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DE― m「 EVA CAmRARE α 潮 憲 〕It■・R0203

…
G― L ― A:29ノ 06′ ■2
… …
TODOG〕 U「OS POR VILLANUEVA
VERS10N:01
・ EL CAMBIO RECIE‖ CONTROL DE DOCUMENTOS Y REG=釘 ROS
EMPIm″ Pdgina t de 28

RESOLuC=ON Ho.■ 42
(29 de]unlo de 20■ 2)

POR MED10 DE LA CUAL SE ADOPTA EL PROCEDIMIENKD DE CONTROL DE

DOCUMENTOS Y RECIS「 ROS DE LA ALCALDIA DEヽ 江LLANUEVA′ CASANARE Y SE
DICrAN OTRAS DISPOSICIONES

EI Alcalde de Vi‖ anueva en uso de sus facultades iegales y constitucionales′ en

especia1 lo expuesto en el Artた ulo 2 del Decreto 1599 de 2005 y el Artた ulo 2 el
Decreto 4110 de 2004 y

CONSEDERANDO:
Que b町 87 de 1993 y bs n∝ m為 (‰
disposiCiOnes y directrices del i)epartarne 楓
i淵『雷 :′ F腱 i謂 Tλ l腫
Onentan la forma como se debe implementar el Modelo Es轟 ndar de(■)ntЮ I

Interno en ias entidades p`blicas.

淵 黒『鑑 :踏 ξ
ttT程 響
朧 挿 予〒
蹄 e縫 夭 褻 器T:品 躍 慮濯詭g淵 b:脚E占
馬 ￨』 1:′
y NTCCP 1000′ de acuerdo Con io dispuesto por el Departamento Adrninistrativo de
la Funci6n P`blica.

Que tt hace necesario establecer un mecanismo expedito′ siStematicO y tecnico

¨ erl∬ 辮 l∬ ぶ l陛 星 鍬 i麗

:躙 重 欝 讐稿 品∬ 署:1舅 1留 IF遣 ∬

RttSuELVE

ART=CULO PRIMERO.Adoptar el documento｀ PROCEDIMIENTO PARA CONTROL

DE DOCUMEttOS Y RECISTROS″ identincadO con el c6digo PR-1080-01 en su
primera versi6n′ cuyo contenido establece los linearnientos para la adecuada

Ca‖ e8No 13‐ 35 Barrio Fundadores.Telefax 6241 204--6241205

Web:塾 壁望型 v:llanueva― casanare goV co Ema■ :Ω lcalり ia(≧ 亜‖antleva― casant,:e sovLつ ｀
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 AL― m DEVILLAttACASAMRE 頓期憲 31PRCD― 3

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l価 OHAL A129ノ 06′ ■2

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帥
A
町 躙 辮 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REC=釘 ROS
EMPIEZA"

gesti6n de los docurnentos y registros del Sistema de Gesti6n de la Calidad y dgl

iloO"to Estandar de Control Interno, para todos los procesos de la Alcatdia
Municipal de Villanueva, Casanare.

ARTICULO SEGUNDO: CONTENIDO. El siguiente es el contenido del

*PROCEDIMIENTO PARIA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS"

1. OBJETIVO
y registros
Establecer los lineamientos para la adecuada gestiSn de los documentos
del sistema de Gesti6n de la calidad y del Modelo EstSndar de control Interno
para todos los procesos de la Alcaldfa Municipal de villanueva, casanare.
y
Esto incluye el diseffo, elaboracidn, revisi6n, aprobaci6n, distribucidn, control
gesti6n de
disposici6n final de los documentos vigentes y obsoletos del sistema
de
adecuado
n-?uiiOuO; asi como el disefio, eliboraci6n, revisi6n, aprobacirin.
diligenciamiento, atmacenamiento, custodia, recuperaci6n
y disposici6n 4e los
registros de calidad.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la necesidad explicita de disefio

y elaboraci6n de
documentos y registros y va hasta su disposici6n final.
de las acciones
Cada duefio de proceso es responsable de verifrcar el cumplimiento
descritas en este documento.
se debe
La persona responsable de la elaboraci6n o modificaci6n de documentos
guiar por las disposiciones aqu[ establecidas'

cada documento presenta en la secci6n "Registros de calidad", el cargo

i&pontjole de ideniificar, ubicar y dar disposici6n a los registros de calidad. . ,

￨ //11‖ キ 、
3.DEF=NEC=ONES Y TERMINOLOG=A APL=CABLE
para efectos del Sistema de Gesti6n de la Calidad - MECI de la Alcald[a Munkipal
ハがヽ＼

la NTC-ISO
de Villanueva, Casanare, y sus procesos, se aplicard la terminologia de

Calle 8 No_13-35 Barrio Fundadoros.TelefaX 3241204-6241205

Web:ぃ Ⅳ
嬌″v:llanLleva_ca,anarettv.co Ema:::2回 ●(2villarlueva¨ casanar`≧ gov oo
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE 00DIGO:PRCD‐ 203

GEゝ ￨■ ON=‖ gFmJα ONAL FECHA1 29ノ 06′ ■2

VERSION1 01
畷 酬 朧 器が CONTROL DE DOCUMEN「 OS Y RECIttROS
F"prE2■ F Pdgina 3 de 28

9000, y los tdrminos especfficos de la NTC GP 1000:2O04, Y &

igual forma se
incorporan, con el 6nimo de integrar tos sistemas, los tdrminos aplicables del
Modelo Estdndar de Control Interno MECI 1000:2005.

Documento: Informacidn y su medio de soporte (NTC ISO 9000). (Por ejemplo:

Procedimientos, Manuales, Instructivos)

ReciStro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

em口 α
可 Юф

ヽ
/り 呼

ヽ
de actWidad,s desempehadas,(NTC IS0 9000)。 (POr

、
l‖
asistencia, Actas,
Registro de ingreso y salida de elementos)
NTC: Norma T6cnica Colombiana.
IS0: International Standarization Organization. Organismo Internacional de
Normalizaci6n.
NTC GP: Norma Tdcnica colombiana para la Gestion P0blica

4. MARCO flORMATIVO
para efectos del presente procedimiento se tendr6 en cuenta las disposiciones de
las siguientes normas, entre otras:

o L€v B7Z de 2003, por medio de la cual se adopta el Sistema de Gesti6n de

la Calidad Para el sector Pfiblico.
. Decreto 4110 de 2004 mediante el cual adopta la NIC GP 1000:2004
o Ley 87 de 1993, mediante ta cual se crea el sistema de control interno.
. Decreto 1826 de 1994, reglamentario de la ley 87 de 1993.
. Decreto 1599 de ZOOS:, mediante el cual se adopta el Modelo Estdndar de
-
Control Interno MECI.
. Circulares emanadas del Departamento AdministraUvo de la Funci6n
p6blica, en relaci6n con el MECI y el Sistema de Gesti6n de la Calidad en las
Entidades Priblicas.
. Dem6s normas que reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen los
sistemas de control interno o de gestiSn de la calidad.
減 ゞ ＼

-6241205
Ca‖ e8No.13‐ 35 3ario Fundadores.Telefax 6241204‐
Web:― v‖ lanueva― casanare oov.co Ema:1:韮 aldia(2Villan…
ana…
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE C〔)DIGO:PRCD‐ 203

CESEON I‖ SITruα OML FECHA:29ノ 06ノ ■2

TODOS,urros PoR VILLANUEVA VERS10N:01

"EL CAMB=O RECIttN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISrROS
EMPIEZA″ P6glna 4 de 28

5.RECURSOS
5,l Ta:ento Humano.La aplicaci6n de este procedimiento compЮ mete a todos
los funcionarios de las diferentes dependencias involucradas asFi

5.1.l en la elaboraci6n de los documentos′ los funcionarios del Proceso

respectivo y el dueho del proceso′
5.1.2 en su revisi6n′ el responsable de la revisi6n y los rniembros Equipo
MECI′
5.1.3 en la aprobaci6n′ ei settor Alcalde′
5.1.4 en la implementaci6n y aplicaci6n′ los funcionarios a los cuales le
aplica′
5。 los duenos de procesos′
1.5 en la distribuci6n′
5.1.6 ella disposici6n lnal y el control′cada uno de los funcionarios y la
OFlcina AseSOra de Control lnterno′ qulen lidere el cumplirniento del
procedirniento,

5.2 Maouinaria v TecnoloaFa.Para el adecuado cumplirniento del procedirniento

se requiere por lo menos un equipo de c6mputo de uso exclusivo para el Sistema
de Gesti6n de ia Calidad‐ MECI′ con quemador de CD/DVD′ irnpresora y sottware

ヽ
dad sundentt panヴ °S

ヽ
、
漁 鷺 n選 魔 Ittm:棚 nTh」 ぽ T,■ ギ
5.3 Materiales o Locisticos.Papelerね ′tinta′ elementos de oncina.

5.4 Metodolttlicos.Norrnas t6cnicas aplicables.

5.5 Medio Amb:ente3 00Cina Asesora de Control lntemo′ con muebles suncientes
y adecuados′ sala de trabaio para reuniones con grupos de los diferentes
procesos.

6.GENERALEDADES
En este captulo se de“ 輌ben las caracterisむ cas generales de conformaci6n′ diselo
estandarizaci6n y d‖ igenciarniento de los documentos del sistema.

6.l ESTRUCrURA DE LA DOCUMENTAC10N

Ｊ繹ゞ＼

Ca‖ e8No、 13-35 3arrio Fundadores.Telefax 6241204-6241205

Web:型 望wMピ vi!lanueva‐ casana藤 ≧gQ虹 理 Erna:La-9va¨ Casanare ttc9
 ALCTLDIA DE VTLLA]IUEVA CASAT{ARE CODIGO:PR‐ GD‐203

CE51■ ON=NSrrucloNAL 甲 た翌:聾 二 ・

I:、
〆

TODOS'VrFOS POR VILLANU[VA VERS10N:01

｀
EL CAMBIO RECIEN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
E‖ 口「EコL″ Pdgina 5 de 28

La estructura de la documentaci6n del Sistema de Gestidn de Calidad de la Alcaldla

Municipal de Villanueva, Casanare se conforma asi:

. Manual de calidad
. Mapd de procesos
. Caracterizaci6n de procesos
. Manuales o Manuat Especlfico de funciones y Requisitos de la Alcaldfa Municipal
de Villanueva.
. Procedimientos
. Formatos
. Documentos de origen externo
6.2 ESTRUCTUM DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos y formatos del Sistema de Gesti6n de la Calidad - MECI de

la Alcaldfa Municipal de Vitlanueva, Casanare se acogerdn al disefio dispuesto en
este Procedimiento.

Se exceptrian de esta estructura reglamentaria interna los siguientes documentos:

Decretos, Resoluciones, Acuerdos y Circulares, los cuales se regir5n por una
estructura de car6cter legal fuera del alcance del sistema de gestiSn de la calidad-

6.2.T ENCABEZADO

Casilla 3 Casilla 6
Casilla l Casillaフ
Casilla 4
Casilla 8
Cas‖ la 2 Casilla 5
Casilla 9

Convenciones:
ヽ

eibudo institucional de la Alcaldia De Villanueva Casanare

︲

Casilla 2 Nombre del de Desarrollo

Se debe escnbir ALCALD=A DE VILLANUEVA CASANARE
ece el documento en MAYUSCULAS,
seguido del Subproceso cuando apliquer en letras rnin6sculas altas y

Casilla 5 Nombre del Documento en MAYUscULAS

Calle 8 No.1335 8arrio Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

Web:壼 螢幽豊v‖ lanueva― casanare qov.co Emati:Ω icaldiaΩ v」 堕Ш旦皇M2≦ コ受anユ 壼≧99■ ￡Q
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIG01 PRCD-203

③
TODOS JUNFOS POR VILLANじ EVA
GEDE■ ON=‖ 5mrCIoNAL FECHA:29ノ 06ノ ■2

VERS10N:01
｀
EL CAMBIO RECIE‖ CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISrROS
EMPIEttF P5gina 6 de 28

Casilla 6 C“ ●o dei助 田 mmto(Ver“ p“ 106.2.5 CODIFICACЮ N) __

Casilla 7 ffinto o formato (fecha e
Casilla 8 Vers:on
Casilla 9 Piiqina x de y

Vista

ALCALDEA DE ILLAHUEVA― NARE

理Vigenteコ空
ilesde:
ilombre del proceso de origen: dia/mes/afio

TODOSJUNTOS PORヽ鷹LuNU[VA
VERS10N1 02
｀
EL CAMB=O RECIEN NOMBRE DEL PROCEDIMEEⅢ O:
EMPIE2A″ Pilgina x de y

6.2.7pIE DE PAGINA: Se debe relacionar en todos los docurnentos, letra tahoma 9

centrado y su contenido debe ser el siguiente:

Cale 8 No.1335 Barrio Fundadores.Telefax 6241204-6241205

Web:mvw v‖ lanueva‐ casanare gov Co ヨm轟 菫
:

El Email debe corresponder al asignado a cada dependencia.

6.2.2 ApROBACI6N se aplicari a los documentos que requieran visto bueno del
responsable del proceso, se hard en letra tahoma 9 y cuadro ajustado a 16 cm'
para
Serd de la siguiente forma: Esta caracterfstica de los documentos no aplica
de
los formatos, cuyo control de vigencia estar6 determinado en el listado maestro
formatos.

Reviso: Nombre del servidor Aprob6

eaboro'. Nombre del servidor p0blico
otlblico responsable de la revisi6n Alcalde Mrrnicioal
o ouien genera el docqCIelto.
Firma: 日rma
Firma:
fecha fecha

Ca‖ e8NQ 13‐ 35 8arrio Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

Web:ⅦⅣⅧ′vllanueva‐ cascanare 9ov co Emall:量 !caldiaC込 J Q■ ■Q
ヽ 、
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGO二 PR― GE卜 203

CE5B■ ON=‖SIrruα o‖ AL FECHA:29ノ 06ノ ■2

TODOS】 urFOS POR Ⅵ LLAッ [VA

VERSION:01
｀
EL CAMBIO RECIEN CONTROL DE DOCUMENTOS Y REC131KOS
EMPIEttL″ Piigina 7 de 28

6.2.3 CONTENI[X〕 DE LOS DOCUMENTOS

6.2.3.l MANUAL DE CALIDAD

El rnanual de ca‖ dad tiene la siguiente estructural

l.ImODUCC10N GENERAL
l.l lntroducci6n.
1.2 Resena hi〔 光6rica.
1.3日 abbrma drat匈 たa.
1.4 Estructura organizacional
l.5 Responsabilidad y autoridad.

2 EL MANUAL
2.10切 etiVOS del manud.
2.2 Estructura documental.
2.3 Mantenimiento y conservaci6n.
′ :

3POLmm DE mHDA臥 //デ

3.l Polた ica de la ca‖ dad. ￨￨キ ヽ
3,2 DifuSi6n de la poltica de calidad,
3.30切 etiVOS de la calidad。

4 SI〔 打EMA DE G巳 田ΠON DE LA GAIIDAD

4.l SIb:ヒ MA DE CFI10N DE LA CALIDAD
4.2 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECC10N
4.3 GES「10N DE LOS RECURSOS
4。 4 REA口 [ZACION DEL PRODUC丁 0

4.5 MEDIC10N′ ANAHSIS Y M口 ORA

5.GLOSARIO APLICABLE.

6.2.3.2 CARACTERIZACI(Э N DE LOS PR∝ ESOS: Cada Proceso cuenta con una
quema m∞ denottmdo
ξ
認濯憲‰I謂 躍‰盤。
Ftt en d“
6.2.3.3 MANUALESI Manual Especttco de funciones y de requisitos de la Alcaldね
de Vi‖ anueva′ Casanare El manual de funciones debe contenerla informaci6n y
estrtrctura en consonancia con;a nomatividad vigente′ que incluye porio menos:

Ca:le 8 No.13‐ 35 BaFriO Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

Webly望 型w villanueva‐ casanale ooY.co Email:aca:dia(2vi‖ anueVa_casananettv.c9
 ALCALDIA DE VILLA‖ UEVA CASANARE
饗 コ翌
GEbB10N IN-3α OHAL FECHA:29′ 06′ ■2

VERS10N:01
TODOSJUNFOSPORVILLAwEVA
"ELCnMBIo R=C=E‖ CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISrROS
EMPIm″ Pdgina 8 de 28

pendendacざ godd tt mmdb叫

躍矧欄器1翼鵬 ξy Experiencia
:盤告
・ DeSCripci6n de funciones

6.2.3.4 PROCEDIMIENTOS Los procedirrlientos del Sistema de Gesti6n de la

Calidad一 MECI tend“ n la siguiente estructura y contenidos:

1.0切 euvo:Indica el prop6sito del doCumento。

2魔 1島 樫鼈ぎ淵温￡
縞畷 鷺i駅 舅譜∬ 燿品
こ
=臨
descritas en el documento.

3 Definicim輌 呼h explicattЪ
connotaci6n especinca para el proce 酬 犠肥 馬震器 署
desconocidoS O COnfuSOs para terceros o partes interesadas`

4.
′
Marco Norrnativo. Se debe incluir una lista de las norrnas reglamentarias
resolttonesr dκ da祀 bЫ ⇒叩 “
糖 :Ъ :慰 瀾]ぷ
『冨 i瀾 麗
“ :な Lo,

5. ReCursosI Se relacionan los diferentes recursos requeridos para el 10grO de

los ottetivOS del procedimiento.Se dasincan de la siguiente manera:

5,l Mano de obra o Talento Humano. Se reFlere al talentO humano

ふ 増 ‰慧ξ
r,垢 ::需 i:v電 :胤 :翼 llよ 靴 拙ξ ::■ d中 に ru"‖ en

露棚翼l』憮 [∬ 鴨W‖ :Fli誦 器 踏翻 :醤 獅熟い :∫

in品認
:‖ 謁 llllliflcar
°謂TE濯黒
los dOCumentos y lineanlientOS para
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actividades(oncina′ campo′ etC。 )

Cale 8 No.13卜 35 BariO Fundadores.Telefax 6241204-‐

6241205
Web:塾 聟幽Yv」 ココ型Fy豊 ≦X狙 製 ≦ ≧99y≦ X≧ EFnall:alcaldm望 整豊 ntteya≦ 獲受曰□咀壼≧鯉 璽
 ALCALDn DE VILLAHUEVA CASANARE 00DIGO:PRく :D-203

GESI■ ON INSrTruclo‖ AL FECHA:29ノ 06′ ■2

TODOS,UNIOS pOR V■ LANじ EVA VERS10N:01

｀
ELC議 ‖ BIO REC=EN CONTROL DE DOCuMENTOS Y RECISTROS
EMPIEZA″ 陽gna 9 de 28

6. Generalidades: Es la explicaci6n resumida del procedimiento, ubicando al

lector en el contexto del proceso y sus resultados esperados.

7. Desarrolto: Es la presentaci6n en forma de texto, acompaftada de

flujograma cuando sea aplicable, donde se explica detalladamente'91

ヽ
procedimiento. t / , lll '

︲
B. Registros de Calidad: En esta secci6n se presenta el listado de los formatos
para los registros aplicables en el procedimiento, el c6digo del formato, el
responsable de la identificaci5n, la ubicaci6n, el almacenamiento, el tiempo
de retencidn y el destino final.

9. Puntos de control, medici6n e indicadores: Hace referencia a los medios

que se utilizardn para hacer seguimiento al desarrollo y desempefio del
procedimiento, incluyendo los indicadores aplicables.

10. Anexos: Informaci6n adicional que forma parte del documento.

6.2.3.5INSIRUCTIVOS Se trata de documentos de estructura sencilla y secuencial

que contienen la lista de actividades que debe ejecutar el funcionario responsable,
y gue pueden estar explicadas en una a tres hojas. Deben contener al menos el
objetivo, las actividades, el responsable y el flujograma.

6.2.3.6 FORMATOS Su disefio se estableceril de acuerdo con la necesidad del

proceso respectivo, y sU vigencia se acogerd al procedimiento de elaboraci6n,
ievisi6n y apronaci6n dispuesto en este documento. En todo caso, conseruar6n la
estructura del encabezadO como queda dispuesto en este procedimiento.

6.2.3.7 MAPA DE PROCESOS Es un tlnico documento en donde se presentan los

procesos de la Alcaldia de Villanueva incluidos en el Sistema de Gesti6n de la
Calidad - MECI, y la forma general como estos se interrelacionan.

6.2.4 ASPECTOS DE REDACCI6N

. Se docunr,entarS aquello que agrega valor a los procesos, evitando el

crimulo de documentos in0tiles.

Calie 8 No.13‐ 35 Ba哺 o Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

.gΩ v.co
Web:塾 製墜盤ュlllanueva… casanare 9ov co Emali:alccaldiaΩ v‖ lanueva‐ 望 sana墜 ≧

ノ キ、
/′
 ALCALDEA DE VILLARUEVA CASANARE C10DIGO:PRCE卜 203

CESEON=‖ SrrFU(=ONAL FECIIA:29ノ 06ノ ■2

Ю VERS10N:01
蹴躙 躙 COⅢ ROL DE DOCuMENTOS Y RECIS「 ROS
EMPIEZA″ Pdgina 1O de 28

. Se debe documentar con sencillez, evitando omitir detalles que conlleven

dificultad para la comprensi6n del documento.

. E! nivel de detalle es definido por el duefio del proceso, de acuerdo con la

necesidad de soportar documentalmente las actividades.

. La redacci6n del documento debe corresponder a la descripci6n de los

pasos necesarios involucrados en un proceso.

. El uso de tablas o flujogramas es recomendable para facilitar la

comprensi6n.

. Se debe respetar el trdmite, estructura, formatos y demds disposiciones

del presente Procedimiento.

----i- tur\
CODIFICACION

ヽ １
6.2.5.
'| ll'

、
'
Los documentos del Sistema de Gesti6n de ta Calidad - MECI se codific5n
segrirt el
"t
tipo de documento y el proceso.o subproceso at cual peftenecen, con el fin de
facilitar su identificaci6n y ubicaci6n.

Un modelo de operaci6n por procesos permite administrar a la Alcaldla de

Villanueva como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar
en
comit6 y disponer de los recursos necesarios para su realizaci6n. Centra
los
la apeftura
esfueaos organizacionales en las necesidades de los grupos de inter6s,
aientorno, li flexibitizaci6n, la centralizaci6n,la desconcentraci6n de funciones,
la
pirti.ipr.i6n .ornrnitaria y Ia transparencia en la gesti6n priblica. Se establece a
'0"
la iOentii,caciOi de los procesos y sus interacciones, esto €s, la
lirtii que la Entidad debe realizar, a
iOentiRcaci6n del conjunto de acciones coordinadas
fin de cumplir con cada competencia pafticular asignada por mandato
constitucional o legal, con la misi6n fijada y lograr la visi6n trazada'
general de agrupar el
La denominaci6n de procesos se da por ser la manera mds
*uvor ntmero de procesos o actividades que se ejecutan para alcanzar un mismo
proposito
fin, o la generaci6n Oe unos productos o servicios especificos. seg6n.su
se clasifican en tres tipos: Estrat6gicos, Misionales y de Apoyo, adicionalmente

Ca:le 8 No.13‐ 35 Barrio Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

Web:www宙 lla型基型壁g墨 Ema‖ :ュ !Ω al壺 蟹塾亜 ⊆9塾 昼型
…
 ￨
年 二_ム
′:「 `二
、

ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGO:PR‐ GD‐ 203

GEbl10N=NSmJCIoNAL FECHA:29ノ 06ノ ■2

TODOS〕urros PoR VILLANVEVA

VERS10N1 01
゛
EL CAMHO REC=EN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
EMPIEZA″ Pdgina lt de 28

para verificaci6n y medki6n de resultados se introduce el de verificaci6n y

evaluaci6n.

. procesos Estratrigicos: Conjunto de procesos a travds de los cuales una

procesos.
organizaci6n pirblicS, gerencia el disefio y desarrollo de los demds

. procesos Misionales: Entendidos como el conjunto de procesos y

actividades estratdgicas y relevantes de la Entidad p0blica que esqn
directamente relacionadas con su funci6n, misi6n institucional y la obtenci6n
y
de los resultados, productos o seruicios necesrios a sus grupos de inter6s
que al actuar de manera interdependiente, determinan la forma m5s
econ6mica, eficiente y eficaz para lograrlo'

. Procesos de Apoyo: Son el conjunto de los procesos que no est5n

direc[amente redcionados con la generaci6n de los productos o seruicios
para
propios de la funci6n y la misi6n de la Entidad, pero otorgan el soporte
que los Misionales y Estrat6gicos se desarrollen'

. procesos de Evaluaci6n. Son los procesos a trav6s de los cuales la

Entidad realiza seguimiento Y control a cada una de las actividades
desarrolladas o ;6i5 productos y seruicios prestados. lstos disponen
mecanismos de verifrcaci6n y evaluaci6n del Sistema de Control Interno,
brindan apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos
Institucionales, garantizan la correcta evaluaci6n y seguimiento de la
-entidad por
gesti6n de la los diferentes niveles de autoridad Y
Iesponsabi[daA permitiendo acciones oportunas de correcci6n
y de
mejoramiento.
,l

Ⅲ a陣 古
Ъ dヽ
鰐罵識柵 服 濯IT胤朧 :Ti轟 nil麗 .y“
y Apoyo permiten a la
La identificaci6n de los Procesos Estrat6gicos, Misionales del
Alcaldia de Villanueva, definir su cadena de valor entendida
6sta, como el conjunto
y de su misi6n' La
ao p.oiutos funaamentul". put. el logro de su.funci6n b6sica procesos'
gestion por
cadena de valor, constituye el punto de partida de una
y d9 {O-oVo, permite
La interacci6n de los Procesos Misionales con los Estratdgicos
Municipal
establecer la estructura general del modelo de operaci6n de la Alcaldla

Calle8No.13-35BarrioFundadores.Telefax624l2o4_6241205
Web: wwrnr.villanllev9:qqgAlalg&ov.cg Emeil: alcaldig]@vi]14[gsva-€gangt.e'g-o-U1ie
 ALCALDEA DE VILLANUEVA― NARE CODIGOI PR― CD‐ 203

③
TDDOS]UNrOSPORVILLAwEVA
CEsl■ ON INSm3CIo‖ AL FECHA:29ノ 06ノ 12

VERS10N:01
・ EL CAMBIO RECI=N CONTROL DE DOCuMENTOS Y RECIttROS
EMHEZ″ PSgina t2de 28

de Villanueva el cual deberS contener los procesos y procedimientos identificados,

las actividades que tos conforman y las tareas necesarias a ejecutar dichas
actividades. I

ヽヽ
１■
\

lli*

１
Igualmente et Modelo de Operacidn debe contener las relacionu, qud sd dln

１
l6s diferentes procesos, actividades y tareas organizacionales, que garanticen la
coordinaci6n de actividades necesarias para generar los resultados, bienes y
seryicios que son propios de la funci{n de la Entidad territorial.

Los Tipos de documentos desarrollados dentro del Sistema de Gesti6n de la

Calidad- MECI se identificarSn con las siguientes siglas:

α剛駅И J●JV
… "pF DOCUMEI「 O UN100
MC MANUAL DE CALIDAD
PC PO日 Ⅵ CA DE CAEDAD DOCUMEN丁 O UNICO
MP MAPA DE PROCESOS DOCUMENTO UNICO
MF MANUAL DE FUNC10NES Y RttQ旦 型夏IΩ 呈 DOCUMENTO UNICO
OR ORGANIGRAMA DOCUMENTO UNICO
CP CAMttERIZACION DE PROCEsQ塁 DOCUMENTO UNICO
PR PROCEDIMIENTO
FR FORMATO
GU GUIAS
INS INSI「 RUCrIV0
PL PLAN
RG RECLAMENTO
MAN MANUAL

codigo
Los documentos producidos por la administraciSn cleben tener asignado un
alfanum6rico de identificaci6n de acuerdo con la siguiente estructura:

El c6digo se compone por Tres caracteres: f(-W'###

■ PO DE‐ SICLA PROCESO IDENTIFICACЮ N
DOCUMEm DEPENDENCIA
Ж YY ###

de
)fr Este cardcter alfab6tico identifica el tipo de documento, el cual indiferente
la Dependencia que lo produzca, ser5:
,l
ヽ １

I calle8No.13-35BarrioFundadores.Telehx62412o4-6241205 ' ., llfl i

１

YyeS: wWw..vjllalueye-ca-s-anare.gov.co Email: aEaldlg@ydlanleva-casarlare' / I

 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGO:PR― GD卜 203

C-ON=‖ SrFuCIONAL FECHA:29ノ 06ノ ■2

Ю 1器 tX性 VA VERS10N:01
旺 田高認 螢顎 CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
FMPIEZA″ Pttgina 13 de 28

▼ TIPO DE DOCllMF「 0
M ACrA
AC 畑 こR30
AD AUDIIORIAS _
AU A昴0護 引
AtrTOS =011
AT
G翻曖
C“
=ON
CERTIFICAD0
OP crnuncm DE DrssuBluq{P
∝ CERTIFICADO DE SrRATO
CR -111■中 DE RttRO
α JRIInCADO DE VINaJLAC10N
α α ttLARI…
EC 00MPROBAN「 E DE ECRESO
CO 翻 grum
COS CONSTANCVヽ SaFrARIAL
DL D日 襲」颯ACK沖 IES
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日)ICIO EMPLAZi10RIO ノ t_

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販D 塾 E.船5nCA
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l・

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EA INFORME DE… DADES
LT u∝Km DET_ANSPORTE
LU LI●
LRL L10UIDAC10N R60LtuON ECm pE
A MANUAL
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“ ‖EDIDAS PR… ON
‖B MEMBRヒ lL
‖ ‖EMORANDO
rr
“ NO:IFICACON
‖田 NOV… DE NOMINA
OF OFICIOS
PS PAZ Y SALV0
PL PLANES
PH PROCDIMI…
κ PROGRA■lADOR
PA PROYECrO DE AQJERD0
QJ QUBAS
RC RECIBO CADA
RP REISrRO PRB則 い「 AL
R RESOLUCION
RD RE50LtlC10N DE DERJmON
RS RFSOLtXIION POR SEMOVI日 田圧S
E R50LtC10N RE5rrKION DE INMUE8LES
VD VERIFICAC10N DE DENUNCIAS

Calle 8 No.1335 Bamo Fundadores.Telefax 6241204-6241205

Web:y墜 笙ぃEШ ttanueVa‐ casanaremV CO Emal::ュ icaidia(2vil!anueva― casanare gov cO
 ヽ
/ /´ ′

︲
DE VILLANt「 EVACAmmRE CODIGO:PRCD-203
…
Gと 、￨■ ON INSrrrUα o■ ■L FECHA1 29ノ 06ノ ■2

￢000S]UNTOS POR VILLANUEVA VERS10N:01

｀
EL CAMBIO REC==N CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
EMPIEZA″ P6gina■ 4 de 28

yT Conesponde a la sigla asignada al subproceso, en el cual se desarrolla la

actividad.
wFPFarFFa gFM
脇
- far
― Ptanecirxr del desanollo Terribrhl
Esquema de ffienamienb Tenibrbl
Ptan rie desarrollo
″
"
Plan ooeratirro anual de inversi6n
… … 諮田詠h dd供 翻 blo Murl竃 劇 Plane de ffiion 翔

Plan ind… Pr
Dittα n
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鍵 懸躍 鍬
“
Salud
Y饉 ble
"″
Dimension social 一
Infancia. Molesencia Y lwenhrd ″

Edu●cin ″

DeDR YRα 栞コ瞑m ″

VIvienda ″
鰤 y
…
Infra#uc*m l4al
Eqttpamiento ″
臨 IIlu DoFndla継 鋤
腕 翻 動 R自 鰤 伽 通 ― SF
Sedor Empresariial
晦 mllo AgFOpe-0
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semT静 鰤腱
Dinrension ambiental Reorsos Naturales Y medb am@!q 鮒

麟ヨTatt hu覇 酬Ю 爾

Contraffin hJblica
… CP
●腱は鍋 Admin慧買由唸 ■RF
抽 輛 綸 面 麟 de― ms魯 應
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Gestmn Prsuouestal CP
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…

7■ 畳 ￨11 1 1::;:ト ー̈
″ 爵
Pmlgriih y ateflcion de deasbes
“ prp
C-srvivencia v Sequridad ciudadana Desanolkt Comunitario y Demoqaq!4
お
lustkia v SegutiCd
Comu― ●●r

Q鰤 昴 de inttm油 α
Gesti6n Institucional
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Servicio al diente
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“

hrah.Eci6n de qesti6n FF
韓 凛 鐵 Control y Seguimlerto
Eva:uttd6帖 触 FTn deく kxttR』 Intmo π

Audtt lnt― ″

Calie 8 No.1335 3arFiO Fundadores.Teletx 6241204-6241205

VJebl塾 型望型v‖ lanueva― casanare 9ov co l=na撃 :alcaldiaK⊇ p
 ALCALDE DE VILLANVEVA CASARARE CODIGO:PR‐ GD-203

③ GESEON=‖ SrrrucloNAL FGIA1 29ノ 06ノ ■2

VERS10N:01
畷 躙 M｀ CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISTROS
EMPI蒻 L″ Pdgina 15 de 28
“

,l
### Es un qrflmero de tres digitos gue identifica a la Dependencia que lo flo{1,:9, \
oscila entre 200 y 280, como se determina a continuaci6n: r' I r: I

raprFa pF
岬

Desoacho. Alcalde MuniciPal 200

Almac6n 20■
Talento Humano 202
Control lnterno 203
Secretarね General 210
2■ ■
Archivo
Secretaria de Planeaci6n 220
sisben 22■
Secretaria de Hacienda 230
Secretaria de Desarrollo Social 240
ofldna de DepOrtes′ 24■
obras Pttblicas
250 .
Secretaria de Ambiente y Desarrollo Econ6mico 260
Inspecci6n de Policia 270
Comisaria de Familia 280

El orden para la codificaci6n serd ei siguiente:

Primero se registra el TIPO DE DOCUMENTO, seguido de un gui6n Y el cddigo

asignado a la Dependencia que lo produce, de acuerdo con las tablas de
codifi caci6n descritas anteriormente

La palabra "VERSION" en may0scula (que representa la versi5n del documento)

seguida del rvuurRo CoRRESPoNDIENTE A l-A VERSI6N, segrin el nrimero de
modificaciones que se haya tramitado y aprobado sobre el documento'

町emp10:

上 referencia a un
記出‰鳳摺脳鑑c勝 ::ⅧRご 鳳alld蹴 se encuentra en
la primera versi6n,
ヽ

￨ //′ ′
︲
︲

Calle I No. 13-35 Barrio Fundadores. Telehx62'11204-6241205

YUeb: gwwgrllqn-UCILA:9A;An3lg,g-gy-.cg Email: alcaldia@villanuevq-caggnare'gov cq
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGO:PR― GD-203

GE31■ ON INSmICIo‖ AL 剛 A:29′ 06ノ ■2

VERS10N1 01
Ⅷ 躙 躙 CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
EMPIE2n″ P6gina■ 6 de 28

2. El c6digo del doCumento CDP‐ 230 VERS10N 02 se renere a un

CERⅥFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL′ de la Secretaria de
Hacienda y se encuentra en la segunda versi6n (Ya ha sido modiFlcado
Oncialmente una vez)

NOTA 1. para efectos del presente documento, al hacer referencia a un forrnato

o
documento, se harii sin tener en cuenta la VERSION, en el entendido
que
implicitamente prevalecer6 la versi6n vigente. Por ello, se podrS encontrar la
referencia a documentos y formatos sin la palabra "VIGENCIA" seguida del n0mero
que corresponde a la versi6n.

ヽ
NOTA Z. Eni aquellos documentos que corresponden a "Documento 6nicQi'O
'.Documento rlnico por proceso", se obviard la numeraci6n consecutiva, cle lnafl,ra

″
que aparecerii el Tipo de documento, el Proceso al que corresponde y la version
del documento.

NOTA 4. La codificaci6n utilizada en la estructura documental de la Municipal

de
Villanueva, cgrresponde a la establecida para la construcci6n de las Tablas de
Retenci6n Documental dispuesta en la ley general de archivo.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.L rnAmrre pARA tA Et-ABoRAcIoN, AcruALIzAcI6N o ANULACICN DE

DOCUMENTOS

La elaboraci6n, actualizaci6n anulaci6n de un documento inicia con el

o
diligenciamiento del formato FR-203-01 "solicitud para elaboraci6n, actualizaci6n o
anrjlacidn de documentos", donde se registra el contenido y la
justificaci6n de la
iealizaci6n, modificaci6n o anulaci6n Asesor de Control Interno, quien aprueba o
rechaza dicha solicitud previa consideraci6n por parte Equipo MECI, cuando sea
peftinente.

Cuando la solicitud es aprobada, el Coordinador de calidad autoriza al duefio del

pro.uro para la elaboraci6n, actualizaci6n o anulacidn. En caso que sea rechazada
se deja registro en el formato FR-203-01 "solicitud para elaboraci6n, actualizaci6n
o anujacidi de documentos" y se informa los resultados y las razones al solicitante.

‐6241205
Ca‖ e8No.13‐ 35 Barrio Fundadores.Teiefax 6241204‐
qov CO
VVeb:“ 型yw vlllanueva‐ casanare clov cO Emalli sanare」
 ALCALDEA DE VILLANUEVA CASANARE CODICOI PR― GD-203

GEゝ ロニON INSTrTuclo翼 AL FECHA:29ノ 06ノ ■2

TODOS JUrFOS POR VILLA‖ UEVA

VERS10N:01
・ EL CAMBIO RECIE‖ CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISrROS
prE2ヽ ″ Pilgina 17 de 28
=‖

7.2 REVISION Y APROBACIoN

Una vez elaborado el borrador del documento, el Dueffo del Proceso o a quien este
delegue, lo digita teniendo en cuenta las reglas dispuestas en este documento y lo
al' Resfinsable de su revisi6n (7.2.L) para verificar su conformidad con lo
"nrfi
dispuesto en este Procedimiento.

Hasta cuando se obtenga la aprobaci6n del documento, todas las piiginas del
mismo deberin llevar impreso en papel reciclable y
con el escrito de
"BORMDOR", con el fin de evitar el uso involuntario de copias no autorizadas ni
vigentes del mismo.

Del trdmite de todos los documentos se debe informar al Comit6 de Calidad -

Equipo MECI, de lo cual se dejard constancia en la respectiva acta. El Comit6 de
Cooidinaci6n del Sistema de Control Interno serS informado por el Representante
de la Direcci6n acerca de los documentos Gesti6nados dentro del Sistema.

Los documentos son aprobados teniendo en cuenta que su enfoque se dirija hacia
el cumplimiento de la n4isi6n de la Alcaldia Municipal de Villanueva, la polftica y los
objetivbs de calidad, y Que su estructura y contenido se acojan a lo dispuesto en
este Procedimiento.

La firma de los funcionarios responsables de ELABOMCI6N y REVISIO|'{ 6e

ヽ
constituye eq la evidencia del respectivo trdmite. La firma de APROBACI'JI i,.af
ヽ
、
tlel
iirt" O.il efi.fO* Municipal de Villanueva representa la entrada eri vjge'rcid
documento, para lo cual se flJa en ese momenio la fecha respectiva, Y su inclusi6n
en el Listado Maestro de Documentos.

7.z.LRESPONSABLES DE REVIST6ru Y APROBACI6N

La aprobaci6n de todos tos documentos del Sistema de Gesti6n de la Calidad de la

Rtcaldia de Villanueva recae en el representante legal, es decir el Alcalde Municipal'
t-a re-visi6n de la documentaci6n a cargo del Representante de la Direcci6n podrd
ser delegada en el Coordinador de Calidad, cuando sea apropiado.

Calle 8 No.13‐ 35 Ba“ k)Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

Webiv′ 颯 v
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vilヒ r些 嘘型コリ塾聾丞弧菫製コLJ聾理豊CQ Emali11山 堅」dttKD工 」anueV3‐ CaSanarettv co
 ALCALDEA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGOI PR‐ CD-203

CESEON INSrruCIoNAL FECHA:29ノ 06ノ ■2

TODOS〕 urFOS POR VILLA響 [VA VERS10N:01

"=L CAMB=O RECIEN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
EMPIEZA・ 厳gna■ 8中 78

ヽ １
1-

、
El responsable de la revisi6n visar6 con su firma reducida, ubicada ail p," ,r"Jlno
de cada p6gina del documento revisado para garantizar la conservaci6n sin
modificaci6n de sus contenidos.

7.3 ENTREGA DE DOCUMENTOS

El Representante de la Direcci5n o el Coordinador de Calidad, de comirn acuerdo

con lo solicitado por el Duefio del Proceso estudian y definen qud procesos deben
poseer copia de tos documentos del Sistema de Gesti6n de Calidad - MECI para su
divulgaci,6n e implementaci6n, segiln el documento y el campo de aplicaci6n. De
acueido con esto, el Representante de la Direcci6n o el Coordinador de Calidad
entrega una copia de cardcter controlado a cada destinatario autorizado, la registra
en ellormato FR-203-02 "Ustado maestro de documentos" y le hace firmar a quien
lo recibe el formato FR-203-03 "Distribuci6n de documentos". Estos registros se
archivan por fecha de entrega en legajadores marcados con el c6digo y el nombre
del formato.

7.4 CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos gue se utilizan en el Sistema de Gesti6n de Calidad MECI se -

identifican con la expresi6n "Documento controlado" impresa en todas sus hojas,
en la casilla 8 del encabezado.
El documento original impreso, asi como copia en medio magn6tico, reposan en el
archivo de la Co-ordinaci6n de Calidad y MECI Los documentos del Sistema de
-
Gesti6n de la Calidad MECI no pueden ser retirados de la entidad sin previa
autorizaci6n del Alcalde o el Representante de la Direcci6n.

7.5 DOCUMENTOS VIGENTES

Todos los ctocumentos vigentes del Sistema de Gesti6n de Calidad MECI se -

encuentran bajo responsabitidad del Coordinador de Calidad y el Representante de
la Direcci6n y se controlan a trav6s del formato FR-203-02 "Listado maestro de
documentos", alimentado con el"Listado Maestro de Documentos" diligenciado por
cada duefro de Proceso, et cual se encuentra bajo responsabilidaci del respectMo
ヽ

delegado antb el Equipo MECI - Calidad de la Alcaldia de Villanueva. , ,.,

', I ! '
︲

Cane 8 No.13‐ 35 3arFiO Fundado博 3.Telefax 6241204‐ -6241205

Web:喘 Ⅳvw_vi‖ anueva― casanare_9ov co Emall:aicaldif蟹 o型 墾董江塾豊塾菫≧≦塑壺壺EttIQ≦ 裏塾ビCO
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGO:PRO-203

GE、 BION=‖ SmJ(=o‖ AL E 「lA:29ノ 06′ ■2

つ VERS10N:01
旺躙 躙 CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISrROS
PIEZA″ Pう gina■ 9 de 28
=‖

El formato FR-203-02 "Listado Maestro de Documentos" es entregado a cada

duefio de proceso para que to diligencie con los documentos de su respectivo
proceso, y simultdneamente informe a la Coordinaci6n de Calidad o el
h.epresentante de la Direcci6n, para mantener el control sobre todos los
documentos del sistema.

7.6 DOCUMENTOS OBSOLETOS

para evitar que se utilicen documentos obsoletos en el Sistema de Gesti6n de

Calidad, el Coordinador de Calidad y el Representante de la Direccion basSndose
en los registros FR-203-02 "Listado maestro de documentos" FR-203-p3 y
"Distribucis-rr,de documentos", son responsables de recoger y destruir la:'cq[ A:

ヽ
entregadas a' cada proceso y tambi6n de identificar el documento origtnii $4, !b

︲
versi6n anterior a la vigente, que se encuentra en el archivo ffsico, con un sello de
'OBSOLETO" en todas sus hojas. La copia en medio magn6tico se identificard con
el r6tulo de "OBSOLETO" en marca de agua.

Los documentos obsoletos se controlan a trav6s del formato FR-203-05 "Listado

maestro de documentos obsoletos". Para efecto de revisiones o ampliaciones se
mantiene archivada la frltima versi6n obsoleta del documento.

7.7 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Todos los documentos relacionados con el Sistema de Gesti6n de Calidad MECI -

originados en entes o personas extemas a la ALCALDIA DE VILLANUEVA se llevan
al buefio de Proceso respectivo, para evaluar su pertinencia y autorizar su
distribuci6n.

para la evaluaci6n desde el punto de vista jurfdico, en cuanto a su pertinencia

acerca del proceso, se contar5 con el apoyo del Asesor lurfdico y la Oficina
Asesora de Controi Interno. Si lo son, se incorporan en el formato FR-203-02
"Listado maestro de documentos" de la siguiente manera:

En la casilla "C6digo" se escribe la palabra "EXTERNO", afl la casilla "Nombre del

documento" se rdgistra et nombre respectivo (Por ejemplo: Decreto 4110 de
2004", en la casillJ"Versi6n" se deja en blanCO y en la Casilla "Vigencia" la feCha
de expedici6n.

Ca:le 8 No.13-35 8arrio Fundadores.Telefax 6241204-6241205

Webl― villanueva‐ casanare gOv co Emall:alca!dia《 ⊇yillanueva― casanare gov cΩ
 ALCADIA DE Ⅵ LLANUEVA CASANARE CODIGQ PRCD-203

G日 国巨ON INgrTrU暉 oHAL FECHA1 29F06ノ ■2

TODOS'UmsPoR VILLANU[VA
VERS10N:01
｀
EL CAMBIO RECIE‖ CONTROL DE DOCUMENTOS Y REC=釘 ROS
EMPIEZA″ Pdgina 20 de 28

7.8 CONTROL DE FORMATOS

y
Los formatos se encuentran bajo la responsabilidad del Coordinador de Calidad
del Representante de la Oirecci6n y se controtan a trav6s del formato FR-203-04
..Listado maestro de formatos" donde se enuncia el nombre, el c6digo y la versi6n
de todos tos formatos vigentes en el Sistema de Gesti6n de Calidad MECI de
la -
Alcaldia de Villanuera. il
igual que los documentos del sistema, (7'5) cadg
P;;;;;, i tttu"t de su delegado ante el Equipo MECI Comit6 de Calidad,
proceso'
-
respond'er6 por el"Listado Maestro de Formatos" de su respectivo

Los formatos que sean ANUI-ADOS, deben ser inctuidos en el Listado

Maestro de
Formatos Obsotetos por parte del Coordinador de Calidad, con el fin de
evitar su
uso inaproPiado.
para la
La codiflcaci6n de los formatos corresponde a la que serd utilizada
del
construcci6n de las Tablas de Retenci6n Documental del Archivo General
Municipio de Villanueva-

7.9 REGISTRO Y CONTROL DE CAMBIOS

ヽ
Con el fin dE dejar evidencia de los cambios incorporados a los docume.nto?f Jgl

１ １
stri.*u de cbsti6n de la Calidad - MECI, al emitir la nueva versi6n d6l fcctrm+&tto,
ie registran dichos cambios en el formato FR-203-06 "Control de Cambios", cuya
copia-quedard anexa a la versi6n olrsoleta del mismo documento'

7.10 CONTROL DE REGISTROS

Los registros de calidad corresponden a informaci6n contenida en papel, medios

o
electronicos u otros medios, mediante los cuales se deja evidencia del desarrollo
resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema de GesU6n
de
calidad MECI Oe ta Alcatdfa de villanueva, y sirven como fuente de
- informaci6n
sobre los mismos.

Calle 8 No.13‐ 35 Barrio Fundadores.Teierax 6241204‐ 6241205

‐
VVeb:ww、 v vllantieva― casanare 9Ω v′ cO Emalli alca:diac愛 亘‖anueVa‐ casanare oov cO
 ALCALDEA DE VILLANUNヽ CASANARE 00DIGO:PR― GD‐ 203

GEbB10N=‖ grrruaoNAL FECllA:29ノ 06ノ ■2

TODOS Iurros PoR VILu‖ UEVA VERSION:01

゛ ￨
EL CAMBIO RECIEN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
′

E‖ p=属 ″ャ
型 Fコ ニ
Los Memorandos,ActaS y Formatos diligenciados hacen parte de los re9istros de
calidad de la entidad.Todos ios registros del Sistema de Cesti6n Calidad‐ MECI de
la Alcaldb de
Vi‖ anueva cump‖ r6n con!as sigulentes etapas:

7.10。 l IDEN■ FICAC10N

Los registros de calidad generados por el Sisterna de Gesti6n de Calidad― MECI

tienen como encabezado el esquema previsto para los documentos en el numeral
6.2.l del presente documento′ incluyendo el nombre y c6digo delfbrmato.

7.10.2 LEGIBIIIDAD

Para mantener la legibilidad de los registros que genera cada proceso o

subproceso dentro del Sistema de Gesti6n de Calidad‐ MECI se tienen en cuenta
los siguientes aspectosI

・ Se diligencian con algttn m(lodo de escritura con tinta negrar y nunca con
16piz.

pues
・ Los registros deben permanecerlibres de tachones o enmendaduras′
se altera su conflab‖ idad.

・ Se debe evitar!a escritura de palabras′ frases o diblJios aienoS al proceso

y prop6sito del registro.

・ Se diligencian en su totalidad y si quedan espacios en blanco se les coloca

una linea para evidenclar que no contlenen mjs inforrnaci6n (cierre del
registro).

7.10.3 ALMACENAMIE雨 O Y PROTECCION

Para d Jmacenamた nto temporal y consen/ad6n de bs reσ strOS de caldad se

tienen en cuenta los siguientes aspectos:

o Se almacenan en carpetas o legaiadOres elrnismo db que s,/9eneiFin.￨￨￨ キヽ

・ Se utilizan lugares secos y libres de humedad.
o Se guardan en archivadores o escritorios,

Ca‖ e8No.13‐ 35 Barb Fundadores.丁 elefax 6241 204-6241205

Web:mvw vlianueva‐ casanare oov co Emati:alcaldiaFDvi!lanL:eVa‐ casanare蝉
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE 00DIG01「 t(D-203

GEbl■ ON INSmrCIoNAL FECHA:29ノ 06ノ ■2

つ VERS10N:01
篭輩陥ぼ淵描計 CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISTROS
■‖pIEZA″ Piigina 22 de 28

. Se prohibe retirarlos de la Entidad

. Se soticita autorizaci5n al responsable del almacenamiento de la
informaci6n Para utilizarlos.
. Se cumplen los pardmetros dispuestos por el Archivo del Municipio de
Villanueva para efectos de su traslado al Archivo Central.

7.10.4 RECUPEMCIoN

En cada dependencia se encuentran archivados de manera temporal los registr.os

de calidad que le corresponden. Para su fdcil acceso se tiene una relaci6n de
gllr s, \
en la secci6ni"Registros;' que hace parte de cada documento del Sistema I I:
dq ' \
Gesti6n de la Calidad - MECI'

Las carpetas que contienen registros de calidad se organizan seg0n criterio del
responsable de la informaci6n, puede ser por:

. Orden alfabdtico seg0n su nombre o apellido

. Orden num6rico
. Cronol6gicamente'
. Por actividad.

7.10.5 TIEMPO DE RETENCION

Es el tiempo en el cual va a esfar almacenado el registro de calidad, 6ste se

-
encuentra definido en cada documento del sistema de Gesti6n de Calidad MECI,
acorde con lo dispuesto en la Ley general de Archivo.

7.10.6 DISPOSICTOru OT LOS REGISTROS

En cada uno de los documentos del Sistema de Gesti6n de Calidad MECI en

la -
parte de..Registros de Calidad" se define qud hacer con ellos al finalizar el tiempo
主蘇ド＼

be retenci6n,-por lo cual se procede seg0n la disposici6n ahf establecida.

Ca‖ e8No.13‐ 35 BarriO Fundadores.Telefax 6241204-6241205

VVeb:撻 型ぃこvIllanueva― casanare qov co Emalliョ 塁x墨 ￨:,《 2ylヒ 夏基蟹塗髪≧Q塁 02コ ヨ重0≦ ハ生9Q
1≦
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGO:PRCD‐ 203

G目 馴巨ON INSrrrucloNAL FECHA1 29ノ 06ノ ■2

TODOS,urros PoRヽ層LLA‖ UEVA VERSION:01

｀
EL CA‖ BIO REC=EN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECIttROS
EMPIm″ Piigina 23 de 28

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

:NIC:0

/
‘
ノ
 
EIaboraci6n deidbcumento v
remisi6n a respo霞 議ble de
一
●

revlslon e informe a Com:急 3 de

C患 :idad Equ:po「 曖EC:

S]
5
3島 餞韓銭 6n働 な51踵 dO EntreF de co縣 35
Se da trimite Maestro de Documentos del oontroladas y
Para
procesor emega a Reglstro de
Aprobaci6n por el
Coordinador de Calldad e Distttbu● 6n a
Alcalde
inclus6n a ustadO MaestЮ destinatarЮ s
de DcCumentos genetta:

Ca‖ e8No.1335 8arFiO Fundadores.Teic添 密に621204-6241205

V♂ 颯
′W Villanueva‐ casanare oov co E=nal::ョ 菫きJ」墜塾G≧」llant'eva… casa螂 登y=9Q
 ALCALDEA DE VI:上 ANUEVA CASANARE COD1601 PR― GD‐203

Gヒ 33■ ON IttSrrrucloNAL FEC「 lA:29′ 0,ノ

12
‐ 扇
｀
,tWFOSPORLLLANUEVA
EL`蹟MBIO RECIE‖ CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISrROS
/騨 聾生
EMPIEZA″ Pdgina 24 de 28

DttRROLLO DELF遍 圧Iκ [RAMA DEL PR∝ EDIMIEN■ O DE∞ NTROL DE D10CUMENTOS
NO DETALE RESPONSABLE
1 inicr-a aon ta necesidad de creaci6n, anulaci6n o Duefio de Proceso
modificaci6n de documentos (FR-203-01
2 Aprueba o desaprueba′ segttn sea pertinente e informa al Coordinador de Calidad /
solidtante(FR-1080-01) Representante de la
Direcci6n
3 Si se trata de anulaci6n, se declara OBSOLETO y se Coordinador de Calidad /
registra en el Listado Maestro de Documentos Obsoletos y Representante de la
se recogen las coPias con Direcci6n
4 Si se trata de redacci6n o modificaci6n, el dueffo de Duefio de proceso
proceso lo elabora y se lo entrega al responsable de la
Revisi6n, segfin los
niveles establecidos, y se informa de este tr6mite al
Comit6 de Calidad - Eouioo MECI
5 Se procede a la revisi6n del documento. Si no cumple los Responsable de ia revisi6n
requisitos, se devuelve al duefio de proceso para su Alcalde
ajuste, y si cumple, para que logre su aprobaci6n por el
Seffor Alcalde
6 Un-a vez iprobado el documento, es incluido en el Listado Duefto de proceso
Maestro de Documentos del proceso, el original del Coordinador de Calidad
documento se entrega al Coordinador de Calidad para su
﹁ ■

incorooraci6n al Listado Maestro de Documentos

fl CooiainaAoi de Calidad, de acuerdo con la solicitud del Coordinador de Calidad
duefro de proceso respectivo, entregard copias controladas Duefio de proceso
a los destinatarios especificados, deiando constancia en el Destinatario
Reoistro de Distribuci6n de Documentos.
o Coordinador
registrados en el Forryrato "Control de Cambios". | de Calidad
FIN
-
ヽ１

//′
１ １
．
︱

沿ド＼

Calle 8 No. 13-35 Barrio Fundadores. Telefax 62412;04 -62412Os

web: raruw.villanueva-casanare.gov ce Email: alca.ldia@villanueva:casanqlqs9-1.co
 ALCALDEA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGOI PR― GD-203

GE51■ ON=‖ grrrucloNAL FECHA:29ノ 06′ ■2

TODOS'Urros poR VILLANUEVA VERS10N:01

"EL CAMBIO RECIEN CONTROL DE DOCUMENTOS Y RECISTROS
EMPIEZA″ Pigina 25 de 28

FLU30GRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGIttROS

:NeCiO

′ ′ ￨

//・ ′ ヽ ￨￨￨キ

Etaboracitln del
documento e
informea Comitede
Calidad/ EquiPo
It ECt

Depuraclon v
trasiado al
ArchMD Central
5 Di:igeFIClagniento′
a:macenamiento y custodia
del Munidp:o

Calle 8 No. 1&35 Banio Fundadores. Telefax 6241204 -62412Os

Web: yg44r"yjlla-OUe:A:SASAnare,gqv.co Email: alcaldia@villanueva-caqanare'qo-v'cll
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CA3NARE mD1601 PRCD-203

〇
TODOS〕 urFOS POR VILLA‖ UEVA
GES「10N INSrrruclo‖ AL FECHA:29ノ 06′ ■2

VERSION:01
｀
EL“ MBIO RECIEN CONTROL DE DOCuMENTOS Y RECISrROS
EMP口 ″ P6gina 26 de 28

DESARROLLO DEL FLU30GRAMA DEL PRCDIMIEI「 O DE COrrROL DE REGHR05

N0 DETAuI RESPONSABLE
1
Inicia con= necesidad de creaci6n, anulacidn o
Dueffo de Proceso
modificaci6n de formatos para registros
Coordinador de Calidad I
Aprueba o desaprueba, segrin sea pertinente e informa al Representante de la
2
solicitante Direcci6n
Si se trata de anulaci6n, se declara OBSOLETO y se
registra en el Listado Maestro de Documentos Obsoletos y Coordinador de Calidad
3 se registran el Listado Maestro de Formatos Obsoletos, se
recogen las copias distribuidas y se informa a todos los
niveles sobre su anulaci6n para evitar uso inapppl4lqr_
f-os forrnatos aprobados se distribuyen a los duefios de coordinador de Calidad
4
Drocesos interesados
El duefio e cada proceso serS el responsable del
5 almacenamiento temporal de los registros su custodia, Duefio del proceso
disponibilidad y recuperaci6n cuando sea necesario
El duefio de cada proceso es responsable de trasladar al
archivo de la alcaldfa los registros que hayan cumplido los Dueho de proceso/]efe de
6
tiempos deiarchivos de gesU6n, en las condiciones
disouestas oor esta dePendencia
FIN
J墨
8.REGISTROS DE CALIDAD

FpF■ α 刀西 口,pF ¨

… “ “
… SolHhrd de Marcada mn Coordinador de calftlad- Seg`n disposttn
FR-203-
tr6mite elnombre Asesor Control Intemo del Aに hiVO Desmα ゴ6n
01-Vl
de documentos delformato
Listado Marcada con Coordinador de calidad seg`n dispos:ciOn
FR-203- - Asesor Control Interno dei Archivo Destrucci6n
maestro de elnombre
02-Vi delformato
documentos
Formato para Marcada con Coordinador de calidad Segrin disposici6n
FR-203- control de elnombre - Asesor C.ontrol Interno delArchivo Destrucci6n
03-Vl distribuci6n de delformato
documentos
Listado Marcada con Coordinador de calidad Seg6n disposici6n
FR-203- - Asesor Control Interno del Archiv0 Destrucci6n
maestro de el nombre
04-Vl delformato
formatos
FR-203- Listado Marcada con coordinador de calidad Seq6n disposici6n lestruccion

Ca::e8No.1335 Barrio Fundadores.Telefax 6241 204-6241205

Web:― vltlanueva‐ casanaEQ qΩ v co Emali: ■2コ are gov co
 ALCALDIA DE VILLANUEVA CASANARE CODIGOI PRGR-203

⑬
TODOSJurros PoR ILLA‖ υEVA
G日 鋼巨ON INS― CIORAL I型ソ史鳴生
VERS10N:01
｀
EL CAMBIO RECIEN CON「 ROL DE DOCUMENTOS Y REC=grROS
EMPIEZA″ Pdgina 27 de 28

05‐Vl maestro de elnombre - Asesor Control Interno de:Archivo

Documentos delformato
obsoletos
Formato para Marcada con Coordinador de calidad sog`n dispos:“ n
FR‐ 203‐ registro de el nombre - Asesor Control Interno del Archivo
Destrucci6n
06‐ Vl controlde delformato
c:mbios
Formato para Marcada con Coordinador de calidad Segfn disposici6n
FR-203- ∞ ntrol de elnombre - Asesor Control Interno delArchivo Destrucci6n
07‐ Vl distribuci6n de delformato
fOrFnatOS

9.PUNTOS DE CONTROL′ MEDIC10N E INDICADORES

oportunidad en el tF`mite de d∝ umentos,N`mero de dtts transcurridos entre

cada etapa del trinlite de documentos hasta su aprobaci6n flnal.

ReViSi6n de documentos.Porcentaje de devoiuci6n de documentos por causa.

N6mero de documentos devueltos en la revisi6n por falta

de adherencia al procedimiento de elaboraci6n x 100

Nfimero total de documentos tramitados

Numero de documentos devueltos en la

revisi6n por inconsistencias t6cnicas x 100

Ntmero total de documentos tramitados

ヽ １

亭 ■
、

Ntmero de documentos devueltos en

la revisi6n por fallas de redacci6n x 100

N0mero total de documentos tramitados

Nivel de divulgaci6n de los documentos.

Ca‖ o8No.1335 Bario Fundadores.Telefax 6241204-6241205

Web:― v villanttQva‐ casana壼 2≦ ≦ハ生⊆Ω Emali:aica:die(2Villanueva‐ casana墜 江9ov cO
 ALCALDIIA DE VILLANUEVA(nSANARE 00DIGO:PRCD-203

GESEON INSrrruclottAL FEGIA:29ノ 06ノ ■2

TODOS〕urros PoR VILLANUEVA VERS10N:01

｀
EL CAMBIO RECIEN CONTROL DE DOCUMENTOS Y REC=釘 ROS
EMPIEZA″ P6gina 28 de 28

Nfimero de actividades y participantes en programas de divulgaci6n de los

documentos.

No de No conformidades por no aplicaci6n

I

de procedimlpntos documentados x 100

No total de no conformidades en el periodo

1. ANH(OS.
Anexo 1. Modelo para la caracterizaci6n de procesos

ARTICULO TERCERO. VIGENCIA. La presente Resoluci6n rige a partir de su

publicaci6n y deja sin efecto de manera progresiva, los actos administrativos de
aprobaci6n de manuales de procedimientos y otros tipos documentales que se
encuentren incluidos en el Sistema de Gesti6n de la Calidad y MECI.

Publiquese y cilmplase,

ANGEL CAMPOS BARRERA

Municipal

Reviso: Comit6 Meci Angel Antcnio Campos

脚 認階]魔肝 Firma:
fecha
J..-i^i^rl Eirmy

fecha fecha
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Cal:e8No.13‐ 35 3arrio Fundadores.Te:efax 6241204-6241205

Web:― w vlllanueya=casanarOJ婆 2饉 :QΩ Emall:alcaldic(2Villantleva― casa□ 豊re g。 墾 Q

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