Aspectos Jurídicos en la Digitalización de

Documentos de Archivo.

Quienes ya han recorrido este camino de la preservación digital saben por

experiencia que es tortuoso, y nada fácil. El proceso de digitalización documental
y su preservación para uso posterior es un reto que implica amplios conocimientos
tanto teóricos como metodológicos: decisiones delicadas; fuertes inversiones en
tecnología y en recursos humanos calificados; serias limitaciones legales;
obsolescencia de dispositivos; reconversión de tiempo en tiempo y, por si todo ello
fuera poco, grandes riesgos. Es cierto que la tecnología y sus costos mejoran
cada día, pero en cambio, la cantidad y variedad de materiales que hay que
digitalizar crece en forma exponencial, lo cual desvanece las ventajas así
obtenidas.

Cuando un documento se digitaliza para formar parte de una colección,

obedecemos por lo general a uno de los dos motivos básicos por los cuales
digitalizamos nuestras colecciones: preservar o distribuir el material documental.
Por un lado muchas bibliotecas, archivos, etcétera tienen la misión de preservar
las colecciones documentales para futuras generaciones. El propósito es que el
material trascienda al tiempo y pueda estar al alcance de lectores en años o siglos
futuros. 

Digitalizar un documento no es más que transformar el documento físico a imagen

y esa imagen obviamente está representada en datos es un concepto informático,
un concepto que propiamente es una necesidad de hoy en día de las empresas.
Se viene practicando digitalizaciones de tiempo atrás; la novedad es que con la
reciente reforma al código de conversión se vuelve hasta cierto punto obligatorios
todos los requisitos más no obligatoria la digitalización a seguir para aquellos
comerciantes que quieran realizar estos procedimientos.

Algunos de los beneficios de la digitalización es que ahorras espacio en archivos

porque todas las grandes cantidades de documentos físicos se vuelven archivos
de datos que se guardan en la nube o en cualquier dispositivo de almacenamiento
,también están los beneficios ecológicos porque se puede llegar a reciclar el papel
que estaba parado y que podría ya no servir más que para quedarse en el acervo
cultural de la empresa.

El código de comercio nos da la opción de la destrucción , también existe la opción

que se pueda almacenar , lo importantes es ser cuidadoso en que se destruye .El
proceso para la digitalización nos marca un muestreo seleccionando diferentes
documentos del conjunto con la finalidad de verificar su contenido este proceso es
muy importante porque podemos llegar a destruir documentos históricos, podemos
llegar a infringir aspectos de datos personales .Es importante verificar que se va a
digitalizar si bien es cierto hay volúmenes humanamente imposible de verificar
pero sí por lo menos los clasificamos para saber que tipo de documentos es ,
saber si hace cotejo y otros tienen tanta importancia que pueden ser de vida y su
conservación para efectos de comprobar.

Un prestador de servicio de certificación y esta definido por el artículo 100 del

código de comercio que pueden ser tres tipos de personas, notarios o servidores
públicos, empresas constituidas, personas morales pueden ser sociales civiles y
autoridades gubernamentales. Estas personas van a aseguran la operacion
desde el punto de vista tecnologico dandole cierta validez legal estan sujetos a
prueba

La fe pública es única del estado es decir el estado como no puede ejercerla por sí
mismo, como es un ente moral y un ente jurídico, lo hace a través de personas
pueden ser particulares ,en los caso de notarios corredores, públicos como
agentes aduanales, mediadores privados, entre otros. O bien mediante servidores
públicos en el exclusivo ejercicio de sus funciones . Los prestadores de servicios
certifican pero no dan fe pública ,porque ellos lo que están haciendo es una
certificación específica desde el punto de vista tecnológico.

FACTORES LEGALES DE LA PRESERVACIÓN

Después de haber observado los factores técnicos de la preservación documental

digital es necesario asomarse a los aspectos legales de la misma. Algunas
personas no le conceden a este punto la importancia debida y sin embargo es uno
de los factores que hoy en día inciden más notoriamente en los proyectos
preservación documental.

El problema nace de la facilidad con que en los tiempos actuales se puede

reproducir un documento. En esta era de computadoras, escáneres, impresoras
láser, redes y libros virtuales nada más fácil que sacar una copia de un documento
digital. Una vez que un documento de este tipo ha sido creado electrónicamente,
¿cómo evitar que rápidamente cientos, miles de copias no autorizadas circulen por
la red? En general, a nivel mundial, el libro impreso en papel ha llegado a tal punto
de equilibrio que, aparte las consideraciones de propiedad, salvo libros muy caros
o raros, al público no le es práctico ni rentable, y por tanto no le resulta atractivo,
fotocopiar íntegramente un libro en lugar de adquirir el original, y mucho menos
atractivo resultaría hacer una copia mecanografiada del mismo.

La digitalización impacta en distintas materias como protección de datos

personales, laboral, propiedad intelectual, comercio electrónico, fiscal, entre otras.
Las limitaciones y alcances de la digitalización, además, habrán de conocerse
cuando se conozca la regulación técnica, especificaciones, procedimientos,
metodología y los requisitos que deberán observarse para la conservación de
mensajes de datos y la digitalización de documentos (conforme a los artículos 33,
38, y 49 del Código de Comercio) y que actualmente son objeto de consulta
pública conforme al PROYECTO DE NORMA OFICIAL MEXICANA PROY-NOM-
151-SCFI-2015.

El tema de digitalización y fe pública, no se trata solo de llevar al cabo una

transición de los documentos físicos a una oficina sin papel; puesto que la
investidura del Fedatario servirá para dotar de plena eficacia legal al documento
digitalizado y dotarle de certeza jurídica.