CONTROL INVENTARIO DE MATERIALES

Los materiales directos e indirectos, son recursos requeridos para la

producción sobre los cuales se debe ejercer control, en razón a los costos y
riesgos a que están expuestos, tales como: robo; pérdida por evaporación,
vencimiento, avería u otra causa; obsolescencia; entre otros.

La tecnología ha facilitado el cumplimiento de las exigencias del entorno y de

las normas tributarias, con respecto al manejo de inventario de materiales, con
la creación de sistemas de control acordes a los requerimientos de los
usuarios.

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los
sistemas pertinentes para valuar o valorar sus existencias de materiales y
productos terminados o mercancías y así fijar su posible volumen de
producción y ventas

En la asignatura Costos trabajaremos la tarjeta Kardex, de manera manual,

para facilitar la comprensión del funcionamiento de un sistema de inventarios.

La estructura de la tarjeta Kardex la pueden consultar en Internet, aunque la

gran mayoría de ejemplos están relacionados con mercancía o productos
vendidos. En la asignatura Costos nos enfocamos en la compra de materiales
y su traslado o envío al área de producción. Trabajaremos en Excel por
facilidad de los cálculos matemáticos y con la siguiente estructura.

1. TARJETA KARDEX:

n Nombre de la Emnpresa
Còdigo y nombre del Producto:
Cantidad Mìnima: ___ Cantidad Màxima:___

FECHA ENTRADAS SALIDAS SALDO

Año DETALLE
Mes
Costo Costo Costo Costo Costo Costo Total
Cant. Cant. Cant.
Unit. $ Total $ Unit. $ Total $ Unit. $ $
Dìa 1 Inventario inicial 25 95000 2.375.000
Día 2 Traslado a Producciòn 20 95.000 1.900.000 5 95.000 475.000
Día 3 COMPRA 50 100.000 5.000.000 - 55 99.545 5.475.000
Día 7 COMPRA 30 102.500 3.075.000 85 100.588 8.550.000
Día 12 Traslado a Producciòn 38 100.588 3.822.353 47 100.588 4.727.647
Día 18 Traslado a Producciòn 21 100.588 2.112.353 26 100.588 2.615.294
Día 22 COMPRA 15 101.560 1.523.400 41 100.944 4.138.694
Día 28 COMPRA 12 102.000 1.224.000 53 101.183 5.362.694
Día 31 Traslado a Producciòn 25 101.183 2.529.573 28 101.183 2.833.121
TOTALES 107 10.822.400 104 10.364.279

1.1. ESTRUCTURA DEL KARDEX

La parte superior, corresponde al encabezado y puede contener más
información, de acuerdo a requerimientos.

Para cada material se debe utilizar una tarjeta Kardex.

El kárdex está conformado por las siguientes columnas:

FECHA: de la transacción.

DETALLE: De la transacción que se registra. Puede ser: Inventario inicial,

si lo hay. Compra de materiales; traslado o envío de materiales a
producción.

ENTRADAS: En esta columna registramos la compra de materiales en

CANTIDAD COSTO UNITARIO Y COSTO TOTAL

El costo unitario corresponde a aquel por el cual factura el proveedor.

SALIDAS: Se registra la cantidad, costo unitario y costo total de los

materiales que se envían a producción, de conformidad al requerimiento o
solicitud del área de producción.

El costo unitario depende del método de valuación que se utilice y se

analizará más adelante.

SALDO: En esta columna se registra las cantidades que quedan después

de cada transacción, el costo unitario y el costo total de estas unidades, el
cual constituye el inventario final de materiales.

Registro de Devoluciones:

Las devoluciones que hace el área de producción, las llevamos en la misma

columna de las salidas, pero con signo negativo en las cantidades y costo
de materiales.

Si las devoluciones corresponden a compras, es decir se hacen al

proveedor, se registran en la columna COMPRAS, pero con signo negativo.

De esta manera, cada columna registra el valor real tanto de compras como
de costo de materiales.

1.2. REGISTROS EN KÁRDEX

Se inicia con el registro del INVENTARIO INICIAL, si existe, o de lo

contrario no se registra o registra cero (0).
 El inventario inicial se registra UNICAMENTE en la columna SALDO (es
incorrecto registrarlo en la columna entradas, por cuanto altera el valor real
de las compras).

Las ENTRADAS, corresponden a la compra de materiales y se suman con

el saldo inicial o saldo anterior.

Las SALIDAS o consumo de materiales, corresponde a los materiales

enviados a producción. Su costo se resta del saldo anterior.

Al final, se suman o totalizan las columnas, en lo relacionado con

cantidades y costo total.

2. MÈTODOS DE VALORIZACIÒN DE INVENTARIOS

Hacen relación a la forma como se establece el costo de los materiales

utilizados en producción y el inventario que final de los mismos.

Los métodos de valuación de inventarios, además de permitir obtener el

saldo del inventario final de materiales o el de productos terminados,
presentan información sobre compras; materiales trasladados a producción
para ser procesados; costo y cantidad de los productos vendidos.

El inventario final de materiales, hace referencia al saldo de materiales que

queda disponible al finalizar el día o el mes, para iniciar la producción del
día siguiente.

La estructura del kárdex, permite controlar inmediatamente las entradas,

salidas y saldos de los materiales o productos terminados, de acuerdo a los
requerimientos del inventario permanente.

Un alto costo del inventario de materiales o de productos terminados,

merece un análisis para establecer las causas que lo generan, entre las
cuales se puede encontrar: aprovisionamiento, ante posible subida de
precios o escasez del material; materiales obsoletos; disminución en las
ventas o demanda; compras inadecuadas.

El control debe ser permanente, mantenimiento actualizado del inventario.

Estudiaremos dos (2) métodos de valuación o valoración de inventarios:

Promedio Ponderado y PEPS.

2.1 MÈTODO PROMEDIO PONDERADO

Consiste en promediar las unidades del INVENTARIO (saldo inicial o

anterior) con las nuevas unidades compradas. Por consiguiente, el
costo unitario sólo varía cuando se compra a un costo mayor o
menor.
El costo unitario en el promedio ponderado, se obtiene al combinar
unidades a un costo con unidades a costo diferente y dividir el costo total
entre el número total de unidades.

Ejemplo:

Unidades Costo Unitario Costo Total

15 $ 10.000 $ 150.000

25 + 12.000 300.000 +

40 450.000 =

Promedio Ponderado 450.000 / 40 unidades $ 11.250

REGISTRO DE COMPRA en método Promedio Ponderado:

Desarrollamos el siguiente ejemplo para mayor comprensión:

El día 4 el inventario de materiales directos es:

4 unidades Costo unitario $ 15.000 Costo Total $ 60.000

En julio 5 se compra 10 unidades a $ 16.300 cada unidad. Costo Total $

163.000.

REGISTRO EN ENTRADAS REGISTRO EN SALDO

CANT COSTO UNIT. COSTO CANT COSTO UNIT. COSTO

TOTAL TOTAL

4 15.000 60.000

10 16.300 163.000 14 15.928.57 223.000

Explicación Columna Saldo:

Al inventario anterior de 4 unidades, se suman las 10 unidades

compradas = 14

Para costo total, se suma a los $ 60.000 de inventario anterior, el costo

total de la nueva compra $ $ 163.000 = $ 223.000

Costo unitario:
 Se obtiene sumando 60.000 costo total anterior + 163.000 = 223.000

Divide 223.000/14 unidades = $ 15.928.57

Con este costo unitario de $15.928.57 continúa registrando las salidas

de materiales, hasta que haya una nueva compra que lo modifique.

Ejemplo:

El día 6 se traslada a producción 8 unidades.

REGISTRO EN SALIDAS REGISTRO EN SALDO

CANT COSTO UNIT. COSTO CANT COSTO UNIT. COSTO

TOTAL TOTAL

14 15.928.57 223.000,00

8 15.928.57 127.428.56 6 15.928.57 95.571.44

Explicación: En la columna SALIDAS se registra la cantidad de 8

unidades que se envió a producción. El costo unitario corresponde al
obtenido en el ejemplo anterior con la última compra registrada, $
15.928.57. Y el costo total se obtiene al multiplicar 8 unidades por el
costo unitario $ 15.928,57 = $ 127.428.56.

Columna SALDO: Quedan 6 unidades, al restar de las 14 unidades del

saldo anterior, las 8 unidades enviadas a producción.

Para obtener el saldo del Costo total, resta de $ 223.000 inventario

anterior, el costo total de las salidas $ 127.428.56 = $ 95.571.44 que
representa el inventario final.

2.2 MÉTODO PEPS O FIFO

El método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir) FIFO (first input,

first output) por sus siglas en inglés, es un MÈTODO de valuación o
valoración de inventarios donde los primeros materiales que ingresan o
se compran, son los primeros que se envían a producción.

Se utiliza para productos perecederos o con fecha de vencimiento, como

alimentos, medicamentos, entre otros. Deben despacharse los primeros
que se reciben para evitar pérdidas por vencimiento del producto.

Para trabajar este método se tiene en cuenta que las unidades que
ingresan primero son las primeras que deben salir.
En este método, para facilitar el establecimiento del costo unitario y
salida de los materiales, la columna de saldo se diligencia por separado
por cada cantidad que tiene diferente costo. Se recomienda escribir
primero las cantidades más antiguas para facilitar que en el momento de
la salida se tome primero éstas.

A continuación, se resuelve los mismos ejercicios trabajados en el

método Promedio Ponderado.

Ejemplos:

El día 4, el inventario de materiales directos es:

4 unidades Costo unitario $ 15.000 Costo Total $ 60.000

En julio 5 se compra 10 unidades a $ 16.300 cada unidad. Costo Total $

163.000.

REGISTRO EN ENTRADAS REGISTRO EN SALDO

CANT COSTO UNIT. COSTO CANT COSTO UNIT. COSTO

TOTAL TOTAL

4 15.000 60.000

10 16.300 163.000 10 16.300 163.000

14 223.000

Explicación Columna Saldo:

Al inventario anterior 4 se suman las 10 unidades compradas = 14

Para costo total, se suma a los $ 60.000 de inventario anterior, el costo

total de la nueva compra $ $ 163.000 = $ 223.000

El Costo unitario: se presenta por separado para cada lote o cantidad

de unidades compradas a un mismo costo. Para el ejemplo, aparecen 4
unidades a $ 15.000 y 10 unidades de la nueva compra, adquiridas a $
16.300 cada una.

Traslado de Unidades a Producción (SALIDAS) En el Método PEPS, se

retiran primero las unidades compradas primero
Ejemplo:

El día 6 se traslada a producción 8 unidades.

REGISTRO EN SALIDAS REGISTRO EN SALDO

CANT COSTO UNIT. COSTO CANT COSTO UNIT. COSTO

TOTAL TOTAL
Saldo
4 15.000 60.000
Anterior
10 16.300 163.000

4 15.000 60.000 0 15.000 0

4 16.300 65.200 6 16.300 97.800

Explicación: En la columna SALDO se muestra inicialmente, el saldo

del inventario del ejemplo del día anterior, donde se observa que hay
unidades a costos distintos.

COLUMNA SALIDAS: Se registra las unidades enviadas a producción,

que son 8. Pero como hay 4 unidades de costo $ 15.000, son las
primeras que se deben utilizar. Y las otras 4 unidades a retirar, se
toman a costo unitario de $ 16.300.

COLUMNA SALDO Al retirar las primeras 4 unidades, agota el

inventario, el cual queda en cero unidades y cero pesos.

Al retirar las otras 4 unidades (para completar el retiro de 8) queda un

saldo de 6 (10-4) unidades a $ 16.300, con lo cual se obtiene un
inventario final de $ 97.800 (6 * 16.300)

Imagen tomada de
https://es.clipart.me/istock/cartoon-boy-
reading-a-book-114036, para uso
académico, exclusivamente.

RESUME
N

 Los materiales son recursos necesarios en producción, que

generan alto costo y por lo mismo, requieren de control.
  Los métodos de inventario permiten llevar el control de los
materiales.
En la asignatura estudiamos 2 métodos: Promedio Ponderado y PEPS
(primeras en entrar, primeras en salir.

 En ENTRADAS se registra el costo de las compras, SIN incluir el

IVA.

 Las SALIDAS corresponden a los materiales enviados a

Producción. Representan parte del costo de los materiales
utilizados.

 La columna SALDO representa el inventario final.

 Si existe inventario inicial, es el primer registro que se debe

realizar en la columna saldo.

 Las devoluciones en compras, representan un menor valor

acumulado de compras y se registran por el mismo costo al cual
se habían adquirido. Por eso se RESTAN en la misma columna
de ENTRADAS, por cuanto disminuyen el saldo del inventario.

 Las compras aumentan el inventario y las devoluciones lo

disminuyen.

 Las devoluciones de materiales, por parte del área de producción,

disminuyen el costo de los materiales utilizados, por eso se restan
en la columna salidas. Por lo tanto, AUMENTAN el saldo del
inventario Final.

 Al utilizar el método PEPS se genera un menor costo y, por

consiguiente, un mayor valor de la utilidad.

 Los materiales más antiguos son los que se descargan o utilizan

primero. Por consiguiente, en caso de existir inventario inicial,
esas existencias son las que primero salen.

 Si el costo del inventario final de materiales directos aumenta, el

costo de Producción DISMINUYE.