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Módulo 18.

Auditoría Gubernamental
Unidad 2. Ejecución del proceso de auditoría
Contenido

6° semestre

Módulo 18
Auditoría Gubernamental

Unidad 2
Ejecución del proceso de auditoría

Contenido

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Módulo 18. Auditoría Gubernamental
Unidad 2. Ejecución del proceso de auditoría
Contenido

Índice

Introducción................................................................................................................... 3
2.1. Formas de revisión del control interno ............................................................... 3
2.2. Pruebas sustantivas y pruebas de cumplimiento .............................................. 10
2.2.1 Revisión de operaciones ................................................................................. 11
2.2.2 Flujograma ...................................................................................................... 12
2.2.3 Cuestionario.................................................................................................... 14
2.3. Técnicas y procedimientos de auditoría ............................................................ 19
Referencias de la unidad ............................................................................................. 22

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Unidad 2. Ejecución del proceso de auditoría
Contenido

Introducción

Unidad de competencia

Realiza auditoría de aspectos financieros, operacionales y


administrativos en las entidades del sector público para detectar
áreas de mejora y emitir sugerencias, a partir de la normatividad
vigente.

En esta unidad conocerás los diversos métodos de estudio y evaluación del control
interno, que son indispensables para determinar las técnicas y procedimientos de la
auditoría a aplicar. Establecerás la diferencia entre las pruebas de cumplimiento y las
sustantivas, lo cual te permitirá realizar auditorías de cualquier tipo, además podrás
fundamentar y emitir un informe veraz y oportuno sobre la entidad examinada.

2.1 Formas de revisión del control interno

La NIA 315.4(c) Identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el


entendimiento de la entidad y su entorno define al control interno como…

El proceso diseñado, implementado y mantenido por los


responsables del gobierno de la entidad, la dirección y otro
personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad
razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad
relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y
eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de
las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El término
“controles” se refiere a cualquier aspecto relativo a uno o más
componentes del control interno (NIA 315, 2013).

El control interno permea a toda la organización, ya que es elaborado para identificar


riesgos que requieren tratarse. Engloba el plan de organización, los métodos y
procedimientos para la protección de los activos; adquisición de información financiera
confiable y oportuna, así como la eficiencia de las operaciones e incorporación a las
políticas establecidas por la Administración.

Este tipo de control puede referirse a diferentes áreas u operaciones, dependiendo en


donde se aplique podemos tener, entre otros:

Control presupuestal

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Control contable
Control operativo
Control administrativo
Controles sobre tecnologías de la información

Antes de iniciar los trabajos de auditoría, el especialista debe estudiar y evaluar el


control interno existente en la entidad para determinar, con base en el resultado de
dicho estudio, qué procedimientos y técnicas de auditoría tendrá que aplicar, además
de la oportunidad (o sea el momento) y el alcance (cantidad) de los mismos.

En el caso de las facturas en una entidad, el contador podrá revisar las que se reflejen
en los auxiliares contables, balances o estados de resultados, sin embargo, si antes no
estudia y evalúa el control interno no tendría la seguridad de que:

 Las facturas que están registradas son todas


 No existen facturas sin registrar
 Las facturas registradas están o no autorizadas
 No existen ventas no facturadas
 Si las facturas canceladas se reflejan así en los registros, entre otras situaciones

Básicamente, el control interno puede ser revisado por tres métodos: memorándum,
flujograma y cuestionario, los cuales se abordarán más adelante.

Es importante señalar que el estudio y evaluación del control interno, así como el resto
del trabajo, debe quedar registrado de tal forma que sirva de evidencia para soportar la
opinión que el auditor incluirá en su Informe de Auditoria. La recolección, selección y
análisis de la información de los registros contables de la entidad, así como de sus
operaciones, queda asentada en los llamados “Papeles de Trabajo” que, aunque
contienen información de la entidad examinada, son propiedad del auditor y podrá
ejercer el debido control y confidencialidad que permita la secrecía ante terceros.

Según la información que contienen, los papeles de trabajo se clasifican en:

Cédula Sumaria. Concentra la información a nivel Cuenta de Mayor del año auditado y
del anterior, así como las columnas para asientos de ajuste y reclasificación.

Cédula Analítica. Incluye la información obtenida básicamente de los auxiliares


contables de la contabilidad.

Cédula Sub analítica. Expresa con mayor detalle los resultados de las investigaciones
de la cuenta u operación examinada por el auditor.

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Las siguientes son las formas en que los papeles de trabajo se controlan.

Archivo del año a auditar. Únicamente incluye los papeles de trabajo del período
revisado, como el plan de auditoría, balanza de comprobación, conciliaciones
bancarias y arqueos, entre otros.

Archivo Permanente. Guarda los papeles de trabajo que sirven para la auditoría de
varios períodos, como pueden el organigrama de la entidad, el decreto o documento de
constitución del ente gubernamental, contratos de arrendamiento o laborales y el
manual de organización, entre otros.

Índices de los papeles de trabajo. Son señalamientos numéricos o alfanuméricos


para ordenar, manejar los papeles y archivos de trabajo y tener fácil acceso a la
información deseada.

Marcas de auditoría. Son señalamientos que hace el auditor, generalmente, a saldos,


importes o cantidades, para explicar o aclarar el trabajo realizado, y pueden ser:

• Estándar: cuando tienen el mismo significado para el grupo de auditores que las
utiliza, y su significado, por tanto, no tiene que ser explicado cada vez que se
usa.

• No estándar: cuando el auditor detecta o desea explicar alguna situación para


la cual no hay una marca ya establecida, en cuyo caso deberá explicarla al
calce de la cédula donde la utilice.

Los índices, así como las marcas de auditoría que sirven para explicar con mayor
detalle el trabajo realizado, son creados por cada auditor, despacho o grupo de
auditoría y son de uso obligatorio exclusivamente para ellos.

Referencia o cruce de información. Es cuando se traslada información de una cédula


a otra (importes, cantidades o saldos, entre otros datos) para complementar las
técnicas o procedimientos de auditoría que se aplican a una partida y explicar mejor el
trabajo realizado y las situaciones detectadas.

En la referencia o cruce de información se indica de dónde sale la información y a que


cédula va a llevarse.

Marcas estándar
l Cotejado contra los auxiliares

 Cálculos verificados

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x Comprobante de egreso examinado


^ Comprobante de ingreso examinado
M Cotejado contra el Mayor
o Póliza examinada
@ De papeles de trabajo del año anterior
Documento externo examinado (estado de cuenta bancario, póliza de seguros,
D
etc.)
d Documento interno examinado (vales, tarjetas de tiempo, etc.)
De: Fuente de donde se toma la información

Marcas no estándar

 Debe explicarse

 Debe explicarse

Se sugieren números como marcas no estándar porque son más claros y sencillos que
si se usaran marcas inventadas en el momento.

Índices
Son señalamientos numéricos o alfanuméricos para mejor control, manejo y archivo de
los papeles de trabajo; facilitan el acceso a la información deseada.

Estados financieros E Sumaria


A

Control interno E/ Analítica


B
1

Caja y bancos E/ Subanalítica


C 1
1

D Clientes y documentos por cobrar

Importante: las marcas y los índices deben ser anotados en color rojo, para que
sobresalgan del resto de la información.

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2.2 Pruebas sustantivas y pruebas de cumplimiento

El resultado del estudio y evaluación del control interno determinará las pruebas
sustantivas y de cumplimiento que el auditor aplicará. Las pruebas de cumplimiento
sirven para concluir si los sistemas de control establecidos previenen y detectan
errores (fallas involuntarias) o desviaciones (fallas intencionales) en la realización de
las operaciones, que pudieran ocasionar un efecto importante en la información que se
audita. Si el resultado de la aplicación de las pruebas de cumplimiento es satisfactorio,
las pruebas sustantivas podrán ser mínimas y sencillas; en caso contrario deberán
incrementarse y ser más completas.

Las pruebas de cumplimiento se aplican a las operaciones que se desarrollan en la


entidad, independientemente del monto de las mismas, ya que los mismos controles,
autorizaciones, procesos, deben existir y cumplirse tanto para una partida de $100
como para una de $300 mil, o de varios millones de pesos.

Las pruebas de cumplimiento se pueden llevar a cabo a través de la revisión de


operaciones como ventas, compras, nóminas y pagos, entre otras.

Mientras que, las pruebas sustantivas se aplican a importes, saldos y transacciones


reflejados en los estados financieros para obtener evidencia de lo correcto de su
tratamiento contable. Su alcance y profundidad dependen del resultado obtenido
previamente en las pruebas de cumplimiento, ya que el importe es determinante para
considerar su revisión o no. En un saldo de un millón de pesos es preferible revisar tres
o cuatro partidas que, en conjunto, sumen el 70 u 80 por ciento del monto, en lugar de
examinar varias partidas que difícilmente alcancen un 40 o 50 por ciento del saldo total.

Revisión de operaciones

El auditor aplica las pruebas de cumplimiento a las operaciones que considere


necesario revisar. En el supuesto caso de una revisión de emisión de cheques la
prueba de cumplimiento, como su nombre lo indica, debe cerciorarse que en cada una
de las partidas seleccionadas se cumplan los siguientes pasos:

 Que exista una solicitud de cheque


 Nombre del beneficiario
 Documentación que soporte el egreso
 Autorización del egreso
 Contabilización correcta
 Firma del beneficiario en la póliza
 Cancelación de pagado y archivo correcto del documento

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 Verificación de su inclusión en el estado de cuenta bancario

Si en la muestra seleccionada y revisada del total del universo de cheques expedidos


los resultados son satisfactorios, el auditor tendrá mayor certeza de que los importes
(movimientos y saldos) que aparecen en las cuentas correlacionadas de gastos son
verdaderos, están completos, debidamente autorizados y registrados en los libros de la
empresa.
En caso de una revisión de operaciones de ventas, el auditor revisaría la existencia de:

 Un pedido del cliente


 Autorización del área de ventas
 Cotización de factura cotejada contra listas de precios vigentes
 Autorización de crédito y cobranzas, si es venta a crédito
 Salida de la mercancía
 Obtención de remisión firmada de la entrega de la mercancía
 Contabilización correcta de la venta

Si los resultados no fueran satisfactorios, el auditor no podría estar seguro de que el


renglón de ventas en los estados financieros presenta correctamente el importe de las
mismas, por lo que tendría que ampliar sus pruebas, tanto de cumplimiento como
sustantivas.

En los siguientes temas, podrás ver los tres métodos de estudio y la evaluación del
control interno: memoranda, flujograma y cuestionario aplicados a la misma operación
a revisar:

2.2.1 Revisión de operaciones

En este caso el auditor solicita información verbal de cómo se lleva a cabo determinada
operación, registro o actividad a revisar y toma nota por escrito de la explicación, de la
manera más objetiva, clara y precisa posible, a fin de transcribir lo que le dicen.

De acuerdo con la entidad a revisar, generalmente con aplicar uno de los métodos es
suficiente; sin embargo, existen entidades en que, por su tamaño o complejidad de
operación, es necesario emplear una combinación de dos o inclusive tres métodos al
mismo tiempo.

A continuación, te mostramos un ejemplo de memorándum en la entrada de mercancía


a un almacén:

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 El almacenista recibe al proveedor y verifica que la mercancía entregada y la


remisión correspondan a lo asentado en la copia de la orden de compra que
obra en su poder, en cuanto a descripción de los artículos, cantidad y
especificaciones del caso (color, medidas, juegos, piezas, etc.).

 Posteriormente firma y sella de recibido y de conformidad una copia de la


remisión la cual entrega al proveedor.

 Elabora nota de entrada al almacén en original y dos copias, además registra


la entrada de la mercancía en el kardex.

 Envía el original y una copia de la remisión del proveedor y de la nota de


entrada, respectivamente, al departamento de contabilidad para su registro y
creación del pasivo correspondiente.

 Recaba la firma de recibido en las copias de ambos formatos.

2.2.2 Flujograma

En este método el auditor diagrama y dibuja la trayectoria que sigue una operación a
través de los diversos departamentos por los que fluye, indica las autorizaciones,
revisiones que recibe y áreas en que se archiva una copia, etcétera, y está en posición
de detectar fallas en los controles.

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Símbolo Significado

Flujo de la operación

Documento (factura, cheque, recibo, etcétera)

Archivo definitivo

N Numérico por fechas

F Engloba dos o más acciones

Archivo temporal

Numérico por fechas


F

Operación o actividad

S Sello

Firma
F

O Original

Número de copia
1 2 3

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Diagrama de flujo 1. Recepción de mercancías

2.2.3 Cuestionario

El cuestionario consiste en hacer una serie de preguntas sobre determinada operación


o área y, generalmente, una respuesta positiva es indicador de un buen control. Los
cuestionarios siempre son de tipo enunciativo, más no limitativo, por lo que, si derivado
de la respuesta recibida el auditor considera necesario profundizar en el tema con una
o más preguntas, debe hacerlo.

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Cuestionario de auditoría financiera

(Enunciativo, mas no limitativo)


Área o departamento: Almacén de mercancías (recepción de mercancías)
ENTREVISTADO____________________________________FECHA_____________

CONCEPTO SÍ NO OBSERVACIONES
¿Se reciben todas las mercancías en un solo
lugar?

¿Con qué documento se inicia cualquier


compra de mercancías?
¿Están separadas las funciones de
recepción y registro contable de las
mercancías?
¿Con qué documento se reconoce el recibo
de mercancías, quién lo firma?

¿Existe un kardex en cantidades para el


control de las existencias?
¿El personal que maneja las mercancías
está afianzado? Indique los montos

¿Se llevan a cabo inventarios en forma


periódica comparando existencia vs. registro
en contabilidad y, en su caso, explican las
diferencias?

A continuación, podrás ver un ejemplo del método de cuestionario aplicado a la revisión


del área de Recursos Humanos, bajo el enfoque (objetivos) de los tres tipos de auditoría:
financiera, operacional y administrativa.

Recuerda que:

 Auditoría financiera revisa nóminas


 Auditoría Operacional revisa operaciones del departamento de Recursos
Humanos
 Auditoría Administrativa revisa el desempeño del elemento humano

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Cuestionario de auditoría financiera


(Enunciativo, más no limitativo)

Área o departamento: Recursos Humanos (nóminas)


ENTREVISTADO_________________________________________FECHA________
__________
CONCEPTO SÍ NO OBSERVACIONES
¿La nómina se elabora a través
de un sistema de informática?
¿Los aumentos de sueldo, pagos
o descuentos y retenciones
extraordinarias están
debidamente autorizados?
¿El recibo de pago está firmado
por el empleado que cobra?
¿Se logra identificar a la persona
que cobra un sueldo? Indique en
Observaciones cómo se identifica
a la persona.
¿Existe un procedimiento para los
sueldos no cobrados?
¿Se elabora el registro contable
de la nómina? Indique en
Observaciones quién lo elabora y
quién lo autoriza.
¿Se informa en tiempo y forma a
las autoridades correspondientes
respecto a las retenciones de
impuestos y seguridad social?
¿Se compara el presupuesto de
nóminas con el gasto
efectivamente realizado y se
explica, de ser necesario, las
diferencias?
Aplicado
por_______________________
Observaciones:

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Cuestionario de auditoría operacional


(Enunciativo, más no limitativo)
Área o departamento: Recursos humanos (personal)
ENTREVISTADO_________________________________________FECHA________
CONCEPTO SI NO OBSERVACIONES
¿Existe un formato debidamente
autorizado para iniciar el proceso de
reclutamiento, selección y
contratación de personal?
¿Hay personas o áreas que
intervienen en el proceso de
contratación de personal?
Especifique en Observaciones qué
personas o áreas son.
¿Se toman en cuenta los aspectos
legales, presupuestales y
organizacionales en la contratación
de personal?
¿Se mantiene un expediente
debidamente actualizado por cada
persona que trabaja en la entidad?
¿Se archivan en el expediente del
personal la documentación, test de
conocimientos, aptitudes y actitudes
del personal de nuevo ingreso o que
va a ser promovido?
¿Recibe el personal de nuevo ingreso
el manual o instructivo del puesto o
funciones que desempeñará?
¿Los empleados conocen los
controles del área o funciones que
llevan a cabo?
¿En su caso, se elaboran en tiempo y
forma las actas de entrega-
recepción?
¿Se envía oportunamente al
departamento de contabilidad la
información necesaria para dar de
alta en la nómina al personal de
nuevo ingreso, aquel que se da de
baja o es promovido?
Aplicado
por_______________________
Observaciones

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Cuestionario de auditoría administrativa


(Enunciativo, más no limitativo)

Área o departamento: Recursos Humanos (desempeño del personal)


ENTREVISTADO_________________________________________FECHA________
__________
CONCEPTO SI NO OBSERVACIONES
¿Están debidamente definidos los
diferentes puestos, así como los
niveles de autoridad de la entidad?
¿Posee la entidad un organigrama de
su estructura organizacional?
¿Están reguladas las funciones de
los Directores o Funcionarios de la
entidad? Indique en Observaciones
por cuáles leyes, reglamentos y
normatividad aplicable.
¿Existen perfiles para los puestos o
cargos de la entidad?
¿Conoce el personal de la entidad las
políticas, lineamientos generales de
la entidad y los específicos de su área
de trabajo?
¿Conoce el personal de la entidad los
objetivos y metas generales de la
entidad, además de las específicas
bajo su responsabilidad?
¿Se comparan periódicamente los
resultados de la entidad contra los
presupuestos correspondientes?
¿Existen programas de capacitación
de personal a todos los niveles de la
entidad?
¿Se capacita al personal? Indique en
Observaciones la periodicidad de la
capacitación, así como las temáticas
que cubre, si es interna o externa,
etc.

Aplicado
por_______________________
Observaciones

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2.3. Técnicas y procedimientos de auditoría

Técnicas de auditoría

Son métodos prácticos de investigación utilizados por el auditor para comprobar la


veracidad de la información revisada y poder emitir su opinión al respecto.

Las técnicas son las siguientes:

 Estudio general
 Análisis
 Inspección
 Confirmación
 Investigación
 Declaración
 Certificación
 Observación
 Cálculo

El estudio general es la primera técnica que debe aplicarse, posteriormente, el orden de


utilización será el que determine el auditor, con base a su experiencia y conocimiento de
la entidad.

Estudio general. Conocimiento o apreciación que el auditor toma de las características


generales de la entidad, de sus operaciones y aspectos importantes.

Análisis. Revisión de los diversos elementos individuales que conforman una partida,
operación, cuenta o situación. Puede ser de saldos, cuando se revisan en forma
numérica exclusivamente los movimientos (cargos/abonos) que conforman el saldo neto
de una cuenta.

O de movimientos cuando se revisa documentalmente uno o varios de los movimientos


(cargos o abonos) que conforman el saldo de una cuenta.

Inspección. Examen físico de todo tipo de documentación o información. En algunos


casos se utiliza para verificar también los activos materiales.

Confirmación. Obtención de información escrita proporcionada por personas


independientes de la entidad auditada. La confirmación puede ser positiva cuando se
envían datos y se pide se contesten si están conformes o inconformes.

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Es negativa cuando se solicita que se conteste solamente en caso de estar inconforme


con la información. Confirmación indirecta, ciega o en blanco, es cuando no se envían
datos y se solicita que se responda con toda la información que tenga la persona o
entidad circularizada.

Investigación. Obtención de información verbal que proporcionan los funcionarios,


directivos y empleados de la entidad, registrada por el auditor en sus papeles de trabajo.

Declaración. Obtención de información en forma escrita que proporcionan los


responsables de realizar las operaciones, quienes deben firmarla para mayor confianza
y veracidad de la misma.

Certificación. Obtener información por escrito sellada o firmada de personas o


entidades ajenas a la entidad auditada (generalmente de una autoridad).

Observación. El auditor atestigua física y visualmente la forma en que las personas


llevan a cabo operaciones, actividades y controles.

Cálculo. Verificar aritméticamente que el importe de las partidas examinadas es


correcto.

Procedimientos de auditoría

Consisten en la aplicación de dos o más técnicas de investigación aplicables a una


partida o a un conjunto de hechos para obtener la evidencia suficiente y competente para
fundamentar su opinión.

El arqueo de caja es un ejemplo de procedimiento de auditoría, ya que intervienen las


siguientes técnicas:

 Observación. El auditor se percata visualmente de los controles establecidos en el


área de caja, y cómo se manejan los cobros, depósitos y pagos.

 Inspección. Se revisa documentación como vales provisionales, comprobantes


definitivos entre otros.

 Investigación. El auditor indaga sobre faltante o sobrante de efectivo, vales con


demasiada antigüedad, procedencia de los comprobantes y políticas de manejo de
efectivo.

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 Cálculo. Se verifica aritméticamente que el total de efectivo contado, importe de


vales provisionales, y comprobantes definitivos, coincidan con el fondo fijo de caja
asignado y con lo registrado contablemente.

 Declaración. Al final del arqueo el auditor obtiene del cajero o cajera su firma para
ratificar el monto de lo contado, a quién pertenece y que está bajo su custodia.

En el procedimiento (revisión) del activo fijo, intervienen las siguientes técnicas de


auditoría:

 Inspección de la documentación que ampara la propiedad de los bienes muebles


e inmuebles; en su caso de los propios bienes.

 Investigación de las políticas de adquisición, mantenimiento, en su caso baja o


venta de maquinaria, vehículos, equipo de cómputo y métodos de depreciación.

 Cálculo de la depreciación, así como de la utilidad o pérdida en la baja o venta de


activos fijos.

 Confirmación de solicitud de información a compañías de seguros o de


arrendamiento de activos fijos, si fuera el caso.

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Referencias

Electrónicas

 Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa. México: Pearson Educación. [en


línea]. Recuperado de: https://goo.gl/CmvfmM

 Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP). (2013) NIA 315.


Recuperado de: http://imcp.org.mx/wp-content/uploads/2013/01/NIA_315.pdf

 Soto, B. (04 de agosto, 2010). Confirmaciones Externas. Como evidencia de


auditoría. Revista Contaduría Pública del Instituto Mexicano de Contadores
Públicos [en línea]. Recuperado de:
http://contaduriapublica.org.mx/confirmaciones-externas-como-evicencia-de-
auditoria/

 Tapia, C. (2016). Fundamentos de auditoría. Aplicación práctica de las Normas


Internacionales de Auditoría. México: IMCP. [en línea]. Recuperado de:
https://goo.gl/V4J45q

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