Gestión documental

Fondos acumulados

Docente: Amparo Coral

Estudiante: Daniel Esteban Riascos Montezuma

FONDOS ACUMULADOS

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado,

del desorden administrativo y de los cambios constantes de la administración, Los

fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida

institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Primera etapa

se realiza el primer analisis para determinar el diagnostico de la FDA para ver cual es su

estado con respecto a su documentacion

Segunda etapa

Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se debe:

Identificar y análisar los actos administrativos,análisis del organigrama. manuales de

funciones y procedimientos, reglamentación interna de la entidad, con respecto a gestión

documental y a la administración de archivos, conocer la reglamentación específica que

aplica al cumplimiento de las funciones específica de la Entidad, identificación de los

libros de registro y control de documentos, conocimiento de las investigaciones

informes de la subdirección científica.

Tercera etapa

Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado o

debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción

de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento,

volúmenes de documentos entre otros.

Cuarta etapa

Valoración documental: se realiza el análisis de los valores primarios y secundarios de

los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se sabra si conservar

o cuando se debe eliminar.

Quinta etapa

Se prepara fisicamente la documentacion se elimina la suciedad los elementos metalicos

y retirar lo que no se consideran documentos.

Sexta etapa

Clasificación Física de la documentación para elaborar el Cuadro de Clasificación

documental, una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental

acumulado.
Septima etapa

Aquí se selcciona y se elimina los documentos que ya no tienen valor teniendo en cuenta

lo siguiente denominación de la unidad de conservación,fechas extremas,número de

folios, observaciones o notas,firma del responsable de la selección documental,visto

bueno del funcionario responsable de la entidad.

Octava etapa

Cuando se tiene seleccionado los documentos que se van a tener en conservación y

transferencia al archivo central se abordará la ordenación y las agrupaciones

documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación.

Novena etapa

Se realmacenara los documentos elegidos con el propósito de normalizar e identificar

archivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la entidad se

procederá al realmacenamiento en cajas de referencia X-200.

Decima etapa

Descripción documental: como instrumento complementario de descripción archivística

se elaborará, Diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones

técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica.