CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y

comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir es conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden
identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo:
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, debido a sus actividades o funciones.
Documento Electrónico:
toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los
archivos: de gestión, central e histórico.

CLASE DE DEFINICIÓN USO DIFERENCIAS SIMILITUDES

DOCUMENTO
Según el artículo 3 de la
ley 594 de 2000, se
conoce como documento
de archivo, el registro de
información producida o
recibida por una
organización pública o
privada, debido a sus
funciones y/o
actividades. También
podemos decir que el
documento de archivo se
refiere al resultado de
una acción yes definido
por distintos autores
como aquel que el
producido y/o recibido
DOCUMENTO por institución o individuo
DE ARCHIVO durante la trayectoria de
su comisión o actividad
para el cumplimiento de
sus objetivos y
conservado como prueba
e información, es decir,
su finalidad es cumplir
con alguna gestión. Los
Documentos de Archivo
Son el conjunto Pueden hacer parte Comparten los
de documentos de ellos los mismos objetivos,
que se usan de documentos los cuales son el
manera electrónicos, pero mantener y
frecuentes por también hacen parte preservarla
la organización los documentos información de
emisora textuales que se manera organizada
y/receptor y por trasmiten a través de y preservada. En
las entidades medios magnéticos ambos casos se
públicas, o evidencias físicas. debe contar con el
privadas y/o El valor documental personal idóneo
personas se determina de para su
naturales acuerdo con su manipulación al
interesadas. autenticidad y el igual que con los
contenido de los equipos para su
documentos debe mantenimiento. El
permanecer con sus proceso de
soportes, esto clasificación
permite que se documental se
mantenga la desarrolla de igual
integridad de la forma para ambos
información que tipos. Se deben
reposa en el realizar archivos
documento. para su
clasificación.
 nacen debido a los
procesos administrativos.
Esto ocurre porque los
autores de dichos
procesos han de justificar
documentalmente sus
decisiones, expresando
el cumplimiento de la ley,
la oportunidad del criterio
adoptado y la lógica, y
coherencia del
procedimiento seguido.
Parte importante de los
documentos de archivo
son sus valores
documentales mismos
que tienen una estrecha
relación con la teoría del
ciclo vital, estos valores
denominados primarios y
secundarios se deben
identificar durante una
valoración documental
que se da en el archivo
de concentración.
Se conoce como Su diseño y Puede ser que no
documento electrónico, el creación se todo documento
conjunto de la realiza, en la electrónico se
información generada, mayoría de los convierta en un
enviada, recibida, casos para ser documento de
almacenada o interpretados archivo, además que
acumulado por una visual, auditiva no son físicos, sino
organización pública o e incluso que se hacen
privada, por medio manualmente y visibles u oídos a
magnético, los cuales como reflejo través de
DOCUMENTO pueden hacer parte a su y/o prueba delo herramientas como
ELECTRÓNIC vez del archivo de plasmado de pantallas
O gestión, archivo central o manera escrita. (computadores,
archivo histórico. Debe Tablet, iPhone, tv) o
ser entendido como el de audio
conjunto de documentos (grabadoras,
producidos, recibidos o celulares,
reunidos por una persona computadores, entre
física o jurídica de modo otros). Su contenido
involuntario, natural y solo puede ser leído
espontáneo En el mediante un
transcurso, y como dispositivo
apoyo, de su actividad de electrónico, ya sea
la que es testimonio, iPad, ordenador o
haciendo uso de la móvil. Su
electrónica, que se autenticidad
conservan y transmite depende del
también mediante hardware o software
medios electrónicos en utilizado para su
depósitos de creación, además
conservación que solo se podrá
permanente tras efectuar mantener si se
una selección a partir de conserva en su
la identificación y estructura original.
valoración de las series,
con medidas de
autentificación y de
preservación adecuadas
y con una organización
respetuosa con su modo
de producción, con el fin
de garantizar su valor
informativo, legal y
cultural así como de
permitir su acceso y uso
también mediante las
tecnologías de la
información.