PROCEDIMIENTO PARA LA

IDENTIFICACIÓN, DE
REQUISITOS LEGALES

22-12-2020
  OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como objetivo definir las directrices, responsabilidades y
metodología a seguir para identificar, acceder, actualizar, comunicar, evaluar y realizar
seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables al sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo SG-SST (leyes, decretos, resoluciones o reglamentos; cualquier acto
administrativo de las autoridades que establezcan permisos y demás requisitos aplicables por
compromiso con cualquier parte interesada) tales como los relacionados con calidad, seguridad,
aspectos ocupacionales, administración y finanzas o jurídicos, propios de los procesos y servicios
de MOTOS RUTA 30 S.A.S.

 ALCANCE
Aplica a todas las actividades y procesos desarrollados en las empresas afiliadas, en cuanto a los
requisitos legales que le conciernen en Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas aplicables
a la empresa incluyendo aquellos que las partes interesadas requieran y los de carácter voluntario
que acoja la empresa.

 DEFINICIONES

Auto: Forma que ha de adoptar la resolución judicial cuando decida recurso contra providencias,
cuestiones incidentales, presupuestos procesales, nulidad de procedimiento o cuando a tenor de
las leyes de enjuiciamiento haya de revestir esta forma.
Circular: Concepto o directriz emitido por una entidad, en cual se consigna órdenes, parámetros o
lineamientos que se deben seguir en un tema específico.
Concepto: Documento emitido por una autoridad el cual no es de estricto cumplimiento.
Decreto: Resolución, mandato, decisión de una autoridad sobre asunto, negocio o materia de su
competencia.
Ley: Regla, norma, precepto de la autoridad pública, que manda, prohíbe o permite algo.
Disposición emanada del poder legislativo y de estricto cumplimiento.
Licencia: Permiso o autorización emitida por una autoridad competente para el desarrollo de una
determinada actividad.
Litigio: Juicio ante juez o tribunal, controversia.
Norma técnica: documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido,
que suministra, para uso común y repetido, reglas, directrices y características para las actividades
o sus resultados, encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado.
Otros requisitos aplicables: Requisitos no legales suscritos por la organización con terceros o de
adscripción voluntaria con cualquier parte interesada.

Partes interesadas: Personas o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo, involucrado o afectado
por el desempeño de la empresa.
Requisito legal aplicable: Todo requisito obligatorio establecido en la legislación y reglamentación
aplicable al centro de trabajo.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las
personas, o una combinación de éstos.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es)
peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el (los) riesgo(s)
es (son) aceptable(s) o no.
Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las
actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos
normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
-SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables.
Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma
vigente y que aplica a las actividades de la organización.

 CONTENIDO

IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Fuentes de consulta:
Para la actualización de los requisitos normativos vigentes, la empresa usará como fuente de
consulta los siguientes espacios:
Web:
- www.mintrabajo.gov.co
- Diario Oficial
http://diario-oficial.vlex.com.co/c/Ministerio-del-Trabajo?
_ga=1.238971272.928819301.1467926016

Periodicidad
Se define en el presente procedimiento que la actualización de los requisitos legales se realizarán
por lo menos una vez al año, a la legislatura que estipule una normativa nueva que sea aplicable a
empresa en función al desarrollo de su actividad económica y en relación a lo establecido en
temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Se define en el presente que al menos una vez al mes se realizará la verificación en las fuentes de
consulta con el fin de evaluar la aplicabilidad de las normas legales a la Agremiación, y de ser
necesario se alimentará la matriz de requisitos legales.

Responsabilidades
La identificación y revisión de la aplicabilidad de las normas legales será realizada por la nombrada
Responsable del SG-SST de la empresa en coordinación y participación de asesoría jurídica de ser
necesario.

Análisis.
Frecuentemente se revisarán las fuentes de consulta para identificar las posibles modificaciones
en alguna de la normatividad, los actos administrativos aplicables o cuando la organización incluya
nuevas actividades en sus procesos; estos cambios se estudiarán y quedarán consignados en el
formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa” (ver tabla 1), donde se determinará
si son aplicables a la organización.
 Tabla 1. Formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa”
Fecha de
Fecha de Descripció Aplicabilid Deroga otra
Norma expedici Emisor Proceso
análisis n ad ley / Cual
ón
Se
mencionar
Identifica la Enuncia á la
normativa Expresa el normativa
Indica el Autori
(Ley, la fecha encabeza Indica si que se Describe el nombre
mes en dad o
Resolución, de do con se aplica deroga del proyecto al que
que se entida
Decreto, Auto, publicac que se o no la con esta le aplica la normativa
verificó la d que
Acuerdo) de ión de la identifica normativa nueva ley analizada, o si aplica
nueva emitió
cualquier norma la analizada si es el en caso contrario a
normativa la
índole que se analizad normativ caso. De lo toda la organización.
expedida norma
está a a. contrario
analizando aplicable indicar
NA: No
Aplica

Esta información se almacenará en medio magnético, de manera cronológica y si aplica, se

procederá a su inclusión en la respectiva Matriz de Requisitos Legales.

APLICACIÓN
A continuación se indica que va a contener la matriz y como es el diligenciamiento de cada una de
las casillas.

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

REQUISITOS LEGALES
ARTICULO /
ASPECTO / LITERAL /
TIPO ID NORMA DESCRIPCIÓN DEL
TEMA PELIGRO O AÑO EMISOR INCISO /
NORMA LEGAL REQUISITO
SUBTEMA PARAGRAFO
APLICABLES
Se Se deberá Describe Número Año en la Entidad Describe Describe el
describ referencia ley, de cual se que los requisito que
e el r el peligro resolución normativ expide la emite la artículos, se está
 o riesgo
en el que encisos,
evaluando el
interviene , normativ normativ parágrafos
tema a cumplimiento
el decreto…. a a , entre
del requisito
requisito otros
normativo

Para tener acceso a las normas y demás requisitos legales, la empresa debe crear vínculos directos
con la Normatividad mencionada desde la Matriz correspondiente, además de tener acceso a las
páginas WEB de las principales autoridades. También se conservarán en medio físico aquéllas que
adquiere la empresa decida la organización adquirir.
La ARL asesoría técnica en la revisión de dicha matriz y de los soportes solicitados para su
cumplimiento.

COMUNICACIONES
La Legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal de la empresa y a
clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales, autoridades municipales,
comunidades, etc.) cuando así se requiera. Esta comunicación se podrá realizar por: carta, correos
electrónicos, Intranet Corporativa, entrega de documentos explicativos o capacitaciones si se
requieren.
Así mismo, la matriz de requisitos legales, podrá ser consultada a modo de lectura, por cualquier
trabajador, a través de la intranet de la empresa.

Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo requieran, los
requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la actividad para la cual fueron
contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la normatividad y obtener su
participación en los diferentes procesos establecidos por la organización.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES

SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO LEGAL

AREA DE
RESPONSABLE DEL MÉTODO
APLICACIÓN / RESPONSABLE FRECUENCIA
CUMPLIMIENTO VERIFICACIÓN
PROCESO

Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará cada uno de los
artículos identificados en la matriz para determinar su estado. Además se podrán efectuar
actividades periódicas como:

 Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos o áreas de trabajo.
 Revisión de proyectos o áreas de trabajo.
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación de las
respectivas auditorías.
 Informes de Gestión.
 Programas y controles operativos establecidos.

En la matriz legal quedará el registro de la evidencia de la evaluación periódica del cumplimiento,

en las respectivas casillas de “Método de verificación” y “Estado de cumplimiento (%)”.
- 100%: Cuando se presenta un cumplimiento total
- 50%: Cuando no se cumple totalmente el requisito pero se tiene implementadas algunas
actividades
- 0%: No existe cumplimiento de requisitos legales.
Cuando el cumplimiento legal es el 100% se enuncia la evidencia del cumplimiento.
Cuando no existe el cumplimiento legal o es parcial, se definirán planes de acción con su
responsable y fecha de verificación con el fin de lograr el cumplimiento de los requisitos
establecidos.

La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se definirá en cada uno
de los procesos que requieran realizar plan específico por la magnitud de los requisitos legales que
le competan. Para los demás procesos y/o proyectos que se ejecuten en la compañía, se realizará
de acuerdo a las necesidades de la empresa.

El seguimiento será realizado por el responsable del sistema de gestión, con la asesoría de un
abogado cuando se requiera
Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se generará una
nueva versión de la respectiva matriz.

Evaluación del cumplimiento legal.

- La empresa realizará cada 12 meses una evaluación del cumplimiento de los requisitos
legales dejando el registro dentro del mismo formato.
- La última fecha de evaluación de cumplimiento será la misma fecha de la última
actualización de la matriz.

 DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

Formato Matriz Legal

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha creación Nueva

Descripción del cambio Responsable
o modificación Versión
Creación del documento MOGRA 22-12-2020 01