INFORME No.

023- JP – 2020

A: Dr. Alberto Paz Rodriguez

De: Je de Personal
Asunto: Vacaciones del Personal de Planta – mayo- junio 2020
Fecha: 22 / 06 / 2020

En mèrito a lo dispuesto en el artículo III, incisos b y c, cumplo con informar a usted la

programación de Vacaciones del Personal de Planta, correspondientes a los meses de mayo y junio
del presente año.

1-. Los señores Apaza Reategui, Nèstor; Ochoa Holguin Edgard y Arrelucea Segovia Raùl ingresaron
al régimen vacacional de 30 dìas, a partir del 01 de mayo hasta el 30 del mes mismo mes, los
mismos que recibieron su haber mensual de vacaciones.

2. Para el mes de junio y con acuerdo de la Junta Directiva No. 057 del Directorio, de fecha 16 de
abril del 2020, se ha procedido a comprar 15 dìas hábiles de los señores Arturo Gallegos Portugal,
Josè Dìaz Rodriguez y Roberto Pinto Roldan, quienes son Coordinadores de Taller, gravitantes en el
manejo de las operaciones de producción. Los dos primeros tomaràn vacaciones del 01 al 15 de
junio; el último lo hará a partir del 16 al 30 de junio.

Es todo cuanto debo informar a usted.

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Abogado Hugo Villena Ramirez

HVR /RPL
Distribuciòn: Archivo General, Gerencia General, Gerencia de Operaciones, Planillas, Tesorerìa
 CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

Presentado al señor Enrique Nùñez Talavera, Divisiòn de Operaciones

Autor: Oscar Venegas Còrdova

EL PROBLEMA

Por instrucciones de la Gerencia General, se deb determinar por què el Departamento de Archivo
no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido; es decir, preservar documentos valiosos y dar
información inmediata. En el presente informe hacemos un estudio del punto Algido del problema
y formulamos algunas sugerencias para su solución.

ANÀLISIS

El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados,

descansa en el Sistema de Control que se emplea para el material de archivo que se toma
prestado del mostrador del Sr. Carlos Rondòn, aunque este empleado es realmente competente y
su labor no està en tela de juicio, el mètodo de control actual ocasiona la demora considerable de
los documentos que aùn no han sido devueltos al archivo central y que siguen su procedimiento
lento, de zigzageo entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.

La demora que muchos empleados experimentan para conseguir el material prestado del
departamento de archivo se traduce en horas-hombre perdidas; además retrasa el ritmo el ritmo
de trabajo y producción en los Departamentos que dependen del archivo como fuente de
material. La atmòsfera en el Departamento de Archivo, bajo estas circunstancias, es
considerablemente negativa.

SUGERENCIAS

Es evidente que la única manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo, de

modo que cumpla con sus objetivos, sería el cambio de su Sistena de Control y de algunas de sus
estructuras. Estos cambios se prodrìan hacer de común acuerdo con el Sr. Rondòn, a quien por
otro lado, la empresa le debe muchos años de eficientes y leales servicios.
Cambios Sugeridos:

a) Establecer un sistema de control en “circuito” mediante el cual los documentos del archivo
requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de
Requisiciòn por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesita
el empleo de una tarjeta de transferencia , que al firmarla cada nuevo usuario libere de
responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo, asimismo, el uso de un archivo tarjetero de control con guìas alfabéticas
correspondientes a cada mes y, guìas numéricas correspondientes a cada dìa. Este
tarjetero en el escritorio del Sr. Rondòn le permitiría, de inmediato, reconocer los
 documentos prestados, asì como una tarjeta de localización por lo diferentes
departamentos de la empresa.
c) Sugiero, finalmente ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisiciòn, de modo que
permita un rápido acceso al material prestado. Adjunto a este informe un ejemplar de la
Requiisiciòn en actual ejercicio y un bosquejo nuevo para su examen y consideración.

CONCLUSIÒN

Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en

eficiencia, ya que el gran volumen de operaciones y el 80% de nuestras actividades de oficina
dependen de una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se verán inmensamente promovidas y podemos tener
en casa el lema de “trabajador contento es trabajador productivo”.

Arequipa, 22 de junio del 2020.

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Oscar Venegas Còrdova

Anexo: Ejemplares de Requisiciòn Actual y un Bosquejo Nuevo.

OVC / RST
Distribuciòn: Archivo General, Gerencia General, Divisiòn de Administraciòn, Contabilidad