ACTIVIDAD 7

Informe argumentativo de auditoría, parte 1: modalidades de auditoría

Presenta Grupo 10

Olga Lucia Jaimes Ruiz ID 512363

John Jairo Huertas Vargas ID 468676
Gina Marcela Sierra García ID 507971
Leidy Jhoana Beltrán Castañeda ID 510349

AUDITORIA FINANCIERA
NRC 3597

BOGOTÁ D.C., MARZO 2018

 AUDITORIA DE CALIDAD CAFAM

INTRODUCCION

Este trabajo se realizó con el fin de auditar los procesos del departamento servicios de
alimentación Cafam, en este sentido se empleó una auditoría de calidad ya que esta
ofrece a la unidad confianza sobre la eficacia de su sistema de gestión de la calidad y
su capacidad para cumplir los requisitos del cliente. Igualmente estas auditorías le
permiten acceder a la obtención de certificados de gestión de la calidad.

Se realizó con el ánimo de evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos definidos

en el manual de la calidad, en el manual de procedimientos y en la norma adoptada,
para detectar aquellas áreas o actividades que no cumplen los criterios establecidos y si
estas disposiciones se llevan a cabo de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar
los objetivos establecidos.
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Cafam es la Caja de Compensación Familiar con mayor trayectoria del país. Ya son 60
años ayudando a cumplir los sueños de nuestros afiliados y sus familias. Hemos
crecido a tu lado y nos presentamos hoy como la caja de compensación de 834.516
colombianos.

Cafam es un aliado solidario que contribuye al bienestar a través de la atención integral

de nuestros afiliados y usuarios, brindándoles servicios y productos con contenido
social los cuales responden a sus necesidades y expectativas. Es por esto que se
establecen relaciones con beneficios mutuos con los grupos de interés, trabajando con
un capital humano comprometido e idóneo con procesos eficientes; impulsando la
competitividad para el crecimiento sostenible de toda la Corporación.

RAZON SOCIAL: CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR CAFAM

DOMICILIO: se encuentra situada AVENIDA CARRERA 68 90 88, BOGOTA, BOGOTA

TELEFONO: 6468000

PAGINA WEB: www.cafam.com.co

FORMA JURÍDICA: entidad sin ánimo de lucro

ACTIVIDAD: Otras actividades recreativas y de esparcimiento n c p

GRUPO DE NORMAS: como parte del compromiso con la calidad y el servicio Cafam
cuentan con un equipo humano altamente calificado y comprometido con la satisfacción
del cliente; está certificado y acreditado por:

CERTIFICADO DE CALIDAD ISO 9001 VERSIÓN 2015 otorgada por BVQI

NTC 10012 NORMA TECNICA COLOMBIANA GESTION METODOLOGICA

DECRETO 3075 DE 1997 BPM

RESOLUCION 2674 DE 2013 BPM

RUT: 14410433405

REPRESENTANTE LEGAL: Miguel Eduardo González Bohórquez

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CERTIFICADO SUPERINTENDENCIA:

RIESGOS ASOCIADOS

DESCRIPCION DEL RIESGO: Realizar solicitudes de compra de materias primas y/o

productos por cantidades superiores o inferiores a las requeridas

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

CAUSA: Actividades manuales, Omisión en procesos, Modificación o Cancelación de

un evento, Incumplimiento del proveedor

CONSECUENCIA: Pérdidas Económicas, Reprocesos, Insatisfacción del cliente

DESCRIPCION DEL CONTROL: Verificar periódicamente las existencias de

inventarios, basados en los mínimos y máximos establecidos, con el fin de generar las
necesidades de reorden o abastecimiento de materias primas y/o productos
demandados según la programación de servicios.
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Unificar los menús del portafolio de Cafam, a través de la definición de recetas

estándar que permitan administrar de acuerdo a los niveles de rotación de las materias
primas y/o productos, y así generar órdenes de compra más ajustadas a la demanda
real.

DESCRIPCION DEL RIESGO: Desconocer los riesgos físicos, químicos y biológicos

que se pueden presentar en los sitios de trabajo donde se produce o comercializa
alimentos y bebidas

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

CAUSA: Falta de capacitación

CONSECUENCIA: Pérdidas Económicas, Reprocesos, Sanciones, Afectación y/o
alteración a la salud

DESCRIPCION DEL CONTROL: Participar en los programas de capacitación y

formación en procedimientos BPM, con el fin de que el personal conozca y aplique las
buenas prácticas aplicables a su puesto de trabajo.

Llevar control de la vigencia de las certificaciones en BPM del personal de servicios de

alimentación, a través de la planilla de documentos básico de manipuladores, con el fin
de programar oportunamente la realización de las actualizaciones correspondientes.

DESCRIPCION DEL RIESGO: Incurrir en fraude en el recibo de mercancía

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

CAUSA: Falta de actualización de procesos y/o procedimientos

CONSECUENCIA: Inconsistencias en la Información Contable, Pérdidas Económicas

DESCRIPCION DEL CONTROL: Registrar materias primas y/o productos entregados

de forma adicional por el proveedor (regalías y/o bonificaciones) al sistema
ingresándolas a costo cero, con el fin de formalizar el recibo del producto.

Recibir solo materias primas y/o productos que se encuentren dentro de las cantidades
pre-establecidas en el pedido que se encuentra en sistema.
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Solicitar al proveedor nueva factura o nota crédito en caso de que las cantidades de
materia prima y/o productos a entregar exceden o falten frente a lo solicitado. Esto con
el fin de dar aval para la radicación del cobro.

Realizar verificación aleatoria del recibo de mercancía, para validar que las cantidades
reales entregadas por el proveedor coincidan con la remisión y el albarán de recibo.

DESCRIPCION DEL RIESGO: Incumplir con las normas y buenas prácticas de

manufactura en alimentos (Recepción, Almacenamiento y Producción)

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

CAUSA: Falta de capacitación, Omisión en procesos, Infraestructura inadecuada

CONSECUENCIA: Pérdida de clientes, Pérdida Reputaciones, Pérdidas Económicas,

Afectación y/o alteración a la salud

DESCRIPCION DEL CONTROL: Verificar diariamente el cumplimiento de los requisitos

normativos de BPM a través del formato de requerimientos pre operativos y de
transporte, con el fin de detectar acciones preventivas, correctivas o de mejora.

Verificar mensualmente el cumplimiento del programa control integrado de plagas, con

el fin de evitar la omisión de algún procedimiento.

Verificar mensualmente el cumplimiento del plan de acción generado por el asesor

externo, con el fin de eliminar focos para la generación de plagas, esta responsabilidad
es del Departamento de Servicios Generales y el Supervisor o Monitor

Revisar y diligenciar el formato de verificación de control y recibo de materias primas,

con el fin de evitar almacenar productos en condiciones no conformes y verificar la
trazabilidad del producto, esta responsabilidad es del auxiliar de bodega o responsable

Verificar el diligenciamiento del formato de control y recibo de materias primas, con el

fin de revisar el cumplimiento de este procedimiento, esta responsabilidad es del
Supervisor o Monitor
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Realizar controles de calidad microbiológica a través de la realización de contra

muestras, planes de muestreo y tomas físicas específicas para análisis de laboratorio,
con el fin de tomar acciones pertinentes para garantizar la inocuidad de los alimentos.

DESCRIPCION DEL RIESGO: Registrar en el sistema ventas de productos diferentes

y/o dejar de registrar productos entregados al cliente.

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

CAUSA: Falta de controles, Fraude Interno, Omisión en procesos

CONSECUENCIA: Pérdidas Económicas

DESCRIPCION DEL CONTROL: Monitorear permanentemente la distribución de

alimentos durante el servicio, evitando así la filtración de productos entregados en
comedores, lineales o cafeterías sin cobrar.

Realizar el cruce de inventarios vs ventas, con el fin detectar de forma oportuna errores
de registro o dolo en la gestión de inventarios y/o venta.

Realizar visitas aleatorias a los puntos de venta, verificando los requisitos contenidos en
el formato Check lista de operación (manejo de inventarios, recaudo, dinero y calidad),
con el objetivo de garantizar la adecuada ejecución del proceso.

DESCRIPCION DEL RIESGO: Tener una oferta de servicios de alimentación superior o

inferior a la demandada.

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

CAUSA: Cambios en el entorno, Envió de información errada por parte del cliente

CONSECUENCIA: Pérdidas Económicas

DESCRIPCION DEL CONTROL: Sacar reliquidaciones diarias de materia prima para la

producción, acorde con el comportamiento de venta mensual según temporada.

DESCRIPCION DEL RIESGO: Incumplir con la promesa de servicio ofrecida al cliente

(horarios, productos, servicios, surtido y calidad)

PROCESO: Producir y comercializar alimentos y bebidas

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CAUSA: Falta de controles, Incumplimiento por parte del proveedor

CONSECUENCIA: Pérdida Reputacional, Pérdidas Económicas, Insatisfacción del

cliente Interno o Externo

DESCRIPCION DEL CONTROL: Realizar socialización acerca de las características y

condiciones para la prestación del servicio de alimentos y bebidas ofrecido a las
diferentes unidades estratégicas de servicio y apoyo de la caja, con el fin de establecer
los acuerdos y responsabilidades entre las partes.

Informar a la unidad comercial que la elección de los menús para los eventos
notificados de forma extemporánea estarán a cargo del chef, con el fin de minimizar el
incumpliendo a la promesa del servicio

Verificar de forma previa a la confirmación y aceptación de un servicio, la programación

de los eventos actuales, para validar la disponibilidad y la capacidad de la operación.

Recibir de manera formal la solicitud de los eventos que no se encuentran registrados

en el sistema por medio del "formato Solicitud de Eventos”, con el fin de disponer de la
información clara y especifica de la necesidad o requerimiento.

INFORME DE AUDITORIA DE CALIDAD

PROCESO “Producir y comercializar alimentos FECHA DE

27-FEBRERO-2018
AUDITADO: y bebidas” AUDITORIA:
Verificar la conformidad del Sistema de Gestión de calidad (SGC) del
OBJETIVO DE LA
Proceso auditado en términos de implementación, cumplimiento de las
AUDITORIA:
Buenas Prácticas de manufactura (BPM) y la mejora continua.
ALCANCE DE LA *Subprocesos:
AUDITORIA: 1. Planificar y solicitar productos y materia prima
2. Recibir y almacenar productos y materia prima
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3. Alistar y distribuir productos y materia prima

4. Administrar el inventario de productos y materia prima
5. Programar la producción y transformar la materia prima
6. Vender alimentos y bebidas
1. Información documentada de los subprocesos de alimentos y bebidas.
2. Requisitos de los clientes o usuarios, legales, intrínsecos y
organizacionales.
CRITERIOS DE
3. Norma NTC-ISO 9001:2015 sobre la Implementación de Sistemas de
AUDITORIA:
Gestión de calidad
4.Decreto 3075:1997 y Resolución 2674:2012: Buenas prácticas de
manufactura (BPM)
Auditores de calidad:
EQUIPO
Adriana María Martínez Bustos
AUDITOR:
Tulio Ernesto Robles
Jefe Departamento Alimentos & Bebidas: Carlos Ernesto Paz
Jefe de abastecimiento Alimentos & Bebidas: Rene Javier Paternina
Coordinador aseguramiento de calidad Alimentos & Bebidas: Juan Carlos
Perilla
AUDITADOS:
Chef de cocina: Alejandro Jiménez Real
Cocinero II: Rafael Alberto García
Almacenista: Víctor Hugo Flores
Auxiliar de Cocina: María Clara López
I. Resumen de la Auditoría
La Auditoría se llevó a cabo en la Planta de producción de Cafam Floresta Centro de
convenciones ubicada en la Carrera 48F N° 94-97 y su objetivo fue medir el grado de
implementación del Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001:2015 y el
cumplimiento del Decreto 3075 de 1997.
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II: Hallazgos
a) FORTALEZAS:
 N°1: Existe compromiso de todo el personal por conocer, implementar y mejorar la Gestion
del Proceso A & B y de las actividades que están bajo su responsabilidad.
 N°2: La disponibilidad de los recursos para la adecuada realización de la Auditoria, lo que
permitió detectar oportunidades de mejora.
 N°3: La utilización de sistemas de información tecnológica (Zeus, Sap y Siged) que
permiten hacer seguimiento y verificación de los datos relacionados con las operaciones de
Alimentos & Bebidas.
 N°4: Se tienen seleccionados adecuadamente los Proveedores para la compra de los
productos y materias primas necesarias para cumplir con las actividades de recibo,
producción y despacho.
 N°5: El trabajo en equipo y el liderazgo impartido por el jefe de la sección de A & B lo que
permite alcanzar los objetivos estratégicos y de calidad de la organización.
b) NO CONFORMIDADES:
Constituyen el no cumplimiento de un requisito; las que fueron detectadas deben ser atendidas
por los responsables de cada área para tomar las acciones correctivas y que en el corto plazo
se resuelvan:
 No Conformidad N°1: “No se conserva la información documentada del seguimiento y
evaluación de la eficacia de las capacitaciones realizadas a los funcionarios de Alimentos &
Bebidas durante el año 2017”, incumpliendo el requisito 7.2.d). de la Norma NTC-ISO
9001:2015 y el Articulo 14 del Capítulo III del Decreto 3075:1997.
 No Conformidad N°2: “Se evidenció que no se diligencia el Formato de plan de
mejoramiento de la No conformidad detectada en las Auditorías internas realizadas en el
mes de Abril de 2017, lo que incumple el requisito 10.3. de la Norma NTC-ISO 9001:2015”.
 No Conformidad N°3: “No se están tomando los tiempos de las temperaturas de
refrigeración en el cuarto de almacenamiento de la Bodega de productos cárnicos”,
incumpliendo.
Y el Articulo 31, Literal b) del Decreto 3075 de 1997.
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c) OPORTUNIDADES DE MEJORA:
Constituyen un hallazgo que permite mejorar el proceso auditado, de tal manera que la Gestión
del SGC se vea favorecida. Estas quedan al criterio de los responsables de la sección de A&B
las que pueden ser evaluadas para tomar una acción a seguir:

1. Documentar toda la información en las Actas y las planillas de asistencia de las

reuniones (Comité de cambios) efectuadas mensualmente.
2. La Emigración de la herramienta ZEUS permitirá garantizar la disponibilidad de los servicios
prestados a través de las plataformas tecnológicas.
3. Revisar las ANS (Acuerdos de Niveles de Servicio) establecidos con otras Unidades de
Negocio para mejorar la disponibilidad de los servicios corporativos y la capacidad de la
infraestructura que los soporta.
4. Definir los Indicadores que permitan medir y evaluar el Proceso, así mismo el desempeño y
la eficacia del SGC. (Especificar los Indicadores de Proceso y los de la operación diaria).
5. Analizar detalladamente la información establecida en el Decreto 3075 de 1997, verificar
diariamente que se cumpla lo que permitirá mejorar la eficacia del SGC.

III. Conclusiones de la Auditoria

Se puede evidenciar que el Sistema de Gestión de calidad (SGC) está bien estructurado; es
indispensable que se cumpla el Decreto 3075 de 1997 en todas las actividades del proceso de
Alimentos & Bebidas; durante la transición de la aplicación tecnológica de ZEUS de debe incluir
toda la información necesaria que ayude a cumplir con la Gestión de las operaciones de
Alimentos & Bebidas logrando los objetivos estratégicos de la corporación.

BIBLIOGRAFIA

Arens, Alvin A, Randal J, Elder; Mark S.Beasley (2007).AUDITORIA UN ENFOQUE

INTEGRAL 11 Ed. Mexico: Pearson.
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