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El gobierno de

datos eficaz
La gua para minimizar errores y alcanzar objetivos de
gobernanza de datos

Especialistas en Gestin de Datos

NDICE
Qu es la gobernanza de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Metas y principios de la gobernanza de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Cmo implementar una gobernanza de datos efectiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
El checklist de la gobernanza de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
La importancia de la figura del Data Steward para
el gobierno de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Gobernanza de datos: mejores prcticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

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Qu es la gobernanza de datos
La gobernanza de datos se refiere a la gestin global de la disponibilidad, facilidad de uso, la integridad y la seguridad de los datos empleados en una empresa. No se refiere a la gestin tctica de
los datos, ni es un rea restringida al departamento de IT.
Sin embargo, sta no es la nica definicin de gobierno de datos ya que tambin resultan interesantes las que lo
consideran:
La prctica de organizar e implementar polticas, procedimientos y normas para el uso eficaz de los activos informacionales, ya sean estructurados o no estructurados, de una organizacin.
La ejecucin y el cumplimiento de la autoridad sobre la gestin de los activos de datos y el desempeo de las funciones de datos.
El proceso de toma de decisiones que prioriza las inversiones, asigna recursos, y mide los resultados para asegurar
que los datos se gestionan y despliegan en la forma adecuada para dar apoyo a las necesidades del negocio.
Un programa de gobierno de datos incluye, al menos:

Un rgano de gobierno o consejo: que se encargar, entre otras funciones, de definir los
roles de los propietarios o custodios de los activos de datos en la empresa. Asimismo, debern desarrollar polticas que ayuden a especificar quin es responsable de cada una de
las partes o aspectos de los datos, incluyendo su exactitud, la accesibilidad, la coherencia,
la integridad y la actualizacin.
Un conjunto definido de procedimientos: que explique el modo en que los datos se van
a guardar, los sistemas de almacn que se emplearn, las medidas de seguridad y proteccin contra accidentes, robo o ataque aplicables. Por supuesto, conviene establecer un
conjunto de normas que definan tambin los diferentes niveles de autorizacin de acceso
a los distintos tipos de datos.
Un plan de accin para ejecutar estos procedimientos: que debe comprender un conjunto
de controles y procedimientos de auditora que aseguren el cumplimiento continuo de las
regulaciones gubernamentales en materia de proteccin de datos.

La gobernanza de datos es importante por la orientacin a nivel de directivas y normas que proporciona, pero tambin por su aportacin al establecimiento de directrices generales. Adems, su contribucin resulta esencial para:

Obtener datos consistentes y fiables.


Potenciar la integracin de negocio.
Evitar problemas de reporting o relacionados con la analtica de negocio.
Guiar los procesos de anlisis.
Prevenir conflictos entre los distintos conjuntos de datos.
Minimizar el riesgo en la toma de decisiones.
Garantizar que todas las operaciones cumplen con los requisitos legales mnimos exigibles.
Armonizar los procesos de negocio a nivel global.
Ahorrar costes.

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Metas y principios de la gobernanza de datos


Segn la organizacin DAMA (en su publicacin Guide to the Data Management Body of Knowledge), las metas y principios de la gobernanza de datos son:

Definir, aprobar y comunicar estrategias de datos, polticas, estndares, arquitectura,


procedimientos y mtricas.

Realizar el seguimiento que garantice el cumplimiento con los requisitos normativos para
la conformidad con las polticas de datos, estndares, arquitectura y procedimientos.

Patrocinar, controlar y supervisar la ejecucin de los proyectos y servicios de gestin de


datos.

Gestionar y resolver las cuestiones relacionadas con los datos.


Entender y promover el valor de los activos de datos.
Para lograr alcanzar estos objetivos, sin perder alineacin con los principios del gobierno de datos, es necesario proceder a la asignacin de roles y responsabilidades. En este punto, cabe distinguir tres grupos diferenciados:

Participantes: bajo esta denominacin se incluira a los data stewards ejecutivos y de


negocio, a los profesionales de los datos, a los responsables de la gestin de datos y a
los CIOs.

Proveedores: en este grupo se clasifica a los ejecutivos de negocios, los ejecutivos de IT,
los administradores de datos y los organismos reguladores.

Consumidores: es el conjunto ms heterogneo y concentra a los productores de datos,


trabajadores del conocimiento, directivos y ejecutivos, profesionales de los datos y, por
ltimo, a los clientes.

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Ellos sern los encargados de la creacin de las polticas y estndares aplicables a los datos, los aspectos relacionados
con la calidad de datos y con todos los proyectos y servicios de datos que se pongan en marcha. Para ello, tendrn que
llevar a cabo las siguientes actividades:
1. Alcanzar el grado de comprensin suficiente de las necesidades estratgicas corporativas.
2. De acuerdo a ellas, desarrollar y mantener la estrategia de datos.
3. Establecer los roles que interactuarn con los datos dentro del entorno organizacional, prestando especial atencin a la identificacin y nombramiento de los Data Stewards.
4. Elaborar y aprobar las polticas de datos, junto con sus correlativas normas y la creacin de
procedimientos ad hoc.
5. Revisar y aprobar arquitectura de datos.
6. Planificar y patrocinar los proyectos y servicios de gestin de datos.
7. Estimar el valor de los activos de datos y los costes asociados.

Cmo implementar una gobernanza de datos efectiva


Los requisitos de una gobernanza de datos efectiva son cinco. Para garantizar esta efectividad el gobierno de los datos ha de ser:
A) Accesible: tiene que garantizar que
las personas pueden acceder a los
datos que necesitan en el momento
preciso, encontrndolos en condiciones de formato adecuadas.
B) Seguro: debe ser posible garantizar
que slo las personas son autorizadas pueden acceder a los datos,
mientras que el resto no tiene esta
posibilidad en ningn momento ni
bajo ninguna circunstancia.
C) Consistente: con datos sin duplicidades, libres de redundancias y en condiciones de racionalizacin de cada
versin de los mismos existente.
D) De calidad: en trminos no slo de
exactitud, sino tambin de conformidad con las normas acordadas.
E) Auditable: capaz de explicar el origen de los datos y de aportar informacin suficiente sobre su linaje y
propsito

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Adems, un buen sistema de gobernanza de datos tiene que ser ntegro, transparente, responsable, estar alineado
con la estrategia de negocio, debidamente normalizado y contar con los mecanismos para optimizar la gestin del
cambio organizacional.
Para poder implementar una gobernanza de datos efectiva es necesario contar con:

Un patrocinio de alto nivel.


Una estrategia de gestin de datos.
Un plan de data management.
Modelos y arquitectura de datos que den soporte a la riqueza de los metadatos.
Estndares, polticas y principios.
Procesos de gobierno.
Una estructura organizacional donde estn claros los roles y responsabilidades.
Medios de monitorizacin y reporting.
Las herramientas necesarias.

El checklist de la gobernanza de datos


Una implementacin efectiva en trminos gobernanza de datos, ha de estar seguida por una inmediata comprobacin que garantice que no falta ningn elemento importante. Este repaso puede hacerse guiado por el siguiente
checklist, que facilita la tarea.

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 utoridad de la toma de decisiones y definicin de polticas y procedimientos: asignar niveles apropiados


A
de autoridad a los administradores de datos, definiendo el alcance y las limitaciones de esa autoridad de
forma proactiva.
 stndares: adoptar y hacer cumplir las polticas y procedimientos encuadradas en un plan de gestin de daE
tos, que debe recogerse por escrito para asegurar que todo el mundo entiende la importancia de la calidad de
los datos y la preservacin de su seguridad. Esta forma de actuar ayuda a motivar y capacitar a los empleados
para implementar una gestin de datos efectiva.
Inventarios de datos: inventariar todos los datos que requieren de proteccin, manteniendo este inventario
actualizado con informacin sobre todos los registros sensibles y sistemas de datos, previamente clasificados
en funcin de su prioridad y criticidad.
 estin del contenido de los datos: gestionar el contenido de los datos para justificar la recopilacin de
G
datos sensibles, optimizar los procesos de gestin de datos y asegurar el cumplimiento con las regulaciones
estatales y locales.
 estin de registros de datos: especificar las actividades de gestin y de usuario adecuados relacionados con
G
el manejo de datos para proporcionar a los administradores de datos y usuarios las herramientas adecuadas
para el cumplimiento de las polticas de seguridad de la organizacin.
 alidad de datos: asegurarse de que los datos son exactos, relevantes, consistentes, actualizados y completos
C
para los fines previstos. La clave para el mantenimiento de datos de alta calidad es un enfoque proactivo de
la gestin de los mismos, que requiere del establecimiento y actualizacin peridica de las estrategias para la
prevencin, deteccin y correccin de errores y mal uso de los datos.
 cceso de datos: definir y asignar niveles diferenciados de acceso a los datos a las personas segn sus funA
ciones y responsabilidades. Resulta fundamental para evitar el acceso no autorizado y minimizar el riesgo de
violaciones de datos.
 eguridad de datos y gestin de riesgos: garantizar la seguridad de los datos confidenciales y personales
S
identificables y mitigar los riesgos de la divulgacin no autorizada de estos datos. Este aspecto debe considerarse como altamente prioritario para la consecucin de un plan de gobierno de datos eficaz.

La importancia de la figura del Data Steward para el gobierno de


los datos
El Data Steward juega un rol muy importante en cualquier iniciativa de gobernanza de
datos. Se trata de una persona que define,
produce o utiliza los datos como parte de su
trabajo, ostentando un nivel de responsabilidad orientado a garantizar la calidad en la
definicin, produccin o uso que se hace de los
datos. Pero,

quin puede, en la prctica,


ser un Data Steward?

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1. La regla nmero uno es que cualquier persona puede jugar este rol.
2. E
 l concepto de Data Steward describe un tipo de relacin con los datos, no es una posicin.
3. N
 o es necesario realizar una contratacin especfica o designar un puesto vacante para
que lo ocupe quien ejerza las funciones de Data Steward.
4. Quien tiene esta responsabilidad no necesita estar en posicin de una titulacin o certificado que lo cualifique como tal.
5. A
 este profesional no debe ser necesario explicarle cmo hacer su trabajo, aunque puede
resultar conveniente especificar las condiciones de reporting y las formalidades asociadas a sus funciones.
6. Puede haber ms de un Data Steward para cada tipo de datos y, de hecho, existen distintas clases de Data Stewards: los operacionales, los de dominio de datos, los encargados
de la coordinacin.
7. El alcance de las funciones adscritas a su rol siempre depender del enfoque de la gobernanza de datos que la organizacin haya tomado.
Entre sus principales responsabilidades se encuentran las siguientes:

Creacin o revisin de las definiciones de datos.


Preservacin de la integridad y la calidad en la definicin de datos.
Produccin, creacin, actualizacin, eliminacin y archivo de los datos que sern gestionados.
Aseguramiento de la integridad y la calidad de los datos creados o actualizados en su propio departamento o el
proceso o procesos que les han sido asignados.

Soporte y transmisin de conocimientos a otros Data Stewards.


Comunicacin de las novedades o actualizaciones aplicadas a los requisitos de negocio.
Puesta en conocimiento de las preocupaciones y problemas relacionados con los datos a quin corresponda gestionar el cambio o influir en la toma de decisiones.

Gobernanza de datos: mejores prcticas


Entre las mejores prcticas de gobernanza de datos, sas
que facilitan la consecucin de objetivos, se encuentran:
A. Medir la calidad de los datos de forma continua.
B. Lograr el equilibrio de gobernanza de datos entre TI y
las funciones de negocio, as como entre unidades de negocio y corporativas.
C. Formalizar una organizacin del gobierno de los datos
en base a la localizacin hbrida de responsabilidades.
D. Organizar la gestin de datos maestros como servicio
compartido operado de manera equiparable a una "fbrica de datos".

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E. Implicar a todos los interesados y fomentar su participacin, al fin y al cabo la gobernanza de datos es una cuestin de cambio.
F. Minimizar la burocracia, es preferible utilizar las estructuras y procesos existentes.
En el polo opuesto, todas las acciones a evitar, las peores prcticas, los errores que pueden echar por tierra cualquier iniciativa de gobernanza de datos:
1. Enfrentar las necesidades de negocio a las de IT: las tareas de gobierno de datos necesitan ser reconocidas como
prioritarias pero, sin el compromiso real de disponibilidad sobre los recursos de negocio la implementacin de
cualquier iniciativa en esta lnea nunca llegar a hacerse efectiva.
2. No actuar en el momento adecuado: es frecuente el llevar a cabo la designacin de roles antes de que las personas realmente entiendan el alcance de la gobernabilidad de datos y las funciones y responsabilidades que se
derivan del compromiso. Organizar prematuramente el marco de gestin es fundamental antes de lanzarse a la
tarea de crear el comit.
3. Ir a por todas, literalmente: ni el objetivo es resolver todos los problemas de la organizacin, ni se debe comenzar
por abordar las cuestiones ms complicadas en referencia a los problemas de datos. En vez de eso es preferible
pensar globalmente y actuar de manera local. Descomponer cada problema de datos en entregas incrementales
y evitar las metas poco realistas y los plazos imposibles.
4. S
 er demasiado extremista, en vez de buscar el equilibrio desde un trmino medio: hay que evitar situaciones
en las que, o bien el programa es demasiado alto nivel y las cuestiones de fondo no se tratan, o se intentan crear
definiciones y reglas para cada campo y asunto. Para crear valor real hay que encontrar el compromiso desde el
balance de iniciativas con posibilidades.
5. Sobrecargar al comit: es cierto que el personal de los distintos departamentos y unidades han de involucrarse en
el proceso de gobernanza, si bien, el tamao del comit se ha de limitar, garantizando que los miembros cuentan
con la autoridad suficiente para tomar decisiones.
6. Fallar en la implementacin: los esfuerzos de la gobernanza de datos no producirn ningn valor para el negocio
si las definiciones de datos, reglas de negocio y KPIs se crean pero no se utilizan en todos los procesos. Retroalimentacin y supervisin no pueden faltar.
7. No ocuparse de la gestin del cambio: esta cuestin, que rara vez se aborda en materia de gobernanza de datos, es esencial para el xito dado el dinamismo del entorno actual, que obliga a las organizaciones a adaptarse
continuamente, partiendo de una configuracin flexible, que ademita y prevea la necesidad de modificacin de
procesos de IT y de negocio.
8. Asumir que la tecnologa por s sola es la respuesta: de hecho, fijar los niveles de expectativas tan elevados como
el rango de precios de la solucin escogida es la principal fuente de frustracin. En vez de este enfoque, conviene
apostar por el fomento de las interacciones internas orientadas en la misma direccin que los esfuerzos de la
gobernanza de datos.
9. No construir procesos sostenibles: la inversin inicial en tiempo, dinero y personas es siempre un requisito insustituible, pero el fallo de muchas organizaciones es no establecer un presupuesto que incluya las necesidades de
diseo o en materia de recursos con miras a sostener el esfuerzo de gobierno de datos en el largo plazo.
10.Ignorar los sistemas paralelos: los sistemas de business intelligence y los registros son una fuente de gran valor
en lo que a datos relevantes se refiere, sin embargo, no son las nicas. A menudo, una porcin significativa de
informacin clave se halla contenida en esos otros sistemas que han quedado a la sombra de estos principales,
ignorarlos es el primer paso hacia el aumento del riesgo.

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