva Zelanda en 1995, becado por la
Universidad de Auckland, para especializarse en Ingeniería Geotérmica.
Tras una exitosa carrera que lo llevó a trabajar en importantes empresas como Sinclair Knight
Merz Ltd. y Thorburn Consultants Ltd., Roa abrió en 2003 AR Civil Consulting Ltd., su propia
firma de consultoría en ingeniería civil y ambiental, la cual en los últimos once años se ha
destacado por sus proyectos en manejo ambiental de aguas lluvia en los sectores público y privado
de Nueva Zelanda.
• Ángela María Tafur Domínguez
Abogada de la Universidad Javeriana y Máster en Derecho Internacional de la Universidad de
Cornell en Nueva York, Ángela María Tafur es el cerebro detrás de “Give to Colombia”, un
modelo de filantropía estratégica que busca promover las donaciones de extranjeros para apoyar a
las poblaciones vulnerables de Colombia. En diez años, “Give to Colombia” ha recaudado más de
veinte millones de dólares que se han invertido en proyectos de educación, salud, desarrollo
económico y medio ambiente.
Su labor ha sido reconocida con importantes galardones como el Premio de Agua América Latina
y el Caribe BID-FEMSA (2014) en la categoría de Gestión de Saneamiento y una calificación de
cuatro estrellas en el ránking Charity Navigator.
• Alberto “Beto” Pérez
Este bailarín caleño inició su carrera como preparador físico y coreógrafo de importantes estrellas
colombianas como Shakira. En 1999 emigró a Estados Unidos, y gracias a su experiencia como
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entrenador empezó a dar clases de aeróbicos con su propia rutina, actualmente conocida en todo el
mundo con el nombre de Zumba.
En 2001 fundó Zumba Fitness LLC, una exitosa empresa que vende videos de Zumba, ropa
deportiva y otorga licencias a entrenadores interesados en llevar el programa de acondicionamiento
Zumba a gimnasios de todo el mundo.

Interrogantes:
• ¿Qué ha impulsado a estas personas a cumplir sus ideales?
• ¿Cómo han logrado cumplir sus metas?
• ¿Quiénes son los beneficiarios de las actividades de cada uno de estos personajes?
• ¿Qué características comunes halló en los tres emprendedores?

Tome nota en la misma hoja de 5 ideas claves que hayan quedado, de sus opiniones, de las de
sus compañeros y de la retroalimentación de la actividad brindada por el instructor

.
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.

3.2.1. Estimado aprendiz, con el fin de observar los conocimientos previos que tienen acerca de los
temas propuestos por la guía, le invitamos a que con su grupo autónomo de Estudio GAES,
consulte uno de los siguientes links o el material de apoyo denominado: GE-G004-C001-casos de
estudio. (Tiempo, 2015) Allí encontrará cinco casos, de los cuales deberán elegir uno para
adelantar la actividad propuesta:
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Una vez elegido el caso, deben leerlo en su totalidad, realizar una conversación con los integrantes de
su grupo sobre lo hallado en el caso. Paso seguido, identificaran los siguientes aspectos:

• Nombre del propietario (s) y miembros de la organización.

• Insumos o materias primas que requiere la empresa del caso elegido para la elaboración
de su producto o servicio. Y cómo lo distribuye.
• Clientes a los cuales va dirigida dicha empresa.
• Expectativas presentes y futuras de la empresa.
• Identifique otros aspectos que consideren relevantes.

Con la información que identificaron:

• Redacten en un párrafo de mínimo 5 renglones, lo que podría ser la razón de ser de la empresa
elegida (misión). Al redactar, póngase en el lugar del cliente y piensen si lo que escribió
trasmite al cliente información clave de la empresa y lo motiva a adquirir el bien o servicio.
• De igual manera, escriban lo que sería la proyección de la empresa a futuro (visión).
• Teniendo en cuenta lo leído de la empresa, planteen 3 objetivos que ella debería alcanzar.

Posteriormente, den a conocer su trabajo a los compañeros de estudio bajo la

supervisión y retroalimentación por parte del instructor.

Este trabajo deberá hacer parte del portafolio del aprendiz.

Ahora, basados en la anterior actividad de contextualización, en el desarrollo de la presente

guía, se identificarán los siguientes temas que serán afianzados por su instructor:

SEMANA 1. LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO

Y PROCESO ADMINISTRATIVO
• Entorno empresarial (Macroentorno, Microentorno).
• Planes y programas nacionales, regionales.
• Sectores de talla mundial y cadenas productivas.
• Sistema
• Elementos del sistema abierto (entradas, proceso, salida, retroalimentación,
homeostasis, sinergia, entropía)
• PROCESO ADMINISTRATIVO: Concepto, Fases del proceso administrativo
(planear, Organizar, Dirigir, Controlar)

SEMANA 2. DISEÑO ORGANIZACIONAL-CADENA DE VALOR

• Diseño organizacional: Concepto, características, y tamaño organizacional.
• Estructura organizacional, elementos -organigrama
• Tipos de estructura organizacional.
• Departamentalización: concepto, tipos.
• Cadena de valor: Concepto, características, ventaja Competitiva.
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• Actividades de la cadena de valor (estratégicas, primarias o misionales, secundarias o de

apoyo y margen de utilidad)
• Procesos, tipos de procesos.
• Valor agregado.

SEMANA 3. DIRECCCIONAMIENTO ESTRATEGICO

• Concepto.
• Administración estratégica.
• "Marco estratégico".
• "Proceso de direccionamiento estratégico". (misión, visión, políticas,
objetivos, metas, principios y valores)

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

¡Llegó la hora de apropiarse de estos conocimientos!

Para el logro de estos aprendizajes, se hace necesario que usted señor aprendiz, desarrolle las
actividades que a propósito se presentan:

SEMANA 1.

3.3.1. Le invitamos a ver las diapositivas GE-G004-D001 Sistema Abierto, allí encontrará la
definición y los elementos que componen un sistema, además comprenderá por qué la empresa es
un sistema abierto. Fruto de este tema: en plenaria se realizará un conversatorio de todo lo que
entra, se procesa, sale y retroalimenta en una empresa. Consigne las conclusiones en el portafolio
del aprendiz.
3.3.2. Para dar continuidad a las actividades académicas; en este aparte, le invitamos a que vea el
video de nombre: GE-G004-V001-Sectores Económicos Y Subsectores Económicos. Que puede
hallar en la URL: https://www.youtube.com/watch?v=t9IBMfJcWTE (Cordiba, 2013) o también
adjunto en el material de apoyo. Este video busca que usted tenga claridad de cómo se dividen los
sectores económicos en Colombia y también que subsectores los componen. Una vez visto el
video, elabore un cuadro sinóptico relacionado con éste tema, socialícelo con el grupo y consígnelo
en su portafolio del aprendiz. Para desarrollarlo puede guiarse por las diapositivas denominadas
GE-G004-D002 Cuadro sinóptico.
3.3.3. En aras de contribuir a que usted tenga bases sólidas en la búsqueda de información
confiable del sector y del Macroentorno, El instructor presentará las diapositivas cuyo nombre es:
GE-G004-D003-Fuentes de consulta. Una vez se termine la explicación, por favor realice un
listado de las entidades, documentos, páginas web etc. Que considere se encuentran relacionadas
con la empresa objeto de estudio
 .

3.3.4. Como complemento a estas dos actividades, observe el video denominado: GE-G004-V002-
Entorno empresarial que encontrará en el material de apoyo o en el link:
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https://www.youtube.com/watch?v=8bKACc0leIU (Saltos, 2014), de igual manera ingrese al link

del programa de transformación productiva PTP: https://www.ptp.com.co/portal/default.aspx o al
material de apoyo carpeta: GE-G004-LEC 001-Planes de negocio (PTP, 2011) y exploren los
diferentes planes de negocio de los sectores de talla mundial elegidos por el gobierno nacional. No
se quede sin visitar la biblioteca virtual de la Cámara de Comercio de Bogotá, donde podrán
indagar información de las diferentes localidades de la ciudad:
http://bibliotecadigital.ccb.org.co/handle/11520/51 (Camara de Comercio de Bogotá, 2015)
(digitando el nombre de la localidad en el espacio: Buscar en esta sección). Basado en ésta
investigación:

Sobre una hoja en blanco, escriba en la mitad el nombre de la empresa objeto de estudio y
mediante el método de lluvia de ideas con los integrantes del GAES (Grupo autónomo de estudio)
relacionen con flechas, las variables del Macroentorno (económicas, políticas, socioculturales,
ambientales y tecnológicas) que pueden inferir en la empresa. (las que tengan efectos positivos
enciérrenlas en cuadros de color azul y las de impacto negativo, en cuadros de color rojo). De igual
forma: en cada esquina de la hoja, describa respectivamente, los proveedores, clientes,
competidores y productos sustitutos de la empresa. Esta actividad debe estar supervisada por el
Instructor para asegurar la efectividad del ejercicio. Ejemplo:
Imagen 1. Variables. Propia.
3.3.5. Amigo aprendiz, para optimizar su proceso de formación, lea en casa antes de llegar a
formación el material de apoyo: GE-G004-LEC02-Proceso Administrativo (Burgos, 2014).
Tome nota de las ideas claves aprendidas y elabore un cuadro que contenga: El nombre de la fase
del proceso administrativo, la definición y los elementos de cada una de ellas. Continúe
alimentando su portafolio con este cuadro y preséntelo a su instructor. El instructor elegirá al azar
aprendices para socializar el tema y afianzar los conocimientos.
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3.3.6 En formación con su GAES inventen una historieta que contenga las cuatro fases básicas
(planeación, organización, dirección y control), a través de los dibujos realizados en un friso en
3.3.7 Con la información obtenida de las actividades anteriores, diseñen en GAES un instrumento
para aplicar la técnica de la entrevista y que se pueda aplicar a un empresario para diagnosticar el
estado actual de la aplicación del proceso administrativo. Preséntenla al instructor quien sugerirá
mejoras para avalar su trabaj

.
SEMANA 2.

3.3.8 Le invitamos a que estudie atentamente las diapositivas que ubicara en el material de apoyo:
GE-G004-D005-Estructura Organizacional y a leer el material de apoyo de nombre de GE-
G004-LEC03 Cadena de Valor. (Burgos, Cadena de Valor, 2014) Basado en esta información,
redacte una reflexión de una página relacionada con estos dos temas. Debe presentar este trabajo a
su instructor y socializarlo con sus compañeros

.
3.3.9 Con la información que obtuvieron del material de apoyo y de la retroalimentación del
instructor: diseñen en GAES: Un instrumento para aplicar la técnica de la entrevista que se pueda
aplicar a un empresario para diagnosticar el estado actual de la estructura organizacional y de la
cadena de valor dentro de la empresa objeto de estudio. Preséntenla al instructor quien sugerirá
mejoras para avalar su trabajo

.
 “No olvide llevar el fruto de su trabajo al portafolio del aprendiz”.

SEMANA 3.

3.3.10 Indagar en la biblioteca física o virtual de la institución: Lo relacionado con:

Administración estratégica, Maco Estratégico, el direccionamiento estratégico. Elabore una
cartelera con las principales características de cada elemento del direccionamiento estratégico.
Preséntenla en formación, tómense una foto como evidencia de su trabajo y adjúntenla en su
portafolio. Al finalizar la exposición de los aprendices, el Instructor realizará un complemento de
los aspectos que no se hayan tocado por parte de los aprendices. Para saber cómo se presenta una
cartelera puede consultar en el material de apoyo: GE-G004-LEC04-Carteleras o en el link
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denominado “las carteleras y los carteles en la docencia”. http://liduvina-

carrera.blogspot.com.co/2012/07/las-carteleras-y-los-carteles-en-la.html . (Bosquejos, 2012)

3.3.11 Observe el video que encontrará en el link: cómo definir la misión y la visión:
https://www.youtube.com/watch?v=Vr-Gu_P-lR8 (Espinosa, 2016) o en el material de apoyo
denominado: GE-G004-V003-Cómo definir Misión, Visión y Valores. Para afianzar el
conocimiento y luego ingrese a tres páginas de internet de tres empresas diferentes, y lean la
misión, la visión, las políticas, los principios y valores de dichas empresas. Con lo anterior, realice
un cuadro comparativo donde pueda analizar las semejanzas y diferencias de cada una de ellas.
Así:
Tabla 1. Comparativo de direccionamiento estratégico.

ELEMENTO EMPRESA A EMPRESA B EMPRESA C ASPECTOS

SEMEJANTES
Y
DIFERENTES.
Misión
Visión
Políticas
Principios y
valores

Socialice los resultados en formación y consígnelo en su portafolio del aprendiz.

3.3.12. Participar en el foro: recuerde que debe participar de forma individual en el
foro de discusión virtual programado en la plataforma Blackboard por su gestor LMS.

Foro Guía 4. Gestión Administrativa

Estimado Aprendiz: Le invitamos a que participe en el foro de la guía 4. Denominada Gestión
Administrativa, correspondiente al proyecto de formación: Diseño de procedimientos para la
gestión administrativa de las MIPYMES en Bogotá D.C.

En este foro queremos conocer su opinión respecto a las siguientes afirmaciones:

• La empresa es un ente independiente que no requiere de su entorno para permanecer
en el mercado.
• La estructura organizacional, el proceso administrativo, la misión y la visión son
indispensables para el crecimiento empresarial.
En éste foro se calificarán los siguientes aspectos:
1. Pertinencia de la respuesta respecto del tema planteado.
2. Ortografía y redacción.
3. Extensión de la intervención.
4. Autenticidad del texto.
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3.3.13. Presentar prueba virtual: El aprendiz debe Ingresar a la plataforma virtual Blackboard y
presentar el cuestionario de evaluación correspondiente a la guía 4.

De la misma manera, debe participar activamente en las actividades de cultura física,

emprendimiento y componente social que le sean programados.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Aprendiz: ¡Es hora de aplicar lo que sabe!!! En esta parte de la guía, el aprendiz demostrará
el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. Por lo tanto, en GAES, los
aprendices deben realizar las siguientes actividades aplicadas a su unidad productiva o caso de
estudio.

En esta guía ha aprendido cómo una empresa está influida por variables externas e internas
y para ello es muy importante que la empresa las reconozca para convertirlas en un elemento
a favor o para minimizar los impactos negativos. Por tal motivo en aras de continuar con el
proyecto formativo, le invitamos a que continúe diligencian el formato estándar de proyecto
en el capítulo 9 relacionado con la gestión administrativa. Se recomienda especial cuidado
con las recomendaciones allí enunciadas, ya que ellas lo guiaran en el adecuado desarrollo
del proyecto

9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

9.1 INFORME DEL ANÁLISIS EXTERNO

Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entornos) incluidas las variables externas:
Económico, político legal, socio cultural, demografía, tecnológica, ambiental- ecológica e internas:
Entidades reguladoras, proveedores, clientes, competencias, describiendo los sucesos externos e
internos que tienen injerencia positiva y negativa en la empresa objeto.

9.1.1 Variable economía

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa.
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.
9.1.2 Variable política - legal
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa

Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
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9.1.3 Variable socio - cultural

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.1.4 Variable tecnológica
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa

Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.1.5 Variable ambiental
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.2 MICROENTORNO
9.2.1 Entidades reguladoras
9.2.2 Proveedores
Explique cuáles son los proveedores de mayor importancia y que le proveen a la unidad
productiva, así como si tienen algún registro de proveedores, quien lo maneja y cada cuanto se
actualiza.

Indicar cuáles proveedores maneja la empresa.

VARIABLE/PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR

A B C D
Nombre
Ubicación
Tiempo Que Lleva Con La
Empresa
Productos Que Le Vende
Formas De Pago Manejadas
ETC..

analizar el cuadro.
9.2.3 Clientes
Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa.
9.2.4 Competidores
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9.2.4.1 Competidores directos

Explicar porque se consideran directos y trabajo de campo como fotografías que identifican donde
están esos competidores

(este tema se amplía en la sección de mercado) Indicar

cuáles competidores directos tiene la empresa.

VARIABLE/COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO

R RA RB RC RD
Ubicación
Tiempo Que Lleva En El
Mercado
Productos Que Vende
Formas De Pago Manejadas
Ventajas Competitivas.
Tipo De Clientes Que
Atiende
Etc..
Analizar el cuadro.
9.2.4.2 Competidores indirectos
También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos.
9.3 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO
Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son datos como el
crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, empleos que genera etc. todo debe tener
citas de pie de página, debe ser información actualizada de acuerdo con los avances de la
economía, es decir páginas web oficiales cuya información no pase del año

Ingresar la identificación del CIIU que corresponde a la actividad económica de

la microempresa 9.4 SISTEMA ABIERTO
Presenta un gráfico que muestre la relación de los componentes de un sistema abierto de la
empresa objeto de estudio y posteriormente analiza cada uno de los elementos que lo componen y
como se relacionan entre sí.
9.5 PROCESO ADMINISTRATIVO
Elabora el diagnóstico del proceso administrativo explicando cómo en la actualidad la unidad
productiva: planea, organiza, dirige y controla las actividades que cotidianamente ejerce, basado en
el diseño y aplicación de un instrumento de recolección de información.

Indique las acciones de cada una de las fases para que mire el desarrollo de ellas en la
microempresa así:
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PROCESO LISTA DE ACCIONES QUE EXPLICACION DE CADA

ADMINISTRATIVO DEBE REALIZAR ACCIÓN EN UNIDAD
FASES PRODUCTIVA
PLANEACION Objetivos
Estrategias
Programas
Presupuestos
Procedimientos
ORGANIZACIÓN División del trabajo
Jerarquización
Descripción de funciones
Coordinación
DIRECCION Toma de decisiones
Integración
Motivación
Comunicación
Supervisión
CONTROL Establecimiento de Estándares
Medición
Corrección
Retroalimentación

9.6 PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Identifica y analiza los diferentes elementos que componen el direccionamiento estratégico
(misión, visión, objetivos, políticas y valores), de la unidad productiva y de acuerdo a los
resultados realiza la respectiva propuesta de mejoramiento y/o de inclusión de estos elementos para
la organización. Apoyado en un instrumento de recolección de información.

9.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Identifica, analiza y caracteriza el tipo de estructura organizacional de la unidad productiva,
realizando el grafico del diagrama organizacional, considerando los 6 elementos claves del diseño
organizacional (especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de
control, centralización, descentralización y formalización). Apoyado en un instrumento de
recolección de información.
9.8 CADENA DE VALOR
Presenta esquema de la cadena de valor, identificando las actividades estratégicas, primarias y de
apoyo que deben desarrollar en la unidad productiva, y argumentando como la empresa genera
valor en cada actividad y como se constituye en una ventaja competitiva para la misma