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LA ESTRUCTURA EMPRESARIAL
La industria hotelera presenta algunos factores que diferencial del sector industrial de producción de bienes, por lo que es
importante tomar en cuenta para su estructura empresarial.
El factor de más incidencia en la industria hotelera es el mercado de venta de los productos y/ o servicios del hotel. El hotel se
encuentra localizado en un lugar fijo donde acuden los clientes desplazados de su domicilio habitual, sea por motivos de
negocios, vacaciones, u otras causas; en cambio el sector industrial puede trasladar sus productos a los lugares de consumos o
de venta.
Otro factor es la ocupación. El hotel se diseña en función de la ocupabilidad del establecimiento, es muy variada en días, meses
o temporadas. En tal sentido la estructura empresarial y organizacional es directamente proporcional al tamaño de la misma, así
como su participación en le costo y gasto. Esto se visualiza en el organigrama funcional del personal del hotel.
Organigrama.- Es el diseño gráfico del personal distribuidos por departamentos operativos y no operativos, que permita aplicar y
cumplir de manera eficaz en la prestación de los servicios y también su incidencia den los costos.
Figura 1. Organigrama funcional - Dirección:
Hotel *** (50 – 70 habitaciones)
Así mismo es muy importante definir los departamentos y centros de producción y servicios que tiene
generalmente tiene un hotel.
Tipos de departamentos.-
· De producción y /o operativos
· No operativos y /o de servicios
De producción y / o Operativos.- Se definen como aquellos que conforman un conjunto de actividades
productivas que generan la venta de productos terminados y / o servicios, y sus correspondientes costos y
gastos dentro de los cuales podemos citar los siguientes:
Alojamiento.- Departamento que concentra el conjunto de procesos para la prestación del servicio de
alojamiento. Dichos procesos conducen a la a la apropiación de la siguiente estructura:
Ingresos
- Nómina (costos de personal)
- Otros gastos
= Utilidad departamental
Alimentos y bebidas.-Departamento operado que concentra el conjunto de procesos para la producción y venta
de comidas y bebidas conduciendo a la generación de las siguientes apropiaciones:
Ingresos
- Costo de venta
- Nómina (costos de personal)
- Otros gastos
= Utilidad departamental
Lavandería.- Departamento que desarrolla los procesos de servicio de lavado de ropa del huésped e los
servicios internos del hotel a través del servicio del lavado de la lencería, mantelería y uniformes del pero
personal concentra un conjunto de procesos. Presentando toda una problemática para la estructura de costos, ya
que estos costos se encuentran repartidos en los demás centros operativos del hotel. La estructura que presenta
el departamento es el siguiente:
El consumo de este servicio también es usado por los otros departamentos por lo tanto su costo debe figurar en
su propia estructura.
Frigobar. – Este centro para efectos de gestión debe figurar en forma independiente, a pesar que el servicio se
encuentra del área de alojamiento y/o alimentos y bebidas. Presenta la siguiente estructura:
HOTEL
1.1 Concepto.
Es la sumatoria de todos los pagos y causaciones (consumos) en que se incurre
para la producción de bienes y/o en la prestación de servicios, independiente de la
administración y venta.
Es un conjunto valorado en dinero de los bienes y servicios necesarios para la
producción que constituye el objeto de la empresa.
Para que exista un costo, es imprescindible la existencia de consumos de bienes y
servicios, y que estos consumos se cuantifiquen en unidades monetarias.
Medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún
propósito u objetivo.
1.2 Importancia.-
1. Como una herramienta estratégica que permite presentar los resultados de la
gestión operacional donde se puedan identificar los puntos débiles y fuertes de la
información interna de la empresa, para la toma de decisiones cotidianas de la
empresa.
2. Dota a la gerencia o administración de una herramienta para la planeación y
control de los ingresos y egresos a través de la comparación continua del
desempeño real con lo presupuestado o estimado, que demande acciones
correctivas para la administración.
3. Para analizar las variaciones de la gestión de la empresa por producto y/o
servicio, por departamento o global de acuerdo con los objetivos y metas; de tal
manera que permita las acciones correctivas para mejorar los resultados.
1.3 Objetivos.-
Podemos mencionar los siguientes:
· Controlar el mismo costo a través de sus variaciones.
· Fijar los precios de los productos.
· Conocer los verdaderos costos de los productos y/ o servicios del hotel.
· Conocer la productividad de la mano de obra.
· Conocer los índices de productividad del negocio.
· Reemplazar, mejorar o eliminar una nueva línea de productos o platos.
· Conocer los márgenes de rentabilidad de los productos.
· Mantener tasas de rendimiento razonable según los objetivos del empresario o
dueño.
· Corregir las variaciones de los estándares y los planes de la empresa.
· Entre otras.
2.- CUANTIFICACION DE UN COSTO
Dos dimensiones:
a. Magnitud relativa
Formulación en unidades físicas
b. Magnitud económica
Formulación en unidades monetarias
3.-TIPOS DE CONSUMOS
Dos tipos:
a. Inventariables.- Bienes almacenables y su consumo se origina dentro de a
empresa. Ejemplo: materias primas, suministros de limpieza, impresos, etc.
b. No inventariables.- Que se adquiere del exterior y que al no tener capacidad
de almacenamiento, su consumo se produce en forma inmediata. Ejemplos: energía,
teléfono, lavandería, etc.
Los costos pueden clasificarse de muchas formas en función de los intereses que
desee utilizar cada empresa.
Las clasificaciones más importantes y que tienen relación con la empresa hotelera:
4.1. Por su procedencia.- Se clasifican en costos externos y costos internos:
Costos externos.- Aquellos que se encuentran contabilizados y registrados en la
contabilidad general. Estos bienes y servicios son adquiridos del proveedor.
Ejemplos:
- Compras de materias primas
- Costos de energía eléctrica ,teléfono
- Costos de personal
- Gas, petróleo.
Costos internos.- Son aquellos cuyo cálculos e imputaciones se produce
internamente según la utilización o consumos departamentales.
Ejemplos:
- Consumos de materias primas –cafetería
- Costos de personal de bar
- Suministros de huésped –habitación doble
- Consumo de energía en la discoteca. Etc.
4.2 De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o
servicio. – Se clasifican en costos directos y costos indirectos.
Costos directos.- Aquellos que puedan asociarse de una manera sencilla, con un
producto, un servicio o un departamento y por lo tanto son plenamente
identificables con ellos. Estos costos se afectan de manera directa sin recurrir a
ningún tipo de reparto.
Ejemplos:
- Materia prima -- consumo de A y B
- Suministros de huésped -- habitación doble
- Costo de personal (recepción) -- Alojamiento
- Publicidad -- Departamento comercial
El costo directo puede ser variable o fijo.
Costos indirectos.- Aquellos costos que no pueden atribuirse o identificarse con un
1 1.5 1.5
empleado empleados empleados No hay estudios Pero se
estima en hoteles de 4 y 5
Por cada por cada por cada estrellas es de 2 personas x
habitación
habitación habitación habitación
Fuente: Revista AHORA. Julio del 2001
Además de los estándares, de acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar se
establecen los tiempos y movimientos mínimos como base para determinar el
trabajo en una hora, día, o el número de habitaciones por arreglar o el número
mesas por atender.
Para establecer la proyección de necesidad de mano de obra en un hotel de X
cantidad de habitaciones, se debe tener en cuenta el área de pisos, cantidad de
camas, servicios adicionales, pues inciden directamente en el tiempo del arreglo de
una habitación.
Por ejemplo tomando como promedio de 20 minutos el arreglo de una habitación
doble, se puede proyectar:
· Cuantas habitaciones arregla en un día una camarera.
· Cuantas camareras se necesitan en un hotel de X número de habitaciones.
· Según el presupuesto de ocupación, cuál será la mano de obra a contratar.
Según el grado de participación en el manejo del producto o servicio la mano de
obra puede ser:
a) Mano de obra directa.- Los que intervienen directamente en el proceso de
producción o servicio. Por ello es muy importante definir el organigrama funcional
del hotel donde se pueda identificar fácilmente el personal directo. Ejemplos:
La camarera, el recepcionista, el chef, el barman, el mesero etc.
La mano de obra directa debe ser variable, ya que pueda cambiar por eventos de la
producción o servicio, como incremento de la producción, temporada alta o baja.
b) Mano de obra indirecta.- Se conforma por el personal de oficinas
administrativas y dirección, que no participan o no intervienen en forma directa en
el proceso productivo o servicio. Ejemplos:
Mantenimiento, administración, compras etc.
3.- Costos indirectos de producción o del servicio – CIS. -
El tercer elemento está conformado por todos los gastos y servicios que no están
en los dos elementos anteriores, como por ejemplo el servicio de agua, energía,
arriendo del local, servicios de reparaciones etc. Estos elementos también son
necesarios para la producción o para la prestación del servicio.
Estos elementos para su distribución e identificación en los departamentos
operativos y / o servicios requieren de algunos métodos de reparto. Como por
ejemplo la energía en función (Kw) determinado por el consumo de los focos y de
los equipos que utilizan energía eléctrica por habitación, los gastos de licencia y la
depreciación en función de los metros cuadrados de construcción del hotel, el
consumo de teléfono por ejemplo en función de las ventas, etc.
1. –CONCEPTOS BÁSICOS
Activos fijos.-
Es un bien tangible que son propiedad de la empresa pero que no es objeto de venta. Es
una unidad que paulatinamente pierde su valor a lo largo de su vida útil; la compañía utiliza
los bienes de activo fijo para producir bienes y servicios; esta acción conlleva a su desgaste,
deterioro, u obsolescencia.
Son inversiones de largo plazo, esta inversión es cargada al gasto o costo a través de su
depreciación que se registra en los libros de contabilidad y lo va depreciando a medida que
va pasando el tiempo.
Principales cuentas que constituyen el activo fijo:
- Edificios, muebles, equipos, maquinarias, vehículos, terrenos, etc.
Depreciación. -
La depreciación es la disminución del valor de un activo fijo por efecto del paso del tiempo.
Casi todos los activos fijos con la excepción de los terrenos merman el valor por diferentes
causas, que son también causas de la depreciación y estas pueden ser de tres clases:
Depreciación Física.-Son producidas en los activos fijos por desgaste de los materiales con
los cuales están hechas y por consecuencia necesitando más mantenimiento.
Ejemplos:
- Televisores
- Equipos de lavandería
- Mobiliario
Depreciación Accidental:Son producidas en situaciones inesperadas o accidentales pero para
ellas en muchas fábricas y empresas se han previsto este tipo de contingencias y utilizan un
seguro contra accidentes. Cuando se presenta súbitamente sin necesidad de ser
accidentales debido al deterioro o desgaste se deberá llevar directamente al estado de
ganancias y pérdidas ya que no es un costo ocurrido en un tiempo específico.
Ejemplos:
- Calderos
- Vehículos
Depreciación Funcional:Lo sufren los activos cuando no son capaces de cumplir con los
requerimientos de la demanda o cuando ya no se necesitan porque se ha decidido no
producir determinado producto. La perdida de valor que habrá entre el precio pagado
originalmente y el valor de salvamento, es una depreciación funcional.
Ejemplos:
- Software: Infotel, Interhotel
- Equipos de computo , scaner
Costo de Depreciación
Año Coeficiente
adquisición Anual
1 0.3333 94.010 31333.5
2 0.2666 94.010 25063.1
3 0.2 94.010 18802
4 0.1333 94.010 12531.5
5 0.0668(aprox) 94.010 6279.9
1 94010
Tomando el dato de depreciación anual se determina el comportamiento respecto al
costo de adquisición:
Ay
Activo Habitaciones Teléfono Lavandería Mantenim.
B
Cristalería X
Loza X
Cubertería X
Lencería
Mantelería X X
Utensilios de
X
cocina
Coeficiente
Acusación Parámetros
(%) ventas
Lencería 1.65 Habitaciones
Loza 1.56 Alimentos
Apropiación
Departamento Porcentaje(número de empleados)
Uniformes
Habitaciones 25% 312.50
Alimentos – Bebidas 43% 537.50
Teléfono 3% 37.50
Lavandería 15% 187.50
Mantenimiento 10% 125.00
Administración 4% 50.00
Total 100% 1,250.00
4. Cálculo del movimiento de cierre de la cuenta de causación (gasto) del mes:
UTEN. UNIFORMES
LENCERÍA LOZA CRISTAL MANTEL CUBIERT COCINA
BAR xxxxxxx
3,398 1,630 816 643 773 773 497 1,250
5.- Finalmente de efectuarse el inventario físico semestral de los activos operación, a fin de ajustar los
verdaderos gastos de amortización de los activos y logrando tener índices de depreciación más razonables del
propio negocio.
INTRODUCCIÓN
El hotel para programar el normal funcionamiento de las áreas de alimentos y bebidas (restaurante,
cafetería, bar, eventos), lo efectuará en primer lugar en relación a la ocupabilidad del hotel, tipo de
huéspedes, localización y la estrategia de marketing que desarrolle.
Las áreas de alimentos y bebidas, para su desarrollo diario, necesita comprar a sus proveedores.
Almacenar los insumos, transformar la materia prima en productos y vender a sus clientes.
La actividad del restaurante, cocina, y bar; sería imposible su operatividad si no existiera los
departamentos de compras y almacén.
El servicio de Almacén presenta cierta dificultad tanto organizativa como funcional porque en él se
producen constantes movimientos de mercancías de todo tipo, cuyas entradas y salidas han de tener
un correcto tratamiento administrativo y contable.
El almacén central, no solo atiende al departamento de alimentos y bebidas; si no que provee a todos
los demás departamentos del hotel (alojamiento, mantenimiento, oficinas administrativas etc.
En la organización del almacén requiere de las siguientes condiciones básicas:
- Instalaciones adecuadas
- Adecuado control interno
- Arreglos y cuidados de las mercancías
- Coordinación con todos los departamentos afectados
- Sistematización de los instrumentos contables y de control. Recomendable para
hoteles de 3, 4 o 5 estrellas.
- Análisis y control de la gestión de stock,
Recomendable mediante un ordenador.
Figura del organigrama funcional de línea de personal del área de compras y almacén.
Jefe de marketing
Jefe de compras
Jefe de alimentos
Encargado de almacén
Y Bebidas
Alimentos y bebidas
- Chef
- Barman
a).- Inventario periódico.- Es un control periódico físico, que consiste en un conteo detallado de las mercancías
tanto del almacén como de las otras áreas (cocina, cafetería y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en
forma obligatoria por lo menos cada fin de mes.
Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestión:
ALMACEN ADMINISTRADOR
PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Inventario inicial
Inventario inicial + Compras
+ Compras = Existencia disponible
= Existencias disponibles - Salidas de almacén
- Inventario final * (salidas a cocina, caf. y bar)
- Inventario final de carnes = Inventario final
= Costo bruto de materia prima + - Diferencias de inventarios
= Inventario final *
b).-Inventario perpetuo.- Los inventarios son registros permanentes de las mercancías, con la finalidad de
resguardar la materia prima, evitar pérdidas o sustracciones.
Los grupos de materias primas que requieren de un control perpetuo, mediante un ordenador, tarjetas de
inventarios, bin - card o kardex de almacén.
Inventarios físicos Grupos de inventarios perpetuos
- Ajuste de inventario 40
= Costo bruto (registro) 2,860
En el caso de no considerar sobrante, tendríamos:
Concepto Monto
Inventario inicial 800
+ Entradas al almacén 2,700
- Inventario final de almacén 560 (560-00)
= Sub - total 2,940
- Diferencias de inv. Diario de cocina 80 120 – 180)
= Costo bruto 2,860
Notas importantes:
1. De la misma forma se calcula el costo bruto para cada grupo de CB - cervezas y bebidas
2. Para ele grupo AEL- abarrotes, enlatados, conservas, licores, es el mismo costo bruto anterior, sin
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