Toolbox: Gestión de Proyectos

Prof. José Díaz León

jdiazl@utec.edu.pe

Sesiones: Calidad – Comunicaciones – Riesgos - Proveedores

Universidad de Ingeniería y Tecnología – UTEC
Toolbox workshop Gestión de proyectos
Programa de Automatización
Profesor: José Díaz León, MGTI, MBA (e), ECO, ING (b).
Sesiones:
 Grupo de procesos de Calidad.
 Planificación de la Calidad
 Grupo de procesos de Comunicaciones
 Planificación de las Comunicaciones
 Grupo de procesos de Riesgos
 Planificación de la Gestión de Riesgos
 Identificación de Riesgos
 Análisis Cualitativo de Riesgos
 Análisis Cuantitativo de Riesgos
 Planificación de la Respuesta a los Riesgos
 Grupo de procesos de Proveedores
 Planificar adquisiciones
 Taller 6
 Grupo de Procesos de Planificación
Todas las Areas de Conocimiento
GRUPO DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Seguimiento y Control de Cierre

•Supervisar y Controlar el •Cerrar Proyecto (o

•Desarrollar el Acta
Gestión de la Integración •Desarrollar el Plan de Gestión del •Dirigir y Gestionar la Ejecución Trabajo del Proyecto Fase)
de Constitución del
del Proyecto Proyecto del Proyecto •Control Integrado de
Proyecto
Cambios
•Recopilar Requerimientos
Gestión del Alcance del •Verificación del Alcance
•Definición del Alcance
Proyecto •Control del Alcance
•Crear EDT
•Definición de las Actividades
•Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades
Gestión del Tiempo del •Estimación de Recursos de las
•Control del Cronograma
Proyecto Actividades
•Estimación de la Duración de las
Actividades
•Desarrollo del Cronograma
Gestión de Costos del •Estimación de Costes
•Control de Costes
Proyecto •Preparación del Presupuesto de Costes

Gestión de la Calidad del •Realizar Aseguramiento de •Realizar Control de Calidad

•Planificación de Calidad
Proyecto Calidad
•Adquirir el Equipo del Proyecto
•Desarrollar el Equipo del
Gestión de los RR.HH
•Planificación de los Recursos Humanos Proyecto
del Proyecto
•Gestionar el Equipo del
Proyecto
Gestión de las •Identificar los •Distribución de la Información
comunicaciones del involucrados •Planificación de las Comunicaciones •Gestionar expectativas de los •Informar el Rendimiento
Proyecto (stakeholders) involucrados
•Planificación de la Gestión de Riesgos •Seguimiento y Control de
•Identificación de Riesgos Riesgos
Gestión de los riesgos •Análisis Cualitativo de Riesgos
del Proyecto •Análisis Cuantitativo de Riesgos
•Planificación de la Respuesta a los
Riesgos
Gestión de las •Planificar Adquisiciones •Ejecutar Adquisiciones •Administración del Contrato •Cerrar contrato
adquisiciones del
Proyecto
 Grupo de Procesos de Planificación
Area de Conocimiento de la Calidad
GRUPO DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Seguimiento y Control de Cierre

•Supervisar y Controlar el •Cerrar Proyecto (o

•Desarrollar el Acta
Gestión de la Integración •Dirigir y Gestionar la Ejecución Trabajo del Proyecto Fase)
de Constitución del •Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
del Proyecto del Proyecto •Control Integrado de
Proyecto
Cambios
•Recopilar Requerimientos
Gestión del Alcance del •Verificación del Alcance
•Definición del Alcance
Proyecto •Control del Alcance
•Crear EDT
•Definición de las Actividades
•Establecimiento de la Secuencia de las
Gestión del Tiempo del Actividades
•Control del Cronograma
Proyecto •Estimación de Recursos de las Actividades
•Estimación de la Duración de las Actividades
•Desarrollo del Cronograma
Gestión de Costos del •Estimación de Costes
•Control de Costes
Proyecto •Preparación del Presupuesto de Costes

Gestión de la Calidad del •Realizar Aseguramiento de •Realizar Control de Calidad

•Planificación de Calidad
Proyecto Calidad
•Adquirir el Equipo del Proyecto
•Desarrollar el Equipo del
Gestión de los RR.HH
•Planificación de los Recursos Humanos Proyecto
del Proyecto
•Gestionar el Equipo del
Proyecto
Gestión de las •Identificar los •Distribución de la Información
comunicaciones del involucrados •Planificación de las Comunicaciones •Gestionar expectativas de los •Informar el Rendimiento
Proyecto (stakeholders) involucrados
•Planificación de la Gestión de Riesgos •Seguimiento y Control de
•Identificación de Riesgos Riesgos
Gestión de los riesgos
•Análisis Cualitativo de Riesgos
del Proyecto
•Análisis Cuantitativo de Riesgos
•Planificación de la Respuesta a los Riesgos
Gestión de las •Planificar Adquisiciones •Ejecutar Adquisiciones •Administración del Contrato •Cerrar contrato
adquisiciones del
Proyecto
 Planificación de la Calidad

Entradas
.1 Línea base del alcance
.2 Registro de involucrados
.3 Línea base de rendimiento
de costos
.4 Línea base de cronograma
.5 Registro de riesgos
.6 Factores ambientales de la
empresa
.7 Activos de los procesos de
Herramientas y
Salidas
Técnicas
.1 Análisis costo-beneficio .1 Plan de gestión de calidad
.2 Costo de la calidad (COQ) .2 Métricas de calidad
.3 Cuadros de control .3 Listas de control de calidad
.4 Estudios comparativos .4 Plan de mejoras del proceso
.5 Actualización de la
.5 Diseño de experimentos
documentación del proyecto
.6 Muestras estadísticas
.7 Diagramas de flujo
.8 Metodologías de gestión de
la calidad de propiedad
.9 Herramientas adicionales de

la organización planificación de calidad

• Se debe de considerar que si bien los planes de calidad tienen un efecto positivo en la calidad del producto del proyecto, hay costo y
tiempo que invertir para ello por lo que este plan debe estar integrado con el cronograma y el presupuesto del proyecto.
• El plan de gestión de calidad describe cómo implementará el equipo de dirección del proyecto la política de calidad de la organización
ejecutante.
 Planificación de la Calidad
Consiste en identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo
satisfacerlos.
Los estándares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo Six Sigma, ISO, TQM, CMM,
Malcom Baldridge, etc.
La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección.

Actividad Responsable Descripción

Validación de principales Todos los entregables del WBS serán validados por el Comité
Todos.
entregables Directivo antes de darse por concluido.

Todos los procesos de la organización deberán considerar

Diseño de procesos Responsables de equipos.
actividades de control de calidad en sus procesos.

Revisión de pares Analista Experto El diseño del portal será validado por un analista experto.

PM y Responsables de Se realizará una auditoria al proyecto al termino del plan del

Auditoria del Proyecto
equipos proyecto.

Métricas
Tiempo que se demora un aplicativo como respuesta a una petición
Tiempo de respuesta = 2 sg. Supervisor técnico
de usuario

Nro. de errores por ciclo de prueba.

Supervisor de pruebas Pruebas realizadas con datos reales
C1= 20; C2=10; C3=5; C4=0
 Grupo de Procesos de Planificación
Area de Conocimiento de las Comunicaciones
GRUPO DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Seguimiento y Control de Cierre

•Supervisar y Controlar el •Cerrar Proyecto (o

•Desarrollar el Acta
Gestión de la Integración •Dirigir y Gestionar la Ejecución Trabajo del Proyecto Fase)
de Constitución del •Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
del Proyecto del Proyecto •Control Integrado de
Proyecto
Cambios
•Recopilar Requerimientos
Gestión del Alcance del •Verificación del Alcance
•Definición del Alcance
Proyecto •Control del Alcance
•Crear EDT
•Definición de las Actividades
•Establecimiento de la Secuencia de las
Gestión del Tiempo del Actividades
•Control del Cronograma
Proyecto •Estimación de Recursos de las Actividades
•Estimación de la Duración de las Actividades
•Desarrollo del Cronograma
Gestión de Costos del •Estimación de Costes
•Control de Costes
Proyecto •Preparación del Presupuesto de Costes

Gestión de la Calidad del •Realizar Aseguramiento de •Realizar Control de Calidad

•Planificación de Calidad
Proyecto Calidad
•Adquirir el Equipo del Proyecto
•Desarrollar el Equipo del
Gestión de los RR.HH
•Planificación de los Recursos Humanos Proyecto
del Proyecto
•Gestionar el Equipo del
Proyecto
Gestión de las •Identificar los •Distribución de la Información
comunicaciones del involucrados •Planificación de las Comunicaciones •Gestionar expectativas de los •Informar el Rendimiento
Proyecto (stakeholders) involucrados
•Planificación de la Gestión de Riesgos •Seguimiento y Control de
•Identificación de Riesgos Riesgos
Gestión de los riesgos
•Análisis Cualitativo de Riesgos
del Proyecto
•Análisis Cuantitativo de Riesgos
•Planificación de la Respuesta a los Riesgos
Gestión de las •Planificar Adquisiciones •Ejecutar Adquisiciones •Administración del Contrato •Cerrar contrato
adquisiciones del
Proyecto
 Planificación de las Comunicaciones
Entradas
.1 Registro de involucrados
.2 Estrategia de gestión de
involucrados
.3 Factores ambientales de la
empresa
.4 Activos de los procesos de
la organización
Herramientas y
Salidas
Técnicas
.1 Análisis de requisitos de las .1 Plan de gestión de las
comunicaciones
comunicaciones
.2 Actualización de la
.2 Tecnología de las
documentación del proyecto
comunicaciones
.3 Modelos de comunicaciones
.4 Métodos de comunicaciones
Plan de Gestión de las
Comunicaciones
 Planificación de las Comunicaciones

Consiste en identificar de que manera el equipo de trabajo y todos los involucrados se van a comunicar interna y
externamente, su periodicidad, la forma (medio) y sobretodo a quienes irá dirigida esta comunicación.

Plan de Comunicaciones
Comité
Actividad Forma Responsable Frecuencia Audiencia

Seguimiento del Reunión Gerente de Semanal Todo el

Patrocinador equipo Proyecto equipo

Gerente del Proyecto

Analista Líder de Usuario

Líder Programación Experto

Analistas Programadores
 Planificación de las Comunicaciones
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Communications management plan
Salidas El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:
.1 Plan de gestión de • Requisitos de comunicaciones de los interesados.
las comunicaciones • Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle.
.2 Actualización de la • Persona responsable de comunicar la información.
documentación del
• Persona o grupos que recibirán la información.
proyecto
• Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y
/ o comunicados de prensa.
• Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal.
• Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el
escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal.
• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto
avanza y se desarrolla.
• Glosario de terminología común.
 Grupo de Procesos de Planificación
Area de Conocimiento de los Riesgos
GRUPO DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Seguimiento y Control de Cierre

•Supervisar y Controlar el •Cerrar Proyecto (o

•Desarrollar el Acta
Gestión de la Integración •Dirigir y Gestionar la Ejecución Trabajo del Proyecto Fase)
de Constitución del •Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
del Proyecto del Proyecto •Control Integrado de
Proyecto
Cambios
•Recopilar Requerimientos
Gestión del Alcance del •Verificación del Alcance
•Definición del Alcance
Proyecto •Control del Alcance
•Crear EDT
•Definición de las Actividades
•Establecimiento de la Secuencia de las
Gestión del Tiempo del Actividades
•Control del Cronograma
Proyecto •Estimación de Recursos de las Actividades
•Estimación de la Duración de las Actividades
•Desarrollo del Cronograma
Gestión de Costos del •Estimación de Costes
•Control de Costes
Proyecto •Preparación del Presupuesto de Costes

Gestión de la Calidad del •Realizar Aseguramiento de •Realizar Control de Calidad

•Planificación de Calidad
Proyecto Calidad
•Adquirir el Equipo del Proyecto
•Desarrollar el Equipo del
Gestión de los RR.HH
•Planificación de los Recursos Humanos Proyecto
del Proyecto
•Gestionar el Equipo del
Proyecto
Gestión de las •Identificar los •Distribución de la Información
comunicaciones del involucrados •Planificación de las Comunicaciones •Gestionar expectativas de los •Informar el Rendimiento
Proyecto (stakeholders) involucrados
•Planificación de la Gestión de Riesgos •Seguimiento y Control de
•Identificación de Riesgos Riesgos
Gestión de los riesgos •Análisis Cualitativo de Riesgos
del Proyecto •Análisis Cuantitativo de Riesgos
•Planificación de la Respuesta a los
Riesgos
Gestión de las •Planificar Adquisiciones •Ejecutar Adquisiciones •Administración del Contrato •Cerrar contrato
adquisiciones del
Proyecto
 Planificación de la Gestión de Riesgos
Entradas
.1 Enunciado del alcance del
proyecto
.2 Plan de gestión de costos
.3 Plan de gestión de
cronograma
.4 Plan de gestión de
comunicaciones
.5 Factores ambientales de
la empresa
.6 Activos de los procesos
de la organización
Herramientas y
Salidas
Técnicas
.1 Reuniones de análisis y .1 Plan de gestión de riesgos
planificación
• Metodología.
• Roles y responsabilidades.
• Preparación del presupuesto.
• Periodicidad.
• Categorías de Riesgo.
• Definiciones de Probabilidad e
Impacto de los Riesgos.
• Matriz de Probabilidad e Impacto.
• Tolerancia revisadas de los
interesados.
• Formatos de Informe.
• Seguimiento.
 Planificación de la Gestión de Riesgos

Un Riesgo (Risk) de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo
sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad.
El riesgo de un Proyecto tiene su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos.
Riesgos conocidos son todos aquellos que han sido identificados y analizados, y es posible planificar dichos riesgos
siguiendo los procesos de Gestión de Riesgos.
Los riesgos desconocidos no pueden gestionarse proactivamente, y una respuesta prudente del equipo del proyecto puede
ser asignar una contingencia general contra dichos riesgos, así como contra riesgos conocidos para los cuales quizá no sea
rentable o posible desarrollar respuestas proactivas.

El Proceso de Planificación de la Gestión del Riesgo incluye adoptar

las siguientes acciones:
• Identificar el riesgo.
• Evaluar el Riesgo (Cuantificar - Cualificar)
• Planes de Acción (Estrategia para minimizar los riesgos).
• Contingencia.
 Identificación de riesgos
Consiste en determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y así documentar sus
características.
Entradas
.1 Plan de gestión de riesgos
.2 Estimados de costos de las
actividades
.3 Estimados de duración de
las actividades
.4 Línea base de alcance
.5 Registro de involucrados
.6 Plan de gestión de costos
.7 Plan de gestión de
cronograma
.8 Plan de gestión de calidad
.9 Documentos del proyecto
.10 Factores ambientales de
la empresa
.11 Activos de los procesos
de la organización
Herramientas y
Salidas
Técnicas
.1 Registros de riesgos
.1 Revisiones de documentación
.2 Técnicas de recopilación de
Información
.3 Análisis de listas de control
.4 Análisis de asunciones
.5 Técnicas de diagramación
.6 Análisis FODA
.7 Juicio de expertos
Registro de
• Lista de riesgos identificados.
Riesgos
• Lista de posibles respuestas.
• Causas de los riesgos.
• Categorías de riesgo actualizadas.
 Identificación de riesgos

Descripción del
Nr Categoría Probab. Impacto Severidad Respons. Respuesta Disparador Contingencia
riesgos
Poca disponibilidad Personal Sobrecarga
de recursos de los horaria
1 participantes del
proyecto

Poco tiempo para la Tiempo Desviaciones

2 culminación del fecha > 5%
Proyecto

Salida del personal Personal Salida del

3 por trabajo o personal
practica

Poca experiencia Personal Errores

del personal puede encontrados
4 afectar la calidad de
los productos
 Analizar Cualitativamente los Riesgos
Consiste en realizar un análisis cualitativo de la probabilidad y el impacto de los riesgos,
principalmente con el objetivo de priorizarlos por su severidad.

Entradas
.1 Registro de riesgos
.2 Plan de gestión de riesgos
.3 Enunciado del alcance del
proyecto
.4 Activos de los procesos de la
organización
Herramientas y
Salidas
Técnicas
.1 Evaluación de probabilidad e .1 Actualización del registro de
impacto de los riesgos riesgos
.2 Matriz de probabilidad e
impacto
.3 Evaluación de la calidad de
los datos sobre riesgos
.4 Categorización de riesgos
.5 Evaluación de la urgencia del
riesgo
.6 Juicio de expertos
 Analizar Cualitativamente los Riesgos

Descripción del
Nr Categoría Probab. Impacto Severidad Responsable Respuesta Disparador Contingencia
riesgos
Poca disponibilidad
de recursos de los
participantes del Sobrecarga
1 0.5 1 0.5
proyecto Personal horaria

Poco tiempo para la Desviaciones

2 culminación del Tiempo 0.2 2 0.4 fecha > 5%
Proyecto

Salida del personal

por trabajo o Salida del
3 practica Personal 0.5 3 1.5
personal

Poca experiencia
del personal puede
afectar la calidad de Errores
4 Personal 0.5 3 1.5
los productos encontrados
 Analizar Cuantitativamente los Riesgos
Consiste en realizar una análisis cuantitativo a los riesgos priorizados en el análisis cualitativo con el
fin de ser mas certeros con la probabilidad y el impacto de cada riesgo.
Para esto se hacen uso de técnicas avanzadas como Montecarlo, PERT, distribución probabilística,
etc.
Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Registro de Riesgos. .1 Actualización del registro de
.1 Técnicas de recopilación y
.2 Plan de gestión de riesgos
riesgos. representación de datos
.3 Plan de gestión de .2 Técnicas de análisis
costos. cuantitativo de riesgos y de
.4 Plan de gestión del modelado
cronograma. .3 Juicio de expertos
.5 Activos de los procesos
de la organización.
 Analizar Cuantitativamente los Riesgos

Descripción del
Nr Categoría Probab. Impacto Severidad Responsable Respuesta Disparador Contingencia
riesgos
Poca disponibilidad
de recursos de los
participantes del Sobrecarga
1 0.5 1 0.5
proyecto Personal horaria

Poco tiempo para la Desviaciones

2 culminación del Tiempo 0.2 2 0.4 fecha > 5%
Proyecto

Salida del personal

por trabajo o Salida del
3 practica Personal 0.5 3 1.5
personal

Poca experiencia
del personal puede
afectar la calidad de Errores
4 Personal 0.5 3 1.5
los productos encontrados
 Planificar la Respuesta a los Riesgos
Consiste en definir las acciones a realizar para reducir las amenazas de los riesgos y para
mejorar las oportunidades.

Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Registro de riesgos .1 Estrategias para riesgos .1 Actualización de registro de
.2 Plan de gestión de negativos o amenazas riesgos
riesgos .2 Estrategias para riesgos .2 Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
positivos u oportunidades
.3 Actualización del plan de
.3 Estrategia común ante
gestión del proyecto
amenazas y oportunidades
.4 Actualización de la
.4 Estrategia de respuesta para documentación del proyecto
contingencias
.5 Juicio de expertos

• Riesgos residuales que se espera que queden después de haber implementado las respuestas planificadas, así como
aquellos que han sido deliberadamente aceptados.
• Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de una respuesta a los riesgos.
• Reservas para contingencias que se calculan basándose en el análisis cuantitativo del proyecto y los umbrales de
riesgo de la organización.
 Planificar la Respuesta a los Riesgos
Actualización de registro de riesgos
Risks register update

Salidas El registro de riesgos se desarrolla en la Identificación de Riesgos, y se actualiza durante el

.1 Actualización de registro
de riesgos
.2 Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
.3 Actualización del plan de
gestión del proyecto
.4 Actualización de la
documentación del proyecto
Análisis Cualitativo de Riesgos y el Análisis Cuantitativo de Riesgos.
En el proceso Planificación de la Respuesta a los Riesgos, se eligen y acuerdan las
respuestas apropiadas, y se incluyen en el registro de riesgos.
El registro de riesgos debe ser escrito con un nivel de detalle que se corresponda con la
clasificación de prioridades y la respuesta planificada.
A menudo, los riesgos altos y moderados se tratan en detalle.
Los riesgos juzgados como de baja prioridad se incluyen en una "lista de supervisión" para su
seguimiento periódico.

• Riesgos residuales que se espera que queden después de haber implementado las
respuestas planificadas, así como aquellos que han sido deliberadamente aceptados.
• Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de una
respuesta a los riesgos.
• Reservas para contingencias que se calculan basándose en el análisis cuantitativo del
proyecto y los umbrales de riesgo de la organización.
 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Descripción
Nr Categoría Probab. Impacto Severidad Responsable Respuesta Disparador Contingencia
del riesgos
Poca Contratar a la
disponibilidad de Facilitar recursos Empresa ABC
recursos de los Luis a los Sobrecarga para la
1 0.5 1 0.5
participantes del Personal Rodríguez participantes horaria tercerización
proyecto (Internet, etc.) inmediata

Poco tiempo para Implementar el

la culminación del Seguimiento plan de
Desviaciones
Proyecto constante. contingencia y
2 Tiempo 0.2 2 0.4 Juan Cabrera fecha > 5%
Elaborar Plan de recursos
Contingencia previstos

Salida del personal Contratar

por trabajo o Comprometer a personal según
practica los participantes. acuerdo con
Rodrigo Salida del
3 Personal 0.5 3 1.5 Convocatoria de Recursos
Cárdenas personal
nuevos Humanos
participantes

Poca experiencia Capacitar a los Contratar

del personal puede integrantes en personal
afectar la calidad Luis Gestión y en Errores idóneo previsto
4 Personal 0.5 3 1.5
de los productos Rodríguez Web encontrados en plan
 Planificar los Riesgos

Puede haber 2 tipos de reserva para tiempos y costos:

Reservas para Contingencias: Se justifican para ‘incógnitas conocidas’, que son
elementos que se han identificado en la Gestión de los Riesgos. Estas reservas cubren los
riesgos residuales en el proyecto. Las reservas para contingencia se calculan y se hacen
parte de la línea base del Costo.
Reservas de Gestión: Se justifican para ‘incógnitas desconocidas’, que son elementos
que no se han podido identificar en la Gestión de los Riesgos. Estas reservas son
estimadas (por ejemplo 5% del costo del proyecto) y se añaden a la línea Base del costo
para obtener el Presupuesto del proyecto.
Los proyectos pueden tener reservas de ambos tipos: El Director de Proyectos puede
aprobar el uso de las Reservas para Contingencias, pero las reservas de gestión necesitan
aprobación de la Gerencia.
En el siguiente gráfico:
 Planificación de la Gestión de Riesgos

Plan de gestión de riesgos

Risk Management Plan
Salidas
Describe cómo se estructurará y realizará la gestión de riesgos en el proyecto.
.1 Plan de gestión de
riesgos El plan de gestión de riesgos incluye lo siguiente:
• Metodología. Define los métodos, las herramientas y las fuentes de información que pueden
utilizarse para realizar la gestión de riesgos en el proyecto.
• Roles y responsabilidades. Define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de
riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos, asigna personas a estos roles y
explica sus responsabilidades.
• Preparación del presupuesto. Asigna recursos y estima los costos necesarios para la gestión de
riesgos a fin de incluirlos en la línea base de costo del proyecto.
• Periodicidad. Define cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de gestión de riesgos
durante el ciclo de vida del proyecto, y establece las actividades de gestión de riesgos que se
incluirán en el cronograma del proyecto.
 Planificación de la Gestión de Riesgos
Plan de gestión de riesgos
Risk Management Plan

Salidas • Categorías de riesgo. Proporciona una estructura que garantiza un proceso completo de
identificación sistemática de los riesgos con un nivel de detalle uniforme, y contribuye a la efectividad
.1 Plan de gestión de y calidad de la Identificación de Riesgos.
riesgos • Una estructura de desglose del riesgo (Risk Breakdown Structure: RBS) es uno de los métodos
para proporcionar dicha estructura, pero también se puede utilizar un listado de los diversos
aspectos del proyecto.

RBS: Estructura de
Desglose de Riesgos
Proyecto

Dirección de
Técnico Externo De la organización
proyectos

Requisito Regulatorio Recursos Estimación

Tecnología Mercado Priorización Planificación

Complejidad e Subcontratista y Dependencias del
interfaces proveedores proyecto Control

Rendimiento y Condiciones Financiación

fiabilidad climáticas Comunicación

Calidad Cliente
 Grupo de Procesos de Planificación
Area de Conocimiento de las Adquisiciones
GRUPO DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Seguimiento y Control de Cierre

•Supervisar y Controlar el •Cerrar Proyecto (o

•Desarrollar el Acta
Gestión de la Integración •Dirigir y Gestionar la Ejecución Trabajo del Proyecto Fase)
de Constitución del •Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
del Proyecto del Proyecto •Control Integrado de
Proyecto
Cambios
•Recopilar Requerimientos
Gestión del Alcance del •Verificación del Alcance
•Definición del Alcance
Proyecto •Control del Alcance
•Crear EDT
•Definición de las Actividades
•Establecimiento de la Secuencia de las
Gestión del Tiempo del Actividades
•Control del Cronograma
Proyecto •Estimación de Recursos de las Actividades
•Estimación de la Duración de las Actividades
•Desarrollo del Cronograma
Gestión de Costos del •Estimación de Costes
•Control de Costes
Proyecto •Preparación del Presupuesto de Costes

Gestión de la Calidad del •Realizar Aseguramiento de •Realizar Control de Calidad

•Planificación de Calidad
Proyecto Calidad
•Adquirir el Equipo del Proyecto
•Desarrollar el Equipo del
Gestión de los RR.HH
•Planificación de los Recursos Humanos Proyecto
del Proyecto
•Gestionar el Equipo del
Proyecto
Gestión de las •Identificar los •Distribución de la Información
comunicaciones del involucrados •Planificación de las Comunicaciones •Gestionar expectativas de los •Informar el Rendimiento
Proyecto (stakeholders) involucrados
•Planificación de la Gestión de Riesgos •Seguimiento y Control de
•Identificación de Riesgos Riesgos
Gestión de los riesgos
•Análisis Cualitativo de Riesgos
del Proyecto
•Análisis Cuantitativo de Riesgos
•Planificación de la Respuesta a los Riesgos
Gestión de las •Planificar Adquisiciones •Ejecutar Adquisiciones •Administración del Contrato •Cerrar contrato
adquisiciones del
Proyecto
 Planificar las Adquisiciones

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

.1 Línea base del alcance .1 Análisis de fabricación directa .1 Plan de gestión de las
.2 Documentación de
o compra adquisiciones
requerimientos
.3 Acuerdos del equipo .2 Juicio de expertos .2 Enunciado del trabajo de las
.4 Registro de riesgos adquisiciones (PSOW)
.5 Acuerdos contractuales .3 Tipos de contratos
.3 Decisiones de fabricación
relacionados con el riesgo
.6 Requerimientos de recursos de directa o compra
las actividades .4 Documentos de las
.7 Cronograma del proyecto
adquisiciones
.8 Estimados de costos de las
actividades .5 Criterios de selección de
.9 Línea base de rendimiento de proveedores
costos
.6 Cambios solicitados
.10 Factores ambientales de la
empresa
.11 Activos de los procesos de la
organización

Análisis de fabricación directa o compra

Se usa para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede
ser comprado.
 Planificar las Adquisiciones
Consiste en identificar que necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera
comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organización del
proyecto.

Criterios para decidir – Caso de un Componente

¿Lo hacemos o lo compramos ?

1. ¿Existen productos estables en el mercado local e internacional ?

2. ¿Es una aplicación crítica de nuestro negocio?
3. ¿Se requiere alto conocimiento de parte de nuestra organización para
desarrollar el producto?
4. ¿Tenemos recursos experimentados para desarrollar la solución ?

Tipos de Contratos El tipo de contrato

 De precio fijo usado determina un
¿Qué tipo de contrato debemos grado de riesgo
buscar ?  De costos reembolsables asumido tanto por el
 Por tiempo y materiales comprador como por el
vendedor.

El Enunciado del Trabajo (SOW) define el alcance de los productos y servicios que se van a adquirir o comprar
(solo de la parte que se va a contratar).
 Planificar las Adquisiciones

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

(Grupo de Planificación)
El proceso Planificar la Gestión de Adquisiciones del Proyecto incluye las
siguientes actividades:

Realizar un Análisis de Hacer o Comprar

Crear un Plan de Gestión de las Adquisiciones
Crear un Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones
Seleccionar un tipo de contrato
Crear los documentos de adquisiciones
Determinar el criterio de selección de proveedores
Actualizar los documentos del proyecto
 Planificar las Adquisiciones

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Una vez que se tome la decisión sobre qué adquirir de las fuentes
externas, el Director de Proyecto puede crear un plan para gestionar
estas adquisiciones. Como en todos los Planes de Gestión, el Plan de
Gestión de las Adquisiciones describirá cómo se planificará, ejecutará,
controlará, y cerrará el proceso de adquisiciones.
 Taller 006
• Desarrollar el Plan de Calidad del Proyecto
• Planificar la gestión de Calidad (formato 230)
• Desarrollar el Plan de Comunicaciones
• Planificación de las Comunicaciones (formato 300)
• Desarrollar el Plan de procesos de Riesgos (formatos 350, 360, 370)
• Planificación de la Gestión de Riesgos
• Identificación de Riesgos
• Análisis Cualitativo de Riesgos
• Análisis Cuantitativo de Riesgos
• Planificación de la Respuesta a los Riesgos
• Desarrollar el Plan de adquisiciones
• Planificar las adquisiciones (formato 380)

• Crear el Plan de Dirección del Proyecto con todos los planes

preparados a la fecha (formato 040)
Preguntas
Muchas gracias
Toolbox: Gestión de Proyectos

Prof. José Díaz León

jdiazl@utec.edu.pe

Sesiones: Calidad – Comunicaciones – Riesgos - Proveedores

Universidad de Ingeniería y Tecnología – UTEC
Toolbox workshop Gestión de proyectos
Programa de Automatización
Profesor: José Díaz León, MGTI, MBA (e), ECO, ING (b).