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Área
Sistema Nacional de
Contabilidad V
Informe Especial
Ficha Técnica por finalidad el registro de las operaciones del módulo contable del SIAF: Registro/
contables. Por otro lado, es recomenda- Notas de Contabilidad.
Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* ble que las notas de contabilidad tengan Antes de pasar a los casos prácticos, me
una numeración consecutiva que per- gustaría hacer incidencia al hecho de que
Título : Notas de contabilidad
¿Cómo y cuándo registrarlas? - Parte I mita tener un control sobre las mismas, las operaciones mediante notas de con-
igualmente debe contener la fecha de
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 46 - Agosto tabilidad deberían ser autorizadas por los
elaboración y el nombre de la persona
2012 funcionarios que correspondan para darle
o personas que intervinieron en su ela-
consistencia a las operaciones contables.
boración; asímismo, esta debe contener
Se debe recordar que cada nota de con-
claramente las cuentas utilizadas con sus
Sumario respectivos montos en las columnas del
tabilidad que se realiza en la oficina de
contabilidad alimenta información para
debe y del haber.
1. Introducción los estados financieros. Una vez más pre-
2. Concepto de notas de contabilidad Por lo general, solo es necesario el regis- ciso la importancia de la autorización. En
3. Tipos de notas de contabilidad tro de las notas de contabilidad cuando Colombia, los documentos contables no se
correspondan, las cuales deben estar autorizan mediante firmas digitales, sino
debidamente fundamentadas, por ello siempre con firmas autógrafas, además, el
estas deberían ser firmadas y archivadas, hecho de que las notas contables impresas
1. Introducción no es recomendable registrar notas de tengan la firma de quien las elaboró y de
La adecuada elaboración de los estados contabilidad si la operación no tiene quien las autorizó sirve para garantizar
financieros radica en el correcto y opor- ningún sustento. Y para evitar el uso que no existan funcionarios totalmente
tuno registro de las operaciones conta- innecesario de notas de contabilidad, autónomos; es decir, funcionarios que
bles, pero no es suficiente registrar los deberían implementarse medidas de solo elaboran las notas contables, pero
ingresos y gastos en un 100% aplicando control, como por ejemplo la autorización sin que nadie se los revise o autorice,
el principio de la partida doble, sino, de un funcionario del área administrativa, algo que siempre debería existir en las
además, los contables deben registrar que autorice el registro de las operaciones entidades públicas con un buen nivel de
aquellas operaciones que no necesaria- mediante notas de contabilidad. control interno.
mente constituyen ingresos o gastos, que
en la práctica contable son conocidas Debe quedar claro que la nota de conta-
como notas de contabilidad. ¿Qué notas bilidad no reemplaza a los comprobantes 3. Tipos de notas de contabilidad
contables debemos registrar y cuál es el de pago, llámese facturas, recibo por
honorarios, entre otros, por tal motivo, Para poder explicar los tipos de notas
procedimiento? En el presente artículo, de contabilidad, usaremos la base de
analizaremos la importancia de las mismas generalmente usamos notas de contabi-
lidad para registrar algunas operaciones datos del SIAF-SP (Sistema Integrado
y en qué tipo de operaciones es permiti- de Administración Financiera del Sector
do realizar el registro contable mediante internas, y es necesario recordar que los
hechos económicos deben documentarse Público), los cuales se han clasificado en
notas de contabilidad. 16 grupos, identificados con los códigos
mediante soportes de origen interno o
externo. siguientes:
2. Concepto de notas de conta- a. 010000 Asiento de apertura
Es importante destacar que el SIAF-SP,
bilidad identifica el uso y registro de las opera- b. 020000 Movimiento de bienes
En la legislación peruana, no tenemos ciones mediante notas contables, facili- c. 030000 Cargas diferidas
marco legal alguno que defina y men- tando de esta manera a los contadores
cione el uso de las notas de contabilidad, el correcto y adecuado uso de las notas, d. 040000 Ingresos varios
sin embargo, podemos definir que estas además el sistema permite la impresión de e. 050000 Gastos varios
vienen hacer documentos internos y ex- los mismos. Cabe señalar que el software f. 060000 Deuda
clusivos del área contable, que constituye estable las cuentas contables para cada
un soporte de la contabilidad ya que tiene g. 070000 Costo de ventas
tipo de notas de contabilidad, para tal
* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos efecto, las operaciones mediante el uso de h. 080000 Transferencias
locales. Docente universitario - Posgrado. las mismas se registran en la siguiente ruta i. 090000 Provisiones
Caso Práctico Nº 3
Caso Práctico Nº 5
La Municipalidad “301034”, según Pecosa Nº 100, realiza la
salida de bienes de los almacenes por la suma de S/.3,000.00. La Municipalidad “Yo Gobierno Bien” realizó la construcción
Para este caso, la oficina de contabilidad elabora la nota de de un centro educativo, bajo la modalidad por contrata, valori-
contabilidad, usando los siguientes códigos: 020000-015. zado en S/.130,000, asimismo se realizó la liquidación técnica
financiera por dicho monto. En tal sentido, como la obra ya fue
———————————— X ———————————— DEBE HABER culminada, la oficina de contabilidad elabora la nota contable
para activar dicha obra, para ello usa los siguientes códigos:
5301 CONSUMO DE BIENES 020000-007.
530103 Combustible, lubricantes
53010301 Combustible 1,000.00 ———————————— X ———————————— DEBE HABER
530105 Materiales y útiles
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00
53010501 De oficina
150102 Edificios no residenciales
53010502 Papelería en general 2,000.00
15010202 Instalaciones educativas
1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00
130103 Combustible, lubricantes
150107 Construcciones edificios no residenciales
13010301 Combustible 1,000.00
15010702 Instalaciones educativas
130105 Materiales y útiles
1501070201 Por contrata
13010501 De oficina
Por el traslado definitivo de construcciones en curso al centro
13010502 Papelería en general 2,000.00 educativo.
Por la salida de bienes de los almacenes.
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP.
SIAF-SP:
f) 060000 Deuda - 008 Gastos ej. ant.-ints,com.y otros - 020 Intereses, comisiones y otros gastos
En este grupo, se registran las siguientes - deuda pública .interna y ext. - deuda pública externa
notas de contabilidad, que son recono- h.aval
- 023 Gastos ej. ant.-amortización deuda
cidas a través de los códigos siguientes: - 009 Amortización deuda publica exter- pública externa-bonos
- 001 Gastos ejercicios anteriores, amor- na mediano/largo plazo-rec.emp.
- 024 Gastos ejerc. ant.-amortización
tización deuda interna y externa - 012 Gastos ej. ant.ints. comisiones y
otros g.-deuda pública externa deuda pública interna-corto plazo
- 002 Suscripción de acciones en orga-
nizaciones internacionales-DNEP - 017 Intereses, comisiones y otros gastos - 025 Gastos ej. ant.-amortización deuda
de la deuda pública interna pública interna-créditos y bonos
- 003 Gastos ejercicios anteriores, sus-
cripc. acciones en org. internac. - 018 Intereses, comisiones y otros gastos - 026 Gastos ej. ant.-amortización de
- DNEP deuda pública externa-honra de aval deuda pública externa
Caso Práctico Nº 10
h) 080000 Transferencias
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el
En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, SIAF-SP:
que son reconocidas a través de los códigos siguientes:
- 001 Transferencia depreciación, agotamiento y amortización
entre entidades
- 013 Transferencia de bienes corrientes entre entidades.
Caso Práctico Nº 11