SIIGO WINDOWS

Creación Claves de Usuario

Cartilla
I
Tabla de Contenido

1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
2. Creación Clave de Usuario ………………………………………………………………………………… 4
Presentación

El presente documento ofrece una guía que aclara cada una de las opciones al crear
claves de usuario, esta información no es posible copiarla entre empresas, es necesario
crear cuantos usuarios se requieran en cada una de las empresas creadas.
 CREACION CLAVES DE USUARIO

¿Qué es clave de usuario?

La clave de usuario es la contraseña que se asigna a cada funcionario que va a

trabajar en el sistema a la cual se le autorizan o restringen algunas funciones o
opciones del menú para el manejo del programa

Importante:
La creación o modificación de opciones de las claves de usuario solo
puede ser realizada por una clave de administrador

¿Cuál es la ruta para crear claves de usuario?

La ruta para crear claves de usuario es: Administración – Parámetros – Parámetros

Generales – Registro de Claves - Parámetros

¿Cuáles con los datos que solicita el sistema al momento de

crear claves de usuario?

 Id Usuario: Se registra la Identificación del usuario, que es un nombre corto

con el cual se identifica, tiene una longitud hasta de 8 caracteres.
 Nombre: Sebe digitar el nombre con el que se identificará al usuario al que se
le va a asignar la clave.
 Clave: Digitar la clave que se desea asignar al usuario. La clave puede ser
hasta de cuatro posiciones alfanuméricas.
 Importante:
El sistema valida letras mayúsculas y minúsculas

Una vez registrados los anteriores datos, el sistema solicita los datos periodicidad
cambio de clave

 Fecha Expiración: Fecha en la cual el sistema solicitará cambio de clave. En el

caso en que se requiera dar un tiempo ilimitado de acceso al usuario se registra
la fecha en formato 9999/99/99. El sistema trae en forma automática la fecha
de ingreso al sistema
 Días de Aviso: Lapso de días durante los cuales el sistema avisará a través de
un mensaje el cambio de la clave. Son número de días antes de la fecha de
expiración. El sistema lee la fecha del computador.

Ejemplo

- Fecha de expiración de la clave 2011/12/31

- Fecha de la maquina 2011/12/25
- Al momento de ingresar al sistema genera el siguiente mensaje, es decir
hace la resta en días
 Longitud Mínima: Número de caracteres que tendrán las claves.
 Días de Prolongación: Número de días en los cuales se prolongará la vida de
la clave luego de la fecha de expiración. De igual forma el software valida la
fecha del computador
 Obliga cambio de clave al primer ingreso: Al marcar la opción se obliga al
usuario a cambiar su clave al momento de ingresar por primera vez con esa
clave. En este caso al momento de ingresar el sistema habilita la siguiente
ventana.

Importante:
En la ventana el sistema solicita la clave actual la nueva clave y
confirmación de la nueva clave; este cambio ya será realizado por el
usuario y solo una vez.

El sistema valida letras mayúsculas y minúsculas

A continuación se habilitan los permisos que pueden o no ser asignados a una clave,
para ellos el sistema se divide en dos:

1. OPCIONES GENERALES
2. OPCIONES DE MENU

Las describiremos a continuación:

1. OPCIONES GENERALES

El sistema habilita la siguiente ventana donde se permite o restringen algunos

parámetros:

 Cambia Año: Marcar si desea que el usuario al momento de ingresar al

programa pueda cambiar el año. El sistema lee el año con el que está
trabajando la clave de administrador o el año con el cual la clave de
administrador realizo su último ingreso. Si el usuario ingresa con un año
diferente sin tener el permiso marcado el sistema mostrara la siguiente
pantalla:
 Anula Documentos: Si desea que el usuario anule documentos que ya están
contabilizados marque la opción. Si el usuario ingresa a anular un documento
sin tener el permiso marcado el sistema mostrara la siguiente pantalla:

 Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya están

contabilizados marque la opción. Si el usuario ingresa a anular un documento
sin tener el permiso marcado el sistema mostrara una ventana indicando
OPCION NO AUTORIZADA

Importante:
Se puede solamente autorizar anular documentos y no autorizar
borrarlos; pero no es posible el caso contrario es decir no es posible
autorizar solo borrar documentos

 Cambio Empresa: Esta opción permite al usuario cambiar de una empresa a

otra.
 Bajo Listas: Marque la opción, si desea que el usuario elabore las facturas de
venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catálogo de
productos.

Ejemplo

El tercero tiene marcada la opción de manejar todas las listas de precios, el

producto tiene asignada 12 listas de precio y al momento de elaborar la factura
de venta el sistema muestra la pantalla con los valores de cada lista
Y se asigna un valor inferior al de la lista de precios creadas el sistema genera una
ventana como se ve a continuación

 Valida Mínimo Valor L. Precios: Esta opción va enlazada al campo anterior “Bajo
Lista”, al no marcarlo el sistema permite vender aun por un valor más bajo de las
listas de precios asignada al producto.
 Sobrecupo: Esta opción permite que el usuario contabilice factura de venta por
encima del cupo de crédito asignado al cliente. Si el usuario ingresa a facturar a
un tercero que está en sobrecupo sin tener el permiso marcado el sistema
mostrara la siguiente pantalla:

 Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de

venta marque la opción.
 Saldo Crédito: Si desea que el usuario pueda contabilizar factura de venta sin
tener existencias en el inventario marque la opción. Si el usuario ingresa a
facturar un producto con existencias negativas sin tener el permiso marcado el
sistema mostrara la siguiente pantalla:
 Venta Mora: Si desea que el usuario pueda contabilizar factura de venta a
clientes que se encuentran en mora marque la opción. Si el usuario ingresa a
facturarle a un tercero que está en deuda sin tener el permiso marcado el
sistema mostrara la siguiente pantalla:

 Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opción. Si el

usuario ingresa a borrar una cuenta contable sin tener el permiso habilitado el
sistema mostrara la siguiente pantalla:
 Borra NIT: Para permitir borrar terceros marque la opción
 Borra Productos: Para permitir borrar productos marque la opción
 Borra Activos: Para permitir borrar activos fijos marque la opción

Importante:
SIIGO solo permite borrar parámetros que no han tenido movimiento
o saldo, de lo contrario así el proceso se realice con clave de
administrador no es posible.
En caso de no marcar la opción y querer borrar el parámetro que no
tenga saldo ni movimiento el sistema habilitara la siguiente pantalla

 Girar en Rojo: Marcar para poder girar cheques con el saldo del banco en rojo.
Si el usuario ingresa a elaborar un egreso sin tener el permiso habilitado el
sistema mostrara la siguiente pantalla:
 Lista Anulados: El usuario pueda generar el informe de los comprobantes
anulados marque la opción, adicional se debe inactivar la opción del menú.
 Cambio de Cupos: Marcar para que el usuario cambie los cupos de crédito
asignados a los clientes. Si el usuario ingresa a repasar un tercero sin tener el
permiso seleccionado el sistema no habilita el campo cupo de crédito y continua
con el siguiente campo como se visualiza a continuación:

 Imprime Previos: Marcar si desea que el usuario imprima documentos que ya

han sido guardados. Si el usuario ingresa a realizar una impresión así en el
menú este habilitado el sistema mostrara la siguiente pantalla

 Cambia Atrib. Cta.: Marcar para permitir al usuario poder cambiar las
características de las cuentas. Si el usuario ingresa a cambiar las características
de una cuenta contable sin tener el permiso habilitado el sistema no genera
 ningún mensaje, solo lo devuelve al encabezado de la cuenta y no realiza
ningún cambio.
 Usa Mod. Admón.: Marcar para permitir que el usuario tenga acceso a la
opción que se encuentran en Administración – Procesos – Administración
General – Cambio de Fecha. Si el usuario ingresa a esta opción sin tener el
permiso habilitado el sistema mostrara una pantalla donde indica OPCION NO
AUTORIZADA.
 Verifica actua. Parcial: La actualización parcial sucede cuando se está
guardando algún documento y por algún motivo no se graba correctamente. Al
ingresar nuevamente el programa hace un proceso de recuperación o
actualización de ese documento, el cual permite recuperar los ítems digitados a
través del archivo temporal Z17. Marcar si desea que el usuario pueda
recuperar el tipo y número documento que se estaba actualizando.
Adicionalmente se debe tener presente que el marcar esta opción no tiene
incidencia en el borrado de comprobantes pero si en el manejo de listas de
precio
 Creación NIT: Seleccionar si desea que el usuario cree terceros. Si el usuario
ingresa a crear un tercero sin tener el permiso marcado, así tenga habilitada la
opción en el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:

 Crea Cuentas: Seleccionar si desea que el usuario cree cuentas contables. Si el

usuario ingresa a crear una cuenta sin tener el permiso marcado, así tenga
habilitada la opción en el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:
 Crea Productos: Seleccionar si desea que el usuario cree productos. Si el
usuario ingresa a crear un producto sin tener el permiso marcado, así tenga
habilitada la opción en el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:


 Crea Activos: Seleccionar si desea que el usuario cree activos fijos. Si el
usuario ingresa a crear un activo sin tener el permiso marcado, así tenga
habilitada la opción en el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:
 Consulta Costos: Marcar si requiere que el usuario consulte los costos por el
módulo de Inventarios.

Cuando se selecciona en este parámetro que NO, tiene dos efectos:

a. Cuando se realice por Elaboración de documentos- Registro de compras-

no muestre las casillas correspondientes a Costo Unitario ni Ultimo Valor
de Compras.
b. No permita ingresar a la opción Inventarios- Catálogos- Consulta de
costos

 Cambia Mes: Marcar si desea que el usuario al momento de ingresar al

programa pueda cambiar el mes. El sistema lee el mes con el que está
trabajando la clave de administrador o el mes con el cual la clave de
administrador realizo su último ingreso. Si el usuario ingresa con un mes
diferente sin tener el permiso habilitado el sistema mostrara la siguiente
pantalla:

 Cambia Día: Marcar si desea que el usuario al momento de ingresar al

programa pueda cambiar el día. El sistema lee el día con el que está trabajando
la clave de administrador o el día con el cual la clave de administrador realizo
su último ingreso. Si el usuario ingresa con un día diferente sin tener el permiso
habilitado el sistema mostrara la siguiente pantalla:
  Maneja Distribuido: Se marca la opción si desea que el usuario maneje la
opción de distribuido

Importante:
Esta opción solo se habilita si el usuario adquirió puntos distribuidos,
de esta forma estará marcado el archivo Z2121.GNT (archivo que
guarda los módulos y usuarios adquiridos por el usuario).

 Borra en Bloque: Seleccione la opción si desea que el usuario borre en bloque

comprobantes que han sido previamente grabados. Si el usuario ingresa a
realizar borrado sin tener el permiso marcado, así tenga habilitada la opción en
el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:

 Menú propietario: Marcar si desea que el usuario tenga SIIGO personalizado.

Corresponde a la forma como se puede en SIIGO personalizar el ingreso al
sistema con los módulos que se requieren y las opciones que desea de cada uno
de los módulos

Cuando se marca la opción de Menú propietario el sistema habilita un nuevo recuadro

y en él se debe seleccionar la opción de “Mantenimiento”
Aparece una pantalla donde se parametriza el numero o secuencia de menú propietario
requerido

Al ingresa y muestra la pantalla con todos los módulos del programa, para que se
seleccione únicamente las opciones requeridas
Luego salir del sistema e ingresar con la clave creada y marcada como menú
propietario para que en la presentación solo habilite las opciones seleccionadas

 Mod. Dstos. Producto: Si desea que el usuario modifique el porcentaje de

descuentos por producto en el momento de facturar marque la opción.
 Mod. Datos de NIT: Si desea que el usuario modifique los datos de los
terceros marque la opción. En caso de no seleccionar la opción y el usuario
ingresar a modificar los datos del tercero el sistema le permite digitar el cambio
y al terminar de repasar el NIT el sistema mostrara la siguiente pantalla:

 Control MAX/MIN: Marque la opción si desea que el usuario no venda por

debajo del stock mínimo o compre por encima del stock máximo. Para ello es
necesario que en el catalogo de productos se selección la opción MAX-MIN por
Bodega
Y al momento de elaborar una factura de venta el sistema presentara el mensaje como
se visualiza en la siguiente pantalla:

Y al momento de realizar una factura de compra el sistema presenta el mensaje que se

visualiza en la siguiente pantalla:
 Control solo informativo: Si desea que el usuario solamente controle
máximos y mínimos a nivel informativo es decir que el sistema muestra la
pantalla con el mensaje que por debajo o excediendo el stock definido pero le
permita dar aceptar en la pantalla y continuar. Este campo solo se habilita si se
selecciono el campo anterior Control MAX/MIN
 Control ejecución pres: Si desea que el usuario le controle la ejecución
presupuestal aplica solamente para los usuarios que adquieran el modulo de
Presupuesto
 Cambia Valor Ret.: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la
retención en la fuente en el momento de facturar marque la opción. Si no se
marca la opción el sistema mostrara el porcentaje y valor pero no como campo
modificable como se visualiza a continuación:
 Importante:
Es necesario que en la apertura de cuentas contables, la cuenta de retención
en la fuente 1355150000 este detallada como cuenta de retención y se le
haya asignado un porcentaje, de lo contrario como el sistema no habilita el
campo de porcentaje ni de retención quedara con un valor de retención en la
fuente de cero

 Crea Archivo de Conteo: Si desea que el usuario pueda calcular los saldos del
inventario para efectuar el conteo físico marque la opción. Esta opción aplica
cuando se tiene el modulo de Inventarios. En caso que el usuario ingrese a
realizar el cálculo de saldos, sin tener la opción marcada el sistema generara la
siguiente pantalla:

 Mod. IVA Facturado: Seleccione la casilla si desea que el usuario pueda

modificar el porcentaje y valor de IVA del producto en el momento de elaborar
la factura; para ello en el catalogo de productos se debe asignar el
correspondiente porcentaje de IVA; si no se marca esta casilla al momento de
elaborar la factura los campos de porcentaje y valor de IVA no se habilitaran
para ser editados como se visualiza en la siguiente pantalla:
Esta opción aplica solo cuando se tiene el modulo de Inventarios.
 Mod. IVA En la Devolución: Seleccione la casilla si desea que el usuario
pueda modificar el porcentaje y valor de IVA del producto en el momento de
elaborar la nota de devolución; para ello en el catalogo de productos se debe
asignar el correspondiente porcentaje de IVA; si no se marca esta casilla al
momento de elaborar la devolución los campos de porcentaje y valor de IVA no
se habilitaran para ser editados.
Esta opción aplica solo cuando se tiene el modulo de Inventarios.
 Mod. Precios del Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar los valores
asignados en la lista de precios al momento de elaborar una orden de pedido.
Esta opción aplica solo cuando se tiene el modulo de Pedidos
 Mod. IVA Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y
valor del IVA del producto en el momento de elaborar una orden de pedido.
Esta opción aplica solo cuando se tienen los módulos de Inventarios y Pedidos.
 Consultar flujo de trabajo de otros usuarios: Si desea que el usuario pueda
consultar las tareas o el flujo de trabajo de otro(s) usuario(s) en la opción de
seguimiento de tareas debe marcar esta opción. Para ello es necesario primero
haber parametrizado la opción de Administración de Tareas.
 Accesa al Portal de clientes: Si desea que el usuario ingrese a opciones del
portal de clientes desde la opción de servicio en línea
 Crea o modifica modelos contables: Si desea que el usuario cree o
modifique. En la creación el sistema permite diligenciar todos los campos pero
al momento de grabar el modelo contable el sistema presenta el siguiente
mensaje:

 Modifica Forma de Pago Fra.Vta\REg. Compra: Si desea que el usuario

modifique el código de la forma de pago en la Factura de Venta y Registro de
Compras seleccioné el campo, de lo contrario el sistema siempre traerá el
código de la forma de pago Crédito y no queda como campo editable como se
visualiza en la siguiente pantalla:
 2. OPCIONES DE MENU:

Una vez se han definido las anteriores opciones el programa muestra la siguiente
pantalla:

 A través de esta opción el programa permite asignar a cada los módulos con los
respectivos submenús a los cuales se les va a dar acceso.

a. Para asignar permiso sobre una o algunas opciones de menú, estas se deben

seleccionar y posteriormente dar clic sobre el icono que se encuentra en la

mitad de la pantalla, con esta función el sistema traslada estas opciones a la
parte derecha de la pantalla. Si se desean asignar todas las opciones del menú

y submenús el icono a utilizar es

b. Así como se asignan permisos también pueden ser retirados de la misma forma,

pero en este caso el icono que utilizamos es , para ser eliminados todas las

opciones de menu y submenus el icono a utilizar es

c. Una vez se han asignado todos los permisos se guardan los cambios con la tecla

de función F1 o con el icono

 Si se asignaron permisos sobre el módulo de Documentos, el programa

mostrará la siguiente pantalla para seleccionar los documentos a los que tiene
acceso el usuario, empleando para ello las mismas funciones explicadas
anteriormente.
Una vez terminado este proceso se puede ingresar al sistema con la clave de usuario.
IMPORTANTE:
 Si en las opciones generales se restringió alguna opción al usuario y
posteriormente se asignó en la opción de menú el programa respeta
la restricción asignada en las opciones generales. Ej. Si se restringió
la opción de crear NITS y en la opción de menú se asignó permiso a
la opción de Apertura de terceros, el programa no le permitirá a ese
usuario crear NITS.

 Al momento de realizar la creación o modificación de los permisos

de una clave de usuario, es necesario salir de SIIGO y volver a
ingresar para que el sistema tome los cambios.