Elementos básicos:

Requerimiento Organismo De Control

El proceso inicia cuando al director del área le llega una carta del organismo de
control con un requerimiento de información específico. El director del área revisa
el requerimiento y dependiendo de tema solicitado asigna la persona que lo va a
responder y le señala la fecha de vencimiento y el tiempo correspondiente que
tiene esta persona para dar respuesta. La persona asignada recibe el
requerimiento y verifica el tiempo que tiene disponible para realizar el informe de
respuesta, revisa todo el caso, recopila la información necesaria y elabora la
respuesta del requerimiento. Una vez realizada la respuesta se lo envía al director
para su revisión. El director recibe el informe de respuesta, lo revisa, cambia lo
que considere pertinente y decide si esa es la respuesta definitiva ante el
organismo de control, ya que, si lo considera necesario, la persona que elaboró la
respuesta debe revisar de nuevo el caso y completar y corregir la respuesta, de
esta forma indica que la respuesta no es la definitiva, solicita correcciones y le
envía de nuevo el requerimiento al empelado para su corrección. Si el director
está satisfecho con la respuesta, genera la carta con la respuesta, la imprime y la
envía al organismo de control.
Actividades:
Gestión De Evaluación
En una compañía como parte de su política de manejo de recursos humanos se
realiza periódicamente la evaluación de sus colaboradores para poder definir
objetivos, metas a cumplir, medidas correctivas y bonificaciones. Por política de la
compañía, cada empleado debe ser evaluado anualmente por su jefe inmediato
(cada vez que este empleado particular cumple un año adicional en la
organización). Para esto el departamento de Recursos Humanos se encarga
periódicamente, semanalmente, de identificar cuáles son las personas próximas a
cumplir un año en la compañía y registrarlos para iniciar su evaluación. Diferente
información del empleado se tiene en cuenta en el registro, por ejemplo: área de
la organización a la cual pertenece, jefe inmediato, entre otra. La evaluación
específica de cada empleado inicia con una autoevaluación del empleado en el
cual se califican los diferentes aspectos considerados en su área. Una vez
terminada ésta, se le envía al jefe inmediato quien deberá realizar una evaluación
sobre los mismos aspectos y dar una realimentación de aspectos a mejorar. Una
vez terminada la evaluación del empleado, se notifica al empleado con la
evaluación y recomendaciones. Al culminar las evaluaciones iniciadas
semanalmente, se genera un reporte de estas evaluaciones, el cual será revisado
por el jefe de recursos humanos para detectar problemas particulares, finalizando
así el proceso.
Plan Estratégico
Los vicepresidentes de una compañía deben presentar su plan estratégico para el
siguiente año. Para esto cada vicepresidente encarga a cada director a su cargo de
la elaboración parcial del plan indicándole los lineamientos a tener en cuenta
dentro del plan, una vez cada director elabora su plan, y el vicepresidente lo revisa
hasta que esté satisfecho con el plan. Cuando se tienen todos los planes
aprobados el vicepresidente lo consolida y se lo envía al CEO para su revisión y
comentarios.

Quiz
Compuertas:
Publicación De Artículos Para Una Revista
a. Cuando un artículo va a ser publicado. Primero debe ser revisado. Una vez
revisado el artículo se realiza la redacción del artículo y en paralelo se realiza el
diseño, y cuando ambas actividades estén completadas se realiza la diagramación
final. Realice el Flujo del proceso utilizando las figuras de BPMN.

b. El mismo proceso anterior pero el artículo solo iría a diseño si este tiene
ilustración. Realice el flujo del proceso utilizando las figuras de BPMN.

c. El mismo proceso anterior, pero cuando el artículo es revisado es posible que

este sea rechazado, aprobado o que se requieran correcciones por parte del autor.
Realice el flujo del proceso utilizando las figuras de BPMN.
Manejo de Quejas y Reclamos
Cada año, la agencia de viajes XY tiene que procesar un lote de quejas (cerca de
1000). Hay un departamento especial para el proceso de las quejas
(Departamento C), además, hay un departamento interno llamado logística
(Departamento L) el cual se encarga de registrar las quejas que llegan y archivar
las quejas procesadas. El siguiente proceso es usado para manejar las quejas y
reclamos: Primero, un empleado del departamento de Logística registra cada
queja o reclamo que se presente. Después del registro, un empleado del
departamento de quejas envía un formulario al cliente con preguntas acerca de la
naturaleza del reclamo. Hay dos posibilidades: que el cliente devuelva el
formulario dentro de las dos semanas siguientes o que no lo haga. Si el formulario
es devuelto, este es procesado automáticamente, resultando en un reporte que
puede ser usado por el proceso actual de quejas y reclamos. Si el formulario no es
devuelto a tiempo, un time-out ocurre, resultando en un reporte vacío. Tenga en
cuenta que no recibir el formulario no implica la terminación del proceso ni que la
queja sea descartada. Después del registro, es decir, en paralelo con el envío y
recepción del formulario, comienza la preparación del proceso. Primero, la queja o
reclamo es evaluada por el director de quejas y reclamos del departamento C. La
evaluación indicará si es requerido un procesamiento adicional. Si no se requiere
procesamiento adicional y ya se procesó el formulario, la queja o reclamo es
archivada. Si un procesamiento adicional es requerido, un empleado del
departamento de quejas y reclamos ejecuta la tarea “Procesar la Queja” (en esta
actividad se proponen acciones necesarias para dar solución a la queja). Para
Procesar la queja, el reporte resultante del formulario es utilizado. Tenga en
cuenta que el reporte puede estar vacío. El resultado de la tarea “Procesar la
Queja” es analizado por el director de quejas y reclamos. Si el resultado no es OK,
la tarea “Procesar la Queja” es ejecutada nuevamente. Esto es repetido tantas
veces hasta que el resultado es aceptado. Si el resultado es aceptado, un
empleado del departamento C ejecuta las acciones propuestas. Después de esto,
la queja o reclamo es archivada por un empleado del departamento L.

Quiz
Eventos:
Selección De Personal
El objetivo de este proceso es velar por la disponibilidad del recurso humano
competente, seleccionando al personal que cumpla con los perfiles establecidos
por la compañía. Este proceso inicia con el requerimiento realizado por el área a la
Dirección de Recursos Humanos para proveer la vacante y culmina con la
selección de la persona apta para el cargo. El proceso inicia cuando el área
solicitante hace la requisición de personal, dentro de esta debe especificar las
funciones detalladas del cargo, el nombre del cargo, la categoría salarial y el perfil.
El director de recursos humanos recibe la solicitud y revisa la información de la
vacante, determina la fuente de reclutamiento y verifica si la información está
completa, en caso contrario se lo devuelve al área solicitante para que
complemente la información, una vez la información está completa el profesional
de selección, publica la oferta en la intranet de la compañía para reclutamiento
interno y/o publica la oferta en diferentes portales de empleo para reclutamiento
externo. Una vez cerrado el plazo para las convocatorias, el profesional de
reclutamiento verifica las hojas de vida recibidas y selecciona varios candidatos y
genera un listado de candidatos a evaluar, tenga en cuenta que durante esta etapa
ya no se reciben más hojas de vida, primero se realizan las pruebas sicotécnicas y
la entrevista con el sicólogo, quien debe presentar el reporte y calificación, los
candidatos que pasen esta etapa pasan a las pruebas técnicas y la entrevista con
el jefe inmediato, igualmente se genera un reporte y se califican, los que pasen
esta etapa pasan a entrevista con el director de recursos humanos quien
igualmente elabora un reporte y calificación, una vez se hayan evaluado los
candidatos, el Director de recursos humanos verifica todos los resultados de los
candidatos que pasaron todas las etapas del proceso de evaluación y compara los
resultados, emitiendo su recomendación, selección y se lo envía al solicitante
quien debe tomar la decisión del candidato seleccionado. Si no existen candidatos
aptos para el cargo se hace de nuevo la publicación de la oferta para recolectar
más hojas de vida y hacer de nuevo la evaluación de los candidatos. Una vez
seleccionado el candidato por el solicitante, el profesional de selección informa al
candidato, si el candidato acepta se finaliza el proceso. Y si el candidato no acepta
se inicia de nuevo con la revisión y selección de hojas de vida.

Tengamos Una Fiesta

Un grupo de estudiantes quiere conformar una agencia para organizar fiestas. El
cliente debe indicar la cantidad de dinero a gastar, el número de personas para el
cual se hará la fiesta, y el área en la cual se hará la fiesta. Con esta información, la
agencia busca locaciones apropiadas y se encarga del resto. El lugar de la fiesta
puede ser en un sitio cerrado o al aire libre. Si la fiesta se realizará en un sitio
cerrado, se requiere contratar un salón. Sin embargo, en caso de un sitio al aire
libre, se requiere de un terreno, de una carpa, y un permiso para hacer ruido
(música). Hay dos clases de música: en vivo o CD’s. La elección entre estas
alternativas no la hace el cliente, la hace la agencia misma; se prefiere la música
en vivo, pero es costosa, por lo que la mayoría de las fiestas deben hacerse con
CD’s. Los CD’s también son seleccionados cuando el tiempo no permite
seleccionar una banda. Si se selecciona la opción de CD’s, hay que preparar el
sistema de sonido. En caso de música en vivo, las cosas son más complicadas.
Primero, se selecciona una banda. Luego se envía una carta a esta banda
invitándola para que actúe en la fiesta. Si la banda no responde al cabo de una
semana, se selecciona una nueva banda y se repite el proceso. Si estos responden,
nuevamente se tienen dos posibilidades: que estén interesados o que no lo estén.
En el segundo caso, se selecciona una nueva banda y se repite el proceso. En el
primer caso, sin embargo, la banda no es contratada inmediatamente. Primero la
agencia debe ver y oír a la banda para comprobar si son lo suficientemente
buenos. Si los estudiantes no pueden encontrar una banda a tiempo, cambian a la
opción de CD’s. Por supuesto, las bandas que ya han sido contratadas
anteriormente no deben ser evaluadas de nuevo. Estas son contratadas
inmediatamente. Después de haberse encargado de la ubicación y de la música,
también se encargan de la comida y bebidas. En caso de haber contratado una
banda, ordenan comida y bebidas adicionales para los músicos. Para asegurarse
que todo está bien, los estudiantes echan una ojeada a la fiesta una vez ya ha
comenzado. Después de esto, la cuenta es enviada al cliente.

Selección de la banda
Agencia De Viajes
Para organizar un viaje, una agencia de viajes realiza varias actividades. Primero el
cliente es registrado. Luego un empleado busca oportunidades y se las comunica
al cliente. Después se contactará al cliente para saber si está interesado todavía en
el viaje propuesto por la agencia y si desea conocer otras alternativas. Hay 3
posibilidades: El cliente definitivamente no está interesado El cliente quisiera
conocer otras alternativas El cliente escoge una alternativa. Si el cliente selecciona
un viaje, se hace la reserva correspondiente. En paralelo a la reserva, uno o dos
tipos de seguros son preparados si se desea. Un cliente puede tomar un seguro
por cancelación del viaje y/o por pérdida de equipaje. Tenga en cuenta que un
cliente puede decidir no tomar ningún tipo de seguro, tomar solamente el seguro
por cancelación, solamente el seguro por pérdida de equipaje o los dos seguros.
Dos semanas antes de la fecha de salida del viaje los documentos son enviados al
cliente. Un viaje puede ser cancelado en cualquier momento después de iniciada
la reservación y antes de la fecha de salida. Tenga en cuenta que los clientes que
no están asegurados por cancelación del viaje pueden cancelarlo, pero no
obtendrán devolución de su dinero.