El gobierno de

datos eficaz
La guía para minimizar errores y alcanzar objetivos de
gobernanza de datos
Índice
Qué es la gobernanza de datos 03

Metas y principios de la gobernanza de datos 05

Cómo implementar una gobernanza de datos efectiva 07

El checklist de la gobernanza de datos 08

La importancia de la figura del Data Steward para 09

el gobierno de los datos

Gobernanza de datos: mejores prácticas 10

2
Qué es la gobernanza
de datos
La gobernanza de datos se refiere a la gestión
global de la disponibilidad, facilidad de uso, la
integridad y la seguridad de los datos empleados
en una empresa. No se refiere a la gestión táctica
de los datos, ni es un área restringida al departa-
mento de IT.
Sin embargo, ésta no es la única definición de
gobierno de datos ya que también resultan intere-
santes las que lo consideran:
• La práctica de organizar e implementar políticas,
procedimientos y normas para el uso eficaz de los
activos informacionales, ya sean estructurados o
no estructurados, de una organización.
• La ejecución y el cumplimiento de la autoridad
sobre la gestión de los activos de datos y el
desempeño de las funciones de datos.
• El proceso de toma de decisiones que prioriza las
inversiones, asigna recursos, y mide los resultados
para asegurar que los datos se gestionan y
despliegan en la forma adecuada para dar apoyo
a las necesidades del negocio.
Un programa de gobierno de datos incluye, al
menos:
• Un órgano de gobierno o consejo: que se encar-
gará, entre otras funciones, de definir los roles de
los propietarios o custodios de los activos de datos
en la empresa. Asimismo, deberán desarrollar
políticas que ayuden a especificar quién es
responsable de cada una de las partes o aspectos
de los datos, incluyendo su exactitud, la accesibili-
dad, la coherencia, la integridad y la
actualización.
• Un conjunto definido de procedimientos: que expli-
que el modo en que los datos se van a guardar, los
sistemas de almacén que se emplearán, las medi-
das de seguridad y protección contra accidentes,
robo o ataque aplicables. Por supuesto, conviene
establecer un conjunto de normas que definan
también los diferentes niveles de autorización de
acceso a los distintos tipos de datos.
• Un plan de acción para ejecutar estos
procedimientos: que debe comprender un conjun-
to de controles y procedimientos de auditoría que
aseguren el cumplimiento continuo de las regula-
ciones gubernamentales en materia de protección
de datos.
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La gobernanza de datos es importante por la
orientación a nivel de directivas y normas que
proporciona, pero también por su aportación al
establecimiento de directrices generales. Además,
su contribución resulta esencial para:

• Obtener datos consistentes y fiables.

• Potenciar la integración de negocio.
• Evitar problemas de reporting o relacionados con
la analítica de negocio.
• Guiar los procesos de análisis.
• Prevenir conflictos entre los distintos conjuntos de
datos.
• Minimizar el riesgo en la toma de decisiones.
• Garantizar que todas las operaciones cumplen
con los requisitos legales mínimos exigibles.
• Armonizar los procesos de negocio a nivel global.
• Ahorrar costes.

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Metas y principios de la
gobernanza de datos
Según la organización DAMA (en su publicación • Proveedores: en este grupo se clasifica a los
Guide to the Data Management Body of Knowledge), ejecutivos de negocios, los ejecutivos de IT, los
las metas y principios de la gobernanza de datos administradores de datos y los organismos regula-
son: dores.
• Consumidores: es el conjunto más heterogéneo y
• Definir, aprobar y comunicar estrategias de datos, concentra a los productores de datos, traba-
políticas, estándares, arquitectura, procedimientos jadores del conocimiento, directivos y ejecutivos,
y métricas. profesionales de los datos y, por último, a los clien-
• Realizar el seguimiento que garantice el tes.
cumplimiento con los requisitos normativos para la
conformidad con las políticas de datos,
estándares, arquitectura y procedimientos.
• Patrocinar, controlar y supervisar la ejecución de
los proyectos y servicios de gestión de datos.
• Gestionar y resolver las cuestiones relacionadas
con los datos.
• Entender y promover el valor de los activos de
datos.

Para lograr alcanzar estos objetivos, sin perder

alineación con los principios del gobierno de datos,
es necesario proceder a la asignación de roles y
responsabilidades. En este punto, cabe distinguir
tres grupos diferenciados:

• Participantes: bajo esta denominación se incluiría

a los data stewards ejecutivos y de negocio, a los
profesionales de los datos, a los responsables de
la gestión de datos y a los CIOs.

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Ellos serán los encargados de la creación de las
políticas y estándares aplicables a los datos, los
aspectos relacionados con la calidad de datos y con
todos los proyectos y servicios de datos que se
pongan en marcha. Para ello, tendrán que llevar a
cabo las siguientes actividades:

• Alcanzar el grado de comprensión suficiente de

las necesidades estratégicas corporativas.
• De acuerdo a ellas, desarrollar y mantener la
estrategia de datos.
• Establecer los roles que interactuarán con los
datos dentro del entorno organizacional, prestan-
do especial atención a la identificación y nombra-
miento de los Data Stewards.
• Elaborar y aprobar las políticas de datos, junto con
sus correlativas normas y la creación de
procedimientos ad hoc.
• Revisar y aprobar arquitectura de datos.
• Planificar y patrocinar los proyectos y servicios de
gestión de datos.
• Estimar el valor de los activos de datos y los costes
asociados.

6
Cómo implementar una
gobernanza de datos efectiva
Los requisitos de una gobernanza de datos efectiva Para poder implementar una gobernanza de datos
son cinco. Para garantizar esta efectividad el gobier- efectiva es necesario contar con:
no de los datos ha de ser:
• Un patrocinio de alto nivel.
Accesible: tiene que garantizar que las personas • Una estrategia de gestión de datos.
pueden acceder a los datos que necesitan en el • Un plan de data management.
momento preciso, encontrándolos en condiciones • Modelos y arquitectura de datos que den soporte a
de formato adecuadas. la riqueza de los metadatos.
Seguro: debe ser posible garantizar que sólo las • Estándares, políticas y principios.
personas son autorizadas pueden acceder a los • Procesos de gobierno.
datos, mientras que el resto no tiene esta posibilidad • Una estructura organizacional donde estén claros
en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia. los roles y responsabilidades.
Consistente: con datos sin duplicidades, libres de • Medios de monitorización y reporting.
redundancias y en condiciones de racionalización • Las herramientas necesarias.
de cada versión de los mismos existente.
De calidad: en términos no sólo de exactitud, sino
también de conformidad con las normas acordadas.
Auditable: capaz de explicar el origen de los datos y
de aportar información suficiente sobre su linaje y
propósito.

Además, un buen sistema de gobernanza de datos

tiene que ser íntegro, transparente, responsable,
estar alineado con la estrategia de negocio, debida-
mente normalizado y contar con los mecanismos
para optimizar la gestión del cambio organizacional.

7
El checklist de la gobernanza
de datos
Una implementación efectiva en términos gobernan-
za de datos, ha de estar seguida por una inmediata
comprobación que garantice que no falta ningún
elemento importante. Este repaso puede hacerse
guiado por el siguiente checklist, que facilita la tarea.
Autoridad de la toma de decisiones y definición
de políticas y procedimientos: asignar niveles
apropiados de autoridad a los administradores de
datos, definiendo el alcance y las limitaciones de
esa autoridad de forma proactiva.
Estándares: adoptar y hacer cumplir las políticas y
procedimientos encuadradas en un plan de gestión
de datos, que debe recogerse por escrito para
asegurar que todo el mundo entiende la importancia
de la calidad de los datos y la preservación de su
seguridad. Esta forma de actuar ayuda a motivar y
capacitar a los empleados para implementar una
gestión de datos efectiva.
Inventarios de datos: inventariar todos los datos
que requieren de protección, manteniendo este
inventario actualizado con información sobre todos
los registros sensibles y sistemas de datos, previa-
mente clasificados en función de su prioridad y
criticidad.
Gestión del contenido de los datos: gestionar el
contenido de los datos para justificar la recopilación
de datos sensibles, optimizar los procesos de
gestión de datos y asegurar el cumplimiento con las
regulacionesestatales y locales.
Gestión de registros de datos: especificar las
actividades de gestión y de usuario adecuados
relacionados con el manejo de datos para proporcio-
nar a los administradores de datos y usuarios las
herramientas adecuadas para el cumplimiento de
las políticas de seguridad de la organización.
Calidad de datos: asegurarse de que los datos son
exactos, relevantes, consistentes, actualizados y
completos para los fines previstos. La clave para el
mantenimiento de datos de alta calidad es un
enfoque proactivo de la gestión de los mismos, que
requiere del establecimiento y actualización periódi-
ca de las estrategias para la prevención, detección y
corrección de errores y mal uso de los datos.
Acceso de datos: definir y asignar niveles diferen-
ciados de acceso a los datos a las personas según
sus funciones y responsabilidades. Resulta funda-
mental para evitar el acceso no autorizado y minimi-
zar el riesgo de violaciones de datos.
Seguridad de datos y gestión de riesgos: garan-
tizar la seguridad de los datos confidenciales y
personales identificables y mitigar los riesgos de la
divulgación no autorizada de estos datos. Este
aspecto debe considerarse como altamente priori-
tario para la consecución de un plan de gobierno de
datos eficaz.
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La importancia de la figura
del Data Steward para el
gobierno de los datos
El Data Steward juega un rol muy importante en
cualquier iniciativa de gobernanza de datos. Se trata
de una persona que define, produce o utiliza los
datos como parte de su trabajo, ostentando un nivel
de responsabilidad orientado a garantizar la calidad
en la definición, producción o uso que se hace de los
datos. Pero, :
¿Quién puede, en la práctica, ser un Data
Steward?
• La regla número uno es que cualquier persona
puede jugar este rol.
• El concepto de Data Steward describe un tipo de
relación con los datos, no es una posición.
• No es necesario realizar una contratación específi-
ca o designar un puesto vacante para que lo
ocupe quien ejerza las funciones de Data Steward.
• Quien tiene esta responsabilidad no necesita estar
en posición de una titulación o certificado que lo
cualifique como tal.
• A este profesional no debe ser necesario explicarle
cómo hacer su trabajo, aunque puede resultar
conveniente especificar las condiciones de
reporting y las formalidades asociadas a sus
funciones.
•
• Puede haber más de un Data Steward para cada
tipo de datos y, de hecho, existen distintas clases
de Data Stewards: los operacionales, los de
dominio de datos, los encargados de la coordi-
nación.
• El alcance de las funciones adscritas a su rol siem-
pre dependerá del enfoque de la gobernanza de
datos que la organización haya tomado.
Entre sus principales responsabilidades se encuen-
tran las siguientes:
• Creación o revisión de las definiciones de datos.
• Preservación de la integridad y la calidad en la
definición de datos.
• Producción, creación, actualización, eliminación y
archivo de los datos que serán gestionados.
• Aseguramiento de la integridad y la calidad de los
datos creados o actualizados en su propio depar-
tamento o el proceso o procesos que les han sido
asignados.
• Soporte y transmisión de conocimientos a otros
Data Stewards.
• Comunicación de las novedades o actualizaciones
aplicadas a los requisitos de negocio.
• Puesta en conocimiento de las preocupaciones y
problemas relacionados con los datos a quién
corresponda gestionar el cambio o influir en la
toma de decisiones.
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Gobernanza de datos: mejores
prácticas
Entre las mejores prácticas de gobernanza de
datos, ésas que facilitan la consecución de objeti-
vos, se encuentran:
Medir la calidad de los datos de forma continua.
Lograr el equilibrio de gobernanza de datos entre TI
y las funciones de negocio, así como entre unidades
de negocio y corporativas.
Formalizar una organización del gobierno de los
datos en base a la localización híbrida de
responsabilidades.
Organizar la gestión de datos maestros como servi-
cio compartido operado de manera equiparable a
una "fábrica de datos".
Implicar a todos los interesados y fomentar su
participación, al fin y al cabo la gobernanza de datos
es una cuestión de cambio.
Minimizar la burocracia, es preferible utilizar las
estructuras y procesos existentes.
En el polo opuesto, todas las acciones a evitar, las
peores prácticas, los errores que pueden echar por
tierra cualquier iniciativa de gobernanza de datos:
Enfrentar las necesidades de negocio a las de IT: las
tareas de gobierno de datos necesitan ser reconoci-
das como prioritarias pero, sin el compromiso real de
disponibilidad sobre los recursos de negocio la
implementación de cualquier iniciativa en esta línea
nunca llegará a hacerse efectiva.
No actuar en el momento adecuado: es frecuente el
llevar a cabo la designación de roles antes de que
las personas realmente entiendan el alcance de la
gobernabilidad de datos y las funciones y
responsabilidades que se derivan del compromiso.
Organizar prematuramente el marco de gestión es
fundamental antes de lanzarse a la tarea de crear el
comité.
Ir a por todas, literalmente: ni el objetivo es resolver
todos los problemas de la organización, ni se debe
comenzar por abordar las cuestiones más complica-
das en referencia a los problemas de datos. En vez
de eso es preferible pensar globalmente y actuar de
manera local. Descomponer cada problema de
datos en entregas incrementales y evitar las metas
poco realistas y los plazos imposibles.
Ser demasiado extremista, en vez de buscar el
equilibrio desde un término medio: hay que evitar
situaciones en las que, o bien el programa es
demasiado alto nivel y las cuestiones de fondo no se
tratan, o se intentan crear definiciones y reglas para
cada campo y asunto. Para crear valor real hay que
encontrar el compromiso desde el balance de inicia-
tivas con posibilidades.
Sobrecargar al comité: es cierto que el personal de
los distintos departamentos y unidades han de
involucrarse en el proceso de gobernanza, si bien, el
tamaño del comité se ha de limitar, garantizando que
10
los miembros cuentan con la autoridad suficiente de gran valor en lo que a datos relevantes se refiere,
para tomar decisiones. sin embargo, no son las únicas. A menudo, una
Fallar en la implementación: los esfuerzos de la porción significativa de información clave se halla
gobernanza de datos no producirán ningún valor contenida en esos otros sistemas que han quedado
para el negocio si las definiciones de datos, reglas a la sombra de estos principales, ignorarlos es el
de negocio y KPIs se crean pero no se utilizan en primer paso hacia el aumento del riesgo.
todos los procesos. Retroalimentación y supervisión
no pueden faltar.
No ocuparse de la gestión del cambio: esta
cuestión, que rara vez se aborda en materia de
gobernanza de datos, es esencial para el éxito dado
el dinamismo del entorno actual, que obliga a las
organizaciones a adaptarse continuamente, partien-
do de una configuración flexible, que ademita y
prevea la necesidad de modificación de procesos
de IT y de negocio.
Asumir que la tecnología por sí sola es la respuesta:
de hecho, fijar los niveles de expectativas tan eleva-
dos como el rango de precios de la solución escogi-
da es la principal fuente de frustración. En vez de
este enfoque, conviene apostar por el fomento de las
interacciones internas orientadas en la misma
dirección que los esfuerzos de la gobernanza de
datos.
No construir procesos sostenibles: la inversión inicial
en tiempo, dinero y personas es siempre un requisito
insustituible, pero el fallo de muchas organizaciones
es no establecer un presupuesto que incluya las
necesidades de diseño o en materia de recursos con
miras a sostener el esfuerzo de gobierno de datos en
el largo plazo.
Ignorar los sistemas paralelos: los sistemas de
business intelligence y los registros son una fuente

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