CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

SWEET CARE S.A.S.

PRESENTA:
 La siguiente presentación está basada y definida por el
BIENVENIDA

plan de capacitación: conservación documental, de la

empresa SWEET CARE S.A.S. a sus colaboradores y
aprendices del Sena del curso RH-38, esperamos que les
sea de utilidad, es el deseo sincero de...
-Los expositores.
EXPOSITORES:
BRAYAN VALENCIA VICTORIA
MARIA JOSE PINEDA SANCHEZ
DIANA CAROLINA RAMOS VELEZ
 CONCEPTOS
BÁSICOS Y EL LAS

01 CICLO VITAL
03 AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
TEMAS Y OBJETIVOS

DE LOS
DOCUMENTOS

IMPORTANCIA
FORMAS DE DE LA

02 CONSERVAR LOS
DOCUMENTOS 04 CONSERVACIÓN
DE LOS
DOCUMENTOS
“La memoria documental de la Nación depositada
en los Archivos Federales debe encontrarse
debidamente Organizada y Conservada, ya que es
el fiel testigo de una sociedad democrática con una
compleja organización que prueba su evolución y
por ende su civilización, pero sobre todo el respeto
de los dirigentes hacia el pueblo.”

—ANONIMO
01
Conceptos y

01
El ciclo vital
de los
documentos
Conceptos básicos y
definiciones sobre la
conservación documental,
comprensibles para que las
pongas en práctica o las
adecues a las necesidades de
tu empresa
Conceptos y El ciclo vital de los

CONCEPTOS BÁSICOS
documentos

● DOCUMENTOS
● CONSERVACIÓN
● ARCHIVO
● CAPACITACIÓN
● CICLO VITAL
● CLASIFICACIÓN
Conceptos y El ciclo vital de los

CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS

Representa las etapas o fases

sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o
documentos

recepción en la oficinas hasta su

disposición final (microfilmación,
digitalización, conservación
permanente, selección o
eliminación).
Conceptos y El ciclo vital de los

MARS MERCURY JUPITER

documentos

Despite being red, Mercury is the Jupiter is the

Mars is actually a smallest planet in biggest planet in
very cold place the Solar System the Solar System
02
02
FORMAS DE
CONSERVAR
LOS
DOCUMENTOS
Por su iluminación, por la
humedad y temperatura, la
ventilación y la seguridad al
manejar documentos
FORMAS DE CONSERVAR LOS
DOCUMENTOS
Unidades de conservación

Para el almacenamiento de documentos en

soporte papel es recomendable utilizar cajas de
polipropileno o medios de embalaje que
garanticen su protección con el propósito de
prolongar de manera considerable la
conservación de los mismos
FORMAS DE CONSERVAR LOS

● Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres

individuales y en cajas con bajos o cero niveles de acidez.
DOCUMENTOS

● Las cintas magnéticas de audio, vídeo, entre otros, deberán

almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas
cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor.

● Los disquetes y los CD, entre otros, deberán contar con una
unidad de conservación plástica en polipropileno u otro
polímero químicamente estable, que no desprenda vapores
ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservación deberá contener solo un
disquete o CD.
Unidad de conservación
FORMAS DE CONSERVAR LOS

Iluminación
DOCUMENTOS

La luz no deteriora de manera directa los

documentos, sin embargo constituye un factor que
puede dañar los archivos, si no es controlada; por lo
tanto, se debe evitar la exposición prolongada de los
materiales a su efecto. Bajo condiciones de control,
puede ser beneficiosa para el control de insectos y
microorganismos.
FORMAS DE CONSERVAR LOS
Humedad y Es necesario, realizar un seguimiento de
la temperatura y humedad relativa
temperatura cuando menos una vez por semana,
durante un año, para corregir las
deficiencias detectadas.
DOCUMENTOS

● Fotografía blanco y negro: Temperatura de 15º a 20º C. Para su conservación

permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C. Humedad relativa de
40% a 50%. Para conservación permanente de copias en papel 40% de
humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa.
● Fotografía a color Temperatura menor a 10ºC. Para su conservación
permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa
de 25% a 35%
● Cintas de audio Temperatura de 10 a 18ºC. Humedad relativa de 40% a 50%.
● Medios Magnéticos: Temperatura 14 a 18ºC Humedad relativa de 40% a 50%.
● Discos ópticos Temperatura de 16 a 20ºC. Humedad relativa de 35% a 45%.
● Microfilm Temperatura de 17 a 20ºC. Humedad relativa de 30% a 40%.
Humedad y temperatura
FORMAS DE CONSERVAR LOS

Ventilación
DOCUMENTOS

Es fundamental evitar la condensación del aire al

interior del depósito. Se debe garantizar la aireación
continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de
intercambio se establecerán según las condiciones
ambientales requeridas y las características espaciales
del inmueble.
FORMAS DE CONSERVAR LOS

Seguridad
DOCUMENTOS

Para evitar catástrofes, se debe disponer de equipos para la atención de

incendios como extintores de halógeno y sus derivados, CO2, solkaflan o
multipropósito.

Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua. El

número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las
dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes

equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el
rescate de los documentos.
FORMAS DE CONSERVAR LOS

MANIPULACIÓN
DOCUMENTOS

Se debe instruir a los usuarios que los documentos se

consultan con manos limpias,
No se deben hacer anotaciones ni rayar los documentos ni
señalizarlos con elementos metálicos o voluminosos
El fotocopiado de documentos, es una técnica rápida y de
bajo costo. Sin embargo, el uso de máquinas
fotocopiadoras comunes genera serios problemas de
conservación por la presión que se ejerce sobre los
expedientes de amplios tomos, pudiendo provocar que el
lomo se quiebre.
SEGURIDAD PERSONAL

RIESGOS LABORALES:
● Riesgos Físicos
● Riesgos Biológicos
● Riesgos Psicosociales
● Riesgos Químicos
● Riesgos Ergonómicos
● Riesgos Eléctricos
SEGURIDAD PERSONAL

Se deben utilizar los siguientes elementos:

● Tapabocas o respiradores desechables

● Jabon Antibacterial Liquido y Gel Antibacterial
● Gorros desechables
● Guantes desechables de látex o de nitrilo
● Batas
● Gafas protectoras plásticas transparentes
FORMAS DE CONSERVAR LOS LIMPIEZA
PREVENTIVA DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS

● Es una medida de conservación que se aplica a los acervos

documentales, consistente en remover y eliminar polvo e
impurezas superficiales que puedan ocasionar algún deterioro
en los documentos.
● El lugar para la limpieza debe localizarse en un área apartada
del resto de la documentación, idealmente ventilada e
iluminada
● El tiempo de limpieza no deberá exceder de dos unidades de
conservación por día, utilizando como máximo para la limpieza
de los documentos, periodos de una hora con treinta minutos,
en todo caso se deberá dejar un espacio de 15 a 20 minutos para
volver a retomar la actividad.
DOCUMENTOS ANTIGUOS E Dale un rango de importancia
6 TIPS PARA CONSERVAR
Clasifica tus documentos y tenerlos
ordenados, para que así sea más
fácil ubicarlos a la hora que los
IMPORTANTES
necesites.
Elimina cualquier rastro de
acero
A veces, para mantener nuestros
documentos juntos, solemos
unirlos con un clip, y en algunos
casos con una liga. Sin embargo, a
la hora de conservarlos, es mejor
eliminar ambos elementos, ya que
puede estropear nuestros valiosos
archivos
Evita la humedad
Lo más preferible en este caso, es
disponer de espacios ventilados,
donde no exista un factor que genere
humedad y dañe nuestros
documentos. Ten en cuenta que la
temperatura ideal está entre los 18 y
20ºC.
El papel es enemigo del
calor y la luz
Aunque suene exagerado, no lo es.
Los documentos pueden ser
sensibles a la luz solar o una luz
artificial muy fuerte
DOCUMENTOS ANTIGUOS E
6 TIPS PARA CONSERVAR
Que las porta-laminas
sean tus mejores
amigos
IMPORTANTES
Evita a toda costa los álbumes
con hojas magnéticas, ya que
tienen alta emisión de ácidos
y son muy peligrosas.
También las puedes guardar
en láminas de poliéster.
Avanza hacia la
digitalización:
Es muy cierto que ahora
estamos en la era de la
digitalización; por eso,
almacenar tus documentos
importantes en dispositivos
digitales, te ayudará a tener
un poco más de tranquilidad.
 03

03 LAS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

La estructura de la clasificación
de los documentos
 ¿Qué son las
agrupaciones
documentales?
Son el Conjunto de documentos generados por una
unidad Administrativa en el ejercicio de sus
funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en
el organigrama originan
La clasificación:
Consiste en separar la documentación de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional.
LA CLASIFICACIÓN
04

La importancia

04
de la
organización y
conservación
de los
documentos
“El ser humano y la sociedad,
necesitan de la memoria y del
recuerdo para edificar un
futuro”

Jorge Palacio Preciado

organización y conservación
La importancia de la

La conservación y organización de
documentos son una herramienta
primordial de las organizaciones y
empresas, un recurso esencial que
correctamente organizado, se constituye en
memoria y testimonio de la evolución de su
entidad productora.
GRACIAS!
Te invitamos a realizar el
siguiente test sobre la
capacitación:

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