UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO

Contabilidad Pblica o Gubernamental

El estado concebido como gran empresa, y gestor del desarrollo econmico y social, requiere para una optima administracin, informacin confiable que le permita conocer, a analizar y proyectar las situaciones relativas a su accin. Dicha informacin para ser confiable debe ser oportuna, veraz. Suficiente y clara.

En la poca incaica, los incas llevaron en cierta forma la contabilidad del imperio incaico, mediante el uso de los kipus. En la poca virreynal, se llevaba simplemente contabilidad, pero no era lo que se conoce ahora con el nombre de la contabilidad publica. En la poca republicana, con la guerra por la independencia de nuestro pas, no hubo tiempo, ni elementos para dar una estructura organizativa al sistema de rentas y gastos. En 1830, se intento aplicar el sistema de contabilidad por partida doble, pero su implementacin hallo obstculo y se adopto un mtodo que a pesar de ser imperfecto se acercaba a dicho sistema.

Fue bajo el gobierno militar de 1968- 1979, que su reforma de la administracin publica, fue que aplica la contabilidad gubernamental mediante decreto ley N 20164 del 02-1073. desde esa fecha hasta nuestros das, ha seguido un proceso largo de evolucin y perfeccionamiento e ingresando a los sistemas computarizados.

En el ao 2005 se aplica el sistema integrado de administracin Financiera SIAF, sistema que ha modernizado la informacin financiera y presupuestaria y que ha permitido al Estado mejorar el manejo adecuado de sus recursos econmicos y financieros.

Conocida tambin como Contabilidad Pblica y es definida como una de las ramas de la contabilidad que se ocupa del registro y control de las operaciones econmicas y financieras que se producen en el sector publico, en sus diversas reas: de fondos, bienes, presupuesto y operaciones complementarias con la finalidad de preparar estados financieros y presupuestarios que faciliten el anlisis de los mismos y la obtencin de indicadores que permitan una racional evaluacin de ingresos y gastos; as como la situacin financiera, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.

Suministrar informacin de carcter financiero, general y especial.

Asegurar el cumplimiento de la ley anual del presupuesto del sector publico. Controlar los ingresos pblicos. Controlar los gastos pblicos.

Control de los bienes del estado

1. Demostrar la situacin financiera del gobierno, a travs de los estados financieros que permiten conocer el activo, pasivo y patrimonio del Estado, as como el resultado de su gestin. 2. Conocer el manejo presupuestario, observando si los gastos se viene realizando de acuerdo a lo autorizado y si las metas se vienen cumpliendo. 3. Proporciona informacin estadstica necesaria, sobre los ingresos y gastos del gobierno para la elaboracin de las cuentas nacionales

La contabilidad Gubernamental Integrada, es aplicada en todos los organismos del sector pblico (excepto empresas pblicas) encargadas de la captacin de recursos financieros y aquellos que asumen la ejecucin del gasto o servicios inversiones; constituyendo dos grandes grupos:

1. Oficinas captadoras de recursos financieros

2. Entidades de gastos e inversiones

En este grupo se encuentran los rganos administradores del tributo:

- SUNAT,
- Consulados de la Repblica, - Registros Pblicos, - Correos, y - Direccin General del Crdito Publico.

En este grupo estn las entidades encargadas de llevar a cabo el servicio o la inversin para beneficio de la comunidad nacional: - Gobierno Central, Regional y Local, - Instituciones Publicas, - Sociedades de Beneficencia Publica, - Essalud, - Universidades Nacionales.

Para expresar el contenido y funcionalidad de la contabilidad gubernamental Integrada, es necesario precisar algunos fundamento bsicos establecidos. UNIDAD DE CAJA .- principio que establece que los recursos financieros deben reunirse en un fondo comn para financiar los gastos, cuya finalidad es la de obtener una informacin uniforme sobre el flujo de los fondos pblicos.

PARALELISMO Y SIMULTANEIDAD CONTABLE:- Las operaciones realizadas en los entes pblicos son registradas en la contabilidad patrimonial y en la contabilidad presupuestaria, es decir que bajo este principio se establece que a toda operacin real registrada en el proceso contable financiero, le corresponde paralela y simultneamente un registro en el proceso contable presupuestario. De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en distintas reas se procesa informacin especializada, con el fin de obtener un Balance de Comprobacin integrado que muestra las operaciones de Bienes, Fondos, Presupuesto, Tributacin, Endeudamiento y operaciones complementarias segn corresponda.

TRATAMIENTO OBLIGATORIO DE CUENTAS POR PAGAR Y COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS: A efectos de fortalecer el Control Interno que debe ejercerse en las entidades publicas, es de vital importancia el registro contable de las cuentas por pagar y los compromisos presupuestarios, previo al pago y a la ejecucin presupuestaria correspondiente.

CONTROL INTERNO Y AUDITORIA POSTERIOR: La fundamentacin del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada ha sido estructurado para permitir a los rganos de Control Interno y externos de la institucin, tener las fuentes de informacin necesarias para llevar a cabo sus funciones y poder realizar la auditoria operativa y el control de resultados.

El sistema para contabilizar las transacciones de la nacin esta en funcin de tres ( 03) niveles de operaciones, dentro de los cuales se registran los actos de la administracin del Gobierno. Los niveles son: NIVEL CONTABLE NACIONAL: Se refiere a las operaciones de consolidacin que realiza la Contadura Publica de la Nacin para elaborar la Cuenta General de la Repblica, sobre la base de la informacin financiera y presupuestaria de los organismos representativos del Gobierno Central, Regional y Local. La Cuenta General de la Repblica, resume en cada ejercicio la informacin referente a metas, estado de situacin financiera y de resultado de la gestin publica dentro de una ptica nacional de las actividades del Estado.

NIVEL CONTABLE CENTRAL O INSTITUCIONAL: Cubre las operaciones que realizan las oficinas administrativas de la Sede Central de los Organismos Pblicos del Gobierno Central, Regional y local, as como las operaciones realizadas por sus dependencias descentralizadas. La informacin a este nivel se produce mediante la consolidacin de los estados contables elaborados por la dependencias descentralizadas adiciona con las transacciones efectuadas por la administracin de la Sede Central de Organismo. NIVEL CONTABLE REGIONAL: Alude a los movimientos contable de toda ndole que se efectan en las Oficinas de Administracin de las dependencias descentralizadas de cada uno de los organismos del Gobierno Central, Regional y Local tienen establecidas en las diversas zonas o localidades del territorio Nacional.

PRIMER NIVEL

NACIONAL

DIRECCIN GENERAL CONTABILIDAD PUBLICA

DE

( Cuenta General de la Republica)

SEGUNDO NIVEL

CENTRAL O INSTITUCIONAL

Ministerio Salud
Ministerio educacin Ministerio justicia, Etc.

D. Reg. Salud

REGIONAL
TERCER NIVEL

D. Reg. Educacin, etc.

REAS DE BIENES: Comprende las operaciones relativas a la adquisicin u obtencin, almacenaje y distribucin de los bienes muebles realizados en la entidades publicas.
Incluye tambin la adquisicin y registro de las propiedades inmuebles del Estado. REA DE FONDOS: Cubre las operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de fondos en los diversos niveles de la administracin publica. Se refiere a cualquiera de las fuentes de financiamiento del erario nacional y a los diversos conceptos de pago requeridos para el funcionamiento gubernamental.

REA DE TRIBUTACIN: Comprende las operaciones de acotaciones, autoacotaciones, percepcin de tributos, reclamos interpuestos por los contribuyentes; as como las devoluciones respectivas. REA DE ENDEUDAMIENTO: Se refiere a las operaciones de endeudamiento interno y externo realizado por el gobierno o avalado por este garantizar crditos obtenidos por otros entes nacionales de derecho publico as como el pago del servicio de la deuda publica. REA DE PRESUPUESTO: Incluye las operaciones que se deriven del presupuesto de cada ejercicio fiscal en sus etapas de programacin, Aprobacin, Ejecucin y control, y evaluacin por los ingresos y gastos en los diversos niveles.

REA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIA: Esta referida a todas aquellas operaciones que no han sido mencionadas en las reas anteriores, como es el caso del asiento de apertura, de regularizacin, de ajustes contable y de correccin monetaria, de las cuentas de control o de los asientos de cierre de operaciones que tienen las caractersticas de completar el circuito contable.

CONTABILIDAD PATRIMONIAL: Llamada contabilidad financiera y comprende normas, procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados contables, relacionados con la registracin e informacin de los valores que conforman el patrimonio de la entidad ( En el PCG comprendida entre la Clase 1 - 3 )
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA: Es el campo de la contabilidad que abarca las normas procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados presupuestarios para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando as las incidencias del proceso presupuestario. ( En el PCG comprendida en la clase 8)

CONTABILIDAD DE CUENTAS DE ORDEN: El campo de esta contabilidad abarca el uso de registros que permiten anotar las cuentas de control con la finalidad de que la entidad de informacin exacta sobre los contratos, Autorizaciones y Uso de Giros, valores y documentos, prestamos, bienes asignados y otros. ( En el PCG comprende en la clase 9) ESTAS TRES ( 03) CONTABILIDADES: contabilidad patrimonial, contabilidad presupuestaria y la contabilidad de cuentas de orden, se llevan bajo un sistema de registro integrado, es decir que el proceso contable de cada contabilidad se registra utilizando un solo juego de libros contables principales, aperturando registros contables para controlar el movimiento de cada una de las divisionarias que respalden en forma analtica al Libro Mayor. As mismo, el sistema contable cuenta con registros auxiliares especializados que se requieren para anotar en forma especifica, el comportamiento del presupuesto.

Es indiscutible que entre la Contabilidad Patrimonial o Financiera y la Contabilidad Presupuestaria existe un vinculo estrecho si tenemos en consideracin que el presupuesto es el instrumento fundamental para la administracin pblica, por lo que su aplicacin requiere que sea controlado en sus distintas fases y es aqu donde la contabilidad cumple esta finalidad haciendo posible que alcance sus metas y se cumplan sus programas. La registracin de la captacin de los recursos financieros anotados en la contabilidad presupuestal, sean a la vez registradas en la contabilidad Financiera, as como valores o bienes adquiridos, cualquiera que sea su naturaleza o destino, deben contabilizarse simultneamente con la ejecucin presupuestal.

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Documentos que registran y elaboran las Entidades Pblicas

Documento contable es todo instrumento normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa algn acto, para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestacin de voluntad que produce efectos jurdicos. Las ordenes de compra, de servicios, recibos, notas de venta, facturas o cualquier otro documento que constituye una evidencia de que se ha realizado una transaccin con efecto contable, son ejemplos de estos documentos. (1) (1) Panez Meza, Julio. Diccionario de Contabilidad, Economa y Finanzas.

Segn la Resolucin de Contadura N 06797/EF/93.01(31 DIC.97), que aprueba el compendio de Normatividad Contable, en su Instructivo N 1 establece que la finalidad de los documentos contables es dar a conocer informacin suficientemente clara y detallada que sustentan la informacin contable para la elaboracin de los Estados Financieros y presupuestarios que muestran la real situacin financiera de cada Entidad.

La resolucin de Contadura N 067-97- EF/93.01 del 31.12.97 que aprueba la Normatividad Contable, entre ellos el Instructivo N 1 establece los Documentos y Libros contables que se deben utilizar en el Sistema de Contabilidad Gubernamental a partir del 01 de Enero de 1998.

Cabe indicar que dicho instructivo establece la continuidad de la utilizacin de los documentos fuentes y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a fin de tener una informacin suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y Presupuestarios, que muestren la real situacin financiera de cada entidad

Los documentos fuentes que intervienen en la adquisicin y control de los Bienes y Servicios que sustentan el registro contable se clasifican de acuerdo a las reas: 1. rea de bienes 2. rea de fondos. 3. rea de presupuesto 4. rea de operaciones complementarias.

A. Orden de compra Gua de Internamiento. B. Orden de Servicios. C. Pedido Comprobante de Salida ( PECOSA) D. Inventario Fsico E. Existencias valoradas de Almacn F. Control visible de Almacn

DOCUMENTOS CONTABLES
A. B. C. D. E. Orden de compra Gua de Internamiento. Orden de Servicios. Pedido Comprobante de Salida ( PECOSA) Nota de Entrada de Almacn. Otros.

A. Recibo de ingresos. B. Papeletas de depsitos. C. Nota de cargo D. Nota de abono E. Comprobantes de pago F. Planillas de haberes y pensiones G. Valorizacin de obra H. Otros

Los documentos que sustentan las operaciones contables de bienes, servicios y de fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda. ( recibos de Ingresos, Comprobantes, Planillas, Valorizaciones. Etc.)

Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas tambin son documentos fuentes de esta rea, adems de otros documentos tales como resoluciones, declaraciones juradas, contratos, cartas fianzas, etc.

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Libros y registros de contabilidad

Segn el instructivo N 1 Documentos y libros contables, aprobado con Resolucin de Contadura N 067-97EF/93.01 del 31 de diciembre de 1997, la oficina de contabilidad de la entidad debe registrar en los libros principales diarios y mayor, los asientos de contabilidad que figuran en el reverso de las reportes diarios y en las respectivas notas de contabilidad, en la fecha que se producen, para integrar las operaciones relativas al proceso patrimonial y presupuestario. Y aquellas operaciones adicionales que completan el circuito contable.

Segn el Instructivo N 01 Documentos y libros contables aprobado con Resolucin de Contadura N 067-97- EF/93.01 del 31 de diciembre de 1997 en los libros auxiliares se registran los documentos fuente que han sido utilizados para preparar cada uno de los partes diarios y notas de contabilidad, detallando el movimiento de las cuentas del libro mayor.

De acuerdo al Instructivo N 1 aprobado con Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01 del 31 de diciembre de 1997, los libros contables se clasifican en :

Libro Inventario y Balances Libro Diario

Libro Mayor

A. Caja B. Libro bancos ( por cada una de las cuentas o subcuentas corrientes) C. Registro de ventas D. Registro de compras E. Registro de Fondos para Pagos en efectivo F. Otros que requiera la entidad, de acuerdo a las necesidades.

Libro Inventario y Balances Principales Libro Diario Libro Mayor Caja Libro Bancos ( por cada una de las cuentas o sub- cuentas) Registro de ventas Auxiliares Registro de Compras. Registro de Fondos para Pagos en efectivo Otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades.