ACTA DE ENTREGA COORDINACIÓN DE SALAS DE CIRUGÍA

Realizo entrega formal de lo encontrado y trabajado en salas de cirugía 01 al

09 de abril, lo anterior teniendo en cuenta que no recibí una entrega de
absolutamente nada del coordinador anterior.
Por lo tanto, se inicio a organizar con lo encontrado de manera física dentro
del quirófano.
Se realiza entrega de:
1. Carpeta de documentos Recibidos: (Incluye oficios desde 2017 a la
actualidad) – organizados cronológicamente.

2. Carpeta de documentos Enviados: (Incluye oficios desde 2017 a la

actualidad como oficios para facturación de central de esterilización,
oficios de devolución de paquetes quirúrgicos, entre otros) –
organizados cronológicamente.

3. Carpeta con Documentos de Farmacia: (Incluye soporte de inventarios,

registro de entrega de aprovechamientos, registro y control de
temperatura, humedad y otros.) – organizados cronológicamente.

4. Base de pacientes Quirúrgica: En el Drive del correo de Salas de cirugía,

encontrará una nueva base de información codificada que nos permitirá
tener un mejor control de las boletas quirúrgicas que recibimos, con la
cual podremos medir la oportunidad en días en relación a la
programación, realizar análisis de tarifas, procedimientos y
especialidades con mayor facilidad, en ella se encuentran actualmente
registradas todas las boletas físicas que se tienen hasta el 09/04/2021.

De igual manera a este correo se adjunta una copia de la base para su

conocimiento, en la cual encontraran un breve análisis financiero de las
cirugías pendientes por programar.
Adjunto cuadro resumen

VALOR A
ESPECIALIDAD CANTIDAD TARIFA SOAT
PLENO
CIRUJANO GENERAL 47 $ 81.696.600
GINECOLOGO 27 $ 31.663.300
NEUROCIRUJANO 1 $ 4.354.200
ORTOPEDIA 6 $ 9.604.900
UROLOGO 12 $ 23.423.400
VALOR TOTAL A OPERAR
93 $ 150.742.400
POR ESPECIALIDAD

Actualmente contamos con 93 procedimientos quirúrgicas pendientes de

programar, que si las facturáramos tendríamos un promedio de $150.742.400.
ENTIDAD CANTIDAD
CAPRESOCA E.P.S 14
COLMEDICA MED. PREP 2
COLSANITAS MED. PREP 1
COOMEVA EPS 1
FIDUCONSORCIO PPL INPEC 9
MEDIMÁS EPS 42
POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA 2
SERVICIOS MEDICOS FAMEDIC 22

TOTAL, DE CX PENDIENTES POR EPS 93

Cantidad de cirugías pendientes por entidad responsable de pago, en el Excel

encontraran otra información.

5. Registro de llamadas del teléfono de salas: Se realiza entrega al

personal de la central de esterilización de un libro donde se deben
consignar todas las llamadas que los pacientes realizan para preguntar
por su programación, esto con el fin de unificar una sola central de
información y para que el coordinador de salas diariamente verifique las
inquietudes de los usuarios y emita respuesta.
6. Archivo Excel de programación semanal: Se entrega listado de
programación quirúrgica del 12 de abril al 23 de abril.

Se adjunta formato para registro de indicaciones que se le notifican

telefónicamente a los pacientes programados.
En el Excel encontraran también las novedades administrativas que se
deben verifican antes de sacar listado de programación.

Tener en cuenta que el Dr. Javier Correa estará de descanso del 15 al 21

de abril, por ende, no se realiza programa, y esté estará sujeto a la
disponibilidad de otras especialidades o de las urgencias quirúrgicas que
se tengan de los pacientes hospitalizados.

7. Base de boletas para disposición final o Archivo: Se adjunta archivo en

Excel con 47 boletas quirúrgicas que se encontraron en diversas
carpetas, algunas de ellas con motivos de cancelación otras no, pero que
estaban a la espera de ser enviadas a archivo o devueltas a la EPS.
Según un análisis detallado de las boletas se evidencia que varias de ellas
ni siquiera se programaron, por lo cual se sugiere un análisis mas
detallado de cada una, para definir si se desechan o no.
Adjunto cuadro resumen de los motivos de cancelación y el valor dejado
de facturar a tarifa soat vigente 2021., en el Excel encontrarán otros
análisis adicionales.
VALOR A
MOTIVOS DE CANCELACIÓN CANTIDAD TARIFA SOAT
PLENO 2021
CANCELADA POR PROBLEMAS INTERNOS DE LA CLINICA 5 $ 6.807.500
EPS NO AUTORIZA MATERIAL OSTEOSINTESIS 1 $ 2.205.100
MOTIVOS PERSONALES 15 $ 15.982.000
NO DESEA REALIZAR LA CIRUGIA 8 $ 9.157.600
NUNCA SE PROGRAMO 12 $ 33.741.604
SINTOMAS GRIPALES 2 $ 8.921.400
TIENE QUE INICIAR DE NUEVO EL PROCESO 2 $ 3.387.400
YA SE OPERO 2 $ 8.715.900
TOTALIDAD 47 $ 88.918.504
8. LOGROS REALIZADOS DURANTE LAS 2 SEMANAS:

1. Cambio de las lámparas cialiticas de la sala 2 a la sala 1, para mejor

presentación del quirófano, teniendo en cuenta el aumento en
alquiler de quirófano a médicos particulares.

2. Entrega de programación quirúrgica semanal, para conocimiento del

personal de salas y a nivel administrativo.

3. Ingreso del cobro de insumos y medicamentos a salas de cirugía por

parte del equipo de farmacia, permitirá minimizar el nivel de errores
y mejorar los tiempos de entrega de historias clínicas a facturación,
este proceso inicio 05/04/2021 y para ello el personal de salas de
cirugía realizo inventario total el día jueves 01/04/2021.

4. Construcción de bases de información real con relación a las boletas

de cirugía físicas encontradas.

5. Organización del archivo documental: No se contaba con un archivo

de organizado de documentos entrantes y salientes del área, se
evidencio papelería de otras áreas, factura de compra de comida
rápida y otra serie de documentos que no tienen que ver con el
proceso, de 08 carpetas se redujeron a 03. Al final del informe se
dejará evidencia fotográfica de toda la papelería encontrada que no
hace parte del proceso

9. SUGERENCIAS:

1. Realización de inventario completo de todo el instrumental que se

encuentra en central de esterilización, si es posible que se detalle lo
siguiente (nombre del insumo, calidad, cantidad, referencia, etc.), y
esté sea entregado a gerencia, calidad y farmacia para su análisis.
2. Elaboración de inventarios de farmacia los días miércoles en horas de
la tarde, en conjunto con el personal de farmacia y el personal de
enfermería de la sala.

3. Mayor control de las cantidades de instrumental o insumos que

esterilizamos a terceros, dado que se ha dejado de entregar a
facturación estos soportes para su cobro, a pesar de que se ha
notificado con antelación.

4. El personal de enfermería debería estar a cargo de la coordinación de

enfermería, (cambios de turno, permisos, incapacidades, y planillas).
Porque se evidencia doble jerarquía y siempre terminan realizando lo
definido por este líder.

5. Ejecución de capacitación, reinducción e informe detallado de todas las

actividades asistenciales y administrativas al personal de salas de
cirugía, con el fin de construir un proceso engranado y evitar que el no
salga a flote y que se recargue toda la responsabilidad en la
coordinación, como se ha evidenciado en periodos anteriores.

6. Tener en cuenta las indicaciones administrativas para programar

7. Verificar y contestar todos los días el correo electrónico

8. Toda comunicación con los pacientes del INPEC, se realiza a través de

coreos electrónicos y debe estar con mínimo de 08 días, por tramites
internos de ellos para el traslado de los reclusos.

9. Emitir programación semanal, porque las novedades de alquiler de

salas por médicos particulares se están haciendo en cortos periodos de
tiempo de antelación, y con el fin de evitar cancelaciones a pacientes
ya confirmados, este es el modelo más idóneo.
10. Indicaciones a tener en cuenta para programar e informar con un
mínimo de 08 días las jornadas quirúrgicas de Ses salud y Cardiológico
del Llano, (por el tema de compra de insumos y medicamentos).

ANEXO FOTOGRÁFICOS DE LO ENCONTRADO EN EL ARCHIVO DOCUMENTAL