ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

CAPÍTULO 2. La organización

2.1. La importancia de la organización como ámbito de trabajo

2.1.1. La organización: definición y objetivos

Organización: es un sistema social compuesto por individuos o grupos de ellos que,

teniendo valores compartidos, se interrelacionan y utilizan recursos con los que se
desarrollan actividades tendientes al logro de objetivos comunes.

De esta definición se desprende:

● es un sistema social porque está constituida por un conjunto de personas cuyas

actividades se relacionan entre sí para lograr objetivos.
● cada individuo desempeña un rol indispensable para que el sistema subsista.
● la organización siempre tiene un propósito, que a veces puede ser claro y en otras
no tanto.
Objetivos: los Objetivos son los fines hacia los cuales se encamina la actividad de la
organización.

2.1.2. ¿Por qué es enriquecedor el trabajo colaborativo?

Estas son algunas de las razones por las que el trabajo colaborativo es necesario:

1. Crea sinergia en la que el resultado de la suma es mayor que las partes. Sin duda el
impacto más significativo de un equipo está en el hecho de alcanzar más cosas juntos, que
de manera individual.

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2. Otorga empoderamiento a cada uno de los miembros, eliminando los obstáculos que
pueden impedirles hacer sus tareas correctamente. Asignar responsabilidad a alguien lo
anima a ser pro-activo y creativo en la resolución de problemas.

3. Promueve estructuras de trabajo más flexibles y con menos jerarquía, en la que los
miembros tienen la confianza necesaria para la toma de decisiones en conjunto. Cuando
funcionan bien pueden ser autosuficientes e interactuar fácilmente con otros equipos en una
organización.

4. Impulsa el trabajo multidisciplinario, sobre todo donde hay divisiones organizacionales.

5. Fomenta la responsabilidad y la capacidad de respuesta al cambio.

6. Promueve el sentido de logro, la equidad y la amistad.

2.1.3. Elementos básicos del trabajo en conjunto

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1. Interdependencia:
Es el núcleo del trabajo en equipo y se logra cuando los integrantes entienden que la
única manera de llegar a la meta es hacerlo juntos. El esfuerzo que todos realizan
los beneficia a sí mismos y a los demás, así como el fracaso los afecta en lo
individual y en lo colectivo. Es además necesaria para la resolución constructiva de
conflictos.

2. Responsabilidad:
Ya sea individual o grupal, el aprendizaje del equipo es tarea de todos. Cada uno de
los participantes debe tener claros los objetivos y lo que se espera de sí.

3. Interacción:
La única manera de trabajar cooperativamente es interactuar con los demás, para
llegar a acuerdos, completar tareas y motivarse unos a otros.

4. Habilidades sociales:
Trabajar en conjunto es mucho más complejo que hacerlo solo, pues se requiere
aprender cómo funciona cada persona. Cada quien tiene una manera especial de
trabajar y de aprender; trabajar en equipo implica conocer a los demás y ser

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tolerantes. Es importante establecer relaciones de cordialidad que promuevan la

confianza y faciliten la comunicación.

5. Evaluación:
No es posible mejorar sin detenerse a hacer un análisis del desempeño del grupo. El
equipo debe estar abierto a autoevaluarse y escuchar de sus compañeros los
aspectos a cambiar para la próxima tarea. Esta retroalimentación los ayudará a
obtener mejores resultados.

La habilidad de trabajar de manera colaborativa es un activo que muchos líderes y

reclutadores valoran hoy en día. Ya sea en un ambiente laboral deportivo o cotidiano,
apoyarse en los demás y al mismo tiempo brindarles a ellos lo mejor de cada uno, es la
clave para alcanzar fácilmente todo lo que uno se proponga.

https://www.youtube.com/watch?v=e2xNXr4oox8

2.1.4. Técnicas de apoyo y aprendizaje colectivo hacia el crecimiento de un

objetivo

El trabajo en equipo supone siempre una dinámica especial que puede variar de grupo a
grupo y que es, en definitiva, lo que hace que ese conjunto de personas funcione o no. Así,
lo que puede servir para un grupo de personas puede no ser útil para otro. El trabajo en
equipo supone también que uno puede llegar a conocer más profundamente a sus
compañeros, conociendo sus capacidades, sus limitaciones, su forma de pensar y de
enfrentar diferentes situaciones, etc. Esto se hace muy visible por ejemplo en los trabajos
en equipo realizados en ámbitos empresariales o incluso en los que forman parte de
distintos niveles de gobierno en los cuales se requieren muchas áreas y grupos de personas
a disposición.

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La importancia del trabajo en equipo tiene que ver entonces con que el mismo se
basa en ideas como la convivencia, la comprensión, la tolerancia, el respeto por el
otro y el aprovechamiento grupal de ideas que individualmente quizás no rendirían
de la misma manera.

2.2.1. Organización de la empresa. Cómo iniciar un negocio.

Un estudio de mercado es lo que determinará si tendrás éxito o no. Así de simple. Si

dedicas el tiempo y energía necesaria para ir a la calle y realizar la tarea de investigación
estarás asegurando un alto porcentaje de tu éxito.

¿Qué debemos investigar antes de iniciar un negocio?

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1. LA DEMANDA: Debes elegir un nicho de mercado con suficiente demanda, es decir

con la cantidad suficiente de personas que compren tu producto o servicio.
Necesitarás vender lo suficiente para que logres ganancias razonables y eso solo lo
lograrás entrando a un mercado que te compre. Desde el punto de vista operacional,
todos los pasos para la creación de una empresa están subordinados a este primer
paso, se trata en esencia de identificar las necesidades insatisfechas de un grupo
específico de personas y pensar cómo satisfacerlas de la manera más eficiente
posible.
2. LA COMPETENCIA: Idealmente deberías trabajar en un mercado donde no tengas
competencia pero esto es difícil así que solo asegúrate de que tu negocio opere en
un rubro donde no exista mucha competencia. Por ejemplo existen línea de
productos muy competidos como: ropa, calzado, comida (abarrotes o productos de
primera necesidad). Encontramos menos competencia por ejemplo en: servicio de
tutorías personalizadas para estudiantes, línea de productos para industrias
(fábricas, agrícola, etc.)
3. TU ESTRUCTURA DE COSTOS: Definir tu estructura de costos es de suma
importancia, debes hacer un escenario (una proyección) de cuánto costará tu

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producto puesto en tu almacén u oficina antes de colocarle el precio de venta (costo

+ ganancia = precio de venta)
4. PRECIO Y CALIDAD DE TU COMPETENCIA: Tienes que conocer qué precios
tiene tu potencial competencia y la calidad, esto te ayudará a definir si el producto o
servicio que elegiste será competitivo, te ayudará a definir tu posible precio de venta
y hacer una proyección de cómo quedaría tu precio con respecto a la competencia,
es decir te permitirá ver de antemano si es negocio o no incursionar en ese
mercado. Si luego de analizar tus costos y definir tu precio de venta ves que tienes
precios más alto que los demás y no hay maneras de llegar tan bajo como ellos,
entonces no debes entrar, si en cambio luego de tu análisis ves que tienes precios
más bajos y aún podrías bajarlos más si fuese necesario entonces puedes seguir
adelante e iniciar tu preparación para ingresar.

2.2.2. Proceso de formación en la empresa

Para crear un plan de formación para la empresa hay que tener en cuenta las
necesidades formativas de los empleados. El knowhow (conocimiento) incide en una mayor
productividad dentro de la empresa, por eso saber desarrollar un óptimo plan de formación
es imprescindible.

Podemos definir al knowhow como el conjunto de las capacidades y habilidades

que un individuo o una organización poseen en cuanto a la realización de un tarea
específica.

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Si se logra optimizar el plan de formación para la empresa, se pueden encontrar

trabajadores más preparados, más motivados, más competentes y capaces de desarrollarse
mucho mejor dentro de la empresa, algo que puede dar lugar a mayores resultados y
productividad dentro de la empresa.

Una buena acción de formación debe contar con:

● modalidad (a distancia, presencial o semipresencial),

● un sistema de estudio,
● una buena organización,
● el número y perfil de estudiantes,
● la metodología a utilizar,
● los recursos y medios que se utilizarán,
● un presupuesto adecuado,
● un buen espacio en el que trabajar (espacio en la empresa o soporte informático
para la actividad formativa).

https://www.gestion.org/formacion-empresarial/30902/como-realizar-un-plan-de-
formacion-para-la-empresa/

2.3.1. ¿Eficacia o eficiencia?

Veamos un ejemplo:

Un piloto de avión con 10 años de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los
Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos.
Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la línea aérea para la
cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, una mañana
amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta: Chicago-
Guadalajara, pero el avión que pilota sale con 30 minutos de retraso. Con sus años de
experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la

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velocidad del avión tratando de avanzar más rápido y “recuperar” el tiempo de retraso. Al
final lo logra: su avión aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de Guadalajara
5 minutos después de la hora en que era esperado inicialmente. La pregunta es: ¿el piloto
fue eficiente o eficaz?

En administración y en negocios, existen 2 términos que en muchas ocasiones son

frecuentemente confundidos por la gente de negocios y por el público en general: eficacia y
eficiencia.

La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La
eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible.

● EFICACIA: se refiere al cumplimiento de los objetivos.

● EFICIENCIA: se refiere al logro de las metas con la menor cantidad de recursos.

2.3.2. Eficiencia vs. efectividad

¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La
respuesta a ambas interrogantes es afirmativa.

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Veamos otros ejemplos:

McDonalds ejemplificó durante la primera mitad de 2001, un caso de eficacia-ineficiencia.

La compañía, que opera una gran cantidad de restaurantes, a principios del 2001 abrió su
primer “McCafe” en la ciudad de Chicago, es socio de la compañía “Food.com” y con
“utilidades" reportadas a nivel mundial de 16.4 billones de dólares en el segundo cuarto de
operaciones del año 2001, todo esto habla de su eficacia. Sin embargo, de acuerdo a un
artículo publicado en el periódico “Chicago Suntimes” en julio del 2001, un sondeo
efectuado entre sus consumidores en los Estados Unidos reflejó que el servicio
proporcionado por la compañía tiene grandes deficiencias. Los consumidores mencionaron
lo siguiente: empleados malhumorados, los juguetes que acompañan a los paquetes “Happy
Meals” frecuentemente agotados, restaurantes sucios, errores en el despacho de órdenes y
lentitud en el servicio; esto como muestra de su ineficiencia. Se demuestra pues, que no
basta alcanzar el objetivo de obtención de utilidades si a cambio se está sacrificando la
imagen, prestigio y lealtad de los consumidores, que actualmente no suelen tolerar ser
ignorados por mucho tiempo.

Otro caso de ineficiencia es el de DisneyQuest, el centro de atracciones virtuales propiedad

de “The Walt Disney Company”. Luego de operar durante dos años en la ciudad de
Chicago, Illinois, en Julio del 2001 anunció que cerraría sus puertas definitivamente en
Septiembre del mismo año. Aunque se mostraron eficientes utilizando de la mejor manera
posible sus recursos, fueron ineficaces al no conseguir los objetivos económicos de la
compañía.

2.3.3. ¿Qué es mejor: ser eficaz o eficiente?

Aunque los anteriores ejemplos ilustran la posibilidad de trabajar eficaz o

eficientemente, prescindiendo de una y otra habilidad, lo ideal es ser eficiente y eficaz
para poder ser productivos:

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Eficiencia + Eficacia = Productividad

¿Y nuestro piloto? Ciertamente logró llegar a tiempo a su destino (alcanzó su objetivo, por
lo tanto fue eficaz) pero no utilizó de la mejor manera posible los recursos con que disponía:
tiempo, avión, combustible (incrementó la velocidad del avión poniendo en riesgo a todos
los pasajeros (fue ineficiente).

La siguiente imagen ilustra la relación que hay entre eficacia y eficiencia:

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En la vida real, existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de
recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo,
por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Otros, en cambio, derrochan
lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar a alcanzar su objetivo. Los menos, son
los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aún con pocos
recursos, los aplican y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.

2.3.4. La productividad

Se refiere a la relación producto-insumos (materias primas, mano de obra,

etc.) en un periodo específico con la debida consideración de calidad.

Podemos hablar de:

● PRODUCTIVIDAD DE LOS MATERIALES

Si un sastre experto es capaz de cortar 11 trajes con una pieza de tela de la que otro
menos experto sólo puede sacar diez trajes, puede decirse que, en manos del sastre
experto, la pieza se utilizó con diez por ciento más de productividad.

● PRODUCTIVIDAD DE LAS MÁQUINAS

Si una máquina o herramienta producía cien piezas por cada día de trabajo, y aumentara su
producción a 120 piezas en el mismo tiempo, gracias al empleo de mejores herramientas de
corte, la productividad de esa máquina se habrá incrementado en un veinte por ciento.

● PRODUCTIVIDAD DE LA MANO DE OBRA

Si un alfarero producía 30 platos por hora y al adoptar métodos de trabajo más
perfeccionados logra producir 40, su productividad habrá aumentado en 33.33%.

El trabajo de una secretaría debe ser rentable y para ello debe ser eficaz y eficiente pero
hay que tener en cuenta que las interrupciones retrasan la ejecución de las tareas y
disminuyen la productividad.

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¿Cómo comprobar la eficacia o eficiencia del trabajo de secretaría?

Existen técnicas para medir el trabajo y su valoración económica. Taylor fue el primero en
analizar la producción de un modo científico, descomponiéndola en tareas y ajustándolas a
un tiempo estándar.

En el campo de la administración se controla el tiempo usando un método inductivo,

consistente en:

1. Recogida de datos. Se miden con cronómetro las tareas y subtareas necesarias

para realizar un trabajo.
2. Modelo estándar. Creación de un modelo óptimo de referencia. Midiendo los tiempos
de realización por profesionales experimentados.
3. Comparación. Se anotan los datos reales y estándares en una tabla y se obtienen
las desviaciones positivas y negativas.
4. Análisis de las desviaciones. Se analizan tanto las desviaciones positivas como las
negativas
5. Se corrigen las causas que originan las desviaciones.
6. Repetición del proceso de medición de los tiempos.
Basándose en este modelo y suponiendo que podemos calcular el valor horario de una
secretaria de dirección, se puede determinar si el trabajo de la secretaria ha sido eficaz y
eficiente o sólo una de las dos cosas.

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Se trata de calcular el punto muerto o umbral de rentabilidad, que se consigue

cuando los ingresos derivados de las tareas realizadas igualan los costes de
producción.

Para calcular el punto muerto, se han de analizar tanto los costes fijos como los variables
que se refieren al trabajo de la secretaria.

Aplicando todos estos conceptos económicos a nuestro caso podríamos decir que estar en
el punto muerto o umbral de rentabilidad, supondría ser eficaz y, si conseguimos superarlo,
comenzaríamos a ser eficientes.

2.3.5. Costos

Para efectuar el cálculo del umbral de rentabilidad hemos de definir: costo e ingresos de
acuerdo a los siguientes cálculos.

COSTES FIJOS TOTALES: que se producen sólo por el hecho de que exista la actividad Cf

Es decir que para un número de unidades producidas igual a cero tenemos los mismos
costes fijos que para un número de unidades X > 0.

Gráficamente se pueden representar de la siguiente forma:

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COSTES VARIABLES: se producen como consecuencia de la actividad realizada, son

proporcionales a la producción, es decir a mayor producción, mayores costes variables.

Los costes variables totales (Cvt), son el resultado de multiplicar el coste variable unitario
(Cv) por el número total de unidades producidas (Xt).

Gráficamente, se pueden representar de la siguiente forma:

COSTES TOTALES: son la suma de los costes fijos más los variables, es decir:

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Gráficamente, podríamos representarlos de la siguiente forma:

2.3.6. Ingresos

INGRESOS TOTALES: son el resultado de la venta del producto, aplicado a nuestro caso y,
dado que la actividad de secretariado no tiene venta directa en el mercado pero sí repercute
positivamente en la buena marcha de la empresa.

Si pudiéramos calcular el precio de venta de esas horas, diríamos que:

I = X t · Pv Ingresos = número de unidades x precio de venta

Gráficamente, se podría representar:

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Para calcular el UMBRAL DE RENTABILIDAD, sólo tenemos que superponer los

gráficos anteriores, de la siguiente forma:

Este es el umbral de rentabilidad: el número de unidades que hace que se igualen los
ingresos y los gastos.

Por encima de Xi , los ingresos son superiores a los costes (Beneficios) y por debajo del
umbral los ingresos no superan a los costes (Pérdidas).

La eficiencia se conseguiría en la zona a la derecha del umbral de rentabilidad y, referida al

trabajo de secretariado supondría cumplir con toda la tarea encomendada, tal como se
había programado, de una forma óptima, minimizando los tiempos y maximizando los
resultados. Sucede cuando se han cumplido los planes sin desviaciones negativas.

Si el PUNTO MUERTO ó UMBRAL DE RENTABILIDAD es aquel punto en el que los

ingresos igualan a los costes, podemos hacer la siguiente deducción:

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Si todos estos conceptos se han asimilado podremos realizar los cálculos del caso práctico
que aparece en la página 101.

Cf: 1.500.000

Precio de mercado de la hora: 2.868

Cv: 4.780.000

THA: 1760 horas anuales según convenio.

5,6 horas * 60 minutos = 336 minutos

A partir de esas 5,6 horas trabajadas el/la secretario/a están cubriendo costes y, por
encima de esas horas, está produciendo un beneficio para la empresa.

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2.4.1. Tipos de organizaciones según sus fines

Según el motivo que tienen para realizar sus actividades, las organizaciones pueden ser:

2.4.2 Las organizaciones sin fines de lucro

Una organización sin fines de lucro está conformada para el bien público. Usualmente son
formadas con fines religiosos, de beneficencia, con propósitos educativos o culturales,
protección del medio ambiente, etc.

Las organizaciones sin fines de lucro no persiguen beneficio económico. Es la figura ideal
para lo que se conoce como emprendimientos sociales.

Características de las organizaciones sin fines de lucro:

● Son organismos creados por particulares en forma voluntaria.

● Buscan generar cambios o aportar valor a determinados sectores.
● Poseen beneficios impositivos, dada su orientación al bien común (y no de los
fundadores).
Podemos distinguir dos tipos legales en este tipo de organizaciones: las fundaciones y las
asociaciones civiles.

Diferencias: lo primordial es que la fundación es un patrimonio adscrito a un fin, mientras

que la asociación surge del acuerdo de una pluralidad de personas. En la fundación, la
voluntad del fundador es definitiva y condiciona la vida entera de esta entidad; en la
asociación, son sus miembros los que deciden en cada momento su destino.

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 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

2.4.3. Las organizaciones con fines de lucro

Las organizaciones con fines de lucro pueden formarse para llevar a cabo una variedad de
negocios legales. La principal razón para crear una organización con fines de lucro es
obtener ganancias para los dueños de la compañía.

Dentro de esta clasificación se encuentran "Las empresas" como principal exponente de

este tipo de organización.

LA EMPRESA:

Una empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una actividad
económica con ánimo de lucro.El término empresa es empleado para identificar a aquellas
organizaciones que se encuentran conformadas por elementos distintos (humanos,
técnicos y material) y cuyo objetivo es la consecución de algún beneficio económico, o
comercial, satisfaciendo a la vez las necesidades de los clientes, para esto las empresa
utilizan los elementos de producción que tienen a la mano como lo son el trabajo, el capital
y la tierra.

Clasificación de las empresas:

● Según su actividad

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 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Según su magnitud:

Según su capital:

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 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

2.5. Modelo de organización con objeto comercial e industria

ORGANIZACIÓN COMERCIAL

El término organización comercial es general y se aplica a cualquier grupo con un

conjunto particular de habilidades, prioridades, estrategias y recursos que se organiza para
alcanzar de forma colectiva el "objetivo específico" de lograr un provecho económico.

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 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La primera preocupación de las organizaciones comerciales es obtener un beneficio para el

propietario, los accionistas o ambos, proporcionando productos y servicios. Para entender
correctamente lo que es una organización comercial se requiere ser consciente de las
muchas actividades comerciales "con fines de lucro" en las que las organizaciones
comerciales participan.

Las políticas de ventas, precios, distribución, etc, variará en función del tipo de cliente al que
va dirigido el producto, debido a que cada grupo de clientes tienen peculiaridades en la
forma de comprar y habrá que gestionar la cartera de clientes de forma diferenciada.

Consultar los siguientes sitios web.

● La organización comercial. https://prezi.com/nurdibqlteqk/la-organizacion-comercial/

● La organización industrial.
http://www.economicas.unsa.edu.ar/orgadmin/industria.htm

EMPRESAS MERCANTILES

Principales áreas:

● Área de personal: La función principal del departamento de personal es el

reclutamiento y selección de personal. Consiste en asegurar una provisión suficiente
de trabajadores y ayudar al personal rector a mantener relaciones satisfactorias
entre la dirección y sus subordinados. Habitualmente, este departamento lleva un
registro central de todos los datos pertinentes a cada empleado u obrero, (legajos), y
se encarga de los registros de asistencia, licencias etc. También tiene a su cargo la
capacitación del personal.
● Área de fabricación: En la mayoría de las empresas mercantiles que fabrican y
venden sus propios productos, la sección de fabricación es la unidad independiente
mayor del conjunto, esto es, la que más personal emplea. Si la sección industrial
tiene sus locales junto a la oficina central, es probable que domine toda la estructura
orgánica y confiera carácter a todas las dependencias de servicios.
● Área de compras: Es la función adquisitiva. La principal finalidad de departamento
de compras es asegurar el oportuno suministro de materias primas, pertrechos y

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 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

utensilios; esta exige comprar a un precio que permita vender el producto en

competencia con los demás.
● Área de control de producción: El control de la producción en la fábrica es una
función de gran importancia.
El objetivo de control de producción consiste en facilitar la corriente del trabajo a través de
la fábrica a fin de reducir al mínimo el tiempo perdido por tener las máquinas esperando, y
aprovechar plenamente las ventajas de sacar todo el fruto posible de una máquina. El
resultado final se busca en la producción al menor coste y un servicio rápido a los clientes.

En conjunto hay tres tipos generales de producción, cada uno de los cuales influye en el
tipo de control apropiado. El primero es el de los lotes sobre pedidos, en que los artículos se
fabrican solo por encargo del cliente; el segundo, aquel en que el almacén pasa los pedidos
de productos tipificados, que se fabrican anticipándose a los de la clientela; el tercer tipo es
lo que se lama de producción continua, o en serie, en que la variedad de productos
elaborados es pequeña y las máquinas y las instalaciones están dedicadas durante un
tiempo bastante prolongado a la producción del mismo artículo. Este tercer tipo de
producción es el más sencillo; su control consiste, ante todo, en planear bien la sucesión de
las operaciones y en comenzar cada pieza a su debido tiempo, después de lo cual la
producción sigue su marcha sin necesidad de una comprobación. El departamento de
control de producción recibe los encargos del de ventas, o bien actúa de acuerdo con el
programa de producción anual establecido por la gerencia.

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