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Manual de Procesos y Procedimientos

 
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS

 

CODIGO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

 

Administración de Almacenes

 

CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIÓN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO

 

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

 

Facilitar la incorporación, registro y manejo de los materiales y suministros incorporados a los Almacenes del SENAPE.

Posibilitar una gestión eficiente de los materiales y suministros incorporados.

 

BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Comprende el procedimiento de recepción de los bienes, incorporación, registro, almacenamiento, custodia, preservación, distribución, inventario y gestión de estos bienes.

 

INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES

 

Documentos de incorporación (notas de remisión, etc.), originados en:

Compras locales y compras por Caja Chica Ajustes de inventario, que impliquen reposición o sobrantes Muestras, modelos y otros diseños de los materiales ofertados

 

DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS

 

Formulario de Solicitud de Materiales

Formulario de Ingreso a Almacenes

Kardex físico y valorado

Orden de Compra o contrato, si corresponde

Nota de Remisión del Proveedor

Documento de Convenio de Donación o Transferencia, cuando corresponda

Factura

Otros legalmente exigibles

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PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Todos los bienes incorporados a Almacenes, bajo registro Toda recepción
PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO
Todos los bienes incorporados a Almacenes, bajo registro
Toda recepción de bienes comprados por Licitación Pública debe contar con el Acta de Recepción
Todas las entregas de bienes son documentados, con autorización expresa y en tiempo oportuno
Reportes e informes de gestión de existencias, generados oportunamente
Inventarios físicos y valorados, generados oportunamente
 

O P E R A T O R I A

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

 

Recepción de bienes por compras menores

 
  • 1 Técnico de

 

Recibe de la Unidad Administrativa (Contrataciones) la documentación sustentatoria de las

Almacenes – Activos Fijos

compras realizadas y los bienes adquiridos, ya sea para ser sujetos a verificación o recepción definitiva. Coteja la documentación con lo efectivamente solicitado por el SENAPE, verificando la

 

cantidad y atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes. Llena el formulario de Recepción de Bienes con el detalle y costos de los bienes.

Se aplicará el criterio de ingreso de bienes sujetos a verificación, en los siguientes casos:

Cuando su inspección demande un tiempo prolongado

Cuando su verificación exija criterio técnico especializado

Cuando las condiciones contractuales así lo determinen

En estos casos la inspección o verificación no deberá durar más de tres (3) días hábiles, a partir de la fecha de recepción provisional de los bienes.

 

Recepción de bienes por compras por Licitación Pública

 
  • 1 Comisión de

 

Ejecutan las mismas actividades descritas para las compras menores, excepto el llenado del

Recepción

formulario de Recepción de Bienes, en cuyo lugar se levanta el Acta de Recepción.

Técnico Almacenes-

 

Activos Fijos

 

En caso de compras de equipos, muebles, maquinaria, herramientas y otros con características técnicas especiales, deberá intervenir un especialista en la recepción de los mismos y, un técnico de Almacenes-Activos Fijos para la codificación e incorporación en inventarios

  • 2 Miembros Comisión

 

Firman el Acta de Recepción, elaborado por el Técnico de Almacenes-Activos Fijos.

de Recepción

 
 

Registro de ingreso a Almacenes-Activos Fijos

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Toma las previsiones necesarias para habilitar los registros de incorporación de los bienes.

Activos Fijos

 
 

Los ingresos a Almacenes-Activos Fijos pueden ser:

Por compras locales (incluye compras por Caja Chica) o en el exterior, en cuyo caso se

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debe verificar la documentación de respaldo. Por donación, de personas naturales o jurídicas, en cuyo caso se debe elaborar la nota de recepción, registrar el bien y contabilizarlo.

Por transferencias

o

Entre Almacenes (del Almacén Principal y Subalmacenes)

o

Por ajustes de inventario. Puede ser por reposición (la recepción de bienes por reposición se presenta cuando el responsable lo entrega en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado respecto del bien que faltase, como resultados de la inspección o inventario, cuando a juicio de la Unidad Administrativa no se trate de un acto intencionado o doloso, se autorizará la reposición. Puede ser existencia de sobrantes (se presenta cuando realizado el inventario o control sobre los bienes, se determine que el número de elementos en existencias es superior al registrado, esta mayor cantidad constará en registro, para lo cual el Técnico de Almacenes-Activos Fijos elaborará la nota de recepción e ingresará los bienes).

  • 2 Técnico Almacenes-

 

Procesa y genera todo tipo de reportes e informes circunstanciales y periódicos.

Activos Fijos

 
  • 3 Técnico Almacenes-

 

Registra en tarjetas kardex o medio magnético los ingresos de materiales, consignando los

Activos Fijos

siguientes datos:

Fecha

Número de nota de entrega del Proveedor

Cantidad recibida

Código de identificación del material

  • 4 Técnico Almacenes-

 

Registra en tarjetas kardex o medio magnético las entregas de materiales, consignando los

Activos Fijos

siguientes datos:

Fecha

 

Número de despacho

Unidad Solicitante

Cantidad entregada

  • 5 Técnico Almacenes-

 

Archiva la documentación de respaldo.

Activos Fijos

 
 

Identificación

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Aplica el Codificador de Materiales en la identificación de los bienes adquiridos.

Activos Fijos

 
 

Codificación

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Aplica el Codificador de materiales para codificar los bienes adquiridos, lo cual posibilita su

Activos Fijos

clasificación, ubicación verificación y manipulación.

 

Clasificación

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Clasifica los bienes en grupos de características afines de volumen, peso, aspecto, composición

Activos Fijos

química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc.

 

Catalogación

  • 1 Genera las listas de los bienes codificados y clasificados según el orden numérico correlativo.

Técnico Almacenes-

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Activos Fijos

 
 

Almacenamiento

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Ejecuta las actividades orientadas a conservar, manipular y distribuir los bienes que el SENAPE

Activos Fijos

adquiere para la normal ejecución de sus operaciones.

  • 2 Técnico Almacenes-

 

Efectúa la clasificación, ubicación, conservación o custodia, eventual manipulación (envase,

Activos Fijos

embalajes, etc.), distribución o entrega de los bienes y los registros necesarios para llevar el control.

  • 3 Técnico Almacenes-

 

Verifica y orienta el uso y asignación racional de las áreas y espacios físicos.

Activos Fijos

 
  • 4 Técnico Almacenes-

 

Verifica y orienta el mejor uso de las instalaciones de implementos auxiliares, como ser:

Activos Fijos

 
 

Estanterías, que pueden ser metálicas o de madera, con o sin cajones, cuyas ventajas de su uso son:

o

Mejor y más segura colocación de los elementos de distribución permanente

o

Mejor utilización del espacio en altura

o

Subdivisión racional de los bienes en sus diferentes tipos

o

Facilidad de acceso a los bienes

o

Control fácil y seguro del estado de conservación de los bienes

Recipientes para líquidos tales como tanques, barriles, frascos de gran tamaño, etc.

Contenedores simples, cajas, bandejas, cestas, etc.

Soportes especiales, redes implementos de construcción, etc.

Tarimas, plataformas portátiles, que pueden contener elementos o materiales que al movilizarse lo hacen en su totalidad.

  • 5 Técnico Almacenes-

 

Utiliza los medios de transporte, motorizados o manuales, que mejor se adapten a las

Activos Fijos

características y tipo de bienes a ser manipulados.

  • 6 Técnico Almacenes-

 

Establece un catálogo o índice de bienes para facilitar su identificación y manejo.

Activos Fijos

 
  • 7 Técnico Almacenes-

 

Aplica las técnicas adecuadas de almacenamiento para facilitar la ubicación de los bienes y

Activos Fijos

materiales donde puedan ser racionalmente conservados, a fin de poderlos entregar en las mejores condiciones.

  • 8 Técnico Almacenes-

 

Aplicar las normas de seguridad en almacenes, para prevenir riesgos y accidentes que pueden

Activos Fijos

presentarse por diferentes circunstancias o en forma imprevista.

Estas normas están referidas a:

Vías de paso directas sin obstrucción de postes, pilares o columnas

Espacio apropiado para el almacenamiento de lotes pequeños de abastecimiento y para

alistar los despachos Luz y ambiente apropiado

Señalización y marcación de puertas, anaqueles, estantes y secciones con el color y

numeración apropiados Señalización de peligros, emergencias, extintores, etc.

Medios de transporte adecuados

Vestuario y equipo de trabajo apropiados

Reglamentación de medidas de seguridad y estricta aplicación de las mismas.

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  • 9 Técnico Almacenes-

 

Registra en forma individual los bienes en las tarjetas de kardex o medio magnético

Activos Fijos

correspondientes.

 

Transferencia de bienes

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Ejecuta y supervisa las transferencias:

Activos Fijos

 
 

Entre Almacenes. Es la salida de bienes de un almacén con destino a un subalmacén, depósito o similar, para lo cual se requiere:

o

o

Autorización del Director Administrativo y Financiero

Elaborar la nota o formulario de transferencia, especificando el lugar de destino

y la persona responsables Entre el SENAPE y otras entidades. Para lo cual tendrá en cuenta:

o

o

Autorización del Director General Ejecutivo

o

o

Nota escrita de la entidad que requiere los bienes con indicación de destino que

se les dará, nombre y cargo del funcionario autorizado para recibirlos Constitución de una garantía por parte del solicitante protegiendo el bien, que

deberá devolverse en el mismo estado en que se recibe Relación pormenorizada de los bienes indicando cantidad, estado, especificaciones y si es posible valores.

 

Salida de Almacenes

 
  • 1 Area o Unidad Solicitante

 

Presenta el formulario Solicitud de Materiales impreso en el sistema SICA (Sistema de Control de Almacenes), para aprobación por el Director Administrativo y Financiero.

  • 2 Director

 

Revisa el requerimiento y autoriza la entrega de los bienes solicitados.

Administrativo y

 

Financiero

  • 3 Técnico Almacenes-

 

Revisa y verifica los formularios de Solicitud de Materiales presentados por las unidades

Activos Fijos

solicitantes.

  • 4 Técnico Almacenes-

 

Verifica la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar y confronta con lo solicitado.

Activos Fijos

 
  • 5 Técnico Almacenes- Activos Fijos – servidor público

 

Identifica al Servidor Público del SENAPE que recogerá los materiales. En constancia le hace firmar en el formulario de Solicitud de Materiales.

  • 6 Técnico Almacenes-

 

Registra en las tarjetas kardex o en medio magnético las entregas de materiales (entradas, salidas

Activos Fijos

y saldos).

  • 7 Técnico Almacenes-

 

Actualiza los registros computarizados de materiales.

Activos Fijos

 
 

Gestión de existencias

 
  • 1 Técnico Almacenes-

 

Ejecuta las operaciones administrativas para poner a disposición de las autoridades y servidores

Activos Fijos

públicos del SENAPE, en tiempo oportuno y con la calidad y cantidad requerida, todos los bienes solicitados para realizar sus actividades programadas.

  • 2 Técnico Almacenes-

 

Determina, para cada item de materiales, los niveles máximo y mínimo de existencias de acuerdo a

Activos Fijos

las necesidades mínimas de materiales de las unidades del SENAPE, la experiencia en el uso de

los mismos, las limitaciones de espacio físico de almacenamiento y capacidad financiera del

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SENAPE.

 
  • 3 Auditor Interno u otro personal designado por el Director Administrativo y Financiero

Realiza los inventarios periódicos de los materiales, el registro de ingresos y transferencias de bienes, la identificación y codificación, la disposición de bienes obsoletos o deteriorados, el oportuno trámite para dar de baja los inservibles o inutilizados, así como los bienes que se han extraviado o perdido y las bajas de los que sufren rotura o vencimiento.

 

Medidas de higiene, seguridad industrial y de salvaguarda

 
 
  • 1 Técnico Almacenes-

Vela porque las condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura, sean las mas

Activos Fijos

adecuadas para preservar los materiales almacenados.

  • 2 Técnico Almacenes-

Prevé y establece las medidas de emergencia en casos de accidentes, incendios, inundaciones,

Activos Fijos

etc.

  • 3 Técnico Almacenes-

Adopta medidas de primeros auxilios.

 

Activos Fijos

  • 4 Técnico Almacenes-

Recomienda y ejecuta los contratos de seguros de los bienes materiales.

Activos Fijos

  • 5 Técnico Almacenes-

Ejecuta las medidas de seguridad física y fortalece las medidas de control para que los bienes no

Activos Fijos

sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización correspondiente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

 
 

TIEMPO DE DURACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 

Dependiendo de cada modalidad o acción, puede durar un par de días o varias semanas. Lo importante es optimizar el uso del recurso tiempo.

ELABORADO POR

 

REVISADO POR

APROBADO POR

 

Sello y firma

Sello y firma

Sello y firma

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