Programa de Orden y Aseo 9s

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PROGRAMA DE ORDEN Y Versión: 1

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I. INTRODUCCIÓN
El Programa de orden y aseo de Inversiones Médicas de los Andes SAS está

fundamentado en el desarrollo de una filosofía de calidad, donde mediante el uso
de la metodología de las “9´S” se dirige a la Institución al mejoramiento continuo
(gemba kaizen en Japonés), es una filosofía de origen japonés orientada hacia la
calidad total bajo la orientación de W.E. Deming hace más de 40 años.
Las “9´S” es una metodología desarrollada dentro de una cultura única para
mantener el orden y disciplina en la institución, involucrando y comprometiendo al
personal. Se realiza en vista de la necesidad de corregir fallas presentes en las
actividades realizadas, reducir riesgos, optimizar tiempos y recursos, y mejorar
procesos para hacer del sitio de trabajo un lugar seguro para todos los miembros
que conforman la institución y como resultado se genera un mejor clima laboral.
Para la implementación de las “9´S”, es necesario fomentar el trabajo en equipo,

involucrando a cada colaborador en el proceso de mejora, partiendo del
conocimiento individual de sus puesto de trabajo. La capacitación de la
metodología y el aporte de la misma en las actividades diarias, permitirá que se
fortalezca el compromiso de los trabajadores y de la alta dirección, logrando que la
mejora continua se convierta en un trabajo de todos.
Las 9 “s” se deben a la primera letra de la palabra de origen japonés; las primeras
3 “s”: seiri (clasificación), seiton (organización) y seiso (limpieza) corresponden a
la primera etapa que hace referente a la infraestructura y recursos materiales de la
Clínica. Las siguientes 4 “s”: Seiketsu (bienestar personal), Shitsuke (disciplina),
Shikari (constancia) y Shirsukoku (compromiso) implican el cambio de actitud y
comportamiento de los colaboradores, y finalmente las ultimas 2 “s”: Seishoo
(coordinación) y Seido (estandarización) que son enfocadas en el cambio con la
institución, mediante el uso de las normas y nuevos estándares propuestos con
altos estándares de eficacia y eficiencia, además de permitir que el concepto de
calidad total se mantenga mediante la mejora continua y retroalimentación.
II. ALCANCE / APLICABILIDAD
Este programa incluye las actividades de “Eliminar lo Innecesario, Obtener lo Útil”,

logrando mejorar el ambiente de trabajo, mediante actividades de orden y aseo en las
diferentes áreas administrativas, asistenciales y de apoyo de la Clínica de los Andes.
ELABORÓ: REVISÓ: COMITÉ GAGAS APROBÓ: GIOVANI SALAMANCA.

CARGO: CARGO: CARGO: Gerente
FECHA: mayo de 2017 FECHA: mayo de 2017 FECHA: mayo de 2017
Este documento y su contenido es propiedad de Inversiones Médicas de Los Andes s.a.s., Transversal 11 Nº 30 – 61 M2 Teléfono 7446060 Fax 7442730
clinicadelosandesas@gmail.com se prohíbe su reproducción total o parcial sin autorización escrita, de acuerdo al proceso establecido para el caso.
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III. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Implementar el Programa de orden y aseo en Inversiones Médicas de los Andes
SAS mediante el uso de herramientas que favorezcan la generación de conductas
de autocuidado en los colaboradores de la Clínica que reflejen lugares de trabajo
seguros en óptimas condiciones de orden y aseo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Identificar, evaluar y proponer mejoras en las condiciones de orden, aseo y

seguridad de las diferentes áreas de la Institución.
2. Estimular y comprometer a todo el personal en la observación y
cumplimiento de conceptos básicos sobre seguridad, orden y aseo, en las
diferentes áreas de la entidad a través de su evaluación sistemática.
3. Establecer un método para la evaluación del programa de orden y aseo en
las diferentes áreas de la entidad, que permitan conocer o determinar el
estado de seguridad, orden y limpieza de las mismas.
4. Reducir los índices de incidentes, accidentes y enfermedades asociados a
las condiciones inseguras de puestos de trabajo.
5. Lograr una cultura laboral que incentive el sentido de pertenencia en la
entidad a través del mejoramiento continuo.
6. Crear hábitos de trabajo en los cuales las variables de seguridad, orden y
aseo sean parte integral del desarrollo diario de sus labores.
IV. MARCO NORMATIVO
NORMA LEGAL DESCRIPCION
CODIGO SUSTANTIVO DE TRABAJO MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD. Modificado

por el art. 10, Decreto 13 de 1967. Este artículo
DE 1950 ART: 348 reglamenta que Todo empleador o empresa están
obligados a suministrar y acondicionar locales y
equipos de trabajo que garantice la seguridad y
salud de los trabajadores
LEY 9 DE 1979 “por lo cual se dictan -Protección del Medio Ambiente: uso de aguas,
residuos líquidos, sólidos, disposición de excretas y
medidas sanitarias” emisiones atmosféricas.
-Salud Ocupacional: Establece parámetros en cuanto
a condiciones de las edificaciones destinadas a
lugares de trabajo, condiciones ambientales, agentes
químicos y biológicos, agentes físicos, valores limites
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en lugares de trabajo, seguridad industrial en

máquinas, equipos y herramientas, riesgos
eléctricos, manejo y transporte y almacenamiento de
materiales, elementos de protección personal,
manejo de sustancias peligrosas y plaguicidas.
RESOLUCION 2400 DE 1979 Este reglamento establece las condiciones que
deben cumplir los inmuebles destinados a
establecimientos de trabajo, en cuanto a servicios de
higiene, seguridad, orden y limpieza, evacuación de
residuos, riesgos físicos, químicos y biológicos.
Igualmente establece las condiciones en cuanto a
ropa de trabajo y elementos de protección personal.
RESOLUCION 1076 DE 1989 Esta resolución reglamenta la organización,
funcionamiento y forma de los Programas de Salud
Ocupacional que deben desarrollar los patronos o
empleadores en el país, en donde se incluye las
actividades a realizar en los Subprogramas de
Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y
Seguridad Industrial.
RESOLUCION 18 1294 DE 2008 Este reglamento señala las exigencias y
especificaciones que garantizan la seguridad de las
instalaciones eléctricas, mediante la fijación de
parámetros mínimos de seguridad en éstas.
COMPLEMENTAR NORMATIVIDAD CON RESPECTO A SGSST
V. DEFINICIONES
1. ALMACENAMIENTO: Conjunto de actividades que permiten ubicar y organizar

elementos en un lugar determinado para tal fin.
En la inspección se debe verificar el almacenamiento de los elementos de acuerdo

a su uso:
 Naturaleza física.
 Naturaleza química.
 Volumen.
 Dimensiones.
 Valor.
2. ASEO: Conjunto de actividades que permite mantener las áreas de trabajo

libres de residuos orgánicos e inorgánicos, los cuales pueden afectar la salud y el
bienestar de los trabajadores.
En el momento de la inspección se sugiere verificar las rutinas establecidas en
cada área de trabajo
3. LIMPIEZA: Es el estado de higiene, tanto de los trabajadores como en las

instalaciones locativas, maquinaria, equipos y elementos de trabajo, determinada
mediante la observación.

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4. ORDEN: Se refiere a la correcta disposición y manejo de los elementos

(equipos, materiales y productos) que intervienen en el desarrollo de las
actividades específicas de cada tarea, contribuyendo a una buena organización.
5. PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Llamado también inventario de

condiciones de trabajo o mapa de riesgos. Es un documento que registra la
ubicación, valoración y grado de exposición de los factores de riesgo presentes en
las actividades, al igual que el número de trabajadores expuestos a ese factor de
riesgo. Este documento debe mantenerse actualizado a medida que cambien los
procesos o las condiciones de trabajo o al menos una vez al año.
6. RIESGO: Probabilidad de ocurrencia de un evento adverso, siendo este un

accidente de trabajo o una enfermedad profesional, cuando se presentan ciertas
condiciones de exposición.
7. VISITAS DE INSPECCIÓN:Hace referencia a las visitas en las áreas, con el fin

de verificar las condiciones, las instalaciones locativas, maquinaria, equipos y
elementos de trabajo.
8. SEGURIDAD: Conjunto de actividades destinadas a la previsión, identificación y

control relacionadas con el orden y el aseo, que pueden generar accidentes de
trabajo.
En las inspecciones, se debe determinar el estado, uso, integridad y conservación

de máquinas, equipos, herramientas, elementos de protección personal y espacios
físicos (pasillos, oficinas, escaleras, entre otros) con el fin de minimizar las
consecuencias negativas que estos factores de riesgos puedan generar en la
salud, en la productividad y la calidad.
9. CLASIFICACIÓN: dividir u ordenar por clases o categorías.
10. RESIDUOS: material que queda como inservible después de haber realizado
algún trabajo u operación.
11. RECICLAJE: sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un

proceso que los haganuevamente utilizables
VI. GENERALIDADES DEL PROGRAMA
El programa de Orden y Aseo, es un programa sencillo de gestión, que mediante

la implementación de estrategias como las “9´S”, se garantizan acciones de
mejora continua institucional, se mejoran las condiciones de trabajo, de seguridad,

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el clima laboral, la motivaciòn del personal, y como resultado la calidad,

productividad y competitividad de la institución.
Habitualmente las actividades que tienen que ver con el orden y el aseo son
delegadas exclusivamente al personal del área de servicios generales,
descargando en ellos la responsabilidad demantener las instalaciones en perfecto
estado, no comprometiendo a los demás colaboradores.
En términos generales, se establece que la Institución maneja estándares

adecuados de orden y aseo cuando:
 Permanentemente elimina lo innecesario y clasifica lo útil.

 Adecua espacios para almacenar materiales y poderlos localizar fácilmente.
 Cuenta con sitios o los adecua para hacer una correcta disposición de residuos.
 Hace remoción rápida de derrames y mantenimiento de instalaciones.
 Controla oportunamente escapes, derrames y goteras.
 Hace seguimiento a las condiciones de Orden y Aseo a partir de una lista de
chequeo.
Los beneficios que traen el orden y aseo en la clínica son:
 Se disminuyen los riesgos de accidentalidad y/o presencia de incidentes de

trabajo.
 Se logra el mayor provecho del espacio.
 Se hace buen uso de los recursos disponibles.
 Se genera confianza en los usuarios, proveedores y visitantes.
 Se aumenta nuestro rendimiento en el trabajo puesto que se reduce el tiempo
invertido en labúsqueda de objetos.
 Se mantienen inventarios en el mínimo necesario.
 Se estimulan comportamientos seguros de trabajo.
 Se genera un ambiente de trabajo agradable.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES
Dentro de la organización del Programa, es necesario determinar

responsabilidades, así:
1. Los Directivos.
 Establecer y facilitar a la entidad un programa eficiente de Seguridad,
Orden y aseo a cargo de personal competente.
 Destinar recursos humanos, técnicos, y financieros para el desarrollo del
programa de Orden y aseo.
 Vigilar el cumplimiento del programa.
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2. Comité de orden y aseo: Para la elección del comité se deberán tener en

cuenta los conocimientos básicos en Seguridad y Salud en el trabajo.
Estará integrado por:

 Un miembro del COPASST de la entidad.
 Un representante del Área de Almacén e Inventario con poder de
decisión.
 Un representante del área de mantenimiento.
 Un representante del Área de Gestión Ambiental con poder de decisión.
 Un representante del Área de Seguridad y Salud en el Trabajo con
poder de decisión.
Funciones de los integrantes del comité:

 Asumir la dirección del Programa, formulando los objetivos, metas y
actividades.
 Divulgar el Programa y promover su cumplimiento.
 Mantener constante comunicación con cada uno de los servicios para
verificar el alcance de programa.
 Realizar visitas periódicas e inspecciones a las diferentes áreas de
trabajo para supervisar laimplementación del programa.
 Evaluar y ajustar en forma periódica la gestión del Programa de Orden y
Aseo.
 Ejecutar el presupuesto del Programa de Orden y Aseo de acuerdo a
los lineamientosestablecidos en el cronograma de actividades,
3. Comité Paritario de Salud Ocupacional

 Conocer el Programa de Orden y Aseo para controlar el cumplimiento del
cronograma del mismo.
 Participar en las actividades de promoción, divulgación e información del
programa.
 Participar en la evaluación de las actividades del programa.
 Colaborar en la divulgación del programa y las actividades del mismo para
lograr unaparticipación activa de los trabajadores.
 Hacer inspecciones con lista de chequeo para verificar el cumplimiento del
programa.
4. Jefes de Dependencia
 Asumir la responsabilidad del cumplimiento del Programa en su área.
 Cumplir y hacer cumplir los objetivos establecidos en relación al
Programa de Orden y Aseo.
 Apoyar el desarrollo de las actividades propuestas para el cumplimiento
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del programa.
5. Trabajadores
 Participar activamente de las capacitaciones relacionadas con el programa.
 Cumplir con las recomendaciones e instrucciones que se den para alcanzar
los objetivos delprograma.
 Hacer que su puesto de trabajo cada día esté en mejores condiciones de
orden y aseo.
 Informar cuando sucedan actos que impidan el cumplimiento del
programaal igual de cualquier situación que altere el orden y la limpieza y
pueda causar accidentes.
VII. ESTRATEGIA A SEGUIR
La estrategia de las “9´S”, es una metodología que está evocada a

entender,implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en la institución.
Los resultados obtenidos al aplicarlas se vinculan a una mejora continua de las
condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente. Es una técnica de gestión
basada en nueve principios simples que tienen como objetivo cambiar la manera
de pensar de las personas, orientándolas hacia un mejor comportamiento. No es
sólo un evento ocasional de limpieza, sino una nueva manera de trabajo
encaminada a lograr una productividad efectiva.

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1. ETAPA DEL HACER
La implementación de este programa en la Clínica, se llevará a cabo en todas las Áreas

administrativas, asistenciales y de apoyo, en las siguientes etapas o fases:
ACTIVIDAD
1 Sensibilización
2 Implementación- Clasificación.
3 Implementación- Ordenar y acondicionamiento del área
4 Implementación-Limpiar, eliminar lo innecesario y clasificar lo útil
5 Implementación-Bienestar personal
6 Implementación- Disciplina
7 Implementación- Constancia
8 Implementación- Compromiso
9 Implementación- Coordinación
10 Implementación- Estandarización
11 Auto disciplina - Seguimiento y Control
SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACION
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En la implementación del programa de orden y aseo, es necesario que exista el

compromiso por parte de los directivos y de los colaboradores en general.
Se brindará la capacitación al comité, en donde se le dará a conocer el

cronograma de la implementación de las “9´S” información necesaria para el
desarrollo de la estrategia de orden y aseo a implementar, así como también las
funciones y responsabilidades que deberá ejecutar el comité y el interés de los
directivos por implementar la estrategia, la trascendencia que tiene su
participación para cumplir con este fin, y el compromiso en el desarrollo del
mismo.
De igual forma el Área de Seguridad y Salud en el Trabajo realizará la

sensibilización correspondiente a lo establecido en el programa.
IMPLEMENTACIÓN:
Para la implementación de cada una de las etapas de las “9S”, el comité de orden
y aseo hará un diagnostico a cada proceso y/o dependencia.
Cada S se implementará y se inspeccionará en el término de tres (3) meses

incluyendo entrega de informe, evidencia y los reconocimientos,
Durante la inspección el comité tomará nota para luego reportar lo observado al

Encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo quien trazará las acciones donde
se identifican las condiciones reales y acciones correctivas necesarias.
1. IMPLEMENTACIÓN DE SEIRI (CLASIFICACIÓN) ¨Mantener solo lo

necesario¨
Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se
requieren para realizar nuestra labor, clasificar es separar u ordenar por clases,
tipos, tamaños, categorías o frecuencias de uso.
Los siguientes puntos ayudarán a implementar de manera efectiva esta ¨s¨:

 Separar en el sitio de trabajo las cosas querealmente sirven de las que no
sirven.
 Clasificar lo necesario de lo innecesario para eltrabajo rutinario.
 Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.
 Separar los elementos empleados de acuerdo a sunaturaleza, uso,
seguridad y frecuencia de utilizacióncon el objeto de facilitar la agilidad en
el trabajo.
 Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar
en elmenor tiempo posible.
 Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos de
cómputo ymaquinaria que pueden conducir a posibles averías.
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 Eliminar información innecesaria que nos puede conducir a errores de

interpretacióno de actuación.
1.1 Beneficios de la Clasificación

La aplicación de las acciones de la ¨Clasificación¨ preparan los lugares de trabajo
paraque estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto
del Seiri estárelacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos
innecesarios, el ambientede trabajo es tenso, impide la visión completa de las
áreas de trabajo, dificulta observar elfuncionamiento de los equipos y máquinas,
las salidas de emergencia quedanobstaculizadas haciendo todo esto que el área
de trabajo sea más insegura.
La práctica de la ¨Clasificación¨ además de los beneficios en seguridad, permite:

 Liberar espacio útil en el área de trabajo.
 Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y
otroselementos de trabajo.
 Mejorar el control visual de stocks de repuestos y elementos de producción,
carpetascon información, planos, etc.
 Eliminar las pérdidas de productos o elementos que se deterioran por
permanecer unlargo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para
ellos.
 Se mejora el control visual de los elementos de trabajo.
 Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de
accidentelaboral.
 El personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.
1.2 Estrategias:
1. El primer paso en la implantación del Seiri consiste en la identificación de

los elementos innecesarios en el lugar seleccionado, para la realización de
este paso se da respuesta a las siguientes preguntas:
a. ¿Encuentra cosas desordenadas en el lugar de trabajo?

b. ¿Hay cajas, papeles y otras cosas en forma desordenada?
c. ¿Hay equipos y herramientas colocados sobre el piso?
d. ¿Todas las cosas están colocadas en los lugares designados?
e. ¿Las herramientas y los soportes están adecuadamente colocados y
almacenados?
f. ¿Hay elementos innecesarios o no utilizados sobre el suelo, estantes o
encima de los equipos?
g. ¿Encuentra desechos de papel, objetos o herramientas no utilizadas
durante largo tiempo?
h. ¿Encuentra documentos obsoletos?
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i. ¿Existen equipos en desuso?
Desarrollar las siguientes acciones:

 Observe todas las superficies horizontales (mesas y escritorios).
 Examine el lugar de trabajo.
 Elimine todos los desperdicios.
 Almacene elementos o herramientas de trabajo en el lugar correspondiente.
 ¿Qué elementos van a emplearse hoy?
 Si algo no tiene un plan de uso definido dele de baja, o reasígnele el sitio
correspondiente.
 Si encuentra algo sobre el suelo, determine un lugar y un soporte definido
para ello.
2. Implementa un formato que permita registrar el elemento innecesario, su

ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su
eliminación. Sin embargo, existen algunos casos en el que no se podrá hacer el
retiro de dichos elementos de forma inmediata para lo cual se debe generar un
plan de eliminación gradual con compromisos.
3.Se realizarán acciones necesarias que garanticen la ubicación y reorganización

de elementos en un sitio adecuado, que no perturbe y por el contrario agilice las
actividades del proceso en el puesto de trabajo. Para ello, durante la inspección se
verificará el almacenamiento de los elementos de acuerdo a su uso, naturaleza
física, química, volumen, dimensiones y valor.
4.Los integrantes del comité, será quienesguíen a los demás para la

implementación de la estrategia. Y desarrollará actividades de seguimiento y
control.
2 . SEITON (ORGANIZACIÓN) ¨Mantener todo en orden¨

Ordenar consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como
necesarios demodo que se puedan encontrar con facilidad, ya sea por
características de tamaño, color,funcionamiento, etc.
Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, pero a menudo,
el mássimple lema es: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar.

 Organizar racionalmente el puesto detrabajo (proximidad, objetos pesados
fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
 Definir las reglas de ordenamiento
 Los objetos de uso frecuente deben estarcerca del operario
 Clasificar los objetos por orden deutilización
 Estandarizar los puestos de trabajo
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Guiarse con el Mapa Detallado
2.1 Beneficios de la Organización

 El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad.
 Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones
deriesgo potencial.
 Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para las actividades.
 La presentación y estética del puesto de trabajo se mejora, comunica
orden,responsabilidad y compromiso con el trabajo.
 Se libera espacio.
 El ambiente de trabajo es más agradable.
 Se incrementa la eficiencia.
 Mejora la productividad, reflejada en el cumplimiento de los objetivos y
metas.
1.2 Estrategias:
1. Dar respuesta a las siguientes preguntas:

a. Las herramientas y la papelería usadas frecuentemente están separadas
de las de uso poco frecuente?
b. ¿Están las cajas colocadas adecuadamente?
c. ¿Están los equipos contra incendio – extintores accesibles?
d. ¿Hay ranuras o elementos sobre el piso, que interfieran el trabajo o la
seguridad?
e. Existe desorden al lado de las paredes?
f. Hay elementos no utilizados apilados contra las paredes, las cosas se
dejan sobre el suelo cerca de las paredes?
g. La basura esta contra las paredes?
h. Encuentra herramientas o equipos que no se emplean contra o detrás de
equipos?
i. Existen cajas u otros elementos, que se colocan en las rutas de paso para
almacenamiento temporal durante más de un mes?
Acciones a realizar:
 Observe las superficies verticales.
 Examine las paredes.
 Elimine todos los desperdicios herramientas no esenciales, éstas se deben
guardar y en caso que se encuentren averiadas, solicitar que se den de
baja al Área de Almacén e Inventarios de la Clínica
 Solicite que se pinten las áreas y paredes. Antes, limpie y reconstituya el
orden, realizando el lavado de áreas y paredes.
 Haga saber a los trabajadores que son los responsables de la limpieza de
sus áreas.
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2. Se puede implementar un proceso de demarcación y señalización de los

elementos de uso diario como son el color a utilizar para organizar los
documentos y en áreas de almacén, biomedicina, sistemas, mantenimiento
y cocina por ejemplo se puede hacer uso de la siguiente codificación para
los stand:
3. Tener presente:
 La ubicación de cada una de las carpetas.
 La relación de carpetas que contiene cada librero.
 La ubicación de la maquinaria y equipo en el puesto de trabajo.
 El área temporal para los objetos que están en proceso de baja.
 Revisar los protocolos de acción para cada unos de los objetos
innecesarios
3. SEISO (LIMPIEZA) ¨Mantener todo limpio¨

Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo. En las "9 Claves", este concepto se
refiere aeliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc. de pasillos,
oficinas,almacenes, escritorios, sillas, estantes, ventanas, puertas, equipo,
herramientas y demáselementos del sitio de trabajo; y mantener
permanentemente condiciones adecuadas deaseo e higiene.
3.1 Beneficios de la Limpieza

 Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
 Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
 Se incrementa la vida útil de la maquinaria y equipo al evitar su deterioro
porcontaminación y suciedad.Las averías se pueden identificar más
fácilmente cuando el equipo se encuentra enestado óptimo de limpieza.
 La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del
Equipo.
 Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación
de fugasy escapes.
3.2 Estrategias:
La Limpieza debe implementarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a
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crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones.
Paso 1. Campaña o jornada de limpieza

El Comité de Orden y aseo debe convocar a una reunión a todos los
colaboradores del área donde se detallen las actividades de esta jornada, el
propósito de esta jornada es eliminar los elementos innecesarios y limpiar el
equipo, pasillos, libreros, archiveros, almacenes, maquinaria, etc.
Esta clase de limpieza no se puede considerar una efectiva implementación, ya
que se trata de un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza
permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma
como deben estar los equipos permanentemente. Esta jornada o campaña crea la
motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la limpieza
y progresar a etapas superiores.Posteriormente se deben realizar campañas con
cierta periodicidad, al menos una vez por semestre.
Paso 2. Planificar el mantenimiento de la limpieza.

El Comité de Orden y aseo debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en el
área de trabajo. Debe velar por el cumplimiento en el orden y la limpieza de cada
área de acuerdo a las estrategias de orden y aseo.
Paso 3. Rutina de limpieza.

Para la rutina de Limpieza se dará una primera instrucción a todos los colaboradores de la
clínica, dónde se explicará la forma de utilizar los elementos de limpieza, como también,
la frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor. También incluye sugerencias o
formas de almacenamiento de información de los computadores de la entidad, manejo del
archivo y forma de organización.
Las actividades de limpieza deben incluir la Inspección antes del comienzo del día,
durante el día, y las que se hacen al final del día. Es importante establecer
tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del
trabajo diario.
4. SEIKETSU (BIENESTAR PERSONAL) ¨Cuidar su salud física y mental¨

El bienestar personal es el estado en el que la persona puede desarrollar de
manera fácily cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la “limpieza”
mental y física en cadaempleado, medidas de seguridad e higiene en el trabajo.
Para lograrlo es importante quela persona se encuentre en un estado ördenado¨,
lo que significa que haya una simbiosisentre lo que se hace y cómo se siente la
persona.
Los siguientes puntos ayudarán a implementarde manera efectiva esta ¨s¨:

 Hacer evidentes las consignas: cantidadesmínimas, identificación de las
zonas
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 Favorecer una gestión visual

 Estandarizar los métodos de orden
 Formar al personal en los estándares
4.1 Beneficios del Bienestar Personal

 Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.
 Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar
impecable el sitiode trabajo en forma permanente.
 Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o
riesgoslaborales innecesarios.
 Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la
gestión delpuesto de trabajo.
 Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad.
4.2. Estrategias
Una vez realizada la Clasificación, Organización y Limpieza, podrá experimentar la

diferencia, y los colaboradores del área involucrados estarán gozando de un
ambiente laboral saludable y cómodo, ahora el reto será mantenerlo, por lo que se
hace necesario que se oriente a los equipos de trabajo a identificar y controlar
generadores de contaminación mental.
La siguiente tarea con los colaboradores del área de trabajo es acordar la forma
en que se van a eliminar las incomodidades, la contaminación y los distractores
que les ocasionan molestias y juntos evitar se generen nuevas fuentes que
ocasionan el deterioro del ambiente de trabajo. Las acciones a desarrollar serán:
1. Convocar a una reunión con los colaboradores del área y organizar una lluvia
de ideas considerando lo siguiente:
 Identificar generadores de incomodidades u obstrucciones, contaminantes
(olores, vapores, humores, ruido, basura), suciedad, y de distracciones o
molestias u ofensas al personal. Responda en grupo a la
pregunta ¿Qué o cuál generador afecta el área?
 Localizar generadores, trabajar con el grupo para responder a las
preguntas: ¿Dónde se genera?, ¿Quién (es) lo genera (n)?, ¿Cuándo se
genera?
 Analizar causas raíz para cada generador. Responde en grupo a la
pregunta ¿Por qué sucede esta... incomodidad, obstrucción,
contaminación... etc.?
 Definir una acción inmediata. Defina junto con el grupo al menos
unaactividad que pueda evitar que sigan generándose molestias
(incomodidades,contaminaciones o distractores). Seleccionar a un
responsable y una fechalímite para implantar la acción inmediata.

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5 SHITSUKE (DISCIPLINA) ¨Mantener un comportamiento fiable¨

La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen ya sea a
unacomunidad, a la empresa o a nuestra vida; la disciplina es el orden y control
personal quese logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales,
físicas o morales. Supráctica sostenida desarrolla en la persona disciplinada un
comportamiento confiable.

 Promover el hábito de auto controlar o reflexionar sobre el nivel de
cumplimiento delas normas establecidas.
 Comprender la importancia del respeto por los demás.
 Comprender la importancia del respeto por las políticas.
 Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.
5.1 Beneficios de la Disciplina

 Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de
laInstitución.
 La disciplina es una forma de cambiar hábitos.Se siguen los estándares
establecidos y existe una mayor sensibilización y respetoentre personas.
 Los usuarios se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán
superioresdebido a que se han respetado íntegramente los procedimientos
y políticasestablecidas.
 El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada
día.
5.2. Estrategias
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la Clasificación,

Organización y Limpieza. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y
sólo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear
condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
Para la implementación efectiva de esta ¨s¨ se recomienda la elaboración de

Acuerdos de Limpieza y de Convivencia.
5.2.1. Acuerdos de Limpieza

 Proponer y aprobar los acuerdos de limpieza y su periodicidad en un
reglamento interno.
 Cada integrante del área firma el acuerdo y deberá integrarse en la carpeta
de evidencias de la implementación del Programa 9’s.
 Integrar y dar a conocer a los colaboradores el programa de mantenimiento
preventivo de equipo e instalaciones.
 Informar a cada uno de los colaboradores la ubicación del reglamento y
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programa de mantenimiento preventivo de equipos.
5.2.2 Acuerdos de Convivencia.

El ambiente de trabajo no solo incluye áreas de trabajo limpias y libres de
obstrucciones y contaminación. Parte importante del ambiente es la interacción
entre el personal. Se requiere un acuerdo del grupo. Para la realización de estos
acuerdos considere los siguientes puntos:
1. El Comité de orden y aseo debe convocar a una reunión y organizar una lluvia
de ideas con las siguientes preguntas:
¿Qué reglas se deben cumplir entre todos para hacer el ambiente más
confortable y las relaciones más agradables? construya de 2 a 5 enunciados que
contengan todas las ideas y sean aprobados y comprendidos por todos los
colaboradores del área de trabajo.
¿Qué medidas se deben tomar para limitar la generación de
incomodidades,obstrucciones, contaminantes o distractores para todos? Con las
ideasgeneradas construya de 2 a 5 enunciados que contengan todas las ideas
ysean aprobados y comprendidos por todos los colaboradores del área de trabajo.
2. Firmar, guardar y dar a conocer los acuerdos generados por todos los
colaboradores del área de trabajo.
6 SHIKARI (CONSTANCIA) ¨Preservar en los buenos hábitos¨

Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una línea de
acción(resoluciones y propósitos). Existe una palabra japonesa konyo que en
castellano traducealgo similar a la entereza o el estado de espíritu necesario para
continuar en unadirección hasta lograr las metas.
6.1 Beneficios de la Constancia

 Facilitar las tareas cotidianas
 Transformar en hábitos lo que en principio implica un esfuerzo adicional.
 Permite la permanencia del ambiente generado por los buenos hábitos de
trabajo.
 Mejora el bienestar laboral.
6.2. Estrategias:
Si los pasos se han seguido hasta este punto, seguro ya se estará disfrutando de
un ambiente más confortable, seguro, e incluso más eficiente; sin embargo el reto
es permanecer en ese ambiente, y para ello se requiere constancia en los
acuerdos planteados.
Para dar seguimiento, y mantener el ambiente, es necesario adquirir el hábito de
planear y controlar permanentemente el trabajo, para esto es recomendable que el
comité de orden y aseo de seguimiento a los acuerdos establecidos en las
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reuniones de trabajo.
7 SHITSOKOKU (COMPROMISO) Ïr hasta el final de las tareas¨
Tener la voluntad de cumplir con una palabra dada o empeñada, con una idea,
conalguna tarea, con alguien o con algo.Compromiso es entusiasmo; y éste es el
motor de la vida. Dentro de la metodología de las 9’s, el compromiso se manifiesta
cuando se mantiene una actitud positiva yflexible hacia los cambios, se simpatiza
con ellos y se transmite el empeño firme de hacerbien las cosas. Es una ética que
se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de unaalta moral personal.
7.1 Beneficios del Compromiso

 Proyecta una actitud positiva en los integrantes de las áreas.
 Genera que otros integrantes se adhieran por voluntad propia al proyecto.
 El compromiso es generador de satisfacción personal de cada miembro del
equipopor lograr los objetivos personales.
 Ayuda de manera positiva en el ambiente de trabajo.
7.2 Estrategias:
El compromiso se empieza a observar cuando se establecen los acuerdos y

fechas, sin embargo se comprueba cuando se ejecutan los acuerdos y, para cerrar
este ciclo es conveniente que el comité de orden y aseo registre el grado de
ejecución de las tareas, si se cumplió o no se cumplió con los objetivos
planteados, si está pendiente e incluso anotar sus causas.
Cabe mencionar que el compromiso real es observable, en el entusiasmo evidente

de las personas que participan en el proceso de aplicación de las 9’s, se
manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los cambios,
por lo que es indispensableque se involucren en este proceso todos los niveles
jerárquicos del área de trabajo.
8 SEISHO (COORDINACION) Äctuar como equipo con los compañeros¨

La coordinación significa realizar las cosas de una manera metódica y ordenada,
decomún acuerdo con los demás involucrados en la misma tarea. Es reunir
esfuerzostendientes al logro de un objetivo determinado.
Para el Programa 9’s, la Coordinación se refiere al hecho de que en la mejora del
ambiente de trabajo deben participar todos los colaboradores; al mismo tiempo,
con los mismospropósitos y con el mismo ritmo.
8.1 Beneficios de la Coordinación

 Se reduce el esfuerzo de cada integrante.
 Ayuda a alcanzar los objetivos y metas definidas
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 Se genera un ambiente de armonía entre cada uno de los integrantes de

cada áreade trabajo.
8.2. Estrategias:
La coordinación, el acuerdo y el trabajo conjunto son factores decisivos tanto para

mejorar el ambiente de trabajo, como para lograr la satisfacción de los usuarios,
es importante tomar en cuenta que todas las acciones que se hayan planteado en
los acuerdos, deben ser congruentes al propósito, y es necesario verificar que
todos los esfuerzos de los equipos que formaron para la aplicación de esta
metodología, tengan exactamente el mismo propósito, de tal manera que se hace
necesario, establecer parámetros de las acciones que deberán ejecutarse
normalmente.
9 SEIDO (ESTANDARIZACIÓN) Ünificar el trabajo a través de los estándares¨

Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a través
depolíticas, procedimientos o reglamentos.
9.1 Beneficios de la Estandarización

Garantiza la permanencia de los esfuerzos por mantener el ambiente de
trabajolimpio y ordenado aún cuando se presenten nuevos integrantes al equipo,
porquequeda documentadas las normas y estándares de trabajo.
9.2. Estrategias:
1. Documentación del programa de orden y aseo

2. Se pueden utilizar diferentes medios para dar a conocer y recordar las
recomendaciones de mantener el orden y aseo en cada uno de los puestos de
trabajo.
 Campaña visual: esta se pone en marcha por medio de las carteleras,

también por medio de intranet. La campaña debe ejecutarse
permanentemente y ser actualizada de acuerdo a las observaciones de la
inspección y observaciones de los funcionarios.
 Actividades de capacitación: se hace necesario capacitar constantemente a
todo el personal, para recordar cómo se debe implementar cada una de las
actividades del programa.
 Refuerzo Positivo: es importante tener un espacio que permita destacar las
áreas, los puestos de trabajo o personas que con sus acciones apoyan y
enriquecen el programa con el fin de promover una cultura de orden y aseo.
 Exposición de fotografías; la idea es que se presente una serie de
fotografías de todas las áreas en condiciones óptimas y sean los mismos
funcionarios los que definan cual es el ganador.
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 Entrega de reconocimientos: a las personas cuyas áreas muestren óptimas

condiciones de orden y aseo.
 Posibilidades de Mejora: aquí se hace seguimiento de las observaciones
realizadas en las inspecciones anteriores que no han sido corregidas y las
causas que no han permitido cumplir con las expectativas del programa; es
importante incluir las sugerencias que permitan avanzar en el cumplimiento de
lo establecido, a través de nuevas alternativas.
3.8. AUTOCONTROL Y DISCIPLINA “Observo las reglas establecidas para

tener y mantener el orden”.
Es hacer que se convierta en un hábito, el cumplimiento de todas las

recomendaciones implementadas en orden y aseo para el mantenimiento de las
instalaciones de todas las áreas en óptimas condiciones de limpieza.
Aquí es indispensable la motivación, apoyo y liderazgo por parte de la dirección.

Se requiere que el personal cuente con el tiempo, la capacitación y los elementos
para llevar a cabo cada una de las actividades. El reconocimiento de los logros
motiva al personal a seguir trabajando por mantener su puesto de trabajo en las
mejores condiciones de organización, orden y limpieza.
El Área de Seguridad y salud en el Trabajo, realizará inspecciones de seguimiento

(registro fotográfico y diligenciamiento de formatos) de forma semestral e
identificaran, si se cumple con las actividades contempladas en el Programa de
Orden y aseo.
Las inspecciones a los lugares o puestos de trabajo se coordinarán de manera
interna debido a que las inspecciones deben ser no programadas o de carácter
sorpresivo. Durante la inspección se diligenciarán los formatos de Evaluación del
Programa de Orden y aseo para todos las áreas, donde se identificarán las
condiciones reales y acciones correctivas necesarias. En las inspecciones se debe
observar cada detalle de los lugares de trabajo, registrar todos los aspectos
relevantes y recomendaciones que se propongan ya sea por el responsable de la
inspección o los colaboradores de la Clínica.
En consecuencia, con el programa de orden y aseo, las inspecciones contemplan

los siguientes componentes:
 Almacenamiento
 Limpieza - Aseo
 Seguridad
 Orden

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En caso de no presentarse cumplimiento se procederá a elaborar un informe a

través de formato seguimiento de acciones correctivas en Inspecciones, en el cual
se registrarán las novedades encontradas durante las inspecciones a las áreas
dirigido a los Coordinadores de los servicios, solicitando un plan de mejoramiento
(capacitaciones, talleres, etc.). Si existe cumplimiento, se continúa solo con los
seguimientos para el control en lo implementado.
Preguntas respecto a Autodisciplina.
a. ¿Se desarrolla regularmente el chequeo de los cinco niveles anteriores?

b. ¿El personal hace limpieza sin que se le recuerde?
c. ¿El personal sigue las reglas e instrucciones?
d. ¿El personal usa sus uniformes e implementos de seguridad adecuadamente?
e. ¿El personal se incorpora a tiempo?
Áreas:
 La limpieza es continua y constante de un lugar a otro.
 El área de trabajo está inmaculada, los elementos y herramientas de trabajo
se dejan perfectamente alineadas.
 Los orígenes de toda suciedad en la fuente se han eliminado.
 Todo está situado de forma que se ubique con una ojeada
 Los trabajadores han asumido la filosofía de orden y limpieza.
 La limpieza y organización son un hábito.
 Se realiza la verificación periódica de la implementación de las 9s durante
la realización de las visitas de inspecciones de seguridad, orden y limpieza.
VIII. IMPACTO AMBIENTAL E IMPACTO OCUPACIONAL
El impacto a manejar, con las medidas propuestas son:
IX. MEDICIÓN DE LA GESTIÓN

Con el objeto de medir el nivel de cumplimiento de las acciones sugeridas en las
visitas de inspección y la eficacia de las actividades de intervención, el Área de
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Seguridad y Salud en el Trabajo, elaborará un informe periódico (semestral) en el

cual debe incluir los siguientes aspectos:


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PROGRAMA DE ORDEN Y Versión: 1

El Programa de orden y aseo de Inversiones Médicas de los Andes SAS está

Para la implementación de las “9´S”, es necesario fomentar el trabajo en equipo,

II. ALCANCE / APLICABILIDAD

Este programa incluye las actividades de “Eliminar lo Innecesario, Obtener lo Útil”,

ELABORÓ: REVISÓ: COMITÉ GAGAS APROBÓ: GIOVANI SALAMANCA.

1. Identificar, evaluar y proponer mejoras en las condiciones de orden, aseo y

IV. MARCO NORMATIVO

NORMA LEGAL DESCRIPCION

CODIGO SUSTANTIVO DE TRABAJO MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD. Modificado

en lugares de trabajo, seguridad industrial en

1. ALMACENAMIENTO: Conjunto de actividades que permiten ubicar y organizar

En la inspección se debe verificar el almacenamiento de los elementos de acuerdo

2. ASEO: Conjunto de actividades que permite mantener las áreas de trabajo

3. LIMPIEZA: Es el estado de higiene, tanto de los trabajadores como en las

ELABORÓ: REVISÓ: COMITÉ GAGAS APROBÓ: GIOVANI SALAMANCA.

4. ORDEN: Se refiere a la correcta disposición y manejo de los elementos

5. PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Llamado también inventario de

6. RIESGO: Probabilidad de ocurrencia de un evento adverso, siendo este un

7. VISITAS DE INSPECCIÓN:Hace referencia a las visitas en las áreas, con el fin

8. SEGURIDAD: Conjunto de actividades destinadas a la previsión, identificación y

En las inspecciones, se debe determinar el estado, uso, integridad y conservación

9. CLASIFICACIÓN: dividir u ordenar por clases o categorías.

11. RECICLAJE: sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un

VI. GENERALIDADES DEL PROGRAMA

El programa de Orden y Aseo, es un programa sencillo de gestión, que mediante

ELABORÓ: REVISÓ: COMITÉ GAGAS APROBÓ: GIOVANI SALAMANCA.

el clima laboral, la motivaciòn del personal, y como resultado la calidad,

En términos generales, se establece que la Institución maneja estándares

 Permanentemente elimina lo innecesario y clasifica lo útil.

Los beneficios que traen el orden y aseo en la clínica son:

 Se disminuyen los riesgos de accidentalidad y/o presencia de incidentes de

Dentro de la organización del Programa, es necesario determinar

2. Comité de orden y aseo: Para la elección del comité se deberán tener en

Estará integrado por:

Funciones de los integrantes del comité:

3. Comité Paritario de Salud Ocupacional

VII. ESTRATEGIA A SEGUIR

La estrategia de las “9´S”, es una metodología que está evocada a

ELABORÓ: REVISÓ: COMITÉ GAGAS APROBÓ: GIOVANI SALAMANCA.

1. ETAPA DEL HACER

La implementación de este programa en la Clínica, se llevará a cabo en todas las Áreas

En la implementación del programa de orden y aseo, es necesario que exista el

Se brindará la capacitación al comité, en donde se le dará a conocer el

De igual forma el Área de Seguridad y Salud en el Trabajo realizará la

Cada S se implementará y se inspeccionará en el término de tres (3) meses

Durante la inspección el comité tomará nota para luego reportar lo observado al

1. IMPLEMENTACIÓN DE SEIRI (CLASIFICACIÓN) ¨Mantener solo lo

Los siguientes puntos ayudarán a implementar de manera efectiva esta ¨s¨:

 Eliminar información innecesaria que nos puede conducir a errores de

1.1 Beneficios de la Clasificación

La práctica de la ¨Clasificación¨ además de los beneficios en seguridad, permite:

1. El primer paso en la implantación del Seiri consiste en la identificación de

a. ¿Encuentra cosas desordenadas en el lugar de trabajo?

i. ¿Existen equipos en desuso?

Desarrollar las siguientes acciones:

2. Implementa un formato que permita registrar el elemento innecesario, su

3.Se realizarán acciones necesarias que garanticen la ubicación y reorganización

4.Los integrantes del comité, será quienesguíen a los demás para la

2 . SEITON (ORGANIZACIÓN) ¨Mantener todo en orden¨

Los siguientes puntos ayudarán a implementar de manera efectiva esta ¨s¨:

Guiarse con el Mapa Detallado

2.1 Beneficios de la Organización