UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y ECONOMÍA

ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS EN EL CENTRO

DE EDUCACION CONTINUA, PROYECTOS Y ASESORIA DE LA
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE
AYACUCHO.

Autor: Mayra Toledo

C.I N°: 12.980.794

Tutor Industrial: Lcda. Isbelia Flores

Tutor Académico: Msc. María

Brito

Barcelona, Junio de 2017

 UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y ECONOMÍA

ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS EN EL CENTRO

DE EDUCACION CONTINUA, PROYECTOS Y ASESORIA DE LA
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE
AYACUCHO.

Informe de Pasantía Laboral presentado como requisito Parcial para

optar al Título de Licenciado en Administración de Empresas

Autor: Mayra Toledo

C.I. Nº: 12.980.794
Tutor Industrial: Lcda. Isbelia Flores
Tutor académico: Msc. María Brito

Barcelona, Junio de 2017.

 DEDICATORIA
Le dedico este trabajo de grado primeramente a Dios por darme la
Fortaleza y sabiduría para seguir adelante y afrontar todos los
obstáculos con
Madures y humildad
A mi madre (Elvira) me dio la vida con su amor, dedicación se
esforzó para hacer de mí una persona de bien y sus oraciones para que
alcanzara todas mis metas, eres lo muy importante en mi vida y doy
gracias a dios por darme la dicha de que me tocaras como la mejor madre
de este mundo, te amo mucho mami.
A ti papá (Argenis) con mucho orgullo llevo tu sangre, me has
demostrado tu amor siempre y tú apoyo incondicional. Te amo
A mis hijos: Jesús, Maylex, Lexymar y Abril por ser el motor de
mi vida y darme motivos para superarme todos los días y seguir
esforzándome para crecer como persona y como profesional.
A mi abuela (Alejandrina) por ser mi segunda madre y la que me
crio durante mi niñez, por estar siempre conmigo, llenándome de amor e
inculcándome valores, aunque ya no estas físicamente conmigo esto
también es gracias a ti. Te amo

Todo este trabajo ha sido posible gracias a ellos.

Mayra Alejandra Toledo Guipe.

iii
 AGRADECIMIENTOS

Todo ser humano, por naturaleza, siente la necesidad de formarse,

para así sentirse útil a la sociedad que le rodea y aportar su
granito de arena a un mundo siempre en desarrollo.
El proceso de formación académica y personal que se nos da
desde el comienzo de nuestros días, constituye base fundamental para
nuestro desempeño a lo largo de nuestra vida; muchas o la gran parte de
las decisiones acertadas que tomamos, se derivan de esta grandiosa
formación. Sin embargo, se debe afirmar que no toda nuestra formación
parte de una institución educacional sino que se fundamenta desde un
hogar estable donde nacemos y comenzamos a crecer. La vida es un
proceso duro de llevar y sólo los más hábiles y persistentes logran
superar los obstáculos y alcanzar sus sueños y metas.
. Todo esto debo agradecerlo muy profundamente, en primer lugar
a Dios Todopoderoso, por darme la fuerza necesaria para sobrellevar
cada uno de los problemas que se han suscitado.
También quiero y debo agradecer a Mi Madre y a Mi Padre, que
siempre han dado todo de sí para formarme de la manera correcta y que,
además, constituyen parte fundamental de mi vida.
De la misma manera, quiero agradecer a mi hijo Jesús Díaz, por
apoyarme en todo momento, por estar ahí cuando más lo necesito.
Doy gracias a todos los docentes que contribuyeron en dicha
formación, en especial, a mi Tutor Académico Msc. María Brito. También,
agradezco muy profundamente a la CEPA- UGMA por aceptarme como
pasante dentro de su organización y formar parte de este proceso para
culminar mis estudios medios profesionales. Además quiero agradecerle
especialmente a mi Tutora Industrial Lcda. Isbelia Flores, gracias por su
apoyo y colaboración.
Mil gracias a todos por estar siempre presentes, y ser partícipes
del logro de una de mis mayores metas.
Mayra Alejandra Toledo Guipe.
 ÍNDICE GENERAL

pp.
DEDICATORIA.............................................................................................iii
AGRADECIMIENTOS.................................................................................iv
ÍNDICE GENERAL.......................................................................................v
ÍNDICE DE CUADROS..............................................................................vii
ÍNDICE DE GRÁFICOS.............................................................................viii
RESUMEN…..............................................................................................ix

INTRODUCCIÓN.........................................................................................1

FASES

I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.................................................3

1.1 Identificación de la Empresa..................................................................3

1.2 Competidores y Orientación del Mercado.............................................6
1.3 Estructura Organizativa.........................................................................7

II DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ORGANIZACIONAL OBJETO DE

LA PASANTÍA...........................................................................................17

2.1 Planteamiento de la Situación Objeto de Estudio...............................17

2.2 Objetivos a Lograr en el Trabajo de Pasantía.....................................18
2.2.1 Objetivo general...............................................................................18
2.2.2 Objetivos específicos........................................................................19
2.2.3 Desarrollo de los objetivos................................................................19
 III DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Y ANÁLISIS DE
RESULTADOS..........................................................................................22

3.1 Identificación Teórica de la Herramienta....................................22

3.2 Aplicación de la Herramienta Gerencial.....................................25
3.4 Diagnóstico Organizacional.......................................................26
3.4 Análisis de Resultados…............................................................26
3.5 Construcción de Estrategias.......................................................27

IV DESCRIPCIÓN DE COMPETENCIAS............................................29

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...................................31
4.1 Conclusiones........................................................................................31
4.2 Recomendaciones...............................................................................32

BIBLIOGRAFÍA..........................................................................................33
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.........................................................35
ANEXOS.....................................................................................................36
Anexo A..........................................................................................37
Anexo B..........................................................................................38

ÍNDICE DE CUADROS

pp.

Cuadro

1. Cronograma de Actividades…........................................................46
 ÍNDICE DE GRÁFICOS

pp.

Gráfico

1. Ubicación geográfica UGMA.............................................................3

2. Organigrama General de la Universidad Nororiental Privada

“Gran Mariscal de Ayacucho” Sede Barcelona................................8

3. Estructura organizativa de CEPA-UGMA.......................................10

4. Construcción de Herramienta Gerencial Matriz FODA de la

Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”
(CEPA-UGMA).................................................................................25

5. Construcción de Estrategias para la Matriz FODA de la

Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”
(CEPA-UGMA)…..............................................................................28
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GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y
ECONOMÍA

ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS EN EL CENTRO

DE EDUCACION CONTINUA, PROYECTOS Y ASESORIA DE LA
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE
AYACUCHO.

Autor: Mayra Toledo.

RESUMEN
El objetivo principal de esta investigación fue analizar las cuentas
por cobrar, las cuales son de vital importancia en las organizaciones,
mediante la realización eficiente y eficaz de la gestión de cobranzas se
logran alcanzar las metas establecidas en cualquier institución. El análisis
de procedimiento de cobranzas llevado a cabo dentro de la unidad de
CEPA- UGMA, es necesario identificarlo para su correcta aplicación y de
este modo determinar su cumplimiento. Estableciendo así mejoras
ajustadas a los nuevos avances tecnológicos como lo es el punto de
venta, las transferencias electrónicas, facilitando el pago para los
participantes. Además cuenta con un personal capacitado para las
funciones que allí se desarrollan pero deben contar con el equipo
necesario y todos los integrantes que se requiere.
 INTRODUCCIÓN

Puesta en marcha la etapa de Pregrado universitario, el estudiante

comienza a desarrollar su futuro adquiriendo conocimientos a través de
las teorías en clases, relaciones personales, estudiantiles y laborales.
Comienza a darse cuenta de la importancia de estar estudiando y que no
existe tiempo que perder cuando se está en él. Su desarrollo se basa en
poner en práctica lo aprendido en clases y esto se afianzará, en el mismo
momento que empiecen las pasantías, marco de la culminación del
pregrado universitario. La pasantía es la nueva herramienta que tiene el
estudiante universitario y que debe aprovechar para adquirir destrezas,
trabajar con empeño, aportar ideas y relacionarse con personas que están
muchas veces, en la capacidad de ayudarte y ofrecerte sus
conocimientos.

La pasantía, es la puesta en escena de años de preparación y que

determina la capacidad que tiene la persona de responder ante
imprevistos, dando las soluciones que crean necesarias para que una
empresa siga adelante y no se atrase por malas decisiones. Desarrollar
las pasantías en la unidad de CEPA-UGMA., ha sido un privilegio debido
a que he podido conocer la estructura interna y funcionamiento en las
oficinas administrativas y de diseño.

La unidad CEPA-UGMA, de la Universidad Nororiental Privada

“Gran Mariscal de Ayacucho”, brinda a los estudiantes diversos
programas para su crecimiento profesional, desde diplomados hasta
conferencias y talleres de crecimiento personal. El área de cobranza como
departamento de dicha unidad, se encarga del cobro de cada una de las
participaciones que realizan los estudiantes cuando estos se inscriben en
cualquier programa los cuales este brinda, siendo colectado por medio de
depósitos bancarios únicamente, a lo cual pocos estudiantes dejan de
realizar las actividades por falta de tiempo. Hoy en día los nuevos
avances sociales y

1
tecnológicos nos facilitan el proceso de comunicación y aun mas, un
intercambio comercial más efectivo, rápido y eficaz, donde el
departamento de cobranza necesita ajustarse a ello y buscar mejores
alternativas para el pago de los servicios que ofrece al gremio estudiantil
de la facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la casa de estudio
UGMA.

Este informe se encuentra estructurado de la siguiente manera:

Fase I, presenta la identificación de la empresa, Fase II, Describe de la
situación organizacional objeto de la pasantía, se presenta el
planteamiento del problema, identificación y desarrollo de objetivos, Fase
III, de Diagnóstico organizacional y Análisis de resultados, Fase IV,
Descripción de Competencias y, la Fase V, donde se establecen las
respectivas Conclusiones y Recomendaciones.
 FASE I
DESCRIPCIÒN DE LA EMPRESA

1.1 Identificación de la Empresa

1.1.1 Razón Social de la Empresa

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE
AYACUCHO” C.A.
Rif: J-08023168-6
Unidad: Dirección Centro de Educación Continua, Proyectos y
Asesorías (CEPAUGMA)

1.1.2 Ubicación geográfica de la empresa:

La “Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho”
(UGMA) está ubicada en la Región Nororiental y Sur de país, tiene su
sede principal en la Ciudad de Barcelona, , sector Nueva Barcelona, Av.
Fabricio Ojeda (antigua Costanera), Centro Comercial Camino Real,
Modulo “B” Nivel 2., Estado Anzoátegui, y a su vez tiene seis (6) núcleos
de los cuales dos (2) están situados en el Estado Anzoátegui (Núcleo
Anaco y Núcleo El Tigre) , dos (2) en el Estado Bolívar (Núcleo Ciudad
Bolívar y Núcleo Ciudad Guayana), uno (1) en el Estado Sucre (Núcleo
Cumaná) y uno (1) en el estado Monagas (Núcleo Maturín).

Grafico N°1: Ubicación geográfica UGMA

Fuente: Google Maps
1.1.3 Objeto de le empresa

Tiene como objetivo primordial desarrollar en el estudiantado sus

capacidades cognoscitivas y sociales, mediante el asesoramiento
continuo, la atención terapéutica individualizada y grupal, con miras a
contribuir a su formación. Asume un rol de vanguardia, de contacto
cotidiano con los estudiantes, conociendo sus necesidades, intereses,
fortalezas y debilidades.

1.1.4 Misión UGMA:

La Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”
como Comunidad Académica generadora, constructora, transmisora de
saberes y con sentido de pertinencia social, tiene como misión formar
integralmente a profesionales para el hacer, ser y convivir, con capacidad
crítica, valores éticos, morales, sensibilidad social, aptitudes y
conocimientos que les permitan contribuir con el desarrollo tecnológico
científico, humanístico y cultural del país.

1.1.5 Visión UGMA

La Visión de la Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de
Ayacucho” es ser la comunidad Académica líder de la educación superior
privada en el oriente y sur del país; abierta a la sociedad y tolerante a la
pluralidad de ideas. Orientada a la creación y difusión del conocimiento
con pertinencia social y a la formación de profesionales competentes y
emprendedores comprometidos éticamente con los valores y principios de
nuestra sociedad y con el desarrollo regional y nacional

1.1.6 Objetivos Organizacional

 Formar profesionales capaces de atender los requerimientos del
desarrollo económico, social y cultural del país, con conocimientos
 adaptados a la problemática de la región nororiental y sur de
Venezuela.
 Diseñar líneas de investigación en pregrado y postgrado con
excelente apoyo bibliográfico y asesoría de especialistas.
 Diagnosticar necesidades de adiestramiento a objeto de diseñar e
implantar cursos de extensión universitaria.
 Crecer mediante el establecimiento de núcleos y extensiones, así
como con la apertura racional de carreras en el oriente y sur del
país.
 Satisfacer las necesidades de adiestramiento y capacitación que
requiere el sector empresarial de la región.
 Ofrecer al estudiante una excelente formación académica
sustentada en los últimos adelantos de la ciencia, la tecnología y
las humanidades que le permitan una visión integral del mundo
moderno.

1.1.7 Valores de la Organización

 La defensa y el desarrollo de la persona humana y de sus
derechos, y el respeto a su dignidad.
 El compromiso y defensa de la democracia, y de los principios que
constituyen la naturaleza y fines de la Universidad.
 La búsqueda de la excelencia en la formación profesional, en la
docencia, la investigación y la extensión, y en el ejercicio del
liderazgo, en la ampliación, transmisión y aplicación del
conocimiento.
 La preocupación y cooperación en la prevención y defensa del
medio ambiente natural.
 El fortalecimiento y promoción de los valores individuales y
sociales, tales como: la libertad, la democracia, la justicia social, el
pluralismo, la búsqueda de la verdad, el respeto a las ideas, la
convivencia pacífica, la solidaridad y el bien común.
  La aceptación de un mayor compromiso social que permita dar
respuestas a los problemas generales que confronta la
humanidad, a las necesidades de la vida social, económica y
cultural, y ser más pertinente en el contexto de los problemas más
específicos del país, de la región o de la comunidad en particular.
 Pertenecer a una comunidad académica que propicie las relaciones
sanas y profundas, generadoras de místicas, lealtad, sentido de
pertenencia e identificación perdurables. Por lo cual debemos
asumir a la universidad como algo que nos pertenece y con lo cual
estamos comprometidos, y cuya visión, misión y valores
compartimos y defendemos.
 Ser reconocida a nivel regional y nacional por calidad y excelencia
de quehacer académico, traducido en la formación integral y la
calidad de sus egresados, en el prestigio de los servicios que
presta a las organizaciones del entorno, y en un proceso
permanente de modernización tecnológica.
 Desarrollar un liderazgo que le permita consolidarse como
referencia necesaria, vinculándose a lo regional, a la sociedad en
la cual se desenvuelva y comprometiéndose con ella, de modo que
ésta la considere propia y necesaria.

1.2 Competidores y orientación al mercado

1.2.1 Competidores

 Universidad Santa María

 Universidad Simón Rodríguez
 Politécnico Santiago Mariño
 Institutos Universitarios ( IUTA, IUTIRLA,UPEL)
 Universidad de Oriente
1.2.2 Orientación al mercado

La Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho” se

encarga de la formación de profesionales en diferentes áreas de pregrado
y postgrado, la cual tiene su sede principal en la ciudad de Barcelona y
cuenta con seis (6) núcleos ubicados en Anaco, Ciudad Bolívar, Ciudad
Guayana, Cumana, El Tigre y Maturín.

La Institución está orientada a satisfacer la creciente demanda de una

educación de muy alta calidad, dirigido a la población de bachilleres gra-
duados y técnicos superiores provenientes tantos del oriente como el res-
to del país, así también brindar la posibilidad de continuar los estudios a
través de los cursos de postgrado dirigidos a profesionales en ejercicio.

1.3 Estructura organizativa de la empresa

La UGMA es una organización funcional de carácter horizontal que

permite a las personas laborar en conjunto de manera eficiente, por lo
tanto cada miembro puede contribuir eficazmente con su trabajo para la
consecución del objetivo primordial de la empresa, minimiza la duplicidad
de trabajo, se asigna a cada miembro de la organización una
responsabilidad y autoridad para la ejecución efectiva de sus tareas y
aprueba el establecimiento de canales de comunicación adecuados para
toda su estructura.
 Académico
Vice-Rector

Jurídica
Consultaría
Administrativo
Vice-Rector

de la UGMA
Sociedad Civil Promotora
Consejo Rectoral
Rector
de Rectorado
Coordinación
General
Secretaría

Dirección
Centro de Educación Continua
Proyectos y Asesoría

Gráfico Nº 2: Organigrama General de la Universidad Nororiental Privada

“Gran Mariscal de Ayacucho” Sede Barcelona
Fuente: Resolución Consejo Rectoral

1.3.1 Unidad Objeto De Estudio

CENTRO DE EDUCACIÓN CONTINUA, PROYECTOS Y ASESORIA

Este centro, ubicado en la sede principal de la “Universidad
Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho” (UGMA) en la Ciudad de
Barcelona, sector Nueva Barcelona, Av. Fabricio Ojeda (antigua
Costanera), Centro Comercial Camino Real, Modulo “B” Nivel 2., Oficina
de la Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAE), Estado Anzoátegui,
creado según Resolución del Consejo Rectoral Número 2012-07-31, acta
número 07-12 de fecha 29/02/2012, tiene como finalidad organizar y
desarrollar programas orientados a establecer una relación productiva y
beneficiosa con organizaciones e instituciones públicas, con
organizaciones empresariales y con organizaciones sociales
(comunidades, gremios, entes no gubernamentales) a fin de dar respuesta
a la detección de problemas o necesidades particulares o colectivas que
las instituciones u organizaciones mencionadas no están en capacidad de
resolver por sí solas, obteniendo a través de esta sinergia la provisión de
soluciones apropiadas para las mismas.
Por otra parte (a nivel interno) , se ha ido haciendo cada vez más
necesaria la participación de la Universidad, sus Facultades, Escuelas y
Núcleos en actividades orientadas a la producción de recursos
económicos, con una doble finalidad: la proyección y vinculación de la
universidad con el entorno y la procura de ingresos que puedan contribuir
al financiamiento de actividades de investigación y extensión de
facultades, núcleos y escuelas, lo cual favorece de manera significativa a
la diversificación y mejoramiento de los ingresos de la Universidad.

 Visión CEPA-UGMA:
Ser el principal proveedor regional de conocimientos, en el campo
de: Formación profesional y formación continua, presentación de
asesoramiento y asistencia técnica y evaluación y desarrollo de
proyectos.

 Misión CEPA-UGMA:
Proveer soluciones efectivas, de manera institucional o mediante
asociaciones estratégicas y con empleo de tecnologías de punta, que
contribuyan a hacer eficiente la inversión, el mejoramiento y el crecimiento
sostenido de organizaciones e instituciones gubernamentales, privadas o
sociales.
 MERCADEO Y
PROMOCION

DIVISION DE

ASESORIA JURIDICA

CEPAUGMA
DIRECCION DE
DIVISON

ADMINISTRATIVA
ASESORIA
DE
DIVISION DE
EDUCACI
PROMOCION ON
Y MERCADEO CONTINUA
PROYECTOS
DIVISION DE

PASANTE

Grafico N°3: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE CEPAUGMA

Fuente: Resolución consejo Rectoral (archivos CEPA-UGMA)

1.3.1 Funciones
 Director de CEPA-UGMA
a. Planificar, organizar y dirigir las acciones relativas a CEPA-UGMA
b. Gerencial en forma armónica y efectiva los procesos que se adelantan
dentro de CEPA-UGMA, así como de los funcionarios que lo realizan.
c. Supervisar el cumplimiento de las funciones del personal adscrito a
CEPA-UGMA.
d. Coordinarlas relaciones de trabajo entre CEPA-UGMA y las diferentes
Unidades Académicas y administrativas de la Universidad
e. Hacer seguimiento y Control de las relaciones con Fundaciones,
Instituciones Universitarias, Empresa, gremios y organismos públicos,
objeto de Convenios interinstitucionales para la elaboración de
proyectos, prestación del servicio de asesoría, como también impartir
programas, cursos y diplomados.
f. Promocionar nuevos convenios y asociaciones estratégicas, para la
realización de trabajos conjuntos en la elaboración de proyectos,
servicios de asesoría y programas de capacitación.

 División de promoción y mercadeo (Coordinador)

a. Planear, programar y coordinar, las actividades relacionadas con la
promoción y la venta de proyectos, asesorías, programas, carreras,
cursos, talleres, seminarios, jornadas, diplomados y todo tipo de
evento académico, dirigidos a organizaciones privadas, instituciones
públicas y comunales, gremios, fundaciones, entre otras que lo
soliciten.
b. Mantener un vínculo permanente con las organizaciones privadas,
instituciones públicas y comunales, gremios, fundaciones, entre otras;
para la promoción y venta de proyectos, asesorías, programas,
carreras, cursos, talleres, seminarios, jornadas, diplomados, etc.
c. Cuidar que se cumpla con la revisión y actualización periódica de la
oferta, para que el producto o servicio que se ofrezca sea de calidad y
de vanguardia.
d. Mantener contacto con empresas, organismos, cuerpos colegiados,
con la finalidad de detectar tendencias sobre nuevas tecnologías y el
desarrollo científico, que pudieran orientar la actualizaron necesaria de
los diferentes programas, cursos y diplomados.
e. Promocionar, comunicar y vender Programas, Cursos y Diplomados
previstos en los convenios interinstitucionales con Fundaciones e
Instituciones Universitarias, requeridos tanto por empresas del sector
productivo como por entidades gubernamentales, y para cualquier
nivel jerárquico o área de conocimiento.

 División de educación continua (Coordinador)

a. Planear, programar y coordinar las actividades relacionadas con la
incorporación al sistema académico de la UGMA de los Programas,
 Cursos y Diplomados establecidos en los convenios
interinstitucionales.
b. Atención y organización de solicitudes de programas cursos y
diplomados por parte de Fundaciones, gremios, empresas del sector
privado, organismos públicos, comunas, entre otras, en convenio con
la UGMA
c. Crear una base de datos sobre el personal docente, que dispone
CEPA-UGMA, para prestar sus servicios de formación y actualización.
d. Presentación de puntos de cuentas, para solicitud de aprobación de
programas, cursos y diplomados ante el Consejo Rectoral.
e. Crear portafolio de oferta de servicios de formación y actualización.
f. Seguimiento de los convenios entre las fundaciones, gremios,
empresas del sector privado, organismos públicos, comunas, entre
otras y la UGMA, aprobados por el Consejo rectoral.
g. Colaborar en el proceso de promoción de programas, cursos y
diplomados en convenios con las fundaciones.
h. Organización del proceso académico-administrativo que implica el
inicio y culminación de cada programa, curso y diplomado a dictarse
por parte de CEPA-UGMA.
i. Ejecutar la gestión de cobranzas de los clientes demandantes de los
servicios de formación y actualización.
a. Coordinar el desarrollo de los programas, cursos y diplomados, así
como el cumplimiento de toda la logística que esto implica, para su
buen desenvolvimiento de los mismos.
b. Invitar mediante diferentes medios a los profesores e investigadores
de las Facultades o de otras instituciones de Educación Superior,
Colegios profesionales y en general, a diversos profesionales de alto
nivel y experiencia a impartir programas, cursos y diplomados en
áreas de sus competencias, así como la participación compartida con
la UGMA en proyectos y asesorías.
c. Estructuración de expedientes (carpetas) de fundaciones, gremios,
empresas del sector privado, organismos públicos, comunas, entre
 otras, de acuerdo a las exigencias establecidas en las normas y
procedimientos establecidos.
d. Atención y organización de solicitudes de programas y/o Diplomados
por parte de fundaciones, gremios, empresas del sector privado,
organismos públicos, comunas, entre otras, en convenios
interinstitucionales con la UGMA
e. Presentación de puntos de cuentas, para solicitud de aprobación de
programas y/o Diplomados ante el Consejo Rectoral.
f. Seguimiento de los convenios entre las Fundaciones y la UGMA,
aprobados por el Consejo Rectoral.
g. Organizar y controlar todo el proceso administrativo que tenga que ver
con la inscripción, desarrollo, cumplimiento de normativas y cierre
académico de Programas, Cursos y Diplomados establecidos en los
convenios interinstitucionales con Fundaciones e Instituciones
Universitarias.

 División de proyectos y asesoría (Coordinador)

a. Planear, programar y coordinar, las actividades relacionadas con la
elaboración de proyectos y la prestación del servicio de asesoría,
dirigidos a organizaciones privadas, instituciones públicas y
comunales, gremios, fundaciones, entre otras.
b. Incrementar proyectos con base en las necesidades y requerimientos
de las organizaciones privadas, instituciones públicas y comunales,
gremios, fundaciones, entre otras.
c. Proponer políticas, estrategias, normas, lineamientos y procedimientos
para el diseño, elaboración, aplicación, seguimiento y evaluación de
proyectos.
d. Desarrollar y actualizar permanentemente el diagnostico de
necesidades, así como para la prestación de servicios de asesoría
dirigidos a organizaciones privadas, instituciones públicas y
comunales, gremios, fundaciones, entre otras.
e. Asesorar y evaluar el cumplimiento de la gestión y la articulación de
sus procesos administrativos, así como la consecución de los Planes
Operativos y Estratégicos, para el logro de los objetivos propuestos,
tanto para organizaciones del área privada como del área pública.

 Asesor administrativo
a. Planificar, organizar y controlar todo lo relativo al buen
desenvolvimiento administrativo y financiero de CEPA-UGMA.
b. Brindar todo el apoyo logístico necesario para el desarrollo de las
actividades de las diferentes unidades de CEPA-UGMA.
c. Informar oportunamente a la Dirección de CEPA-UGMA, el estado
financiero de programas y proyectos que se adelantan.
d. Diseñar y aplicar los mecanismos e instrumentos para el seguimiento y
control de los recursos necesarios para el desarrollo de proyectos,
asesorías, programas, cursos y diplomados.
e. Estructurar los diferentes presupuestos con base en los lineamientos
establecidos.
f. Diseñar y aplicar los mecanismos e instrumentos para el registro,
seguimiento y control de los recursos de cada programa y proyecto.
g. Generar y remitir a la Dirección de CEPA-UGMA los informes
correspondientes a las actividades realizadas, así como resguardar la
documentación que, en su caso, respalde dichas actividades.

 Asesor jurídico
a. Asistir sobre los aspectos legales en que se incurrirán, sobre la
constitución de convenios y asociaciones estratégicas.
b. Elaborar los diferentes convenios previamente acordados entre la
UGMA y las organizaciones privadas, instituciones públicas y
comunales, gremios, fundaciones, entre otras.
c. Elaborar los contratos de servicios profesionales que se generen
producto de los servicios que preste CEPA-UGMA.
d. Asesorar desde el punto de vista legal, todo lo relacionado al
seguimiento y control de los referidos convenios antes y después de
su firma.

1.4 Tipo de producto o servicio

1.4.1 Tipos de programas de educación continúa:

 Conferencias
Son disertaciones públicas sobre tópicos o temas especializados.

 Cursos
Es una experiencia de aprendizaje cuyo objetivo es proporcionar
foros para la actualización de conocimientos, para generalmente resolver
necesidades específicas.

 Talleres
Es una experiencia de aprendizaje con un contenido práctico. Su
objetivo fundamental es enfrentar al participante con la aplicación directa
del aprendizaje.
 Diplomados
Es una experiencia de aprendizaje, conformada por diversos
módulos o asignaturas, cuyo objetivo es dar formación sistematizada en
una determinada área de desarrollo.

 Certificado de competencia laboral

Es un programa cuyo objetivo es acreditar competencias laborales.
Puede responder a la normatividad de una empresa, sector productivo,
institución nacional o internacional. La duración depende de las
competencias que se quieran desarrollar y de las necesidades específicas
de los participantes.
  Programas especiales
Es una experiencia de aprendizaje, de duración variable,
conformada de diversos módulos, talleres u otros.

 Elaboración de Proyectos
Brinda asesoramiento en distintas ramas como: Servicios,
Farmacia, Banca, Comercio entre otros. Así como también la Dirección de
CEPAUGMA, cuenta con el personal capacitado y con experticia
requerida para la elaboración de proyectos exigidos en el cumplimiento
de:

1. Ley Orgánica de Drogas (G.O 39.510 del 15/09/2010 y G.O. 39.546

del 05/11/2010) y Oficina Nacional Antidrogas: Art.. N° 31, 32, 33
y 34.
2. Ley Orgánica de Deporte, Actividad Física y Educación Física
(LODAFEF): (G.O 39.741 del 23/08/2011) Art. 66, 68, 70 y 79.
3. Ley Orgánica de Ciencia Tecnología e Innovación (CEPAUGMA): (G.O
38.242 del 03/08/2005 y G.O. 39.575 del 18/12/2010) Art. 34, 37 y 40.

 Servicios de Asesoría
Asesorar y evaluar el cumplimiento de la gestión y la articulación de
los procesos administrativos, así como la consecución de los Planes
Operativos y Estratégicos, para el logro de los objetivos propuestos, tanto
para organizaciones del área pública como privada, dando asistencia,
apoyo y seguimiento a los Directivos de dichas organizaciones.
 FASE II

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ORGANIZACIONAL

OBJETO DE LA PASANTÍA

2.1 Planteamiento de la Situación Objeto de Estudio

El objeto de estudio de la presente investigación se aplicó en el
Centro de Educación, Proyectos y Asesoría de la Universidad Nororiental
Privada Gran Mariscal de Ayacucho.”, en el área de administración
específicamente en la sección de cuentas por cobrar, por considerar la
misma primordial en la organización, en virtud de que contribuye con el
crecimiento económico de dicha institución.
En la actualidad en la sección de cuentas por cobrar existen fallas
muy notables como la falta de personal para apoyar las labores
administrativas, el organigrama de Cepa-Ugma no se cumple, en esta
dirección se encuentran actualmente laborando tres personas: el director,
un Coordinador, y un asistente.
No poseen un programa automatizado que permita llevar un
registro de los participantes por diplomados y la respectiva información de
los pagos que realizan, razón por la cual se ven afectadas las labores
administrativas y contables de este centro.
Se pudo evidenciar que no existen manuales de normas y
procedimientos donde el personal se apoye al momento de elaborar el
trabajo. Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y
herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización
lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el
esquema de una especie de libro actualizable.
Se puede apreciar que existen participantes morosos, debido a que
no se cuenta con un punto de venta ( tecnología aplicada a la
administración) para realizar el proceso de cobro y en muchas ocasiones
el participante se presenta con su tarjeta de débito o crédito a realizar
inscripción o pagos de cuotas pendientes y se consiguen con este
inconveniente, por lo tanto deben dirigirse a la entidad bancaria a realizar
el pago correspondiente, mediante depósito en la cuenta asignada, y, por
no correr riesgos de hacer los mismos en efectivo, muchas veces lo hacen
con cheques de otros bancos, algunos son devueltos y están sin ser
cobrados debido a que no son solicitados a los bancos pertinentes. Por
otro lado no está permitido aceptar pagos mediante transferencias
bancarias o efectivo y, hoy en día son transacciones comerciales
indispensables y necesarias para la disponibilidad inmediata de efectivo.
Existen participantes que por iniciativa realizan pagos mediantes
transferencias bancarias, las cuales son difíciles de cotejar debido a que
el número de transacción del banco de donde se realiza la transferencia
no es el mismo que se reflejan en los estados de cuentas de Cepa- Ugma.
Siendo aquí donde recae la problemática y se ve afectada la contabilidad
de la organización, podría existir una alteración, porque refleja montos
irreales y muchas veces la persona deposita sin notificar y al momento
de conciliar los bancos, se obtienen una información del
monto depositado pero no de la actividad a la que pertenece dicho pago.
Por lo ante expuesto en el Análisis del procedimiento de Cobranzas
en el Centro de Educación Continua, Proyectos y Asesoría de la
Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, se plantea
la necesidad de establecer políticas adecuadas para la gestión de
cobranzas, realizar una actualización en el organigrama organizacional de
Cepa-Ugma, elaborar un manual de procedimientos que sirva de apoyo
tanto para el personal existente así como para los nuevos ingresos.

2.2 OBJETIVOS A LOGRAR EN LA PASANTÍA

2.2.1 Objetivo General.

Analizar el procedimiento de cobranzas del Centro de
Educación, Proyectos Y Asesoría de la Universidad Nororiental
Privada Gran mariscal de Ayacucho.
2.2.2 Objetivos Específicos
  Describir el procedimiento de cobranzas y su correcta aplicación
en CEPA-UGMA.
 Determinar y Verificar el nivel de cumplimiento y grado de
efectividad del procedimiento de las cobranzas en CEPA-UGMA.
 Establecer mejoras para un sistema efectivo de cobranzas.

2.2.3 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS

 Describir el procedimiento de cobranzas y su correcta

aplicación en CEPA-UGMA.

1. Los interesados son atendidos por los coordinadores, profesores o

personal correspondiente quienes ofrecen información de los
diferentes diplomados o cursos que se oferten. Los cuales toman
datos de las personas interesadas en realizar cualquier programa de
los que se estén ofertando y le solicitan la documentación necesaria
para la inscripción.
2. Se le comunica al participante para que haga efectiva su inscripción,
la cual se confirma cuando la persona presenta el voucher bancario
original al coordinador correspondiente o en la oficina de CEPA-
UGMA.
3. La modalidad de pago es de en un 40% para la inscripción y un 70%
en dos partes, para las cuotas restantes respectivamente.
4. En una tabla en Excel se registran los datos de los participantes por
cada tipo de programa y los respectivos depósitos o pagos que
realicen.
5. Se realiza el seguimiento del pago de cuotas pendientes y se lleva el
control en un formato elaborado en una tabla en Word, como libro
diario por participantes.
  Determinar y Verificar el nivel de cumplimiento y grado de
efectividad del procedimiento de las cobranzas CEPAUGMA.

Se efectúo el presente análisis a CEPA-UGMA ubicada en la Av.

Costanera, Centro Comercial Camino Real de la ciudad de Barcelona
Estado Anzoátegui, con respecto al nivel de cumplimiento y el grado de
efectividad del procedimiento de las cuentas por cobrar, con el fin de
determinar áreas de mayor riesgos y de oportunidad de mejoras
futuras. Pude revisar la información suministrada por la Coordinadora
con el fin de verificar la ejecución y efectividad del proceso de cobranza
en dicha área.
En la Dirección existen normas previamente establecidas por el
consejo rectoral para realizar el proceso de cobro de cada uno de los
programas de estudios que se ofertan. La modalidad de pago en estos
momentos está en 40% para la inscripción y dos cuotas mensuales de
30%. Aunque, la morosidad en los pagos y la deserción son relativamente
bajas, algunos participantes suelen pagar las cuotas pendientes al final de
programa o posterior a la fecha de vencimiento, por lo que la
administración de CEPA-UGMA realiza siempre una presión de pago
mediante la advertencia de excluirlos del programa, y luego con la
negativa de entregar el Diploma o Certificado correspondiente .
El número de participantes al concluir el diplomado puede variar
por abandono con respecto al estimado en el presupuesto, sin embargo,
hasta ahora ha sido mínima, variando entre un tres (3 y 5%). Todos los
Ingresos están soportados por voucher bancario que son revisados y
cotejados contra el estado de cuenta bancario de la cuenta de ahorro
nº 0128-0049-5249- 0151-0307 (Banco Caroní), luego dichos voucher son
entregados a la Gerencia de Contabilidad donde son conformados y
verificados.
 Establecer mejoras para un sistema efectivo de cobranzas
en CEPA-UGMA.
 Solicitar la implementación de un software o programa
administrativo adecuado para el fácil y eficaz uso de la gestión
de cobranza, donde se lleve completo de los participantes y/o
usuarios.
 Es indispensable el uso de nuevas tecnologías como los es el
punto de venta, siendo la tecnología administrativa de uso
inmediato aplicada para el cobro de las distintos programas los
cuales se ofrecen en la unidad de CEPA-UGMA.
 .La aceptación de nuevas formas de pago, como son las
transacciones bancarias como lo son las transferencias
electrónicas, las cuales solventan y minimizan el proceso de
pago y cobranza en cualquier ámbito comercial.
 Elaborar un manual de normas y procedimientos
administrativos como herramienta operacional para la ejecución
de las funciones de la unidad CEPA-UGMA, obteniendo así
índices elevados de eficacia y eficiencia en el personal el cual
hace vida administrativa en dicho departamento.
 FASE III
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Y ANÁLISIS DE RESULTADOS.
APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA GERENCIAL

3.1 Identificación Teórica de la

Herramienta Herramienta Utilizada

es FODA
¿Qué es la Matriz FODA?
La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos
positivos con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que
se puede aprovechar utilizando las fortalezas), Debilidades, (factores
críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos
negativos externos que podrían obstaculizar el logro de los objetivos).
La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a
cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc., que esté actuando
como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de
lo particular que se esté estudiando. Las variables analizadas y lo que
ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de
analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la
situación actual en el futuro.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un
cuadro de la situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u
organización, etc.) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico
preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los
objetivos y políticas formulados.
Luego de haber realizado el primer análisis FODA, se aconseja
realizar sucesivos análisis de forma periódica teniendo como referencia el
primero, con el propósito de conocer si estamos cumpliendo con los
objetivos planteados en nuestra formulación estratégica. Esto es
aconsejable dado que las condiciones externas e internas son dinámicas
y algunos factores cambian con el paso del tiempo, mientras que otros
sufren modificaciones mínimas. La frecuencia de estos análisis de
actualización dependerá del tipo de objeto de estudio del cual se trate y
en qué contexto se está analizando.
En términos del proceso de Marketing en particular, y de la
administración de empresas en general, se dice que la matriz FODA es el
nexo que permite pasar del análisis de los ambientes interno y externo de
la empresa hacia la formulación y selección de estrategias a seguir en el
mercado.
El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener
conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de
afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y
amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.
Ese constituye el primer paso esencial para realizar un correcto
análisis FODA. Cumplido el mismo, el siguiente consiste en determinar las
estrategias a seguir. Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una
distinción crucial entre las cuatro variables por separado y determinar qué
elementos corresponden a cada una.
Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la
organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En
cambio las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede
tener injerencia sobre las ellas modificando los aspectos internos.

 Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la em-

presa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la
competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilida-
des que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente,
etc.

 Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favo-

rables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que
actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
  Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición des-
favorable frente a la competencia, recursos de los que se carece,
habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.

 Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y

que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la or-
ganización.

Beneficios en la Gerencia Estratégica

Permite que una organización esté en capacidad de influir en su
medio, en vez de reaccionar a él, ejerciendo de este modo algún control
sobre su destino. Los conceptos de gerencia estratégica dan una base
objetiva para la asignación de recursos y la reducción de conflictos
internos que pudieren surgir cuando es solamente la subjetividad la base
para decisiones importantes. Permiten a una organización aprovechar
oportunidades claves en el medio ambiente, minimizar el impacto de las
amenazas externas, utilizar las fortalezas internas y vencer las amenazas
internas. Las organizaciones que llevan a cabo la el FODA son más
rentables y exitosas que aquellas que no los usan. Evitan las
disminuciones en ingresos y utilidades y aún las quiebras.
3.2 Aplicación de la Herramienta
Análisis Análisis
Interno Externo
Debilidades Amenazas
D1.- Falta de comunicación entre el personal de la A1.- Tecnología de punta en otras Instituciones de la
institución y los estudiantes. zona.
Negativos
D2.- Falta de capacidad en la Plataforma tecnológica, A2.- El elevado costo de los equipos y de
es inadecuada. plataformas tecnológicas en el mercado
D3.- Falta de un manual de procedimientos. A3.- La situación actual económica del país con el
D4.- Poco personal para Cepa-Ugma alto índice de delincuencia.
D5.- No contar con formas de pago inmediatas. A4.- Entidad bancarias alejadas de la universidad.

Fortalezas Oportunidades
F1.- Personal profesional capacitado. O1.- El constante desarrollo y dinámica de
F2.- Una población estudiantil con niveles innovación en las tecnologías de Información y
Positivos
económicos medianos a altos. Comunicaciones aplicadas al proceso de
F3.- Sistema de información actualizado. inscripción de nuevo ingreso. O2.-Desarrollo de
F4.-Competitividad con respecto a otras política y planes para la interacción entre la
universidades. institución y la población estudiantil.
F5.- Conectividad directa con el banco para O3.-Estándares de calidad y actualizados
O4.-Recursos para mantener al personal
comprobar solvencia de pago.
capacitado en las diferentes áreas
Gráfico N° 4: Construcción de Herramienta Gerencial Matriz FODA de la Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”
(CEPA-UGMA).
Fuente: Elaboración Propia.

25
3.3 Diagnostico Organizacional
Se evidencia a través de la herramienta FODA que la unidad de
CEPA-UGMA, cuenta con un personal altamente capacitado para las
funciones en las cuales se desempeñan, pero a pesar de ello es
necesario crear cursos de adiestramiento para fomentar y coordinar el
mejor uso de la gestión de cobranza en dicho departamento, ya que es
indispensable adecuarse a los avances tecnológicos y sociales para
mayor efectividad en la búsqueda y realización de los objetivos como
entidad, como lo son el uso de un punto de venta, que facilite la rapidez y
sencillez del cobro a los participantes, así como también la innovación de
nuevas tendencias comerciales como lo es, las transferencias
electrónicas, permitiendo economizar el flujo intracomercio. A demás es
sumamente importante resaltar que como cuerpo estructural de una
Institución académica, necesita cumplir con todo el equipo que requiere
para alcanzar las metas propuestas, donde se visualiza poco personal, en
el cual en una sola persona recaen varias funciones, rompiendo de esta
manera el hilo organizacional de dicho departamento.

3.4 Análisis de Resultados

La unidad de CEPA- UGMA a pesar de tener un organigrama establecido
para esta unidad no cumple con el mismo, debido a que solo en este
departamento laboran tres (3) personas de seis (6) en total del personal
requerido para cumplir eficazmente los proyectos organizacionales; la falta
de recursos tecnológicos avanzados dificulta el desempeño del personal en
ciertas labores administrativas, en lo primordial para la realización de las
cobranzas, siendo el génesis del problema de dicho centro, de tal modo
podría existir un desbalance en los registro contables en virtud de que se
hallan depósitos bancarios los cuales muchas veces no son presentados a
tiempo y no se tiene información asentada de donde derivan los fondos
proporcionados. Aunado a ello no existe un manual normativo para la
ejecución de procedimientos en la realización de las funciones
competentes al departamento.

26
3.5 Construcción de Estratégicas
 Diseñar un sistema de pago vía internet que permita realizar la
cancelación de la inscripción y cuotas directamente al Banco.
 Simplificar el proceso para la cancelación del pago de la
inscripción, por medio de transacciones electrónicas.
 Mantener el nivel de los costos de las matrículas, ajustado a los
índices inflacionarios pertenecientes al ciclo económico presente.
 Contar con nuevos equipos computarizados para desempeñar de
manera eficiente y eficaz las actividades.
 Implantar programas de capacitación y motivación al personal
para la obtención de un mejor rendimiento.
 Crear un sistema informativo que brinde información actualizada
a los estudiantes de nuevo ingreso.
 FORTALEZA: DEBILIDAD:
D1.- Falta de comunicación entre el personal
F1.- Personal profesional capacitado. de la institución y los estudiantes.
F2.- Una población estudiantil con
MATRI niveles económicos medianos a altos.
D2.- Falta de capacidad en la Plataforma
tecnológica, es inadecuada.
Z F3.- Sistema de información D3.- Falta de un manual de procedimientos.
actualizado. F4.- Competitividad con
FODA respecto a otras universidades.
D4.- Poco personal para Cepa-Ugma
D5.- No contar con formas de pago inmediatas.
F5.- Conectividad directa con el banco
para comprobar solvencia de pago.

OPORTUNIDADES: ESTRATEGIAS (FO) (Maxi-Maxi): ESTRATEGIAS (DO) (Mini-Maxi):

FO1.- Diseñar un sistema de pago DO1- Simplificar el proceso para la cancelación
O1.- El constante desarrollo y dinámica de vía internet que permita realizar la del pago de la inscripción.
innovación en las tecnologías de cancelación de la inscripción y
Información y Comunicaciones aplicadas al cuotas directamente al Banco.
proceso de inscripción de nuevo ingreso.
O2.- Desarrollo de política y planes para la
interacción entre la institución y la población
estudiantil.
O3.-Estándares de calidad y actualizados
O4.-Recursos para mantener al personal
capacitado en las diferentes áreas.
AMENAZ
A: ESTRATEGIAS (FA) (Maxi-Mini): ESTRATEGIAS (DA) (Mini-Mini):
FA1.- Mantener el nivel de los costos DA1.- Implantar programas de capacitación y
A1.- Tecnología de punta en de las matrículas. motivación al personal para la obtención de
otras Instituciones de la zona. FA2.- Ampliar la plataforma tecnológica un mejor rendimiento.
A2.- El elevado costo de los equipos y de para agilizar el proceso de inscripción. DA2.- Crear un sistema informativo que
plataformas tecnológicas en el mercado FA3.- Contar con nuevos equipos brinde información actualizada a los
A3.- La situación actual económica del país computarizados para desempeñar de estudiantes de nuevo ingreso
con el alto índice de delincuencia. manera eficiente y eficaz las
A4.- Entidad bancarias alejadas de
actividades.
la
universidad
Gráfico N°5: Construcción de Estrategias para la Matriz FODA de la Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”
(CEPA-UGMA).
Fuente: Elaboración Propia.

28
 FASE IV
DESCRIPCION DE COMPETENCIA

Competencias logradas
Las pasantías constituyen una etapa de la vida en la que se
aprende, a convivir y a relacionarse de manera personal y profesional
con otras personas, me permitió aprender cosas nuevas como lo son el
manejo de herramientas administrativas y operativas.
El periodo de pasantías más allá de ser un requisito fundamental,
es una forma de poner en práctica todos los conocimientos adquiridos en
esta nueva fase de preparación profesional y conocer lo que se vive día a
día, más allá de pude practicar el delego de responsabilidades y lograr
una comunicación armónica con los compañeros de trabajo.
Las actividades dentro de Cepa-Ugma específicamente en la
sección de cuentas por cobrar, fueron de total amaestramiento, ampliando
los conocimientos ya adquiridos en la carrera de Administración de
Empresas, desarrollando nuevas habilidades en el área laboral durante
estos semestres cursados en la Universidad Nororiental Privada “Gran
Mariscal de Ayacucho”, también obtuve un aprendizaje para la toma de
decisiones efectivas, eficientes y así poder dar respuesta a soluciones de
problemas que se presentan en dicha Área.

Entre las funciones realizadas fueron:

 Conocer el sistema operativo que se utiliza para realizar las co-

branzas
 Organizar, dirigir y administrar los procesos de cobranza a los parti-
cipantes.
 Mantener un registro de toda la documentación consignada por los
participantes.
 Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos.

29
 Diseñar y gestionar sistemas de seguimiento y evaluación
constante de los objetivos planteados por la Coordinación.
 Desarrollar la cultura de la organización en el marco de la misión,
visión y valores que la identifican y diferencian.
 FASE V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
De acuerdo al análisis realizado y los resultados obtenidos según la
herramienta aplicada detallada anteriormente se realizan las siguientes
conclusiones y recomendaciones con respecto al departamento de Cuentas
por cobrar.

Conclusiones

 La dirección no cuenta con las herramientas apropiadas para

llevar un control automatizado de las cuentas por cobrar, se puede
evidenciar que los procedimientos que se utilizan no son adecuados
para mantener al día la información contable, debido a que la misma
no cuenta con un software adecuado para la realización de las
actividades administrativas y contables que permitan llevan un control
de las cuentas por cobrar.
 Falta de personal, en el área se necesita de una persona
designada que lleve el control de las cuentas por cobrar y las cuentas
por pagar, en virtud de esto es visible que realizan exceso de
actividades, lo cual produce estrés laboral y retraso en la toma de
decisiones.
 No existe un manual normas y procedimientos que permita
realizar una cobranza efectiva, la finalidad de los manuales es permitir
plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta
herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los
miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo
estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos
obteniendo buenos resultados para la misma.

31
 Recomendaciones

 Contratar personal y así cubrir las vacantes que existen en esta

sección y realizar dinámicas y cursos en donde se mejore las
relaciones interpersonales en la organización, implementando
programas de incentivos y capacitación al personal, para que estos
tengan mayor conocimiento de cómo elaborar las diferentes
actividades y competencias del área.

 Realizar un manual de normas y procedimientos en donde se explique

detalladamente el proceso de las cobranzas, además de realizar
supervisiones continuas para así lograr tener un control de las
cobranzas.

 Solicitar la incorporación de punto de ventas (tecnología aplicada en el

área de cobranzas) necesaria para poder realizar los cobros a los
participantes por la misma oficina.
 BIBLIOGRAFÍA

Libros:

Arias, F. (2006). El Proyecto de Investigación: Introducción a la

metodología científica. (5ª ed.). Caracas: Episteme.

Balestrini, M. (2002). Como se Elabora el Proyecto de Investigación. (6ª ed.).

Caracas: BL Consultores Asociados.

Barajas, J. (2008). Curso Introductorio a la Administración. (3ª ed.). México:

Trillas.

Chiavenato, I. (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración.

(7ª ed.). México: McGraw-Hill Interamericana.

Serna, H (2000). Gerencia Estratégica. Caracas: Ediciones Global S.A.

Sánchez, V. (2007). Planificación de Estrategia Teoría y Práctica.

Hernández, R, Fernández, C y Baptista, P. (2007). Metodología de la

Investigación. (3ª ed.). México: McGraw-Hill.

Páginas Web:
Estrategias Empresariales. (1990). Consultado en base de dato el 15 de Octubre
de 2015 en: (http://www.luismiguelmanene.com/2013/05/31/estrategias-
empresariales-tipologia-caracteristicas-y-uso/).

Empresas Polar, C.A. Consultado en base de dato el 18 de Diciembre de 2015

en: (http://www.fundacionempresaspolar.org).

Glagovsky, H. (S/F). El Análisis FODA. Consultado en base de dato el 20 de

Diciembre de 2015 en: (http://www.monografias.com/trabajos10/foda/foda .).

UNESCO. (2007). Educación de Calidad para todos”. Un asunto de Derechos

Humanos. Consultado en base de dato el 08 de Enero de 2016 en:
(http://unesdoc.unesco.org/images/artículoenlínea
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Permite visualizar y calendarizar las actividades y responsabilidades
necesarias para cumplir un plan de acción o propuestas de
solución.

MES MES MES MES

ACTIVIDADES/DISTRIBUCIO
MARZ ABRI MAY JUNI
N DEL TIEMPO
O L O O
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Inducción General
Discusión y establecimiento
del
Tema.
Consignación del Plan de
Actividades.
Describir el procedimiento
de cobranzas y su correcta
aplicación
Establecer mejoras para un
sistema efectivo de cobranzas
en CEPA-UGMA.
Elaboración de herramienta
Presentación de Informe
de
Pasantía.

Cuadro Nº 1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

35
Anexos
 “Anexo A”

LIBRO DIARIO

NOMBRE:
FECHA Nª DE DETALLE SALDO
DEP/TRANS EN
F. Bs.

NOMBRE:
FECHA Nª DE DETALLE SALDO
DEP/TRANS EN
F. Bs.

NOMBRE:
FECHA Nª DE DETALLE SALDO
DEP/TRANS EN
F. Bs.
 “Anexo B”

GERENCIA FINANCIERA IV
BARCELONA Pre insc Bs. F 1.000
INGRESOS AL= 09-05-2017 matricula ########## Bs. F 51.000 ##########
CANT. PARTICIPANTES= 20

PAGAD
RESTA BS. P.I. Nº de PAGA
RESTA
N Apellidos y Nombres Cédula fecha Monto Procede O DEUDA TOTAL OBS
MATR. Depo DO
ARANCEL
º P.I. +
si- to ARAN
MA-
CEL
TRIC.
1 ZULEYKA CABEZA 18,567,3 55030310 08-12- 8.500
21 2016
55030311 31-03- 16.250
2017

ARANCEL DPTO 56649849

26/10/2016 26.250 12.000 38.250

24.750
2 ORIANA D ORTENCIO 23,997,7 52398639 29-11- 1.000
94 2016

ARANCEL 50.000 12.000 62.000

1.000
3 JONATHAN FLORES 24,493,6 48515927 06-12- 1.000
67 2016
57686501 07-12- 15.000

38
 523764 07-04- 8.7
ARANCEL 41 2017 50
523764 28-04- 8.7 8.750
42.250 12.000 20.750
27 2017 50
4 EVELYN GARCIA 14,931,905 57685181 09-12-2016 1.000
57687035 10-03-2017 42.500
57687036 02-02-2017 7.000
57687033 24-04-2017 1.500
ARANCEL DPTO 56649313
21/10/2016
52.000 -1.000 12.000 11.000
5 YENIFER LEZAMA 24,226,554 52399934 01-12-2016 8.500
52399935 01-12-2016 8.500

ARANCEL
17.000
34.000 12.000 46.000
6 YENDER NORIEGA 21,081,507 57685145 02-12-2016 8.500
58416002 24-03-2017 8.750
59382892 07-04-2017 17.500
59995129 03-02-2017 16.250
ARANCEL
51.000
7 CARYMAR ORTEGA 14,904,843 57687078 09-12-2016 8.500 0 12.000 12.000
57685420 09-02-2017 42.500
 ARANCEL
51.000 0 12.000 12.000
8 LUIS PEREZ 20,171,087 55030542 07-12-2016 8.500
55028656 09-02-2017 8.750
55028657 09-02-2017 7.500
55028790 28-04-2017 8.750
ARANCEL
33.500 17.500 12.000 29.500
9 ANDREINA QUIJADA 21,081,920 48539837 06-12-2017 1.000
52399622 07-12-2017 15.000
52376406 22-02-2017 8.750
52376429 28-04-2017 8.750
ARANCEL 52376439 02-04-2017 8.750
42.250
8.750 12.000 20.750
1 FRANCELYS RON 22,573,040 54996694 02-02-2016 8.500
0

ARANCEL
8.500
1 JORGE SAKAL 20,360,811 50794411 01-12-2016 1.000 42.500 12.000 54.500
1
 ARANCEL
1.000 50.000 12.000 62.000
1 ELINOR TORRES 12,979,640 52398711 01-12-2016 1.000
2

ARANCEL DPTO 47031048

22/07/2016
1.000 50.000 12.000 62.000
1 NAPOLEON YACENT 13,913,981 622398 03-11-2016 1.000
3
764532 12-12-2016 7.500

ARANCEL
8.500 42.500 12.000 54.500
1 MARYORIS ROSAS 13,129,238 48539839 28-11-2016 1.000
4
52395544 10-02-2017 7.500
57689239 21-04-2017 10.000
57607425 02-05-2017 8.750
ARANCEL
27.250 23.750 12.000 35.750
1 ERICK BUSTILOS 8,277,499 59378359 21-03-2017 1.000
5
59378357 21-03-2017 7.500
59378360 21-03-2017 7.500
59378356 21-03-2017 8.750
 ARANCEL
24.750 26.250 12.000 38.250
1 GABRIEL RODRIGUEZ 8,270,477 59378361 21-03-2017 1.000
6
59378362 21-03-2017 7.500
57682870 28-04-2017 7.500
57682871 28-04-2017 8.750
ARANCEL
24.750 26.250 12.000 38.250
1 MARIANNY MACHADO 17,258,163 52804671 23-01-2017 16.000
7
58426172 10-03-2017 11.667
58426171 10-03-2017 11.666
59392570 28-04-2017 11.667
ARANCEL
51.000 0 12.000 12.000
1 DUILEIDDY MAITA 19,008,118 52307026 01-12-2016 1.000
8
57682833 27-04-2017 50.000

ARANCEL
51.000 0 12.000 12.000
1 JESUS SANCHEZ 25,055,343 56938214 10-02-2017 16.000
9
59354328 05-05-2017 38.000
52889178 02-02-2017 3.000

ARANCEL
 57.000 -6.000 12.000 6.000
2
0

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
2
1

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
2
2

ARANCEL DPTO 50139049

28/07/2016
0
51.000 12.000 63.000
2
3

ARANCEL
0
51.000 12.000 63.000
2
4

0 51.000 12.000 63.000

2
5

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
2
6

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
2
7
 ARANCEL DPTO
48464777 07/07/2016
0 51.000 12.000 63.000
2
8

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
2
9

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
3
0

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
3
1
 ARANCEL DPTO
47031023 30/06/2016
0 51.000 12.000 63.000
3
2

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
3
3

ARANCEL
0 51.000 12.000 63.000
1.113.500 TOTAL: 569.5 569.500 396.000 0 1.509.500
00
1.509.500

PERCIBIDO A LA FECHA 09-05-2017 INGRESOS TOTALES A PERCIBIR SEGÚN PRESUPUESTO:

PREINCRIPCION 94.000 20 0
INSCRIPCION 286.917 20 0
CUOTA 1 89.166 20 0
CUOTA 2 81.917 20 0
CUOTA 3 17.500 20 0
569.500 0
 0 0 0
0

PERCIBIDO A LA FECHA 09-05-2017 SALDO PENDIENTE S/PRESUP -569.500

PAGADO P.I. + MATRIC. 569.500 -1.683.000
ARANCEL 0
569.500

RESTA BS. P.I. MATR.

RETIRADO
1.113.500 RESTA ARANCEL

NO SE DIPLOMARAN: PAGO DEUDA

0
1 51.000
0
2 0
0
3 0
4
5
0
51.000