Ciclo de compras (Egresos)

Concepto

Es proveer buenos productos y servicios a un buen precio, a buen tiempo y lugar para el beneficio
de la organización.

Recepción

Es aquí donde la mercancía es recibida en las cantidades, especificaciones y condiciones pactadas

en la orden de compra; incluyendo el cuidado físico, que las mercancías sean recibidas y
resguardadas en los almacenes de la organización.

Inventarios y almacenes

Los materiales recibidos pasan a formar parte del inventario en espera de ser utilizados. Los
materiales pueden ser de diversos tipos: Materias primas, refacciones, productos terminados para
su venta, etc y quedan a disposición de alguna fase de producción o venta.

Documentos importantes:

 Requisiciones de compra
 Órdenes de compra y contratos
 Documentos de recepción y mercancías
 Facturas de proveedores
 Notas de crédito y de cargo
 Solicitudes y pólizas de cheques
 Recibos de servicios

Funciones:

 Selección de proveedores
 Preparación de solicitudes de compra
 Orden de compra
 Recepción de mercancía y suministro a las áreas
 Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos
 Control de cuentas por pagar

Objetivo del control interno de Compras

Los proveedores deben de autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la
administración para el suministro adecuado y oportuno a las áreas de la empresa.

Éste se divide en: objetivo de autorización, procesos y salvaguarda. Son aquellos controles que
deben establecerse para asegurar que se está cumpliendo con las políticas y criterios establecidos
por la administración y que estos sean adecuados.
 recursos
Solicitud de Recepción de
materiales y solicitudes
servicios Autoriz
ación
Contabilidad

Sí
Se solicitan Cotización
cotizaciones, de No
mínimo 3. proveedores
Fin
Diagrama de Flujo de Compras de una Empresa Industrial y de Servicio

Se
selecciona
Almacén de Mat.

la mejor
opción Recepción de
factura con OC y

Devolución
entrega de contra
recibo
Se elabora orden
de compra
Entrega de
Recepción e
documentación
inspección de
los materiales
aCxP
Proveedor

Envío de OC al Recepción de
proveedor (copia) orden de compra Recepción de
doctos. (CXP)
Sí
No
Provisión
Archivo Se prepara para pago
Registro salida al
de OC pedido y se
Compras

depto. corresp. /
(original envía al Consumo
p/cxp) cliente
Recepción de Elaboración
Servicio de cheque
Se hace la
Verificación en salida del
Se registra el sistema OC Cambio material y se No
servicio en formato notifica al Firma
Surtida
de conformidad
Usuarios

No proveedor
Fin
Sí
Sí
Se entregan
Se cheques a
Se entrega el
cancela Entrega de factura recepción
reporte del servicio OC c/copia de OC y
recibido (firmado) a recepción de contra
 Solicitante Departamento de Almacén Departamento de Compras. Dirección Administrativa
General
Jefe de Departamento Analista de Tramite de
Compras

Se llena la Solicitud
de Compra de Revisa requisición del Recibe Solicitud, Revisa requerimiento
Bienes de solicitante de los bienes registra en control de y verifica
Consumo o la y consulta controles. requisiciones y especificaciones
Requisición de
presenta al jefe de
Bienes de Activo
depto. de compras
Fijo; una vez que se
ha asegurado que
no se cuenta con ¿Hay
¿Hay Recibe y revisa la solicitud, duda
los bienes
existencia consulta disponibilidad de sobre las
requeridos en el recursos presupuestales
de los especific
Departamento De determina prioridades;
Almacén General. bienes
firma la solicitud, asigna
analista de trámite de
compras y devuelve la
Si No
solicitud a la secretaria.
Si
Solicita
Procedimiento aclaraciones de las
Anotar su nombre y Recibe la solicitud de
para la salida de dudas sobre las
firma en el espacio compra de bienes de
Mat. De Consumo especificaciones al
SOLICITANTE de la consumo o requisición de
del Alm. Gral. personal del área
solicitud o la bienes de activo fijo,
solicitante
requisición, recaba registra en controles y
firma del Dir. De entrega al analista
Área o de Plantel: y asignado, recabando acuse
de recibido
recaba en el Dep. De
Alm. Gral. El sello de No Registra las
no Existencia en aclaraciones
Alm.
Poner Sello de no
Existe en Alm. En la
Realiza llamadas a
solicitud, recabar la
Aclara dudas sobre proveedores e
firma del jefe de
las especificaciones informa del
depto. De Alm. Gral.
al analista del requerimiento de
En la solicitud,
trámite de los bienes, así
registrar en
compras. como de sus
controles y remite el
características y
jefe de depto. De
especificaciones y
compras.
solicita
cotizaciones de
cada uno de los
bienes

Recibe y revisa
cotizaciones de los
bienes y verifica
especificaciones y
características, así
Recibe cuadro como importes;
comparativo de elabora el cuadro Recibe cuadro
cotizaciones, verifica comparativo de comparativo,
importe de las cotizaciones cotizaciones y
cotizaciones del incluyendo la formato de
cuadro comparativo, conclusión en original solicitud de bienes;
firma la solicitud y el y copia, lo firma y lo revisa, coteja cifras
Recibe cuadro
comparativo de
cotizaciones
autorizado y las
cotizaciones, así
como la solicitud de
bienes autorizados.
 Solicitud de Recepción de
materiales y solicitudes
servicios Autoriz
Sí ación
Se solicitan Cotización
cotizaciones, de proveedores No
mínimo 3.
Fin
Se
Diagrama de Flujo de Compras de una Empresa Industrial y de Servicio

seleccion
a la
mejor Recepción de factura
opción con OC y entrega de
contra recibo
Se elabora orden
de compra
Entrega de
Recepción e documentación
inspección de
aCXP
los materiales
Envío de OC al Recepción de
proveedor (copia) Recepción de
orden de compra
Sí doctos. (CXP)
No
Provisión
Archivo de Se prepara
pedido y Registro salida al
para pago
OC
(original se envía al depto. corresp. /
p/cxp) cliente Consumo
Recepción de Elaboración
Servicio de cheque
Se hace la
Verificación en salida del
Se registra el Cambio material y
sistema OC Surtida No
servicio en formato se notifica Firma
de conformidad al
No
proveedor Sí Fin
Sí
Se
Se entregan
cancela cheques a
Se entrega el Entrega de factura
reporte del servicio
OC c/copia de OC y recepción
Cuentas por pagar

Operaciones que cualquier organización requiere necesariamente para su funcionamiento, estos

pueden ser por materia prima o productos, equipos, sueldos y salarios y servicios de diversa
naturaleza, lo cual crea obligaciones para la organización.

Este ciclo contiene la adquisición y el pago de:

 Inventarios
 Activo fijo
 Servicios externos
 Abastecimiento de mercancía