Los 4 libros que no deberías dejar de leer si quieres

administrar correctamente tu tiempo

Mucho se habla hoy en día de la importancia de la correcta administración de nuestro tiempo,
un recurso limitado e incontrolable, tanto en la vida personal como en la laboral. Sólo está en
nuestras manos la capacidad de utilizar el tiempo de la mejor manera. Actualmente vivimos en
un mundo con más oportunidades que antes, con acceso casi ilimitado a la información de
manera instantánea y mayor exigencia. La importancia de definir claramente nuestras
prioridades se hace cada vez más notoria. 
Existen infinidad de libros, artículos y papers sobre el tema. Proponemos, en esta ocasión,
cuatro publicaciones que consideramos fundamentales para adentrarnos en el mundo de
la administración del tiempo. Con muchos detalles comunes, pero con perspectivas o planes
de acción diferentes, cada autor plantea su visión del problema y las acciones que deben
realizarse para lograr optimizar nuestro tiempo.

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (The 7 Habits of Highly

Effective People)  - Stephen R. Covey (1989)
Este bestseller de Stephen R. Covey pretende seguir rompiendo paradigmas desde su
lanzamiento original. Su meta es darnos los lineamientos para desarrollar 7 hábitos
fundamentales basados en principios indiscutibles. Uno de los principales hábitos propuestos
por el autor, y quizás uno de los más difíciles de implementar, es el de “poner primero lo
primero”. Es decir, aprender de una vez por todas a priorizar nuestras actividades. Que
prevalezca la importancia por sobre la urgencia. Que todo lo que hagamos este alineado con
nuestra misión. Lo demás es pérdida de tiempo. Desarrolla la teoría de administración del
tiempo de Cuarta Generación, una evolución de las generaciones anteriores (la Primera
consistía básicamente en listas de tareas sin plazos ni fechas, la Segunda en agendas y la
Tercera en objetivos y planificación diaria – la más utilizada actualmente –). La Cuarta
Generación de administración del tiempo, paradójicamente, no se basa en administrar el
tiempo sino administrarnos a nosotros mismos mejorando nuestras relaciones y obteniendo
mejores resultados. En este punto surge su famosa Matriz de Administración del Tiempo.
El secreto de la felicidad y la efectividad se encuentra en el Cuadrante II: lo que es importante,
pero no es urgente. Aquí aparece todo lo relacionado con acciones que nos acercan a nuestra
misión, mientras se dejan de lado actividades irrelevantes para nuestro fin máximo. En
general, la urgencia suele estar asociada con factores que poco tienen que ver con nuestra
misión. No tenemos que dejarnos abrumar por la urgencia y perder el foco. Este libro es un
excelente punto de partida para desarrollar y mantener este hábito. De todas maneras, para el
lector que desee profundizar más, existe una publicación posterior del autor con dos coautores
llamado precisamente Primero lo Primero (1995) en donde se desarrolla ampliamente el tema.

¡Tráguese ese sapo! (Eat that frog!)– Brian Tracy (2003)

Una muy interesante y recomendable propuesta. La metáfora de “tragarnos el sapo” significa
cumplir con esa tarea que tanto nos cuesta y postergamos. Quizás se trate de la tarea que
mayor impacto tenga sobre nuestra vida actual. El autor nos invita a realizar esa tarea, a
tragarnos ese “sapo” al comienzo del día, con lo que sentiremos un alivio durante el resto de
la jornada ya que no habrá seguramente nada peor por hacer. También destaca la importancia
de comenzar una tarea y finalizarla, sin interrupciones. Previamente debemos establecer
prioridades y secuencia de todas las tareas a realizar, las cuales deberán ser planificadas el
día anterior. Desterrar por completo la procrastinación es otro de los objetivos del libro. El plan
de acción que plantea Tracy consta de 21 puntos fundamentales que deben ser
implementados inmediatamente para poder comenzar a obtener mejoras notorias en la
administración de nuestro tiempo, con la consecuencia natural del éxito asegurado. 

Organízate con Eficacia (Getting Things Done) – David Allen (2001)

Esta importante publicación de David Allen fue el puntapié inicial para lo que hoy es una
disciplina completa, el GTD (abreviatura de Getting Things Done, o “resolviendo las cosas”). Si
bien hay antecedentes de este método, Allen lo desarrolló de manera completa. Gracias a
esto, hoy se lo considera un culto dentro de la administración del tiempo. El método de gestión
GTD consiste básicamente en recopilar todas las tareas pendientes y ubicarlas en lugares
específicos predefinidos. Aquí la prioridad no es el criterio de orden. Esta clasificación
minuciosa de las tareas permite que, cuando vamos a realizar o revisar una tarea pendiente,
el resto no interfiera permitiéndonos mayor claridad y concentración. Uno de los puntos más
interesantes es que no hayan numerosos puntos de acceso a la información de tareas
pendientes, sino que todos converjan a un único acceso.  Por ejemplo, si tenemos más de una
cuenta de correo electrónico deberíamos utilizar una sola y redireccionar automáticamente a
ésta los correos que recibamos en las otras cuentas.
Las tareas pendientes son clasificadas generalmente en: acciones próximas (lo que debo
hacer ya), proyectos(las tareas que involucran más de una acción, dependan o no de mí), en
espera (lo que delegamos y esperamos que nos vuelva) y lo que algún día haremos (esas
tareas que deseamos realizar en algún momento pero no poseen fecha de caducidad).

Cómo administrar su tiempo (Successful Time Management) -

Patrick Forsyth (2007)
Apelando al sentido común y claramente alineado con la teoría de Covey, llega este libro que
reafirma acciones fundamentales que deben tomarse para lograr una administración del
tiempo adecuada. El secreto radica en separar lo importante de lo que no lo es. También se
deben dejar de atender las urgencias que pueden ser realmente triviales o simplemente temas
importantes no atendidos a tiempo. Antes de poner manos a la obra, Forsyth sugiere una serie
de pasos para que conozcamos en dónde estamos actualmente: identificar y clasificar todas
las tareas que realizamos (¡pueden ser más de mil!), evaluar de manera práctica nuestro
trabajo actual, medir en qué se nos va el tiempo (aquí el Principio de Pareto está presente: el
20% de lo que hacemos está planificado, el 80% restante es nuestra respuesta reactiva a los
imprevistos). Recién en este punto podremos y deberemos planificar el trabajo, trabajar con el
plan y negociar con lo incontrolable.