Ensayo tabla de retención documental en Colombia

la retención documental en Colombia es un tema muy importante en la legislación de

este país ya que es actualmente mediante ella coordinamos, orientamos,
controlamos, formulamos la política archivista de este país , la cual de una u otra
manera promueve la cultura de la gestión documental su eficacia y organización
documental ya sea cual sea el tipo de entorno laboral y con esto hablamos tanto de las
organizaciones gubernamentales y o de los ciudadanos del común y en el cual su
propósito final es aplicar de manera adecuada la administración y control de la gestión
documental, En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión
documental, ya que hace muy poco mediante la ley 594 del 2000 se puso en marcha el
método de creación de cómo hacer el proceso adecuado de crear manipular almacenar
y definir las clases de archivo para así estandarizar una manera de hacer de este
proceso, cabe resaltar también que las tablas de retención documental y su importancia
en los avances de la Gestión Archivística de las organizaciones A medida que avanzan
los años, son cada vez más los cambios que se evidencian en relación a la Gestión
Documental, al proceso de archivo, su sistematización y divulgación; si bien leemos
sobre la historia que emana el archivo, o la gestión documental en Colombia, se pueden
reflejar cambios importantes y significativos. Antes de la publicación y obligatoriedad de
la elaboración de tablas de retención documental establecida en la Ley 594 del 2000,
los archivos se manejaban por asuntos y generalmente su nombre era alfabético, de
igual forma las condiciones en que este se archivaba, no permitía la durabilidad del
mismo, por tal razón, se deterioraban documentos, al punto de perderse información. A
pesar de tener intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no
permitía lograr tener una información eficiente e inmediata en el momento que se
requería. En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión
documental, ya que permite a través de sus tablas de retención documental, manejar un
sinfín de información de manera organizada y estandarizada, con series y sub-series,
que permiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando una
historia y una memoria intacta y bien maneja. Otro aspecto importante que se puede
evidenciar para la organización archivística y que ha permitido la obligatoriedad de la
implementación de las tablas de retención documental, es el poder saber la disposición
desde el inicio hasta el final del desarrollo de un documento, ya que anteriormente, se
desconocía el ciclo vital delos documentos y archivos, a diferencia de la actualidad, la
cual permite conocer las fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o

secundario dentro de la organización. Aplicando el concepto del cual define las TRD
como una serie conformada por tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir que nos
facilitan en primera instancia el manejo de la información y hace mas fácil su manejo
organizacional y además implica los procesos de gestión documental en cada una de
sus fases y etapas, estas comprenden desde su producción y recepción en los archivos
de gestión, hasta su disposición final, ya sea que se integre de forma permanente a un
archivo, o se elimine en conformidad al resultado del proceso de valoración. Todo
documento que se integre permanentemente forma parte del histórico documental,
constituyéndose en un componente valioso para: investigación, evidencia requerida de
un proceso o procedimiento, evidencia testimonial o simplemente carácter informativo.
Ya que todos los documentos poseen un valor que los identifica, dependiendo de la
etapa del ciclo vital en el que se encuentran. Los valores primarios que se dan en la
primera y segunda etapa del ciclo vital, mientras que los valores secundarios
corresponden al archivo histórico. De acuerdo con esta valoración se consideran las
siguientes facetas contenidas en los documentos que son las siguientes: valor jurídico,
valor legal, valor fiscal, valor contable, valor secundario. sin duda alguna, revisten gran
importancia desde la perspectiva administrativa, ya que su instauración como parte
valida del proceso institucional, facilita el manejo de la información al contribuir con la
racionalización de la producción documental, además de ayudar a la administración a la
prestación de un servicio efectivo, mediante la facilidad de control y acceso a los
documentos generados durante los tiempos de retención estipulados; igualmente los
TRD garantizan que los documentos seleccionados para su conservación, tengan un
carácter de permanencia y fidelidad en la información recabada, sin menoscabo de la
regulación de transferencia que debe asistir a cada fase de archivo documental.