ACTA DE SOCIALIZACION DEL PQRS

Hora: 4:00 pm Fecha: 15 Noviembre 2020

Grupo de interacción social WhatsApp UTS CDI PEOGRESANDO JUNTOS.

Lugar:

Convoca: Marcela Gamboa Perlaza - Viviana Preciado

Objetivo: Socialización de la apertura quincenal del buzón PQRFS.

Agenda:

1. Saludo de bienvenida
2. Oración
3. ¿Quién ha hecho uso del buzón?
4. ¿Qué les ha parecido la herramienta del buzo de sugerencias?
5. Tarea Carta al buzón.
6. Carta al P.Q.R.F.S
7. Compromiso

Desarrollo:

Siendo las 4:00 de la tarde se inicia a través de un saludo de bienvenida por parte de las familias y las
docentes de la unidad.

Acto seguido se realiza la oración a través de una petición otorgada por una de las madres participantes.

Se solicita a los asistentes que envíen un emoji con la mano arriba a modo de firma de asistencia.

Se pregunta, “¿Qué les ha parecido la herramienta del buzón de sugerencias?” Las familias responden que
les ha parecido mu. Se indaga en los por que, de sus respuestas, donde argumentan “no lo he necesitado
profe”, “Yo lo miro siempre que voy al CDI por el RPP pero hasta ahorita no he necesitado utilizarlo” “profe
yo lo utilice, porque no es sólo para las quejas, como usted nos había comentado también son para las
felicitaciones o sugerencias".

Fue necesario recordarle a los asistentes, que el sistema de P.Q.R.F.S es implementado y su uso puede
ser mensual de manera física o quincenal de manera virtual para brindarnos entre talento humano y
participantes una comunicación eficaz, recíproca, y eficiente en la prestación del servicio, por ello se
recuerda a través de un vídeo en el cual se observa al talento humano conformado por la coordinadora
Claudia Patricia Rojas Navias, la profesional del componente de salud y nutrición, el profesional del
componente psicosocial, las agentes educativas y auxiliares pedagógicas, y se informa en párrafos
breves el objetivo del buzón “ Tener comunicación asertiva y directa con las familias a través de este medio
con el fin de afianzar lazos afectivos y mejorar la calidad del servicio e incrementar la eficiencia y
satisfacción de los beneficiarios” así mismo se definen palabras como Petición “es el derecho que tiene
toda persona para solicitar información o consulta y obtener pronta solución” Queja “manifestación de
descontento por los beneficiarios con respecto a los servicios ofrecidos por el programa” Reclamó
“Descontento por la prestación deficiente en los servicios prestados por el ICBF, operador y programa"
Sugerencias “petición relacionada con propuestas para el mejoramiento continuo del programa”
Felicitaciones “Expresión de alegría y agrado por los servicios prestados en el programa”. Se complementa
la información indicando el procedimiento del P.Q.R.F.S el cual “durante la pandemia por el COVID 19 las
P.Q.R.F.S serán recolectadas por la coordinadora del programa Claudia Patricia Rojas a través del
WhatsApp 320 467 2013 y el correo electrónico buzondesugerencias.itinerant.@gmail.com” y de manera
presencial se recolectaran las manifestaciones a través de una carta la cual deber a ser depositada en el
buzón P.Q.R.F.S ubicado en las entregas mensuales presenciales de ración para preparar. Por último, se
recuerda que este buzón realiza apertura cada quien es días Y para ello su socialización se lleva en las
mismas fechas.

En esta unidad han sido muy pocas las familias que han hecho uso del buzón ya sea físico o virtual por ello
se dejó una tarea de acercamiento a este medio primero físico luego se procederá al medio virtual.

Se deja una tarea especial con el fin de acercar a las familias al uso del buzón, “vamos a realizar una carta
decorada, muy bonita y en esta carta vamos a puntualizar las quejas, peticiones, reclamos, sugerencias y
felicitaciones que ustedes deseen escribir para las profes de la unidad o para cualquier persona del
personal con quienes nos encontramos en la entrega de RPP". Las familias de esta unidad son muy
creativas y les gusta las actividades que requieran de crear y decorar por esta razón la carta decorada fue
salgo que les gustó y la excusa perfecta para conocer sus opiniones a través del buzón.

COMPROMISOS Responsables Fechas

Carta decorada al buzón Todos los adultos 21 de octubre a noviembre.

responsables de los
participantes

EVIDENCIA FOTOGRAFICA.