Política del AUTOGARA

1. Funcionamiento del Software

Autogara es un sistema integrado que permite la automatización del despacho de

combustible en un Servicentro, garantizando el registro y control de todas las
transacciones que se producen así como el monitoreo permanente de todos los
surtidores en las islas.

 Se basa en la conexión de los Terminales de Puntos de Ventas (en lo

adelante “POS”), los surtidores y opcionalmente el Sistema de Monitoreo en
Tanques a una computadora central, donde el software Controlador Autogara
gestiona, administra y controla todas las operaciones.

 Recibe las solicitudes de despacho de combustible desde el POS y

presetea una de las bombas disponibles de acuerdo al tipo de combustible
especificado, con el valor solicitado en sus dos modalidades: valor prefijado o
tanque lleno.

 Monitorea los surtidores y cuando se termina el despacho (colgado del

brazo) las libera, para la próxima operación. En el sistema los brazos de
combustible pueden tener uno de los siguientes 7 estados posibles:
Encuestada, Seteada, Descolgada, Abasteciendo, Colgada, Terminando y
Libre, lo cual se muestra en la pantalla de la PC de forma continua.

 Desde el controlador, se pueden revisar las ventas realizadas desde el

último cierre tanto por POS como por brazos y surtidores.

 Inicializa las ventas del POS en el controlador, cuando se produce un Cierre

de Terminales y ordena al POS que emita el reporte de cierre.

 Inicializa las ventas de los surtidores en el controlador y emite un reporte de

cierre desde el propio controlador.

 Restaura las operaciones pendientes en caso de fallos de energía.

 Registra en detalle todas las transacciones que se producen para que sean
captadas y analizadas por el Sistema de Gestión.

 Permite el envío automático de información a computadoras remotas.

 En desarrollo el enlace con Veeder Root para conciliar el movimiento del

inventario de combustible en los tanques, con las ventas realizadas.

2. Requerimientos Generales
a) Cabina de Atención al cliente.
Se utilizará en servicentros cuya modalidad sea de Autoservicio. Deberá
estar climatizada y ubicada en un lugar lo más cercano posible a la pista de
combustible, de forma tal que garantice la visibilidad al 100% de los
surtidores. Deberá contar con línea telefónica para la telecolecta del/los
POS y las operaciones con tarjetas de crédito. Contará con un cajero,
previa capacitación y entrenamiento en la operación con el POS, un mueble
para ubicar la gaveta con seguridad para el depósito del efectivo y con uno
o más POS en dependencia del nivel de operaciones del servicentro. Desde
esta posición se enviarán la totalidad de las operaciones, tanto en efectivo
como en tarjetas, mediante la operación con el POS.

b) Imagen y cartelería de orientación al cliente.

 El servicentro deberá estar clasificado como AUTOSERVICIO o no.

En el primer caso, llevará al menos 2 imágenes de este tipo:

 En el caso de contar con cabina, ésta deberá llevar imagen que la

identifique como tal, así como información de orientación al cliente.
 En la información de orientación al cliente, deberá contar con las
siguientes:
  Los surtidores deberán estar bien identificados con el número del
brazo y el combustible correspondiente por ambos lados.

 Deberá estar ubicado en el área de los surtidores los siguientes

carteles:

En servicentros donde se instale el sistema AUTOGARA pero no sean de

AUTOSERVICIO, deberán solamente contar con la imagen en los surtidores,
debido a que los demás aspectos son transparentes para el cliente.

c) Computadora
PC estándar, mínimo 256 RAM, conversor RS232/RS485 para la
comunicación con los surtidores. Se necesita un puerto serie para la
conectividad con los surtidores y uno por cada POS en utilización. La PC
por defecto trae un puerto serie, por lo que es necesaria la instalación de
 una o más tarjetas multipuertos (LAVA), en dependencia de la configuración
del servicentro, siempre dejando como mínimo un puerto de reserva. Se le
instalará WINDOWS XP, Microsoft Office, Software AUTOGARA y deberá
contar con una impresora para la impresión de los reportes del sistema.
Deberá estar ubicada en un área climatizada, preferiblemente en la oficina
del jefe de turno, donde tenga acceso el jefe de turno para la consulta del
estado de los surtidores y la emisión de reportes. Deberá estar conectada a
la red local, para el envío de las ventas al cierre de turno y estar protegida
por backup y estabilizador.

d) Surtidores electrónicos.
Deberá contar con surtidores con interfase de comunicación, debidamente
protegida la parte electrónica en la pizarra eléctrica.

e) Terminal de Puntos de Venta (POS).

Deberá contar con el aplicativo V.283 y protegidos por backup.

f) Protección y Respaldo eléctrico

Todos los dispositivos deben contar con respaldo eléctrico.
PC: Contará con backup y estabilizador.
POS: Contará con un backup para todos los que se encuentren en la
cabina. En el caso de servicentros con Autogara que no sean de
Autoservicio y los POS estén ubicados en la isla de combustible u otra
localización, deberá asegurarse la protección de los mismos ya sea desde
la pizarra eléctrica o en la propia posición, en dependencia de las
condiciones del lugar.
Surtidores: Deberá de contar con uno o más backup (1 cada 14 brazos),
ubicado en la pizarra eléctrica, de forma tal que proteja los componentes
electrónicos de los mismos ante fallos de suministro eléctrico.

g) Cableado
El cableado podrá ser ejecutado de forma soterrada o expuesta, tratando
de evitar las comunicaciones aéreas, siempre que las condiciones del lugar
lo permitan y todos los tramos contarán con cableado redundante.
Cableado (dato) Surtidores-PC: Se ejecutará el cableado desde cada
surtidor, conectando en paralelo según permitan las condiciones del lugar,
hasta el local de la PC.
Cableado (dato y tono) POS-PC: Se ejecutará el cableado desde la cabina
en caso de servicentros de Autoservicio o desde las posiciones de los POS
en caso contrario. Deberá existir un cable por cada POS, así como línea
telefónica para las operaciones con tarjetas de crédito así como para la
telecolecta.
Cableado (dato) TCP/IP PC-PC SILVER: La PC de AUTOGARA deberá
estar en red con la PC del SILVER para el halado de las ventas al cierre de
turno.
 h) Tierra Física.
Se deberá contar con tierra física menor de 1 Ohm, certificada por la APCI y
correcta distribución del cableado interior.

i) Actualización SILVER
Se realizarán los ajustes pertinentes al SILVER para que el halado de las
ventas se realice desde las bases de datos del AUTOGARA.

j) Sistema de Monitoreo de Tanques (opcional)

Aunque es prescindible para la operación del sistema, se realiza la
conexión a través de Interfase de Comunicación, permitiendo conocer
detalles del inventario, entradas, etc.

3. Instalación y operación con el sistema

El sistema Autogara se instalará en la totalidad de los servicentros de la

corporación debido a que es un escalón superior en el control de los combustibles.
Se determinarán entonces servicentros que con el sistema instalado se clasifiquen
como servicentros de “Autoservicio”.

Servicentros de Autoservicio

 De forma general contará con una Cabina de Atención al cliente

climatizada.

 Se ubicará un número de POS en correspondencia con el nivel de

operaciones del servicentro en la propia cabina.
 Se debe tener visibilidad hacia el 100% de los surtidores de
combustible.
 Se realizan todas las operaciones independientemente del medio de
pago: efectivo, tarjeta chip y tarjeta internacional.
 Contará con un cajero y una gaveta de caja registradora con
protección con el fin de depositar el efectivo resultante de ese medio de
pago.

 Contará con uno o más Supervisores de Pista con las siguientes funciones:

 Orientación al cliente y asistirlo en el despacho en caso de solicitarlo.

 Verificar constantemente que las pistolas estén correctamente
colgadas y las mangueras debidamente enrolladas.
 En caso de una operación en efectivo de tanque lleno, acompañar al
cliente hasta la Cabina de Atención al Cliente para solicitar la activación de
un brazo y posteriormente para efectuar el pago del combustible
despachado.
 Velar por el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Normas
y Procedimientos, Resoluciones, Instrucciones, Directivas y Circulares.
 Brindar los servicios gratuitos complementarios de garaje.
Cuando se cuente con todos los requerimientos la sucursal deberá firmar el
modelo que se muestra a continuación para que el Grupo de Instalación realice la
instalación del software y la puesta en marcha.

Certificación de aspectos a garantizar para la puesta en marcha

del Sistema Autogara

Servicentro: ___________________________________________________
Complejo: _____________________________________________________
Sucursal: ______________________________________________________
Fecha: ________________________________________________________

Los abajo firmantes Certificamos que los aspectos que a continuación se

mencionan se encuentran instalados y listos para su funcionamiento:

1. Instalación de la PC con protección, para el Autogara en el local previsto

 Puertos serie: Debe existir un puerto serie para la conexión con los surtidores y
uno por cada POS que se utilice según la configuración del servicentro.
 Conversor (RS-232/RS485)
 PC con XP, minimo 256 MB
 Backup para la protección eléctrica
 Impresora para impresión de reportes

2. Cableado de la Computadora Autogara.

 Con las Islas de Combustibles a los Surtidores (RS-485 con conector DB9 Macho a PC).
 Con las Islas de Combustibles a los POS (RS-232 con conector DB9 Hembra PC, caja con
RJ45 en el punto de cobro con el POS en cabina o local habilitado para ello).
 Red con PC SILVER (TCP-IP).

3. Línea telefónica en Puntos de Venta. (Telecolecta y autorizo de Tarjetas Crédito)

4. Terminales para tarjetas (POS), con aplicativo Autogara V2.83, ubicados en el servicentro.

5. Backup
 Protección en la Pizarra Eléctrica a la parte electrónica de los surtidores.
 Protección a los POS, bien con Backup o protegidos desde la Pizarra Eléctrica.
6. Certificación de Aterramiento

7. Climatización del Local de la PC.

8. Medios de Propaganda e Información.

 Señalización en la isla de combustible del tipo de combustible a servir y el número del
brazo del surtidor.
 Paneles con la información necesaria al cliente de los pasos a dar para recibir
eficientemente el servicio.
 Identificación de Servicentro con Autoservicio

9. Funcionamiento eficiente de la planta eléctrica de emergencia.

10. Calificación del personal (Administrador, Jefes de Turnos, Contadores, Operadores, Cajeros,
pisteros).
 Nombre y Apellidos
Firma
Especialista en
Servicentros Sucursal
Jefe área Informática
Sucursal
Gerente Comercial