GOOGLE SHEETS

Google Sheets es una aplicación de hoja de cálculo que va más allá. Se ve y

funciona de manera muy similar a cualquier otra herramienta de hoja de cálculo,
pero debido a que es una aplicación en línea, ofrece mucho más que la mayoría
de las herramientas de hoja de cálculo. Estas son algunas de las cosas que lo
hacen mucho mejor:

 Es una hoja de cálculo basada en la web que puede usar en cualquier

lugar, por si olvida sus archivos de hoja de cálculo en la computadora de
su casa.
 Funciona desde cualquier dispositivo, con aplicaciones móviles para iOS
y Android junto con su aplicación principal basada en la web.
 Google Sheets es gratuito y se incluye con Google Drive, Documentos y
Diapositivas para compartir archivos, documentos y presentaciones en
línea.
 Incluye casi todas las mismas funciones de hoja de cálculo: si sabe cómo
usar Excel, se sentirá como en casa en Hojas de cálculo de Google
(Google Sheets).
 Puede descargar complementos, crear los suyos y escribir código
personalizado.
 Está en línea, por lo que puede recopilar datos con su hoja de cálculo
automáticamente y hacer casi cualquier cosa que desee, incluso cuando
su hoja de cálculo no esté abierta.

Ya sea un novato en hojas de cálculo o un veterano de Excel que busque una

mejor manera de colaborar, este artículo lo ayudará a aprovechar al máximo las
Hojas de cálculo de Google. Comenzaremos con los conceptos básicos de este
capítulo, luego seguiremos leyendo para conocer las funciones avanzadas de
Google Sheets, encontrar sus mejores complementos y aprender a crear los
suyos propios.

Comenzando con las Hojas de cálculo de Google

La mejor manera de aprender una herramienta como Sheets es sumergirse
directamente. En este capítulo, aprenderá cómo:

1. Crear una hoja de cálculo y llenarla con datos

2. Formatear datos para una fácil visualización
3. Agregar, promediar y filtrar datos con fórmulas
4. Comparta, proteja y mueva sus datos
5.
Términos comunes de hoja de cálculo

Para comenzar, cubramos algunos términos de la hoja de cálculo para ayudarlo

a comprender los términos de este artículo:

 Celda: un único punto de datos o elemento en una hoja de cálculo.

 Columna: un conjunto vertical de celdas.
 Fila: un conjunto horizontal de celdas.
 Rango: una selección de celdas que se extienden a través de una fila,
columna o ambas.
 Función: Una operación integrada desde la aplicación de hoja de cálculo,
que se puede usar para calcular valores de celda, fila, columna o rango,
manipular datos y más.
 Fórmula: la combinación de funciones, celdas, filas, columnas y rangos
utilizados para obtener un resultado específico.
 Hoja de trabajo (hoja): los conjuntos nombrados de filas y columnas que
componen su hoja de cálculo; una hoja de cálculo puede tener varias
hojas de trabajo.
 Hoja de cálculo: todo el documento que contiene sus hojas de trabajo.

Con ese conocimiento en mano, vamos a sumergirnos y comenzar a construir

nuestras propias hojas de cálculo.

1. Cree una hoja de cálculo y llénela con datos

La mejor parte de Google Sheets es que es gratis y funciona en cualquier

dispositivo, lo que facilita su seguimiento junto con los tutoriales de este libro.
Todo lo que necesitará es un navegador web (o la aplicación Google Sheets en
su dispositivo iOS o Android) y una cuenta gratuita de Google. En su Mac o PC,
diríjase a sheet.google.com y estará listo para comenzar.

Hay 3 formas de crear una nueva hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google:

1. Haga clic en el botón rojo «NUEVO» en su tablero de Google Drive y

seleccione «Hojas de cálculo de Google»
2. Abra el menú desde una hoja de cálculo y seleccione «Archivo> Nueva
hoja de cálculo».
3. Haga clic en «En blanco» o seleccione una plantilla en la página de inicio
de Hojas de cálculo de Google.
Esto creará una nueva hoja de cálculo en blanco (o una plantilla rellenada
previamente -si elige una de ellas). Sin embargo, para este tutorial, debe
comenzar con una hoja de cálculo en blanco.

La interfaz de Hojas de cálculo de Google debería recordarle al menos otra

aplicación de hoja de cálculo que haya visto antes, con íconos y pestañas de
edición de texto familiares para hojas adicionales.

La única diferencia es que Google ha reducido el desorden y el número de

elementos de interfaz que se muestran. Entonces, su primera tarea debería ser
obvia: ¡agregue algunos datos!
Agregar datos a su hoja de cálculo

Mire a su alrededor la cuadrícula blanca y gris que ocupa la mayor parte de su

pantalla, y lo primero que notará es un contorno azul alrededor de la celda o
celdas seleccionadas.

Tan pronto como abra una nueva hoja de cálculo, si recién comienza a escribir,
verá que sus datos comienzan a poblar la celda seleccionada de inmediato,
generalmente la celda superior izquierda. No es necesario hacer doble clic en
las celdas cuando agrega información, y no es necesario usar el mouse.

Un cuadrado individual en una hoja de cálculo se llama celda; están organizados

en filas y columnas con números y letras ID, respectivamente. Cada celda debe
contener un valor, palabra o pieza de datos.

Siéntase libre de seleccionar cualquier celda que desee, luego continúe y escriba
algo. Cuando haya terminado de ingresar datos en una celda, puede hacer una
de 4 cosas:

1. Presione ENTER para guardar los datos y pasar al comienzo de la

siguiente fila.
2. Presione ESPACIO para guardar los datos y moverse hacia la derecha en
la misma fila.
3. Utilice las teclas de flecha en su teclado (arriba, abajo, izquierda y
derecha) para mover una celda en esa dirección.
4. Haga clic en cualquier celda para saltar directamente a esa celda.

Si no desea escribir todo manualmente, también puede agregar datos a su

Hoja en masa a través de algunos métodos diferentes:

1. Copie y pegue una lista de texto o números en su hoja de cálculo.

2. Copie y pegue una tabla HTML de un sitio web.
3. Importe una hoja de cálculo existente en csv, xls, xlsx y otros formatos
4. Copie cualquier valor en una celda en un rango de celdas mediante un clic
y arrastre.

Copiar y pegar se explica por sí mismo, pero hay ocasiones en que intentará
copiar un conjunto de datos de «hoja de cálculo» de un sitio web o PDF, y
simplemente pegará en una celda o formateará todo con el estilo original.
Intente buscar datos que estén realmente en una tabla HTML (como los datos
de películas de IMDB, por ejemplo) para evitar obtener datos originales y
pegados en su hoja de cálculo.

Nota: asegúrese de hacer clic solo una vez en una celda antes de pegar datos,
de modo que Google Sheets la convierta en una lista con cada elemento en su
propia celda. Si hace doble clic en una celda, Google Sheets pegará todos los
datos en una celda que probablemente no sea lo que desea.
Si termina con datos con un formato extraño, no se preocupe: ¡lo arreglaremos
en la siguiente sección!

Importar un archivo también es simple. Puede importar directamente en la hoja

de cálculo actual, crear una nueva hoja de cálculo o reemplazar una hoja (es
decir, una pestaña individual) con los datos importados.

Los archivos más comunes que importará son CSV (valores separados por
comas) o XLS y XLSX (archivos de Microsoft Excel). Para importar un archivo
desde fuera de su Google Drive, vaya al menú ARCHIVO> IMPORTAR> CARGAR.

Preferimos importar los datos en una nueva hoja cada vez para mantener
separados los datos antiguos y los datos importados nuevos. Alternativamente,
si tiene una hoja de Google (o un archivo CSV, XLS u otra hoja de cálculo)
guardada en su cuenta de Google Drive, puede importarla directamente en su
hoja de cálculo usando el mismo proceso: solo busque su unidad desde la
ventana de importación.
Arrastrar para copiar un valor de celda necesita un poco de explicación, ya que
usará este mucho una vez que haya configurado las fórmulas en sus hojas de
cálculo.

Al arrastrar el pequeño punto azul (en la foto a continuación) en la esquina

inferior derecha de una celda resaltada a través o hacia abajo de un rango de
celdas, puede realizar una serie de funciones diferentes.

Hay varias formas de utilizar esta función:

1. Copiar los datos de una celda a varias celdas vecinas (incluido el

formato).
2. Copiando la «Fórmula» de una celda a las celdas vecinas (esta es una
característica avanzada, y la cubriremos en detalle más adelante).
3. Crear una lista ordenada de datos de texto.

Aquí hay un ejemplo de cómo podría funcionar la creación de una lista ordenada:
intente agregar el texto “Contestant 1” a la celda A1, luego haga clic y arrastre el
pequeño punto azul en la esquina inferior derecha de la celda resaltada hacia
abajo o sobre cualquier cantidad de celdas vecinas.

Si no hubo un número después Contestant, esta acción de arrastre simplemente

copiaría «Contestant» a cualquier celda que arrastre. Pero debido a que el
número está allí, Sheets sabe incrementar la siguiente celda +1.

Supongamos que ha copiado, pegado, importado o escrito una buena porción

de datos, y que su hoja de cálculo se ve bastante saludable.

Ahora, ¿cómo podemos usar estos datos?

2. Formato de datos para una fácil visualización

Ya sea que esté rastreando gastos, registrando las calificaciones de los
estudiantes o haciendo un seguimiento de los clientes en un CRM casero, querrá
manipular y formatear sus datos.

Las opciones básicas de formato en Hojas de cálculo de Google están

disponibles sobre su primera celda. Están etiquetados en la imagen a
continuación, pero para una referencia rápida mientras trabaja en una hoja,
simplemente desplace el cursor sobre un icono para ver su descripción y la tecla
de acceso directo.

Imprimir, Deshacer / Rehacer y la Configuración de fuente / Estilo funcionan de

manera similar a lo que esperaría de su procesador de textos favorito (como
word). Las teclas de acceso directo también son las mismas, ¡así que trátelo
como si estuviera editando cualquier otro documento!

En cuanto a todo lo demás, la mejor manera de mostrarle cómo funciona todo

es sumergirse en un ejemplo.

Voy a crear una lista rápida de posibles opciones de desayuno para mañana por
la mañana, junto con sus ingredientes, recuentos, precios y enlaces a videos de
YouTube para saber cómo hacerlos (¿Quién sabía que podría hacer un video de
3 minutos sobre huevos revueltos?)

Es funcional, lo suficiente como para que pueda usarlo muy fácilmente para
realizar un seguimiento de la información. De hecho, la gran mayoría de
nuestras hojas de cálculo se ven así: Google Sheets hace que sea tan simple
capturar información, compartirla y volver a ella más tarde como referencia que
actúa como nuestra herramienta de toma de notas altamente estructurada.

Pero supongamos que tiene que lidiar con docenas de hojas de cálculo por día
(o peor, que tiene que compartir hojas de cálculo de un lado a otro) y esto es lo
que alguien le envía. Es realmente aburrido, y si se tratara de un conjunto de
datos de gran tamaño, sería difícil leerlo.
Para el ejemplo anterior, la falta de funciones importantes es «aceptable». Hace
lo básico, almacena la información y me permite guardarla. Pero no es algo que
me gustaría hacer cada día.

Como desayuno todas las mañanas, ¡tomemos un tiempo para hacer que esta
hoja de cálculo sea más fácil de usar con algunas funciones!

Primero «inmovilizar» la primera fila en su lugar. Eso significa que si nos

desplazamos hacia abajo en la hoja de cálculo, la primera fila seguirá siendo
visible, sin importar cuántos datos haya debajo. Esto le permite tener una larga
lista y le ayuda a controlar lo que realmente está viendo.

Hay dos formas de congelar filas:

1. Haga clic en VER> INMOVILIZAR> 1 FILA en la barra de navegación para

bloquear la primera fila en su lugar.
2. Coloque el cursor sobre la barra gris oscuro en la parte superior izquierda
de la hoja de cálculo (hasta que se convierta en una mano) y arrastre
entre las filas 1 y 2.

Inmovilizar la fila de encabezado es lo primero que hacemos en cada hoja

nueva.

Ahora, hagamos que el texto del encabezado aparezca con un formato de texto
simple (recuerde, las herramientas de formato de texto están en la barra de
herramientas, justo encima de su primera fila):

1. Arrastre para seleccionar las celdas que desea ajustar.

2. Ponga en negrita el texto.
3. Aumentar el tamaño de fuente a 12pt.
4. Alinear al centro de toda la fila.
5. Dale a tus celdas un relleno gris.
Lo siguiente que haré para limpiar esto un poco es formatear mi «Precio /
porción promedio» para que sea un valor en euros. Así es como se ven las cosas
al principio:

Ahora, limpiemos eso con el botón «Formatear como €» para los valores
específicos (o toda la fila) resaltados.

Verá que las celdas seleccionadas ahora se muestran como una cantidad en
euros, en lugar de un número normal.

Nota: si realiza esta operación con toda la fila / columna resaltada, los valores
futuros también tomarán el formato.

Ahora que ya sabe cómo insertar y formatear sus datos, ¡es hora de que
comencemos a calcular algunas sumas, promedios y más de sus datos!

3. Agregar, promediar y filtrar datos con fórmulas

Google Sheets, como la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo, tiene
un montón de fórmulas integradas para realizar una serie de tareas estadísticas
y de manipulación de datos. También puede combinar fórmulas para crear
cálculos más potentes y tareas de cadena juntas. Y si ya está acostumbrado a
escribir números en Excel, las mismas fórmulas funcionan exactamente en las
Hojas de cálculo de Google la mayor parte del tiempo.
Para este tutorial, nos centraremos en las cinco fórmulas más comunes, que se
muestran en el menú desplegable de fórmulas desde la navegación superior.

Puede hacer clic en una fórmula para agregarla a una celda, o puede comenzar
a escribir cualquier fórmula con un =signo en una celda seguido del nombre de
la fórmula. Las hojas se rellenarán automáticamente o sugerirán fórmulas en
función de lo que escriba, por lo que no necesita recordar todas las fórmulas.

Las fórmulas más básicas en Hojas incluyen:

 SUMA: suma un rango de celdas (por ejemplo, 1 + 2 + 3 + 4 + 5 = suma de

15)
 PROMEDIO: encuentra el promedio de un rango de celdas (por ejemplo,
1,2,3,4,5 = promedio de 3)
 CONTAR: cuenta los valores en un rango de celdas (ej .: 1, en blanco , 3,4,5
= 4 celdas totales con valores)
 MAX: encuentra el valor más alto en un rango de celdas (ej .: 1,2,3,4,5 = 5
es el más alto)
 MIN: encuentra el valor más bajo en un rango de celdas (ej .: 1,2,3,4,5 = 1
es el más bajo)
 Aritmética básica: también puede realizar funciones como sumar, restar
y multiplicar directamente en una celda sin invocar una fórmula.

Exploraremos estas fórmulas mejorando nuestra hoja de cálculo del desayuno.

Usando la fórmula SUM

Comencemos sumando el número total de ingredientes necesarios para cada

receta. Usaré la función “SUMA” para agregar cada valor en las recetas y obtener
una cantidad total.

Hay tres formas de usar las fórmulas básicas accesibles a través de la

navegación superior:

1. Seleccione un rango y luego haga clic en la fórmula (esto colocará el

resultado debajo o al lado del rango).
 2. Seleccione la celda de resultados (es decir, la celda donde desea que
aparezca el resultado), luego haga clic en la fórmula que desea usar de la
barra de herramientas. Finalmente, seleccione el rango de celdas para
realizar su operación.
3. Escriba la fórmula en la celda de resultados (no olvide el =signo) y luego
escriba manualmente un rango o seleccione el rango.

Existen tres métodos: Primero, sumar los ingredientes seleccionando un rango

y haciendo clic SUMA en el menú de fórmulas. En segundo lugar, seleccionar
una celda de resultados y resaltar el rango de celdas que se sumarán.
Finalmente, escribir una fórmula y rango manualmente.

Nota: Para seleccionar un rango de celdas, haga clic en la primera celda y

mantenga presionada la tecla MAYÚS, luego haga clic en la última celda del
rango. Entonces, si desea A1 a A10, haga clic en A1, mantenga presionada la
tecla MAYÚS y haga clic en A10.

Cuando haya terminado de seleccionar las celdas que desea agregar, presione
ENTER.

En el ejemplo, aparece una sección de ayuda gris emergente cuando

comenzamos a escribir la fórmula. Cuando cree una fórmula por primera vez,
notará un resaltado azul y un signo de interrogación al lado de la celda.

Puede hacer clic en el signo de interrogación para activar o desactivar el

contexto de ayuda para fórmulas. Estos consejos le indicarán qué tipo de
información se puede usar en cada fórmula y facilitarán mucho la creación de
su fórmula (especialmente cuando comience a combinar fórmulas).

Ahora que tenemos una fórmula configurada para SUMA todos los ingredientes
juntos, asegurémonos de que se aplique a todas las celdas de esa fila.
Seleccionaremos mi celda de fórmula y arrastraré el punto azul a través de las
otras celdas para copiar la fórmula en esas celdas.
Notarás que cuando copias la fórmula a una celda vecina, cambia el rango al
que hace referencia la nueva fórmula. Por ejemplo, en la columna «Huevos
revueltos» estaba SUM(B2:B8)pero en «French Toast» está SUM(C2:C8).

Usando la fórmula CONTAR

Ahora que sabemos cuántas partes se necesitan para cada receta, nos gustaría
saber qué tan complicado es hacerlas. Hemos simplificado esto asumiendo que
mientras menos ingredientes tenga la receta, es menos complicada.

Para contar la cantidad de ingredientes en cada receta, usaré la función

CONTAR.

La fórmula de conteo esencialmente verifica si las celdas en un rango están

vacías o no, y devuelve el total que se llena.

Esta fórmula se configurará en mi hoja de cálculo de la misma manera que

nuestra fila SUM.

Sin embargo, aquí hay un truco que no cubrimos en la sección anterior: resalte
el rango de celdas que está tratando de contar y verifique en la esquina inferior
derecha de su hoja de cálculo. Si ha resaltado una lista pura de números, Sheets
los asignará automáticamente SUM y mostrará el resultado. Si ha resaltado un
rango mixto de números y texto, serán CONTAR los valores.

También tiene la opción de realizar cualquiera de las cinco operaciones basadas

en números en un rango de números haciendo clic en el botón SUM en la parte
inferior derecha y seleccionando la nueva fórmula predeterminada en el menú
emergente. A partir de ese momento, cada vez que resalte un rango, realizará la
última fórmula seleccionada.

Entonces, según mi hoja de cálculo, «Cereal» es el desayuno menos complicado,

pero todavía no estoy convencido de que un desayuno fácil valga la pena.
¿Qué pasa si cuesta demasiado? ¿Qué pasa si el esfuerzo adicional de cocinar
otra comida me ahorra dinero?

Refinemos nuestra decisión calculando el costo promedio por porción de las

opciones de desayuno usando la función PROMEDIO.

Usando la fórmula PROMEDIO

Hemos agregado algunos precios mínimos y máximos falsos por unidad en mi

lista de ingredientes a la derecha de las opciones de desayuno. Queremos
obtener un precio promedio para cada ingrediente usando las tasas bajas y
altas, luego multiplique el precio promedio resultante del ingrediente por su
respectivo recuento de unidades en cada receta.

Comenzaré resaltando el rango de valores (en este caso son dos lado a lado en
lugar de un rango vertical) y seleccionando la AVERAGE fórmula de la barra de
herramientas.

Esto colocará el resultado en la columna a la derecha de la columna de precio

máximo. Luego, arrastro la fórmula hacia abajo para aplicarla a las otras
combinaciones de precio mínimo y máximo.

Etiquetaré mi columna «Costo unitario promedio» para que sepamos lo que

estamos viendo. Luego, pasemos a calcular el costo del desayuno usando
aritmética simple.

Usar fórmulas aritméticas simples

Necesitamos calcular el costo total del desayuno multiplicando el precio

promedio de cada ingrediente por su recuento unitario en la receta. Para lograr
esto, escriba manualmente una fórmula en la fila «Precio promedio».

Nuestra fórmula aritmética básica se vería así para la columna «Huevos

revueltos»:
=$I2*B2+$I3*B3+$I4*B4+$I5*B5+$I6*B6+$I7*B7+$I8*B8

El símbolo $ antes de la columna I (los precios promedio) le dice a Sheets que

no importa dónde coloquemos la fórmula en nuestra hoja de cálculo, siempre
queremos hacer referencia a la columna I. De esa manera, si copiamos la
fórmula a las otras recetas, siempre usará la columna de costo unitario
promedio en lugar de desplazar la referencia a la siguiente columna al arrastrar
para copiar (como lo hizo en los ejemplos SUMy COUNT).

Si no desea escribir esos valores manualmente, existen formas más claras de

realizar este tipo de fórmula: puede realizar el mismo cálculo de precio
utilizando esta fórmula avanzada:

=SUM(ARRAYFORMULA(B2:B8*$I2:$I8))

Hay muchas fórmulas en Hojas que se encargan de tareas complejas para

usted, muchas de las cuales profundizaremos en los próximos capítulos.

Ahora que tenemos algunos datos y cálculos de trabajo, quizás algunos

compañeros de trabajo (que probablemente planeen desayunar mañana)
podrían beneficiarse de esta hoja.

Preparémonos para compartir nuestra hoja de cálculo e invitar a algunos

colaboradores a ver, editar y usar nuestros datos.

4. Comparta, proteja y mueva sus datos

Lo que hace que Sheets sea tan poderoso es lo «sincronizado» que se sentirá
con sus compañeros de trabajo. La edición conjunta de una hoja de cálculo es
una de las funciones críticas de Sheets, y Google la ha convertido en una
experiencia perfecta.
Así es como funciona:

1. Haga clic en ARCHIVO> COMPARTIR o use el botón azul «Compartir» en

la esquina superior derecha
2. Haga clic en «avanzado», luego ingrese correos electrónicos de quién
puede ver o editar su hoja de cálculo
3. Seleccione cualquier otra opción de privacidad y presione listo.

Cuando abra el panel para compartir «avanzado», verá una serie de opciones.

La funcionalidad predeterminada cuando hace clic en el botón «Compartir» es

copiar un enlace a la hoja de cálculo en su portapapeles.

Cuando comparte este enlace con alguien a través de un mensaje o correo

electrónico, si hace clic en el enlace, lo llevará a la hoja de cálculo. Sin embargo,
a menos que los haya invitado por correo electrónico (en el campo de correo
electrónico) y haya seleccionado «Puede editar», deberán solicitar permiso para
realizar cambios.
Si desea dar acceso a nivel de editor de su organización o empresa, haga clic en
el botón » cambiar … » en la sección » Quién tiene acceso » y seleccione
«Activado – (Nombre de su organización) **». (Nota: esta opción solo aparecerá
si está utilizando Google Apps for Work)

Alguien está «en su organización» cuando tiene una dirección de correo

electrónico y una cuenta de Google para su empresa. En este caso, he nombrado
por «empresa» punoeduca, por lo que todos en mi organización tienen una
@punoeduca.pe dirección de correo electrónico y cualquiera que haya iniciado
sesión en una de esas cuentas puede acceder a la hoja de cálculo.

Puede obtener más información sobre el uso compartido y los permisos aquí:
querrá asegurarse de estar utilizando los permisos correctos para la audiencia
con la que está compartiendo.

Compartir hojas de cálculo con sus dispositivos y aplicaciones

Aunque Google Sheets y Drive están diseñados para compartir entre usuarios,
notará que muchas veces sus hojas de cálculo se crean como documentos
internos, y compartir se vuelve una actividad secundaria para realmente hacer
el trabajo.

Puede optimizar sus flujos de trabajo de hojas de cálculo y compartir datos en

tiempo real aprovechando estos útiles complementos:

1. Las aplicaciones móviles de Google Docs. Puede usar la aplicación móvil

Google Sheets para ver y editar sus hojas de cálculo, compartir enlaces
sobre la marcha y agregar usuarios. Es un compañero sólido, pero no un
sustituto de la aplicación web.
2. Google Drive se sincroniza con tu escritorio. Google Drive le permite
cargar fácilmente archivos desde su entorno de escritorio local a su Drive
en línea. Esto los hace accesibles para sus colaboradores y también le
 permite importarlos rápidamente en hojas de cálculo y otros
documentos.
3. Una herramienta de terceros como Zapier. Puede usar Zapier para
agregar datos automáticamente a sus hojas de cálculo, enviar archivos
a su cuenta de Google Drive, alertarle sobre cambios en sus Hojas de
cálculo … lo que sea.

Continuemos trabajando en nuestro ejemplo de hoja de cálculo para demostrar

el uso de Zapier, una herramienta de integración de aplicaciones, para hacer que
Google Sheets sea aún más potente.

En lugar de presionar el botón «Compartir» en mi hoja de cálculo para enviárselo

a mis colegas, me gustaría enviar un mensaje de Slack advirtiéndoles que he
creado esta nueva hoja de cálculo.

Puede enviar automáticamente un mensaje a un canal de Slack con el Activador

de hojas de cálculo de Google de Zapier y la Acción de Slack .

Configuraremos mi Zap para buscar nuevas hojas de cálculo en Google Drive y

luego publiqué el nombre del archivo y un enlace a la hoja de cálculo en un Slack
Channel.

Esto es excelente para actualizar a su equipo cuando crea nuevos documentos

que le gustaría incluir rápidamente a todos.

Puede configurar filtros y condiciones para decidir cuándo publicar, y tiene

control total sobre qué información le gustaría incluir en su mensaje. También
puede activar mensajes basados en diferentes acciones en las Hojas de cálculo
de Google, como cuando alguien publica una nueva fila o cambia los datos en
una celda. Consulte la página de Hojas de cálculo de Google de Zapier para
obtener más información sobre los datos y desencadenantes compatibles.

Ahora cambiemos la dirección del flujo de datos y consideremos cómo

interactuarían nuestros colegas con nuestra hoja de cálculo.

Me nos gustaría a nosotros y al equipo interactuar con la hoja de cálculo y hacer

un seguimiento de lo que desayunaron en un registro de desayuno. Sin una
herramienta de automatización como Zapier, tareas como esta se convierten
rápidamente en la razón por la cual las personas no pueden colaborar con éxito
utilizando hojas de cálculo.

Piénselo, si se tratara de una hoja de cálculo normal sin ninguna

automatización, le estaría pidiendo a alguien que:

1. Salir de su actividad actual.

2. Rastrear la hoja de cálculo.
3. Rellene algunos datos potencialmente intrascendentes.
4. Guarde y vuelva a compartir este archivo (si aún no es un documento en
línea y sincronizado).
 5. Repita para cualquier cantidad de tareas / documentos.

Aquí es donde la automatización de tareas se vuelve tan vital.

Configuremos la hoja de cálculo para que tenga una hoja limpia para recibir
algunos datos automatizados. Crearé una nueva hoja de trabajo usando el
+botón en la parte inferior izquierda.

Ahora, volveré a usar Zapier y haré de Slack la acción desencadenante con Hojas
de cálculo de Google en el extremo receptor de la automatización (el lado
«Acción» de Zap).

He configurado mi Zap para tomar instantáneamente un mensaje de Slack

publicado en un canal dedicado y crear una nueva fila en el registro del
desayuno junto con la hora y el usuario que lo publicó.

Y esto puede funcionar para cientos de otras aplicaciones que puede usar como
disparadores o acciones con Zapier o otro software de integraciones. Puede
enviar información a su hoja de cálculo por correo electrónico, monitorear sus
canales sociales, establecerla en un horario; Hay docenas de formas diferentes
de realizar cualquier tarea con las aplicaciones que ya está utilizando.

Descargando sus datos

Si necesita enviar sus archivos a colaboradores externos, cargar un archivo en

otro sistema, o simplemente como tener copias de seguridad para la posteridad,
luego cambie a una de las muchas opciones de exportación de datos de Google
Sheets.

Las exportaciones más comunes serán .xls (documento de Excel) o .csv (valores
separados por comas). Si no está seguro de qué formato usar, un .csv suele ser
la mejor opción.