Archivo Tec

Colegio Técnico Profesional de Pavas
Departamento de Secretariado Ejecutivo

Prof. Johanna Wolmers Valverde
Colegio Técnico Profesional de Pavas Tiempo: 80 minutos

Departamento de Secretariado Valor: 20%
Secretariado Ejecutivo Total de puntos: 55 pts
Subárea: Comunicación Empresarial Puntos obtenidos___________
Profesora: Johanna Wolmers Valverde
Nivel: Undécimo año Nota
I Prueba parcial del I Trimestre
NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________
FECHA________________________ Firma del padre o encargado _______________________
Instrucciones generales: Lea cuidadosamente la prueba, utilice bolígrafo azul o negro, si utiliza
lápiz no tendrá derecho a reclamos posteriores. No realice tachones ni utilice corrector, trabaje
de manera ordenada. Si escribes tu nombre en cada hoja en la esquina superior derecha
obtienes dos puntos adicionales.
I Parte. Selección única. A continuación se le presentan una serie de enunciados, marque con un
punto ( . ) dentro del paréntesis, la respuesta que complete de forma correcta el enunciado. Valor
1 pt cada respuesta correcta. Valor total 14 pts.
1- Haciendo mención al lenguaje de archivo y sus términos, al conjunto orgánico de

documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones para las personas
físicas o jurídicas, públicas o privadas. Institución encargada de la custodia, control o
difusión de determinados fondos documentales, se le conoce como:
a) ( ) Archivo c) ( ) Documento
b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
2- Según la terminología de Administración documental, al conjunto rígido formado por dos

tapas de cartón unidades por un material flexible y que sirve para conservación,
generalmente en horizontal, de ciertos documentos, constituyendo una unidad de
instalación, se le llama:
3- En Mención de la terminología de administración de documentos , la disciplina que estudia

los principios teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y del tratamiento de
sus fondos recibe el nombre de:
a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística
4- Según las fuentes de procedencia de los documentos aquella que la constituyen

documentos que se originan fuera de la empresa, como cartas recibidas, informes,
contratos, catálogos, facturas y que generalmente son originales, se le conoce con el
nombre de:
a) ( ) Fuente Interna c) ( ) Fuente externa
b) ( ) Fondo externo d) ( ) Fuente intermedia
5- Con mención de la terminología de administración de documentos al conjunto de

unidades y de series de una misma procedencia, se le conoce como:
Manejo de b)
la Correspondencia
( ) Fondo d) ( ) Carpeta
La correspondencia es referente
6- Según a los documentos
la terminología que se manejan
de Administración como manera
documental de comunicación
a toda expresión en lenguaje natural
formal entre personas, empresas y la mezcla de ambas. La misma se divide en dos tipos de
o convencional
correspondencia que son: y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Correspondencia de entrada: Se define como tal, toda aquella documentación, información escrita
impresa, periodicos, revistas y diarios que ingresen a una empresa por cualquier medio físico.
Pasos en recepción de correspondencia de entrada:
 Recibimiento de la correspondencia: El encargado de manejar la correspondencia dentro de la

empresa, recibe la misma, la revisa verificando que los lugares de apertura no hayan sido alterados y
firma el documento de respaldo.

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nombre de:

a) ( Esta
 Apertura del sobre: ) Archivo c) ( está
se realiza solamente si el personal que recibe, ) Archivística
autorizado para hacerlo,
en caso de serb)así,( se )hace
Fondo
de manera cuidadosa, separando la hojad) ( del) sobre
Carpeta
con un cuchillo
especial en material de madera o plástico, que no permita la ruptura ni alteración del document
interno. 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
 Registro de recepción: En el libro asignado
o convencional para registrar
y cualquier la docuemntación
otra expresión gráfica, entrante;
sonora oanoto, el
en imagen, recogidas en
nombre del documento, el emisor,
cualquier tipo delasoporte
fecha y material,
hora en que lo recibí,
incluso los así como las
soportes observaciones.
informáticos se le conoce como:
 Manejo del libro de la correspondencia recibida: Este libro debe ser manejado, unicamente por las
personas autorizadas. Elmismo debe contener información respecto a la mencionada en el paso
anterior y debe contener un espacio que haga constar que el document llegó a las manos del
destinatario.
 Distribución: Se entrega el documento con el destinatario y este firma para corroborar que recibió el
mismo.
Grupos de correspondencia:

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nombre de:

 Cartas personales:
a) Son
( )aquellas
Archivoque se reciben y deben ser atendidas
c) ( de)manera
Archivística
personal, sin la
mediación de terceros.
 Cartas Confidenciales: Son aquellas que pueden ser de índole laboral o personal, pero que tocan
temas que no deben de ser conocidos por personas ajenas al tema.
6- Según
 Cartas Comerciales: la terminología
Son aquellas emanadas decon
Administración documental
fines comerciales de acuerdo a al
toda expresión
proceso en lenguaje
en el que la natural
o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
empresa se desarrolle.
 Diarios y revistas: Son aquellos
cualquier diarios
tipo y revistas
de soporte a los que
material, está inscrita
incluso la empresa
los soportes y que llegan
informáticos se con
le conoce como:
frecuencia.
Correspondencia que sale: Es aquella correspondencia que se emite en la empresa y es enviada fuera
de sus departamentos o fuera de ella.
 Registro consecutivo: Se anota en un cuaderno de control de correspondencia de salida, toda la

información del documento a enviar.: Emisor, fecha de recpecion, fecha de salida, firma del mensajero.
 Expedición de la correspondencia: La misma es expedida de manera inmediata en las fechas que la

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nombre de:

a) ( ) Archivo
empresa tiene establecidas. c) ( ) Archivística
b) ( a través
 Control: Se controla ) Fondo
de los libros que permiten documentard)y (dar )seguimiento
Carpeta a la
correspondencia.
 Manejo del libro
6- de la correspondencia
Según la terminologíaenviada: Este libro debe
de Administración ser manejado,
documental a todaunicamente
expresiónpor
en las
lenguaje natural
personas autorizadas.
o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,larecogidas en
Elmismo debe contener información que respalde el envio de
correspondencia.
Confidencialidad en la información escrita.ARCHIVÍSTICA: Disciplina que estudia los principios
teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y del tratamiento de sus fondos

ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus
funciones para las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Institución encargada de la
custodia, control o difusión de determinados fondos documentales


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nombre de:

a) ( rígido
CARPETA: Conjunto ) Archivo c) ( ) Archivística
formado por dos tapas de cartón unidades por un material flexible y
que sirve para b) (conservación,
) Fondo generalmente en horizontal, d) ( ) de ciertos documentos,
Carpeta
constituyendo una unidad de instalación
6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
DOCUMENTO: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos.
FONDO: Conjunto de unidades y de series de una misma procedencia

FORMA: Indica si el documento es original o copia y en este último caso, si es una copia
mecanográfica, fotocopiada, microfilmada, etc.

FORMATO: Es la manera en que están reunidos físicamente los documentos en el lapso de su
producción. En otras palabras es la configuración física del documento. Pueden ser volúmenes,

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nombre de:

a) ( el
legajos, expedientes, ) Archivo
de documentos en imágenes, pueden c) ( ser
) Archivística
microfilmes, vidrios, los
sonoros: discos,b) cintas magnetofónicas y los legibles pord) máquinas:
( ) Fondo ( ) Carpetafichas perforadas,
tambores, discos.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogéneos. Es el nombre del documento y se deriva de las
funciones y de lascualquier tipodesarrolladas
actividades de soporte material,
por unaincluso lospor
entidad( soportes
ejemploinformáticos se censar
la función de le conoce como:
la población da lugar a los censos, la actividad de informar produce informes).

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nombre de:




NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:



NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:



NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:



NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo
SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA c) ( ) Archivística
Los documentos se ordenan siguiendo el abecedario, las
b) ( ) Fondo d) (carpetas y guías se organizan
) Carpeta
de la siguiente manera: las guías principales llevan impresas en la pestaña los rótulos de una
letra o combinación, si es necesario se hacen guías con los mismo tipos de rótulos, las
carpetas se rotulan con el nombre de la institución o persona cuya documentación se incluye
dentro de ellas, si hay documentos sin importancia, pero que deben guardarse por algún
cualquier
tiempo, se confeccionan tipo de soporte
carpetas material,
misceláneas incluso los
procurando soportes
que informáticos
haya por lo menosseuna
le conoce
por como:
cada sección se archiva al final.
DIVISIÓN DEL MÉTODO ALFABÉTICO
El método alfabético se divide en tres:
a. Ordenación Onomástica o Nominativa: Se aplica a nombres de personas físicas y jurídicas.
b. Toponímico: Se refiere a nombres de lugares
c. Asuntos y materia: Se aplica al ordenar un documento por su contenido o tema de que trata
el mismo

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nombre de:

PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS ALFABETICAMENTE
INSPECCIONAR: Verificar si el documentos ya se puede archivar
CLASIFICAR: Los documentos de acuerdo a su procedencia
ANOTAR: Anotar en un papel adhesivo la palabra o nombre bajo el cual se va a archivar el
documento cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
DISTRIBUIR: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas
ARCHIVAR: Es ubicar el documento en la carpeta correspondiente
SISTEMA DE ORDENACIÓN GEOGRÁFICA
Este sistema de ordenación utiliza las áreas geográficas para archivar los expedientes,
estos se ordenarán por países, estados, provincias, cantones, distritos, calles, avenidas o
edificios.


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nombre de:

SISTEMAS DE a) ( ) ArchivoNUMÉRICA
ORDENACIÓN c) ( ) Archivística
Se utilizab)los( números
) Fondoen lugar de los nombres generalmente
d) ( ) se emplea en documentos
Carpeta
financieros. Los números se usan como índices, guías, subguías y carpetas; pueden ser
tomados directamente del documento, tal es el caso de cédulas de identidad, tarjetas de
crédito, recibos, facturas, carné, o asignarle un número al documento.

SISTEMA DE ORDENACIÓN cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
CRONOLÓGICO
Los documentos se ordenan de acuerdo con el año, mes y día, es el más recomendado en los
archivos de gestión donde prevalece la correspondencia interna y externa. En la ordenación
cronológica podemos hablar de fecha urológica que sitúa los documentos en el tiempo y con
relación a ella se ubica uno detrás de otro
SISTEMA DE ORDENACIÓN POR ASUNTO


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nombre de:

a) ( )solicitan
Se usa cuando Archivo la información basada en el temac) ( que
) Archivística
trata la carta. Este es un
sistema muy subjetivo
b) ( ) por cuanto cada persona tiene diferentes
Fondo d) ( criterios
) Carpeta y vocabulario para
escoger la palabra clave por la que se va a archivar, se organiza de la siguiente forma: Índice o
lista de temas, 6-
para la sección
Según de los tópicos
la terminología de los asuntosdocumental
de Administración debe leerse acada
todadocumento
expresión en antes
lenguaje natural
de seleccionar el asunto indicando los temas escogidos deben ser exactos, concisos,
específicos y claramente descrito y redactados para que se puedan interpretar de una sola
forma. Los temas cualquier tipo de se
y los subtemas soporte material,
pueden ordenarincluso los soportesoinformáticos
alfabéticamente codificarse se le conoce como:
utilizando
números

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nombre de:

HISTORIA DE LOSa)SISTEMAS
( ) Archivo
DE ARCHIVAR: c) ( ) Archivística
Desde épocas muy remotas y sobre todo desde que se ha usado la escritura, nació en el individuo la idea
y necesidad de 6-
guardar
Según aquellas cosas, objetos
la terminología y escritos dignos
de Administración de ser recordados,
documental o que de alguna
forma fuese necesario acudir a ellos para consultar algo importante, en un momento determinado.
Nuestros antepasados los han custodiado y hoy día gracias a su iniciativa, podemos disfrutar y observar
datos de nuestra historia antigua, no solo a nivel nacional, sino también mundial, como lo son: Las
fotografías, papeles escritos que contienen acuerdos y leyes como las Actas de Independencia, el papel
en que se escribió nuestro Himno Nacional y podemos seguir enumerando un sin número de cosas más.
Simultáneamente al quehacer del hombre, nacen los testimonios escritos como evidencia de sus actos.
Es el surgimiento de los archivos va a ocupar un lugar significativo e las actividades públicas y privadas.

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nombre de:

La historia de losb)archivos
muestra diferentes testimonios muy importantes como los escritos por los
sacerdotes, Las tablas de la Ley de Moisés conservadas en el Tabernáculo, los archivos en Egipto y
Mesopotamia, que 6- eran
Según utilizados para contabilizar
la terminología las cosechasdocumental
de Administración y las actas públicas en el caso en
a toda expresión de lenguaje
los natural
griegos como garantía a los ciudadanos.
En Grecia y Roma, los archivos civiles conservaban los documentos producidos por los organismos del
gobierno. En la Edad Media el encargado de conservar los testimonios escritos adquiere un lugar
especial como figura pública; a él se le atribuyen las cualidades de persona conocedora de su trabajo y
digna de confianza.

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nombre de:

a) ( de
A raíz del individualismo ) Archivo c) ( Sin
los feudales surgen los archivos personales. ) Archivística
embargo, no se le prestaba
mayor atención b) a la( organización
) Fondo de los documentos porque erand)pocos, ( ) Carpeta
situación que facilitaba su
localización.
o convencional IMPORTANCIA
y cualquierDEotra
LA ARCHIVÍSTICA
expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Archivar es importante ya que se reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan,
administran y se facilita la documentación que una entidad o sección produce o recibe, el archivo nace
como un resultado de la vida del individuo y de la sociedad, reflejada en los documentos, públicos o
privados, documentos que testimonian el paso de los hombres y sus agrupaciones, políticas,
económicas, religiosas, y otros que perpetúan como entes históricos. En Costa Rica los documentos
tanto Públicos como Privados se encuentran resguardados en el ARCHIVO NACIONAL, fundado en 23 de
julio de 1881 en la Secretaría de Hacienda.

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nombre de:

En Costa Rica, losb)archivos
( ) Fondo
han jugado un papel muy importante en d)nuestra
( ) Carpeta
sociedad, y luego de una
ardua lucha, han comenzado a ser asimilados como lo que realmente son: depósitos vivos de la
memoria de una6-nación,
Segúny nola como simples almacenes
terminología de papeles
de Administración viejos y empolvados
documental y relegados
a toda expresión ena lenguaje
un natural
recóndito local de las instituciones. Ellos cumplen una misión vital como guardianes de la memoria
colectiva de una nación, en la medida
cualquier en que son
tipo de soporte el receptáculo
material, incluso de
loslas fuentes informáticos
soportes primarias a partir
se ledeconoce
las como:
cuales se puede conoce nuestro pasado. Asimismo, sirven como apoyo administrativo y legal en la toma
de decisiones de una entidad.
A partir de estos conceptos, organizar los documentos, en sus diferentes soportes, es una necesidad
imperiosa, sobre todo cuando existe de por medio el esclarecimiento de un pasado donde el documento
es la única fuente de consulta, y cuando se entiende que la historia de un país se construye sobre el
fundamento de sus instituciones.

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nombre de:

Al considerar queb)la razón
( ) Fondo
de ser de los archivos son los documentos, d) (cada) Carpeta
institución, ya sea pública o
privada, debe contar con los recursos necesarios para mantener una organización que permita brindar
un servicio de 6-calidad al usuario
Según en el momento
la terminología oportuno. documental
de Administración Es indispensable disponer
a toda de equipo,
expresión en lenguaje natural
mobiliario y el personal idóneo consciente de la importancia de las actividades que se
o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, realizan, ya que elrecogidas en
archivo no es sinónimo de amontonamiento, sótano y suciedad.
NATURALEZA Y ALCANCE DE LOS SITEMAS ALFABÉTICOS DE ARCHIVAR:
¿QUÉ ES ARCHIVAR?
Es un orden clasificado de documentos. Observe que la definición lleva dos palabras que son clave en
todo sistema de Archivo:

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nombre de:

 Orden b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
 Clasificado
Un eficaz sistema deo archivo debe seryordenado
convencional cualquiersegún
otrauna clasificación
expresión ya seasonora
gráfica, por asuntos,
o en alfabético,
imagen, recogidas en
numérico y geográfico o bien una combinación de ellos. Para elegir el sistema o método
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos paraseclasificar
le conoce como:
la correspondencia debemos estudiar el funcionamiento de la empresa, observando detenidamente a
qué se dedica, sus objetivos, sus políticas y otros. Estos aspectos nos llevarán a determinar
satisfactoriamente el mejor sistema.
ARCHIVAMOS PERSIGUIENDO TRES PROPÓSITOS:
Colocar los documentos en lugar seguro y permanente


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nombre de:

Mantener unida a) ( )correspondencia
aquella Archivo c) ( por) Archivística
que guarde relación ya sea el nombre, asunto, lugar o
número. b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
Encontrar rápidamente los documentos o bien en el instante en que son solicitados.
Recordemos la importancia que tiene ylocalizar
o convencional rápidamente
cualquier la correspondencia,
otra expresión gráfica, sonoray valeolaen
pena resaltarrecogidas en
imagen,
que muchas operaciones y negocios han fracasado porque no se ha encontrado el documento necesario
en un momento determinado. Suponga usted ¿Qué pasaría si su jefe está realizando una transacción
por teléfono y le pide el documento requerido y usted no lo encuentra? Posiblemente no se efectúe
dicha transacción y esto sea objeto de un disgusto para usted y para su jefe.
No todo documento deberá archivarse y no todo documento debe botarse, usted decidirá por el tipo de
empresa y por su funcionamiento, cuales deberán archivarse. Los documentos tienen dos fuentes: una
externa y otra interna.

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nombre de:

La fuente externab)la (constituyen
) Fondoaquellos documentos que lógicamente d) ( se )originan
Carpetafuera de la empresa,
como cartas recibidas, informes, contratos, catálogos, facturas y que generalmente son originales.
La fuente interna está constituida porylos
o convencional documentos
cualquier otraque se originan
expresión dentrosonora
gráfica, de la empresa como lasrecogidas en
o en imagen,
copias de cartas enviadas, reportes e informes, facturas, y otros, que en la mayoría de los casos
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce son como:
fotocopias.
CONOCIMIENTOS QUE DEBE POSEER EL ARCHIVISTA
La persona que maneja los archivos deberá tener conocimientos necesarios para el manejo,
funcionamiento y seguimiento de u sistema de archivo.

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nombre de:

a) estar
Esta persona debe ( dotada
) Archivo
de requisitos y cualidades para que c) ( )ejercer
pueda Archivística
responsablemente su
puesto. b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
DEBERÁ CONOCER:
1. REGLAS PARA ORDENAR
cualquier tipoALFABÉTICAMENTE:
de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Es muy importante el aprendizaje de estas reglas, ya que no seremos las únicas personas que vamos a
manejar los archivos y porque con ellas conseguimos uniformar las labores, facilitando en nuestra
ausencia que otra persona pueda archivar y localizar la correspondencia ya que hemos seguido un
mismo sistema.
2. SECUENCIAS ALFABÉTICAS Y NUMÉRICAS:


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nombre de:

b) ( es) Fondo
De estas la más sencilla la secuencia numérica, ya que la mayoría ded) (nosotros
) Carpeta
puede decir con rapidez
y exactitud que número precede y antecede a otro. Es un poquito más difícil la secuencia alfabética, sin
embargo es la más6- importante, pues será la de
Según la terminología queAdministración
más utilicemos.documental
El aprendizaje de esta,
a toda no consiste
expresión en
en lenguaje natural
recitar el alfabeto, sino en decir con rapidez y seguridad que letra está antes o después de otra.
3. ABREVIATURAS Y SIGLAS:
Deberá conocer aquellas abreviaturas más utilizadas en labores comerciales. En nuestra asignatura de
Redacción Comercial aprenderán las abreviaturas y siglas más usadas.
4. HABILIDAD PARA LEER:


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nombre de:

a) suficiente,
Tendrá la habilidad ( ) Archivo c) ( fácilmente
no para leer con rapidez, sino para captar ) Archivística
el nombre o asunto
más importante enb) una
( carta,
) Fondo
y así clasificarla para luego proceder a d) ( ) Carpeta
archivarla adecuadamente.
CUALIDADES QUE 6- DEBE DEPOSER

Según UN ARCHIVISTA
la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Honradez y Lealtad: Usted tipo
cualquier como persona material,
de soporte encargada de los
incluso los archivos,
soportes conocerá asuntos
informáticos muy
se le conoce como:
confidenciales y que solo conciernen a la empresa y no deberá por lo tanto revelar estos datos.
Servicial: Para ayudar a las otras personas cuando requieren algún documento de los archivos.
Exactitud y orden: Son cualidades esenciales ya que usted puede tener grandes conocimientos sobre las
normas y procedimientos a seguir para archivar la correspondencia, pero; ¿Qué pasa si usted es una
persona desordenada y descuidada? Siendo este el caso, suponga que su jefe le solicite un documento

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nombre de:

a) Podría
y no lo encuentra. ( ) Archivo c) ( o que
responderle que aprobó la materia con 100, ) Archivística
usted saber archivar pero
b) ( Tampoco
no encuentra la carta. ) Fondo d) (no )estoy
puede decir: Creo que lo archivé, pero Carpeta
segura.
OTRAS CUALIDADES SON: La

6- Según la buena vista y lade
terminología destreza manual. documental a toda expresión en lenguaje natural
Administración
EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO
En toda oficina se debe contar con los recursos básicos que sirvan para desarrollar las labores de
archivo. El conjunto de dichos recursos estará conformado por equipo, mobiliario y materiales que se
ajusten a las actividades que se lleven a cabo en las empresas, instituciones y comercios, sean públicas o
privadas. A la administración de este conjunto de elementos se le conoce como archiveconomía.
EL MOBILIARIO: Archivadores utilizados a través de la historia


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nombre de:

b)guardar
Algunas formas de ( ) Fondo d) ( días
documentos desde el Siglo XV, hasta nuestros ) Carpeta
son las siguientes:
GANCHO O ESPIGÓN:6- SegúnLo forma un clavo y una

la terminología base de metal odocumental
de Administración de madera. aPuede
toda ser de paredeno lenguaje
expresión de natural
escritorio. En la actualidad se utiliza en las diferentes empresas comerciales para sujetar las facturas.
Ventajas de su uso:
 Ágil
 No necesita mucho espacio físico
 Es fácil de transportar
 Es barato

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nombre de:

a)uso:
Desventajas de su ( ) Archivo c) ( ) Archivística
 Perfora el documento
 Con facilidad el documento
6- Según puede extraviarse
 Lo expone aolosconvencional
factores ambientales
y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 La capacidadcualquier
del clavo tipo
es limitada
de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
NIDO DE PALOMAS:
Es una estantería de madera o de metal con divisiones. En la actualidad se utiliza en algunos lugares
como supermercados, correos y hoteles para depositar los papeles en el orden en que se reciben o de
acuerdo a un criterio propio de clasificación empírica. Sin embargo, también se utilizan para guardar

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nombre de:

a) ( ) yArchivo
sobres, llaves, paquetes, c) ( ) Archivística
otros, así como para ordenar alfabéticamente instrumentos descriptivos,
como por ejemplo b)fichas.
Ventajas de su uso:
 Fácil acceso cualquier
a los documentos.
tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
 Permite mantener un orden alfabético o numérico.
TABLA SHANNON:
Es una tabla con una prensa que sostiene los documentos en la parte superior. Al igual que el acordeón,
se empezó a utilizar durante el año 1860. Es muy común encontrarla en la actualidad en los hospitales,
supermercados, y en manos de los encuestadores y estudiantes.

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nombre de:

b) ( ) Fondo
Ventajas de su uso: d) ( ) Carpeta
 Fácil transporte
 Barata o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 Acceso fácil cualquier
a los documentos
ARHIVADOR VERTICAL:
Es el mobiliario más adecuado para resguardar los documentos textuales y se utiliza desde 1892. Puede
ser de madera, aunque es más frecuente encontrarlo de metal. Permite ubicar los documentos en
forma vertical. Existen de varios tamaños, desde una sola gaveta hasta los requerimientos del usuario.
Su uso en la actualidad se debe a que proporciona más espacio y visibilidad, por lo que permite archivar

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nombre de:

a) ( ) Archivo
y localizar los documentos c) ( recomendable,
fácilmente. El gabinete de metal es el más ) Archivísticasobre todo si es
elaborado a pruebab) (de fuego.
) FondoActualmente el mercado ofrece archivadores
d) ( ) Carpeta
verticales, horizontales y
laterales.
Ventajas de su uso: o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 Capacidad ilimitada
 Los documentos se mantienen en posición vertical
 Permite localizar los documentos con facilidad.
 Seguro porque se puede mantener con llave.
 Los documentos están protegidos de los factores ambientales.
ARCHIVADOR HORIZONTAL:

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nombre de:

b) ( ) Fondo
Es de reciente fabricación. Está equipado con dispositivos ópticos d) ( localizar
para ) Carpetalos documentos. Los
documentos se guardan en una bóveda, frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo, desde ella el
archivista controla
6- laSegún
ubicación de los documentos.
FICHEROS Y TARJETEROS:
Son Organizadores de una o más gavetas de poca altura; las fichas y tarjetas se colocan tanto
verticalmente como horizontalmente, del organizador que se utilice.
ARMARIO CON BASTIDOR PARA DISEÑOS:


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nombre de:

Mueble utilizadoa)en (casas
) Archivo c) ( vertical
de modas para colocar diseños en posición ) Archivística
y de acuerdo con los
tamaños de cadab) ( ) Fondo
modelo. d) ( ) Carpeta
UNIDADES DE CONSERVACIÓN PARA PLANOS

6- Según la terminología deY Administración
MAPAS: documental a toda expresión en lenguaje natural
El clasificador es uncualquier
mueble semejante a un archivador,
tipo de soporte los portalosplanos
material, incluso y lasinformáticos
soportes carpetas colgantes que
se le conoce como:
utilizan los ingenieros civiles, arquitectos y topógrafos para guardar planos, mapas de diversos tamaños.
ARMARIOS PARA GUARDAR CINTAS O ROLLOS DE MICROFILMES:

El modelo siguiente muestra un tipo de mueble utilizado para guardar los rollos de documentos
microfilmados. Se utilizan en bancos, hospitales, clínicas, archivos de universidades e instituciones muy
grandes que microfilman parte de la documentación que terminó la fase de gestión.

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nombre de:

ORGANIZADORESa)DE( DISQUETES
) ArchivoO DISCOS COMPACTOS: c) ( ) Archivística
El mercado ofrece gran cantidad de organizadores en diversos tamaños, colores y estructura para
conservar los disquetes
6- Segúno discos compactos de
la terminología (CD,Administración
por sus siglas en inglés) que acontiene
documental información
toda expresión en
en lenguaje natural
las oficinas. Actualmente en toda oficina se utiliza este tipo de soporte para guardar información.
ARMARIOS LATERALES DE ACERO:
Sirven para guardar expedientes en carpetas suspendidas con visibilidad lateral. Tiene puertas plegables
y una bandeja auxiliar extraíble situada a media altura que permite apoyar los documentos para
archivar, consultar o tomar notas.
ORGANIZADORES DE VIDEOS Y CASETES:


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nombre de:

El mercado ofrece b)gran
( variedad
) Fondode organizadores en diversos colores,
d) (tamaños
) Carpeta
y estructura de acuerdo
con las necesidades de cada oficina. Se utilizan en las radioemisoras, televisoras, casas disqueras,
instituciones que6-cuentan
Segúnconla unidades de video,
terminología solo para mencionar
de Administración alguna. a toda expresión en lenguaje natural
documental

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo MATERIALES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO c) ( ) Archivística
Son todos los elementos que sirven para llevar a cabo las actividades archivísticas. Entre ellos se pueden
citar algunos ejemplos comolalos
6- Según siguientes: de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
terminología
CARPETAS: Son hojas de cartulina
cualquier tipo de osoporte
manila,material,
cartón prensado o soportes
incluso los fibra, coninformáticos
pliegues adicionales o
se le conoce como:
dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La parte de la carpeta que sobresale se llama
pestaña y se presenta en diferentes tamaños y posiciones.
El mercado ofrece el tamaño carta y el oficio en diversidad de colores. Su capacidad máxima debe ser
de 100 folios para conservar en perfecto estado los documentos.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

PESTAÑAS: Es laa)parte ( )que
Archivo
sobresale en una carpeta, bolsa, funda, c) ( sobre,
) Archivística
tarjeta o ficha. Algunas
vienen listas y enb) algunos
( ) Fondo
casos el archivista las puede elaborar con d) ( diversos
) Carpeta
colores y en primera,
segunda y tercera, cuarta y quinta posición según sea la necesidad.
MARBETES: Son tiras de cartulina o ycintas
o convencional de papel
cualquier otraengomado
expresión que se adhieren
gráfica, sonoraa las
o pestañas pararecogidas en
en imagen,
titular las carpetas. cualquier
Se fabrican en tiras adhesivas o en rollos continuos en gran variedad de colores
tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce y como:
diseños de notable belleza.
GUIAS: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una
gaveta. En una gaveta pueden establecerse diferentes tipos de guías como las siguientes: guía primaria,
secundarias y terciaria

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nombre de:

a) ( ) Dividen
Principales o primarias: Archivo el contenido de las gavetas en c) ( ) Archivística
secciones. Sus pestañas ocupan la
primera o segundab) posición.
( ) Fondo d) ( ) del
Se utilizan para indicar divisiones importantes Carpeta
archivo.
Secundarias: Subdividen
6- Según el la
contenido de lasde
terminología secciones, se requieren
Administración para efectuar
documental divisiones
a toda marcadas
por las guías principales.
Terciarias: Marcan subdivisiones dentro de una guía secundaria
CARPETAS INDIVIDUALES O COLGANTES: Siempre las vamos a encontrar detrás de la última guía,
ordenadas alfabéticamente y siempre dentro de una carpeta colgante. En ella se depositan los
documentos en orden cronológico

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nombre de:

a) ( rectangulares
Fichas: Son cartulinas ) Archivo de muchos tamaños y se utilizan
c) ( para
) Archivística
registrar en ellas datos de
muchos tipos. b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
En la oficina sirven como instrumento

6- Según la terminologíade de
control de documentos
Administración que se prestan,
documental es decir para
a toda expresión en dar
lenguaje natural
seguimiento al préstamo de documentación. También pueden usarse como registros independientes,
como índices, o dárseles la utilidad
cualquier tipo de
de acuerdo
soporte con las actividades
material, de las
incluso los instituciones
soportes o empresas.
Disquetes, casetes, rollos de películas en blanco:
Constituyen el soporte de información audiovisual y gráfica que se utiliza en la

oficina dependiendo de las actividades que se lleven a cabo.

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nombre de:

Fundas o bolsas:a)Sirven
( )para
Archivo c) ( ) Archivística
guardar documentos gráficos como fotografías, croquis, gráficos. En el
mercado existen b) ( ) en
variedad Fondo
tamaños, formas y diseños. d) ( ) Carpeta
Tarjetas para microfilme:

6- SegúnCuadros de 16 o dede
la terminología 35Administración
mm, con ventanillas para guardar
documental documentos.
Rollos de microfilme: Cintastipo
cualquier de de
16 soporte
y de 35 material,
mm y usualmente
incluso losdesoportes
30,5 mminformáticos
y 61 mm deselongitud
le conoce como:
enrolladas en carretes.
DIFERENTES CLASES DE ARCHIVO
Los archivos pueden clasificar desde diferentes puntos de vista y uno de ellos es de acuerdo a las
edades de los documentos. Tenemos en consecuencia, si nos inclinamos por tres edades básicas, tres
clases de archivos.

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nombre de:

b) ( ) Fondo
ARCHIVOS DE GESTION: d) ( ) Carpeta
Son aquellos que

6- custodian
Según lalos documentosde
terminología durante su primer documental
Administración período de vida o PRIMERA
a toda FASE
expresión enylenguaje
se natural
conoce en nuestroopaís con los nombres de Secretaria, Oficina de Correspondencia, Centro de
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Información y otros.cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Existen tantos archivos de gestión, como secretarias u oficinas haya en las diversas entidades. Por lo
general cada jefatura tiene su archivo de gestión, cuyos documentos están clasificados y ordenados en
los carpeteros o archivadores.
ARCHIVOS CENTRALES O ADMINISTATIVOS:


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nombre de:

a) ( ) Archivo
Tiene bajo su responsabilidad c) ( ) Archivística
la custodia de los documentos de la SEGUNDA FASE, es decir de aquellos
documentos queb) han(finiquitado
) Fondosu trámite administrativo. d) ( ) Carpeta
Generalmente están bajo la la

6- Según supervisión de un
terminología deprofesional en Archivística
Administración documentalya quea la custodia
toda y protección
de los documentos están bajo su responsabilidad.
ALGUNAS VENTAJAS:
Funcionamiento más rápido eficiente ya que el personal encargado de los mismos está capacitado.
Tiende a eliminar duplicaciones inútiles del material archivado.
Se hace mejor uso del equipo y de los materiales.
Se economiza tiempo en cuanto al localizar la información deseada.

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nombre de:

a) ( archivos
Debería existir tantos ) Archivo c) ( ) Archivística
centrales o administrativos como instituciones existen, para que cada
b) ( se responsabilice
uno de estos archivos ) Fondo de los documentos está bajod)
su(responsabilidad.
) Carpeta
ARCHIVOS FINALES:
Se denomina con este nombre
cualquier tipoa de
los soporte
archivosmaterial,
que custodian
inclusolos
losdocumentos que han llegado
soportes informáticos a su
se le conoce como:
TERCERA FASE. Se conocen también para la administración pública, un archivo de esta tercera categoría
que el Archivo Nacional.
No obstante, en muchas instituciones, tal es el caso de algunas municipalidades, existen documentos de

la TERCERA FASE, que no han sido posible transferir al Archivo Nacional por falta de espacios en las
instalaciones actuales de éste.

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nombre de:

Pero muy prontoa)esta( institución
) Archivodispondrá gracias a la Junta Administrativa
c) ( ) Archivística
del Archivo Nacional de un
b) (dichos
local capaz de recibir ) Fondo
documentos. d) ( ) Carpeta
6- Según la terminología QUE SON DOCUMENTOS:documental a toda expresión en lenguaje natural

de Administración
Los documentos constituyen
o convencional y cualquier los
la materia prima de archivos,
otra por lográfica,
expresión cual, son el objeto
sonora conimagen,
o en el que elrecogidas en
encargado del archivo
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se ledefine
realiza sus funciones. Por ser el centro del archivo, Antonia Heredia, lo conoce como:
como:
“El documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte

perdurable que contiene información. (Heredia, 87, 1989.”
 Son escritos con que se prueba o hace constar una cosa.


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nombre de:

 a) ( de) Archivo
Son testimonio algún hecho, conque sirve de prueba. c) ( ) Archivística
 Cualquierb)información
( ) Fondo d) ( ) yCarpeta
anotada: libros, papeles, fotografías, mapas, otros.
 Puede presentarse en varias formas: papel, cintas de computadora, disco de procesador de
palabras,6-microficha
Según lay otros.
terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
cualquier tipoCICLO DE VIDAmaterial,
de soporte DE LOS DOCUMENTOS
incluso los soportes informáticos se le conoce como:
EDAD DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVA HISTÓRICA
ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO FINAL

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nombre de:

0-5 AÑOS a) ( ) Archivo
5+10=15 AÑOS 15+10=25 AÑOS c) ( )De Archivística
25 en adelante
Secretaria, oficinista o Archivistas y Archivista
jefe de oficina. administradores Historiador Historiadores
Investigadores Investigadores
EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
CREACIÓN ELIMINACIÓN
UTILIZACIÓN

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nombre de:


IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La formación de un archivo es un proceso natural, es el resultado de la reunión organizada de los

documentos que producen o reciben las distintas dependencias. Éste nace con las instituciones y no se
forma como una colección de libros, tal es el caso de las bibliotecas, sino que forma un fondo con todos
los documentos.

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nombre de:

Los documentosa)son( el )resultado
Archivo de una función y actividad públicac) ( o) Archivística
privada, ésta es la génesis
b) ( ) Fondo
documental y responsabilidad d) ( y )procedimientos
del administrador que sigue las normas Carpeta operativos y
administrativos.
Reunir: Es la formación del archivo mediante
o convencional el proceso
y cualquier otra natural.
expresión Es decir cadasonora
gráfica, oficina produce y reciberecogidas en
o en imagen,
documentos como resultado del quehacer para luego reunirlos en un solo lugar.
Conservar: Es la acción de evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por los
documentos, por no dárseles el trato correcto, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de
preservación y de restauración.

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nombre de:

a) ( ) Archivo
La conservación pretende entonces mantener en buen estado físicoc)de ( la) documentación,
Archivística sin rasgarla,
b) ( a) Fondo
ensuciarla, ni exponerla condiciones de humedad o temperaturad) ( la) Carpeta
que deterioren y pueda cumplir
con la función para la que fue creada.
Las causas degradantes de los documentos
o convencional (sea cual
y cualquier seaexpresión
otra su soporte)gráfica,
se pueden dividiroenendos
sonora grandesrecogidas en
imagen,
grupos: causas intrínsecas y extrínsecas, subdividas a su vez, en razón de su naturaleza física, química
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce o como:
biológica y sobre la base de su actuación habitual u ocasional. Las causas degradantes en los
documentos son:
CAUSAS INTRÍNSECAS:
Son las que se encuentran en la propia naturaleza de las materias primas del soporte, en el caso del
papel, durante la etapa artesanal a partir de trapos, no llevan en sí causas degradantes, sin embargo,

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nombre de:

a) ( ) Archivo
circunstancias ocasionales c) (como
producirán efectos locales o podrán actuar ) Archivística
catalizadores en ulteriores
procesos. b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
Las tintas son elementos

6- Segúnintrínsecos del propio
la terminología depapel y causa en ocasiones
Administración documentalsu deterioro. La acciónen
a toda expresión de lenguaje
las natural
tintas corrosivas tiene a mayor o menor plazo, efectos generalizados sobre la hoja u hojas que
componen un texto.cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Aditamentos y formatos: Aditamentos no fácilmente separables, sin atentar con ello a las características
de originalidad y genuinidad documental tales como sellos, encuadernaciones, ataduras, entre otros,
pueden producir deterioros intrínsecos que dificulta la buena conservación.
CAUSAS EXTRÍNSECAS:

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nombre de:

a) ( de
Causa físico-mecánicas ) Archivo c) ( ) Archivística
alteración: Son determinadas por la manipulación, la instalación deficiente,
b) ( fuertes,
golpes, roces, ataduras, ) Fondobollones y otros adornos metálicos. d) (Las )consecuencias
Carpeta pueden ser la
ruptura de las hojas, manchas de grasa producidas por los dedos, encuadernación dañada por el
continuo abrir y 6-
cerrar, discos
Según la compactos rayados,
terminología cintas estiradas.
de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Causas físico-ambientales:
cualquiersontipo
producidas por material,
de soporte el clima enincluso
que se los
mantienen
soportes losinformáticos
soportes, tales
secomo la
le conoce como:
humedad producto de los cambios bruscos de temperatura.
La luz es otra causa que altera la integridad del documento, si es el caso del papel, cambia el color y lo
vuelve quebradizo, si es una cinta, puede reducirse. La más perjudicial e la luz del sol, seguida por la
fluorescente y por último la incandescente.

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nombre de:

a) ( ) Archivo
Causas químico-ambientales: En la atmósfera, además del agua,c)existen
( ) Archivística
elementos químicos tales
como: oxígeno, b) ( ) Fondo
nitrógeno y ozono que producen oxidación en losd)materiales
( ) Carpeta
gráficos. En las zonas
industriales existen también otros agentes de impureza como la polución o contaminación,
que son los que6-más dañan
Según la los documentos.
terminología Los aerosoles, pequeñas
de Administración partículas
documental a todasólidas
como esporas de microorganismos y abrasivos, catalizadores y de contaminación biológica
sobre el papel. cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Causas biológicas: Son muchos los agentes biológicos que influyen en la conservación de los
documentos, entre los cuales la acción del hombre merece consideración especial.
También, están los insectos, hongos, bacterias roedores. Estos últimos se encuentran
especialmente en edificios viejos y ejercen una acción destructiva al comerse el papel de
afuera hacia adentro. Los insectos presente en los archivos originan una infestación de los mismos.
Algunos se alimentan de papel, otros de la madera o de los componentes de celuloide. Se

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nombre de:

pueden encontrara)el (pececillo
) Archivo
de planta, gusanos de libro y el piojoc)del
( libro
) Archivística
que perforan el papel por
b) y(las bacterias
partes. Los hongos ) Fondo infectan los documentos con la consecuente
d) ( ) Carpeta
ruptura.
Causas extraordinarias:
6- SegúnSon producidas por
la terminología de inundaciones,
Administración incendios y terremotos,
documental entre otros.
a toda expresión El
en lenguaje natural
hombre: Es la causaodirecta o mediata de todos los procesos degradantes de nuestros documentos
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas enaún
cuando, también por otro lado,
cualquier tipocontribuya
de soportea material,
su conservación
incluso ylos
sea la última
soportes razón de lase le conoce como:
informáticos
misma. La manipulación, las reparaciones caseras con cintas adhesivas, el uso de clips, grapas y
escribir sobre los soportes, son acciones que ejecuta el hombre diariamente produciendo a
corto plazo daños muy graves en ellos.
La conservación incluye la aplicación de métodos y técnicas de preservación y

restauración. Entiéndase preservación como las medidas necesarias para mantener la

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nombre de:

integridad de los a) ( ) Archivo
documentos c) ( recuperar
y sus contenidos. La restauración pretende ) Archivística
la integridad física y
b) ( ) Fondo
funcional de los documentos mediante la corrección de alteraciones d) ( ) Carpeta
sufridas.
La Dirección General del la

6- Según Archivo Nacionalde Administración
terminología es muy clara en sus directrices
documental sobre
a toda conservación
documental. En primer lugar, señala que: le corresponde asesorar y adiestrar en este
o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, campo a losrecogidas en
archivos del sistema, se deberán tomar en cuenta los factores físicos, químicos y biológicos
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce que como:
provocan el deterioro del documento de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz,
contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Se debe contar con
locales adecuados, equipo metálico, cajas libres de ácidos para guardar los diversos tipos de soportes,
equipo contra incendios, protección contra inundaciones y cuidado necesario en el manejo de los
documentos.

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nombre de:

a) ( ) ArchivoLEY NACIONAL DE ARCHIVOS #7202 c) ( ) Archivística
CUESTIONARIO: b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
1. ¿CÓMO ESTA COMPUESTO EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?
Estará compuesta 6- por el conjunto
Según de archivos
la terminología de públicos de Costadocumental
Administración Rica y por los privados
a toda y particulares
que se integren a él.o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
2. ¿QUÉ Y CUALES SON LOS DOCUMENTOS CON VALOR CIENTÍFICO CULTURAL?
Son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico-cultural de Costa Rica, la determinación del
valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos, estos documentos son aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos,
gráficos, audiovisuales y legibles por medio de máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y
reflejen el desarrollo de la realidad costarricense tales como actas, acuerdos, cartas, decretos, informes,

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nombre de:

a) ( mapas,
leyes, resoluciones, ) Archivo
planos, carteles, fotografías, filmes,c) grabaciones,
( ) Archivística
cintas magnéticos,
disquetes. b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
3. ¿QUÉ INTERES TIENEN

6- Según LOS DOCUMENTOS
la terminología CON VALOR CIENTÍFICO
de Administración documentalCULTURAL?
Son de interés cualquier
público y tipo
no podrán salir material,
de soporte del territorio nacional
incluso sin la previa
los soportes publicación
informáticos se ledeconoce
un como:
decreto que lo autorice. Quienes infrinjan la presente ley mediante exportación ilegal de estos
documentos, serán penados con una multa de diez a cincuenta mil colones. Si el hecho no figurare
un delito sancionado con pena mayor.
4. ¿DE QUIEN ES LA PROPIEDAD DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN LAS INSTITUCIONES?

Son propiedad de cada institución durante su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película,
cintas, disquetes y su permanencia en los distintos archivos centrales.

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nombre de:

b) ( FUNCIONARIO
5. ¿PUEDE ALGUN ) Fondo APROPIARSE DE LOS DOCUMENTOS?d) ( ) Carpeta
(Art. #8)
No: Ninguna persona o funcionario podrá apropiarse de los documentos de una institución porque
no son parte6-de Según
su propiedad.
6. ¿QUÉ SUCEDE SI UN FUNCIONARIO
cualquier SE APROPIA
tipo de soporte material,DEincluso
UN DOCUMENTO DEinformáticos
los soportes UNA INSTITUCIÓN?
se le conoce como:
Este estaría cometiendo un delito que será sancionado de acuerdo con lo dispuesto en los artículos
208 y 209 del Código Penal.
7. ¿QUÉ LE CORRESPONDE A LA COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE

DOCUMENTOS?

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) de
Es la encargada ( dictar
) Archivo
las normas sobre selección y eliminaciónc) ( de) documentos
Archivísticade acuerdo con
b) ( ) Fondo
su valor científico-cultural, d) ( ) Carpeta
y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes
productores a los que se refiere al artículo #2 de esta ley.
8. ¿QUIÉNES INTEGRAN EL COMITÉ
o convencional INSTITUCIONAL
y cualquier DE SELECCIÓN
otra expresión gráfica,Y sonora
ELIMINACION EN CADArecogidas en
o en imagen,
INSTITUCIÓN? cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
El encargado del archivo.
El asesor legal.
El superior administrativo de la entidad productora. De la documentación.
9. ¿CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS?
Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a)Comisión
Consultar a la ( ) Archivo
Nacional de Selección de documentos c) ( ) Archivística
cuando deba eliminar documentos
b) ( )suFondo
que hayan finalizado trámite administrativo. d) ( ) Carpeta
10. ¿CUÁL ES
6- EL PROCEDIMIENTO
Según PARA
la terminología de ELILMINAR DOCUMENTOS
Administración documental QUE CAREZCAN
a toda DE VALOR
CIENTÍFICO-CULTURAL?
Se tomará la decisión por mayoría
cualquier de los votos
tipo de soporte presentes,
material, en caso
incluso de empate,
los soportes el presidente
informáticos sedecidirá
le conoce como:
con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados serán transformados en material no
legible.
11. ¿CÓMO SE CASTIGA A UN FUNCIONARIO QUE ELIMINE ALGÚN DOCUMENTO?

Será Penado con SEIS MESES A TRES AÑOS de prisión quien autorice o lleve a cabo la eliminación de
documentos. En algunos casos puede ser mayor castigo, dependiendo del hecho o delito.

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nombre de:

12. ¿QUÉ SONa) ARCHIVOS
( ) Archivo
ADMINISTRATIVOS PÚBLICOS? c) ( ) Archivística
Son Archivosb) ( ) Fondopúblicos, los archivos de gestión y los
administrativos d) archivos
( ) Carpeta
centrales.
13. ¿QUE SON6- ARCHIVOS

Según la DE GESTIÓN? de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
terminología
Son los de las divisiones, departamentos y secciones
o convencional y cualquier de los diferentes
otra expresión entes
gráfica, a los o
sonora que
enseimagen,
refiere elrecogidas en
Artículo 2 de esta ley.
14. ¿QUÉ FUNCIONES DEBEN CUMPLIR LOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN?
Están encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar la documentación producida en cada unidad.
15. ¿QUÉ SE ENTIENDE POR PRE-ARCHIVALÍA?


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nombre de:

a) ( ) Archivo
Es la documentación que encuentra en gestión en las diferentesc) ( unidades
) Archivística
o secretarías de las
instituciones b) ( ) Fondo
productoras y se organizará de acuerdo con los d) ( ) Carpeta
principios de procedencia y orden
original y otros lineamientos que dicte la Junta Administrativa del Archivo Nacional o la Dirección
General del 6-
Archivo Nacional.
Según Comprende
la terminología dedocumentos producidos
Administración en los últimos
documental a toda cinco años. en lenguaje natural
expresión
16. ¿QUÉ ES ARCHIVALÍA?
Es aquella documentación que ha finalizado su trámite administrativo y es conservada, organizada y
facilitada en los archivos centrales de las instituciones y en el archivo intermedio. Por lo general
comprende documentación con menos de 30 años de haberse originado.
17. ¿CUÁLES INSTITUCIONES DEBERÁN CONTAR CON UN ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN?

TODAS deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la
debida conservación y organización de sus documentos.

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nombre de:

18. ¿CUALESb) SON( LAS) FUNCIONES
Fondo DE LOS ARCHIVOS CENTRALES? d) ( ) Carpeta
Centralizar Todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo
con los plazos
6- deSegún
remisión.
Coordinar con laoDirección Generaly del
convencional Archivo Nacional
cualquier la ejecución
otra expresión de lassonora
gráfica, políticaso archivísticas
en imagen,derecogidas en
la institución respectiva.
Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo
documental de la institución.

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nombre de:

a) ( ) Archivo
CLASIFICAR UN ARCHIVO c) ( )QUE
DE ACUERDO CON LA TÉCNICA ARCHIVISTICA Archivística
CORRESPONDE YA SEA
b) ( O
ORGANICA, FUNCIONAL ) Fondo
POR ASUNTOS (ORFUAS) d) ( ) Carpeta
CLASIFICACIÓN 6-DE LOS DOCUMENTOS:

Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Es la técnica mediante la cual
cualquier tiposede
identifican y agrupanincluso
soporte material, documentos con características
los soportes informáticoscomunes, por
se le conoce como:
tanto, la clasificación es posiblemente la más importante y compleja de las funciones archivísticas
dentro del proceso de organización de los archivos de la gestión debido a que es donde se
determina de qué manera y dónde se va a ubicar la documentación para que su recuperación sea
más ágil.
OBJETIVOS DE LA CLASIFICACIÓN:

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nombre de:

b) ( de
Con la clasificación ) Fondo
los documentos en la etapa de gestión,d)se ( pretende
) Carpetalograr los siguientes
objetivos:
 Tener acceso rápidamenteya cualquier
o convencional la documentación.
otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 Rescatarcualquier
la organicidad de los documentos.
 Simplificar los procesos de ordenación, descripción y valoración documental.
 Facilitar la transferencia documental.
 Dar respuesta inmediata a la toma de decisiones.
TIPOS DE CLASIFICACIÓN: (ORFUAS) A la combinación de los tres sistemas se le ha dado el nombre de

ORFUAS que quiere decir orgánico, funcional y por asuntos.

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nombre de:

a) ( orgánica
 Por estructura ) Archivo (OR) c) ( ) Archivística
b) ( o acciones
 Por funciones ) Fondo (FU) d) ( ) Carpeta
 Por asunto (AS)
CLASIFICACIÓN PORoESTRUCTURA
convencionalORGÁNICA:
Consiste en analizar la estructura orgánica (organigrama) de la institución que produce los documentos
sea pública o privada, los cuales se agrupan en un archivador de tal manera que reflejen las relaciones
que tiene determinada la oficina con el resto de la institución, con la Administración Pública, oficinas
privadas, particulares y organismos internacionales.
La documentación que se clasifica es aquella generada en los trámites administrativos. Cuando se da el

caso de que una entidad en su estructura sufre cambios, los encargados de los archivos de gestión,

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nombre de:

a) ( para
deben estar atentos ) Archivo c) ( ) Archivística
hacer las modificaciones correspondientes en la clasificación de los
b) su( procedencia.
documentos según ) Fondo d) ( ) Carpeta
CLASIFICACIÓN 6- PORSegún
FUNCIONES O ACCIONES:
Se refiere a las atribuciones encomendadas
cualquier o señaladas
tipo de soporte material,a incluso
las instituciones, empresas
los soportes o particulares,
informáticos para
se le conoce como:
que efectúen y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o actividades, los cuales
se plasman en trámites o negociaciones para poner en marcha dichas actividades, tales como cobrar,
inspeccionar, legislar, denunciar, informar, capacitar. Se deben analizar con detenimiento las funciones
y actividades de la institución, principalmente las que realiza la oficina productora, para poder identificar
las series documentales.
CLASIFICACIÓN POR ASUNTO:

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nombre de:

a) tratan
Se refiere a lo que ( ) los
Archivo
documentos, es decir a su contenido c) ( ) Archivística
informativo, para lo cual se utilizan
b) realmente
palabras claves que ( ) Fondo encierren el asunto. Es recomendable d) (subdividir
) Carpeta
éstos, para una mejor
localización de los documentos que corresponden a un mismo asunto.
El sistema de clasificación, según sey opte
o convencional no puede
cualquier otra darse sin antes
expresión realizar
gráfica, un diagnóstico
sonora o en imagen,de larecogidas en
institución: la función, relación con otras organizaciones, estructura, documentación, y otros. Conocer
estos aspectos a fondo es fundamental, porque son los que determinarán en este sentido la elección del
sistema de clasificación. Es recomendable el sistema de clasificación orgánica, orgánica y/o funcional,
antes que la de asuntos, debido a que con este último sistema los documentos pierden su organicidad.
Además, al agruparlos de esta forma se mezclan los de un departamento con otro y se pierde entonces
la unidad del fondo documental, principio básico en la organización de los documentos de una entidad.
Por otro lado, es necesario reiterar que el sistema de clasificación por asuntos se aplica en casos

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nombre de:

a) permite
excepcionales. Ésta ( ) Archivo c) ( )elArchivística
la subjetividad porque cada cual seleccionará asunto como le parezca, lo
b) ( ) Fondo
cual afectaría su localización d) ( ) Carpeta
por tanto no se lograría un servicio eficaz.
Si en una entidad los archivos

6- Según de gestióndecuentan
la terminología con un documental
Administración sistema de clasificación uniforme,
a toda expresión se
en lenguaje natural
obtendrán las siguientes ventajas:
VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN:
1. Todos Los archivos pueden funcionar armoniosamente.

2. Se respeta el origen y procedencia de los documentos.
3. Refleja la organización, actividades y relaciones de los entes productores de los documentos.
4. Existe un mayor control sobre los documentos originales y copias.
5. Contribuye a la conservación de los documentos.

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nombre de:

6. Facilita ela)desarrollo
( ) Archivo
de las otras labores archivísticas. c) ( ) Archivística
7. Se ajustab) a las( necesidades
) Fondo y recursos disponibles. d) ( ) Carpeta
8. Se puede adaptar a un fondo cuyos documentos son el resultado de actividades técnicas
administrativas
6- Según o ambas.
9. No necesita ocambiar las unidades
convencional documentales
y cualquier otra cada inicio degráfica,
expresión año. sonora o en imagen, recogidas en
10. Los archivistascualquier
podrán trabajar sin dificultad en cualquier archivo, sin tenerinformáticos se le conoce como:
tipo de soporte material, incluso los soportes
que amoldarse a esquemas o metodologías subjetivas.
FASES DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:
 Consta de dos etapas: La intelectual y la física, operacional o material.

 La etapa intelectual o diagnóstica del fondo documental:

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nombre de:

a) ( se )elabora
 En esta etapa Archivouna reseña histórica de la empresa c) o( de) la
Archivística
oficina, para identificar la
b)orgánica
estructura ( ) Fondo
y las políticas de la institución. d) ( ) Carpeta
 Luego se hará un análisis para identificar cual clasificación funciona más por la actividad general
de la empresa, en donde
6- Según se determinaran
la terminología los recursos humanos
de Administración necesarios
documental a todapara la elaboración
del mismo yoseconvencional
elegirá el diseño.y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL:

(seis colores verde, amarillo, rojo, azul, morado, anaranjado)
El fondo documental se divide en 6 ámbitos, de acuerdo a la relación que tenga con entes externos que
serán determinados según la relación interna o externa de la unidad administrativa. Estos ámbitos son:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

I AMBITO (verde) IV AMBITO (azul)
cualquier tipo de soporte material,
II AMBITO (amarillo) incluso
V AMBITO los soportes informáticos se le conoce como:
(morado)
III AMBITO (rojo) VI AMBITO (anaranjado)
verde

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

PRIMER ÁMBITOa) ( ) Archivo
(OFICINA PRODUCTORA) c) ( ) Archivística
Este ámbito está constituido por la documentación que la oficina produce y que no sale a otros
Departamentos.6- También
Según lacontiene aquellos
terminología decasos de comisiones
Administración que no sea pueden
documental definir porque
toda expresión en lenguaje natural
participan varias secciones o unidades. Esta se idéntica (ordenación) con una guía en posición central
donde se escribe el cualquier
nombre de la oficina
tipo productora
de soporte y seincluso
material, le asigna
los un color exclusivamente
soportes informáticos separa este
le conoce como:
Ámbito. Detrás de la guía principal, se ubicaran otras para los papeles que deben separarse por tipos
documentales. Estos se ubican en carpetas con pestañas en color blanco que se ordenan
alfabéticamente y en posición última, aunque también puede ubicarse en posición central.
SEGUNDO ÁMBITO: LA EMPRESA A LA QUE PERTENECE

OFICINA PRODUCTORA. amarillo

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

En este ámbito se b) agrupan
( ) Fondo
los documentos de tal manera que se d) ( ) Carpeta
representa la relación de la Oficina
productora con las otras oficinas de la Institución, respetando la estructura orgánica.
Para la ubicación deo los documentos,y secualquier
convencional requiere otra
haberexpresión
analizado previamente el organigrama
gráfica, sonora de larecogidas en
o en imagen,
Institución, para determinar así las relaciones y el orden jerárquico, porque éste será el que indique
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce la como:
ubicación de las carpetas, de tal manera que EL ORGANIGRAMA esté representado.
ASISTENTE MEMORANDU
CIRCULAR
ES
DIRECCIÓN CARTAS

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

TERCER AMBITO6-(LASegún
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA) rojo
Está Constituido por los documentos
cualquier que lamaterial,
tipo de soporte oficina incluso
gestora los
envía y recibe
soportes de las instituciones
gubernamentales. Aquí se requiere el organigrama de la Administración Pública.
Las pestañas de las guías deben ser en un solo color y siguiendo el orden jerárquico que refleja el
organigrama.
CUARTO ÁMBITO: LAS INSTITUCIONES PRIVADAS azul


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Lo conforman losa)documentos
( ) Archivo
que la oficina gestora recibe o envía ac)las
( instituciones
) Archivística
privadas. Aquí no
b) ( ) Fondo
se requiere de organigrama, solamente se van ubicando las carpetasd) de(izquierda
) Carpeta
a derecha.
Se ordenan alfabéticamente,
6- Según lase le asigna un de
terminología color, partiendo de documental
Administración la primera posición
a todahasta la penúltima,
porque la última seráo para los tipos documentales y en color blanco.
morado
QUINTO ÁMBITO: LOS PARTICULARES
En este ámbito se agrupan los documentos que recibe o envía la oficina productora y que provienen de
personas físicas pero que debido a algún vínculo, mantienen correspondencia.
Los nombres de las personas se ordenan alfabéticamente, aplicando la indización (ubicar apellidos
primero y luego el nombre) Como en todos los ámbitos anteriores, aquí se le asigna la última posición a
los tipos documentales, en color blanco.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:
5-Con mención de la terminología de administración de documentos al conjunto de

anaranjado
SEXTO ÁMBITO: b)
LOS( ORGANISMOS
) Fondo INTERNACIONALES d) ( ) Carpeta
Se agrupa la documentación
6- Según laque la oficina productora
terminología mantiene documental
de Administración con los organismos
a todainternacionales. Si
la correspondencia se da con diferentes instituciones de varios países, estos se ordenan alfabéticamente
y los nombres de loscualquier
organismos dede
tipo acuerdo
soporteconmaterial,
las reglasincluso
de ordenación correspondientes.
los soportes informáticosSeseleleasigna
conoce como:
un color diferente de los otros ámbitos
CONSULADO
MEMORANDUM
CIRCULAR
ES
ESPAÑA CARTAS

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:


LA ORDENACIÓN:
Es una de las actividades fundamentales del proceso de organización documental. Consiste en la

asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico
correspondiente.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo
Aurelio Tanodi, reconocido teórico archivista de Argentina, define lac)ordenación
( ) Archivística
como: “La disposición
b) ( )deFondo
o colocación sistemática las cosas de modo que cada una ocuped)el (lugar ) Carpeta
que le corresponde, según
un orden alfabético, numérico o cronológico”. La ordenación permite asegurar la identificación para
localizar los documentos,
6- Segúnlogrando así que estén
la terminología colocados rigurosamente
de Administración documental en el
a lugar que corresponde,
toda expresión en lenguaje natural
según un orden alfabético, numérico o cronológico.
METODOS DE ORDENACIÓN:
Existen Tres métodos de ordenación documental:
1. El alfabético, que a su vez se subdivide en onomástico, toponímico y asuntos.

2. El cronológico
3. El numérico.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

b) ( ) Fondo
1. MÉTODO ALFABÉTICO: Los documentos se ordenan siguiendo lad)estructura
( ) Carpeta
del alfabeto del idioma
oficial; en Costa Rica, es el Español:
A, B, C, D, E,cualquier F, G, H,tipo I,
deJ, K, L,material,
soporte M, Ñ,incluso
O, P, los
Q,soportes
R, S, T, U, V, X,seY,
informáticos le conoce como:
Z.
Para su consulta no se requiere de ficheros porque los documentos se localizan directamente en la
gaveta. Sus elementos son nombres de personas, lugares, cosas o acontecimientos.
El método alfabético permite el uso de pestañas y guías en diferentes posiciones. Las guías pueden ser
primarias o principales, secundarias, terciarias y carpetas individuales.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Guías primarias b) ( ) FondoSus pestañas ocupan la primera o d)
o principales: ( ) Carpeta
segunda posición. Se utilizan para
indicar divisiones importantes del archivo.
Guías secundarias: oSe convencional
requieren para yefectuar divisiones
cualquier marcadas por
otra expresión las guías
gráfica, principales.
sonora o en imagen, recogidas en
Guías terciarias: Marcan subdivisiones dentro de una guía secundaria.
Carpetas individuales: siempre las vamos a encontrar detrás de la última guía, de una carpeta colgante.
En ella se depositan los documentos en orden cronológico. (es el orden de fecha, la más reciente
siempre se encontrará de primero)
Ventajas del método alfabético:


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

 Puede serb)utilizado
por empresas que manejan poco o gran volumen de correspondencia.
 Permite la localización rápida del documento porque es un sistema directo.
 Para su uso
6- solamente se requiere dominar
Según la terminología el alfabeto endocumental
de Administración español. a toda expresión en lenguaje natural
DIVISIÓN DEL MÉTODO ALFABÉTICO:
El método alfabético se divide en tres:
 ORDENACIÓN ONOMÁSTICA O NOMINATIVA: Se aplica a nombres de personas físicas y

jurídicas.
 TOPONÍMICO: Se refiere a nombres de lugares.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

 ASUNTO a) ( ) Archivo
Y MATERIA: c) su
Se aplica al ordenar un documento por ( contenido
) Archivística
o tema de que trata
el mismo.b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
ORDENACIÓN ONOMÁSTICA
6- Según laOterminología
NOMINATIVA:de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Es la que se aplica a la ordenación
cualquier de nombres
tipo de soporte material,deincluso
personas físicas y informáticos
los soportes jurídicas. Alseordenar
le conoce como:
alfabéticamente, es necesario indicar que existen algunos términos que se deben conocer como los
siguientes:
INDIZAR: Es la acción de invertir el orden lógico de una frase o nombre para agilizar la ordenación. En
el caso de nombres de personas, primero se escribe el apellido paterno, luego el materno seguido del
nombre. Los apellidos se separan del nombre por una coma ( , ) por ejemplo:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( )LuisArchivo
Diego Gómez Hernández (nombre sinc)indizado)
( ) Archivística
Gómez Hernández, Luis Diego (nombre indizado)
UNIDAD DE ORDENACIÓN: Es cualquiera
o convencional de las partes
y cualquier otra del nombre de
expresión una persona
gráfica, sonorao oempresa que serecogidas en
en imagen,
escoja para ordenarla alfabéticamente.
Ejemplo: Empresa Hermanos Juárez

Carlos Gutiérrez Mora
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

EMPRESA ( ) Archivo
a) HERMANOS c) ( ) Archivística
JUÁREZ
GUTIERREZ
6- Según la terminología de MORA
Administración documental CARLOS
cualquier tipo Es
ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN: detoda
soporte material,
aquella incluso
palabra, los soportes
abreviatura, informáticos
número de cédula ose le conoce como:
dirección
que aparece en nombres exactamente iguales. Este se considerará para decidir el orden alfabético
entre dos nombres. Algunos ejemplos son títulos de prioridad familiar como: padre, hijo o títulos
profesionales como doctor, profesor y otros.
REFERENCIAS CRUZADAS. Permiten La ubicación de documentos que pueden ser buscados con otros
nombres. Es recomendable ubicar la referencia en todos los lugares donde exista la posibilidad de
buscar el documento y colocara e indicar el nombre bajo el cual efectivamente fue archivado. La

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) no( sólo
referencia cruzada ) Archivo
se utiliza en el sistema alfabético, sino enc)los
( otros
) Archivística
sistema s de ordenación:
Por ejemplo en elb)numérico,
( ) Fondo
geográfico y por asuntos como se verá más d) ( adelante.
) Carpeta


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

REGLAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA
b) ( ) Fondo DE NOMBRES DE PERSONAS d) ( ) Carpeta
REGLA #1
Al ordenar alfabéticamente los nombres de
6- Según la terminología de Administración
personas, es necesario
documental indicar queexpresión
a toda existen algunos
en lenguaje natural
procedimientos queoseconvencional
señalan en las reglas que a continuación se explica:
Invierta el orden de las unidades del nombre de una persona. Ejemplo:
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
Carlos José Ramírez Delgado . Ramírez Delgado, Carlos Jose.


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

b) ( ) Fondo
Denia Valverde Salas d) ( ) Carpeta

Carmen Siles Pérez
I UNIDAD cualquier tipo de IIsoporte
UNIDADmaterial, inclusoIIIlos soportes informáticos se le conoce como:
UNIDAD IV UNIDAD
EL ORDEN ALFABETICO:
ORDEN ALFABÉTICO: Todas las unidades deberán ponerse en perfecto orden alfabético de A a la Z.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

b) ( ) Fondo
PUNTOS A CONSIDERAR: d) ( ) Carpeta
1. Cuando la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético.
2. Cuando la primerao unidad es idéntica
convencional y será la segunda
cualquier otra unidad la quegráfica,
expresión determine el orden
sonora y asíimagen, recogidas en
o en
sucesivamente. cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
3. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es idéntica.
Ejemplo: a) Mora
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

Luis Ángel Era
Carlos José Hernández Pérez

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo
Julieta Herrera Corrales c) ( ) Archivística
Melissa Henríquezb) Carpio
b) Morales
6- Según
4. Algunos apellidos siendo la terminología
más de Administración
largos preceden a otros pues unadocumental a toda
letra es la que expresión
determina en lenguaje natural
el orden.
o convencional
Ejemplo: a) Delgadillo b) yDelgado.
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Para Facilitar la organización de cada unidad, hay que descomponer éstas, letra por letra y tomar en
cuenta el orden alfabético.
ORDENE ALFABÉTICAMENTE LA SIGUIENTE LISTA DE NOMBRES EN ORDEN ASCENDENTE
REGLA #2
REGLA #3 ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) son
Los Siguientes casos ( ejemplos
) Archivodiferentes en que se presentan elementos
c) ( ) Archivística
de identificación.
IV UNIDAD
Según la terminología
NOMBRE6-Y APELLIDOS de Administración
I UNIDAD documental
II UNIDAD a toda expresión en lenguaje natural
III UNIDAD
Olger Ortiz Acuña
Gerardo Francisco Ortuño
Eizabeth Pacheco
Oscar José Ortiz
José Andrés Patiño
LOS NOMBRES SIMILARES: Al Ordenar nombres similares, se escribe primero el más corto, ejemplo:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo
Gabriel Astua Jimenez c) ( ) Archivística
b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta IV UNIDAD
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Rosa Fernández Jiménez
Rosaura Fernández Jiménez
Rosalía Fernández Jiménez
Rosa Iris Fernández Jiménez
Rosalina Fernández Jiménez
Carme Valerio Vargas
Jimana Sanchez Vargas
Cristian Sanchez Vargas
Carlos Bogantes Ramirez

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Fernandon Alvareza) Orozco
( ) Archivo c) ( ) Archivística
b) ( ) Fondo
Jose Valverde Hernandez d) ( ) Carpeta
Eduardo Perez Jimenez
Greivin Astorga 6-
Varela
Viviana Ugalde Sanchez
Tatiana Perez Gamboacualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Lizeth Zapata Varela

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:


REGLA 3.1: NOMBRES DE PERSONAS Yy APELLIDOS
o convencional cualquier IGUALES:
otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Si los nombres y apellidos de personas son iguales, se considera el número de cédula o la dirección, pero
solamente como elemento de identificación.
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IDENTIF.

Silvia Ramos Campos, cédula 5-509- CÉDULA
897 CAMPOS RAMOS, SILVIA 5-509-897

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Silvia Ramos Campos, (cédula
a) ) Archivo c) ( ) Archivística CEDULA
2-675-435 b) ( ) Fondo CAMPOS RAMOS, d) ( )SILVIA
Carpeta 2-675-435
Pedro Benavides Cerdas,
Goicoechea, San José
Pedro Benavides Cerdas.y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
o convencional
Desamparados, San José
Pedro Benavides Cerdas.
San Pedro de Montes de Oca.
NUMERO I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD ELEMENTO DE

IDENTIFICACIÓN
1
2

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

3 a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística
4 b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
5
6- Según
REGLA #3.2: TITULOS la terminología
DE PRIORIDAD FAMILIARde Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
cualquier
Los títulos de prioridad familiartipo de soporte
como: Sr., Sra.,material,
Primero,incluso losI, soportes
Segundo, informáticos
II, Hijo, Padre, seescriben
y otros se le conoce como:
después del nombre y se consideran elementos de identificación y se encierran entre paréntesis.
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IDENTIF.

Señora Carmen Mora López Mora López, Carmen (Señora)
Carlos Ballestero Morales, Padre

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Señorita Rosa Campos(Solís) Archivo
a) c) ( ) Archivística
b) ( )Hijo
Carlos Ballestero Morales Fondo d) ( ) Carpeta

ORDEN ALFABÉTICO
IDENTIFICACIÓN
1
2
3
4
5
REGLA #3.3 TITULOS NOBILIARIOS, MILITARES, RELIGIOSOS Y GRADOS

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

ACADÉMICOS. a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística
Se ubican al final del nombre, pero entre paréntesis como elemento de identificación
Ejemplo: 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
cualquier tipo de soporte
NOMBRE Y APELLIDOS material, incluso
I UNIDAD los soportes
II UNIDAD informáticos se
III UNIDAD le conoce como:
IDENTIF.
Monseñor Carlos Araya Araya, Carlos (Monseñor)
Sor Karina López
Mayor Julio Mora
Dr. Carlos Campos Morales

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

3
4 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
5 o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
REGLA 3.4: Los nombres de apellido en inglés, actualmente en Costa Rica se les da el mismo
tratamiento de archivo como si fuera un nombre propio en español, el primer apellido será la primera
unidad de archivo.
Ejemplo:
John Bake Smith

1 2 3
Primera Unidad

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Segunda Unidad
Tercera material,
cualquier tipo de soporte Unidad incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Ejemplo:
IV UNIDAD
Franklin Delveti Roosevelt Delveti Rooselvelt Franklin
John Fitzgerald Kennedy

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________

NUMERO a) ( ) Archivo II UNIDAD
I UNIDAD III UNIDADc) ( ) Documento
V UNIDAD
1
2
3


nombre de:

Albert Jones Phillip ( ) Archivo
ORDEN ALFABÉTICO
REGLA #4: NOMBRE DE LA MUJER CASADA


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( )por
Éste se ordena primero Archivo c) ( que
el apellido de soltera, la preposición “de” ) Archivística
forma parte de la unidad
b) (de casada
siguiente, el apellido ) Fondo
y el nombre de pila, Ejemplo. d) ( ) Carpeta
6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión IV

en lenguaje natural
o convencional y cualquier
NOMBRE Y APELLIDOS otra expresión
I UNIDAD gráfica, sonora
II UNIDAD o en imagen,
III UNIDAD UNIDAD recogidas en
cualquier
Myriam Hernández de Ramírez. tipo de soporte material,
Hernández incluso los soportes
(de) Ramírez informáticos
Myriam se le conoce como:
Mercedes Morales de Picado.
Sonia Corrales de Castro.


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

IDENTIFICACIÓN
1
2
3
4
REGLA #5 APELLIDOS DE PERSONAS CON PREFIJOS, PREPOSICIONES, ARTÍCULOS Y PARTÍCULAS.

Si tenemos que ordenar apellidos de personas con prefijos, preposiciones, artículos y partículas, éstas se
consideran parte del apellido.
Ejemplo:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística IV UNIDAD
NOMBREb)Y APELLIDOS
( ) Fondo I UNIDAD d) ( ) Carpeta
II UNIDAD III UNIDAD
Francini D’amigo Vicenci D’amigo Vicenci, Francini
Giusepe D’alaimo De Luigui D’alaimo De Luigui, Giusepe
Luis Rogelio Da costa Calvo
Rossina Da Silva Provere
Mary Da Bello Alexandro
Leonel De Lemos Segura
Ricardo De la Vega Esquivel
Jaime De la Vega Esquivel
Jaime De La Trava Ramírez
Harold Le Claire Calvo

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________


NUMERO I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD V UNIDAD
1 generalmente en horizontal, de ciertos documentos, constituyendo una unidad de
2 instalación, se le llama:
3 a) ( ) Archivo c) ( ) Documento
4
5
6
7
8
9
12
13 4- Según las fuentes de procedencia de los documentos aquella que la constituyen
14 documentos que se originan fuera de la empresa, como cartas recibidas, informes,
15
nombre de:

Olman Le Roy Fallas ( ) Archivo
Dunia Mac Donaldb) ( ) Fondo
Umaña d) ( ) Carpeta
Rodrigo Mac Gregor Marín
Luis Van-Patten Venegas
o convencional
Francisco Javier de Oleo Montero y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
ORDENAR ALFABÉTICAMENTE:
REGLA #6: NOMBRES DESCONOCIDOS:
Al ordenar un nombre en el cual no diferenciamos el apellido(s) y en otro idioma, se mantiene la misma

forma en que está escrito.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

NOMBREb) ( ) Fondo
Y APELLIDOS I UNIDAD d) ( ) Carpeta
II UNIDAD III UNIDAD
DAI LIU CHI DAI LIU CHI
DI SOA MIU
MA CHEN SUNLAN
MA LOU MOU
PERSONAS JURIDICAS (INSTITUCIONES O EMPRESA COMERCIALES)
Dentro de la ordenación onomástica, también encontramos la ordenación de personas Jurídicas, para lo

cual es necesario conocer y aplicar las siguientes reglas:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

REGLA #7: NOMBRESa) ( DE ) Archivo c) ( ) Archivística
FIRMAS COMERCIALES Y ENTIDADES GUBERNAMENTALES:
Estos Se escriben tal y como aparecen; si el nombre tiene varias unidades se consideran cada una para
su ordenación 6-alfabética,
Según laexcepto si hay de
terminología artículos, preposiciones
Administración y conjunciones.
documental Los artículos
a toda expresión al
en lenguaje natural
comienzo del nombre serán considerados como unidad.
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD
El Amigo Ideal El Amigo Ideal
El Manantial y la Vida
El Rancho S. A.
La Casa Blanca
M. C. Constructora

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a)
Ministerio de Educación( Pública
) Archivo Ministerio (de) c) ( ) Archivística
Educación Pública
b) ( ) Fondo
Muebles Nuevo Mundo d) ( ) Carpeta
Municipalidad de San José
R. S. Precisión 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Radio Altamira o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Universidad Estatal a cualquier
Distancia tipo de soporte material, incluso
Universidad los soportes
Estatal (a) informáticos se le conoce como:
Distancia
REGLA #8: PREPOSICIONES ARTÍCULOS Y CONJUNCIONES DENTRO DEL NOMBRE DE UNA EMPRESA
Si al ordenar un nombre aparece una preposición, conjunción, o artículo dentro de éste, no se considera
unidad de archivo, se encierra entre paréntesis y se ubica con la unidad anterior.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Ejemplos: a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística
IV UNIDAD
6- Y Según
NOMBRE la terminología de
APELLIDOS Administración
I UNIDAD documentalIII aUNIDAD
II UNIDAD toda expresión en lenguaje natural
Ficheros y Más Ficheros (y) Más
Estructuras de Metal cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
La casa de la Muñeca
Jardín del Monte
La estancia del Monte
REGLA #9: NOMBRES IGUALES DE EMPRESAS


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Cuando aparecen a) nombres
( ) Archivo
iguales de empresas se considera c)la( dirección
) Archivística
como elemento de
identificación. Seb)debe
( respetar
) Fondoel siguiente orden: provincia, cantón
d)calle
( )yCarpeta
avenida. Ejemplo:

cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos
ELEMENTO se le conoce como:
DE IDENTIFICACIÓN.
NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD II UNIDAD
Restaurante Campos, Avenida Segunda, Restaurante Campos (San José, Calle 3, Ave. 2)
calles 3 y 5 San José
Restaurante Campos Avenida Cuarta, Restaurante Campos (San José, Calle 2 y 4)
Calles 2 y 4 San José
Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calles
3y5

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( Segunda,
Óptica Jimena, Avenida ) Archivo
Calles c) ( ) Archivística
16 y 18 b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta

REGLA #10: SIGLAS
cualquier
Es la forma simplificada tipo dede
del nombre soporte
un entematerial, incluso
corporativo, o unlosnúmero
soportes
de informáticos
letras que se se le conoce
escriben y como:
pronuncian como si estuviesen en forma desarrollada. Si se conoce el significado de las siglas, éstas
deben desarrollar y anotar entre paréntesis al final del nombre ya desarrollado.


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Banco a) ( ) Archivo
Interamericano de BANCO c) ( ) Archivística
INTERAMERICANO DESARROLLO
Desarrollo (BID) b) ( ) Fondo (DE) d) ( ) Carpeta
(BID)
Instituto Mixto de Ayuda social
(IMAS) 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Instituto Nacional deo Seguros
(INS) cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Organización de Estados
Americanos (OEA)
REGLA #11: ABREVIATURAS
Si el nombre de una firma comercial aparece una abreviatura, escriba completa la palabra, excepto si en
su nombre original así se encuentra. Ejemplo:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta IV UNIDAD
Deportes Bedal S. A. Deportes Bedal Sociedad Anónima
Clínica de Arritmias S. A.
Hnos. Gómez Álvarez cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Cía. Financiera de Londres Ltda.
REGLA #12: CUANDO APARECEN NÚMEROS EN LOS NOMBRES DE LAS EMPRESAS.
IV UNIDAD

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Estadio 23 de mayo ( ) Archivo
a) Estadio c) ( ) Archivística
25 (de) Mayo
b) ( ) Fondo
Depósito el 5 menos Depósito (el) 5 d) ( ) Carpeta
Menos
Zapatería 535
Zapatería 550 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Estadio 25 de abril o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Notaría 5 cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Notaría 6
Deportes 5 Ases
NUMERO I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD V UNIDAD

1

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

4
7 cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
8
REGLA #13: NOMBRES DE PERSONAS EN UNA ENTIDAD

A) Los nombres de corporaciones, sociedades o instituciones se ordena tal y como se
escriben.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística IV UNIDAD
II UNIDAD
NOMBREb)Y APELLIDOS
( ) Fondo I UNIDAD d) ( ) Carpeta
III UNIDAD
Librería Uriel Cascante Rojas Librería Uriel Cascante Rojas
Sastrería Villegas Rodríguez Sastrería Villegas Rodríguez
Tienda Juan Aguilar Tienda Juan Aguilar
II III IV
# NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

1 a) ( )Culturales
A. F. S. Intercambios Archivo c) ( ) Archivística
2 Don Miguel b) ( S.)A.
Tours, Fondo d) ( ) Carpeta
3 Miguel Quesada Garita
4 Juan Durán6- VegaSegún la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
5 Rafael A. Madrizo convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
6 Abastecedor San cualquier
Bosco tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
7 Grace Bermúdez Abarca
8 Don Carlos S. A..
9 Alvaro Durán Rocha
10 Juan Félix Madrigal
11 ATINSA, Tres Ríos
12 Rafael Gerardo Benavides
13 Lic. Jorge Luis Abarca

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

14 a)
Richard Dyer Ward ( ) Archivo c) ( ) Archivística
15 b) (Rica,
Malher de Costa ) Fondo
S. R. L. d) ( ) Carpeta
16 La Casa del constructor
Pulpería El Atún
18 Bodega San Luiso convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
19 Abonos Superior, cualquier
S. A. tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
20 Bodega Juan Ramírez V.
21 Quebrador José Goldembert.
22 Estudio de Gimnasia Mary Quintero
23 Repuestos REPRO, S. A.
24 Rosago, S. A.
25 S. S. B. Supply, S. A.
PRACTICA DE ARCHIVO:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

b) ( ) Fondo II IIId) ( ) Carpeta IV
# I UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD
1
3
4
5
6
7
8

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

11
15
16
17
18
19
20
21

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

24

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

II III IV
# NOMBRE Y APELLIDOS I UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD
1 Monseñor Arrieta
2 Asociación Nacionalcualquier tipo de
de Corredores de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Bienes Raíces
3 Lucía ChanChu
4 Artesanía la ventana
5 Lady Diana
6 Luis Felipe del Castillo
7 Restaurante The Lobster’s Inn
8 Acuña y Video, S. A..

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

9 Rodolfo Alex G. a) ( ) Archivo c) ( ) Archivística
10 b) ( Aragón
Profesor Carlos Aragón ) Fondo d) ( ) Carpeta
11 Revista el Mortero
12 6- Según
Agencia de Aduanas la terminología
Edgar Parra Villalobos de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Doctor Barrantes Zeledón
14 Hernán Montes de Ocacualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
15 Almacén Guillermo Carazo
16 Chan Choo Kai
17 Alex 2002 S. A.
18 Pollos PIPASA
19 Carlos abarca Fallas
20 A.R.C. Comercial, S. A.
21 Abastecedor Neftalí Duarte

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

22 a)
Abastecedor Aurelino ( Ruiz
) Archivo c) ( ) Archivística
23 Abastecedor Superb) Pino
24 Ministerio de Salud de Panamá
D’Lujo Disco Móvil
25 Studio 15 o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
26 Ministerio de Saludcualquier
Costa Ricatipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
27 Abogado Bernal Aragón
28 Studio 1, S. A.
29 Tienda Kathia Arias
30 Tienda La Fortuna

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

6- Según la terminologíaIIde Administración documental

III a toda expresión
IV en lenguaje natural
# o convencional y UNIDAD
I UNIDAD cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
UNIDAD imagen, recogidas en
UNIDAD
1
2
3
4
5
6
7

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nombre de:

10
14
15
16
17
18
19
20

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nombre de:

23
27
28
29
30

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:



NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) ( ) Archivo MÉTODO NUMÉRICO c) ( ) Archivística
Es la asignación de números a los documentos para colocarlos en el espacio físico en forma numérica.
Los números se6-usan comolaíndices,
Según guías, subguías
terminología y carpetas; documental
de Administración pueden ser tomados directamente
a toda expresión en del
lenguaje natural
documento, tal es elocaso e cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas, carné, o asignarle
un número al documento.
Este sistema es indirecto, por lo cual requiere de un índice alfabético para determinar l número que se
le asignará a cada cliente.
APLICACIONES
 En hospitales, clínicas, consultorios médicos, para mantener los historiales de sus pacientes.

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nombre de:

 Empresasa)financieras,
( ) Archivo
en números de cuentas corrientes y dec)ahorro.
( ) Archivística
 b) (educativas,
En entidades ) Fondodonde es necesario ordenar los expedientes
d) ( ) Carpeta
de los alumnos, o códigos
de asignaturas de los programas de las materias, u otros.
 En empresas que se
6- Según la dedican a la construcción
terminología de proyectos
de Administración y a losacuales
documental se les asigna
toda expresión un
en lenguaje natural
número. o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 En instituciones públicas
cualquier como
tipo en el caso
de soporte del Registro
material, Civil,los
incluso para llevar elinformáticos
soportes control de losseregistros
le conoce como:
de nacimiento, matrimonios, números de cédula, defunciones, y afines.
 Empresas que se dedican a la venta de seguros, para ordenar los números correspondientes a
las pólizas, acciones, entre otros.
 Empresas muy grandes que por la naturaleza de sus funciones sus archivos crecen
vertiginosamente.
VENTAJAS

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

 b) ( cuando
Es fácil detectar ) Fondouna carpeta está mal ubicada. d) ( ) Carpeta
 Debido a que en las pestañas solamente aparecen números esto le da la característica de
confiabilidad.
 No hay límiteo para su expansión,
convencional debido a que
y cualquier losexpresión
otra números son infinitos.
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 Su visualización y lectura es más fácil, por ser números los que aparecen
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes en las pestañas
informáticos se lede las
conoce como:
carpetas.
DESVENTAJAS
Si una pieza o unidad documentos es archivada en una carpeta equivocada, su localización resulta difícil.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) sistema
Debido a que es un ( ) Archivo c) ( ) situación
indirecto, requiere de un tarjetero de consulta, Archivística
que lo convierte en
poco ágil. b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
Por ser un sistema numérico se pueden presentar errores de transposición de números por ejemplo:
843 en vez de 834
ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL de
cualquier tipo ARCHIVO NUMERICO:
soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
LA GAVETA NUMÉRICA PRINCIPAL:
 Está constituida por guías y carpetas individuales identificadas con un número.

 Estos números pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 ó de 100 en 100
 En las carpetas individuales los documentos se ordenan cronológicamente.
 Las guías que corresponden a los números pueden distribuirse en varias posiciones.

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nombre de:

b) ( )ALFABÉTICO:
EL TARJETERO AUXILIAR Fondo d) ( ) Carpeta
En él solo vamos6-a encontrar

Según latarjetas o fichasde
terminología que contienen el nombre
Administración del cliente
documental en orden
a toda alfabético
expresión y
en lenguaje natural
aplicando las reglas o
de convencional
ordenación nominativa y para instituciones o empresas. A la par del nombre del
cliente se anota el número quetipo
cualquier se lede
asignó dentro
soporte de la Gaveta
material, Numérica
incluso Principal.
los soportes informáticos se le conoce como:
EL REGISTRO NUMÉRICO:
Es un libro de anotaciones, donde se escriben consecutivamente los números que se les asignaron en la
Gaveta Numérica Principal, así como los nombres de los clientes correspondientes. Esto se hace con el
fin de que no se asigne un mismo número a dos corresponsales.

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nombre de:

b) ( ) Fondo 201-Soto, Leticia
d) ( ) Carpeta
206 Hernández, Raquel
200-Floristería, DUMU 207-Espinosa, Johania
203-Álvarez Heilen 208-Rojas, Grettel
6- Según la terminología
204-Salazar, Fannyde Administración209-Amores,
documental Cindy a toda expresión en lenguaje natural
o convencional y cualquier otra expresión gráfica,Celia
205-Abarca, Nuria 210-Herrera, Ana sonora o en imagen, recogidas en
ORDENACIÓN POR ASUNTO
Es la ordenación de los documentos mediante la selección del tema tratado en el mismo. El nombre de
la persona o empresa no se considera.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) sistema
No obstante, dicho ( ) Archivo c) ( )elArchivística
de ordenación no es recomendable porque asunto puede ser extraído
b) ( ) Fondo
mediante la subjetividad. d) ( ) Carpeta
USOS: 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural

Instituciones científicas para archivar
cualquier tipo delasoporte
información de losincluso
material, estudioslos
y proyectos
soportes que están realizando.
En colegios, Universidades, institutos y todo tipo de institución docente para ordenar su material
didáctico.
CLASES DE ORDENACIÓN POR ASUNTO:
Estilo diccionario o Directo


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

En este estilo no a) ( ) Archivo
se encuentra ninguna división de temas, solamentec)se( agrupan
) Archivística
alfabéticamente como
se encuentran lasb)palabras
( ) Fondo d) (de fichero
en un diccionario. Este sistema no requiere ) Carpeta
auxiliar.
Elementos para6-su organización:

Guías alfabéticas: Se requierentipo
cualquier para
deindicar el orden
soporte alfabético
material, inclusodellos
grupo.
soportes informáticos se le conoce como:
Carpetas individuales: En orden alfabético por el asunto.
Estilo enciclopedia: Este estilo posee un número reducido de asuntos y varias divisiones y
subdivisiones. Estos siguen un orden alfabético y se agrupan por relaciones lógicas.
Para esta ordenación se requiere de personal especializado, así como de mayor tiempo para la
preparación del material porque cada documento debe ser leído y comprendido para luego determinar
el asunto bajo el cual va a ser archivado. En muchos casos el asunto se puede encontrar en la referencia

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

o directamente en a) el( texto
) Archivo
del documento. Si no aparece, es aquíc)donde
( ) Archivística
debe deducirse, lo que da
b) ( ) Fondo
cabida a la subjetividad. d) ( ) Carpeta

COMO LOCALIZAR EL
o DOCUMENTO
convencionalENy UN ARCHIVOotra
cualquier PORexpresión
ASUNTO: gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
 Es necesario predeterminar el nombre del asunto que se va a buscar.
 Inmediatamente se debe localizar la guía alfabética correspondiente al asunto predeterminado.
 Se procede a buscar la guía del asunto propiamente.
 Luego se busca la subguía.
 Por último se busca la carpeta individual.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

PROCEDIMIENTOS a) PARA
( )ARCHIVAR
Archivo DOCUMENTOS POR ASUNTO: c) ( ) Archivística
 Inspeccionar: verificar si el documento está listo para ser archivado.
 Clasificar
6-: Consiste
Según laenterminología
leer el documento y extraer el asunto
de Administración de que trata.
documental a toda expresión en lenguaje natural
 Anotar: Es ocolocar un papel adhesivo al documento donde se anota
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora el asuntoo bajo el cual serecogidas en
en imagen,
archivará. cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
 Distribuir: Consiste en agrupar los documentos que se refieren a un mismo asunto y ordenarlos
alfabéticamente.
 Archivar: Es ubicar los documentos dentro de las carpetas en orden cronológico, detrás de las
guías o sub-guías que les corresponden.
¿QUÉ ES EL MÉTODO CRONOLÓGICO?


NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

Es la ordenación a)
de un( documento
) Archivo en donde se considera el año, mes c) y( día) Archivística
del mismo. Si bien es cierto
hemos explicadob) ( ) Fondo
los otros d) ( se )ubican
sistemas de ordenación, en la carpeta donde Carpeta
los documentos, éstos
finalmente se ordenan cronológicamente. En la ordenación cronológica podemos hablar de fecha
cronológica que6-sitúa los documentos
Según en el tiempo
la terminología y con relación
de Administración a ella se ubica
documental uno detrás
a toda de otro.
expresión El
en lenguaje natural
documento más reciente se ubica de primero.
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS:
Son medios de control, información y localización que proporcionan referencias sobre ciertas
características de los documentos que se encuentran en las diferentes fases archivísticas, sea que se
reciban o despachen.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

En un archivo de a) ( se
gestión ) Archivo c) ( y) entrada
utilizan instrumentos para el control de salida Archivística
de correspondencia.
b) ( los) controles
También son básicos Fondo rigurosos en el préstamo de documentos
d) ( ) Carpeta
para asegurar que todo
documento que salga de un archivo regrese en el momento oportuno de devolución.
ALGUNOS DE LOS INSTRUMENTOS
o convencional DEyCONTROL SON:
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
REGISTROS: Este instrumento lleva el control de la documentación que ingresa o sale de la oficina,
comunicando de dónde viene o hacia dónde se envía, junto con otras características que lo identifican.
Este documento puede variar de acuerdo al interés de la oficina. Puede ser un cuaderno, un formulario
o cualquier hoja diseñada para tal efecto.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

6- Según
INSTITUTO la terminología
PROFESIONAL de Administración
DE EDUCACIÓN documental a toda expresión en lenguaje natural
COMUNITARIA
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA QUE ENTRA
CODIGO DE DESTINATARIO CONTENIDO FECHA FIRMA HORA
OFICINA

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:


DATOS QUE DEBEN LLEVAR LOS REGISTROS SON:
 Nombre de la empresa o institución a quien pertenece el Instrumento (Membrete)

 Número de orden o código
 Destinatario, si sale el documento, o remitente, si entra.
 Fecha de recibido o enviado

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

 Firma dea) ( recibe
quien ) Archivo c) ( ) Archivística
 Asunto b) ( ) Fondo d) ( ) Carpeta
 Otros datos que considere necesario la oficina.
LISTA DE REMISIÓN:o convencional
Son instrumentos de controlotra
y cualquier de los documentos
expresión que han
gráfica, cumplido
sonora o en suimagen,
vigenciarecogidas en
administrativa en elcualquier
archivo detipo
gestión, de a cuerdo con las políticas institucionales. Es un control
de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conocepara como:
el manejo de la documentación que requiere ser trasladada al archivo central debido a que su consulta
ya no es frecuente.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

b) ( ) Fondo LISTA DE REMISIÓN d) ( ) Carpeta
Fecha___________________________
Remite:
Dirección: 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Departamento o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
Sección cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Unidad:
Otros
TIPO DE CONTENIDO CANTIDAD SECCIÓN FECHAS FECHA CADUCIDAD TIENE

DOCUMENTO QUE EXTREMAS VALOR
REMITE

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:


RECIBIDO POR:
FIRMA Y SELLO:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) que
Algunos elementos ( debe
) Archivo c) ( ) Archivística
contener la lista de remisión son los siguientes:
 Nombre de la institución a que pertenece la documentación.
 Título del
6-instrumento
 Número de orden
 Tipo documental
 Resumen del contenido
 Cantidad de las unidades documentales series o número de hojas (folios) del tipo documental.
 Unidad administrativa que remite
 Fechas extremas
 Plazos de conservación
 Nombre de la persona que entrega y recibe el documento
 Otros datos que considere la institución

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

LOS CONTROLES b) DE (PRÉSTAMOS:
) Fondo Estos Controles se usan cuando el d) encargado
( ) Carpeta del archivo de gestión
presta un documento por determinado tiempo. Esto motivado por helecho de que para realizar algunos
trámites dentro6-de Según
la institución, es necesario
la terminología extraer documentación
de Administración de losa archivos,
documental situación
toda expresión enque
lenguaje natural
amerita controlar suo salida, de tal manera que se conozca cuál documento salió, a quien se le prestó,
por cuánto tiempo, en qué fecha,
cualquier tipocuando lo regresarán
de soporte y alguna
material, inclusootra
losinformación pertinente. se le conoce como:
soportes informáticos
CONTROL DE DOCUMENTOS PRESTADOS
PRESTADO A DEPARTAMENTO TIPO FECHA PRESTAMO FECHA

DOCUMENTAL DEVOLUCIÓN

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:


EL ENCARGADO DEL ARCHIVO DEBE EJECUTAR TRES TAREAS IMPORTANTES ALPRESTAR

DOCUMENTACIÓN:
 Atender solicitudes de consulta

 Registrar o dejar constancia o testigo de salida de los documentos

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

 Llevar una)seguimiento
( ) Archivo
de la documentación prestada. c) ( ) Archivística
Atender solicitudes de consulta: Estas pueden ser personales, por medio de un mensajero, telefónicas
o por cualquier6-medio
Según automatizado.
la terminologíaTodas las solicitudes documental
de Administración se deben hacer por expresión
a toda escrito y en lenguaje
un natural
formulario especial ollamado solicitud de requisición o ficha de solicitud que contenga algunos datos
como: cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos se le conoce como:
Nombre del usuario, departamento, teléfono, número de cédula, nombre de quien autoriza el
préstamo, fecha de devolución, fecha del documento, fecha del préstamo y los demás que se
consideren necesarios.
Registrar o dejar constancia o testigo de salida de los documentos: Cuando el documento es retira de
los archivos, se debe colocar en su lugar una guía de fuera, guía de salida o guía de sustitución. Es

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

conveniente porquea) ( muestra
) Archivo
la utilización y correcta localizaciónc)del
( documento,
) Archivísticasirve de control
b) ( )facilita
porque al ser devuelto Fondo la colocación del documento end)el( sitio ) Carpeta
exacto, sirve además de
seguimiento cuando el documento no es devuelto.
Llevar un seguimiento de la documentación
o convencional prestada:
y cualquier otra Se debe establecer
expresión gráfica,unsonora
programa de devolución
o en imagen, recogidas en
de documentos prestados.
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticosse
Además, es necesario un archivo recordatorio o fichero donde seguardan
le conoce como:
las requisiciones, (preferiblemente en orden cronológico)
VALOR DE LOS DOCUMENTOS:
Los documentos surgen en las oficinas como producto de las actividades que en ella se realizan y tienen
la finalidad de permitir que las oficinas funcionen. De acuerdo con la información que posee el
documento, éste adquiere un valor diferente:

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

VALOR PRIMARIO: b) ( Adquiere
) Fondoeste valor el documento que sed) utiliza( ) Carpeta
permanentemente en las
diferentes oficinas de la institución dentro de esta categoría encontramos con valor:
Administrativo: Existen documentosyque
o convencional nacen de
cualquier las expresión
otra funciones de una oficina,
gráfica, sonoraporo loenque poseenrecogidas en
imagen,
información útil paracualquier
tomar decisiones.
Informativo: Es la razón de ser del documento, su contenido informativo.
Contable: Son documentos que se refieren a los derechos y obligaciones tanto de las personas físicas
como las jurídicas.
Legal: Son documentos que se refieren a los derechos y obligaciones tanto de las personas físicas como
las jurídicas.
Histórico: Documentación que posee información importante que permite conocer la situación socio
política, cultural y económica de un país o región.

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nombre de:

VALOR SECUNDARIO: b) ( Encontramos
) Fondo aquí los documentos que pord)su( contenido
) Carpetase les considera con
valor científico cultural y han sido transferidos al archivo final o histórico, donde se conservarán
permanentemente. 6- Según la terminología de Administración documental a toda expresión en lenguaje natural
Para realizar la evaluación detipo
cualquier los de
documentos es necesario
soporte material, elaborar
incluso un programa
los soportes de selección
informáticos con
se le conoce como:
objetivos claros y definidos que permitan una corriente fluida de éstos, ahorros sustancias les dé
espacios y economía de recursos, de tal manera que se conserve la documentación coherente, completa
y no fragmentada. Con ello se brindará el servicio para lo cual fue creada y, a la vez, servirá para la
reconstrucción del patrimonio nacional.
LA TRANSFERENCIA: es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan del archivo de gestión
al archivo central o de éste al archivo final, a medida que va disminuyendo la frecuencia de su consulta

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

por parte de las a) ( )productoras,
oficinas Archivo c) ( )de
y como consecuencia de la perdida Archivística
su valor administrativo, o
b) ( la edad
porque han alcanzado ) Fondo
suficiente y tienen valor para la cienciad)y (la cultura.
) Carpeta
LA SALUD OCUPACIONAL:
La Salud Ocupacional es un tema
cualquier tipo que tiene gran
de soporte relevancia
material, en el
incluso loscampo social
soportes y económico.
informáticos Es conoce
se le una como:
necesidad básica en la vida de toda persona porque genera bienestar físico, mental y social. El hombre
está expuesto a factores de riesgo de tipo físico,, químico y psicológico que influyen de diversa forma en
su vida. Por tanto, se deben procurar mantener una buena salud para su bienestar físico y social, que
interactúe con el ambiente que le rodea y que, a su vez, le permita desarrollarse armoniosamente en la
actividad laboral.

NOMBRE____________________________________________SECCIÓN_________________




nombre de:

a) (capítulo
El objetivo de este ) Archivo
es proporcionar conocimientos básicos c) ( a los
) Archivística
educandos y usuarios en
general, sobre el b) ( de
marco ) Fondo d) ( laboral,
acción de la Salud Ocupacional en el ambiente ) Carpeta
con el fin de propiciar
actitudes positivas hacia la seguridad e higiene.
SALUD OCUPACIONAL EN LA OFICINA y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
o convencional
Son muy pocos los trabajadores de las oficinas y las jefaturas que se ocupan de darle la importancia que
merece a todo riesgo que exista en las misma. Una de las razones es que creen que los accidentes no
pueden ocurrirle a ellos, que únicamente suceden en las industrias. Sin embargo, son muchos los
factores que afectan la Salud del trabajador de oficina como los siguientes:
Las sillas para oficinistas: Deben mantenerse bien lubricadas y los elementos de suspensión deben
examinarse regularmente para controlar el estado físico de los trabajadores.

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nombre de:

b) de
Escritorios y mesas ( trabajo:
) FondoDeben responder en dimensión y forma d) ( a) los
Carpeta
movimientos que hace el
trabajador. Deben estar completamente libres de astillas cortantes con el fin de evitar cualquier lesión
en las personas.6-La altura
Segúntanto de escritoriode
la terminología como de mesas de trabajo,
Administración debe ser
documental la adecuada,
a toda expresióndebido a
en lenguaje natural
que una posición incómoda causará fatiga física y por tanto, un rendimiento pobre en el trabajo.
Estantes y armarios: Deben estar diseñados de tal manera que su estabilidad esté garantizada, es decir
fijados con dispositivos seguros en la pared. Los estante y sus soportes deben estar construidos con
materiales resistentes, con el fin de evitar un desplazamiento o caída que provoque accidentes a los
trabajadores.

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nombre de:

Archivadores: Losa) gabinetes
( ) Archivo
o archivadores que se usan hoy en díac)son
( metálicos.
) Archivística
Es importante para
la conservación yb)la seguridad,
( ) Fondo d) ( )de
que todos los elementos de las correderas Carpeta
las gavetas se mantengan
en buen estado y bien lubricados.

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FECHA________________________ Firma del padre o encargado _______________________

1- Haciendo mención al lenguaje de archivo y sus términos, al conjunto orgánico de

2- Según la terminología de Administración documental, al conjunto rígido formado por dos

3- En Mención de la terminología de administración de documentos , la disciplina que estudia

4- Según las fuentes de procedencia de los documentos aquella que la constituyen

5- Con mención de la terminología de administración de documentos al conjunto de

Pasos en recepción de correspondencia de entrada:

 Recibimiento de la correspondencia: El encargado de manejar la correspondencia dentro de la

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4- Según las fuentes de procedencia de los documentos aquella que la constituyen

5- Con mención de la terminología de administración de documentos al conjunto de

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4- Según las fuentes de procedencia de los documentos aquella que la constituyen

5- Con mención de la terminología de administración de documentos al conjunto de

 Registro consecutivo: Se anota en un cuaderno de control de correspondencia de salida, toda la

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