Manual de Excel 2019 - Intermedio

INDICE
INDICE .............................................................................................................................. 2
CAPÍTULO 1: FUNCIONES DE FECHA.......................................................................... 6
Función Hoy .................................................................................................................. 7
Función Ahora ............................................................................................................... 7
Función Hora................................................................................................................. 8
Función Minuto ............................................................................................................. 8
Función Año .................................................................................................................. 9
Función Mes.................................................................................................................. 9
Función Día ................................................................................................................. 10
Función SiFecha ......................................................................................................... 10
Función Dias.Lab ........................................................................................................ 11
Función Dias.Lab.Intl .................................................................................................. 13
Función Dia.Lab .......................................................................................................... 15
Fución Dia.Lab.Intl ...................................................................................................... 17
Función Dias360 ......................................................................................................... 19
Función DiaSem ......................................................................................................... 19
CAPÍTULO 2: FUNCIONES LÓGICAS .......................................................................... 20
Función SI ................................................................................................................... 21
Función Si.Error .......................................................................................................... 22
Función Si Anidada ..................................................................................................... 23
Función Si.Conjunto.................................................................................................... 24
Función Y .................................................................................................................... 25
Función O.................................................................................................................... 27
Cámara Latinoamericana de Comercio Pág. 2

www.camaralatinoamericana.com
CAPÍTULO 3: FUNCIONES DE INFORMACIÓN .......................................................... 29
Función EsBlanco ....................................................................................................... 30
Función EsError .......................................................................................................... 30
Función EsNumero ..................................................................................................... 32
Función EsTexto ......................................................................................................... 32
Función Es.Par ........................................................................................................... 33
Función Es.Impar ........................................................................................................ 33
CAPÍTULO 4: FUNCIONES DE TEXTO ........................................................................ 34
Función Concat (antes Concatenar) .......................................................................... 35
Función Largo ............................................................................................................. 35
Función Mayusc .......................................................................................................... 36
Función Minusc ........................................................................................................... 36
Función Reemplazar ................................................................................................... 37
Función Texto ............................................................................................................. 38
Función Izquierda ....................................................................................................... 39
Función Derecha......................................................................................................... 40
Función Extrae ............................................................................................................ 41
Función Hallar ............................................................................................................. 42
Función Encontrar....................................................................................................... 44
CAPÍTULO 5: AUTOFILTROS ....................................................................................... 46
AutoFiltros ................................................................................................................... 47
CAPÍTULO 6: FILTROS AVANZADOS .......................................................................... 52
Filtros Avanzados con 1 criterio ................................................................................. 53
Teoría de Comodines ................................................................................................. 55
Filtros Avanzados utilizando Comodines ................................................................... 56
Teoría de Conectores ................................................................................................. 58
Filtros Avanzados utilizando Conectores ................................................................... 59
Negación de Criterios ................................................................................................. 62

Habilitando la pestaña Programador .......................................................................... 64
Libro Habilitado para Macros ...................................................................................... 66
Filtros Avanzados utilizando Macros .......................................................................... 67
CAPÍTULO 7: TABLAS DINÁMICAS ............................................................................. 72
Convertir a Tabla – Crear Tabla Dinámica ................................................................. 73
Teoría de la Áreas ...................................................................................................... 75
Fases de Distribución ................................................................................................. 77
10 Mejores y Agrupar Fechas .................................................................................... 78
Conectores .................................................................................................................. 82
Campo Calculado ....................................................................................................... 83
Uso de Funciones ....................................................................................................... 85
Función Recuento Distinto.......................................................................................... 86
Diseño de Informe....................................................................................................... 87
Segmentación de Datos ............................................................................................. 87
Escala de Tiempo ....................................................................................................... 89
Subtotales ................................................................................................................... 90
Actualización de Tablas Dinámicas ............................................................................ 91
CAPÍTULO 8: GRÁFICOS DINÁMICOS ........................................................................ 92
Gráficos Dinámicos ..................................................................................................... 93
CAPÍTULO 9: VALIDACIÓN DE DATOS ....................................................................... 95
Validación de Datos .................................................................................................... 96

CAPÍTULO 1: FUNCIONES DE
FECHA

FUNCIÓN HOY
Devuelve la fecha actual del Sistema.
=HOY()
FUNCIÓN AHORA
Devuelve la fecha y la hora actual del Sistema.
=AHORA()

FUNCIÓN HORA
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero,

comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.)
=HORA(Núm_de_serie)
FUNCIÓN MINUTO
Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresa como

números enteros, comprendido entre 0 y 59.
=MINUTO(Num_de_serie)

FUNCIÓN AÑO
Devuelve al número del Año de la fecha que se indica.
=AÑO(núm_de_serie)
FUNCIÓN MES
Devuelve al número del Mes de la fecha que se indica.
=MES(núm_de_serie)

FUNCIÓN DÍA
Devuelve al número del Día de la fecha que se indica.
=DIA(núm_de_serie)
FUNCIÓN SIFECHA
Esta función calcula los días, meses o años transcurridos entre una fecha
inicial y una fecha final.

FUNCIÓN DIAS.LAB
La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el número de días

laborables entre dos fechas determinadas. La función DIAS.LAB nos permite
especificar un conjunto de días de vacaciones que serán excluidos de los días
laborables contabilizados.
La función DIAS.LAB contabiliza los días laborables de lunes a viernes y

excluye los fines de semana (sábado y domingo).

=DIAS.LAB(Fecha_Incial,Fecha_Final,[Vacaciones])
DÓNDE:
 Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se

comenzarán a contar los días laborables.
 Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la

contabilización de días laborables.
 Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que serán

excluidas del calendario de días laborables.

FUNCIÓN DIAS.LAB.INTL
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de

un número determinado de días laborables con parámetros de fin de semana
personalizados. Los parámetros de fin de semana indican cuáles y cuántos
días son días de fin de semana. Los días de fin de semana y cualquier día
especificado como festivo no se consideran días laborables.
=DIAS.LAB.INTL(Fecha_Incial,Fecha_Final,Fin_de_Semana,dias_no-
laborables)
DÓNDE:
 Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los días

laborables.
 Fecha_final (obligatorio): Fecha Final del conteo de días laborables.
 Fin_de_semana (opcional): Numero que especifica el dia o dias que

serán considerados como el fin de semana.

 Días_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que
indican los días no laborables.

FUNCIÓN DIA.LAB
Esta función nos devuelve una fecha que se calcula a partir de una fecha
inicial que se obtiene al sumar un número determinados de días dados a esta
fecha inicial. Si partimos del día 1/1/2020 y le sumamos 8 días laborables
obtendremos como día laborable más cercano a esta fecha inicial el 10 de
enero, ya que no se contabilizará ni sábado, ni domingo.
=DIA.LAB(FECHA_INICIAL,DIAS,[Festivos])
 Fecha_inicial: es una fecha o una función que devuelve una fecha.

 Días: es la cantidad de días laborables (no fines de semana ni
festivos) que se adicionan o se substraen de fecha inicial. Un valor

positivo para el argumento días_laborables devuelve una fecha futura,
mietras que un número negativo produce una fecha pasada o anterior.
 Festivos: es un rango opcional que indica otras fechas que se omiten

en el cálculo.

FUCIÓN DIA.LAB.INTL
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de

un número determinado de días laborables con parámetros de fin de semana
personalizados. Los parámetros de fin de semana indican cuáles y cuántos
días son días de fin de semana. Los días de fin de semana y cualquier día
especificado como festivo no se consideran días laborables.
=DIA.LAB.INTL(Fecha_Incial,Días,Fin_de_Semana,dias_no-laborables)
 Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los días

laborables.
 Días(obligatorio): Número de días laborables a contar después de la

fecha inicial.
 Fin_de_semana (opcional): Días de fin de semana.
 Días_no_laborables (opcional): Un rango donde están especificados

dias festivos que seran excluidos del conteo.

FUNCIÓN DIAS360
Devuelve la cantidad de días transcurridos de una fecha inicial y una fecha

final.
=DIAS360(Fecha_inicial, Fecha_final,[Método])
FUNCIÓN DIASEM
La función DIASEM en Excel nos devuelve el número que identifica a un día

de la semana, es decir, nos regresa un número entre 1 y 7 el cual indicará qué
día de la semana corresponde a una fecha determinada.
=DIASEM(num_de_serie,[tipo]

CAPÍTULO 2: FUNCIONES
LÓGICAS

FUNCIÓN SI
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite
evaluar una condición para determinar si es VERDADERA o FALSA. La función
SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en

la prueba lógica.
=SI(Prueba_Lógica,[Valor_Si_Verdadero],[Valor_Si_Falso])
DONDE:
 Prueba_Logica: La comparación a realizar.
 Valor_Si_Verdadero: Valor a regresar si la prueba lógica es verdadera.
 Valor_Si_Falso: Valor a regresar si la prueba lógica es falsa.

FUNCIÓN SI.ERROR
Esta función sirve para ingresar un valor personalizado en el caso que el

resultado de nuestra fórmula o función devuelve un error.
=SI.ERROR(Valor,Valor_Si_Error)

FUNCIÓN SI ANIDADA
Esta función sirve para realizar múltiples evaluaciones, si la condición a

evaluar se cumple devuelve verdadero en caso contrario devolverá falso.
=SI(Prueba_Lógica,Valor_Verdadero,SI(Prueba_Lógica,Verdadero;…)

FUNCIÓN SI.CONJUNTO
Esta función sirve para realizar múltiples evaluaciones, el detalle de esta

función (a diferencia del Si Anidado) es que no contempla valor falso.

=SI(Prueba_Lógica1,Valor_Si_Verdadero1,…)
FUNCIÓN Y
La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias
expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con

que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función
también sea FALSO.
=Y(valor_lógico1,[valor_lógico2],...)
=SI(Y(valor_lógico1,[valor_lógico2],...),condición1,SI(Y(…

FUNCIÓN O
La función O en Excel recibe como argumentos una serie de expresiones

lógicas. Si una de ellas es verdadera, entonces la función O devolverá el valor
verdadero. Si TODAS de las expresiones lógicas SON FALSAS, entonces la
función O devolverá el valor FALSO.
No olvides que la función O en Excel siempre devolverá VERDADERO excepto

cuando TODAS las expresiones lógicas evaluadas sean falsas.
=O(valor_lógico1,[valor_lógico2],...)
=SI(O(valor_lógico1,[valor_lógico2],...),condición1,SI(O(…

INFORMACIÓN

FUNCIÓN ESBLANCO
Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO O FALSO.
=ESBLANCO(Valor)
FUNCIÓN ESERROR
Comprueba si un valor es error y devuelve VERDADERO O FALSO.
=ESERROR(Valor)

FUNCIÓN ESNUMERO
Comprueba si un valor es número y devuelve VERDADERO O FALSO.
=ESNUMERO(Valor)
FUNCIÓN ESTEXTO
Comprueba si un valor es texto y devuelve VERDADERO O FALSO.
=ESTEXTO(Valor)

FUNCIÓN ES.PAR
Devuelve VERDADERO si el número es par.
=ES.PAR(Valor)
FUNCIÓN ES.IMPAR
Devuelve VERDADERO si el número es impar.
=ES.IMPAR(Valor)

TEXTO

FUNCIÓN CONCAT (ANTES CONCATENAR)
Concatena o une una lista o rango de cadenas de texto.
=CONCAT(Texto1;Texto2;…)
FUNCIÓN LARGO
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

=LARGO(texto)
FUNCIÓN MAYUSC
Convierte una cadena de texto a mayúscula.
=MAYUSC(Texto)
FUNCIÓN MINUSC
Convierte una cadena de texto a minúscula.
=MINUSC(Texto)

FUNCIÓN REEMPLAZAR
Reemplaza parte de una cadena de texto, a partir de una posición específica,

la cantidad de caracteres que se desea reemplazar, con una cadena de texto
diferente.
=REEMPLAZAR(texto_original,núm_inicial,núm_de_caracteres,texto_nuevo)

FUNCIÓN TEXTO
Convierte un tipo de dato según el formato que se le asigne.
=TEXTO(valor, formato)

FUNCIÓN IZQUIERDA
Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena

de texto.
=IZQUIERDA(Texto,Num_de_Caracteres)

FUNCIÓN DERECHA
Devuelve el número especificado de caracteres del final de una cadena de

texto.

=DERECHA(Texto,Núm_de_caracteres)
FUNCIÓN EXTRAE
Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición
y longitud iniciales.

=EXTRAE(texto, posicón_inicial, num_de_caracteres)
FUNCIÓN HALLAR

Devuelve el número de la posición en el cual se encuentra un carácter en
particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha (No distingue
mayúsculas de minúsculas).
=HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,[núm_inicial])

FUNCIÓN ENCONTRAR
Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra cadena de

texto (Distingue mayúsculas de minúsculas).
=ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_texto,[núm_inicial])

Las funciones HALLAR y ENCONTRAR tienen la misma sintaxis, la única
diferencia es que la función HALLAR no distingue entre mayúsculas y
minúsculas mientras que la función ENCONTRAR si.

CAPÍTULO 5: AUTOFILTROS

AUTOFILTROS
Los autofiltros sirven para mostrar cierta información en base a las

condiciones que establezcamos. Para realizar un autofiltro seguimos los
siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en cualquier encabezado de la base de datos.
2. Ir a la Pestaña Datos / Grupo Ordenar y Filtrar / Clic en Filtro o presionar

las teclas CTRL + SHIFT + L.
3. En cada encabezado aparece el botón de filtro.

4. ¡Listo! Ya podemos realizar nuestros autofiltros según pregunta.
Veamos:
5. Aparece un cuadro en donde ingresamos el valor que indica la

pregunta.
6. ¡Listo! Nuestra base de datos se ha reducido a aquellas personas cuyo

sueldo es mayor que 1200.
7. Para borrar el filtro que acabamos de realizar, clic en el botón de filtro

y escogemos “Borrar filtro de Sueldo”.

Veamos otro ejemplo.
PREGUNTA: Mostrar a todos los empleados de San Isidro o San Borja.

3. Clic en el botón de filtro del encabezado Distrito, seleccionamos Filtro

de texto y luego clic en Es igual a.

4. En el cuadro que aparece configurar como se aprecia en la siguiente
imagen.
5. ¡Listo! La base de datos se ha reducido y se muestran solo las personas

que son de San Isidro o San Borja.
Veamos un ejemplo más.
PREGUNTA: Se solicita mostrar a los empleados que hayan ingresado en el
período 1970 a 1975.


3. Seguimos los pasos que se muestran en la siguiente imagen:
4. Aparece un cuadro, seguimos los pasos que se muestran en la

siguiente imagen:
5. ¡Listo! La base de datos se ha reducido y se muestran solo las personas

que hayan ingresado entre los años 1970 y 1975.

CAPÍTULO 6: FILTROS
AVANZADOS

FILTROS AVANZADOS CON 1 CRITERIO
En los filtros avanzados (a diferencia de los autofiltros), se genera una base

de datos independiente de la base de datos original. Veamos:
1. Seleccionamos la base de datos y le asignamos un nombre (Ejemplo:

DATOS1).
2. Según pregunta copiamos el encabezado que menciona la pregunta.

Para esta pregunta copiamos el encabezado BÁSICO y debajo digitar
el criterio, en este caso es >2200.

3. Ir a la Pestaña Datos / Ordenar y Filtrar / Avanzadas.
4. En el cuadro que aparece, realizamos la configuración que se muestra

en la siguiente imagen:
5. ¡Listo! Se ha generado otra base de datos, solo con las personas cuyo
básico es mayor a 2200.

TEORÍA DE COMODINES
En Excel podemos hacer uso de 2 comodines para poder realizar filtros

avanzados más específicos.
Comodín universal y que puedes usarlo para sustituir cualquier

* cadena de caracteres de longitud indefinida (Reemplaza a
varios caracteres).
Es un comodín que permite sustituir un carácter en cualquier

? cadena de longitud indefinida.
Ejemplos:

FILTROS AVANZADOS UTILIZANDO COMODINES
El procedimiento para trabajar filtros avanzados ya los conocemos, pero

ahora utilizaremos comodines en nuestras consultas. Veamos:
PREGUNTA 2: Filtrar a todos los Postulantes cuyo apellido paterno
empiecen con letra S.
1. Seleccionar la base de datos y asignarle un nombre (Por ejemplo:

DATOS2).
2. Analizar la pregunta y copiar el encabezado al que se hace mención en

la pregunta. En la pregunta dice filtrar a los postulantes en base a su
apellido. Entonces copiamos dicho encabezado en alguna celda vacía.

3. Ir a la Pestaña Datos / Grupos Ordenar y Filtrar / Avanzadas.
4. Aparece un cuadro donde realizamos la configuración que se observa

en la siguiente imagen.
5. ¡Listo! Se ha creado una nueva base de datos con las personas cuyo
apellido paterno inicie en S.

TEORÍA DE CONECTORES
Cuando trabajamos con Filtros Avanzados podemos hacer uso de conectores

para así establecer criterios opcionales u obligatorios.
Conector que indica que todos los criterios deben cumplirse

Y (obligatorio). El copiado de cabeceras deberá ser hacia la
derecha.
Conector que indica que al menos 1 criterio debe cumplirse

(opcional). El copiado de cabeceras deberá ser hacia la derecha
y sus criterios ser digitados en "escalera" (cuando los criterios
O corresponden a distintas cabeceras). Pero cuando los criterios
pertenecen a una misma cabecera, éstos deberán de digitarse
uno debajo de otro.
EJEMPLOS:

FILTROS AVANZADOS UTILIZANDO CONECTORES
El procedimiento para trabajar filtros avanzados ya los conocemos, pero

ahora utilizaremos comodines en nuestras consultas. Veamos:
PREGUNTA 3: Filtrar a todos los empleados cuyos apellidos paternos
empiezan con las letras A, C o H.
1. Seleccionar la base de datos y asignarle un nombre (Por ejemplo:

DATOS3).

la pregunta. En la pregunta dice filtrar a los empleados cuyos apellidos
paternos inicien con las letras A, C o H. Entonces copiamos dicho
encabezado y digitamos sus criterios uno debajo de otros, ya que el
conector que se aprecia es la O, y pertenecen al mismo encabezado
sus criterios.


5. ¡Listo! Se ha creado una nueva base de datos con los empleados cuyo
apellido paterno inicie en A, C o H.
PREGUNTA 4: Filtrar a todos los empleados cuyo apellido MATERNO
empieza con la letra C y han ingresado después de 2011.
1. Usaremos la misma base de datos utilizado en la pregunta anterior, su

nombre es DATOS3.

la pregunta. Entonces los encabezados a copiar es Apellido Materno y
Fecha de Ingreso, vemos que el conector es “Y” entonces los
encabezados los copiamos uno al lado de otro hacia la derecha.

5. ¡Listo! Se ha creado una nueva base de datos, pero observamos que no

hay ningún registro, eso debe a que no hay ningún empleado cuyo
apellido materno inicie en C y haya ingresado después del año 2011.
NEGACIÓN DE CRITERIOS
Si queremos que algún registro no aparezca en el resultado final de nuestro

filtro, utilizamos el operador “Diferente que” <>. Veamos:
PREGUNTA 5: Filtrar los registros de los empleados cuyo sueldo esté entre
1000 y 1400, pero que no sean de
Miraflores.
1. Seleccionar la base de datos y

asignarle un nombre (Por
ejemplo: DATOS4).

la pregunta. Entonces los encabezados a copiar son Sueldo y Distrito,
uno al costado de otro debido a que el conector que se observa es “Y”.


5. ¡Listo! Se ha creado una nueva base de datos, en base a los criterios,
donde observamos que no aparece el distrito de Miraflores.
HABILITANDO LA PESTAÑA PROGRAMADOR
Esta pestaña entre otras cosas contiene le botón de Macros, normalmente la

pestaña se encuentra oculta, para mostrar o activar seguimos los siguientes
pasos:

1. Clic en el Menú Archivo / Opciones.
2. En la ventana que aparece, seleccionamos la categoría “Personalizar

cinta de opciones”, en la parte derecha activamos la casilla
“Programador” y aceptar.

3. ¡Listo! Observamos que ahora ya esta visible la pestaña Programador.
LIBRO HABILITADO PARA MACROS
SI vamos a trabajar con Macros es indispensable que nuestro Libro de Excel

este guardado como “Libro habilitado para Macros”. Para ello seguimos los
siguientes pasos:
1. Presionamos la tecla F12 (Guardar como).
2. En la ventana que aparece definimos la ubicación de nuestro Libro, le

asignamos algún nombre y en formato seleccionamos “Libro habilitado
para Macros”.
3. Finalmente, clic en Guardar.

FILTROS AVANZADOS UTILIZANDO MACROS
Ahora utilizaremos Macros para que nuestros filtros avanzados sean

dinámicos. Veamos:
PREGUNTA 6: Filtrar a todos los Postulantes que vivan en distrito de Lima
o Lince.
1. Seleccionamos nuestra base de datos y le asignamos un nombre (Por

ejemplo: DATOS5).

2. Analizamos la pregunta, y copiar el encabezado al que se hace
mención en la pregunta. Entonces copiamos Nombre y debajo
digitamos Lima y debajo Lince (Conector O).
3. Es en este punto donde activamos la grabadora de Macros, para (valga

la redundancia) grabar el paso que no falta (Datos / Avanzadas…).
4. En la ventana que aparece realizamos la configuración que se muestra


5. ¡Cuidado! Al aceptar ya está grabando, cualquier clic o acción que
hagas se grabará, así que solo realizar el paso que nos falta. Clic en la
pestaña Datos / Grupo Filtrar y Ordenar / Botón Avanzadas.
6. Al aceptar, tenemos que detener la grabación. Seguimos los pasos que

se muestra en la siguiente imagen:

7. ¡Listo! Ya hemos creado nuestra Macro. Para utilizarlo en nuestro filtro
avanzado, insertamos y/o dibujamos una forma rectangular (dar
formato a criterio).
8. Clic derecho sobre la forma que acabamos de dibujar y seleccionamos

“asignar macro”.
9. En la ventana que aparece

seleccionamos la macro que
grabamos y aceptar.

10. ¡Listo! Ahora cambiemos los criterios, por ejemplo, digitar en vez de
Lima, Surco y en vez de Lince, Miraflores. Luego haz clic en el botón y
verás tu información ha cambiado. ¡Nuestro filtro avanzado ya es
dinámico! Puedes volver a cambiar tus criterios y hacer clic en el botón

y tus datos volverán a cambiar.
Para una segunda pregunta, tienes que repetir el procedimiento desde

el paso 2.

CAPÍTULO 7: TABLAS DINÁMICAS

CONVERTIR A TABLA – CREAR TABLA DINÁMICA
Cuando vamos a trabajar con Tablas Dinámicas es indispensable convertirlo

a tabla, esto con el fin de que, si la base crece a futuro, todas las tablas
dinámicas creadas anteriormente se podrán actualizar ya se manual o
automáticamente.
Convertir a tabla es muy sencillo, seguimos los siguientes pasos:
1. Ubicar nuestro cursor en alguna parte de la base de datos.
2. Presionar las teclas CTRL + T (para convertirlo a tabla). Fijarnos que esté
activado la casilla “La tabla tiene encabezados” y aceptar.
3. Aparecerá una pestaña llamada Diseño, en la que para empezar

podemos cambiar el estilo de nuestra tabla.

4. Asimismo, es recomendable y hasta obligatorio asignar un nombre a
nuestra tabla. Para ello estando nuestros cursos dentro de la tabla nos
vamos a la pestaña Diseño / Grupo Propiedades / y digitar un nombre
(por ejemplo: VENTAS1).
Habiendo ya convertido a tabla y asignado un nombre a nuestra base de

datos, procedemos a crear nuestra primera maqueta de tabla dinámica. Para
ello seguimos los siguientes pasos:
1. Ir a la pestaña Insertar / Grupo Tablas / Botón Tabla Dinámica
2. Ingresar el nombre de la
tabla, activar la opción
“Hoja de cálculo existente”,
seleccionar una celda
vacía y aceptar.

3. ¡Listo! Ya hemos creado nuestra primera maqueta de tabla dinámica.
Observamos que se ha agregado 2 pestañas (Diseño y Analizar) y en la
parte derecha un panel donde están los campos de la tabla y un área
donde arrastraremos nuestros campos.
TEORÍA DE LA ÁREAS
En este apartado veremos la respectiva teoría de cada una de las áreas y así
poder elaborar un informe de tabla dinámica idóneo. Veamos:

TEORIA DEL ÁREA DE FILTROS
En esta área se deberá de arrastrar campos

específicos.
Ejemplo:
Crear una tabla dinámica que muestre el total de

ventas realizados por el vendedor Miguel.
TEORÍA DEL ÁREA DE VALORES
En esta área se deberá de arrastrar campos

numéricos. Sin embargo, también se podrá
arrastrar campos de texto sólo si pide el
conteo.
Ejemplo 1:
Crear una tabla dinámica que muestre el total

de ventas realizados por el vendedor Miguel.
Ejemplo 2:
¿Cuántos clientes tenemos?
TEORÍA DEL ÁREA DE FILAS

Esta área es considerada ÁREA PRINCIPAL.
TEORÍA DEL ÁREA DE COLUMNAS
Esta área es considerada ÁREA SECUNDARIA.
FASES DE DISTRIBUCIÓN
Para poder arrastrar correctamente cada uno de los campos (según pregunta)
a las diferentes áreas, es necesario conocer las fases en que se debe distribuir
los campos. Las cuales son:
1. Campos numéricos
2. Campos específicos
3. Conectores
4. Campos restantes
CASO #1: Mostrar las cantidades vendidas por vendedor.

1. Analizar la pregunta. Identificar a que campos hace mención la
pregunta.
2. Observamos que hay 2 campos: cantidades vendidas y vendedor.
3. Siguiendo la fase de distribución, el campo cantidades vendidas

arrastramos al área de valores y el campo vendedor arrastramos al área
de filas (según teoría de las áreas).
4. ¡Listo! Ya tenemos nuestro informe de tabla dinámica.
10 MEJORES Y AGRUPAR FECHAS
En tablas dinámicas podemos filtrar según valor, por ejemplo, filtrar a los 3
mejores productos, o al top ten de productos más vendidos. Asimismo,
agrupamiento de fecha, es decir agruparlo por día, mes, trimestre, año, etc.
CASO #2: ¿En qué ciudad se vendió más la marca Nissan?
1. Si vamos a trabajar con otra base de datos no olvidar que tenemos que
convertirlo a tabla y asignarle un nombre. Luego crear la maqueta de
tabla dinámica para poder arrastrar los diferentes campos.
2. Observamos que en la pregunta menciona a 3 campos: ciudad, vendió

y marca.

3. Vendió (campo Total) al área de valores (por ser numérico), marca al
área de filtros (por ser específico) y finalmente ciudad al área de filas
(por ser el campo restante).
4. En la pregunta nos pide a la ciudad donde se vendió más, es ahí donde

utilizamos el tema de 10 mejores, para ello hacemos clic en etiqueta de
fila / filtro de valor / 10 mejores y realizamos la configuración que se
muestra en la siguiente imagen:
5. ¡Listo! Ya tenemos otro informe de tabla dinámica.
CASO #3: ¿Cuál fue nuestro mejor año en ventas?

1. Crear la maqueta de tabla dinámica para poder arrastrar los diferentes
campos.
2. Observamos que en la pregunta menciona a 2 campos: fecha (año) y

total (ventas).
3. Total (vendió) va al área de valores (por ser numérico), y fecha (año) al

área de filas por ser el campo restante.
4. Pero observamos que en los años se observa el signo más ( + ), eso

indica que aún falta agrupar y según pregunta nos pide agruparlo por
fecha.

5. Para ello hacemos clic derecho en cualquiera de los años y
seleccionamos agrupar, en el cuadro que aparece seleccionamos años
y aceptar.

CONECTORES
La teoría de conectores nos dice que los campos que guardan relación con el
conector deberán ir al área de filas.
CASO #4: Cantidad de productos vendidos agrupados por categoría y por
local.
convertirlo a tabla y asignarle un nombre. Crear la maqueta de tabla
dinámica para poder arrastrar los diferentes campos.
2. Observamos que en la pregunta menciona a 3 campos: Cantidad,

Categoría y Local.
3. Cantidad va al área de valores, categoría y local al área de filas porque

hay un conector que los une.

CAMPO CALCULADO
Usaremos esta opción cuando en nuestras preguntas de tablas dinámicas no

existe el campo al que se menciona. Veamos:
CASO #5: Calcular el monto total de ventas agrupadas por mes.
2. Observamos que en la pregunta menciona a 2 campos: Monto Total y

Mes.
3. Monto Total va al área de valores y Mes al área de filas. Pero Monto

total no existe en la base de datos, es ahí donde utilizamos el tema de
campo calculado.
4. Para ello arrastramos al área de valores (momentáneamente) los

campos que vamos a necesitar (Cantidad y Precio).

5. Estando nuestro cursor dentro de la tabla dinámica, ir a la pestaña
Analizar / Grupo Cálculos / Botón Campos, elementos y conjuntos /
Campo calculado.
6. En la ventana que aparece ingreso el nombre (Monto Total) y la fórmula

para obtener dicho campo (cantidad * precio)y aceptar.
7. Completamos el informe arrastrando el campo fecha a filas y sacamos

del área de valores los campos cantidad y precio.

USO DE FUNCIONES
Existen funciones ya predeterminadas que solo tenemos que activarlos en

caso lo necesitemos.
CASO #6: ¿Cuál es el promedio de las cantidades vendidas por categoría?
2. Observamos que en la pregunta menciona a 2 campos: Cantidad y

Categoría.
3. Cantidad va al área de Valores y Categoría va al área de filas.
4. Lo que nos faltaría seria cambiar a la función Promedio ya que

observamos que en el área de filas dice “Suma de cantidad”. Seguimos
los pasos que observamos en la siguiente imagen:

FUNCIÓN RECUENTO DISTINTO
La función Recuento distinto normalmente se encuentra oculta, para

activarlo tenemos que seguir algunos pasos. Veamos:
CASO #6: ¿Cuántos vendedores existen?
convertirlo a tabla y asignarle un nombre. Al momento de crear la
maqueta de tabla dinámica, activar una casilla de nombre “Agregar
estos datos al modelo de datos”. Al activar dicha casilla la función
recuento distinto será visible.
2. Observamos que en la pregunta menciona solo a 1 campo: Vendedor,

al cual nos pide contarlo.
3. Vendedor va al área de valores. Abrimos la ventana de funciones y

seleccionamos la función Recuento distinto y aceptar.

DISEÑO DE INFORME
Tenemos 3 diseños de informe: Compacto, Esquema y Tabular. Para aplicarlo

a nuestros informes de tabla dinámica. Seguimos los pasos que se muestra
SEGMENTACIÓN DE DATOS
Las segmentaciones de datos nos van a servir para poder filtrar nuestra
información de forma dinámica.
1. Ubicamos el cursor dentro de la tabla dinámica.
2. Ir a la pestaña Analizar
/ Grupo Filtrar / Botón
Insertar Segmentación
de datos.

3. En el cuadro que aparece activar el o los campos por el cual deseamos
segmentar o filtrar (Por ejemplo: Vendedor y Producto).
4. Vemos que ha insertado 2 cuadros flotantes llamados

Segmentaciones. Solo queda dar formato.

ESCALA DE TIEMPO
La escala de tiempo sirve para filtrar de forma dinámica, como es de suponer

solo sirve para campos de tipo fecha.
1. Ubicamos el cursor dentro de la tabla dinámica.
2. Ir a la pestaña Analizar / Grupo Filtrar / Botón Escala de tiempo.
3. En el cuadro que aparece activar el único campo que aparece: Fecha.

4. Vemos que ha insertado 1 cuadro flotante llamados Escala de tiempo.
Solo queda dar formato.
SUBTOTALES
Para escoger diseño de subtotales, seguimos los pasos de la siguiente

imagen:

ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS
El objetivo de convertir a tabla nuestra base de datos desde un principio es

porque con ello se podrá utilizar el botón de actualizar.
Si agregamos información a nuestra base de datos después de haber creado

los diferentes informes de tablas dinámicas, éstos se podrán actualizar.
Primero agrega información a tu base de datos, luego seguir los pasos que se
muestra en la siguiente imagen:

CAPÍTULO 8: GRÁFICOS
DINÁMICOS

GRÁFICOS DINÁMICOS
Una vez que ya hemos creado nuestro informe de tabla dinámica con sus
respectivas segmentaciones y escalas de tiempo, es conveniente también
insertar un gráfico dinámico con el fin de que nuestro informe este más
completo. El procedimiento es el siguiente:
1. Ubicar el cursor dentro de la tabla dinámica.
2. Ir a la pestaña Analizar / Grupo Herramientas / Botón Gráfico dinámico.
3. Escoger el tipo de gráfico que sea conveniente, de acuerdo con la

pregunta y aceptar (por ejemplo: Columnas agrupadas 3D).

4. ¡Listo! Ya tenemos nuestro gráfico dinámico. Ahora solo queda darle
un formato, para ello tenemos 2 pestañas: Diseño y Formato.

CAPÍTULO 9: VALIDACIÓN DE
DATOS

VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos sirve para restringir al usuario lo que debe de ingresar

en las celdas, hay validación de tipo entero, decimal, lista, fecha, texto. El
procedimiento para hacer una validación es el siguiente:
1. Seleccionar el rango al cual le asignaremos la validación.
2. Ir a la pestaña Datos / Grupo Herramienta de Datos / Botón Validación

de datos
3. Aparece la ventana de validación de datos. Validaremos el rango para

que solo se pueda ingresar número enteros de 0 a 20, si el usuario
ingresa un valor que no corresponde, saldrá un mensaje de error.
Comencemos con la pestaña Configuración:

4. Luego activamos la pestaña Mensaje de entrada y configuramos tal y
como se muestra en la siguiente imagen:
5. Finalmente, activamos la pestaña Mensaje de error y configuramos tal

y como se muestra en la siguiente imagen:
6. ¡Listo! El rango que hemos seleccionado ya ha sido validado. Si

ponemos el cursor sobre una de las celdas se mostrará el mensaje de
entrada que hemos configurado, si ingresamos un valor fuera del rango
que hemos configurado nos saldrá el mensaje de error.

Realicemos otra validación, ahora de tipo fecha:

de datos
3. Aparece la ventana de validación de datos. Validaremos el rango para

que solo se pueda ingresar fecha que estén comprendidas entre el
15/03/2018 al 15/03/2019. Primero activamos la pestaña
Configuración:

4. Luego activamos la pestaña Mensaje de entrada y configuramos tal y
como se muestra en la siguiente imagen:
5. Finalmente, activamos la pestaña Mensaje de error y configuramos tal

y como se muestra en la siguiente imagen:
6. ¡Listo! El rango que hemos seleccionado ya ha sido validado. Si

ponemos el cursor sobre una de las celdas se mostrará el mensaje de
entrada que hemos configurado, si ingresamos un valor fuera del rango
que hemos configurado nos saldrá el mensaje de error.

Realicemos otra validación, esta vez de tipo Lista:
1. Primero seleccionemos y asignemos nombre al rango que vamos a

utilizar para crear una lista.

de datos.

4. Aparece la ventana de validación de datos. Activamos la pestaña
Configuración y realizamos los que se observa en la siguiente imagen:
5. Si gustas puedes configurar el mensaje de entrada y el de error. Al

aceptar observaremos que aparece un botón de lista en cada celda, si
hacemos clic en él se muestra todos los empleados.


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INDICE

CAPÍTULO 1: FUNCIONES DE FECHA.......................................................................... 6

Función Hoy .................................................................................................................. 7

Función Ahora ............................................................................................................... 7

Función Minuto ............................................................................................................. 8

Función Año .................................................................................................................. 9

Función Día ................................................................................................................. 10

Función SiFecha ......................................................................................................... 10

Función Dias.Lab ........................................................................................................ 11

Función Dias.Lab.Intl .................................................................................................. 13

Función Dia.Lab .......................................................................................................... 15

Fución Dia.Lab.Intl ...................................................................................................... 17

Función Dias360 ......................................................................................................... 19

Función DiaSem ......................................................................................................... 19

CAPÍTULO 2: FUNCIONES LÓGICAS .......................................................................... 20

Función Si.Error .......................................................................................................... 22

Función Si Anidada ..................................................................................................... 23

Cámara Latinoamericana de Comercio Pág. 2

Función EsBlanco ....................................................................................................... 30

Función EsError .......................................................................................................... 30

Función EsNumero ..................................................................................................... 32

Función EsTexto ......................................................................................................... 32

Función Es.Par ........................................................................................................... 33

Función Es.Impar ........................................................................................................ 33

CAPÍTULO 4: FUNCIONES DE TEXTO ........................................................................ 34

Función Concat (antes Concatenar) .......................................................................... 35

Función Largo ............................................................................................................. 35

Función Mayusc .......................................................................................................... 36

Función Minusc ........................................................................................................... 36

Función Reemplazar ................................................................................................... 37

Función Texto ............................................................................................................. 38

Función Izquierda ....................................................................................................... 39

Función Extrae ............................................................................................................ 41

Función Hallar ............................................................................................................. 42

CAPÍTULO 5: AUTOFILTROS ....................................................................................... 46

CAPÍTULO 6: FILTROS AVANZADOS .......................................................................... 52

Filtros Avanzados con 1 criterio ................................................................................. 53

Teoría de Comodines ................................................................................................. 55

Filtros Avanzados utilizando Comodines ................................................................... 56

Teoría de Conectores ................................................................................................. 58

Filtros Avanzados utilizando Conectores ................................................................... 59

Negación de Criterios ................................................................................................. 62

Cámara Latinoamericana de Comercio Pág. 3

Libro Habilitado para Macros ...................................................................................... 66

Filtros Avanzados utilizando Macros .......................................................................... 67

CAPÍTULO 7: TABLAS DINÁMICAS ............................................................................. 72

Convertir a Tabla – Crear Tabla Dinámica ................................................................. 73

Teoría de la Áreas ...................................................................................................... 75

Fases de Distribución ................................................................................................. 77

10 Mejores y Agrupar Fechas .................................................................................... 78

Campo Calculado ....................................................................................................... 83

Uso de Funciones ....................................................................................................... 85

Función Recuento Distinto.......................................................................................... 86

Segmentación de Datos ............................................................................................. 87

Escala de Tiempo ....................................................................................................... 89

Actualización de Tablas Dinámicas ............................................................................ 91

CAPÍTULO 8: GRÁFICOS DINÁMICOS ........................................................................ 92

Gráficos Dinámicos ..................................................................................................... 93

CAPÍTULO 9: VALIDACIÓN DE DATOS ....................................................................... 95

Validación de Datos .................................................................................................... 96

Cámara Latinoamericana de Comercio Pág. 4

Cámara Latinoamericana de Comercio Pág. 6

Devuelve la fecha actual del Sistema.