OLGA ESPERANZA RODRIGUEZ BRICEÑO

FICHA 1830487
Conociendo de la importancia de aplicar pautas para la óptima
administración de comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas,
a través de la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las
Unidades de Correspondencia, en dichas entidades, quisiera mencionar
inicialmente, que la radicación de comunicaciones oficiales, es la manera
como las entidades asignan un numero especifico llamado consecutivo, para
aquellas comunicaciones que se reciben o se fabrican allí. A continuación,
están las formas de Radicación de comunicaciones enviadas y recibidas:

Estos son los siguientes pasos para Enviadas:

1. Numero de Radicación: Es el Identificador asignado a un documento y
al cual se le asocia cierta información.
2. Fecha: Esta indica el tiempo donde se hace u ocurre una acción,
señalando el día, el mes y el año. Esto demuestra el momento del
envío del documento.
3. Nombre de la Persona Destinataria: Es la información correspondiente
a la/las persona(s) a la que se envía el documento.
4. Entidad destinataria: Es la información correspondiente a la entidad
que envía el documento.
5. Nombre de Dependencia que elabora: Es la información
correspondiente al departamento que se encarga de enviar el
documento.
6. Nombre del Funcionario del trámite: Es la información correspondiente
a la persona que se encarga de atender el envío del documento.
7. Asunto: Es el tema que se le asigna al documento.
8. Anexos: Son los documentos que, en ocasiones, se adjuntan a dicho
radicado.
9. Respuestas: Es la serie de palabras escritas con las que se
argumenta y se da solución a las inquietudes planteadas.

Estos son los siguientes pasos para Recibidas:

1. Numero de Radicado: Es el Identificador asignado a un documento y a

este se le asocia cierta información, la cual se considera relevante al
momento de moverse entre departamentos al interior de la
organización.
2. Fecha: Esta indica el tiempo donde se hace u ocurre una acción,
señalando el día, el mes y el año. Esto demuestra el momento del
recibo del documento y permite así que se cumpla con lo términos de
vencimiento.
3. Nombre de la Persona o Entidad remitente: Es la información
correspondiente a la/las persona(s) que remiten el documento.
4. Nombre de la Dependencia que recibe: Es la información
correspondiente al departamento al cual va dirigido el documento.
5. Nombre del Funcionario que recibe: Es la información correspondiente
a la persona que se encarga de atender la recepción del documento.
6. Asunto: Es el tema que se le asigna al documento.
7. Anexos: Son los documentos que, en ocasiones, se adjuntan a dicho
radicado.
8. Tiempo de respuesta: Es el tiempo estipulado por la normatividad
vigente, para dar respuesta efectiva a la consulta hecha a través del
Radicado.
9. Antecedente Número de comunicación enviada: Es el número del
radicado de la comunicación recibida que generó u obligó la
producción del oficio que se está registrando.
10. Nombre del Código de las dependencias a la cual se distribuye para
que se dé respuesta: Es la información relacionada con el código
asignado a la dependencia interna, a la cual se le envía la solicitud
radicada, para que se encargue de dar una respuesta oportuna.