Gestión y gobierno de datos

para empresas data first

Todo el universo de datos que atraviesan a
una organización, en todas y cada una de las
instancias del ciclo de negocios, es significativo
y eso exige que haya una gestión estratégica
adecuada. Dicho en otras palabras, necesitan
data governance, que consiste en una práctica
integral para capturarlos, ordenarlos, ponerlos
a disposición y compartirlos, tanto al interior de
la empresa como en su entorno de socios de
negocios.

Del tiempo total de las empresas, en

30%
promedio, se dedica a tareas sin valor
agregado debido a la mala calidad y baja
disponibilidad de datos, según un estudio.
Fuente: McKinsey

En tiempos de transformación digital, no tener

esta visión respecto de los datos lleva a una
significativa reducción de la competitividad y
a la pérdida de la capacidad de análisis que
habilita a generar nuevos ingresos. Incluso la
operación del negocio pierde calidad si no se
tiene control sobre qué sucede con los datos
que emergen de la dinámica del negocio.

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Para generar valor es necesario enfocarse en
la disponibilidad, la calidad y la relevancia de
los datos. Tarea que definitivamente no es
exclusiva de TI. Es una cuestión que debe
involucrar a los más altos niveles jerárquicos
y a toda la organización, en cada nivel en la
proporción correspondiente.

El procesamiento y la depuración o higiene de datos son

procesos que pueden llegar a consumir más del 50% del
tiempo de un equipo de análisis. Esto limita la productividad
y genera frustración, además de tener asociado un alto costo.

¿Cómo evolucionar hacia una organización

data first con gobierno de datos?
Una vez que los niveles más altos de la
gerencia se han capacitado y han asimilado la
importancia estratégica del data management,
es recomendable que en cada área de la
compañía haya un responsable de esta
temática, más allá de las tareas específicas
que le competen. Es una manera de tener
‘puntos focales’ fuertes en toda la estructura,
conformando una red transversal que apuntala
un proceso coherente y consistente en el marco
de un trabajo colaborativo que involucra a toda
la organización.

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La gobernanza de datos suele tener una
estructura con:

Un responsable general (CDO, Chief Data

Officer) con un pequeño equipo de trabajo, Data
Management Office (DMO).
Los responsables de la temática en cada área,
para atender las tareas del día a día.
Un comité de datos que, con la participación
de todos esos responsables de área y el CDO,
mantenga alineados los objetivos de la
estrategia de datos con el negocio en general.

La DMO tendrá la responsabilidad de establecer

políticas y estándares para la gestión de datos;
hará guías, tutoriales y organizará capacitaciones
para el personal. Además, articulará las acciones
que se determinen con el área de TI para una
correcta implementación.

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Quienes tengan la responsabilidad de la cuestión
‘datos’ en cada área, deberán comprender las
necesidades y posibilidades de quienes tengan
en sus manos alguna responsabilidad en el
manejo de datos. Asimismo, deberán establecer
modelos de datos específicos y acciones
tendientes a mejorar la calidad de los datos
que se generan en su sector.

El comité es responsable por la definición de la

estrategia y los principios generales que seguirá
la organización en el marco de su estrategia
acerca de los datos. Es, incluso, una instancia
ideal para resolver problemas o conflictos. Un
aspecto a tener en cuenta es que toda la
cuestión de los datos, en particular los que se
relacionan con la seguridad de los mismos, tiene
implicancias delicadas en términos regulatorios
que deben ser abordados adecuadamente.

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 El paso a paso de la implementación
de un programa de gobierno de datos
A continuación, los pasos a seguir para una
implementación exitosa:

1 Definir la estrategia global de gestión de datos

de la compañía, incluyendo un análisis tipo
FODA de la cuestión de los datos.

2 Establecer los ‘sets’ de datos de cada área y

analizar el mapa global, apuntando a un
esquema consistente y coherente.

3 Asegurar que cada líder de datos de área

comunique al personal todo lo necesario para
fortalecer el compromiso de cada persona con
la estrategia para un mejor cumplimiento de
cada rol específico.

4 Definir un método de seguimiento de la primera

implementación y la trazabilidad posterior del
cumplimiento de las políticas adoptadas.
Contar con métricas de referencia (o PKI),
ayuda a tener un tablero de comando.

También es importante cruzar los planes

vinculados a datos con otras iniciativas en el
proceso de transformación digital, como la
incorporación de plataformas integrales de
colaboración y productividad, arquitecturas
multi-cloud o la estrategia omnicanal.

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Áreas involucradas en un
programa de gobierno de datos

Ya se mencionó que la estrategia de gobernanza

de datos debe incluir a toda la empresa. Vale
aclarar, de todas formas, que en todas las áreas
se generan, gestionan y usan datos.

La actividad comercial (cotizaciones, propuestas

finales y órdenes de compra) contiene una gran
cantidad de datos; por supuesto, esto incluye el
canal de venta online, cada día más utilizado y
con sus propias particularidades. Directamente
vinculada a la venta está lo que aporta el área
administrativa (cumplimiento de compromisos
de pago, moras, formas de pago, etc.). Como un
paraguas que abarca tanto lo comercial como
lo administrativo, aparece el CRM y toda la
información de los clientes.

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Otra categoría de datos está asociada a la producción
(en el caso de industrias), a la mercadería que circula
(en el caso del comercio o retail) o a los servicios que
se brindan. Esto incluye materias primas, insumos,
tiempos de procesos, productividad según diferentes
variables, descarte, volumen, peso y cantidades, entre
otras cuestiones que influyen en costos y en logística.
También el control de lotes en procesos de
trazabilidad, hace a una operación eficiente basada
en información.

Volviendo al vínculo con clientes -incluso prospectos-

todas las formas de interacción en las áreas de
marketing, preventa, atención al cliente y post venta
son enormes fuentes de datos.

¿Queda algún área fuera de la estrategia? En principio

no. Para algunas será un activo esencial, para otras
-como Legales o Asuntos Públicos por ejemplo- será,
quizás, algo circunstancial. Para Recursos Humanos
o RSE puede ser también de gran valor tener una
buena gestión de datos, aunque no haga al core
business.

Un caso aparte es TI, que tiene la responsabilidad de

trabajar con todas las áreas para capturar, almacenar
y entregar datos, como así también es un sector que
genera muchísima información valiosa para las
gerencias y para el conjunto de la organización. Por
lo tanto, además de ser instrumento de todas las
políticas específicas de cada área, debe tener las
propias para cumplir con las reglas generales que
rigen a toda la compañía.

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Ahora bien, ¿dónde están los datos?
Hoy en día, en todas partes, de ahí el desafío que
implica su captura, almacenamiento y gestión
eficiente. Hay datos en correos electrónicos, en
planillas de cálculo, en sistemas core, en
aplicaciones móviles, en documentos y archivos
PDF, en ‘blocs de notas digitales’, en sistemas
administrativos, en las nubes públicas, los sistemas
de publicidad en línea y en las redes sociales.

Hay datos en equipos y dispositivos, especialmente

en aquellos que forman parte de soluciones bajo
el paradigma de ‘Internet de las Cosas’. También
están en la cabeza del personal o en sus notas en
papel (¡sí, aún hay muchas personas que prefieren
tomar notas en cuadernos o agendas!). Claramente,
si el volumen lo amerita, estaremos hablando de
un abordaje de la problemática desde la lógica del
‘big data’ y las herramientas que se han creado para
trabajar con grandes volúmenes de información.

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Un problema adicional plantea la diversidad de formatos,
especialmente en aquellas compañías que aún tienen en
funcionamiento equipos legacy, es decir, de generaciones
tecnológicas anteriores, con los que puede ser difícil
manejar la compatibilidad. En estos casos será necesario
diseñar procedimientos específicos, hasta que se pueda
migrar todo y apagar esos equipos o sistemas obsoletos.

La ciencia de datos es una disciplina que está

evolucionando rápidamente y, contrariamente a lo que
se podría pensar, no es de uso exclusivo en grandes
corporaciones. Como sucede con otras áreas del
conocimiento, puede utilizarse de forma adaptada a las
características y necesidades de cada organización,
según cuál sea su actividad, forma de trabajo y
organización, y también en función del grado de madurez
que tenga en la posibilidad de sostener una estrategia
corporativa homogénea y eficaz.

Es interesante considerar que también hay muchos datos

fuera de la operación de la compañía, pero que pueden
resultar de alto valor estratégico: indicadores de
mercado, económicos, estudios de comportamiento
de consumidores, referencias de fabricantes de
equipamiento, herramientas o insumos que se utilizan
en la empresa, etc. Por lo tanto, la estrategia de datos
también debe contemplar esta situación, definiendo las
políticas de validación y los procedimientos para
incorporarlos, a través de fuentes abiertas o federadas,
o bien, intercambios con los socios de negocios que
acepten compartirlos.

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Todavía queda
trabajo por hacer
Según el estudio realizado por IDC, referido a las
tendencias en inversión en TI para avanzar hacia
una organización inteligente:

De las compañías planeaba para

60%
2021/2022 desplegar proyectos en
Business Intelligence y Analytics.

Tenía en su radar el Data Management,

lo que revela la importancia de seguir

41%
profundizando en la divulgación de
este tema.

Tenía previsto orientarse en Inteligencia

33%
Artificial, Machine Learning y Analítica
Avanzada.

Fuente: IDC Latin America IT Investment Trends, enero, 2021

Adicionalmente, en el 72% de las respuestas, se

reconocía una falta una cultura orientada a los
datos (data driven) en las organizaciones.

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La cantidad y complejidad de los datos
seguirá creciendo de forma exponencial y
nadie cuestiona la necesidad de poner ante
todo los datos, o ser un negocio data-first. Sin
embargo, todavía queda mucho por hacer en
la adopción de estrategias que involucren un
gobierno y una gestión de datos eficaz para
poder sacar el máximo provecho de la
información y no poner en riesgo la relación
con los clientes y la reputación de la empresa
con datos de pobre calidad.

¿Está tu empresa lista para evolucionar hacia

una empresa data-first?

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 PowerData, es una compañía multinacional de origen
español con gran presencia regional, está enfocada en todo
lo relacionado con la Gestión y Gobierno de Datos, tiene una
trayectoria de más de 20 años impulsado una cultura
Data-Driven en las empresas de la mano de sus aliados
tecnológicos.

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