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En ningún caso nos animamos a tomar una decisión, sin contar con información que nos
ayude a decidir qué camino elegir o por cuál alternativa optar dentro de todas las
disponibles. Por ejemplo, usted antes de estudiar su carrera universitaria recaudó distintos
datos, los cuales luego de un proceso de transformación interna transformó en
información. Seguramente para decidir qué carrera quería estudiar se asesoró sobre el
campo de actuación profesional, asignaturas sobre las que tomará conocimientos durante
su cursado, salida laboral, entre otras. Luego, a fin de optar por una institución en la cual
realizar su carrera de grado recabó datos sobre el prestigio de la misma, período y forma
de cursado, duración de la carrera, costo de la misma, por citar sólo algunos ejemplos.
Con estos datos organizados y procesados tomó la decisión de emprender este camino.
A fin de que comprenda correctamente estas definiciones, las veamos con un ejemplo
habitual en nuestras vidas. Si estamos escuchando la radio y nos comunican que la
temperatura esperada es de 15º, estamos recibiendo un dato aislado el cual no es de
utilidad para saber qué ropa debemos escoger si tenemos que salir pero, si la
Volvamos con el ejemplo de su decisión para encarar esta etapa de su vida. Usted
recaudó en forma automática y quizás sin darse cuenta todos los datos pertinentes, los
cuales en forma aislada no son de utilidad, pero luego los seleccionó, clasificó, ordenó y
elaboró información que le fue útil para tomar esta decisión.
Sistematización de la Información
La elaboración de la información se puede realizar cada vez que sea necesario ante una
necesidad particular, pero cuando se deben tomar decisiones en forma rutinaria, como
ocurre en el caso de gestión de organizaciones, hay que establecer un método o
procedimiento para que la información surja sin necesidad de estar pensando su
procesamiento. Imagine que sería imposible tomar decisiones en el actual mundo de los
negocios, cambiante, globalizado, de riesgo (más todavía en nuestro país); si para cada
decisión de gestión en la organización, debemos elaborar desde cero la información, a fin
de contar con más herramientas para establecer qué curso de acción tomar, en el
momento que finalicemos de elaborar la información, la misma ya no será oportuna, por lo
tanto dejará de ser útil. En este caso ya no hablaremos de información, ya que no
cumpliría con los requisitos necesarios.
Esto implica establecer un sistema que nos brinde información permanentemente para
apoyar la toma de decisiones de gestión de las organizaciones.
Subsistema
de
Información
Subsistema Subsistema
de de
Información Información
Subsistema
de
Información
Deténgase un minuto en la lectura y piense qué entiende usted por tomar una decisión.
Adoptar una decisión es escoger una alternativa o un camino de acción entre varias
posibilidades, destinadas a alcanzar un objetivo.
En otras palabras, para que podamos conocer todo lo que pasa en las organizaciones,
inclusive sus resultados, debemos contar con información, a fin de poder elegir con mayor
seguridad el camino de acción frente a diferentes alternativas.
Alternativa 1
Alternativa 2
Debemos tomar
Alternativa 3
una decisión
Datos
Alternativa 4
Datos
Alternativa 5 Datos
Necesidad de Datos
elaborar
Información Datos
Toma
de
Optamos por una
alternativa dentro de Decisión
todas las disponibles
Desde los comienzos de la vida, el hombre necesitó relacionarse con otros para
desarrollar su actividad, automáticamente y por esta necesidad comenzar a formarse las
asociaciones de personas. En ellas, se establecían pautas primarias de convivencia (en
definitiva algo similar a la actualidad); con el tiempo estas asociaciones fueron
adquiriendo formas más estructuradas y complejas. Por lo tanto se comenzaron a
constituir las organizaciones con distintos objetivos. Partiendo de la definición de
Organización, como: “un grupo de individuos, que persiguen objetivos comunes y que
Organizaciones sin fin de lucro: la iglesia, un club deportivo, las universidades, una
biblioteca vecinal, entre otras.
Ahora, piense un minuto en ambos casos ¿Sólo las empresas necesitan obtener
rentabilidad en su actividad?
Definitivamente respondemos que no, ya que si bien las organizaciones sin fines de lucro
no buscan otorgarle a los dueños los niveles de utilidades por los cuales han invertido en
la misma, como es el caso de las empresas, éstas persiguen fines distintos a la obtención
de una utilidad, como puede ser la difusión de valores culturales o deportivos y para
alcanzar estos objetivos, necesitan también administrar correctamente los recursos.
Imagine el caso en el que una organización sin fines de lucro tenga gastos mayores a los
ingresos que obtiene siendo estos últimos a modo de ejemplo donaciones, cuotas de
socios, ingresos por actividad, entre otros; seguramente no podría conseguir el fin para el
cual fue creada y debería cerrar sus puertas. Es decir, si el club deportivo basa sus
ingresos solamente en la cuota mensual de sus asociados y logra reunir $ 50.000 al mes,
pero los gastos por servicios, de mantenimiento del salón social, de las canchas de fútbol,
tenis y rugby y las remuneraciones y cargas sociales de los empleados totalizan $ 80.000.
mensuales, obviamente este club no podrá perdurar en el tiempo, ya que tarde o
temprano no contará con fondos suficientes para pagar los servicios, entonces le cortarán
el agua y la luz, no le podrá pagar a sus empleados, por lo que no podrá contar más con
ellos, etc. Por lo tanto, ahora no nos queda ninguna duda de que las organizaciones sin
fines de lucro, también deben obtener una rentabilidad en su actividad.
Por todo esto, los conceptos que analizaremos desde el punto de vista económico para la
administración de una empresa, son totalmente adaptables y válidos para la conducción
tanto de organizaciones con como sin fin de lucro.
Organizaciones
Contabilidad
Si bien podemos encontrar numerosas definiciones y distintos puntos de vista de una gran
cantidad de estudiosos de la disciplina contable, todos giran sobre los mismos conceptos
básicos y en esta oportunidad nos enfocaremos en un concepto simple de lo que se
entiende por Contabilidad.
Pero cabe aclarar que la Contabilidad no sólo brinda información para la gestión de las
organizaciones, sino que también cumple un rol importante a nivel de control, dado que
permite detectar hechos o actos irregulares contrarios a los intereses de los dueños,
además de darles protección legal, ya que cuando han sido debidamente registrados,
sirven como medio de prueba ante la justicia.
Si bien los medios informáticos han facilitado sus procesos, la contabilidad esencialmente
continúa brindando las mismas prestaciones que al momento de crearse la partida doble.
Pero hoy no debe ser entendida solamente como una herramienta para generar
información estática y referida a un objeto determinado, sino que debe servir para evaluar
y proyectar los distintos escenarios que enfrentan las organizaciones; brinda información
tendiente a demostrar la situación actual de la empresa y también permite analizar su
pasado y proyectar su futuro.
Subsistema
Subsistema
RRHH
Ventas
Subsistema
Contabilidad Subsistema
Subsistema
Distribución
Subsistema
Logística
Operaciones
Los datos que son procesados por el proceso contable deben ser reordenados,
analizados y sintetizados a través de los informes contables. Si analiza el esquema del
presente módulo, podrá observar que los Informes Contables son la salida (el output) del
Proceso Contable.
Estos informes contables se elaboran teniendo en cuenta los destinatarios de los mismos,
éstos pueden ser:
1. De Uso Interno
La información contenida en los Estados Contables debe reunir, para cumplir con su
finalidad y siempre considerados en su conjunto y buscando un equilibrio entre ellos
mediante la aplicación del criterio profesional, los siguientes requisitos:
Confiabilidad (credibilidad): debe ser creíble para los usuarios. Para cumplir con
este requisito tiene que aproximarse a la realidad y ser verificable o sea, ser susceptible
de comprobación por cualquier persona.
Claridad (comprensibilidad): debe ser fácil de comprender por los usuarios, para
esto se debe utilizar un lenguaje claro.
De Uso Informes de
Interno Gestión
Informes
Contables
De Uso Estados
Externo Contables
A continuación, haremos una enumeración de los Estados Contables básicos y una breve
descripción de cada uno de ellos. Luego, en el Módulo II, volveremos sobre este tema,
una vez que reconozcamos conceptualmente los Componentes Patrimoniales y
comprendamos cada uno de ellos para poder comprenderlos mejor de esta forma.
2. Estado de Resultados: informa sobre el resultado del período. Detalla los resultados
ordinarios y extraordinarios. Nos explica las causas que determinaron que arribemos a un
resultado, ya que en la estructura del mismo vamos a poder identificar la Actividad
Principal, la Actividad de Apoyo, la Actividad Financiera y también el resultado originado
por impuesto a la renta. Decimos que es un estado dinámico, ya que él mismo muestra
las causas de los resultados del ejercicio económico completo.
Tenga en cuenta que estas utilidades de los Estados Contables, son solamente algunos
ejemplos, de ningún modo se establece aquí que sean sólo las enumeradas con
anterioridad.
Inversores: actuales y futuros, para conocer los riesgos sobre la inversión a fin de
tomar decisiones sobre las participaciones. Antes de invertir dinero en un negocio,
cualquiera de nosotros busca averiguar qué rentabilidad nos puede otorgar el mismo a
futuro, ya que en definitiva lo que tenemos que hacer es tomar una decisión entre varias
alternativas disponibles (entre varias inversiones que podemos realizar). Tal como hemos
visto en este módulo, cuando debo tomar una decisión, elegir una alternativa, siempre se
debe recoger información que nos ayude. En este caso, esta información serán los
Estados Contables, los cuales nos mostrarán la capacidad de generación de utilidades del
ente, la política de distribución de dividendos, su estructura de financiamiento (si se
encuentra financiada principalmente con fondos propios o de terceros), entre otros
análisis que veremos más adelante en la asignatura al estudiar el análisis de Estados
Contables.
Hasta aquí hemos visto la parte correspondiente al capítulo 1 del programa, si desea
profundizar estos conceptos le sugiero consultar la bibliografía indicada como
complementaria, en sus primeros capítulos o bien cualquier libro de contabilidad básica al
que tenga acceso, ya que en la bibliografía obligatoria no se encuentran analizados los
mismos en profundidad.