Irene Guadalupe Pliego Monrreal

Licenciatura en Contaduría Pública

UFC18070062-Octavo Cuatrimestre

IMPORTACIÓN DE INFORMACIÓN DESDE EXCEL

20 de enero de 2021
Actividad de aprendizaje 1

CATEDRÁTICO:
DR. DANIEL SEPÚLVEDA ROBLES
“SOFTWARE CONTABLE 2 – ASPEL SAE”
MÓDULO 1
 ÍNDICE

OBJETIVO Y ACTIVIDAD..............................................................................................3

INTRODUCCIÓN...........................................................................................................4

I. IMPORTACIÓN DE INFORMACIÓN................................................................5

1. ARCHIVO DE EXCEL CON LOS DATOS CAPTURADOS:............................7

2. CATÁLOGO DE CLIENTES QUE SE TIENEN ACTUALMENTE EN LA BASE

DE DATOS DE EJEMPLOS DEL SISTEMA ASPEL SAE:........................................8

3. PANTALLAS DEL PROCESO DE IMPORTACIÓN:........................................9

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..............................................................14

BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFÍA CONSULTADA.....................................................15

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 OBJETIVO Y ACTIVIDAD

Objetivo general de la actividad 1: el alumno pondrá en práctica la teoría aprendida

en el:
o TEMA 4. IMPORTACION DE INFORMACION
o Subtemas 1. Importación de clientes desde Excel

Descripción de la actividad de aprendizaje 1: Importar información desde Excel,

en este caso se pide capturar nuevos 5 nuevos Clientes desde un archivo de Excel.

MUY IMPORTANTE: DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA LA REVISIÓN DE CADA

UNA DE SUS TAREAS.
Deben de enviar:
1. El archivo en Excel con los datos capturados.
2. Un archivo en Word con captura de sus pantallas, una pantalla con sus
clientes que tienen actualmente, se recomienda se conecten a la Base de
Datos de ejemplos del sistema Aspel SAE.
3. Sus pantallas del proceso de importación.

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 INTRODUCCIÓN.

El programa ASPEL SAE, es uno de los programas pertenecientes a la empresa

Aspel de México SA de CV la cual es una empresa productora y distribuidora de
sistemas administrativos de cómputo.
Aspel SAE es el Sistema Administrativo Empresarial que controla todo el ciclo de
compra venta de tu negocio, automatiza los procesos administrativos y cumple de
manera sencilla con las disposiciones fiscales vigentes. Es ideal para Pymes,
fabricantes, comercializadoras y empresas de servicios.
Este programa es útil para: control de inventarios y servicios, administración de
compras y ventas, seguimiento de clientes, manejo de proveedores, facturación
electrónica, útiles reportes y estadísticas, punto de venta, movilidad empresarial,
interfaces.
En esta primera actividad de aprendizaje se pretende que el alumno ponga en
práctica la teoría abarcada en el tema 4 que tiene que ver con la Importación de
Información desde Excel hacia Aspel SAE.
En este caso práctico se realizará una importación de 5 Clientes desde una base de
datos generada en Excel. Se seguirán todas las recomendaciones que da el
asistente de importación de clientes de Aspel SAE, y se tomarán capturas de pantalla
para cada punto como parte de la evidencia.

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 I. IMPORTACIÓN DE INFORMACIÓN.
Importación de clientes desde Excel.
Primero, se recomienda utilizar el asistente de ayuda, para buscar los “Layouts” que
se tienen que hacer en Excel para que el sistema Aspel SAE reconozca nuestro
archivo.

Ir al menú de ayuda de Aspel SAE ( ), y usarlo para obtener información sobre

como elaborar una Layout en Microsoft Excel para poder importar información. Así
que damos click en este botón, y nos aparecerá una ventana.
En la pestaña de “Índice”, tecleamos lo siguiente:
 Clientes (Layout)
Y del lado derecho nos aparecerá la información necesaria para poder crear nuestra
Layout de clientes.

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Seguir muy detenidamente lo que hay que poner en cada columna, al final de esta
ventana viene un ejemplo de cómo hay que llenar los campos en Excel para que el
documento sea aceptado por el sistema.
NOTA, Si eligieron clave secuencial del cliente en los Parámetros del Sistema, deben
de poner la clave de su primer cliente en el Excel desde el número donde se hallan
quedado, es decir si su último cliente en SAE tiene la clave 21, en Excel, deben de
comenzar con el número 22.
Para los datos a llenar, en el Nombre del Cliente pongan a 5 Escuelas o
Universidades de Texcoco o según los clientes que maneja la base de datos de
ejemplos, los demás datos pueden poner los mismos que ya vienen en alguno de los
clientes que trae la BD´s de ejemplos del SAE, solo con que cambien el nombre
cliente, y el estatus en Activo (A) es suficiente y obviamente la clave de cada uno
como se mencionó anteriormente.

Ya con el archivo en Excel listo se procederá a hacer lo siguiente:

 Abrir el catálogo de Clientes y cuentas por cobrar
 En la barra de herramientas de este catálogo, buscamos el botón que dice
“Importación” (Flecha amarilla hacia abajo)
 Luego, el sistema nos abrirá el asistente para la importación de archivos, en
este caso de Clientes.
 Crear nueva definición > Siguiente > Tener activo la opción Libro de Excel >
en ruta buscar la ubicación en donde tenemos el Excel a ser importado y
seleccionarlo.
 Verificar en que hoja de Excel se tiene el archivo, y si vamos a Actualizar algo
de lo que ya se tiene capturado en SAE, se selecciona esa opción, en caso de
que se vaya a agregar nueva información, se debe seleccionar la opción
“Agregar información”, escoger de forma “Automática”, y dar click en siguiente,
y debe de aparecer la siguiente ventana.

6
  Donde en la parte izquierda se hace referencia al archivo en Excel, mientras
que en el lado derecho se nos muestra lo que sería la BD´s Firebird de Aspel
SAE.
 Se da click en siguiente e iniciar la importación.
 Al dar click en aceptar, el sistema agregará automáticamente los datos
solicitados.

NOTA: Este mismo procedimiento se puede hacer para Proveedores y para

Inventarios.
Para poder desarrollar estas actividades se consultó la información de: [CITATION
Guí21 \l 2058 ] y [CITATION Cop20 \l 2058 ]

1. ARCHIVO DE EXCEL CON LOS DATOS CAPTURADOS:

El archivo de clientes que se genera en Excel se debe realizar con el número de

columnas que aparece en Clientes Layout, de esta forma nos aseguramos que la

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información que deseamos exportar sea aceptada pues corresponde con lo solicitado
por Aspel SAE.
Si elegimos la clave secuencial del cliente en los Parámetros del Sistema, debemos
de poner la clave de su primer cliente en el Excel desde el número donde se hallan
quedado, por ello en la captura de pantalla de Clientes de Excel nos aparece desde
el número 17 y al agregar 5 clientes llegamos a la clave número 21.

2. CATÁLOGO DE CLIENTES QUE SE TIENEN ACTUALMENTE EN LA BASE DE DATOS DE

EJEMPLOS DEL SISTEMA ASPEL SAE:

En la siguiente captura se puede observar que en la base de datos de ejemplos se

tienen un total de 16 clientes registrados y el mostrador.

3. PANTALLAS DEL PROCESO DE IMPORTACIÓN:

1) Abrir el catálogo de Clientes y cuentas por cobrar:

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En la barra de herramientas de este catálogo, buscamos el botón que dice
“Importación” (Flecha amarilla hacia abajo)

2) El sistema nos abre el asistente para la importación de archivos, en este caso

de Clientes, con la siguiente ventana:

3) Crear nueva definición > Siguiente > Tener activo la opción Libro de Excel >
en ruta buscar la ubicación en donde tenemos el Excel a ser importado y
seleccionarlo:

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4) Verificar en que hoja de Excel se tiene el archivo, y si vamos a Actualizar algo
de lo que ya se tiene capturado en SAE, se selecciona esa opción, en caso de
que se vaya a agregar nueva información, se debe seleccionar la opción
“Agregar información”, escoger de forma “Automática”, y dar click en siguiente,
y debe de aparecer la siguiente ventana:

10
Donde en la parte izquierda se hace referencia al archivo en Excel, mientras que en
el lado derecho se nos muestra lo que sería la BD´s Firebird de Aspel SAE.

11
Se da click en siguiente e iniciar la importación.

12
 5) Al dar click en aceptar, el sistema agregará automáticamente los datos
solicitados, en este caso se agregó del 17 al 21:

NOTA: Este mismo procedimiento se puede hacer para Proveedores y para

Inventarios.

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 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Aspel SAE Sistema Administrativo Empresarial es una herramienta muy útil que nos
permite automatizar eficientemente los procesos administrativos, cumpliendo con las
disposiciones fiscales.
En esta primera práctica pude notar que una de las características de este sistema
es que permite la importación de hojas de cálculo de Microsoft Excel de los
principales catálogos y documentos.
Pudiéramos ir capturando cliente por cliente con cada uno de sus datos requeridos,
pero el hecho de que nos permita generar una base de datos de acuerdo con el
Clientes Layout, nos permite que en poco tiempo podamos agregar varios clientes a
este catálogo al mismo de una vez, eso reduce en gran medida el esfuerzo de
capturarlos de manera individual.
A pesar de tener algunos contratiempos para la instalación del sistema, finalmente
pude instalar la versión 5.0; y en el caso de la versión 7.0 y 8.0 tienen algunas
diferencias con las versiones anteriores que iré investigando poco a poco, ya que no
pude encontrar el asistente para la importación. Con todo pude realizar esta primera
práctica de manera satisfactoria y muy útil para mi área de trabajo.

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 BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFÍA CONSULTADA

Copyright © Todos los Derechos Reservados Aspel de México, S. d. (19 de enero de

2021). https://www.aspel.com.mx. Obtenido de https://www.aspel.com.mx/?
gclid=EAIaIQobChMI0_2-0uqp7gIVUr7ACh1lUQdxEAAYASAAEgIGTPD_BwE

Manual de Referencia Sistema Administrativo Empresarial, y Integraciones

Tecnológicas en Software, (S/A), "Guía Curso Propedéutico, Sistema
Administrativo Empresarial". (19 de enero de 2021). Obtenido de
file:///E:/SAE/GUIA%20DE%20SAE.pdf

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