Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA)

Formatos Prácticos para el

Plan y Control del Negocio

(Guía para los Empresarios de la PYMI)

Contenido:

4. Veinte y seis (26) Formatos Prácticos para el Plan y Control del Negocio

JUNIO 2004
 Formato 1: Resumen del resultado del estudio del Mercado

[Mercado]
Potencialidad del Necesidades y
Segmento Tamaño del mercado Características del Competidores
Crecimiento del requerimientos de
mercado
mercado los clientes
Segmento 1.
(Ej. Mujeres)

(Ej. Sector Público)

(Ej. Caracas)

Segmento 2.
(Ej. Hombres)

(Ej. Empresas privadas)

(Ej. Aragua)

Puntos principales
- Población de los usuarios - Ciclo de la vida del - Características de - ¿Por qué los clientes - Número de
que observar
potenciales producto los clientes necesitan esos competidores

- Cantidad total de la venta - Diferencia entre la - Tipo del uso de productos? - Ventajas y

del mismo sector demanda actual y la productos - Requerimiento de los desventajas de

(producto) (ej. Desde los potencial - Precio promedio de clientes sobre la competidores

datos de Cámaras de - Macroeconomía venta al mercado calidad, servicio, - Objetivo y estrategia

industria y comercio) (crecimiento económico o - Variación estacional precio, etc. de competidores

depresión) de la demanda - Preferencia

 [Sector (o Cadena)]
(Proveedores) (Posición de mi empresa) (Compradores) (Usuarios Finales)

(Competidores, Nuevos participantes,

Artículos sustituibles)

Formato 3: Tabla de FODA para Considerar la Mejora Administrativa

Análisis Interno por tipos de la función administrativa

Oportunidades Amenazas
Externo

Interno Fortalezas Debilidades

Fortalezas Cuantitativas Fortalezas Cualitativa Debilidades Cuantitativas Debilidades Cualitativas
Gerencia /
Administración
Organizacional
Mercadeo /
Venta

Producción /
Compras

Finanzas /
Contabilidad

Manejo de
Recursos
Humanos

Formato 4: Tabla de FODA para Considerar la Innovación Administrativa

Análisis Interno por tipos del recurso administrativo

Oportunidades Amenazas
Externo

Interno Fortalezas Debilidades

 Fortalezas Cuantitativas Fortalezas Cualitativa Debilidades Cuantitativas Debilidades Cualitativas

Recursos
Financieros

Recursos
Materiales

Recursos
Humanos

Recursos
Informativos
Formato 6: Formato del Plan Básico Integral del Negocio (la Empresa) para la PYMI

Plan de corto plazo (1 año) Plan de mediano plazo ( 5 años) Plan de largo plazo
Lineamiento Indicadores (meta) Lineamiento Indicadores (meta) ( 10 años)

Gerencia /
Administración
organizacional

Mercadeo General

Producto

Precio

Canal

Promoción

/ Ventas
 Producción

Compras

Inversión y Finanzas

Recursos Humanos

Formato 7: Formato de la Estrategia y Plan Básico Integral del Negocio para el Micro-Negocio

[Visión y Estrategia] [Plan Básico Integral del Negocio]

(Objetivo Económico) Plan de corto plazo (1 año) Plan de mediano plazo ( Plan de largo plazo
5 años) ( 10 años)
Gerencia
 (Misión Social) Mercadeo
y Ventas

(Estrategia General)

Producción
y Compras

Inversión,
(KFS=CSF=Factores Claves para Finanzas y
Éxito) Contabilida
d
Recursos
Humanos
 Formato 8: Matriz de Análisis de 4P-3C

Clientes Compañía Competidor

Estrategia de Producto

Estrategia de Precio

Estrategia de Plaza (Canal)

Estrategia de Promoción
Formato 9: Plan Maestro y Plan de Acciones para el Desarrollo

Actividades Necesarios para el Sección Producto Ano: Ano:

Desarrollo encargada (Resultado directo 1 2 3 4 1 2 3 4
esperado)
Ej.) Estudio detallado del mercado Dept. de la Venta Informe

Ej.) Planificación del nuevo producto en el Dept de la Venta y El producto de prueba

área de XXX Sección del Desarrollo

Ej.) Establecimiento del Comité de control Sección de Control de Comité

de Calidad la producción

Ej.) Promoción del establecimiento de Sección de la 4 Círculos de Calidad

Círculos de Calidad Producción
 Formato 10:　Plan de Venta

Año Ej. Año 2005 2006 2007

Mes / Trimestre En Fe Ma Ab My Jn Jl Ag Sp Ot Nv Dc 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Monto Planteado de la Venta

por Producto
(ej) Producto A
(ej) Producto B
(ej) Producto C
(ej) Producto D
Total
2. Monto Planteado de la Venta
por Area
(ej) Clientes en Caracas
(ej) Clientes en Aragua
(ej) Clientes en Miranda
(ej) Clientes en Vargas
(ej) Clientes en Carabobo
(ej) Clientes en los otros Edos.
Total
3. Monto Planteado de la Venta
por Personal
(ej) Dueño
(ej) Empleado Sr.A
(ej) Empleado Sra.B
(ej) Empelado Sr.C
Total
Formato 11:　Plan Básico de Producción

Año Ej. Año 2005 2006

Mes / Trimestre En Fe Ma Ab My Jn Jl Ag Sp Ot Nv Dc 1 2 3 4

(ej) Producto A
(ej) Producto B
(ej) Producto C
(ej) Producto D

Total
 Formato 12:　Tabla de Análisis de PSI

¿Qué es PSI?
P: Production or Purchase (Producción o Compras)
S: Sales (Venta)
I: Inventory (Inventario)

(Ejemplo) Producto A (Unidades)

Año Ej. Año 2005
Mes / Trimestre En Fe Ma Ab My Jn Jl Ag Sp Ot Nv Dc Promedio

Inventario del producto al inicio (a) 100 200 250 250 250 200 200 150 50 50 100 200 167

Producción (b) 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 100

Venta (c) 200 250 300 300 350 300 350 400 300 250 200 400 300

Inventario del producto al fin (a)+(b)-(c) 200 250 250 250 200 200 150 50 50 100 200 100 167

Puntos que chequear

(1) ¿Se podrá mantener el mismo nivel de la producción, para disfrutarse de la eficiencia de la operación (producción)?
(2) ¿Podrá ocurrir la falta del inventario del producto, que generará la pérdida de la oportunidad de la venta?
(3) ¿Se podrá tener el inventario en exceso, que causará el costo alto de almacenamiento?
(4) ¿El nivel de inventario tiene la compatibilidad con la política del inventario? (ej. Inventario = 1 mes de la venta estimada)
 Formato 14: Plan de Agenda de Trabajos al Largo Plazo

(1) Plan Integral de Agenda de trabajos al Largo Plazo: Tipo 1 (unos meses: por producto)
Maquinas JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

1ra. S 2da 3ra 4ta 1ra. S 2da 3ra 4ta 1ra. S 2da 3ra 4ta 1ra. S 2da 3ra 4ta

Producto A (ej)
Diseño

Compras

Procesamiento

Finalización

Ensayo

Producto B (ej)
Diseño

Compras

Procesamiento

Finalización

Ensayo

(2) Plan Integral de la Agenda de trabajos al Largo Plazo: Tipo 2 (unos meses: por departamento)
Maquinas JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

1ra. S 2da 3ra 4ta 1ra. S 2da 3ra 4ta 1ra. S 2da 3ra 4ta 1ra. S 2da 3ra 4ta
Diseño (ej) P-A P-B P-C
 Formato 15: Plan de Agenda de Trabajos al Corto Plazo

(1) Plan de Agenda de trabajos al Corto Plazo (1-4 semanas: por máquina)
Maquinas 1r 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

día

Maquina A

Maquina B

Maquina C

(2) Plan de Agenda de trabajos al Corto Plazo (1-4 semanas: por mano de obra)
Maquinas 1r 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

día

Sr. Juan M

Sr. Jesús M.

Sr. Efrein M.
Nota: En caso de la producción dependiente de la perspectiva, hay muchos casos que los obreros trabajan con las máquinas fijas. Por otra parte, en
la mayoría de los casos de la producción dependiente a las ordenes, es recomendable elaborarse los planes por mano de obra y por maquina
separadamente.
Formato 16. Plan Anual de las Actividades de 5S

Año:

Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre

Desechar
(Seiri)

Ordenar
(Seiton)

Limpiar
(Seisou)

Sanidad
(Seiketsu)
 Disciplina
(Shitsuke)

Formato 18: Presupuesto del Flujo de Caja

Presupuesto del Flujo de Caja Año:

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Balance del efectivo al Inicio (1)
Ingreso Venta

Total (2)
Egreso Materias
Salario
Alquiler
Pago de la deuda
 Total (3)
Balance del efectivo al final
= (1) + (2) – (3)
Formato 19: Plan de Inversión para el Proyecto

Plan de Inversión

t0 t1 t2 t3 t4 t5
Año
Salidas de Tierra
Flujo de Edificio
Efectivo Maquinaria

Total (1)
Salidas de Utilidad operativa (1 – taza del impuesto)
Flujo de Depreciación
Efectivo
Total (2)
FE (Flujo de Efectivo) Neto: (2) – (1)
FE descuento
Valor Presente Neto (VPN) para este proyecto

Nota: Costo del Fondo = %

Formato 20: Plan Integral de Finanzas

Año: Año: Año:

1T 2T 3T 4T 1T 2T 1T ….

Flujo de Caja
Operativo (1)

Flujo de Caja de la
inversión (2)

(1) + (2)
Plan del
Financiamiento y el
flujo de caja
financiera
Formato 22. Plan de contramedidas de Riesgos
Año:

Causa Impacto Contramedidas Punto de Contramedidas

Riesgo Probable Posible preventivas Decisión correctivas
Venta

Producción

Finanzas

Otros
Formato 23: Formato para revisar y monitorear el negocio

Cf. Balance Scorecard

Plan Inicial Primer Semestre (o Trimestre) Segundo Semestre (o Trimestre)
Puntos que revisar Metas Resultado Comparación Modificación Resultado Comparación Modificación
(Indicadores) planteadas
Punto de vista
de Finanzas

Punto de vista
de Clientes

Punto de vista
de los
Procesos del
negocio

Punto de vista
 del Estudio
Organizacional
Formato 24: Hojas para el Control de la Producción

Hoja de la Obra Hoja de la salida del almacén Hoja del transporte interno

Fecha: No. Fecha: No. Fecha: No.

Firma 1 Firma 1 Firma 1
Firma 2 Firma 2 Firma 2
Firma 3 Firma 3 Firma 3
Nombre del obrero encargado: No. del producto: No. del producto:

No. del producto: No. del dibujo: No. del dibujo:

No. del dibujo: Nombre del producto final: Nombre del producto final:

Nombre del producto final: Nombre de la parte: Nombre de la parte:

Nombre de la parte: Materia: Número de las

Materia: Medida registrada: transportadas
Proceso: Medida Real: Sección (Proceso)
Número que producir: Fecha de Salida: proveedora
Maquina que usar:
Sección (Proceso)
Sección receptora:
Fecha límite de la producción: receptora
Tiempo Estándar de la obra

Hora Hora Horas Número de las Salidas: Otros

finalizado iniciado gastadas

Otros
Formato 25: Informe Diario de cada Obrero

Informe Diario del Trabajo

Fecha: Firma del Jefe de la Sección Firma del Supervisor
Nombre:

Código Nombre del Producto Horas del Horas del trabajo no productivos Horas Situación actual sobre el
del trabajo Preparación Reunión Limpieza Otros Totales del Avance de la Producción
Trabajo productivo Trabajo