INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

Contenido

I. Objetivo

II. Alcance

III. Procedimientos adelantados

IV. Riesgos y Controles

V. Conclusión

VI. Hallazgos, oportunidades de mejora identificadas y observaciones

I. Objetivo

La Auditoría tiene como objetivo evaluar de manera independiente los controles que permiten mitigar,
trasferir y eliminar los riesgos críticos que atentan el desempeño de los objetivos del proceso, atendiendo su
Página 1 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

cadena de valor y bajo los parámetros del Modelo Estándar de Control Interno MECI, para efectos de
establecer oportunidades de mejora que procuren el logro de los objetivos institucionales, y conforme a los
lineamientos establecidos en la Ley 1341 de 2009 “Por medio de la cual se definen los principios y conceptos
sobre la sociedad de la información y organización de las tecnologías de la información y las
comunicaciones”, la Ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, y demás normatividad inherente.

II. Alcance

El alcance de la evaluación a la gestión adelantada, comprenderá el periodo entendido entre enero de 2013 a la
fecha. Es de resaltar que la revisión documental fruto del desarrollo de los procedimientos de auditoria se
realiza bajo muestra aleatoria.

III. Procedimientos Adelantados

La ejecución de la Auditoría estuvo acorde a los procedimientos de auditoria definidos en el programa de

auditoria. Adicionalmente se realizaron las siguientes actividades:

 Reuniones de apertura y cierre.

 Solicitud de información.
 Entrevistas con la responsable del proceso.
 Relevamiento de la documentación del SGI.
 Elaboración del mapa de riesgos del proceso a partir de la auditoria.
 Seguimiento del Mapa de Riesgos institucional del Proceso con corte al 31 de diciembre de 2014.

IV. Riesgos y Controles

Se observó que los riesgos vigentes para el proceso requieren de su actualización, así:

 Riesgo 1: Las causas e impactos definidos para este riesgo no son consecuentes en su totalidad con el
riesgo definido.
 Riesgo 2 y 3: Tienen en común la definición de los mismos parámetros en la identificación y
evaluación de los controles existentes, al igual que las acciones dentro del plan de contingencia.
 Riesgo 4: No es un riesgo para el proceso.

De otra parte, se observó que las acciones definidas para el manejo del riesgo residual y las acciones definidas
de corrección en el plan de contingencia, no controlan ni mitigan los riesgos, ya que describen actividades que
le son propias al desarrollo del proceso.

Por último, se identificaron algunos riesgos de la cadena de valor, los cuales no han sido incorporados en la
matriz. Por lo anterior, se recomienda evaluar la matriz adjunta al informe de auditoría y se determine su
pertinencia y actualización en lo que corresponde a los siguientes riesgos, así:

 Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación institucional.

 Ausencia de divulgación y comunicación de los resultados de la entidad.
 Deficiente acceso a los canales de comunicación de la UPRA por parte de clientes y partes
interesadas.
 Falta de asignación de recursos económicos para el desarrollo del plan de comunicación y divulgación
institucional (Plan de prioridades de la gestión)
Página 2 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

 Carencia de recursos tecnológicos mínimos de soporte a la actividad de comunicación (medios de

ayuda y soporte audiovisual)
 Ausencia de recursos humanos especializados de apoyo a la actividad
 Inadecuada distribución de los boletines de prensa publicados por la entidad. (No brindar a la
comunidad los comunicados de prensa que genera la UPRA

V. Conclusiones

Resultado del ejercicio de la auditoría practicada al Proceso de Gestión de Comunicación y Divulgación y de

conformidad con el Plan Específico de Auditoria y pruebas practicadas, se concluye que el proceso presenta
oportunidades de mejora: ”Incumplimientos Normativos (Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios)”;“Debilidades en los contenidos de la documentación del SGI; Debilidades en el
seguimiento y actualización del mapa de riesgos institucional; Debilidades en la administración y
disposición de evidencias de la gestión adelantada; Ausencia de controles para las solicitudes de
publicación; Debilidades en la administración de los elementos de consumo correspondientes a eventos
técnicos”; Debilidades en la adecuada asignación de emisores para la proyección de comunicaciones
oficiales y memorandos. Y finalmente como observaciones “Inadecuada identificación de metas y actividades
asociadas al Proceso de Gestión de Comunicación y Divulgación y Grado de Implementación de la
Estrategia Gobierno en Línea”. Sin embargo, presenta conformidades frente a la aplicación del procedimiento
de gestión de las comunicaciones, mejora continua en su documentación, coordinación logística y
acompañamiento de eventos institucionales.

Página 3 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

Hallazgos, Oportunidades de Mejora y observaciones

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
(OM) Incumplimientos Normativos (Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios)
1 De acuerdo con la verificación realizada a los 96 ítems (matriz Riesgo: Establecer un plan de trabajo que
de seguimiento proporcionada por la Procuraduría General de la Incumplimiento de las involucre a todos los
Nación) para la Implementación de la Ley 1712 de 2014 “Por disposiciones legales en responsables de procesos de la
medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho materia de transparencia UPRA, con el fin de cerrar las
de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras y acceso a la información brechas identificadas y poder dar
disposiciones” y el Decreto 103 de 2015 “por el cual se pública. cumplimiento a las directrices
reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras emanadas por las leyes en
disposiciones”, se observó que la UPRA al corte de junio de Impacto mención.
2015, ha implementado el 73% de la misma, quedando Mayor
pendiente lo que a continuación se describe. Controlar a intervalos de tiempo
Probabilidad de planificados el avance en su
Sin embargo, es importante precisar, que la Oficina de ocurrencia implementación.
Tecnologías de la Información de la UPRA, es líder del Proceso Probable
de Comunicaciones (herramienta fundamental para publicar la Establecer una política de
información que requiere la ley), pero el conjunto de datos que tratamiento de la información y
se deben publicar son responsabilidad de los diferentes líderes velar porque los encargados del
de procesos de la Entidad. tratamiento den cumplimiento a
las mismas.
 Contratación (Art. 8,9 Decreto 103/15) Datos de
adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos, Revisar con el apoyo del Asesor
licitaciones y demás modalidades de contratación pública. Jurídico de la UPRA las
El sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, disposiciones legales en materia
autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o de protección de datos y dejar
del interventor, que prueben la ejecución del contrato. constancia de las acciones
 Contratación (Art.9,f) L 1712/14, Art. 7 Dec 103/15) Los tomadas frente al tema.
plazos de cumplimiento de los contratos (SECOP).
 Contratación (Art 10 L 1712/14) Tratándose de
contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal,
cada entidad publicará en el medio electrónico institucional
sus contrataciones en curso.
 Componentes del Esquema de Publicación de Información
(Art. 12 L 1712/14, Art.41.42 Dec. 103/15)
 Componentes del Informe de solicitudes de acceso a la
información (Art.11 h) L1712/14, Art. 52.Dec 103/15 Par.
2).
 Componente de los costos de reproducción de información
Pública con su respectiva motivación (Art. 20,21,
Dec.103/15).
 Componentes del Programa de Gestión Documental (Art.15
L 1712/14, Art. 44, 45, 46, 47, 48, 49,50, Decreto 103/15):
Publicar en la sección particular del sitio web oficial
denominada "Transparencia y acceso a Información
Pública" el Programa de Gestión Documental.

Al respecto se aclara que la UPRA a la fecha no cuenta con un

Programa de Gestión Documental, actividad sobre la cual se
encuentra trabajando el Proceso de Gestión Documental y que
ya fue evidenciado en la Auditoria realizada a este proceso en el
mes de Mayo de 2015.

De otra parte, se requiere ajustar y precisar lo siguiente:

Página 4 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
 Estructura Orgánica (Art.9,a) L 1712/14), Ubicación de sus
sedes y áreas: No se tienen registrados datos sobre la sede
Park Way.
 Estructura Orgánica (Art.9,a) L 1712/14) Descripción de
divisiones o departamentos: No se ha incluido la
descripción de la Secretaria General.
 Presupuesto y Plan de Acción (Art.9,b),L 1712/14, Art.74 y
77 L 1474/11) Ejecución presupuestal histórica anual: No se
ha registrado la ejecución presupuestal del segundo
trimestre 2014 y marzo 2015. (Posterior a la revisión
realizada por Control Interno el 30/06/2015 y 01/07/2015 y
producto de revisión del Informe de Auditoria por parte de
los responsables de proceso, se evidenció que se publicó la
ejecución presupuestal con corte a abril de 2015, actividad
que se hizo posterior a la revisión efectuada y por fuera del
corte de revisión que correspondía a 30/06/2015))
 Contratación (Art.9 e L 1712/14, Art. 10) Dec 103/15): La
información de los contratos a 2015 se encuentra
actualizada a enero. Así mismo, el archivo no contiene la
dirección y correo electrónico para los contratistas, como lo
menciona el literal e del artículo 9 de la Ley.

De igual forma, una vez verificado el ámbito de aplicación de

las disposiciones legales de la Ley 1581 de 2012 y demás
decretos reglamentarios en materia de “Protección de datos
Personales”, se evidenció que la Ceom ryr sas aun cuando ya
surtió algunas actividades en la fase del planear y el hacer
dentro de la implementación del SGSI, aún no ha definido
claramente una política de tratamiento de la información como
lo establece el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (Políticas
de tratamiento de la información), considerándose este
instrumento el eje orientador del tema.

El responsable del proceso de Gestión de la Información y el

Conocimiento vía correo electrónico, remitió el 7 de julio de
2015, lo siguiente:

“Durante la fase PLANEAR del SGSI, se realizó el

levantamiento de activos de la información, en la cual se
valoró la confidencialidad, integridad y disponibilidad, para
determinar el análisis de riesgos a los cuales se encuentran
expuestos y de esa manera determinar los controles a
implementar, para mitigar estos riesgos. Actualmente nos
encontramos en la fase de HACER cuyo objetivo es poner en
marcha los controles identificados e implementar las políticas.
· Cada proceso se encarga del manejo y custodia de la
información, ya sea comunicaciones, atención al ciudadano,
talento humano, contratación y demás áreas de la UPRA, y
existe una responsabilidad individual en este sentido. Tenemos
dentro de nuestras actividades, apoyar al nuevo asesor
Jurídico en su acompañamiento a los líderes de proceso, para
estos temas. - Se ha realizado en cumplimiento de la Ley 1712
de transparencia, la publicación de información de contratistas
y funcionarios, única y exclusivamente con la información que
se registra en el SIGEP, y en ningún caso se ha dado a conocer
información sensible como religión, datos médicos, etc. Las
evidencias de implementación del SGSI están junto con el
Página 5 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
proceso contractual con CINTEL para el SGSI y por el lado de
la publicación de datos están en la tabla de seguimiento a la
ley 1712".

Sobre el particular, es necesario que la Entidad garantice la

realización de seguimientos periódicos a los cambios de la
normatividad en cada una de las materias que pueden llegar a
ser aplicables, con el fin de garantizar un adecuado tratamiento
y cumplimiento de las mismas. Lo anterior, con el fin de evitar
posibles sanciones por parte de entes de control.
(OM) Debilidades en los contenidos de la documentación del SGI
2 Una vez efectuado el relevamiento y análisis de los documentos Riesgo: Ajustar la documentación del
contenidos en el SGI y que hacen parte del proceso CDE-PR- Debilidades en la Proceso de acuerdo a las
001 Comunicación y Divulgación Estratégica los días 16 y 17 identificación, observaciones realizadas y a la
de junio de 2015, se observó lo siguiente (ver anexo 1): documentación y evaluación que se realice de las
formalización de las mismas por parte del responsable
 Normograma desactualizado (En referencia al actividades y controles del proceso.
Institucional y al de procedimientos). que componen los
 Falta de precisión en la descripción de las actividades. procedimientos del Actualizar el normograma en
 Deficiencias en la identificación de los controles. proceso. cada uno de los procedimientos,
 Falta de precisión en la segregación de funciones y al igual que el institucional.
responsables que intervienen en las actividades. Impacto
Mayor Previo a formalizar el
Es importante mencionar que una adecuada aplicación del procedimiento se deben efectuar
control de registros y documentos además de fortalecer nuestro Probabilidad de adecuados procesos de revisión y
SGI (Sistema Integrado de Gestión) nos permite fortalecer ocurrencia validación de las actividades,
nuestra cultura de control. Posible controles y responsables que
intervienen en la cadena de valor
Así mismo, es importante mencionar que los procedimientos del proceso.
definidos en la UPRA y demás actos administrativos que
regulen la gestión, deben ser precisos, concisos y determinantes
para que exista claridad en la aplicación de los mismos, por
parte de todos los servidores públicos de la entidad. Esto en
concordancia con lo que define MECI para procedimiento, así:
“conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de
las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un
proceso, controlando las acciones que requiere la operación de
la entidad pública. Establece los métodos para realizar las
tareas, la asignación de responsabilidades y autoridad en la
ejecución de las actividades.

Lo anterior, convierte a los procedimientos en un control de la

entidad encaminado a lograr que las actividades se desarrollen
siguiendo una secuencia lógica y permita que quien los realice
(independiente del responsable actual) pueda llevarlas a cabo
de la misma manera en la que lo efectuaría el responsable del
proceso”.

Al cierre de la Auditoria, la responsable del Proceso tomo las

medidas correctivas inmediatas, lo que resulto en la
actualización de la siguiente documentación:

 Procedimiento CDE-PD-001 Gestión de las

comunicaciones, actualizado el 23/07/2015 a Versión 4.
 Procedimiento CDE-PD-002 Coordinación Logística de
Eventos, actualizado el 16/07/2015 a Versión 3.

Página 6 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
 Se actualizaron los normogramas en cada uno de los
procedimientos arriba mencionados.

Sin embargo, a la fecha está pendiente por actualizar el

Normograma Institucional UPRA Versión 1 del 20/10/2014, en
lo correspondiente al Proceso.
(OM) Debilidades en el seguimiento y actualización del mapa de riesgos institucional
En la revisión efectuada al seguimiento y actualización del Riesgo: Dar cumplimiento estricto al
mapa de riesgo institucional con corte al 31 de Diciembre de Debilidades en la procedimiento COG-PD-001
2014, se evidenció que el proceso no está realizando un identificación, Administración de riesgos en lo
seguimiento oportuno y permanente a los riesgos identificados actualización y monitoreo que corresponde a su actividad
y por ende a los controles y las acciones de manejo de riesgo de los riesgos del No. 15.
residual. proceso.
Revisar los actuales riesgos
Es de aclarar que el Procedimiento COG-PD-001 Impacto definidos por el Proceso y
Administración de Riesgos establece en su actividad No. 15 Mayor actualizarlos para la vigencia
“Realizar semestralmente autoevaluación y seguimiento de la 2015, teniendo en cuenta las
aplicación de los controles y a las acciones de manejo de los Probabilidad de observaciones planteadas y los
riesgos institucionales y enviar a Control Interno… “. Así ocurrencia nuevos riesgos identificados.
mismo, se aclara que la premisa principal en la etapa de Posible
identificación de los riesgos “es tener en cuenta que no todos La administración, análisis y
los riesgos que puedan llegar a existir, se deben plasmar en el valoración debe ser una función
mapa de riesgos, la escogencia o definición de estos riesgos, compartida y debe involucrar al
depende de lo que al interior del proceso se considere qué son dueño del proceso y a sus
los eventos (riesgos) MAS IMPORTANTES que de llegar a intervinientes. Sobre el
presentarse, ocurrir o materializarse, podrían truncar, particular, se recomienda que el
obstaculizar, retrasar o afectar”. ejercicio quede sustentado y
comprenda el análisis tanto de
Es importante precisar que el tema de administración, análisis y riesgos como de controles.
3 valoración del riesgo es una función compartida y transversal en
donde deben participar todos los procesos de manera activa, por Considerar la realización de
ello y como lo menciona el MECI, “los líderes de los procesos ejercicios internos de valoración
deben involucrar a sus equipos de trabajo en el tema de riesgos de riesgos y controles de manera
ya que son ellos quienes aplican los controles y pueden dar trimestral, como lo aconseja el
cuenta de su efectividad”. MECI.

Así mismo, el MECI en su componente de análisis y valoración

de riesgos aconseja que se deberá revisar una revisión
periódica de los controles, buscando realizar una valoración
del riesgos más acertada, por lo tanto recomienda que se
realicen evaluaciones a los mismos según los disponga la
realidad del proceso, pero teniendo en cuenta que como
máximo se debería realizar en forma trimestral.

Al cierre de la Auditoria se evidenció la actualización y

formalización de la matriz de riesgos institucional (15 de julio
de 2015). Sin embargo, la misma no contempla las
recomendaciones efectuadas por Control Interno, dado que a la
fecha no se había formalizado el informe de Auditoría.

(OM )Debilidades en la administración y disposición de evidencias de la gestión adelantada

4 En la revisión efectuada a una muestra aleatoria de 8 Riesgo: La supervisora del contrato
cuentas/informes de ejecución del contrato y por lo Debilidades en la deberá verificar mensualmente
correspondiente a (4) cuatro contratos suscritos para la vigencia administración y que los contratistas almacenen

Página 7 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
2014 (50% del total), se evidenció que los soportes magnéticos disposición de evidencias adecuadamente las evidencias
de gestión disponibles en la carpeta digital para el efecto, en en la gestión adelantada. generadas dentro del periodo de
algunos casos no respaldan el 100% de la información reportada la cuenta de cobro en medio
en el informe – cuenta mensual de cada uno de los contratistas Incumplimiento de las magnético y que queden
(Ver detalle en anexo 2). actividades previstas en disponibles en la unidad
las herramientas de dispuesta para la administración
Al respecto, la responsable del proceso nos informó al final de gestión del Proceso de de las mismas.
la Auditoría lo siguiente: “todas las referencias a notas de TV y Comunicación y
fotografías que aparecen en los periodistas, en el realizador Divulgación. Realizar seguimiento periódico al
audiovisual no se encuentran en las carpetas de la red debido a cumplimiento de las acciones del
los pesos de los videos. Por tal fin, todo se encuentra en el Impacto Plan de Divulgación y
disco asignado para videos e imágenes fuera de U”. Mayor Comunicación, realizando una
adecuada administración de los
De igual forma y de acuerdo a la verificación realizada al Probabilidad de productos y evidencias que se
cumplimiento de cada una de las actividades del Plan de ocurrencia generan a partir del cumplimiento
Divulgación y Comunicación 2014 - 2015, se observó la Posible de las mismas.
ausencia de evidencias y registros de avance para la actividad
"Realización de 5 videos internos para trasmitir conocimiento" Continuar trabajando en la
y por lo correspondiente al reporte del primer trimestre de 2015. ejecución de las actividades
De otra parte no se reportó información de avance sobre la definidas en el plan,
actividad "Producción y emisión de cinco (5) cápsulas garantizando su cumplimiento al
informativas en televisión con cubrimiento nacional". cierre de la vigencia 2015.

Es importante mencionar que todo documento deberá contener Actualizar la resolución No.-170
registros claros y precisos de conformidad con lo que establece del 03 de Julio de 2014 aclarando
la NTCGP-1000:2009 “registros” el cual estipula: “Es un que la información
documento que presenta resultados obtenidos o proporciona correspondiente a notas de TV y
evidencia de actividades ejecutadas”. fotografías, se almacenaran en un
unidad diferente dispuesta para
De igual forma, la gestión adelantada por todo responsable de tal fin.
proceso deberá ser verificable bajo evidencia, ya que esta es la
que permite determinar el cumplimiento de las metas previstas
en los intervalos de tiempo planificados. Es así, como la gestión
no solo se refiere al hacer, sino que se define como “actividades
coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad”.

Lo anteriormente mencionado debe ir de la mano con las

disposiciones de la Resolución 170 del 03 de Julio de 2014
“Por la cual se adoptan medidas en el marco de la Política de
Eficiencia Administrativa – Cero Papel”, Articulo 2 así:

“Articulo Segundo. De conformidad con la orden impartida

por el Director General de la Unidad en el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo del 3 de julio de 2014, se ordena:

a. Los entregables, productos, informes técnicos y/o anexos físicos

deberán ser entregados en formato digital de lo cual se dejara
evidencia en el formato denominado “ENTREGA E INFORMES
Y/O PRODUCTOS DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO” del
procedimiento de contratación estatal de la UPRA.
b. El supervisor designado le asiste la obligación de dejar
constancia en la “CERTIFICACION DE SUPERVISIÓN
TRAMITE DE PAGO” del procedimiento de pago de
obligaciones, del recibido a satisfacción de los entregables,
productos, informes técnicos, y de disponer en el recurso
tecnológico de almacenamiento establecido por la Oficina de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC.

Página 8 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
c. Para el caso de entregables, productos, informes periódicos
parciales o totales y/o anexos digitales se entenderán de acuerdo
con lo establecido en el numeral 7.2.3 del Manual de
Contratación de la Unidad, denominado “Actividades
administrativas de la supervisión y/o interventoría””.
(OM) Ausencia de controles para las solicitudes de publicación.
Una vez efectuado una revisión del 100% de las solicitudes de Definir claramente dentro del
publicación de información y/o acompañamiento (Formato procedimiento y el formato, los
CDE-FT-002, versiones 2 y 3) aplicados para las vigencias niveles jerárquicos - responsables
2014 y 2015, se evidenció que no existe un control adecuado de realizar los requerimientos de
sobre el nivel máximo de autoridad competente en cada solicitud de publicación de
dependencia para realizar la solicitud de publicación de información y/o
información y/o acompañamiento, teniendo en cuenta que se acompañamiento, teniendo en
observaron firmas de Contratistas y Funcionarios de nivel cuenta que se debe salvaguardar
profesional especializado avalando la pertinencia de los la imagen institucional a través
contenidos de la información a publicar en los diferentes de cualquier tipo de información
canales de comunicación de la Entidad. que sea publicada y divulgada
Riesgo:
Deterioro de la imagen por los canales oficiales de la
Para la vigencia 2014, se observaron 91 de 236 solicitudes, Entidad.
institucional asociada a la
firmadas por servidores públicos no responsables de procesos o información y
del nivel directivo. Para la vigencia 2015, se observaron 11 de Una vez definido el control
comunicación
34 solicitudes respectivamente. efectuar procesos de monitoreo y
institucional.
validación del cumplimiento del
Así mismo, se evidenció que el Procedimiento CDE-PD-001 mismo.
Impacto
Versión 3 del 06 de Marzo de 2015, establece como
Mayor
responsables de la actividad “Realizar y presentar solicitud de
publicación de información” solo a los “Líderes de proceso o
Probabilidad de
su delegado en el área técnica”, con lo cual se limitando su ocurrencia
alcance dejando de lado a las demás áreas de apoyo.
Posible
5 Lo anterior, puede generar un riesgo de pérdida de imagen de la
entidad, al no controlarse adecuadamente los avales técnicos y
oficiales pudiéndose llegar a divulgar Información inadecuada,
incompleta, errónea, o de baja calidad.

La adecuada asignación de responsabilidades en los

funcionarios de mayor nivel jerárquico garantizara registros
oportunos, exactos y confiables; de la misma forma aplicar
controles efectivos en los trámites de publicaciones y
solicitudes de información permitirá garantizar la calidad de la
información primaria y secundaria que produce la UPRA.
(OM) Debilidades en la administración de los elementos de consumo correspondientes a eventos técnicos
6 Resultado de la verificación del control “Adecuados procesos Riesgo: Implementar y controlar
de planificación, entrega y disposición/almacenamiento de Uso inadecuado de la permanentemente a través de una
elementos de consumo para los funcionarios de la Upra que imagen institucional por herramienta de gestión los
participan en eventos institucionales”, se evidenciaron parte de los servidores inventarios de consumo y/o
debilidades en la administración de la información y control públicos de la UPRA, a elementos adquiridos para los
respecto a la entrega, distribución y almacenamiento de los nombre propio. eventos técnicos.
elementos/materiales de consumo (gorras, chalecos tipo
periodista, camisetas polo manga corta, camisas clásica, Perdida de elementos de Identificar y aplicar el control
camisas clásica mujer) adquiridos por la UPRA en 2014. consumo que contienen definido para una adecuada
imagen institucional. planeación, entrega, disposición
Es de resaltar que aun cuando la responsable del proceso y almacenamiento, ya que el
implementó como control informal un formato facilitativo Impacto establecido actualmente no
(formato que no hace parte de la documentación del SGI), para Mayor corresponde a una actividad de
la entrega del material a los servidores públicos; estos no control.

Página 9 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
proporcionan información estadística suficiente y clara sobre la Probabilidad de Formalizar en el SIG los
entrega total de las cantidades adquiridas por la Entidad para ocurrencia formatos de control que se
atender estas necesidades y el stock sobrante una vez efectuada Posible incorporen o que se vienen
las entregas. utilizando por el área de
comunicaciones.
Lo anterior, fue evidenciado con los elementos entregados por
el Contratista Ediciones Screen - Contrato No. 117 de 2014 por
valor de $10.573.400 y la cual comprendía: 50 gorras, 50
chalecos tipo periodista, 50 camisetas polo manga corta, 50
camisas clásica, 50 camisas clásica mujer.

Es importante mencionar que todo documento debe contener

registros claros y precisos de conformidad con lo que establece
la NTCGP-1000:2009 “registros” el cual estipula: “Es un
documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades ejecutadas”.
(OM) Debilidades en la adecuada asignación de emisores para la proyección de comunicaciones oficiales y memorandos.
Riesgo: Trabajar articuladamente con el
Se evidenció que la “Matriz de Comunicaciónes de la UPRA
Inadecuada proyección de Proceso de Gestión documental
CDE-FT-004” presenta debilidades al identificar a los
documentos oficiales y/o para definir lineamientos claros
“profesionales especializados” como emisores de
sin el aval del superior sobre las comunicaciones
“comunicaciones oficiales y Memorandos”. Lo anterior, se
jerárquico oficiales internas que producen la
expone teniendo en cuenta que toda organización publica debe
Entidad y en especial las
definir canales adecuados y jerarquizados para emitir
Impacto definidas en el punto del informe.
comunicaciones oficiales y memorandos, o por el contrario toda
Mayor
comunicación ascendente debera estar validada por el nivel
Una vez definido el lineamiento
jerarquico superior a esté (jefe de oficina o dueño de proceso).
Probabilidad de actualizar la matriz de
7 Por lo anterior y teniendo en cuenta que exista la posibilidad de
ocurrencia comunicaciones en lo que
Posible corresponda.
este aval, no se observó una directriz que establezca los
lineamientos a seguir por los profesionales especializados para
Si existe el aval de que los
emitir estas comunicaciones.
profesionales especializados
puedan emitir memorando y
Sobre el particular, es importante cumplir con lo establecido en
comunicaciones oficiales, se debe
el MECI, la cual determina “la entidad debe estructurar
establecer la política y/o directriz
mecanismos para el tratamiento de la informacion y la
para controlar su emisión.
comunicación”.

(O) Grado de Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea

8 El seguimiento a la implementación de la Estrategia de Riesgo Continuar trabajando en la
Gobierno en Línea de la UPRA, se realizó sobre la herramienta Incumplimiento de las implementación de la Estrategia
diseñada por el Ministerio de Tecnologías de la Información de disposiciones legales para de Gobierno en Línea de la mano
acuerdo a la Ley 1341 de 2009. el tema de Gobierno en del Ministerio de Tecnología de
Línea Información.
Sobre el particular, se evidenció que a la fecha aún el Ministerio
de Tecnologías de Información no ha dispuesto una herramienta Impacto Evaluar la aplicabilidad de cada
de seguimiento sobre la implementación de los componentes Moderado uno de los criterios que integra
definidos en el Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014. los componentes que establece el
Probabilidad de Decreto 2573 del 12 de
Los resultados de implementación de la estrategia de Gobierno ocurrencia diciembre de 2014 e iniciar un
en Línea en la UPRA a Junio 30 de 2015, según lo reportado Posible trabajo coordinado desde la
por el responsable del proceso es el siguiente: Oficina TICS.

a. Componente elementos transversales: 92,44%

b. Componente Información en línea: 64.71%

Página 10 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
c. Componente Interacción en línea: 53,71%
d. Componente Transacción en línea: 50%
e. Componente Transformación: 77.43%
f. Componente Democracia en Línea: 43.50%

Es de mencionar que muchos aspectos y criterios evaluados en

la herramienta no aplican para la UPRA.

A continuación se describen las principales observaciones.

1. Componente elementos transversales: Este componente

se subdivide en 10 criterios, sobre los cuales se tomó una
muestra de 6 (60%) criterios verificándose la información
de 9 de sus subcriterios, evidenciándose lo siguiente:

Para el subcriterio "Promoción y divulgación en la entidad", la

UPRA aún se encuentra trabajando en la implementación de los
ítems" g. Optimización de procesos; i. Medios electrónicos en
el procedimiento administrativo; y m. Tecnología verde
(verificando aplicación)".

2. Componente Información en línea: Para el Criterio

"Publicación de información básica": Se verificó en la
página web de la entidad los 56 ítems que contiene la
herramienta de medición, evidenciándose que once (11)
19% de ellos no se encuentran disponibles/publicados,
implementados o no aplican para la UPRA, así:

 Defensa judicial
 Informe de archivo
 Información para niños
 Calendario de actividades
 Documentos y/o memorias justificativas de normas o
políticas promovidas por la entidad
 Implementación de buzones de correo electrónico para la
recepción de notificaciones judiciales.
 Información de programas sociales
 Registro de Publicaciones de la entidad (el registro debe
tener el inventario de publicaciones tanto físicas como
electrónicas)
 Acuerdos de Gestión
 Programa de Gestión Documental – PGD.
 Cuadro de Clasificación Documental - CCD

De otra parte, para el Criterio "Información en audio y/o

video", se evidenció que los contenidos de audio y/o videos
disponibles en el sitio Web de la Entidad, aun no cumplen con
la "Descripción del Contenido" que solicita la estrategia.

3. Componente Interacción en Línea: Este componente se

subdivide en 5 criterios, sobre los cuales se tomó una
muestra de 3 (60%) criterios, verificándose la información
de 9 de sus subcriterios, evidenciándose lo siguiente:

 Soporte en línea: No aplica para la Entidad

 Suscripción a servicios de información al correo
electrónico o RSS: No se ha implementado
Página 11 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
 Suscripción a servicios de información al móvil: No aplica
para la Entidad por el tipo de usuarios.
 Espacio para contacto, peticiones, quejas, reclamos y
denuncias: En este criterio no se tienen implementados los
siguientes temas: Demo o guía de diligenciamiento que
permite la verificación de los errores cometidos en el
proceso de diligenciamiento; Habilitación para el uso por
parte de niños y adolescentes; Uso del lenguaje común de
intercambio de información; Opciones para que el
ciudadano pueda elegir el medio por el cual quiere recibir
la respuesta; Mensaje de confirmación del recibido por
parte de la entidad; y Protección de los datos personales de
los usuarios.

4. Componente de Transacción: Este componente se

subdivide en 4 criterios, sobre los cuales se tomó una
muestra de 2 (50%) criterios verificándose la información
reportada para cada uno de ellos, evidenciándose lo
siguiente:

 Formularios para descarga (formularios con un demo, guía

o ayuda de diligenciamiento y verificación de errores): A
la fecha no se ha implementado
 Información interactiva: Actualmente, se cuenta con el SI
UPRA y el Canal de Atención al Cliente, sin embargo el
requisito “La entidad cuenta con mecanismos electrónicos
que permitan solicitar, procesar y recibir totalmente en
línea las certificaciones y constancias que se expiden y
que no constituyen un trámite” a la fecha no se ha
implementado.

5. Componente de Transformación: Este componente se

subdivide en 5 criterios, sobre los cuales se tomó una
muestra de 3 (60%) criterios verificándose la información
reportada para cada uno de ellos de acuerdo al
cumplimiento de cuatro (4) de sus subcriterios,
evidenciándose lo siguiente:

 Análisis, priorización y optimización de procesos: la

UPRA tiene identificado 7 procesos susceptibles de ser
automatizados, pero a la fecha aún no se han racionalizado.

Según lo informado por la Oficina de TICS en el año 2014,

la UPRA con el acompañamiento del Ministerio de
Tecnologías de Información y Comunicaciones – Min TIC
- y con el acompañamiento del Centro de Investigación de
las Telecomunicaciones – CINTEL -, formuló el Plan de
Optimización y Automatización de procesos.  En el
documento se identificaron  7 procesos susceptibles de ser
automatizados (le informé mal Carolina):
 
 Contratación Estatal
 Correspondencia
 Peticiones, quejas y reclamos o sugerencias
 Análisis de información
 Atención de requerimientos de información
 Seguimiento y evaluación de políticas
Página 12 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
 Formulación de criterios, lineamientos e instrumentos

6. Componente Democracia: Este componente se subdivide

en 6 criterios, sobre los cuales se tomó una muestra de 4
(67%) criterios verificándose la información reportada
para cada uno de ellos de acuerdo al cumplimiento de ocho
(8) subcriterios que a su vez lo componen, evidenciándose
lo siguiente:

 Criterio: Uso de medios electrónicos en el proceso de

consulta de normatividad: No aplica para la UPRA,
teniendo en cuenta que la entidad no genera normativa.
 Criterio: Uso de medios electrónicos en el proceso de
planeación de la entidad: Este criterio no presenta ningún
avance y está pendiente de verificar la pertinencia del
mismo para la UPRA.
 Criterio: Uso de medios electrónicos en el proceso de
rendición de cuentas: Para los ejercicios de rendición de
cuentas de la UPRA se han utilizado Foros Virtuales, redes
sociales y encuestas en la página web.
Por todo lo anterior, es importante adelantar un seguimiento
permanente a los cambios que se generan en las Estrategias que
el Gobierno Nacional determina y que son de cumplimiento
estricto por parte de la Entidad, con el fin de no verse rezagados
en la implementación de los mismos.
(O) Inadecuada identificación de metas y actividades asociadas al Proceso de Gestión de Comunicación y Divulgación
9 En la revisión efectuada a los planes de acción del año 2013, Riesgo: Seguir fortaleciendo los procesos
2014 y 2015, se evidenció que la meta del plan de acción 2013 Inadecuada identificación de planificación del proceso, en
"Diseñar e implementar al 100% un Plan de Comunicaciones de metas asociadas a los concordancia a las necesidades
que facilite el acceso de la ciudadanía a la información general objetivos estratégicos de de la ciudadanía, de las partes
de la Unidad", no fue cumplida, sin embargo para el cuarto la Entidad. interesadas y las de la Entidad.
trimestre de 2013 producto del diagnostico inicial, se Para tal fin es primordial el
implementó un “Plan de Acción de Comunicaciones Impacto identificar sus fuentes y definir
Estratégicas”, el cual estableció tres fases para los periodos Moderado una estructura de información
comprendidos entre septiembre de 2013 y noviembre de 2014. interna y externa adecuada.
Probabilidad de
Con respecto a las actividades identificadas para la meta ocurrencia
prevista en el año 2013, se evidenció que las mismas no Posible
guardaban total concordancia con la meta establecida, asi:
"Realizar eventos de difusión en temas de ordenamiento social
de la propiedad y mercado de tierras" y "Adelantar una
publicación de difusión en temas de ordenamiento social de la
propiedad y mercado de tierras".

Es importante aclarar que para la vigencia 2013, la ceom ryr sas

nombró al Asesor de Comunicaciones el 16 de septiembre de
2013, por esta razón a la fecha aún no se había iniciado el
ejercicio de la formulación del Plan de Comunicaciones, y solo
hasta el cuarto trimestre se inicia con la formulación del mismo;
aclarando que el Plan de Acción Institucional (metas y
acciones) fueron definidas por la adminsitración con antelación
al nombramiento del Asesor.

Cabe resaltar que para los ejercicios 2014 y 2015 se observan

mejoras en los ejercicios de formulación del plan de accion
lograndose una mejor adecuación entre metas y acciones, lo que

Página 13 de 14
 INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

(H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Mejora/ (O) Riesgo, Impacto,

No Recomendación
Observaciones Categoría
denota un mejoramiento continuo en el proceso de planificacion
del area y de la Entidad en general.

Es necesario precisar sobre la importancia de la planificacion

adecuada del eje transversal de informacion y comunicación en
la Entidad, en concordancia a lo establecido en ell MECI así:
“este componente tiene una dimension estrategica fundamental
por cuanto vincula a la Entidad y su entorno y facilita la
ejecución de sus operaciones internas, dandole al usuario una
participacion directa en el logro de los objetivos. Es un factor
determinante, siempre y cuando se invloucre a todos los niveles
y procesos de la organización”.

Archivos ANEXOS auditoria PI-PRC10.doc y encuesta satisfacción del cliente.xls

Aprobado por: Elaborado por: Verificado por:

ELKIN ORLANDO ANGEL MUÑOZ MARTHA ZORNOSA GUERRA CARLOS ANDRÉS ROCA SÁNCHEZ Fecha aprobación
Coordinador GIT de Control Interno Auditor supervisor de control interno (4-03-2019)

Página 14 de 14