TIPS PARA UN LÍDER ÁGIL

Desde Lean hacia Ágil Project Management

Pablo Lledó
 Pablo Lledó

 Master of Science en Evaluación de Proyectos, Univ. of York, Inglaterra

 Project Management Professional (PMP), Project Management Institute
 MBA en Dirección de Proyectos, Universidad Francisco de Vitoria, España
 MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España
 Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo, Argentina
 Profesor de varias Universidades
 Autor de más de 5 libros sobre Project Management
 Socio fundador y Presidente de MasConsulting
 Consultor internacional de empresas
 Primer Presidente y socio fundador de PMI Nuevo Cuyo Argentina
 Empresario a cargo de distintas empresas

www.pablolledo.com
 Objetivos

1. Identificar oportunidades para acelerar los

plazos del proyecto sin incrementar los
costos ni reducir la calidad.

2. Recuperar tiempos y capacidad de gestión

eliminando excesos en la programación del
proyecto.
 Evolución de “buenas prácticas”

Buenas prácticas para el desarrollo de nuevos productos

Producción masiva Adm. Calidad Total Ingeniería Lean

Departamentos (TQM) concurrente Flujo
Funcionales Organización matricial Six Sigma continuo
3.4/millón

± 1920 ± 1960 ± 1985 ± 1995 2001

1983 Ágil
Henry Ford / División Trabajo PMBOK®
Frederick Taylor / Administración
 Contenidos

Tipos de tiempos
Principios de Lean Thinking
Principios del Manifiesto Ágil
Tips para un Líder Ágil
Preguntas
Tipos de tiempos
TIEMPO VALOR AGREGADO
El que pagaría el Cliente

Tiempo trabajado

Tiempo calendario
 Tiempo valor agregado

Tiempo
Actividad Inicio Fin valor
Café, e-mails, diarios, etc. 7:00 8:00
Reunión sobre situación del proyecto 8:00 9:00
Reunión sobre planeamiento 9:00 10:00
Llamada de clientes 10:00 11:00
Volver a solicitar información 11:00 12:00
Almuerzo 12:00 1:00
Informe de viajes, llamadas telefónicas 1:00 2:00
Revisión de estadísticas de ventas 2:00 3:00
Corregir errores 3:00 4:00
TOTAL
Horas
 Tiempo valor agregado
Tiempo
Tiempo sin
Actividad Inicio Fin valor valor
Café, e-mails, diarios, etc. 7:00 8:00 0 60
Reunión sobre situación del proyecto 8:00 9:00 20 40
Reunión sobre planeamiento 9:00 10:00 20 40
Llamada de clientes 10:00 11:00 10 50
Volver a solicitar información 11:00 12:00 0 60
Almuerzo 12:00 1:00 0 60
Informe de viajes, llamadas telefónicas 1:00 2:00 10 50
Revisión de estadísticas de ventas 2:00 3:00 60 0
Corregir errores 3:00 4:00 0 60
TOTAL 120 420
Horas 2 7
 ¿Por qué difieren los tiempos?

Falta de información Cambio de prioridades

Multi-tareas Esperas en colas

Falta de recursos Apagar incendios!

Principios del pensamiento Lean

1. Especificar con precisión el valor de cada

proyecto.

2. Identificar el flujo de valor que genera cada

proyecto.

3. Permitir que el valor fluya sin interrupciones.

4. Permitir al cliente que extraiga valor del equipo

de proyectos.

5. Buscar de manera continua la perfección.

+/- Año 1995

 1. Especificar el valor del proyecto

Valor = cualquier cosa por la que un cliente estará

dispuesto a pagar

Desperdicio Tipo 1 = actividad parcialmente sin

valor agregado, pero necesaria para completar las
tareas.

Desperdicio Tipo 2 = actividades que carecen de

valor agregado. “Muda”
 2. Identificar el flujo de valor
Cada tarea debería tener entregables. Toda otra actividad
debería sospecharse de no agregar valor.

Flujo de valor: secuencia de tareas que agregan valor.

 3. Permitir que el valor fluya
Remover obstáculos para que fluya el valor

Cliente
 4. Que el cliente extraiga valor

Los equipos de proyectos deberían permitir a

sus clientes extraer valor

Ejemplo: Apple Newton - PDA.

 5. Buscar la perfección continua

Ley de entropía: las cosas siempre tienden a ser

cada vez más aleatorias y caóticas a lo largo del
tiempo.
 Manifiesto para el desarrollo Ágil

Para proyectos de desarrollo de software

Preferimos … Antes que…

Individuos e interacciones Procesos y herramientas

Software funcionando Documentación extensiva

Colaboración con el cliente Negociación contractual

Respuesta ante el cambio Seguir un plan

Febrero 2001, Utah

 Principios del Manifiesto Ágil
1. Satisfacemos al cliente mediante la entrega temprana
y continua del proyecto con valor.

2. Los requisitos pueden cambiar, para proporcionar

ventaja competitiva al cliente.

3. Entregamos el proyecto rápidamente (15 a 60 d).

4. Empresarios y desarrolladores trabajan juntos.

5. Desarrollamos proyectos con individuos motivados.

6. Comunicación eficiente = conversación cara a cara.

 Principios del Manifiesto Ágil (cont.)
7. Medida de progreso = proyecto funcionando

8. Desarrollo sostenible, manteniendo un ritmo

constante de forma indefinida.

9. Atención continua a la excelencia técnica

10. La simplicidad es esencial.

11. Mejores prácticas = equipos auto-organizados.

12. Reflexionar regularmente sobre cómo ser más

efectivo para perfeccionar el proyecto.
 Filosofías

LEAN = para mejorar eficiencia en proyectos

de producción masiva

ÁGIL = para acelerar proyectos de software

Paul Leido = para ser más eficiente y rápido

en cualquier tipo de proyecto
 Los 10 mandamientos LEAN by Paul Leido

I. No agregarás… desperdicios al proyecto

II. Honrarás… los entregables al Cliente
III. No perderás… tiempo en reuniones
IV. No olvidarás… el análisis de riesgos
V. Levantarás… las etapas tradicionales
VI. Codiciarás… los métodos visuales
VII. No matarás… los métodos estándares
VIII. No provocarás… largas esperas
IX. No olvidarás… los recursos críticos
X. Santificarás… proyectos prioritarios
 I. No agregarás desperdicios

Ej: Control remoto / Softwares

de costos, errores, malentendidos, riesgos

Ej: Toyota – semásforos

produce 1 auto cada 2 min. / rojo => 10min / 2hs / Presidente

Resumen ejecutivo de 1 página (HP, Sony, Compac, etc)

 II. Honrarás los entregables al Cliente

“Toda actividad debe tener entregable y Cliente”

Project Management Tradicional – B depende de A
Id Nombre de tarea
06 jun '05 13 jun '05 20 jun '05 27 jun '05
L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D
1
Acrividad A
2
Actividad B

Lean Project Management – B está vinculada a A

Id Nombre de tarea
sáb 04 jun mar 07 jun v ie 10 jun lun 13 jun jue 16 jun dom 19 jun
0 12 0 12 0 12 0 12 0 12 0
1
Acrividad A
2
Actividad B

 El Cliente se involucra en forma temprana

 Breve período de colaboración para completar la tarea
 El Cliente determina el fin de su actividad predecesora
 III. No perderás tiempo en reuniones
Reuniones de coordinación
¿Valor creado ayer? ¿Plan para hoy? ¿Qué necesitan?
Reuniones semanales Reuniones diarias (10 min.)

0% - Esfuerzo - 100%
0% - Esfuerzo - 100%

5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
Días previos a la reunión Días previos a la reunión
 IV. No olvidarás el análisis de riesgos

Gestión de riesgos del proyecto

Identificar riesgos en agenda, costos, alcance y calidad
Cuantificación de riesgos:
Impacto
Probabilidad de ocurrencia
Priorización de riesgos
Plan de respuesta al riesgo
 V. Levantar las etapas tradicionales
Flujo de información tradicional con baches

Entrega de especificaciones formales

Diseño de productos

Flujo de información con el congelamiento de etapas

Ahorro
Especificación final
de
tiempos
Especificación 2

Especificación 1 Diseño de productos

Diseño preliminar
 VI. Codiciar los métodos visuales

Una foto vale más que 1.000 palabras!!!

Escritos: lo más flexible e ineficiente
Participación en las Ventas 1º Trim est 2005

Agua Servicios
Mercadería 2% 1%
14%

Snack
22% Café
61%
 VII. No matarás los métodos estánd.

Si existen procesos OK, ¿porqué re-inventar la rueda?

Ej: recetas, orden de compra, carga de datos, etc.
Dejar la creatividad para cosas más importantes
PMBOK, Director Profesional de Proyectos
 VIII. No cometer largas esperas
Reemplazar sistema “FIFO” por sistema de “reservas”

Salida Salida
Entrada
Cola / Espera

Entrada Reserva
IX. No olvidarás los recursos críticos

RECURSOS
CRÍTICOS
Mean 66,66
 X. Santificar proyectos prioritarios
MULTI-TAREAS VS EQUIPOS DEDICADOS

Multi-tareas Equipos dedicados

 No hay priorización  Priorización de actividades
 Retrasos crónicos  Reservas para contingencias
 “Hace todo como puedas”  “Listado de proyectos prioritarios”
 Lecciones aprendidas
GESTION TRADICIONAL LEAN PROJECT

Desperdicios Eficiencia / Flujo de valor

Reunionitis Reuniones eficientes
M.D.O. tradicional Procesos estándares
Alto riesgo Gestión de riesgos
Ruta crítica Recursos críticos
Burocracia y esperas Planificación de reservas
Multi-tareas Proyectos prioritarios
Alto desgaste Calidad de vida
¿PREGUNTAS?
 Disfruten de los proyectos que hagan...
y hagan aquellos proyectos que disfruten!

GRACIAS POR
SU ATENCIÓN

Pablo Lledó
 Contacto

Pablo Lledó / MasConsulting SA

Tel: +54 261 4200511
pablolledo@masconsulting.com.ar
www.pablolledo.com

Libros:
Director profesional de Proyectos (2011)
Gestión de Proyectos (2007)
Administración Lean de Proyectos (2006)