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Diagnostico Empresarial 1

Propuesta de Comunicación y Mejoramiento del Clima Organizacional

Presentado por:

Francy Alexandra Delgadillo González

Giseth Tatiana Moreno Fuentes

Julio Alberto Barraza Franco

Tutor:

Miguel Alejandro Espinosa Rodríguez

Fundación Universitaria Del Área Andina

Facultad De Ciencias Administrativas, Económicas Y Financieras

Diagnostico Empresarial

Bogotá

2021
Diagnostico Empresarial 2

Tabla de contenido

Introducción 3
Objetivos 4
Cultura Organizacional: 5
Dimensiones de la Cultura Organizacional. 6
Factores que influyen en la fortaleza de la cultura: 6
Beneficios de una Cultura Fuerte: 7
Componentes y Variables del Clima Organizacional. 7
Factores Incidentes en el Desarrollo del Clima Organizacional. 8
Ejemplo de cómo realizar el diagnóstico empresarial. 8
La Comunicación Interna en Las Organizaciones. 9
2. Tome la empresa del sector real que fue escogida con anterioridad y realice un análisis, cree una
propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional a partir del diagnóstico
realizado. 10
Diagnostico 10
Paso 2 Adecuación de encuesta de clima laboral 11
Paso 3 Aplicación de la encuesta de clima organizacional 12
Paso 4 Resultados 13
Paso 5 Priorización de aspectos y elaboración del plan de acción 15
Analisis 15
Las características individuales: 16
Las características del trabajo: 16
Las características de la situación de trabajo 16
Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 17
I. Comunicación semanal entre directivos y colaboradores 17
II. Actividades de convivencia 17
III. Liderazgo 18
IV. Comunicacion 19
V. Diagrama de Gantt 20
Conclusiones 20
Recomendaciones 21
Referencias 22
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Introducción

Teniendo en cuenta que la relación entre el clima y la cultura organizacional afectan

positiva o negativamente a los colaboradores de una empresa con respecto a su calidad de

vida, es importante determinar que; la cultura y el clima de una organización son las

características que determinan la personalidad que conforma el sistema social, teniendo en

cuenta las diferentes dimensiones que existen en una cultura organizacional.

Se puede emplear un cambio en las organizaciones según Kotter (2013), donde plantea 8

pasos para gestionar el cambio organizacional resaltando siempre que hay que tener en

cuentas las dimensiones para determinar el clima organizacional y poder plantear los

siguientes paso que son esenciales los cuales son; crear una coalición de guia, desarrollar una

visión estratégica.

En la que se desarrolla concretamente lo que se espera a futuro adoptando los

definidos. Adoptando como una segunda fase una capacitación a los colaboradores de la

organización comunicandoles de la que planteó con el cambio a implementar, después se

otorga poder para que estos difundan la visión a los demás colaboradores y a todas las áreas,

después de esto se generan unos resultados a corto plazo, luego se invita a consolidar el

cambio con el conocimiento para que sirva de base fundamental para dar el último paso que

es formalizar el proceso en la organización.


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Objetivos

Realizar un análisis y una propuesta de mejoramiento con respecto a las propuestas de

comunicación y mejoramiento del clima organizacional, utilizando lo aprendido en los

referentes de pensamiento del eje 4 y todo el material de apoyo, así como otras fuentes

secundarias; mediante la identificación de los diferentes contenidos de cultura organizacional

estudiados, abordaremos la empresa trabajada en el eje 2 COORDINADORA S.A, para crear

una propuesta de mejora de comunicación y clima organizacional de acuerdo con el

diagnóstico realizado, utilizando la información real que permita una estructuración con datos

reales y conclusiones oportunas.


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1. Identifique cada uno de los diferentes contenidos de cultura organizacional,

clima organizacional y la comunicación interna.

Cultura Organizacional:
Bertoglio (1982), hace su definición como el análisis social en una organización, el

conjunto de normas, valores, tabúes, tradiciones, folklore, desarrolladas dentro de una

organización.

Cabe agregar que hay diferentes dimensiones en la cultura organizacional, cada una

de ellas representa algo específico, en primer lugar los rectángulos indican algo que “no es

muy característico de la cultura”, en segundo lugar, las llamadas rectangulares algo que “es

muy característico”, por ejemplo: puede observarse como la atención a los detalles, no

siempre en la cultura representa el “Grado en que se espera que los empleados den muestras

de exactitud, análisis y atención a los detalles”

Pasos para la Gestión del Cambio de la Cultura Organizacional.

1.Establecer el sentido de urgencia. 5.Autorizar a otros para actuar según

2. Formar una poderosa coalición de la visión.

liderazgo. 6.Planear y crear ventajas/benecios de

3.Crear una visión. corto plazo.

4. Comunicar la visión. 7.Consolidar las mejoras y producir

aun mas cambio.

8.Institucionalizar las nuevas

propuestas/enfoque.
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Dimensiones de la Cultura Organizacional.

Organizador grafico.

Fuente:referente eje 4.

En el anterior organizador se evidencia las dimensiones de la cultura organizacional a

tener en cuenta cuando se va a establecer o determinar el clima y la cultura de una empresa.

Factores que influyen en la fortaleza de la cultura:


a. Tamaño de la organización.

b. Edad de la organización.

c. Índice de rotación de los empleados.

d. Fortaleza de la cultura original.

e. Claridad de los valores y creencias culturales.

La importancia de tenerlos en cuenta es por que son datos importantes y

fundamentales para la adecuada implementación y mejoramiento de la cultura y el clima

organizacional, y de esta forma tendrán mayor influencia en los miembros de la organización.


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Beneficios de una Cultura Fuerte:


a. Crea un compromiso más fuerte de los colaboradores con la organización.

b. Ayuda en el reclutamiento y la socialización de nuevos colaboradores.

c. Impulsa un mayor desempeño de la organización al inculcar y promover la

iniciativa de los colaboradores.

Componentes y Variables del Clima Organizacional.

Hace referencia al ambiente que se genera en los colaboradores de las empresas, se

relaciona directamente en cómo se encuentra motivado cada uno de los mismos desde su

condición física, mental, emocional.

Imagen 1 - Componentes y Variables del Vlima Organizacional


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Factores Incidentes en el Desarrollo del Clima Organizacional.


a. Una comunicación inadecuada.

b. Falta de recursos para elaborar las diferentes actividades.

c. Instalaciones inadecuadas.

d. Salarios por debajo del estándar.

e. Poca participación de los colaboradores en la planeación y ejecución de las

estrategias de la organización.

f. Alta rotación de los colaboradores.

Ejemplo de cómo realizar el diagnóstico empresarial.


El diagnóstico debe tener una connotación positiva para los colaboradores y para la

organización en general, es decir, al realizarlo a todos los colaboradores les corresponde

comprender que aquellos aspectos negativos que se encuentren deben ser mejorados a través

de planes que sean realistas;

Imagen 2 - Metodología para un diagnóstico empresarial según Copeme Fuente:

Copeme Fundation Ford, (2009)


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La Comunicación Interna en Las Organizaciones.


Es un instrumento estratégico clave para el adecuado desarrollo de las distintas

actividades, tiene que ver con la transmisión correcta de datos que se convierten en

información entre todos los colaboradores de la organización.

Imagen 3 - Funciones de la comunicación Fuente: referente eje 4

Control: las comunicaciones formales e informales actúan para controlar los

comportamientos de los individuos en las organizaciones.

Motivación: las comunicaciones aclaran a los empleados lo que se debe hacer, qué

tan bien lo están haciendo y lo que se puede hacer para mejorar el desempeño.

Expresión emocional: la interacción social en la forma de comunicación dentro de un

grupo de trabajo proporciona a los empleados una manera de expresarse.

Información: los individuos y los grupos de trabajo necesitan información para tomar

decisiones o realizar su trabajo (Robbins y Coulter, 2014).


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2. Tome la empresa del sector real que fue escogida con anterioridad y realice un

análisis, cree una propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional a

partir del diagnóstico realizado.

Diagnostico

El diagnóstico del clima organizacional cumple el proceso de evaluar el

funcionamiento de la organización, departamento, equipo o puesto de trabajo, para descubrir

las fuentes de problemas y áreas de posible mejora. Partiendo de la premisa en que para

mejorar algo primero debemos medirlo y evaluarlo. El realizar un diagnóstico de clima

organizacional nos permitirá conocer cómo se encuentra la organización de acuerdo a

diversas dimensiones, una vez que tengamos un panorama de la situación actual podremos

tomar medidas que nos permitan mejorar el ambiente en el que se desarrollan los empleados.

Hellriegel (2004).

Paso 1 Capacitación

Debido a que la empresa elegida es muy grande y el acceso a la información es

restringido, partimos de la información encontrada en la red, la cual nos permitió acceder al

organigrama en el que se evidencia que la compañía está compuesta por 12

Imagen 4 – Organigrama
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El área elegida para la realización del diagnóstico es la Gerencia Administrativa y de

Operaciones. Por lo anterior se está invitando al personal o población elegida para el

desarrollo del respectivo diagnóstico según el siguiente plan de trabajo:

Imagen 5 - Plan de trabajo

Como se evidencia en el diagrama anterior (Imagen 5), del plan de trabajo ya se han

avanzado en las cuatro actividades iniciales, dejando como paso a seguir el taller de

capacitación en el cual se abordarán lo temas que intervienen en la problemática del

comportamiento organizacional, es decir: la diferencia de la satisfacción y motivación

personal, las implicancias de la aplicación de las encuestas de Clima Laboral, las expectativas

que genera en los colaboradores, la necesidad de llevar a cabo los planes de acción, etc.

Paso 2 Adecuación de encuesta de clima laboral


Según el plan de trabajo expuesto en la (Imagen 5), se han definido tanto con las

directivas como con los colaboradores, las variables a evaluar en el diagnóstico solicitado.

Las variables a evaluar son:


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• Las características individuales: se refiere a los intereses, necesidades y actitudes de

cada profesional y que provocan que su motivación y visión sobre el clima difiera entre

un trabajador y otro.

• Las características del trabajo: incluye aquellos factores vinculados con la actividad

profesional y que intervienen en el cumplimiento o no de las expectativas del empleado.

• Las características de la situación de trabajo: abarca aquellos elementos y acciones

de la organización tendentes a generar un determinado ambiente laboral y motivar a la

plantilla.

Todas estas variables son evaluadas una a una según los factores que afectan o inciden

en el clima laboral, como lo son:

1) El sujeto

2) Los equipos

3) El liderazgo

4) Los factores físicos

5) Políticas de personal

Paso 3 Aplicación de la encuesta de clima organizacional


Nos encontramos en uno de los momentos más importante del diagnóstico, que

corresponde a captar el insumo para el análisis y la toma de decisiones, la información que

nos permitirá identificar los factores que más influyen en el clima laboral de la compañía

Coordinadora. con base en las variables a evaluar.

Adicionalmente ya fue informado tanto directivos como colaboradores de la

importancia del ejercicio y la disposición en general para el desarrollo de este. Se debe dar

claridad en que la actividad es de absoluta reserva y se requiere de total sinceridad y seriedad,

con el fin de garantizar la confiabilidad de la información recolectada.


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Hoy día existen empresas especializadas en este tipo de diagnóstico las cuales cuentan

con sistemas de información diseñados para la captación de la información de cada

encuestado. Lo cual es muy probable que por el tamaño de compañía cuentan con los medios

para acceder a estos sistemas. En caso de no ser así, se deberá diseñar un sistema de urnas o

ánforas en el cual puedan depositar las consideraciones o respuestas de cada entrevistado.

Las fechas establecidas para la ejecución de la encuesta se encuentra establecida en el

cronograma expuesto en la Imagen 2, la cual está estipulada para realizarse en 2 días, para los

cuales los directivos ya han sido informados de la importancia del ejercicio y su disposición

en facilitar el diligenciamiento por su personal designado.

Paso 4 Resultados
Después de haber contado con el apoyo y disponibilidad tanto de directivos como

funcionarios, se logró concluir con éxito la recolección de la información necesaria para el

diagnóstico del clima organizacional de la compañía,por medio de la encuesta que fue

compartida con todos y debidamente diligenciada, lo que nos permite evidenciar a la fecha, lo

siguiente:

Imagen 6 - Nivel de satisfacción


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Imagen 8 - Frecuencia
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Paso 5 Priorización de aspectos y elaboración del plan de acción


Con la información recolectada y retomando las variables definidas en el plan de

trabajo, evaluando los factores establecidos, el equipo designado para el diagnóstico del clima

organizacional se deberá reunir con el fin de establecer y priorizar los planes de acción a

todos los niveles de la organización.

Analisis

Imagen 9 - Analisis
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Las características individuales:


El nivel de satisfacción y calidad del ambiente laboral para tanto para el trabajador

como para su grupo o equipo de trabajo está en por encima del 43% del personal encuestado,

lo que refleja que están de acuerdo, en que es una buena organización para trabajar tanto para

el desempeño de las labores propias como la de sus compañeros.

Es notorio brindar apoyo a temas como la definición de las funciones y que se debe

ampliar y permitir acceder tanto a los beneficios como las actividades culturales que en la

compañías se realizan con cierta frecuencia para más del 45%.

Las características del trabajo:


Para los colaboradores de la compañía su nivel de liderazgo se considera Alto para el

47%, la calidad del trabajo es Regular para más del 45% respecto a la carga de trabajo

asignada. Respecto a las frecuencias de acompañamiento, retroalimentación y apoyo de los

líderes a sus subordinados son realizadas con cierta frecuencia o a veces para más del 45% de

los encuestados. Se evidencia la necesidad de reforzar los temas de liderazgo entre jefes y

colaboradores.

Las características de la situación de trabajo


El nivel de los recursos es alto y la calidad para el desempeño de sus labores es

regular para más del 45% de los encuestados. La comunicación entre sedes, los planes y

acciones para mejorar los procesos es a veces para el 43% y con cierta frecuencia la

compañía brinda beneficios equitativos para el 37%. Es preocupante que entre el 37 y el 53%

de los colaboradores consideran que nunca reciben los sueldos acorde a los de sus colegas y

que los jefes no se preocupan por mantener elevado el nivel de motivación de los mismos.
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Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

I. Comunicación semanal entre directivos y colaboradores


Establecer una comunicación más constante con personal del área operativa las

necesidades que pueden existir respecto a sus herramientas de trabajo, la distribución y buen

estado de las mismas.

Actividades a realizar;

Establecer un periodo determinado al mes en el cual los directivos de la empresa

puedan establecer un diálogo con su personal y que ellos puedan manifestar sus ideas de

forma sincera y clara respecto a cómo se encuentran sus herramientas de trabajo y la forma en

que se les distribuyen los recursos e insumos para realizar de forma efectiva su trabajo.

Los resultados de esta actividad serán determinados por medio de los avances en la

satisfacción de los colaboradores y los clientes de la empresa

II. Actividades de convivencia


Estimular la convivencia entre colaboradores y establecer un ambiente de amistad que

favorezca al clima organizacional de la empresa.

Actividades a realizar;

Las actividades deberán ser establecidas por los directivos de la empresa y ellos

decidirán cómo ejecutarlas, estableciendo el tiempo y el costo de las mismas.

A continuación se describen algunas guías que pueden servir para definir las

actividades, se trata de que lo primordial sea la convivencia entre colaboradores:

• Días de descanso para el día del trabajador.

• Compartir (onces, almuerzos, celebración de cumpleaños) con propietarios y

compañeros de trabajo.
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• Intercambio de regalos sencillos o tarjetas, cada dos o tres meses con todos los

colaboradores (los directivos pueden comprar los regalos o poner alguien de la

empresa que pueda diseñar las tarjetas).

Los resultados se reflejan en un incremento de la satisfacción laboral y el ambiente de

amistad, cooperación, trabajo en equipo.

III. Liderazgo
El objetivo de esta actividad es fortalecer el liderazgo y el trabajo en equipo en los

colaboradores de la empresa y los propietarios

Actividades a realizar;

Para poder cumplir el objetivo de la propuesta es necesario lo siguiente:

• Los directivos reciben cursos sobre liderazgo.

• Establecer reuniones cada mes, para verificar el seguimiento de los objetivos de los

colaboradores, lo que debe significar un reto para ellos.

• Organizar equipos de trabajo y establecer a cada colaborador un rol a modo de que se

sienta parte de un equipo y reconozca la importancia de su trabajo para el cumplimiento

de los objetivos.

• Los objetivos deben ir relacionados a una serie de aspectos que los propietarios

quieren que se cumplan en cualquier área que ellos consideren deficiente, deberán tener

un tiempo estipulado.

• Los objetivos deberán ir también en relación con el sistema de recompensas y

reconocimientos para que los colaboradores se sientan motivados.

El resultado se refleja en una mejora en el trabajo en equipo y relaciones entre

colaboradores, así como un mejor rendimiento laboral y empresarial.


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IV. Comunicacion
Mejorar significativamente la comunicación tanto como entre colaboradores así como

entre colaboradores y propietarios de la empresa.

Actividades a realizar;

Para cumplir con el objetivo de la presente propuesta es necesario lo siguiente:

• Comunicación semanal entre personal operativo y administrativo para permitir una

participación activa de personal respecto a sus ideas para innovar en el servicio del

negocio y resolver sus dudas o inquietudes. Escuchar al personal operativo en cuando a

conformidad e inconformidad en su trabajo.

• Aplicar actividades dinámicas como lluvia de ideas, donde los colaboradores escriben

en equipo, cada uno sus ideas respecto al negocio, la finalidad de esta actividad es

involucrar al personal en el desarrollo de la empresa y hacerles saber que sus ideas son

tomadas en cuenta, por ser parte de la empresa, reforzando su compromiso e identidad

organizacional.

• Los directivos deberán planificar una reunión donde les darán a conocer a sus

colaboradores, acerca de la relación individuo-organización, donde estarán los beneficios

que ellos recibirán por aportar a la empresa con lo que requieran los propietarios, para que

adquieran un compromiso en el cumplimiento de la mejora y el cambio.

• Los resultados de la presente propuesta, serán los que demostrarán la mejora más

significativa en el clima organizacional, si se llevan a cabo las actividades descritas, darán

una imagen más clara sobre los logros obtenidos en una mejora del clima organizacional.
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V. Diagrama de Gantt

Conclusiones

La calidad de vida física, se encuentra estable, sin embargo podría mejorar

considerablemente para contribuir a un mejor desempeño laboral. La dignidad y el respeto

mutuo entre colaboradores es regular debido a que surgen problemas interpersonales, ahora

bien entre personal y directivos este aspecto parece encontrarse en niveles bajos, el trabajo en

equipo de los colaboradores es regular posiblemente porque el ambiente de amistad, la

cooperación y el apoyo entre compañeros de trabajo también lo es.

La motivación laboral, es regular respecto a recompensas y reconocimientos,

capacitación y desarrollo, desafío y responsabilidad, la convivencia entre compañeros de

trabajo es nula o esporádica.


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El sistema de evaluación del desempeño de directivos hacia los colaboradores es

indiferente.

El liderazgo es un aspecto negativo de la empresa, sin embargo puede ocurrir que los

directivos o propietarios no presten atención a su potencial de liderazgo y lo ejerzan con poca

frecuencia o de forma esporádica.

La comunicación, es regular, más que todo entre colaboradores, no siendo de esta

forma entre superiores y colaboradores.

Recomendaciones
La calidad de vida en el trabajo, puede mejorar de la siguiente manera:

Respecto a las condiciones de trabajo debe existir una comunicación clara con los

colaboradores, debido a que ellos son los únicos que pueden manifestar el estado de sus

condiciones laborales, entre ellas el suministro adecuado de los materiales de trabajo y la

renovación de los mismos, así como otras necesidades. La dignidad y el respeto debe basarse

en el establecimiento de reglas para la empresa determinadas por los jefes o directivos. El

trabajo en equipo debe empezar a surgir por iniciativa de quien los dirige, es por ello que el

liderazgo debe de ir acorde con este aspecto, sin un líder lógico capaz de orientar el trabajo de

los colaboradores hacia el logro de objetivos, quien los organice y sea capaz de mantener un

ambiente de entusiasmo y amistad, que sirva de ejemplo e inspiración será imposible,

mantener en optimo resultado este indicador

Para mejorar la motivación se hace indispensable un cambio en el ambiente laboral,

que sea de amistad, entusiasmo y cooperación entre los colaboradores, para ello se pueden

llevar a cabo actividades recreativas donde ellos puedan convivir o talleres donde se

encuentre todo el equipo de trabajo y puedan solucionar sus problemas interpersonales

mediante la comunicación.
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Se hace necesario establecer un sistema de recompensa y reconocimiento que sea

aplicado en coherentemente junto con la Evaluación del desempeño, la retroalimentación y la

capacitación de los colaboradores, esto vendría a incrementar su responsabilidad, por lo tanto

se definirían los aspectos para establecer la motivación y satisfacción laboral.

Referencias

Componente teorico (referente de ensamiento, eje 4)

https://areandina.instructure.com/courses/5142

Mariano Opere, 17/Septiembre/2017, Factores que afectan el clima laboral: de la percepcion

al entorno, https://blog.grupo-pya.com/factores-afectan-al-clima-laboral-la-

percepcion-al-entorno/

Maria G. Garcia R. / Luis A. Ibarra V., Diagnostico de clima organizacional…,

http://www.eumed.net/libros-gratis/2012a/1158/diagnostico_de_clima_organizacional.html

Lucia M. Solorzano, Febrero-2015, Tesis de grado - “Diagnostico del clima

organizacional…”, http://recursosbiblio.url.edu.gt/tesiseortiz/2015/05/43/Solorzano-

Lucia.pdf

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