Alcaldia de Giron Manual de Procesos y P

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE LAS TIC

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROCESO: ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CODIGO DEL PROCESO: TIC-01-ADS
LIDER DEL PROCESO: INGENIERO INFORMÁTICO
BASE LEGAL:
OBJETIVO DEL PROCESO: MEJORAR EL NIVEL DE OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS REALIZADOS POR LAS DEPENDENCIAS DE LA
ALCALDÍA DE GIRÓN, MEDIANTE EL DESARROLLO Y PROVISIÓN DE HERRAMIENTAS SOFTWARE QUE MEJOREN LA CALIDAD EN EL
CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD PARA CON EL ESTADO Y LOS CIUDADANOS.
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
SECRETARIA TIC
Identificar la necesidad que se busca cubrir con el desarrollo del nuevo sistema de
1. (Profesional Contratado)
información.
(Todas las dependencias)
SECRETARIA TIC
Recolectar los requerimientos de las dependencias interesadas en la solución de la
necesidad planteada.
Establecer condiciones sobre las que se regirá el proceso de desarrollo, como
SECRETARIA TIC
3. características del sistema a desarrollar, cronogramas, reuniones para revisión de
(Profesional Contratado)
avance, fechas de entrega, capacitaciones.
Definir las herramientas de desarrollo a utilizar (Plataforma de aplicación,
SECRETARIA TIC
4. Lenguaje(s) de programación, Base de datos, Capacidad de Hardware) y las
versiones idóneas para cumplir con los objetivos establecidos de forma óptima.
Reportar de manera oportuna incidentes o alguna situación que pueda afectar el SECRETARIA TIC
5.
correcto cumplimiento de las metas establecidas, para acto seguido aplicar las (Profesional Contratado)
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http://www.giron-santander.gov.co
PBX 646 30 30, Dirección: Carrera 25 Nª 30 32 Parque Principal Girón - Centro
Horario de atención: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 02:00 p.m. - 06:00 p.m
correcciones pertinentes y minimizar el efecto de dicho incidente sobre el proyecto
en curso.
SECRETARIA TIC
6. Desarrollar el sistema de información de acuerdo a los cronogramas propuestos.
SECRETARIA TIC
Proceder, a satisfacción de las partes interesadas, con la entrega en
funcionamiento del sistema desarrollado.
SECRETARIA TIC
8. Presentar el nuevo sistema y capacitar a los usuarios finales para su correcto uso. (Profesional Contratado)
SECRETARIA TIC
Ofrecer soporte ante las inquietudes e incidentes que los usuarios finales presenten
durante el uso del nuevo sistema de información.
DEPENDENCIA: SECRETARIA TIC

NOMBRE DEL PROCESO: PROGRAMAS A LA COMUNIDAD
CODIGO DEL PROCESO: TIC-02-PAC
LIDER DEL PROCESO: SECRETARIO TIC
BASE LEGAL:
SUBPROCESO 1: PUNTO VIVE DIGITAL DEPENDENCIA
N°
LIDER DEL PROCESO: INGENIERO DE SISTEMAS O ÁREAS AFINES. (Responsable)
Secretaria de las TIC
1. Abrir el PVD según los horarios establecidos para el funcionamiento del mismo.
(Profesional contratado)
2. Revisar inventario de los equipos existentes en el PVD y control de pólizas de amparo.
Organizar el calendario de actividades del PVD con sus respectivos horarios, con el fin de
3. tener claridad de la disponibilidad de las salas de cómputo. Este calendario se proyecta
mensualmente.
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Gestionar cursos y capacitaciones brindados por instituciones de educación superior;
• Establecer contacto con SENA y/o entidad de educación superior que desea
ofertar el curso.
• Verificar disponibilidad de horarios de las salas de cómputo.
• Asignar horarios para el curso que se desea dictar.
• Hacer divulgación del curso que se está ofertando por medio de los distintos
4. medios de comunicación que usa la alcaldía municipal. Paralelo a ello se
establece contacto con personas que estén inscritas en la base de datos del PVD
o que se hayan registrado para tener información sobre apertura de cursos.
• Inscribir personas que desean participar en los cursos ofertados.
• Iniciar cursos ofertados por las instituciones de educación superior.
• Llevar control y seguimiento a los cursos por medio de hojas de asistencia u otros
métodos.
Agendar el préstamo de las salas en horarios disponibles para capacitaciones dictadas por
la alcaldía, o personas ajenas a la institución;
• Recibir cartas de solicitud de préstamo de salas de PVD.
5. • Verificar disponibilidad de las salas del PVD para el préstamo de las mismas.
• Asignar horario para el préstamo de la sala para el curso o actividad deseada.
• Recolectar evidencias sobre el uso de la sala para presentación de informe de
actividades.
Prestar equipos de cómputo de la sala de informática a la población en general;
• Registrar al usuario que desea usar los equipos, se toman sus datos personales.
6. • Permitir ingreso del usuario a la sala de informática.
• Verificar en el momento de salida del usuario que no tome ningún elemento
perteneciente al inventario del P.V.D.
Proyectar películas suministradas por MinTIC y la Gobernación de Santander;
• Recibir película que suministra el MinTIC y/o la Gobernación de Santander. La Secretaria de las TIC
7.
publicidad o divulgación del evento es realizada por parte de estos dos entes, la (Profesional contratado)
proyección de la película se realiza un (1) sábado al mes.
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• Firmar carta de compromiso de no divulgación de la película.
• Tomar lista de asistencia a los participantes del evento.
• Captura de fotos y de más evidencias sobre la realización del evento.
Atender a los entes de control en sus visitas periódicas.
• Contestar llamada de los entes de control para acordar fecha y hora de la visita.
Durante la visita se debe estar prestos a las observaciones que ellos puedan tener.
8. • Coordinar con los entes de control las fechas de mantenimiento preventivo a los
equipos de cómputo del PVD como también a la sala en general.
• Tomar evidencias por medio de actas y registros fotográficos para llevar control
de los procedimientos.
SUBPROCESO 2: CINE PARA TODOS
LIDER DEL PROCESO: TÉCNICO/TECNÓLOGO EN SISTEMAS O ÁREAS AFINES.
Recibir llamadas o realizar llamadas a los líderes comunales para coordinar evento de CINE Secretaria de las TIC
1.
PARA TOD@S. (Profesional contratado)
2. Preparación de equipos de sonido y de proyección de video
Solicitar préstamo de vehículo para transporte al sitio, dependiendo del sector se puede
3. solicitar acompañamiento de la policía nacional o alguna secretaria que preste seguridad
al equipo de la alcaldía.
Proyectar película en el sector escogido. Existen dos clases de sectores el primero es urbano
para el cual solo se proyecta la película, la segunda clase de sector es rural por lo general
4. se realiza en el centro educativo de la zona para este se debe proyectar la película, hacer
charlas competentes a las TIC y en caso de que existan salas de computo en la escuela se
debe proceder a valoración de los equipos para posible mantenimiento preventivo.
Recoger los equipos de proyección para la retirada y posteriormente dejar los equipos en Secretaria de las TIC
5.
el sitio que habitualmente están (Cuarto técnico). (Profesional contratado)
SUBPROCESO 3: CONECTIVIDAD DIGITAL PARA EMPRESARIOS
LIDER DEL PROCESO: INGENIERO DE SISTEMAS O ÁREAS AFINES.
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Realizar listado de empresas grandes y pequeñas con el fin de hacer un plan de trabajo Secretaria de las TIC
1.
de visitas. (Profesional contratado)
Seleccionar empresas a las cuales se realizara la visita para hacer un diagnóstico de Secretaria de las TIC
2.
madurez tecnológica de la misma. (Profesional contratado)
Visitar las empresas seleccionadas para realizar prueba diagnóstica de madurez Secretaria de las TIC
3.
tecnológica. (Profesional contratado)
Valorar los resultados obtenidos en la prueba y en base a estos formular capacitación a Secretaria de las TIC
4.
las empresas. (Profesional contratado)
Dictar charlas a las empresas seleccionadas, esta charla se formulara según las Secretaria de las TIC
5.
necesidades de las empresas. (Profesional contratado)
Firmar acta de asistencia en la que se hace constar de la participación de la alcaldía y la Secretaria de las TIC
6.
empresa en la capacitación. (Profesional contratado)
Realizar informe sobre número de empresas visitadas, empresas capacitadas y grado de Secretaria de las TIC
7.
aceptación de la charla o capacitación dictada. (Profesional contratado)

NOMBRE DEL PROCESO: PROGRAMA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA SETIC GIRON
CODIGO DEL PROCESO: TIC-03-SGTI
LIDER DEL PROCESO: INGENIERO INDUSTRIAL, INGENIERO TELECOMUNICACIONES O AREAS AFINES
BASE LEGAL:
SUBPROCESO 1: PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DEPENDENCIA
N°
LIDER DEL PROCESO: (Responsable)
Hacer un diagnóstico de la infraestructura tecnológica, sistemas de información, uso y
1. apropiación del tecnología por parte de los funcionarios, gestión de la información entre
otros aspectos relevantes para la SeTIC del Municipio de Girón,
Generar matriz de riesgo para los activos de información y de más factores involucrados Secretaria de las TIC
2.
con la SeTIC (Profesional contratado)
3. Crear cuadro con objetivos estratégicos, metas para cumplirlos e indicadores de gestión Secretaria de las TIC
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4. Controlar el cumplimiento de los objetivos trazados para reformulación.
SUBPROCESO 2: SISTEMAS DE GESTION DE INCIDENTES INFORMATICOS
LIDER DEL PROCESO:
1. Hacer valoración de los procedimientos informáticos realizados por la oficina.
Comparar los procedimientos realizados en la oficina frente a lo establecido en el estándar Secretaria de las TIC
2.
ISO 20000. (Profesional contratado)
3. Redactar los procedimientos acordes a lo establecido en el estándar.
SUBPROCESO 3: POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
LIDER DEL PROCESO:
1. Hacer listado de sistemas de información o software en los que se maneje información
2. Realizar matrices de riesgo para cada sistema
3. Formular documento con mejores prácticas para el cuidado de la información
4. Capacitar a los líderes de los sistemas de información para mitigar riesgos.
SUBPROCESO 4: ACOMPAÑAMIENTO A LOS DEMAS PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUE REQUIERA LA SETIC
LIDER DEL PROCESO
Documentar a la SeTIC acerca de las normas o estándares para la adopción de mejores Secretaria de las TIC
1.
prácticas. (Profesional contratado)
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NOMBRE DEL PROCESO: SOPORTE TÉCNICO
CODIGO DEL PROCESO: TIC-04-SOT
LIDER DEL PROCESO: TECNÓLOGO EN SISTEMAS, TELECOMUNICACIONES O ÁREAS AFINES
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
1. Registrar los incidentes que se presentan en las oficinas.
2. Crear reporte del caso en la mesa de ayuda
3. Asignar persona que atenderá el caso reportado.
4. Atender incidente reportado por parte del funcionario.
Diagnosticar los posibles fallos que han generado el reporte;
- Incidentes con impresora; se diagnostica el inconveniente y se notifica al usuario que
los fallos físicos no son solucionados por la secretaria TIC pues para ello se requiere
compra de componentes y procesos más especializados.
- Incidentes con PC; Se valora el tipo de incidente si es de tipo lógico se procede a
solución por medio de software, si es de tipo físico se debe observar si se tiene Secretaria de las TIC
5.
repuesto disponible en la oficina para posible cambio, de lo contrario se notifica a (Profesional contratado)
la persona que pidió el soporte que en el momento no se posee repuesto en el
inventario y que la gestión del repuesto pasa a ser de la persona que pidió el soporte.
- Incidentes de Red; a continuación se enumera tipos de incidentes de red:
• Fallo en punto de red; Si el fallo se presenta en el Jack entonces se debe buscar
en el inventario de la oficina el repuesto para el mismo, en caso tal de que no se
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posea dicho repuesto el funcionario u oficina que pidió el soporte deberá
gestionar el Jack de Red
• Fallo en cable UTP; Se procederá a ponchar nuevamente el cable UTP con un RJ-
45 según la norma que este tenga, en caso tal que los conectores RJ-45 no estén
en inventario de la SeTIC el funcionario o dependencia que solicito el soporte
deberá gestionar la compra de dicho conector.
• Fallo en Tarjeta de red; Se debe verificar la existencia de Drivers de la tarjeta de
Red en el PC de lo contrario de procederá a la búsqueda de los mismos a través
de páginas web, se sugiere DriverCloud o DoubleDriver.
• Fallo en los elementos activos de red; Si hay un fallo lógico en el elemento activo
se procede a la reconfiguración del mismo, si el fallo es físico se procede a la
valoración del mismo en caso de que el daño sea irreparable se deberá gestionar
la adquisición del repuesto.
• Creación de punto de red; Se toman medidas, se realiza cotización requerida
para la creación del punto, se indica a la oficina que solicita el soporte la gestión
que debe realizar para la adquisición de materiales.
- Incidentes ofimáticos; Se valora el reporte hecho
• Si es un fallo de licenciamiento se procede a la reinstalación del software con su
respectiva licencia
• Si el fallo es por desconocimiento de la herramienta se procede a la
capacitación respecto al uso de la misma.
- Incidentes en aplicativos; Se debe atender el reporte, en caso tal de que no se
pueda dar solución se procede con solicitud de soporte técnico por parte de quien
brinda el aplicativo.
Reportar la atención del incidente informático por parte del funcionario de SeTIC sin Secretaria de las TIC
6.
importar el tipo de solución brindada a la persona quien solicito el servicio. (Profesional contratado)
7. Cerrar reporte en la mesa de ayuda.
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NOMBRE DEL PROCESO: GOBIERNO EN LINEA
CODIGO DEL PROCESO: TIC – 05 - GEL
LIDER DEL PROCESO: INGENIERA DE SISTEMAS O AREAS AFINES (LIDER GEL)
BASE LEGAL: DECRETO N° 2573 DE 2014
OBJETIVO DEL PROCESO: IMPLEMETAR Y CONOCER EL MONITOREO DE LOS RESULTADOS DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN
LÍNEA EN ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL PARA CONSTRUIR UN ESTADO MÁS EFICIENTE Y TRANSPARENTE – TIC.
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Secretaria de las TIC
Recibir información (vía E-mail y/o memorando) para su respectiva publicación. (Líder GEL –profesional
contratado)
Cargar la información al administrador de contenidos. (Líder GEL –profesional
contratado)
Realizar publicación en la página web, según información que se va a publicar. (Líder GEL – Contratista
profesional)
4 Revisar la información y aprobar su visualización Secretaria de las TIC
(Líder GEL – Contratista
profesional)
5 Informar la ejecución de la solicitud Secretaria de las TIC
(Líder GEL – Contratista
profesional)
6 Capacitar a funcionarios de la administración municipal sobre le uso del portal institucional Secretaria de las TIC
(Líder GEL –profesional
contratado)
7 Liderar comité de Gobierno en Línea: Secretaria de las TIC
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• Periódicamente coordinar reuniones con los distintos funcionarios de la alcaldía para (Líder GEL –profesional
socializar el cumplimiento de las metas de gobierno en línea contratado)
8 Administrar las cuentas de correo electrónico institucional: Secretaria de las TIC
• Capacitar a los funcionarios respecto al uso del correo institucional. (Líder GEL –profesional
• Brindar soporte a los funcionarios respecto al uso de correo institucional. contratado)
9 Liderar y coordinar la implementación de trámites y servicios en línea, a través del portal Secretaria de las TIC
web del municipio. (Líder GEL –profesional
contratado)
10 Solicitar, organizar y realizar la publicación en el portal web, según requerimientos de la Secretaria de las TIC
normatividad vigente. (Líder GEL –profesional
contratado)

NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO DEL PROCESO: TIC-06-ADRI
LIDER DEL PROCESO: INGENIERO SISTEMAS O AREAS AFINES
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
Realizar Backup o Copias de respaldo a la información de los sistemas misionales.
• Programar tareas automáticas que se ejecutan de forma diaria a una hora
específica o semanal. El Script hace de manera automática el proceso. Secretaria de las TIC
1.
• Monitorear al final del proceso si el sistema ha realizado de manera satisfactoria (Profesional contratado)
la copia de seguridad de la información.
Administrar y monitorear los servidores de servicios informáticos. Secretaria de las TIC

2.
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• Revisar de manera periódica el uso de recursos informáticos como son el
almacenamiento, la memoria RAM y procesamiento
• Definir las reglas de control de acceso para administración de contenido por
medio del firewall y el proxy
• Administrar las VPNs
• Administrar los sistemas de almacenamiento NAS
• Administrar y monitorear el sistema del servidor de VozIP

NOMBRE DEL PROCESO: PROGRAMA INCLUSION PERSONAS CON DISCAPACIDAD POR MEDIO DEL TELETRABAJO
CODIGO DEL PROCESO: TIC-07-DISC
LIDER DEL PROCESO: ADMINISTRADOR DE EMPRESAS, ABOGADO, ECONOMISTA O PROFESIONALES CON AREAS AFINES
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
Secretaria de las TIC –
1. Recibir capacitación por medio del MinTIC para tener conocimiento del proceso Secretaria de Discapacidad
Convocar personas con discapacidad para aplicar en teletrabajo en empresas del
2. Secretaria de Discapacidad
municipio de Girón.
Seleccionar personas con discapacidad para aplicar en teletrabajo en empresas del
municipio de Girón.
Capacitar a las personas seleccionadas anteriormente en áreas como la informática y
calidad de vida.
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Nit: 890.204.802-6
Convocatoria a empresarios del municipio de Girón para recibir capacitación por parte Secretaria de las TIC –
5. del MinTIC acerca de los beneficios del programa e incentivarlos a que participen del Secretaria de Discapacidad
proceso. (Profesional contratado)
Gestionar desde la SeTIC junto con la Secretaria de Discapacidad la inclusión de personas
con capacidad a las empresas del municipio.
Identificar las personas seleccionadas por las empresas con su respectiva limitación, para Secretaria de las TIC –
7. desde la SeTIC iniciar el proceso de adquisición de equipos para el óptimo desempeño Secretaria de Discapacidad
laboral de las mismas (Profesional contratado)
Hacer seguimiento a las personas seleccionadas, para que su desempeño en las empresas
sea el esperado y procurar que cada uno de ellos sea un caso de éxito.
(Profesional contratado))
9. Realizar informe de gestión para medir el impacto generado desde la SeTIC. Secretaria de Discapacidad

NOMBRE DEL PROCESO: PROGRAMA DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO AL CCTV DEL MUNICIPIO DE GIRON
CODIGO DEL PROCESO: TIC-08-CCTV
LIDER DEL PROCESO: INGENIERO/TECNÓLOGO DE SISTEMAS, TELECOMUNICACIONES, ELÉCTRICO O ÁREAS AFINES.
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
1. Crear agenda de mantenimientos preventivos para el CCTV
2. Coordinar con el contratista encargado los materiales requeridos para el mantenimiento.
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Gestionar permisos necesarios para brindar el espacio adecuado para que el contratista Secretaria de las TIC
3.
pueda hacer el mantenimiento de manera óptima. (Profesional contratado)
4. Reportar balance de los mantenimientos realizados.
Atender llamado de la Policía respecto a posibles incidentes con las cámaras de seguridad Secretaria de las TIC
5.
para hacer debido reporte al contratista encargado de los soportes. (Profesional contratado)

NOMBRE DEL PROCESO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CODIGO DEL PROCESO: TIC-09-AUXAD
LIDER DEL PROCESO: TECNOLOGO EN TELECOMUNICACIONES
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
Recibir llamadas telefónicas, correos institucionales y demás comunicados que sean Secretaria de las TIC
1.
dirigidos a la SeTIC. (Auxiliar contratado)
2. Coordinar el soporte técnico apoyado con el software de mesa de ayuda Tucan.
(Auxiliar contratado)
Administrar el archivo y correspondencia de la oficina según tablas de retención Secretaria de las TIC
3.
documental. (Auxiliar contratado)
4. Coordinar agenda de actividades del jefe inmediato
5. Elaborar informes de actividades generales de la Secretaria
6. Controlar el préstamo de las herramientas tecnológicas (VideoBeam y PC portátil)
Coordinar la asignación de correspondencia recibida y hacer seguimiento a la respuesta Secretaria de las TIC
7
emitida. (Auxiliar contratado)
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SUB-PROCESO 1: ALMACENAMIENTO DE CORRESPONDENCIA
1. Recibir correspondencia que llega a la SETIC
2. Mirar tablas de retención
3. Organizar correspondencia según tablas de retención estipuladas
4. Almacenar la correspondencia.
SUB-PROCESO 2: ATENCION CORREO CONTACTO
1. Recibir correos electrónicos
2. Leer objeto del correo electrónico para saber a quién direccionar
3. Redireccionar los correos electrónicos según competencia de la oficina
SUB-PROCESO 3: RESPUESTA A PQRS
1. Recibir correo o documento relacionado con PQR
2 Leer el contenido del documento
3. Consultar al jefe inmediato respecto al tema del documento
4. Emitir respuesta para el PQR recibido
5. Hacer seguimiento al proceso llevado con la PQR
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Nit: 890.204.802-6
NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE CONTRATACION
LIDER DEL PROCESO: TECNOLOGO EN TELECOMUNICACIONES O ABOGADO
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
1. Solicitar número de SEPPI en el Banco de proyectos
2. Elaborar plan de compras
3. Realizar la solicitud de la inexistencia de personal
4. Realizar la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)
5. Elaborar los estudios previos
6. Hacer la invitación para presentación de propuestas
7. Recibir las propuestas entregadas por los contratistas
8. Hacer el análisis de idoneidad y experiencia de la hoja de vida
9 Elaborar la minuta de contrato.
10. Solicitar el Registro Presupuestal (RP).
11. Redactar el acta de inicio.
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Nit: 890.204.802-6
Hacer seguimiento mensual a través de los informes de actividades presentados por el Secretaria de las TIC
12.
contratista (Profesional contratado)

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO BDME (BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO)
LIDER DEL PROCESO: TECNOLOGO EN TELECOMUNICACIONES Y/O AREAS AFINES
BASE LEGAL:
DEPENDENCIA
N° DESCRIPCION
(Responsable)
Recibir el listado de Deudores Morosos suministrado por Movilidad y servicios Secretaria de las TIC
1.
Convertir el Excel suministrado por Movilidad en un archivo plano Secretaria de las TIC
2.
3. Importar el archivo plano al aplicativo CHIP
Validar el archivo en el aplicativo CHIP. Secretaria de las TIC
4.
Enviar el línea a la Contaduría General de la Nación el archivo validado Secretaria de las TIC
5.
Ingresar a la página de CHIP para confirmar el envió y este a su vez envía a HACIENDA y
7. las dependencias que están relacionadas con este trámite.
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SECRETARÍA DE LAS TIC

NOMBRE DEL PROCESO: ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Administrar y monitorear los servidores de servicios informáticos. Secretaria de las TIC

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