REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev. 8 2006.11.

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Comité de Salud Ocupacional y Medio Ambiente del Sector de Hidrocarburos

Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos
CAPITULO I DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO
ARTICULO 1o. OBJETO Presentar los lineamientos que regirán el servicio del Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos, (RUC), así como los requisitos que deben cumplirse para su operación y desarrollo por parte del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS). ARTICULO 2o. ALCANCE Las políticas, procedimientos y métodos definidos en el presente reglamento, exponen los requisitos, el cubrimiento y las garantías para la operación y acceso al RUC.

CAPITULO II DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD
ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Dirección Comercial del CCS, la cual garantizará la inscripción de las firmas contratistas solicitantes, y el reporte interno para que se inicie la programación de las actividades necesarias para la prestación del servicio. ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE INFORMES Y REPORTES La responsabilidad sobre la realización de visitas y la emisión de informes y reportes derivados de éstas, compete a la Dirección de Certificación y Asociados del CCS, donde se programarán las visitas de evaluación y se revisarán y aprobarán los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo de profesionales involucrados en el proceso de calificación.

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OAUDS008.DOC

SUMINISTRO DE INFORMACION Es responsabilidad de las firmas contratistas. con el fin de disponer de los valores que permitan emitir un reporte consistente y unificado. para tener acceso a los derechos definidos en el presente reglamento. CAPITULO III DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS ARTICULO 7o. Adicionalmente las firmas contratistas deberán informar al CCS.DOC . bajo las indicaciones que sean dadas por la Dirección Comercial del CCS. Pág. Salud Ocupacional y Medio Ambiente o de cualquiera de sus requisitos. cumplirá con el Código de Etica definido dentro del CCS. CUOTA ANUAL DE REGISTRO Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro. remitir trimestralmente y con la terminación de cada contrato firmado con las operadoras del Comité de Hidrocarburos. 8 2006. en torno a los niveles de accidentalidad del Sector. de cualquier reclamo de orden jurídico levantado contra la empresa con ocasión de la Gestión en Seguridad. reportes o informes que manipule o emita como resultado de su gestión. SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE DEL SECTOR HIDROCARBUROS Es responsabilidad del CCS y del Comité de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional del Sector Hidrocarburos. con contrato laboral al momento de la inscripción) ARTICULO 8o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES DE SERVICIOS CONSULTORES EXTERNOS Y El personal involucrado en la realización de visitas a las firmas contratistas. Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar información actualizada sobre el número total de trabajadores. ARTICULO 6o. los índices de accidentalidad definidos en la norma técnica Colombiana NTC-3701. El CCS manejará tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en ingresar al RUC. DIFUSION DE LA GUIA DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD. financieras o de otro tipo que puedan influenciar el juicio técnico o calidad de las calificaciones. bajo la conjugación de los siguientes criterios: Clasificación de Riesgo y tamaño de empresa (dado por el número total de trabajadores. para ello. difundir a las firmas contratistas la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad. Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del Sector Hidrocarburos”.11. no se someterá a presiones comerciales. mínimo 30 días antes del vencimiento de la inscripción.27 ARTICULO 5o.REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev. ya sea que se encuentre en proceso o que haya sido declarado en firme por la autoridad legal competente. 2 OAUDS008.

b) Las firmas contratistas serán evaluadas y calificadas en su gestión y desempeño en Seguridad. por cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o un subordinado de la misma. original y copias. Formato de auto evaluación diligenciada de la evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad. La firma contratista podrá ingresar nuevamente al RUC al aportar la copia auténtica de la providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la eventual falsificación ARTICULO 10o. Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el número de empleados totales de la compañía. para disponer y centralizar la información sobre el desempeño de la gestión de Seguridad. Salud Ocupacional y Medio ambiente. en consecuencia. Salud Ocupacional y Medio Ambiente del sector de Hidrocarburos. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC. ALCANCE DEL SERVICIO a) El servicio del RUC se prestará a la operadoras y contratistas del sector hidrocarburos. Registro del pago de los derechos de inscripción al RUC de acuerdo con el tipo de formato y el número de empleados de la empresa. debe formalizar su intención mediante la entrega a la Dirección Comercial del CCS de los siguientes documentos: • • • • • • formato de solicitud de ingreso diligenciado Certificado de constitución y representación legal expedido por la Cámara de Comercio Balance contable del último año. c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC. 3 OAUDS008. reportes o información suministrada por la firma contratista. 8 2006. el Consejo Colombiano de Seguridad . cuando la Dirección Comercial del CCS haya recibido el formato de solicitud de ingreso junto con todos los documentos requeridos incluyendo el pago del valor de la inscripción.REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev. e) La auditoria será suspendida inmediatamente en caso de que el auditor encuentre inconsistencias en algunos de los documentos. deben estar legalmente constituidas y deberán suministrar la documentación de soporte cuando ésta sea requerida por el CCS.CCS no incluirá a la empresa contratista en el reporte periódico que se emite para las compañías operadoras del sector de hidrocarburos ni para cualquier otra empresa que lo solicite.11.DOC .27 CAPITULO IV DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO ARTICULO 9o. conforme a los requisitos de ley vigentes resumidos en la Pág. incluyendo los temporales. La fecha en que la inscripción adquiere vigencia se registra en la carta de respuesta a la solicitud de ingreso. d) El ingreso al registro es de libre acceso a cualquier firma contratista del sector hidrocarburos. sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y. Salud Ocupacional y Medio Ambiente. f) La falta de veracidad en alguna información. dará lugar a la exclusión inmediata de la firma contratista en el registro RUC. La empresa deberá pagar el día de auditoria que se suspendió y el caso será llevado al comité operativo del RUC para definir como se procederá. reporte o documento que sea imputable. b) La firma solicitante quedará inscrita en el RUC.

siempre y cuando se encuentren a paz y salvo con el CCS. Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del Sector Hidrocarburos”. Para realizar esta inscripción se homologara la evaluación documental hasta la fecha en que se le venza su registro correspondiente. resultantes de las visitas de evaluación a un contratista son suministradas a las operadoras como un valor de referencia. 8 2006. después de vencido el año de inscripción. fecha del vencimiento de la f) Se concede prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista. pero deberá realizar la evaluación de campo pagando la mitad del valor de la inscripción correspondiente al RUC al que desea ingresar CAPITULO V DE LA OPERACION DEL REGISTRO ARTICULO 11o. d) Las calificaciones de desempeño. 4 OAUDS008. h) El Consejo Colombiano de Seguridad solamente podrá expedir certificación de la permanencia en el registro a empresas contratistas que a la fecha de la emisión de la certificación se encuentren inactivas por no haber realizado la renovación al registro.DOC . i) Si una empresa contratista pertenece al RUC de otros sectores. El CCS tampoco podrá expedir certificación al contratista si la auditoría no se ha realizado en su totalidad (visita documental y campo). la única excepción se dará para la evaluación en campo cuando la empresa no tenga contratos vigentes y esta nota se estipulará en la certificación y en el informe a operadoras. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista haya pagado su renovación por inscripción al RUC. emisión y distribución de informes de visitas. podrán solicitar los informes pertinentes a cada visita de verificación siempre y cuando el informe este completamente realizado (visita documental y visita de campo) en concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para realización.11. el cual cada operadora acatará bajo sus propias consideraciones y criterios. El puntaje obtenido se certifica en el caso de que el contratista tenga la calificación de desempeño vigente. puede ingresar al RUC de Hidrocarburos o viceversa. En este único caso.27 “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad. e) La vigencia de la calificación de desempeño finaliza en la inscripción. g) El Consejo Colombiano de Seguridad no podrá expedir certificación al contratista si no cuenta con la calificación de desempeño vigente. Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Solamente se entregará informe de la visita documental a las empresas que no se les haya podido realizar visita en campo por no tener contratos vigentes. Pág. Esta certificación se expedirá haciendo aclaración que la empresa esta inactiva. En el informe de auditoría el CCS deberá incluir una nota informando que la empresa NO TIENE CONTRATOS VIGENTES y que por tanto la auditoría solamente corresponde a auditoria documental. información que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante carta enviada al CCS. PRELIMINARES a) El CCS dispondrá de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que le permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas. calificación y reporte de la Gestión en Seguridad.REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev. c) Las firmas contratistas registradas. se certificará la permanencia en el registro pero no se certifican los puntajes obtenidos. con el fin de realizar en ese período la programación de la auditoría del período siguiente.

que incluyen la identificación de los aspectos conformes y no conformes con la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad. Pág.27 b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas registradas y a las operadoras. Salud Ocupacional y Medio Ambiente. se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma contratista de una herramienta para la autoevaluación del desempeño en la gestión de Seguridad. e) Cubierto el año de afiliación. f) La vigencia de inscripción al RUC cuenta desde la fecha en que el CCS envía respuesta a la solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por la Dirección de Certificación y Asociados. los derechos del RUC se suspenderán hasta tanto no se efectúe el respectivo pago. sí la empresa da aviso mínimo (1) una semana antes de la fecha programada. Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del Sector Hidrocarburos”. la cual se expedirá después de realizada la visita de evaluación. 5 OAUDS008. 7) Prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista. El CCS. Los aplazamientos se aceptarán. tragedias personales o porque las condiciones de operación de un contrato así lo exijan. Para ello el CCS enviará una comunicación donde se indica el valor correspondiente al período de renovación. el CCS procederá a excluir a la empresa del RUC y por consiguiente no incluirá a la empresa contratista en el reporte periódico que emite para las compañías operadoras del sector de hidrocarburos. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista haya pagado su renovación por inscripción al RUC.6) El contratista podrá solicitar certificación donde se registre la calificación del desempeño de la gestión realizada en Seguridad. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los profesionales del CCS. el mismo día de la vista a la empresa. Si la empresa no cancela el valor de la renovación. después de vencido el año de inscripción. Estos casos deben estar soportados por escrito. causa un costo adicional que debe ser cubierto por el contratista que las solicite. no serán administrados en forma discriminatoria. 4) Ejecución de visitas de seguimiento a partir del segundo año de inscripción. siendo reprogramada después de dos meses. Si este pago no se realiza. h) La solicitud por parte de los contratistas. d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogotá serán asumidos por las empresas a visitar en el sitio respectivo. la firma contratista debe renovar su inscripción adelantando un nuevo pago ante el CCS. Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos”. ésta tendrá que cancelar los honorarios correspondientes del profesional. (RUC) se obtienen después de realizada la inscripción y pago respectivo ante la Dirección Comercial del CCS. 8 2006. Si el aplazamiento es solicitado al profesional del CCS. Este costo será prorrateado entre las diferentes empresas programadas para una misma región o ciudad. de visitas de evaluación adicionales a las del cubrimiento por inscripción. 2) La realización de una visita de verificación por parte de profesionales del CCS 3) Atención de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el contratista. c) Los derechos por el ingreso al “Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Sguridad.11. cuando se presenten eventos de fuerza mayor ya sea por condiciones de seguridad. Tanto el CCS como la empresa contratista podrán manifestar con treinta (30) días de anticipación al vencimiento de la inscripción anual su intención de mantener la inscripción al RUC.DOC i) . aceptará aplazamientos en la programación de visitas máximo para (1) una oportunidad. La fecha de vigencia del registro se mantendrá para cada renovación de la inscripción al RUC. su manejo se realizará en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas.REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev. Salud Ocupacional y Medio Ambiente. g) Con el Ingreso al RUC. siempre y cuando sea posible la programación de varias empresas.

las visitas de evaluación y seguimiento del CCS y las reportadas por la operadora como resultado de la evaluación final del contrato. Pág. La información de entrada al RUC. cuando sea requerido. OPERACION DEL REGISTRO a) La operación del registro se inicia con la autoevaluación de la Gestión de Seguridad. sólo si la solicitud es realizada por las empresas operadoras de Hidrocarburos. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar visita adicional antes del cumplimiento de los tres (3) meses. El CCS podrá realizar visitas adicionales antes del cumplimiento de los tres (3) meses. aunque no esté prestando sus servicios a ninguna operadora en particular. La autoevaluación solo es requerida en el primer periodo de inscripción al RUC. en el momento de ingresar al registro. el RUC almacenará también.11. c) Un contratista podrá ser objeto de la visita de verificación. 3) La información estadística que sea suministrada por los contratistas 4) La actualización de los datos generales de la empresa. 8 2006. 2) Las Calificaciones obtenidas en: la autoevaluación del contratista.REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev.DOC . datos y reportes manejados en la base de datos del RUC. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar solamente una visita adicional dentro del periodo de vigencia del RUC. se efectuará máximo treinta (30) días después de recibida toda la documentación prevista en el artículo 9 literal a). Las visitas de seguimiento se programarán máximo treinta (30) días después que la empresa haya realizado el pago de renovación de la inscripción. g) Adicional a las evaluaciones realizadas por el CCS. en cuyo caso la evaluación se dirigirá a verificar su gestión en contratos anteriores ó la estructura diseñada para cubrir los requisitos del Sistema de gestión de Seguridad. (Tiempo en el cual puede demostrar la implementación y desarrollo de las medidas recomendadas en una visita de verificación). sólo si la solicitud es realizada por las empresas operadoras de Hidrocarburos. b) La visita de verificación a cargo de los profesionales del CCS. realizada por las operadoras quienes dispondrán de una herramienta para el reporte. f) Los contratistas que estén prestando sus servicios a diferentes operadoras. 6 OAUDS008. Para efectos del presente reglamento el término “información” se refiere a los documentos. serán evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria. e) Las firmas contratistas podran solicitar la visita adicional como minimo tres (3) meses después de realizada una visita de verificación o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de la inscripción. se obtendrá a través de: 1) El formulario de solicitud de ingreso.27 j) Cualquiera de los beneficios expuestos en éste reglamento será cancelado en el momento en que no sea renovado el valor del registro. k) l) ARTICULO 12o. Salud Ocupacional y Medio Ambiente. d) Las visitas de seguimiento están definidas para verificar las medidas implementadas para cerrar las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y continuidad de los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el siguiente período de inscripción al registro. los resultados de la autoevaluación deben ser suministrados al CCS en el momento de la inscripción. Salud Ocupacional y Medio Ambiente. la información obtenida de la evaluación final del desempeño del contratista. diseñada por el CCS.

7 OAUDS008.REGLAMENTO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev.DOC . 8 2006.27 h) Las firmas contratistas recibirán informes de las visitas de evaluación.11. SIN EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL CAPITULO IV ARTÍCULO 9 LITERAL a) Pág. una vez éstas hayan sido realizadas y en los plazos que sean establecidos dentro del procedimiento para la realización y reporte de visitas. IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC. i) Las firmas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación máximo (30) treinta días después de recibido el informe.

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