Manual de Procedimiento Biblioteca Iegeg

INSTITUCION EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD.
Res. de Aprobación de 0172 del 18 de marzo 2019 de Alcaldía de Soledad.

NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
Calle 54B Nº 3 - 09 Villa Sol Tel. 3931104
Email: iegeg@outlook.es iegabrielescorciagravini@gmail.com
SOLEDAD ATLÁNTICO.
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE SOLEDAD ATLÁNTICO
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD
ATLÁNTICO
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA INTERNA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
BIBLIOTECA ESCOLAR
2020
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NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………...……...…….5
PRINCIPIOS……………………………………………………………….…..…………5
MISIÓN……………………………………………………………………….…..……….6
VISIÓN ……………………………………………………………………….…..……….6
OBJETIVOS………………………………………………………………….……..…….6
1. DEL PERSONAL Y SUS FUNCIONES……………………………….……...……
7
1.1. Funciones técnico-administrativas………………………………….….
….......7
1.2. Funciones pedagógicas……………………………………………….…......…8
2. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE COLECCIONES…...
……..8
2.1. Selección del material por adquirir……………………………………...
……...8
2.2. Adquisición por compra……………………………….……………….….........9
2.3. Adquisición por organismos estatales……………………………….….…..…
9
2.4. Adquisición por donaciones de particulares……………………..…….
…….10
2.5. Descarte de material………………………………………………..
………….10
3. PROCEDIMIENTOS PARA LAS ACTAS DE CONTROL……………..….
……..11
3.1. Sellado………………………………………………………………….............12
3.1.1. Libros y monografías……………………………………………….………….12
3.1.2. Revistas y publicaciones seriadas…………………………………..
………..12
3.1.3. Otros materiales de consulta………………………………………….………
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HACIA UNA EDUCACION ECOTURISTICA
Manual de procedimientos – Biblioteca IEGEG
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SOLEDAD ATLÁNTICO.
3.1.4. Mobiliario de la biblioteca………………………………………………..

…….13
3.1.5. Juegos e implementos didácticos……………………………………….……
13
3.1.6. Equipos de cómputo, audio y video……………………………………..……
13
3.2. Inventariado…………………………………………………………….....……13
3.2.1. Libros y monografías……………………………………………………….….14
3.2.2. Revistas y publicaciones
seriadas…………………………………………....14
3.2.3. Otros materiales de consulta………….………………………………………
14
3.2.4. Mobiliario de la biblioteca………………..
…………………………………….14
3.2.5. Juegos e implementos didácticos……….……………………………………
14
3.2.6. Equipos de cómputo, audio y video……..……………………………………
14
4. PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO TÉCNICO DE LA
INFORMACIÓN....15
4.1. Clasificación………………………………………………….…………………15
4.2. Catalogación…………………………………………………..………………..15
4.2.1. Libros y monografías………………………………………….……………….16
4.2.2. Revista y publicaciones seriadas……………………………..………………
16
4.2.3. Otros materiales de consulta…………………………………..
……………...16
4.3. Rotulado y almacenamiento……………………………………..……………17
4.4. Preparación para el préstamo……………………………………..
………….17
5. REGLAMENTO………………………………………………………….…………18
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5.1. Horario del servicio…………………………………..…………………………

18
5.2. Servicios que se ofrecen……………………………..
………………………..18
5.3. De los usuarios de la biblioteca………………………...
……………………..19
5.4. De las conductas dentro de la biblioteca………………..……………………
19
5.5. De la manipulación de los elementos de la biblioteca…...
………………….19
5.6. De los estantes………………………………………………..
………………..20
5.7. Préstamo dentro de la biblioteca……………………………...………………
20
5.8. Préstamos para el aula…………………………………………..
…………….20
5.9. Préstamo para el domicilio………………………………………..
…………...20
5.10. De la gestión en caso de accidentes o situaciones de riesgo…....…………
21
5.10.1. Sobre la prevención de accidentes o situaciones de riesgo…....………
22
5.10.2. Sobre los eventos, accidentes o situaciones de riesgo…………....……
23
5.10.3. Sobre los protocolos ante emergencias……………………………...
…..24
o Evacuación del edificio ante una emergencia………………………………...
….24
o Respuesta genérica ante accidentes o situaciones de
riesgo……………….....24
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o Emergencia por
incendio…………………………………………………………...25
o Emergencia por inundación………………………………………..………………25
o Emergencia por filtración de agua o por plaga de hongos………....……………
26
o Emergencia por atraco…………………………………………………..
………….26
o Emergencia por presencia de algún objeto extraño…………………..…………
26
o Emergencia por amenaza de bomba……………………………………...………
27
o Emergencia por un temblor de tierra o terremoto………………………...………
27
o Emergencia de huracán, tornado o tormenta torrencial…………………...
…….28
5.10.4. sobre el manejo del salvamento del patrimonio de la biblioteca…....
….29
6. ANEXOS………………………………………………………………………….…30
6.1. Modelo de sello técnico……………………………..…………………………
30
6.2. Modelo de sello de identificación de la biblioteca…...………………………
30
6.3. Modelos de planillas de inventario y acta de ingreso...
……………………..30
6.4. Modelo de fichero de catalogación……………………..
…………………….33
6.5. Modelo de acta de descarte……………………………...……………………
34
6.6. Modelo de signatura topográfica y rotulado……………..
…………………..34
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6.7. Modelo de fichas de préstamo y tarjeta de recordatorio de devolución...…

36
6.8. Modelo de acta de usuarios morosos y
sanciones……………………….....37
6.9. Adjunto del documento: Gestión de riesgo en bibliotecas…………...
……..37
6.10. Adjunto del documento: Herramientas para la Biblioteca Escolar…....……
37
7. REFERENCIAS……………………………………………………………….……38
INTRODUCCIÓN
Una biblioteca como dependencia perteneciente a una estructura, debe tener una
carta que le permita guiar su óptimo funcionamiento. El Manual de Procedimientos
cumple con dicha función. La información presente en este manual les permitirá a
las personas a cargo de esta dependencia de la Institución Educativa Gabriel
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Escorcia Gravini, saber cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo diferentes
tipos de acciones relacionadas con este espacio, como también a aquellas personas
que de una u otra forma se relacionarán con ella, simplificando las tomas de
decisiones, reduciendo los tiempos para su ejecución, evitando duplicar acciones o
tareas, redundando en mejoras de calidad en la prestación del servicio de la
biblioteca.
Es de conocimiento que el presente documento no es definitivo, por lo que no
está impedido a actualizaciones o correcciones a las que haya lugar con el paso del
tiempo, siempre y cuando dichas modificaciones sean en pro de mejorar o potenciar
el uso del espacio y los elementos que conforman dicha biblioteca.
Para la estructuración de este Manual de procedimientos, se tuvieron en cuenta
las recomendaciones y observaciones de los profesores de la institución educativa
Gabriel Escorcia Gravini, como también de otros documentos relacionados que
aportaron con su contenido a la construcción de este.
PRINCIPIOS, MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA BIBLIOTECA ESCOLAR

La biblioteca, como una dependencia en la estructura de la I. E. Gabriel Escorcia
Gravini, no es ajena a los procesos formativos y sociales que imprime en sus
estudiantes, por lo cual se busca desde este espacio contribuir al cumplimiento de
su misión y visión. En este sentido adoptamos los siguientes principios, como su
visión y misión y, proyectamos de nuestros objetivos para lograr alcanzar dicha
meta.
Principios Éticos: Para construir unas relaciones con nosotros mismos, con los
otros, con la naturaleza y con lo trascendente, que potencie nuestro desarrollo como
seres humanos, necesitamos promover los siguientes principios: respeto, libertad,
tolerancia, solidaridad, responsabilidad, solidaridad, equidad, honestidad, justicia,
perseverancia, autonomía y una democracia participativa.
Principios Pedagógicos: Los valores que servirán de fundamento y motivación
en la intención de formar integralmente al estudiante son: Integralidad, autogestión,
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criticidad, disciplina, autonomía, motivación, creatividad, actualización y

flexibilización.
Principios Epistemológicos: Los valores que deben fundamentar la
construcción de conocimientos en la Institución educativa Gabriel Escorcia Gravini
para potenciar el desarrollo humano son: Veracidad, interdisciplinariedad,
transversalidad y secuencialidad.
MISIÓN
Somos una institución educativa de carácter oficial ubicada en el suroccidente de
Soledad, que ofrece a la comunidad educación de calidad en los niveles de
transición, básica primaria, básica secundaria y media, formando ciudadanos aptos
y competitivos acordes a las necesidades del entorno social y productivo.
VISIÓN
Ser reconocidos para el 2025 a nivel municipal por su excelencia académica
desarrollando convenios con la media y la superior en áreas afines con la
tecnología, comercio y el medio ambiente, evidenciando la capacidad de sus
educandos para liderar y trasformar su entorno en pro del bien social.
OBJETIVOS
La biblioteca se proyecta no solo con ser un espacio dentro del colegio con
muchos libros, sino que por medio de ella se pueda potenciar el desarrollo del
pensamiento con ayuda de juegos y herramientas didácticas y, la profundización de
conocimientos por medio de la consulta y lectura de su material bibliográfico. Por
ello, planteamos los siguientes objetivos que nos permitirán alcanzar dicha meta:
 Brindar una infraestructura optima que permita la consulta y profundización
de conocimientos y el disfrute de la lectura.
 Formar y capacitar a los diferentes usuarios de la comunidad educativa en
ser capaces de utilizar la biblioteca y su información de manera autónoma.
 Apoyar con sus recursos a alcanzar los objetivos del PEI.
 Apoyar con sus recursos a los profesores en el desarrollo de diferentes
actividades en las que necesite colaboración.
1. DEL PERSONAL Y SUS FUNCIONES
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Las personas que estarán a cargo del cuidado y funcionamiento de la biblioteca

deben caracterizarse por ser responsables, disciplinadas y dedicadas a su labor,
demostrando compromiso y sentido de pertenencia hacia la institución, capaz de
orientar adecuadamente a los diferentes usuarios que llegasen a necesitar de este
espacio. El(la) bibliotecario(a) estará bajo las órdenes del rector de la institución y al
servicio de la comunidad educativa del colegio Gabriel Escorcia Gravini.
1.1. Funciones técnico-administrativas.

Para lo cual quien esté a cargo deberá tener los conocimientos necesarios para
gestionar la información y el funcionamiento de la biblioteca, como del sentido de
pertenencia para el cuidado de esta. A continuación, se enumeran las funciones:
a- Selección y clasificación del material por: referencia, educativo, recreativo,
obtenido por compra y/o donación, evaluación del material realizando una
selección positiva y/o negativa.
b- Mantener actualizada y organizada la biblioteca con los respectivos soportes
y documentos, que garanticen la búsqueda adecuada de su material
bibliográfico y otros elementos.
c- Llevar el registro de uso del servicio de biblioteca, los prestamos realizados y
otras novedades que acontezcan.
d- Sellado e inventariado.
e- Rotulado y almacenamiento.
f- Elaborar documentos y oficios que se le soliciten y tenga que ver con sus
funciones.
g- Elaborar los programas de adquisición del material y el respectivo registro de
ingreso por conceptos de compra o donación de estos elementos a la
biblioteca.
h- Velar por la conservación, el cuido, el buen trato y uso de los textos y demás
materiales existentes en la biblioteca IEGEG.
i- Responder por el mantenimiento y seguridad del material bibliográfico,
enseres y muebles confiados a su manejo.
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1.2. Funciones pedagógicas.

La persona a cargo deberá tener competencias pedagógicas que ayuden a la
formación de usuarios autónomos de los servicios de la biblioteca, que puedan
buscar, acceder y evaluar la información que requieran. Estas son sus funciones:
j- Dar a conocer el fondo bibliográfico que posee la biblioteca a los diferentes
integrantes de la comunidad educativa.
k- Asesorar y brindar información a los usuarios.
l- Formar usuarios capaces de utilizar la biblioteca y su información de manera
autónoma.
m- Implementar actividades y/o herramientas que permitan la formación de los
usuarios en el uso correcto de la biblioteca.
n- Apoyar a los profesores requieran de su acompañamiento en actividades que
tengan relación con dicho espacio o sus elementos.
2. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE COLECCIONES

Los criterios para tener en cuenta para la selección y adquisición de los insumos
de la biblioteca de la Institución Gabriel Escorcia Gravini, se da a partir de las
diferentes necesidades planteadas y socializadas por parte de los profesores y
directivos del colegio. Para desarrollar tales acciones se siguieron los siguientes
procedimientos:
2.1. Selección del material por adquirir.

Para poder realizar una adecuada y acertada selección de insumos, implementos
y demás materiales para el funcionamiento de la biblioteca se debe:
a- Solicitar una lista de necesidades. Estos datos son aportados por parte del
profesorado en sus diferentes áreas y los administrativos de la institución.
b- Evaluar las necesidades de los estudiantes y demás usuarios mediante
herramientas de medición y caracterización como encuestas.
c- consultar catálogos de diferentes editoriales para conocer novedades y
existencias de ejemplares.
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d- Elaborar un listado de las obras deseadas.

e- Organizar el listado de obras, elementos y demás elementos de la biblioteca
por orden de prioridades.
2.2. Adquisición por compra.

Para desarrollar esta acción, se debe tener en cuenta una serie de factores y
procedimientos ajustados a las normas legales, puesto que intervienen operaciones
presupuestarias y monetarias. Tendrán como fin la dotación de los elementos
indispensables para el óptimo funcionamiento de la biblioteca. Para ello, el/la
bibliotecario(a) deberá:
a- Consultar la lista de necesidades para la dotación de la biblioteca.
b- Consultar sobre cuáles son los fondos disponibles a la fecha para la dotación
de la biblioteca.
c- Organizar las prioridades de los elementos a comprar para la biblioteca.
d- Realizar cotizaciones en diferentes almacenes o proveedores.
e- Indagar sobre los posibles descuentos en los elementos a comprar sin que la
calidad sea desmejorada y que coincida con lo solicitado.
f- Realizar la compra con todos los soportes necesarios para su sustentación
ante las directivas y órganos de control de la institución.
g- Realizar el respectivo sellado e inventariado.
2.3. Adquisición por organismos estatales.

Esta acción liderada por el/la bibliotecario(a) y las directivas de la institución,
tendrá como objetivo la adquisición de elementos que permitan la dotación de la
biblioteca, gestionando con diversas entidades públicas. Para ello se debe:
a- Enviar una solicitud a la entidad en la cual se tiene interés para gestionar la
adquisición de los elementos o implementos.
b- De aprobarse la donación por parte de dicha entidad, registrar el recibido de
los elementos al tiempo que se revisa la integridad de estos.
c- Realizar el respetivo sellado e inventariado.
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2.4. Adquisición por donaciones de particulares.

Este proceso de adquisición promovido por el/la bibliotecario(a) y las directivas de
la institución, podrá proyectarse hacia los integrantes de la comunidad educativa o
externas a ella, con el fin de aumentar la colección, elementos e implementos que
conforman la biblioteca en pro de una mejor prestación de servicio de ella, ya sea
por medio de campañas de recolección o de donaciones voluntarias. Para tal fin, se
deben seguir los siguientes pasos:
a- Informar al/a los donante(s) de la política de recepción de donaciones:
a.1- Solo se hará recepción de aquellos libros, juegos, y otros elementos
y/o implementos que sean útiles para la biblioteca.
a.2- Los libros, juegos, y otros elementos y/o implementos a recibir deben
estar en muy buenas condiciones físicas, por lo que no se aceptarán
deteriorados, con infecciones de hongos y ácaros (en los libros).
b- Una vez recibido el material, revisar la integridad de cada uno de ellos.
c- Realizar el respectivo sellado e inventariado.
2.5. Descarte de material.

Iniciada la puesta en servicio de la biblioteca, encontraremos que inevitablemente
algunos libros, juegos y otros elementos, ya no serán de utilidad en la biblioteca, ya
sea porque son obsoletos, presentar algún daño que impide su adecuado uso. Ante
esta situación, se realiza un proceso de descarte siguiendo los pasos a
continuación:
a- Es recomendable realizar una vez al año este proceso, evaluando
previamente todos los elementos que conforman la biblioteca.
b- En la evaluación de todos los elementos de la biblioteca, deben separarse
todo aquello que ya no sea de utilidad para el funcionamiento de esta,
teniendo en cuenta los siguientes criterios:
b.1- Libros que se encuentren deteriorados, infectados por hongo o ácaros.
b.2- Libros que a la fecha ya sean desactualizados y que por tanto ya no
sean de utilidad para el funcionamiento de la biblioteca y/o no aporte
en el desarrollo del currículo escolar.
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b.3- Juegos (de mesa) que estén bajo el control de la biblioteca, que se
encuentren deteriorados y no permitan su uso o funcionamiento.
b.4- Enseres y/o implementos (mesas, sillas, estantes, tableros, abanicos,
etc.) defectuosos del mobiliario de la biblioteca que no puedan
repararse y por tanto sean una amenaza de causar accidentes al
momento de su uso o presencia dentro y fuera de esta.
b.5- Elementos (video beam, equipo de audio, micrófonos, Tablet(s) y/o
computador(es) etc.) que conforman el inventario de la biblioteca, en el
que su funcionamiento esté limitado por defectos o daños, o que sean
una amenaza de causar accidentes al momento de su uso o presencia
dentro y fuera de esta.
c- Ya enlistados los elementos que serán descartados o dados de baja, se
procede a referenciarlos en un acta en el cual se indique las razones por las
cuales será(n) retirado(s) dicho(s) elemento(s) de la biblioteca, acta que
deberá reposar en el libro de inventario de la biblioteca.
*revisar en el anexo, el modelo del acta de descarte.
d- Dar de baja la existencia de cada uno de los elementos referenciados en el
acta de descarte dentro del libro de inventario de la biblioteca.
*revisar en el anexo, el modelo del acta del libro de inventario.
e- En el caso de los libros, quitar los ejemplares correspondientes en la base de
datos bibliográfica.
f- Disponer del material descartado y dado de baja en el inventario de la
biblioteca de la forma adecuada, ya sea para donación, reutilización con otros
fines o reciclaje, buscando impactar lo menos posible de forma negativa al
medio ambiente.
3. PROCEDIMIENTOS PARA LAS ACTAS DE CONTROL

Por medio del uso de las diferentes actas de control, se busca mantener un
registro exacto de los bienes patrimoniales que reposan en el inventario y en los
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registro de uso, evitando de esta forma que se extravíen o sean tomados sin
autorización.
3.1. Sellado.
Para el apoyo de los registros e inventariado, se debe realizar el proceso de
sellado el cual permite identificar el material de la biblioteca entre los demás, y
pueda ser registrado en las respectivas actas. En este sentido se debe tener en
cuenta el tipo de material a sellar y las indicaciones a seguir acorde a cada una de
las necesidades y que corresponden a las siguientes:
3.1.1. Libros y monografías.
a- Se deben sellar los ejemplares con el sello que identifica a la biblioteca
en las siguientes partes: portada, en la última página del libro, en el
interior del libro en páginas terminadas en impar (ejemplo: 23, 43, 57,
91, etc.) y cada ejemplar debe tener por lo menos 7 sellos.
b- Colocar en la contraportada un sello técnico con espacios en blanco
para diligenciar los siguientes datos:
 Fecha de ingreso.
 Número de inventario.
 Signatura topográfica.
c- Pasar a inventariado.
d- Se procede a su clasificación y catalogación.
3.1.2. Revistas y publicaciones seriadas.
a- Se debe sellar los ejemplares en las portadas y en las páginas internas
terminadas en 3.
b- No se ingresan al inventario a excepción que las revistas se
encuentren encuadernadas.
c- Se procede a su clasificación y ubicación.
3.1.3. Otros materiales de consulta.
a- Para aquellos elementos que enriquecen la biblioteca, como
materiales especiales (como discos, películas, láminas, mapas,
planos, fotografías y videos), colocar el sello en tapas, esquinas y/u
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otros espacios que no impidan la lectura, proyección o reproducción

del material.
b- Pasar a inventariado.
c- Se procede a su clasificación y catalogación.
3.1.4. Mobiliario de la biblioteca.
a- Para aquellos elementos que conforman el mobiliario fijo (como
mesas, estantes, tableros, extintor, camilla de primeros auxilios etc.),
se sellan por medio de un rotulo o pestaña, y adhesivo en uno de los
costados.
b- Se procede a su ubicación.
3.1.5. Juegos e implementos didácticos.
a- Dependiendo del tipo o material del objeto:
a.1- Si la superficie es de papel, basta con el sello de la biblioteca.
a.2- Si la superficie es de otro material que no permite la fijación del
sello normal de la biblioteca, se procede por medio de un rotulo
o pestaña, y adhesivo en una ubicación que no interrumpa o
impida su normal o correcto funcionamiento.
b- Se procede a su clasificación y ubicación.
3.1.6. Equipos de cómputo, audio y video.
a- Estos elementos deben sellados con ayuda de un rotulo o pestaña, y
adhesivo en una ubicación que no interrumpa o impida su normal o
correcto funcionamiento, como también que no signifique ningún tipo
de riesgo al momento en que sean utilizados (obstruyendo sus pasos
de ventilación, cableado, botonería, etc.).
b- Se procede a su clasificación y ubicación.
*para realizar el sellado, revisar los anexos del sello técnico y sello de identificación
de la biblioteca.
3.2. Inventariado.
Este procedimiento permite determinar cuáles son los bienes patrimoniales de la
biblioteca por medio de un registro que debe actualizarse por lo menos una vez al
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año al término del calendario escolar. En el inventario se deben registrar todos

aquellos elementos que ingresen a conformar la biblioteca de la institución, como
también debe reposar el acta de descarte de aquellos elementos que ya no hacen
parte del patrimonio de la biblioteca. Para realizar el inventario de la biblioteca se
debe tener en cuenta el tipo de elemento a registrar:
a- Registrar cada ejemplar con un numero único y correlativo en la
planilla de inventario, diligenciando también todos los datos solicitados
en dicha planilla correspondiente a cada ejemplar.
b- Anotar el número otorgado y la fecha en el sello técnico colocado en la
contraportada de cada ejemplar.
c- Pasar a clasificación y catalogación.
3.2.2. Revistas y publicaciones seriadas.
a- No se realiza inventario, a excepción que los ejemplares se
encuentren encuadernados.
b- Pasar a clasificación y catalogación.
a- Para el ingreso y registro de estos materiales (como discos, películas,
láminas, mapas, fotografías, etc.), detallar sus características y demás
datos en un cuadernillo de inventario para tal fin.
b- Pasar a clasificación y catalogación.
3.2.4. Mobiliario de la biblioteca.
a- Para el registro de los elementos del mobiliario, indicar el tipo de
objeto, cantidad, fecha de ingreso y número de registro.
b- Proceder a su ubicación.
3.2.5. Juegos e implementos didácticos.
a- Para el ingreso y registro de estos elementos, indicar el tipo de objeto,
cantidad, fecha de ingreso y número de registro.
b- Proceder a clasificación y ubicación.
3.2.6. Equipos de cómputo, audio y video.
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a- Para el ingreso y registro de estos elementos, indicar el tipo de objeto,

cantidad, fecha de ingreso y número de registro.
b- Proceder a su clasificación y ubicación.
*revisar los anexos de los modelos de las actas de registro de ingreso e inventario.
**hay que recordar que el proceso de inventario (principalmente el primer inventario
o posteriores ingresos al inventario) va de la mano del proceso de sellado.
4. PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO TÉCNICO DE LA INFORMACIÓN
Como se ha podido observar, el sellado y el inventariado son dos procesos que
se desarrollan de forma paralela, pero hay otros pasos que al aplicarse
complementan y facilitan el desarrollo de ellos y, por lo tanto, es necesario hacer
claridad en ellos para que estas acciones puedan realizarse de forma adecuada:
4.1. Clasificación.
El proceso de clasificación del material bibliográfico requiere que se realice con
calma y precisión, por lo que se hace necesario que se utilicen otras herramientas
ya preestablecidas para su realización. Con este procedimiento se busca agrupar a
los textos según su temática, establecer un lugar para su ubicación y facilitar el
acceso a los contenidos por parte de los usuarios y administradores. Para ello, se
recomienda tener en cuenta y seguir los siguientes pasos:
a- Identifique con claridad la temática del ejemplar (apoyándose si es necesario,
de la lectura del prólogo, reseña, comentarios, etc.).
b- Relacionar el tema de la obra con el sistema CDU para encontrar la notación
correspondiente.
c- Importante mantener un solo criterio de clasificación ante diferentes opciones
que propone el sistema, evitando de esta forma futuras confusiones.
d- En caso de encontrar una obra que trate de varios temas (sin ser especifico),
se debe optar por el número de clasificación del tema general.
e- Una vez obtenida la signatura de clase, se debe escribir en el sello de
inventario del libro (completando la signatura topográfica).
f- Proseguir a catalogación.
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4.2. Catalogación.
El proceso de catalogación se hace a partir de la descripción y referencia de
todos los posibles datos que se pueden obtener del ejemplar, el cual permite la
oportuna localización del libro u otro elemento del patrimonio bibliográfico y/o de
consulta de la biblioteca. Para ello, se debe tener en cuenta el tipo de elemento a
catalogar y los datos que se deberán registrar:
a- La información a plasmar corresponde a datos fundamentales como:
 Autor.
 Titulo.
 Lugar de edición.
 Editorial.
 Año de publicación.
 Cantidad de páginas.
 Número de ejemplares.
b- Para la obtención de estos datos, se debe recurrir a la portada, interior
del documento y la contraportada.
c- Diligenciar estos datos en el respectivo fichero (ya sea físico y/o
digital).
d- Pasar a rotulado y almacenamiento.
4.2.2. Revista y publicaciones seriadas.
a- La información a plasmar para la catalogación corresponde:
 Nombre de la revista.
 Contenido relevante o general.
 Fecha de edición.
b- Diligenciar estos datos en el respectivo fichero (ya sea físico y/o
digital).
c- Estos no serán rotulados.
d- Pasar a ubicación y almacenamiento.
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a- La información a plasmar para la catalogación corresponde:

 Nombre del objeto o material de consulta.
 Área de consulta.
b- Diligenciar estos datos en el respectivo fichero (ya sea físico y/o
digital).
c- Estos no serán rotulados.
*revisar los anexos correspondientes a los modelos de ficheros adaptados a cada
una de las necesidades.
4.3. Rotulado y almacenamiento.
Este proceso consiste en asignar una signatura topográfica en los registros de los
diferentes ejemplares (y en ellos también), para ser ubicado en un lugar específico
en los estantes de la biblioteca. Con ello se busca facilitar y agilizar el proceso de
búsqueda de los ejemplares, al cumplir la función de un mapa o guía en los
estantes. Para ello debemos:
a- Copiar la signatura topográfica en etiquetas adhesivas de 3 x 2 cm y pegarlas
en la parte inferior del lomo del ejemplar, asegurándola con cinta transparente.
b- La signatura topográfica se constituye de la siguiente manera:
 Signatura de clase (CDU).
 Signatura librística (corresponde a las tres primeras letras del autor
o título, según corresponda).
 Número de inventario.
c- Pasar a preparación para el préstamo y almacenamiento.
*revisar los anexos de los modelos de signatura topográfica, y rotulado.
4.4. Preparación para el préstamo.

Este último procedimiento consiste en preparar el material para su futura
circulación, controlando de esta forma su préstamo y devolución al estar disponible
para los usuarios. Para ello se debe utilizar tres elementos:
 Un sobre bolsillo.
 Una ficha de préstamo.
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 Una tarjeta de recordatorio de devolución.

a- Colocar el sobre bolsillo en la contratapa del libro o en el lugar adecuado
cuando se trate de otros materiales.
b- Colocar en el sobre bolsillo una ficha de préstamo con los datos del ejemplar.
Debe permanecer en el sobre mientras el ejemplar se encuentre en la
biblioteca.
c- Solicitado el material, dicha ficha se extraerá y se escriben los datos del
usuario y la fecha de devolución. El usuario es quien firmará la ficha de
préstamo.
d- Ubicar la ficha en un fichero de préstamo, el cual deberá estar ordenado por
fecha de devolución.
e- Se anotará la fecha de devolución del material en la tarjeta de recordatorio de
devolución que está adherido en la contratapa junto al sobre bolsillo (porta
ficha).
f- Al momento de la devolución del material, se tomará la ficha del fichero de
préstamo, se anota la fecha en que se hace la devolución y se vuelve a
guardar en el sobre bolsillo del libro.
5. REGLAMENTO
BIBLIOTECA INSTITUCIÓN EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI
o Horario del servicio.
o Servicios que se ofrecen.
o De los usuarios de la biblioteca.
o De la conductas dentro de la biblioteca.
o De la manipulación de los elementos de la biblioteca.
o De los estantes.
o Del préstamo:
 Dentro de la sala de la biblioteca.
 Para las aulas.
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 Para para el domicilio.

o De la gestión en caso de accidentes o situaciones de riesgo.
5.1. Horario del servicio:

De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. *opción A.
De lunes a viernes de 7:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:00 p.m. *opción B.
5.2. Servicios que se ofrecen:

 Préstamo de libros en la sala.
 Préstamo de libros para las aulas.
 Préstamo de libros para el domicilio.
 Préstamo de otros materiales de consulta.
 Préstamo de juegos y/o elementos didácticos.
 Préstamo de equipos de cómputo, audio y video.
 Atención a consultas generales de los usuarios.
5.3. De los usuarios de la biblioteca:

Podrán utilizar los servicios de la biblioteca, de manera gratuita (y sujeto a los
tramites a los que haya lugar):
 Todos los estudiantes de la IEGEG ya sean del siclo de la básica o la
media.
 Docentes de todas las áreas.
 Personal administrativo y de servicios generales de la IEGEG.
5.4. De las conductas dentro de la biblioteca:

Ante todo, se deberán evitar situaciones que perturben el orden y los servicios de
la biblioteca institucional, atendiendo a todas las indicaciones y/o sugerencias que le
dicten los administradores de esta. Los usuarios de la biblioteca se comprometen a:
 Respetar a los demás usuarios y los encargados del área.
 Mantener limpia el área.
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 Ingresar sin alimentos y bebidas.

 Cuidar de todo el patrimonio de la biblioteca y su mobiliario.
5.5. De la manipulación de los elementos de la biblioteca:

Los diferentes usuarios cuidarán los elementos que se les presten cuidando de:
 NO subrayar los libros y/u otros elementos que se faciliten, como tampoco
hacer anotaciones en los libros y/u otros elementos de la biblioteca.
 NO recortar, borrar, o rayar hojas de los libros.
 NO manchar y evitar la caída de libros y/u otros elementos de la biblioteca.
*Libros perdidos o deteriorados: el usuario que pierda o deteriore el material
prestado deberá reponerlo física o económicamente tal como le fue prestado. En
caso de reposición económica, el valor será determinado por el valor actual del
mercado.
**se llevará el registro de estos casos para hacer el seguimiento y garantizar el
cumplimiento de la reposición y/o sanción.
5.6. De los estantes:
Los usuarios deberán:
 Respetar el lugar de cada uno de los libros en los diferentes estantes, para
evitar de esta forma mezclar los temas.
 Si el usuario no sabe o tiene dudas de dónde se encuentra o se guarda un
libro, consultarlo con el/la bibliotecario(a).
Del préstamo de libros y/u otros elementos de consulta, didáctica o apoyo

audiovisual de la biblioteca.
5.7. Préstamo dentro de la biblioteca:
a- Se debe solicitar el material al/la bibliotecario(a).
b- Se prestarán un máximo de 3 libros u otro elementos por consulta en la
sala por usuario.
c- La duración del préstamo será mientras esté abierta la biblioteca.
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d- El material debe ser devuelto en las mismas condiciones en las que fueron
prestados.
5.8. Préstamos para el aula:

a- Se debe consultar la disponibilidad del material y solicitar el préstamo de
este al/la bibliotecario(a).
b- Se deja constancia del docente a cargo de la clase y el horario de la
misma.
c- La duración del préstamo estará sujeta al horario de funcionamiento de la
biblioteca y/o de la(s) clase(s) que trabajará el/la docente.
d- El material debe ser devuelto en las mismas condiciones en las que fueron
prestados.
5.9. Préstamo para el domicilio:

No se prestará material especializado y/o resguardado por motivos especiales
como: material valioso, deteriorado, de referencia (diccionarios, atlas, enciclopedias,
etc.), único ejemplar, u otros motivos que designe el/la bibliotecario(a).
a- El usuario solicitante del préstamo (alumno), siempre deberá presentar su
identificación (documento de identidad o carné estudiantil) y/o algún tipo de
constancia del domicilio (recibo de algún servicio).
b- Para el registro del préstamo, el usuario deberá firmar la entrega del
material en la ficha de préstamo.
c- Para la devolución del material, el/la bibliotecario(a) deberá anotar la fecha
de devolución en la tarjeta de recordatorio que se encuentra contratapa del
libro a prestar.
d- La duración de este tipo de préstamo corresponde a:
 Alumnos: préstamo de 1 libro por 2 días, con derecho a renovarlo 1
vez más, siempre y cuando no haya sido solicitado por otro usuario.
 Docentes: 1 libro por 2 días, con derecho a renovar el permiso 1
vez.
 Administrativos: 1 libro por 2 días, con derecho a renovar 1 vez.
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e- Si la devolución del libro y/o elemento prestado se hace fuera de los

tiempos establecidos, se procede a sancionar por medio de inhabilidad:
 1 a 3 días de demora: 1 semana de inhabilitación.
 3 días a una semana de demora: 15 días de inhabilitación.
 Más de una semana de demora: 1 mes de inhabilitación.
*Se deberá hacer el registro correspondiente a los usuarios morosos para poder
aplicar la respectiva sanción.
**En caso de ser reincidente, se duplicará el tiempo de la sanción a aplicar.
***Cada año iniciará de 0 el registro de usuarios morosos.
**** Revisar en el anexo, el modelo de acta de usuarios morosos y sanciones.
5.10. De la gestión en caso de accidentes o situaciones de riesgo.

La biblioteca como espacio destinado a la atención del público de la comunidad
Gravinista, no puede ser ajena a los cuidados y protocolos para la prevención de
situaciones que desencadenen accidentes o incidentes que, en los peores de los
casos, pueden poner en riesgo la integridad física de quienes se encuentren dentro
o fuera del espacio de la biblioteca. Por ello, se hace necesario que se tengan en
cuenta los siguientes aspectos:
5.10.1. Sobre la prevención de accidentes o situaciones de riesgo.
La mejor forma de hacer frente a los accidentes o situaciones de riesgo en
cualquier lugar (y en nuestro caso, la biblioteca) es previniéndolas. Para ello
siempre es importante que los usuarios en primera medida cumplan con las normas
y reglas de comportamiento dentro de la biblioteca. En este sentido se enumeran
algunas recomendaciones imprescindibles:
a- Ubicar las diferentes señalizaciones.
Ubicar y tener en cuenta las diferentes señalizaciones dentro y fuera de la
infraestructura de la biblioteca nos permitirán saber qué acciones se nos
permiten hacer, cómo proceder ante alguna situación o dónde ubicar ciertos
elementos ya sean que puedan causar algún tipo de riesgo o que nos ayude a
solventar algún accidente o incidente. Encontramos, por ejemplo:
 Señal de ubicación del (de los) extintor(es).
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 Señalización de Ruta(s) de evacuación.

 Señal(es) de punto(s) de encuentro.
 Señales de objetos de uso solo por personal calificado.
 Señales de paso restringido.
 Señales de ubicación de redes eléctricas y/o de riesgo de descarga
eléctrica.
 Señales de objetos que pueden poner en riesgo la integridad física.
 Otras señales correspondientes a acciones o conductas a seguir por
parte de los usuarios dentro de la biblioteca.
b- Acatar las diferentes indicaciones que dan las personas que están a cargo de
dicho espacio (como bibliotecario(a), directivos(as), docentes, etc.).
c- Cumplir con todas las disposiciones que están plasmadas en el presente
manual de la biblioteca.
d- Pedir asesoramiento en caso de no saber cómo proceder en el manejo de
algún(os) (de los) elemento(s).
e- Informar si observa alguna novedad o situación anormal dentro o fuera de la
infraestructura de la biblioteca.
5.10.2. Sobre los eventos, accidentes o situaciones de riesgo.
Si bien se busca en todo momento prevenir cualquier accidente o situación de
riesgo, puede llegar a presentarse un eventual incidente en el cual debemos seguir
una serie de pasos para garantizar que no empeore la situación y esta se salga de
control. Algunas de estos eventos corresponden a los siguientes:
 Robo, vandalismo, perdida involuntaria.
 Fuego, chispa.
 Agua, humedad o filtraciones.
 Plagas de que comprometan el óptimo uso de los elementos o los
deteriore.
 Agentes contaminantes.
 Altas (o bajas) temperaturas.
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Si bien lo anteriormente enunciado responde a situaciones que pueden

controlarse con apoyo de personal especializado y/o con herramientas que están
destinadas para controlar y solucionar dichos incidentes (principalmente cuando se
están originando), existen otros eventos que no son predecibles y por tanto son
inesperados y, en muchas ocasiones, desencadenan otras situaciones que pueden
comprometer la integridad física de las personas y/o de la estructura de la biblioteca.
Estas situaciones se clasifican según su recurrencia e impacto:
 Raros. Cuando la frecuencia en que ocurren es menor o casi inexistentes.
Podemos encontrar por ejemplo las inundaciones, terremotos de media o
alta magnitud que comprometen la integridad de la infraestructura,
incendios grandes (fuera de control), robos, etc.
 Esporádicos. Estos pueden llegar a ocurrir varias veces en un siglo.
Ejemplo de ellos son pequeños terremotos que deterioran la infraestructura
física de la biblioteca, colapso del mobiliario por estar sobrecargado, robos
menores.
 Continuos. Estos ocurren de forma continua e intermitente con el paso de
los años. Por ejemplo, el envejecimiento de los materiales, corrosión de los
materiales, debilitamiento de algunos soportes de la estructura, etc.
*Estas situaciones deben ser analizadas y evaluadas por el equipo de prevención
de riesgo de la institución, teniendo en cuenta su ubicación geográfica e
infraestructura.
5.10.3. Sobre los protocolos ante emergencias producto de accidentes o
situaciones de riesgo.
Teniendo un mayor conocimiento sobre las diferentes eventualidades, accidentes
y/o situaciones de riesgo, el equipo encargado en la institución para la prevención
de riesgo deberá generar un documento en el que se indiquen qué acciones, cuáles
son los lineamientos o los pasos a seguir ante dichas emergencias. Con ello se
busca garantizar la integridad de las personas en primer lugar, para luego proceder
a la neutralización de la emergencia y comenzar a realizar el respectivo salvamento
del patrimonio de la biblioteca. A continuación, se enumeran los pasos a seguir ante
estos eventos, accidentes o situaciones de riesgo:
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o EVACUACIÓN DEL EDIFICIO ANTE UNA EMERGENCIA:

a- Mantenga la calma.
b- Avise a los directivos y a los encargados de seguridad.
c- Apague todos los equipos y máquinas, si es posible.
d- Tome su bolso, si es posible. Deje objetos pesados o de gran volumen.
e- Evacue la edificación, ayudando al resto de las personas que lo precisen.
f- A su paso, cierre todas las puertas una vez que ya se haya comprobado
que no quedó nadie en el interior de la biblioteca.
g- Revise las zonas de aseo u otras zonas donde puede quedar personal.
h- Utilice solo las vías de emergencia.
i- Reúnase en una zona segura con el resto del personal.
j- Espere ordenes y colabore solo cuando le soliciten su ayuda.
o RESPUESTA GENÉRICA ANTE CUALQUIER EMERGENCIA NO PREVISTA

COMO ACCIDENTES O SITUACIONES DE RIESGO DE LA(S) PERSONAS:
b- Avise a los directivos y a los encargados de seguridad.
c- Evacue si lo considera pertinente, ayudando al resto de las personas por
las vías ya preestablecidas.
d- De ser necesario (en caso de algún accidente) preste los primeros auxilios
con los implementos de apoyo del botiquín.
e- Reúnase en una zona segura con el resto del personal.
f- Espere ordenes y colabore solo cuando le soliciten su ayuda.
o EMERGENCIA POR INCENDIO:

b- Active las alarmas de incendios y avise al cuerpo de bomberos.
c- Comunique la situación a los directivos y al personal de seguridad.
d- Si apenas se están originando el/los foco(s) o es incipiente, y (si) cuenta
con la formación en el manejo de los sistema de extinción de fuegos (como
los extintores), actúe sobre el/los foco(s) de la conflagración accionando
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los extintores portátiles, verificando que no queden focos activos (si es

posible).
e- Si es posible, corte la electricidad.
f- Desaloje la zona ayudando a las personas que lo precisen.
g- Cierre las puertas una vez que se desaloje la zona.
h- NO rompa las ventanas.
i- Evite quedarse entre el fuego y la salida.
j- Si el humo es denso, camine de rodillas.
k- Antes de abrir una puerta, tóquela y si está caliente o sale humo por
debajo de la puerta o rendijas, no la abra. Busque otra salida.
l- No pierda el tiempo salvando posesiones.
m- Reúnase en una zona segura con el resto del personal.
n- Espere ordenes y colabore solo cuando le soliciten su ayuda.
o EMERGENCIAPOR INUNDACION:
b- Avise a los directivos de la institución.
c- Corte la corriente eléctrica.
d- Evite en lo posible la entrada o salida, cerrando puertas y taponando las
entradas de agua.
e- Si está en riesgo la seguridad personal, desaloje la zona ayudando a las
personas que lo precisen.
f- Si no es posible la salida, suba a una parte alta y haga notar su presencia.
g- Abandone la zona cuando reciba la orden.
o EMERGENCIA POR FILTRACIÓN DE AGUA O POR PLAGA DE HONGOS:

b- Avise a las directivas de la institución.
c- Cierre las llaves de paso de agua (si las hay).
d- Retire los documentos de la pared (en caso de tener humedad), o de los
espacios donde se presente la novedad.
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e- Tome fotografías del siniestro y proceda a retirar la documentación y/o los

elementos que están comprometidos.
f- Al retirar los documentos ubíquelos en un lugar seco y buena ventilación
en pilas de 40 cm. como máximo.
g- Informe a las directivas para proceder a la estabilización y secado de la
documentación.
h- Abandone la zona cuando reciba la orden.
o EMERGENCIA POR ATRACO:

b- NO intente desarmar a los atracadores o actuar por cuenta propia.
c- Póngase en contacto con alguien del exterior para que avise a la Policía, si
puede hacerlo sin conocimiento de los asaltantes ni riesgo para los
usuarios.
d- Siga las instrucciones de los asaltantes, evite contrariarles.
e- Memorice las características físicas de los asaltantes, su modo de hablar o
algún rasgo importante como cicatrices, tatuajes, adornos corporales, etc.
o EMERGENCIA POR PRESENCIA DE ALGÚN/OS OBJETO(S)

EXTRAÑO(S), POSIBLEMENTE UNA BOMBA:
a- No olvide que su vida puede estar en grave peligro.
b- Mantenga la calma.
c- Desaloje con discreción la zona ayudando a las personas que lo precisen.
d- De aviso a las directivas de la institución.
e- NO manipule, mueva ni golpee el/los objeto(s) sospechoso(s). memorice
los detalles del/de los objeto(s) o paquete.
f- No propague rumores.
g- Desaloje completamente la zona (institución) sin alarmar al personal para
evitar el pánico.
h- Reúnase con el resto del personal en una zona segura.
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i- Espere instrucciones de la Policía e informe de las características de los

objetos o paquete.
o EMERGENCIA POR AMENAZA DE BOMBA:

a- No olvide que su vida puede estar en grave peligro.
b- Mantenga la calma.
c- Escuche con atención y conteste con tranquilidad. Intente alargarlo más
posible la conversación.
d- Haga las siguientes preguntas:
 ¿Dónde está colocada la bomba?
 ¿Cuándo va a explotar la bomba?
e- Mientras habla, escriba una nota para alertar a un compañero. En caso
contrario, avise a las directivas de la institución en cuanto cuelgue.
f- Intente retener en la memoria la conversación y aquellos elementos que
pudieran identificar al autor o el lugar donde se encuentra como sexo,
edad, tipo de voz, sonidos de fondo y lenguaje empleado en la amenaza.
g- Desaloje la zona (institución), sin alarmar al personal para evitar el pánico.
h- No propague rumores.
i- Reúnase con el resto del personal en una zona segura.
j- Espere instrucciones de la Policía.
o EMERGENCIA POR UN TEMBLOR DE TIERRA O TERREMOTO:

b- Si la edificación es segura, no intente salir.
c- Protéjase bajo las estructuras más solidas del edificio, como dinteles de
puertas, vigas y pilares maestros, como también bajo mobiliario resistente
en posición fetal.
d- No corra hacia salidas o escaleras.
e- Manténgase alejado de ventanas, estanterías u otro tipo de mueble o
mobiliario que puede romperse y/o desplomarse.
f- No encienda velas, cerillas o la corriente eléctrica.
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g- Apague los focos de fuego con el extintor asignado (cuando pueda).

h- Una vez pasados los temblores, salga de la edificación por las rutas
señalizadas para tal propósito. Tenga en cuenta que puede presentarse
replicas posteriores al temblor.
i- Reúnase con el resto del personal en una zona segura.
j- Espere instrucciones.
o EMERGENCIA DE HURACÁN, TORNADO O TORMENTA TORRENCIAL:

b- Mantenga encendido un radio (de tenerlo) o equipos de comunicación
(como celulares) que permitan escuchar las noticias locales e
instrucciones.
c- Planifique las necesidades antes que se produzca la tormenta.
d- Refuerce o fije los elementos del exterior de la edificación.
e- Abra ligeramente las ventanas situadas en el extremo contrario a la
dirección de la tormenta.
f- Refuerce las ventanas con tableros de madera o cinta de embalaje en
forma de aspa y/o cartones.
g- Desconecte los equipos que no sean de emergencia, la electricidad, el
agua.
h- Proteja la documentación de valoren contenedores resistentes al agua y
colóquela en una zona segura de la edificación.
i- Asegúrese que los equipos para atender una emergencia (como linternas,
botiquín, etc.), están en perfecto estado y con abastecimiento necesario
para atender las necesidades que se presenten durante la emergencia.
j- Salvo el servicio de vigilancia y miembros del equipo de emergencias de la
institución, desaloje la edificación siguiendo las rutas previstas y
señalizadas para tal propósito. Intente mantener una comunicación
constante con los miembros que apoyan la evacuación.
k- Para la protección personal, evite lugares espaciosos con poca resistencia.
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l- Mantenga la comunicación constante con el personal que queda dentro de

la edificación.
m- Espere instrucciones.
5.10.4. Sobre el manejo del salvamento del patrimonio de la biblioteca.

Lo correspondiente a este apartado se amplía y complementa en el documento:
Gestión de riesgo en bibliotecas, del Grupo de Conservación de la Biblioteca
Nacional de Colombia, que publicó La Biblioteca Nacional de Colombia, se
encuentra anexado al presente manual de procedimiento.
*en el apartado de anexos, se detalla lo concerniente a este documento.
6. ANEXOS
6.1. Modelo de sello técnico.
DATOS DEL EJEMPLAR
Fecha de Ingreso: ________________
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Número Inventario: ________________
Signat. Topográfica: ________________
6.2. Modelo de sello de identificación de la biblioteca.
6.3. Modelos de planillas de inventario y acta de ingreso:
a- INVENTARIO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO:
INVENTARIO BIBLIOTECA INSTITUCIÓN EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Nombre del encargado del inventario:

Observacione
Datos del editor Procedencia Dado de Baja
s
Fecha
Nº de
de
Donación
Compra
Inventari Autor Titulo

Canje
Ingres Añ
o Lugar Editor Fecha Causa
o o
b- INVENTARIO DE OTROS MATERIALES DE CONSULTA:
OTROS MATERIALES DE CONSULTA
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SOLEDAD ATLÁNTICO.
Observacione
Datos del editor Procedencia Dado de Baja
s
Fecha Tipo (guía,
Nº de
de laminas, foto,
Donación
Compra
Inventari
Canje
Ingres poster, disco, Añ
o Titulo Editor Fecha Causa
o película, etc.) o
c- INVENTARIO DE MOBILIARIO DE LA BIBLIOTECA:
INVENTARIO BIBLIOTECA INSTITUCION EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD

MOBILIARIO DE LA BIBLIOTECA
Datos Técnicos Procedencia Dado de Baja
Tipo (silla,
Fecha
N° de atril, banco,
Donación
Compra
de
Inventari mesa, estante, Observaciones
Ingres Marca Referencia Fecha Causa
o armario,
o
extintor, etc.)
d- INVENTARIO DE JUEGOS E IMPLEMENTOS DIDÁCTICOS:
INVENTARIO BIBLIOTECA INSTITUCION EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD

JUEGOS E IMPLEMENTOS DIDACTICOS
Procedenci
Datos Técnicos Dado de Baja
Tipo (juegos, a
Fecha
N° de implementos
de
Donación
Compra
Inventari de apoyo Observaciones

Ingres
o pedagógico, Marca Referencia Fecha Causa
o
etc.)
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SOLEDAD ATLÁNTICO.
e- INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CÓMPUTO, AUDIO Y VIDEO:

ELEMENTOS DE COMPUTO, AUDIO Y VIDEO
Datos del Equipo Procedencia Observación Dado de Baja
Fecha
Nº de N°
Donación
Compra
de
Canje
Inventari Modelo de Estado
Ingres Tipo Marca Fecha Causa
o o Ref. Seri (N/U)
o
e
f- ACTA DE INGRESO AL PATRIMONIO DE LA BIBLIOTECA:
ACTA DE INGRESO AL PATRIMONIO DE LA BIBLIOTECA – N°_______

Nombre del encargado: __________________________________ Fecha: _______________
Siendo el día ___ del mes de _____________ del año 20____, a las _______________, se recibe en
las instalaciones de la biblioteca IEGEG el/los siguiente(s) elemento(s):
Procedencia Estado
Tipo Nombre Referencia Número (compra, canje, (nuevo o Observaciones
o donación) usado)
Para constancia de ello, firman a continuación el/la encargado(a) de recibir el/los anterior(es)
elemento(s) para la biblioteca, quien lo(s) entrega y un(a) directivo de la institución:
________________________________ _________________________________
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NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
Bibliotecario(a) o encargado(a): Quien entrega:
____________________________
Rector(a) o Coordinador(a):
6.4. Modelo de fichero de catalogación.

BIBLIOTECA I. E. GABRIEL ESCORCIA GRAVINI
# de inventario: Tipo:
Nombre del libro:
Autor:
Lugar: Editor:
Año: ISBN:
Clasificación del elemento:
6.5. Modelo de acta de descarte.
ACTA DE DESCARTE DE ELEMENTOS DE LA BIBLIOTECA – N°_______

Nombre del encargado: __________________________________ Fecha: _______________
Siendo el día ___ del mes de _____________ del año 20____, a las _______________, después de
evaluar y verificar la vida útil y/o funcionalidad de el/los siguiente(s) elemento(s) (siempre y cuando
no exista posibilidad de reparación, adecuación o recuperación), se determina que será(n) retirado(s)
del inventario y por tanto del patrimonio de la biblioteca. A continuación, se detalla el/los elemento(s)
que serán dados de baja de la biblioteca IEGEG:
Númer Dado de baja
Tipo Nombre Referencia Observaciones
o Fecha Causa
Para constancia de ello, firman a continuación el/la bibliotecario(a) o encargado(a) de realizar el

proceso de descarte de el/los anterior(es) elemento(s) para la biblioteca y un directivo de la
institución que lo(s) verifica:
________________________________ _________________________________
Bibliotecario(a) o encargado(a): Rector(a) o Coordinador(a)
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NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
6.6. Modelo de signatura topográfica y rotulado.

Los modelos de signaturas topográficas varían dependiendo de los datos
a los cuales podemos tener acceso para integrar en su estructura. Estos
se deben adherir en la parte inferior del lomo del libro por medio de una
etiqueta que se llama Tejuelo con medidas de 3 cm x 2 cm. Los datos a
integrar son en la signatura son:
 Número de la CDU (Clasificación Decimal Universal). Corresponde
a la materia del libro.
 Las tres (3) primeras letras mayúsculas correspondientes al autor,
editor literario, director, etc.
 Las tres (3) primeras letras minúsculas correspondientes al título
de la obra (sin tener en cuenta los artículos).
 Número de inventario o registro.
a- Modelo 1 (ejemplo 1) – cuando la obra tiene todos los datos:
Encontramos la siguiente signatura, que corresponde a la obra “La casa de

Bernarda Alba” de Federico García Lorca (o de cualquiera obra de literatura
española de autores en los cuales su primer apellido comience por “Gar” y el título
de la obra comience por “cas”). Se procede de la siguiente forma:
860= corresponde al CDU asignado a la Literatura Española. 860

GAR= corresponde al nombre: García Lorca, Federico. GAR
cas= corresponde al título: (La) casa de Bernarda Alba. cas
#invent= corresponde al número de inventario asignado #invent
b- Modelo 2 (ejemplo 2) – para obras anónimas:
Para estos casos, solo se asigna el número CDU y las tres (3) primeras letras que
corresponden al título de la obra, como por ejemplo en la novela del “Lazarillo de
Tormes” en mayúsculas y debajo del número CDU y en la última casilla el número
de inventario. En este caso la signatura topográfica queda de la siguiente manera:
860= Literatura Española. 860
LAZ= Lazarillo de Tormes. LAZ

#invent= Número de inventario. -
#invent
37
NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
c- Modelo 3 (ejemplo 3) – para estudios críticos sobre autores determinados:
En el caso de estas obras, debajo del número asignado a la materia (CDU),

deberán ir las tres (3) primeras letras mayúsculas correspondientes al autor objeto
de estudio, y en la casilla de abajo, las tres (3) primeras letras del autor que hace el
estudio también en mayúsculas. De esta forma queda la signatura, tomando por
ejemplo la obra “Estudios lorquianos” de la autora María Teresa Babin (o también un
estudio sobre cualquier autor de la literatura española que comience por “Gar” y
realizado por un autor cuyo primer apellido comience por “Bab”) y, en la última
casilla, el número de inventario. En este sentido la signatura queda estructurada de
la siguiente forma:
860= Literatura Española (correspondiente al tema del libro) 860
GAR= García Lorca, Federico (autor que es objeto de GAR
estudio) BAB
BAB= Babin, María Teresa (autora que hace el estudio) #invent
#invent= corresponde al número de inventario asignado.
6.7. Modelo de fichas de préstamo y tarjeta de recordatorio de

devolución.
a- Modelo de ficha de préstamo:
BIBLIOTECA I. E. GABRIEL ESCORCIA GRAVINI

TÍTULO: SIG. TOP.:
AUTOR:
Prestado hasta/
N° Identidad Nombre. Apellido y firma
Fecha de devolución
38
NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
b- Modelo de tarjeta de recordatorio:
BIBLIOTECA I.E. GABRIEL ESCORCIA GRAVINI

FECHA DE DEVOLUCIÓN
6.8. Modelo de acta de usuarios morosos y sanciones.
REGISTRO DE USUARIOS MOROSOS Y SANCIONES.

Situación: moroso de Sanción: Paz y salvo
Fecha Nombre y apellido devolución o, daño o inhabilidad o de la sanción Firma usuario
deterioro de elemento reposición (si/no)
6.9. Documento: Gestión de riesgo en bibliotecas, para la prevención y

conservación del patrimonio bibliográfico de las bibliotecas, publicado
por la Biblioteca Nacional de Colombia y el Ministerio de Cultura de
Colombia.
*este documento se anexa al Manual de Procedimiento de la Biblioteca de
la Institución Educativa Gabriel Escorcia Gravini de Soledad – Atlántico.
**en dicho documento se detallan otros aspectos para tener en cuenta
para la recuperación y preservación del patrimonio presentes en el
manual de la biblioteca, como otros procedimientos de esta dependencia.
39
NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
6.10. Documento: Herramientas para la Biblioteca Escolar, Gestión y

organización de la biblioteca escolar, publicado por el Ministerio de
Educación Nacional de Colombia, en el marco del Plan Nacional de
Lectura llamado “Leer es mi cuento”.
*este documento se anexa al Manual de Procedimiento de la Biblioteca de
la Institución Educativa Gabriel Escorcia Gravini de Soledad – Atlántico.
**en dicho documento se detallan otros apartados para tener en cuenta
con relación a los procesos y proyectos que pueden desarrollarse desde
la biblioteca escolar y otros aspectos importantes de esta dependencia.
7. REFERENCIAS
Manual de procedimientos Biblioteca Escolar – Escuela Técnica XX D.E. XX Ciudad
Autónoma de Buenos Aires. Universidad Nacional de Mar del Plata – María Victoria
Escobar.
https://bibliocoss.files.wordpress.com/2015/04/escobar_mv_procedimientos.pdf
Manual de Procedimientos para Bibliotecas, Guía para su redacción (n.°2). Lic. Kolesas,
Mabel. Directora Biblioteca del Docente. Ministerio de Educación. GCBA.
http://eprints.rclis.org/16825/1/guia_redaccion_manual.pdf
Guía para la organización de la Biblioteca Escolar, Aspectos Técnicos (n.°3). Lic.

Kolesas, Mabel. Directora Biblioteca del Docente. Ministerio de Educación. GCBA.
https://www.buenosaires.gob.ar/sites/gcaba/files/guia_organizacion_0.pdf
Procesos Técnicos en una Biblioteca Popular. Servicio de Asistencia Bibliotecnológica –

SAB. Unidad de Promoción del Libro y la Lectura – UPLyL. Comisión Nacional Protectora de
Bibliotecas Populares – CONABIP. Secretaría de Cultura de Argentina.
http://v.conabip.gob.ar/sites/default/files/catalogacion.pdf
Guía de signatura topográfica. Biblioteca de Filología. Universidad de Salamanca.

https://bibliotecadefilologia.usal.es/signatura/sig_quees.html#:~:text=La%20signatura%2C
%20por%20lo%20general,editor%20literario%2C%20director%2C%20etc.
40
NIT: 901275339 - 1 Código DANE: 108758800429
SOLEDAD ATLÁNTICO.
Herramientas para la Biblioteca Escolar, Gestión y organización de la biblioteca escolar.

Vanegas Fonseca, María Clemencia. Plan Nacional de Lectura – Leer es mi cuento.
Ministerio de Educación Nacional de Colombia.
http://aprende.colombiaaprende.edu.co/sites/default/files/naspublic/4_herramientas_para_la
_biblioteca_escolar_i.pdf
Gestión de riesgo en Bibliotecas. Grupo de Conservación de la Biblioteca Nacional de

Colombia y el Ministerio de Cultura de Colombia.
http://bibliotecanacional.gov.co/es-co/servicios/profesionales-del-
libro/Documents/Gestion_riesgos_bibliotecas.pdf
41

Manual de Procedimiento Biblioteca Iegeg

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INSTITUCION EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD.

Res. de Aprobación de 0172 del 18 de marzo 2019 de Alcaldía de Soledad.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE SOLEDAD ATLÁNTICO

INSTITUCIÓN EDUCATIVA GABRIEL ESCORCIA GRAVINI DE SOLEDAD

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA INTERNA

3.1.4. Mobiliario de la biblioteca………………………………………………..

5.1. Horario del servicio…………………………………..…………………………

6.7. Modelo de fichas de préstamo y tarjeta de recordatorio de devolución...…

PRINCIPIOS, MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA BIBLIOTECA ESCOLAR

criticidad, disciplina, autonomía, motivación, creatividad, actualización y

Las personas que estarán a cargo del cuidado y funcionamiento de la biblioteca

1.1. Funciones técnico-administrativas.

1.2. Funciones pedagógicas.

2. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE COLECCIONES

2.1. Selección del material por adquirir.

d- Elaborar un listado de las obras deseadas.

2.2. Adquisición por compra.

2.3. Adquisición por organismos estatales.

2.4. Adquisición por donaciones de particulares.

2.5. Descarte de material.

3. PROCEDIMIENTOS PARA LAS ACTAS DE CONTROL

otros espacios que no impidan la lectura, proyección o reproducción

año al término del calendario escolar. En el inventario se deben registrar todos

a- Para el ingreso y registro de estos elementos, indicar el tipo de objeto,

a- La información a plasmar para la catalogación corresponde:

4.4. Preparación para el préstamo.

 Una tarjeta de recordatorio de devolución.

 Para para el domicilio.

5.1. Horario del servicio:

5.2. Servicios que se ofrecen:

5.3. De los usuarios de la biblioteca:

5.4. De las conductas dentro de la biblioteca:

 Ingresar sin alimentos y bebidas.

5.5. De la manipulación de los elementos de la biblioteca:

Del préstamo de libros y/u otros elementos de consulta, didáctica o apoyo

5.8. Préstamos para el aula:

5.9. Préstamo para el domicilio:

e- Si la devolución del libro y/o elemento prestado se hace fuera de los

5.10. De la gestión en caso de accidentes o situaciones de riesgo.

 Señalización de Ruta(s) de evacuación.

Si bien lo anteriormente enunciado responde a situaciones que pueden

o EVACUACIÓN DEL EDIFICIO ANTE UNA EMERGENCIA:

o RESPUESTA GENÉRICA ANTE CUALQUIER EMERGENCIA NO PREVISTA

o EMERGENCIA POR INCENDIO:

los extintores portátiles, verificando que no queden focos activos (si es

o EMERGENCIA POR FILTRACIÓN DE AGUA O POR PLAGA DE HONGOS:

e- Tome fotografías del siniestro y proceda a retirar la documentación y/o los

o EMERGENCIA POR ATRACO:

o EMERGENCIA POR PRESENCIA DE ALGÚN/OS OBJETO(S)

i- Espere instrucciones de la Policía e informe de las características de los

o EMERGENCIA POR AMENAZA DE BOMBA:

o EMERGENCIA POR UN TEMBLOR DE TIERRA O TERREMOTO:

g- Apague los focos de fuego con el extintor asignado (cuando pueda).

o EMERGENCIA DE HURACÁN, TORNADO O TORMENTA TORRENCIAL:

l- Mantenga la comunicación constante con el personal que queda dentro de

5.10.4. Sobre el manejo del salvamento del patrimonio de la biblioteca.

DATOS DEL EJEMPLAR

Fecha de Ingreso: ________________

Número Inventario: ________________

Signat. Topográfica: ________________

6.2. Modelo de sello de identificación de la biblioteca.

6.3. Modelos de planillas de inventario y acta de ingreso: