REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA
UNEFA – NUCLEO VARGAS

Codificación efectiva

Captura de datos efectiva y eficiente

Profesor Alumno Cédula de Identidad

Ingeniero Bisset Ojeda Rafael Rodríguez V-7.991.459
Sección 07S-2622-N1
Materia Código SYC-32524
Diseño de Sistemas

Catia la Mar, Estado Vargas, 26 de Abril de 2021

 INDICE

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3

DESARROLLO .............................................................................................................................................. 4

CODIFICACIÓN EFECTIVA ............................................................................................................................. 4

Hacer seguimiento a los datos ................................................................................................................. 4

Clasificación de la información............................................................................................................... 5

Ocultando información ............................................................................................................................ 7

Revelando información ........................................................................................................................... 7

Solicitud de la acción adecuada .............................................................................................................. 8

Lineamientos generales para la codificación........................................................................................... 9

CAPTURA DE DATOS EFECTIVA Y EFICIENTE.............................................................................................. 10

Que se debe capturar ............................................................................................................................ 10

Permitir a la computadora hacer lo que mejor hace ............................................................................ 10

Evitando cuellos de botella y pasos adicionales ................................................................................... 10

Empezando con un buen formulario..................................................................................................... 11

Elección de un método de entrada de datos ........................................................................................ 11

CONCLUSIÓN ............................................................................................................................................. 13

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 INTRODUCCIÓN
Para que un sistema o App tenga información de calidad es imperativo que sus procesos de
entrada o recolección de datos tengan un riguroso proceso de selección de data, en otras palabras
que obtengan datos precisos y oportunos de acuerdo a los objeticos y las necesidades del sistema,
un buen analista de sistemas, más específicamente un buen analista de datos tiene que tener en
mente 4 directivas: 1) Crear código relevante para los datos, 2) Diseñar método de captura de
datos eficientes. 3) Verificar que los datos adquiridos estén completos y 4) Realizar la correcta
validación de los datos para estar seguro que lo que se ingresa son los datos requeridos.
En este trabajo tipo lista de cotejo estaremos aprendiendo sobre este aspecto relacionado al
análisis y diseño de sistemas.

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 DESARROLLO

CODIFICACIÓN EFECTIVA
La codificación efectiva es el proceso de introducir en pocos números o letras datos imprecisos o
demasiado largos.
Esto requiere menos tiempo y tiende a tener menos errores por la menor cantidad de números o
dígitos a introducir en el sistema, esto se puede traducir en un mejor ordenamiento de los datos
luego de su transformación o decodificación. Los propósitos para codificar incluyen lo siguiente:

Hacer seguimiento a los datos

En algunos casos se requiere identificar un objeto para darle seguimiento, por ejemplo un
vendedor de carros personalizados requiere sabe el nombre y la dirección de un cliente, pero los
mecánicos, tapiceros y latoneros no necesitan ese dato, por lo mismo se signa un código corto que
identifique el vehículo del cliente, este número puede ser arbitrario o secuencial.

Código de secuencia simple

Un código de secuencia simple es útil cuando se desea numerar algo, este número no tiene
nada que ver con el objeto en si mismo, una ventaja de usar un número secuencial, es que con este
método no es posible repetir el código de un producto.

Figura 1. Ejemplo de código de secuencia simple

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Código de derivación alfabética
El código de derivación alfabética se usa cuando no se quiere que se adivine el número
anterior o el número siguiente o la cantidad de números que se han asignado., un código
secuencial puede ser inseguro si se necesita pagar/cobrar un monto y en vez de asignarse a la
persona indicada, se le asigna a la que tiene el número anterior o siguiente, o un número diferente
de la secuencia que se debía hacer la transacción.

Los código de derivación alfabética son los código que normalmente se usan para las
cuentas bancarias, en donde cada dígito o grupo de dígitos tiene un significado especial, por
ejemplo, los primeros 4 dígitos el código del banco, los siguientes dos dígitos la agencia, los otros
dos dígitos el tipo de cuenta asociada al banco y así sucesivamente hasta poder lograr identificar
totalmente a una persona, el banco, la agencia, el tipo de cuenta con tan solo una secuencia de
dígitos, se deben usar datos que no muten en el tiempo, por ejemplo un dato incorrecto para usar
en un código de derivación alfabética es usar la edad, ya que esta como se sabe varía anualmente.

Figura 2. Ejemplo de código de derivación alfabética

Clasificación de la información
La clasificación de la información se usa para distinguir objetos entre sí, son mutuamente
excluyentes.

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Códigos de clasificación
Los códigos de clasificación se usan para diferenciar un grupo de objetos de otro grupo,
generalmente están formados por una letra o número, en muchos casos los usuarios de tanto
usarlos se los aprenden de memoria.

Figura 3. Ejemplo de código de clasificación

Códigos de secuencia en bloque

Los códigos de secuencia en bloque son una extensión de los códigos de secuencia y se
usan para agrupar objetos similares con alguna característica similar, esto permite identifica visual
y fácilmente de que se trata el objeto que estamos observando.

Figura 4. Ejemplo de código de secuencia en bloque

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Ocultando información
En algunos casos se requiere que el sistema, la empresa o la App no quiere que se sepa un dato
para un grupo de personas pero que se pueda conocer fácilmente para otro grupo, por ejemplo un
vendedor de televisores al menudeo conoce el precio de un televisor y sabe por el código hasta
donde lo puede rebajar, dato que el negocio no quiere que los compradores sepan.

Códigos de cifrado
Existen muchos tipos de códigos de cifrado, el más común de todos es la sustitución de una
letra por otra letra o de un número por una letra o de una letra por un número o viceversa.

Revelando información
En otros casos se quiere conocer de un objeto por su código, esto puede ser para identificarlo más
rápido en el almacén o para ingresarlo más rápido al sistema.

Códigos de subconjuntos de dígitos significativos

En algunos casos se necesita describir un objeto tan sólo por el número que tiene, si un
cliente ve en una etiqueta un número aparentemente largo sin sentido, realmente puede contener
mucha información, por ejemplo en la figura 5 se observa que los primeros tres dígitos del
producto representan el departamento, los tres siguiente el producto, los otros dos el color y los
dos últimos la talla.

Figura 5. Ejemplo de subconjunto de dígitos significativos

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Códigos mnemónicos
Se usan los códigos mnemónicos para ayudar a las personas a recordar fácilmente
información muy importante, cuando se usa una combinación de letras y números se logra
establecer de una forma muy específica de que se trata, un caso típico sería identificar a los
hospitales de una ciudad, en donde se necesita llevar con urgencia un tipo de sangre para un
paciente que la requiere.

Figura 6. Ejemplo de códigos mnemónicos

Solicitud de la acción adecuada

Usualmente los códigos se usan para dar instrucciones directas a un sistema sobre las acciones que
se deben seguir, a estos códigos se les conoce como códigos de función.

Códigos de función
Los códigos de función son acciones que se quieren hacer sobre un objeto, por ejemplo
conocer la acción que se va a hacer cuando el objeto tengo un código en cierta parte. Ver figura 7.

Figura 7. Ejemplo de códigos de función

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Lineamientos generales para la codificación
Para establecer un sistema óptimo y eficiente de codificación se debe tener en cuenta que los
códigos deben ser:

 Concisos
 Estables (no mutables en el tiempo)
 Únicos
 Ordenados
 Claros
 Uniformes
 Modificables bajo ciertos parámetros estrictos
 Significativos
 De uso específico

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CAPTURA DE DATOS EFECTIVA Y EFICIENTE

Que se debe capturar

Es importante en el análisis del sistema interactuar con los usuarios finales para determinar qué
tipo de información capturar, esto es definitorio para la calidad de los datos y por extensión del
sistema propiamente dicho.
Cuando se introducen los datos al sistema se introducen dos tipos de datos, los datos que cambian
y los datos que se diferencia de otros datos, un ejemplo de dato cambiante es cuando se hace un
pedido en una franquicia de comida rápida en un determinado sitio en época de vacaciones y otro
en época escolar, un ejemplo de dato diferenciador, puede ser el código de área del sistema
telefónico, donde los primeros dígitos indican la región, pudiendo repetirse por muchas razones el
resto de los dígitos, al haber una diferenciación con el código de área no hay dudas de hacia dónde
se dirige o sale la llamada.

Permitir a la computadora hacer lo que mejor hace

Las computadoras son expertas en tareas repetitivas y en cálculos matemáticos, por eso capturar
por pantalla la fecha actual es algo ineficiente que solo agrega una posible falla por un dato
incorrectamente transcrito por el usuario, como poner que la fecha de ayer o de mañana la fecha de
este momento, otro ejemplo de usual ineficiente será restar manualmente y por pantalla un artículo
del inventario cuando se hace una venta, por estos y otros casos similares es mejor dejar que la
computadora haga lo que mejor sabe hacer y dejar el factor humano para los humanos.

Evitando cuellos de botella y pasos adicionales

Una forma eficiente de evitar los cuellos de botella es dotar al personal que opera la computadora
con un aparato lo suficientemente robusto y estable para que pueda introducir los datos que los
sistemas requieran sin tener que esperar por los requerimientos de disponibilidad del sistema.
Una forma de tener datos de calidad es minimizar en lo posible los pasos para introducir los datos,
por razones obvias y lógicas mientras mas pantallas tenga una aplicación más oportunidades se
presentarán para introducir errores involuntarios en la carga de los datos.

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Empezando con un buen formulario

La mejor forma de lograr una captura eficiente y de calidad de datos es con un formulario que
haya sido pensado y discutido con los usuarios finales, e incluso en las primeras etapas de la
puesta en producción. Los formularios son una fuente importante de datos de cualquier sistema y
por lo mismo debe tener un análisis inicial detallado y exhaustivo.

Elección de un método de entrada de datos

Existen muchos dispositivos y métodos para introducir datos a un sistema, determinar cuál es el
mejor depende de muchos factores como el tiempo, el medio de donde se extraen los datos, el
costo del método de entrada entre otros.

Teclados
El teclado es un medio por excelencia para introducir datos en un sistema, es el periférico
más conocido y usado al igual que el ratón.

Reconocimiento óptico de caracteres

UN OCR permite leer gran cantidad de datos con tan sólo pasar el escáner óptico, capturar
datos con un escáner aumentan entre un 60% y un 90% la velocidad de carga de datos. Cargar
datos con una OCR reduce significativamente el tiempo, los pasos y los errores cuando se cargan
los datos.

Figura 8. Ejemplo de reconocimiento óptico de caracteres

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Otros métodos de entrada de datos
Hoy en día existen muchos métodos de entrada de datos, en muchos casos reducen el
tiempo y el costo de mano de obra, pues tiende a requerirse operadores con menos experticia o
habilidades, algunos métodos más usados son:

Reconocimiento de caracteres de tinta magnética

Este método de entrada datos está limitado prácticamente para los cheques y
adicionalmente se necesita una máquina lectura especial que los pueda leer, usado por el sistema
bancario por las mismas razones.

Formas de reconocimiento de marcas

Este tipo de entrada de datos es usado para los formularios por selección, se
necesita poco entrenamiento y se obtienen datos muy rápidamente, un grn inconveniente con este
tipo de método es que si se rellenan las áreas incorrectamente el escáner lo detecta como dato
incorrecto.

Códigos de barras
El método de código de barra es uno de los métodos más comunes para la entrada
de datos, el código de barras tiene información sobre el objeto que lo porta, permitiendo con una
pasada del escáner conocer características específicas y oportunas.

Figura 9. Ejemplo de código de barra

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 CONCLUSIÓN
Hoy en día con los avances tecnológicos se están perfeccionando los procesos para una
codificación efectiva que no es lo mismo que codificar programas para las computadoras del
mismo modo la captura efectiva de datos es un paso vital para tener y obtener información
oportuna para los intereses del sistema.

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