REGLAMENTO UNIFICADO DEL RUC

DOC: OAUPE008 Rev. 13 2016.09.19

REGISTRO UNIFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA
CONTRATISTAS RUC®

CAPITULO I
DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO
ARTICULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente reglamento tiene por objeto establecer los lineamientos que regirán el servicio de
Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para
Contratistas (RUC®) en cualquiera de sus modalidades, así como los requisitos que deben
cumplirse para su operación y desarrollo por parte del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS).

Aplica a las compañías Contratantes que han adoptado el RUC®, las empresas Contratistas
inscritas en el RUC®, los diferentes Comités asociados al RUC®, al CCS y sus profesionales de
servicios (Auditores).

Para efectos del servicio:

1. RUC® Hidrocarburos: Aplica para todas las empresas que deseen tener RUC®. Dentro de
esta categoría esta la alternativa de RUC® Transporte de Hidrocarburos, la cual aplica para
empresas contratistas de transporte de hidrocarburos y derivados líquidos, alcohol carburante
a granel o empacados: Crudo y derivados, combustibles gasolina, crudo de castilla, gasolina
de avión afgas, lubricantes, nafta, alcohol y biodisel. Esto incluye a las empresas
subcontratistas y a todos los camiones y conductores que transporten en su nombre (propio,
contratado, afiliado).

2. RUC® otros sectores: Aplica para empresas contratistas que tienen contratos vigentes con
Grandes Contratantes que han adoptado el RUC® y lo exigen para trabajar con ellos.

Una empresa Contratista podrá pertenecer a varios RUC® (Hidrocarburos, Cerrejón, Cerromatoso,
otros), conforme se establece en el Articulo 10, literal n.

ARTICULO 2o. ALCANCE

Las políticas, procedimientos y métodos definidos en el presente reglamento, exponen los
requisitos, el cubrimiento y las garantías para la operación y acceso al RUC® y deben considerarse
condiciones generales adicionales a las definidas en contrato de servicios que se celebra para
obtener el acceso al servicio del Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Seguridad, Salud
en el Trabajo y Ambiente para Contratistas (RUC®).

CAPITULO II
DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE
SEGURIDAD
ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Dirección de
Certificación y Auditorías (DCA), esta garantizará la inscripción de las empresas Contratistas
solicitantes para que se inicie la programación de las actividades necesarias para la prestación del

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servicio. De igual forma, es responsabilidad de la DCA, mantener actualizada la información de las

empresas inscritas en el RUC®.

ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE

INFORMES Y REPORTES
La responsabilidad sobre la realización de visitas del RUC®, la emisión de informes y reportes
derivados de éstas, compete a la Dirección de Certificación y Auditorías (DCA) del CCS, donde se
programarán las visitas, se revisarán y confirmarán de ser necesario los hallazgos y conceptos
emitidos por el grupo de profesionales auditores involucrados en el proceso de calificación.

Las visitas del RUC® se definen como visita de verificación, visita de seguimiento y visita adicional,
se detalla esta información en el capítulo V.

ARTICULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES QUE PRESTAN EL

SERVICIO
El profesional de servicio (Auditor) involucrado en la realización de visitas a las empresas
contratistas, no se someterá a presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan
influenciar el juicio técnico o calidad de las calificaciones, reportes o informes que manipule o emita
como resultado de su gestión, para ello, cumplirá con el Código de Ética y la carta de compromiso
para profesionales de servicio (OGHDF 008) definida dentro del CCS. Las personas que presionen
al personal involucrado en la realización de visitas a las empresas contratistas podrán ser objeto de
las sanciones definidas en el Capítulo VI.

ARTICULO 6o. DIFUSIÓN DE LA GUÍA DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD

EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS
Es responsabilidad del CCS y de los Comités asociados al RUC®, difundir a las empresas
contratistas la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para
contratistas”.

Se han establecido como referentes de consulta, implementación y herramienta de uso para las
empresas contratistas RUC® las siguientes guías:
 Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas RUC®. Aplica
también para RUC® Otros sectores
 Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas del sector
Transporte RUC®.

Estas guías se acompañan de sus respectivos formatos de Autoevaluación RUC®.

Toda firma contratista puede ingresar a la página www.ccs.org.co para consultar y descargar los
documentos relacionados con el proceso de inscripción, renovación y evaluación del RUC®: Como
son guías, formatos de autoevaluación, reglamento RUC® y otros.

CAPITULO III
DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS
ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO
Es responsabilidad de las empresas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro
previo al servicio de evaluación del RUC®, bajo las indicaciones que sean dadas por la Dirección

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Comercial del CCS, para tener acceso a los derechos y beneficios definidos en el presente
reglamento y especificados en el Literal g del Articulo 11 del presente reglamento.

El CCS manejará tarifas estratificadas para el grupo de empresas Contratistas interesadas en

ingresar o renovar su inscripción al RUC®, de acuerdo con el tamaño de la empresa (dado por el
número total de trabajadores, incluyendo subcontratistas, empresas temporales, cooperativas,
entre otros, de todas las sedes).

En el evento en que la empresa Contratista desista del proceso de evaluación RUC®, no habrá
lugar a devolución de suma alguna de dinero, dado que al desistir de la evaluación RUC® se
mantienen activos los demás beneficios relacionados con el registro del RUC® descritos en Literal
g del Articulo 11 del presente reglamento.

Si el proceso de evaluación no se realiza por causas imputables al CCS, se hará la reprogramación

de la visita sin costo alguno para la empresa contratista.

Si la empresa realiza la consignación correspondiente a la inscripción del RUC®, pero no efectúa

el envío de los documentos solicitados por el CCS para el proceso de inscripción al RUC® se hará
devolución del 100% del valor consignado, cuando el cliente lo solicite expresa y formalmente.

Toda firma contratista puede ingresar a la página www.ccs.org.co para consultar los requisitos de
inscripción y realizar el pago correspondiente a la inscripción o renovación al RUC®.

ARTICULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Es responsabilidad de las empresas Contratistas enviar los documentos que le sean requeridos por
el CCS para el proceso inscripción o renovación al RUC, así como brindar la información
actualizada sobre el número total de trabajadores, mínimo treinta (30) días antes del vencimiento
de la inscripción, renovación o visita adicional del RUC®.

Las empresas Contratistas deberán informar al CCS, de cualquier reclamo de orden jurídico
levantado contra la empresa con ocasión de su Gestión en Seguridad, Salud en el trabajo y
Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya sido
declarado en firme por la autoridad legal competente.

CAPITULO IV
DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO
ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO
a) Toda empresa Contratista interesada en ingresar al RUC®, debe formalizar su intención
mediante la entrega a la Dirección de Certificación y Auditorías (DCA) del CCS de los
siguientes documentos:
 Formato de solicitud de ingreso diligenciado.
 Certificado de constitución y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
máximo con tres (3) meses de expedición.
 Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el
número total de empleados que prestan servicios, incluyendo subcontratistas, empresas
temporales, cooperativas, entre otros, de todas las sedes.
 Formato vigente de auto evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente diligenciado.

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 Soporte del registro del pago de inscripción al RUC® de acuerdo con: El tamaño de la
empresa (dado por el número total de trabajadores, incluye subcontratistas, empresas
temporales, cooperativas, entre otros, de todas las sedes).

b) La empresa solicitante quedará inscrita en el RUC®, máximo 15 días calendario después que
la DCA haya recibido y aprobado todos los documentos requeridos incluyendo el pago del valor
de la inscripción. La fecha en que la inscripción al RUC® adquiere vigencia se registra en la
carta de respuesta a la solicitud de ingreso. Carta enviada a la empresa Contratista.

c) Las empresas aspirantes a ingresar al RUC®, deben estar legalmente constituidas y deberán
suministrar la documentación de soporte cuando ésta sea requerida por el CCS. Las personas
naturales también pueden inscribirse al RUC®, siempre y cuando posean certificado de
constitución y representación legal ante Cámara y Comercio. Cuando las personas naturales
no posean el certificado de Cámara y Comercio, se aceptará el RUT siempre que la empresa
Contratante así lo solicite.

d) El CCS acepta la inscripción de consorcios o cualquier tipo de organización que cumpla con lo
exigido en el capítulo IV, artículo 9, literal a), para lo cual el Sistema de Gestión en Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiente, debe ser diseñado e implementado por el mismo consorcio u
organización que cumpla con estos requisitos establecidos.

e) Cuando de manera individual se inscriban las empresas que conforman el consorcio al CCS,
solamente se tendrá en cuenta el proyecto del consorcio para la empresa que puso a
disposición el Sistema de Gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente. Para lo
anterior, se debe enviar al CCS una certificación del consorcio indicando los nombres de las
empresas que lo integran especificando el nombre de la empresa que puso a disposición el
Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión tendrá que cubrir necesariamente a todo el
personal del consorcio, independientemente del tipo de contratación y a la empresa a la cual
pertenezca.

Cabe resaltar, que no se pueden auditar dos o más empresas de un consorcio o grupo
empresarial en un mismo proyecto. Es decir, si las empresas que conforman el consorcio,
grupo empresarial o cualquier otro tipo de organización similar, tienen como único proyecto el
que desarrollan con dicho consorcio o en conjunto, solamente se podrá hacer la visita a la
empresa que puso a disposición el Sistema de Gestión de Seguridad, salud en el Trabajo y
Ambiente. Para las demás empresas que conforman el consorcio, grupo empresarial o tipo de
organización similar, este mismo proyecto no es válido para realizar la visita RUC® de su
Sistema de Gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.

f) En caso de que en cualquier proceso de evaluación RUC® se identifique inconsistencias en

algunos de los documentos, reportes o información suministrada por la empresa Contratista, el
auditor levantará un acta de la inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante
legal de la empresa contratista o gerente durante la visita. El auditor encargado se llevará una
copia de los documentos correspondientes para presentar el caso ante el Comité Operativo del
RUC® para que defina acciones a seguir y si aplican sanciones, definidas en el Capítulo V de
este reglamento.

g) La falta de veracidad en alguna información, reporte o documento que sea imputable, por
cualquier motivo a la empresa Contratista del RUC® , a un asesor interno o externo que preste
servicios para esta empresa contratista o un subordinado de estas (Empresa contratista y/o
asesor), dará lugar a la exclusión inmediata de la empresa Contratista en el registro RUC®, sin
perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y, en consecuencia, el
Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluirá a la empresa Contratista en el reporte
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periódico que se emite para las Empresas Contratantes, ni generará certificaciones para la
empresa. Todo lo anterior sin perjuicio de que el CCS pueda informar lo encontrado a las
autoridades administrativas y judiciales que correspondan para que realicen la investigación
que corresponda de acuerdo con la normativa vigente.

La empresa Contratista podrá ingresar nuevamente al RUC® al aportar la copia auténtica de la

providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por lo indicado anteriormente.

ARTICULO 10o. DEFINICIÓN, ALCANCE Y CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO

a) El RUC® es un sistema de información sobre el desempeño en Seguridad, Salud en el Trabajo

y Ambiente (SSTA) de las empresas contratistas. Las compañías contratantes que adopten o
hayan adoptado el RUC®, tendrán acceso a la información relacionada con la gestión y
desempeño de todas las empresas contratistas inscritas en el RUC®, para lo cual la sola
inscripción de la empresa Contratista en el RUC®, será suficiente para considerar que la
empresa Contratista ha autorizado a todas las compañías contratantes a consultar la
información relacionada con los resultados de su desempeño evaluado a través del RUC®.

b) Las compañías contratantes que adopten el RUC® deberán mantener como confidencial la
información obtenida del RUC® sobre el desempeño en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente (SSTA) de las empresas contratistas inscritas en el RUC®, utilizando esta
información como un referente de gestión a contratistas o fines similares, bajo sus propias
consideraciones, criterios, conforme a la normativa vigente y por lo tanto se abstendrán de
comunicarla a terceros o hacer uso indebido de esta información.

c) Cuando una empresa contratista requiera presentar información sobre su gestión evaluada con
el RUC® debe solicitar directamente al CCS, la certificación de la calificación RUC® indicando
el nombre de la entidad que se la solicita o a quien va dirigida, ya que el CCS no podrá expedir
de forma abierta ni “ A quien interese” estos certificados. La certificación será entregada en
medio físico dos (2) días hábiles después de realizada la solicitud por parte de la empresa
Contratista, no se enviará certificaciones por correo electrónico. La información del desempeño
de las empresas contratistas inscritas en el RUC® no se le brindará a terceros.

d) El RUC® es un sistema enfocado a la gestión efectiva del riesgo, al cumplimiento de los

requisitos legales y otros específicos en materia de SSTA solicitados por las empresas
contratantes, requisitos detallados y exigidos a través la “Guía del Sistema de Seguridad,
Salud en el trabajo y Ambiente” y su correspondiente formato de autoevaluación RUC®. La
visita del RUC® corresponde a la valoración del Sistema de Gestión de toda la empresa y
centros de trabajo, y no por áreas o procesos.

Hacen parte de la evaluación RUC® los requisitos que sean definidos por el sistema de la
empresa contratista RUC® evaluada, así como las exigencias o elementos particulares
establecidos por las empresas Contratantes o Clientes y el desarrollo del ciclo de mejoramiento
continuo enmarcado en el planear, hacer, verificar y actuar de los elementos solicitados para el
periodo evaluado; y los demás definidos como criterios de auditoría para la evaluación del
RUC®

e) Toda visita del RUC® incluirá verificación documental y verificación en campo, excepto en los
casos en que la empresa Contratista no cuente con contratos vigentes a la fecha de la misma y
durante los tres (03) meses siguientes a la misma, dicha situación deberá ser certificada por el
representante legal de la respectiva organización. La verificación en campo es parte esencial
de la visita, con el fin de hacer trazabilidad sobre sus procesos misionales y se procurará
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realizarla por todos los medios posibles. Para el sistema de evaluación del RUC® no se
autoriza la realización de visitas en campo a procesos diferentes a los misionales definidos por
la empresa Contratista.

f) Las empresas contratistas recibirán el informe de la evaluación RUC® en sus instalaciones al

finalizar la visita, completada la revisión documental y el campo correspondiente.

g) Se realizará sólo la verificación documental a las empresas contratistas que no hayan podido
realizar verificación en campo por no tener contratos vigentes, información que debe ser
certificada por el representante legal de la empresa mediante carta enviada al CCS y que será
validada por las empresas contratantes que adoptan el RUC®. En el informe de visita el CCS
deberá incluir una nota informando que la empresa no tiene contratos vigentes y actualmente
no está ejecutando sus procesos misionales y que por tanto la visita solamente corresponde a
visita documental.

h) La empresa Contratista debe asegurar la disponibilidad de toda la información requerida

durante el proceso de evaluación RUC®, de tal forma que si no dispone de los soportes,
registros, información documentada o evidencia solicitada, el requisito verificado del RUC® se
dará por no evidenciado.

i) La visita de campo debe realizarse máximo tres (3) meses después de realizada la visita
documental. Si para la fecha de la visita documental, la empresa Contratista del RUC® no
cuenta con proyectos y no está ejecutando sus procesos misionales deberá enviar una
certificación en ese sentido al CCS dentro de los tres meses posteriores a la visita documental.

j) La entrega por parte del CCS de los informes y calificaciones de desempeño del RUC® no
implica un concepto favorable o desfavorable para cualquier proceso licitatorio o de
contratación que se esté surtiendo en cualquiera de sus etapas por parte de cualquiera de las
empresas contratantes que forman parte del RUC®. El CCS no será responsable de la
selección o no de las empresas contratistas que forman parte del RUC® en los procesos de
contratación iniciados por las empresas contratantes que forman parte del RUC®.

k) La vigencia de la calificación de desempeño RUC® finaliza en la fecha de vencimiento de

inscripción del RUC®. La vigencia es de un (1) año a partir de la fecha de la inscripción y no de
la fecha de la visita en que se realiza la evaluación RUC®.

l) Se concede prórroga de cuarenta y cinco (45) días calendario a la calificación obtenida por la
empresa contratista del RUC®, después de vencido el año de inscripción, con el fin de realizar
en ese período la programación de la visita del período siguiente. Se otorgará esta prórroga
siempre y cuando la empresa contratista antes del vencimiento haya pagado su renovación por
inscripción al RUC®.

m) El Consejo Colombiano de Seguridad no podrá expedir certificación a la empresa contratista si

no cuenta con la calificación de desempeño RUC® vigente. El CCS tampoco podrá expedir
ningún tipo de certificación si la visita no se ha realizado en su totalidad (visita documental y
campo), la única excepción se dará cuando se realice evaluación documental para la empresa
Contratista que no tenga contratos vigentes, ni esté ejecutando sus procesos misionales y esta
nota se estipulará en la certificación y en el informe a empresas Contratantes.

El puntaje obtenido se certifica en el caso de que la empresa Contratista del RUC® tenga la
calificación de desempeño vigente o se encuentre dentro de los 45 días de prórroga.

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n) Una empresa Contratista podrá pertenecer a varios RUC® (Hidrocarburos, Cerrejón,

Cerromatoso, otros). La evaluación documental es válida para todos los sectores del RUC® en
los que esté inscrito. La evaluación de campo se debe realizar para los diferentes sectores
donde el Contratante exija la visita de campo en sus instalaciones. El valor de cada visita de
campo adicional corresponde al 50% de la tarifa establecida para la inscripción o renovación
en el RUC® y se calcula de acuerdo las tarifas estratificadas definidas por el CCS descritas en
el Articulo 7. Cuota anual de registro.

o) Se generarán informes de desempeño para cada empresa contratante del RUC® relacionando
el desempeño de sus empresas Contratistas evaluadas de acuerdo con las exigencias
definidas en el sistema de evaluación del RUC®

p) El CCS puede solicitar a la empresa Contratista del RUC® en cualquier momento y de común
acuerdo la presencia de observadores dentro de sus auditorías. El personal designado como
observador, corresponde a un profesional de servicio (Auditor) que no tiene participación sobre
el proceso de evaluación del RUC®. Este lineamiento se requiere para asegurar la
competencia de los profesionales que realizan este tipo de visitas de acuerdo con su proceso
de formación y el plan carrera establecido por el CCS.

q) El CCS designa al profesional de servicios que realizará la visita del RUC® de acuerdo con los
procedimientos internos. En ningún caso la empresa Contratista del RUC® podrá seleccionar
el auditor de su interés.

r) La asignación del tiempo de auditoría se realizará teniendo en cuenta la siguiente información

de la empresa Contratista del RUC®: Número total de empleados que prestan servicios,
incluyendo subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros, de todas las
sedes y la clasificación de riesgo de la actividad económica que desempeña la empresa (Clase
I a V) tomando la mayor clasificación del riesgo. Esta asignación de tiempos está acorde con
los lineamientos dados por el Comité Operativo del RUC®.

SOBRE ELEMENTOS PARTICULARES

s) Las empresas contratantes del RUC® pueden definir en cualquier momento criterios de
evaluación de su interés sobre la gestión de sus empresas contratistas, en materia de SSTA,
laboral, sostenibilidad, calidad o similar, entendidos de ahora en adelante como Elementos
particulares.

t) La evaluación de estos elementos particulares se realiza de manera conjunta con la visita del
RUC® y considera la revisión documental y en campo de lo establecido por la empresa
Contratante.

u) Todas las empresas contratistas del RUC® pueden consultar los elementos particulares
definidos por la empresa contratante en el formato de autoevaluación RUC® publicado en la
página del CCS.

v) Los elementos particulares generan una calificación independiente de interés para la

contratante, la cual queda registrada en el informe de evaluación del RUC®.

w) Es responsabilidad de las empresas Contratantes del RUC® informar oportunamente a sus

contratistas la exigencia de estos elementos particulares.

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SOBRE LOS PLANES DE ACCIÓN

x) Las empresas contratantes del RUC® pueden solicitar en cualquier momento a sus empresas
Contratistas la presentación de los planes de acción propuestos para gestionar las no
conformidades identificadas en su evaluación del RUC®.

y) Las empresas contratantes del RUC® podrán solicitar al CCS el apoyo administrativo para la
revisión de estos planes de acción propuestos por las empresas contratistas.

z) Al finalizar la evaluación del RUC®, el a Auditor hará entrega a la empresa Contratista

evaluada el formato establecido para que registre y presente los planes de acción de sus No
conformidades identificadas en el proceso RUC®.

Este formato debe ser diligenciado por la empresa Contratista del RUC® y enviado vía email al
auditor que le realizó la visita dentro de los diez (10) días siguientes a la auditoría RUC®.

Es responsabilidad del profesional de servicios revisar y emitir un concepto sobre el plan de

acción propuesto por la empresa contratista, indicando si es conforme, no conforme o sin
observaciones dentro de los tres (03) días siguientes a la recepción del documento, este
concepto debe ser informado por correo electrónico a la empresa Contratista, al contratante y
al CCS.

aa) El CCS no se hace responsable por las desviaciones que puedan presentarse en la gestión del
contratista para el cierre de sus no conformidades RUC®. Es responsabilidad de la empresa
Contratista del RUC® asegurar su mejor esfuerzo para el cierre de las no conformidades, de
ser necesario deberá replantear, reformular y/o ajustar sus planes propuestos e informar a su
empresa Contratante.

bb) Es responsabilidad de las empresas Contratantes del RUC® informar oportunamente a sus
contratistas la exigencia de estos planes de acción.

cc) Si la empresa Contratista del RUC® no entrega el plan de acción en el tiempo establecido al
CCS, se evaluará esta condición en su siguiente visita en el numeral 4.3 del RUC® “Acciones
correctivas y preventivas”, como escenario de cumplimiento en “A”.

CAPITULO V
DE LA OPERACION DEL REGISTRO
ARTICULO 11o. PRELIMINARES
a) El CCS dispondrá de los medios, recursos y procedimientos requeridos que le permitan
desarrollar el proceso de operación del RUC®.

b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las empresas
contratistas y a las empresas contratantes del RUC® no serán administrados en forma
discriminatoria, su manejo se realizará en igualdad de condiciones para todas las empresas
involucradas.

c) Los derechos y beneficios por el ingreso al Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas RUC®, se obtienen después de
realizada la inscripción o renovación y pago respectivo al CCS.

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d) Los costos del proceso de evaluación RUC® y los costos de desplazamiento cuando apliquen
se acordarán entre el CCS y la empresa Contratista de acuerdo con los procedimientos
internos y quedarán dentro de los acuerdos comerciales.

e) Cubierto el año de inscripción, la empresa Contratista del RUC® debe renovar su inscripción
adelantando un nuevo pago ante el CCS de acuerdo con lo descrito en el Capítulo III, articulo
7. Si este pago no se realiza, los derechos y beneficios del RUC® se suspenderán hasta tanto
no se efectúe el respectivo pago.

f) La vigencia de inscripción al RUC® cuenta desde la fecha en que el CCS envía respuesta a la
solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por Presidencia Ejecutiva. La fecha de
vencimiento del registro se mantendrá para cada renovación de la inscripción al RUC®.

La empresa Contratista podrá manifestar con treinta (30) días de anticipación al vencimiento de
la inscripción anual su intención de renovar la inscripción al RUC®. El CCS enviará una
comunicación donde se indica la fecha de vencimiento y el valor correspondiente al período de
renovación. Si la empresa no cancela el valor de la renovación, el CCS procederá a excluir a la
empresa del RUC® y por consiguiente no incluirá a la empresa Contratista en el reporte
periódico que emite para las compañías contratantes.

g) Con el Ingreso al RUC®, se obtienen los siguientes derechos y beneficios:

 Pertenecer a la central de información de desempeño de las empresas contratistas que
intervienen en las diferentes fases de la operación de la industria y a la cual tienen acceso
las empresas contratantes del RUC®
 Disponer de herramientas para la autoevaluación del desempeño en la gestión de SSTA.
 Recibir una visita de verificación por parte de profesionales del CCS, o visitas de
seguimiento a partir del segundo año de inscripción previo pago del valor por renovación
 Visitas adicionales pedidas por la empresa contratista o la empresa Contratante del RUC®,
cumpliendo con lo estipulado en el Capítulo V.
 Obtener informes escritos de las visitas de evaluación RUC® realizadas por los
profesionales de Servicio del CCS, que incluyen la identificación de aspectos relevantes,
aspectos por mejorar, prácticas en el marco de la excelencia operacional y no conformes.
 Recibir sin costo adicional, en la misma visita del RUC®, el servicio de auditoría al Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) según los requisitos del Decreto
1072 sección 2.2.4.6.Para las empresas contratistas que tomen el servicio de Auditoría al
SGSST en un momento diferente a la visita del RUC®, el valor de esta auditoría tendrá un
descuento del 50%, según las tarifas establecidas por el CCS para prestar este servicio.
Las empresas contratistas recibirán el informe de esta auditoría al finalizar la visita y de
manera independiente al informe RUC®
 Acceder a certificaciones emitidas por el CCS donde se registre la calificación del
desempeño de la gestión realizada en SSTA resultado de su evaluación d RUC®, la cual
se expedirá después de realizada la visita de evaluación, atendiendo lo establecido en el
literal m, articulo 10 capítulo IV.
 Prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista, después de vencido el año
de inscripción. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista antes del
vencimiento haya pagado su renovación por inscripción al RUC®.
 Acceder al software Gestor para nuevas empresas contratistas inscritas al RUC®
 Participación el Congreso RUC® para empresas nuevas
 Acceder al software de legislación, con la renovación del RUC® y su respectiva
actualización con las visitas siguientes.
 Acceder al portal virtual exclusivo para empresas RUC® en donde recibirá permanente
actualización técnica a través de nuestras publicaciones especializadas, software de
legislación y capacitaciones virtuales
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 Participar mensualmente en charlas presenciales y virtuales en temas normativos, técnicos

en SSTA y del sistema de evaluación RUC®
 Participar en los demás procesos de divulgación que realice el CCS.
 Participar del comité de empresas contratistas de RUC®.
 Participar en el evento de Reconocimientos RUC®, el cual anualmente destaca los mejores
desempeños de las empresas contratistas evaluadas.

h) La solicitud por parte de las empresas contratistas del RUC® o de las empresas contratantes,
de visitas de evaluación adicionales a las del cubrimiento por inscripción o renovación, causa
un costo adicional que debe ser cubierto por la empresa contratista equivalente al 60% del
valor de la inscripción o renovación al RUC®.

i) Las empresas contratistas deben dar cumplimiento a las fechas establecidas para la entrega
de documentos que se solicitan para prestar el servicio del RUC® por medio de correo
electrónico; información que será utilizada para la planeación de la visita. El CCS procederá a
reprogramar la visita teniendo en cuenta la disponibilidad de fechas asignadas para auditoría
en caso de no entrega de la información en el tiempo estipulado.

j) Si durante el proceso de la visita se evidencia que el número de trabajadores (contratados bajo

cualquier modalidad) del contratista difiere de lo reportado en el momento del pago, la empresa
Contratista debe cancelar al CCS la diferencia en el costo del servicio. Se procederá a ajustar
el tiempo de la auditoría o reprogramar el faltante teniendo en cuenta el tiempo adecuado de
acuerdo al número de trabajadores. En caso de aplazamiento de la visita por parte de la
empresa Contratista, se deberá levantar un acta con esta información. Para dar trámite a
cualquiera de estas actuaciones se debe notificar al CCS.

k) El CCS aceptará aplazamientos en la programación de las auditorías con 15 días de

anticipación explicando los motivos del aplazamiento dirigida a la coordinación de auditorías
del CCS. Los casos de aplazamiento deben estar soportados por escritos y firmados por el
gerente o representante legal.

La fecha de reprogramación se hará acorde con la disponibilidad de la agenda.

Si el aplazamiento es solicitado dentro de los 15 días previos a la auditoría, la empresa

contratista tendrá que cancelar una multa de 1.5 SMMLV. Si el proceso de evaluación ya ha
iniciado, el profesional procederá a realizar el informe con lo evaluado hasta el momento y los
demás puntos se calificarán con cero (0), es decir calificación en escenario A. Si la empresa
requiere una visita adicional deberá cumplir con lo establecido en el presente reglamento. Este
caso será comunicado al Comité Operativo del RUC®. Si el aplazamiento es solicitado cuando
el auditor se encuentra programado en ruta, la empresa deberá cancelar, además, los gastos
de viaje causados.

Las situaciones de fuerza mayor serán evaluadas por la coordinación de auditorías RUC® del
CCS.

Si durante el periodo de vigencia del certificado la empresa contratista ha solicitado más de un

aplazamientos incurrirá en el pago de la multa cada vez que lo solicite.

l) Cualquiera de los derechos y beneficios expuestos en este reglamento serán cancelados en el

momento en que no sea renovado el valor del registro RUC®.

m) Para efectos del presente reglamento el término “información” también se refiere a los
documentos, datos y reportes manejados en la base de datos del RUC®.
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n) La información de entrada al RUC®, se obtendrá a través de: 1) El formulario de solicitud de

ingreso. 2) Las Calificaciones y desempeños obtenidos en las visitas de evaluación y
seguimiento del CCS y las reportadas por la empresa Contratante como resultado de la
evaluación final del contrato. 3) La información estadística que sea suministrada por los
contratistas 4) La actualización de los datos generales de la empresa, cuando sea requerido.

o) Luego de tres (03) años consecutivos de no renovar inscripción en el RUC® una empresa se
convertirá en inactiva y para ingresar de nuevo al RUC® debe hacer el proceso de inscripción
completo.

ARTICULO 12o. OPERACIÓN DEL REGISTRO

a) La operación del registro se inicia con el envío de los documentos solicitados, al CCS en el
momento de la inscripción.

b) La visita de verificación se programará de común acuerdo con la empresa después de recibida

toda la documentación prevista en el numeral a, artículo 1, Capitulo IV. La visita de verificación
se entiende como la primera visita del RUC® que recibe la organización después de su
inscripción.

c) Una empresa Contratista podrá ser objeto de la visita de verificación, aunque no esté
prestando sus servicios a ninguna empresa Contratante en particular, en cuyo caso la
evaluación se dirigirá a verificar implementación del sistema de acuerdo con lo establecido en
la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para
contratistas RUC®” en los contratos vigentes.

d) No se permitirá la presencia de asesores externos durante el proceso de visita, esto incluye

profesionales de la ARL (Administradora de Riesgos Laborales).

e) Las visitas de seguimiento están definidas para verificar las medidas implementadas por la
empresa Contratista para cerrar las no conformidades detectadas en visitas anteriores y
verificar el cumplimiento y continuidad de los requisitos encontrados como satisfactorios en las
mismas y se realizan en el siguiente período de inscripción al registro. (Tiempo en el cual debe
demostrar la implementación y desarrollo de las medidas recomendadas en una visita de
verificación).

f) Las visitas de seguimiento se programarán máximo cuarenta y cinco (45) días después que la
empresa haya realizado el pago de renovación de la inscripción siempre y cuando la empresa
así lo requiera.

g) Las empresas contratistas podrán solicitar la visita adicional como mínimo tres (3) meses
después de realizada una visita de verificación o seguimiento y tres (3) meses antes del
vencimiento de la inscripción. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar solamente
una visita adicional dentro del periodo de vigencia del RUC®.

El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar visitas adicionales antes del cumplimiento
de los tres (3) meses, de las condiciones arriba mencionadas, sólo si la solicitud es realizada
por las personas autorizadas ante el CCS de las empresas contratantes.

h) Para la realización de las visitas (verificación, seguimiento o adicional) la empresa, debe hacer
envío al CCS de los documentos solicitados por medio digital, es necesaria esta
documentación para la realización de la visita de evaluación y requisito para que el profesional
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de servicios elabore y envié el plan de auditoría. Adicionalmente se requiere para la realización

de la visita que la certificación emitida por la ARL contemple todos los requisitos exigidos en la
guía del RUC®.

i) Las empresas contratistas que estén prestando sus servicios a diferentes empresas
contratantes, en el momento de ingresar al registro, serán evaluados en uno de los contratos
de manera aleatoria, a menos que el contratante solicite realizar la visita de campo en sus
instalaciones.

j) Las empresas contratistas recibirán el informe de las visita de evaluación, una vez ésta haya
sido realizada. Es responsabilidad de la empresa realizar la lectura, revisión y comprensión del
informe derivado de la visita RUC®. Todo informe es firmado por el representante de la
empresa contratista y el profesional auditor que realizó la visita.

k) Las empresas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de
evaluación del RUC® máximo (5) cinco días hábiles después de recibido el informe con
sustento técnico de la solicitud. La revisión inicial se realizará por un grupo de auditores, la
decisión será validada en el comité operativo del RUC® en la reunión siguiente, mientras
tanto, la calificación que se encuentra vigente es la emitida inicialmente por el auditor. Si
cambia dicha calificación no tendrá efecto retroactivo a la decisión.

l) En caso que se presenten diferencias entre la información suministrada por la empresa

Contratista y la registrada en el informe tales como: datos correspondientes a información
general de la compañía (nombre, nit, teléfonos, correos electrónicos o información general)
que se considera no genera afectación serán revisados por la DCA realizando las respectivas
correcciones; cualquier otro tipo de modificación requerido por la empresa Contratista debe ser
solicitado por escrito de manera formal y con sustento técnico a la coordinación de auditorías
quien dará el direccionamiento adecuado a cada caso.

m) El uso de marca RUC® está regulado por el manual de imagen y aplicación de la marca
RUC®.

La empresa debe estar autorizada por el CCS para hacer uso de la marca RUC®. Ninguna
empresa contratista puede hacer publicidad sobre la calificación del RUC® o su futura
evaluación sino después de dar cumplimiento a los requisitos exigidos para la utilización de la
marca del RUC®.

La empresa no podrá utilizar la marca del RUC® de forma que pueda dañar el prestigio del
CCS y/o del RUC® y pierda la confianza del público.

CAPITULO VI
SANCIONES
ARTICULO 13o. SANCIONES. La infracción a las disposiciones indicadas en el presente
reglamento a cargo de las empresas contratistas inscritas, dependiendo de su gravedad, dará lugar
a las siguientes sanciones:
• Amonestación escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo determinado las
infracciones constatadas
• Suspensión del registro del RUC®
• Cancelación del registro RUC®

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Toda infracción al presente reglamento que implique un detrimento a la confiabilidad del RUC®, un
engaño a los auditores encargados de la verificación de la guía, un engaño a la DCA o un
incumplimiento de los requisitos para formar parte del RUC implicará la cancelación del registro
RUC.

Los auditores encargados de las evaluaciones del RUC® y los dependientes de la DCA que
infrinjan el contenido del presente reglamento, estarán sometidos a las disposiciones contractuales
comerciales o laborales disciplinarias que regulen su relación con el CCS.

ARTICULO 14o. PROCEDIMIENTO PARA IMPONER SANCIONES. Para imponer sanciones se

seguirá el siguiente procedimiento:
1. Las quejas por infracciones al presente reglamento no podrán ser anónimas, si se llegare a
recibir una queja anónima, la DCA podrá negarse a tramitarla o tramitar una investigación de
oficio conforme a lo indicado en el presente artículo.

2. Todas las actuaciones del presente procedimiento podrán realizarse a través del correo
electrónico registrado en el CCS.

3. Cualquier persona podrá interponer una queja en contra de las empresas contratistas inscritas
en el RUC®, presentando para ello una queja por escrito que incluya los hechos que
fundamentan la presunta infracción y las pruebas que los demuestren.

4. La DCA verificará que la queja interpuesta cumpla con los requisitos mínimos dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción y podrá solicitar información adicional al
quejoso quien deberá aportar la información adicional dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes al requerimiento que por escrito le haga la DCA.

5. De la queja recibida y la información adicional si la hubiere, la DCA enviará copia por escrito a
la empresa Contratista para que se pronuncie sobre ella dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a su recepción.

6. Superado el término para que se pronuncie el contratista, la DCA emitirá decisión en el sentido
de someter o no el caso a decisión del Comité Operativo RUC®, la cual deberá enviarse por
correo electrónico al quejoso y al contratista involucrado a las direcciones electrónicas
registradas en el CCS.

7. Contra la decisión de no someter el caso a decisión del Comité operativo del RUC® no habrá
recurso alguno.

8. Contra la decisión de someter el caso a decisión del Comité Operativo del RUC® habrá
recurso de reposición el cual podrá interponerse por escrito, a través de correo electrónico
registrado en el CCS dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la comunicación
en el correo electrónico registrado en el CCS.

9. Una vez en firme la decisión o confirmada la misma, dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes, la DCA enviará el caso al Comité Operativo del RUC® junto con su recomendación
de emitir sanción o no en contra del contratista.

10. De dicha recomendación se dará traslado al contratista involucrado para que se pronuncie
sobre ella, formule sus descargos, y presente las pruebas que considere pertinentes, dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la recomendación al contratista.

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11. El Comité Operativo del RUC® se abstendrá de autorizar o tener en cuenta pruebas que
considere superfluas, inconducentes o impertinentes. Contra la decisión que autorice las
pruebas no habrá recurso alguno. Contra la decisión que niegue una o varias pruebas
procederá únicamente el recurso de reposición dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a
la notificación de la decisión que las niegue.

12. El Comité Operativo del RUC® podrá o no recibir entrevistas con los posibles testigos que se
pretendan hacer valer, en las entrevistas podrán formular preguntas los miembros del Comité
Operativo del RUC®, los miembros de la DCA y el contratista. Contra la decisión que niegue
las entrevistas procederá únicamente el recurso de reposición dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a la notificación de la decisión que las niegue.

13. Si se solicitan peritazgos como pruebas, el Comité Operativo del RUC® podrá o no
autorizarlos, la parte que los solicite deberá proveer a su costa, lo necesario para su práctica.
Contra la decisión que niegue los peritazgos procederá únicamente el recurso de reposición
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación de la decisión que los niegue.

14. Recibidos los descargos del contratista o superado en silencio el término para descargos
establecido en este artículo, Comité Operativo del RUC® abrirá el periodo probatorio el cual no
podrá exceder en ningún caso de diez (10) días hábiles.

15. Vencido el término probatorio indicado en este artículo, el Comité Operativo del RUC®
deliberará respecto del caso y tomará su decisión en el sentido de sancionar o no al contratista
dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes.

16. La decisión que tome el Comité Operativo del RUC® será comunicada al contratista y la DCA

17. Contra la decisión sancionatoria que tome el Comité Operativo del RUC® sólo procederá el
recurso de reposición ante el mismo Comité Operativo del RUC®.

IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC®, SIN EL CUMPLIMIENTO DE

TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL CAPITULO IV ARTÍCULO 9 LITERAL a)

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