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REGLAMENTO DEL RUC OTROS SECTORES

DOC: OAUPE018 Rev. 0 2006.11.27

Registro Uniforme
de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas

CAPITULO I

DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO

ARTICULO 1o. OBJETO


Presentar los lineamientos que regirán el servicio del Registro Uniforme de Evaluación del Sistema
de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas, así como los
requisitos que deben cumplirse para su operación y desarrollo por parte del Consejo Colombiano
de Seguridad (CCS).

ARTICULO 2o. ALCANCE


Las políticas, procedimientos y métodos definidos en el presente reglamento, exponen los
requisitos, el cubrimiento y las garantías para la operación y acceso al RUC.

CAPITULO II

DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE


SEGURIDAD

ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Dirección Comercial


del CCS, la cual garantizará la inscripción de las firmas contratistas solicitantes, y el reporte
interno para que se inicie la programación de las actividades necesarias para la prestación del
servicio.

ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE


INFORMES Y REPORTES

La responsabilidad sobre la realización de visitas y la emisión de informes y reportes derivados de


éstas, compete a la Dirección de Certificación y Asociados del CCS, donde se programarán las
visitas de evaluación y se revisarán y aprobarán los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo de
profesionales involucrados en el proceso de calificación.

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ARTICULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES DE SERVICIOS Y


CONSULTORES EXTERNOS

El personal involucrado en la realización de visitas a las firmas contratistas, no se someterá a


presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan influenciar el juicio técnico o calidad
de las calificaciones, reportes o informes que manipule o emita como resultado de su gestión, para
ello, cumplirá con el Código de Etica definido dentro del CCS.

ARTICULO 6o. DIFUSION DE LA GUIA DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD, SALUD


OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

Es responsabilidad del CCS y del Comité Operativo del RUC, difundir a las firmas contratistas la
“Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas
”.

CAPITULO III

DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS

ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO


Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro, bajo
las indicaciones que sean dadas por la Dirección Comercial del CCS, para tener acceso a los
derechos definidos en el presente reglamento.

El CCS manejará tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en


ingresar al RUC, bajo la conjugación de los siguientes criterios: Clasificación de Riesgo y tamaño
de empresa (dado por el número total de trabajadores, con contrato laboral al momento de la
inscripción)

ARTICULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACION


Es responsabilidad de las firmas contratistas, remitir trimestralmente los índices de accidentalidad
definidos en la norma técnica Colombiana NTC-3701, con el fin de disponer de los valores que
permitan emitir un reporte consistente y unificado, en torno a los niveles de accidentalidad del
Sector.

Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar información actualizada sobre el número total
de trabajadores, mínimo 30 días antes del vencimiento de la inscripción.

Adicionalmente las firmas contratistas deberán informar al CCS, de cualquier reclamo de orden
jurídico levantado contra la empresa con ocasión de la Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya
sido declarado en firme por la autoridad legal competente.

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CAPITULO IV

DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO

ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO

a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC, debe formalizar su intención mediante la
entrega a la Dirección Comercial del CCS de los siguientes documentos:

• formato de solicitud de ingreso diligenciado


• Certificado de constitución y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
• Balance contable del último año.
• Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el
número de empleados totales de la compañía, incluyendo los temporales.
• Formato de auto evaluación diligenciada de la evaluación del Sistema de Gestión de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para contratistas, original y copia.
• Registro del pago de los derechos de inscripción al RUC de acuerdo con el tipo de formato y el
número de empleados de la empresa.

b) La firma solicitante quedará inscrita en el RUC, cuando la Dirección Comercial del CCS haya
recibido el formato de solicitud de ingreso junto con todos los documentos requeridos incluyendo el
pago del valor de la inscripción. La fecha en que la inscripción adquiere vigencia se registra en la
carta de respuesta a la solicitud de ingreso.

c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC, deben estar legalmente constituidas y deberán
suministrar la documentación de soporte cuando ésta sea requerida por el CCS.

d) El ingreso al registro es de libre acceso a cualquier firma contratista.

e) La auditoria será suspendida inmediatamente en caso de que el auditor encuentre


inconsistencias en algunos de los documentos, reportes o información suministrada por la firma
contratista. La empresa deberá pagar el día de auditoria que se suspendió y el caso será llevado
al comité operativo del RUC para definir como se procederá.

f) La falta de veracidad en alguna información, reporte o documento que sea imputable, por
cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o un
subordinado de la misma, dará lugar a la exclusión inmediata de la firma contratista en el registro
RUC, sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y, en
consecuencia, el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluirá a la empresa contratista en
el reporte periódico que se emite para las compañías contratantes ni para cualquier otra empresa
que lo solicite. La firma contratista podrá ingresar nuevamente al RUC al aportar la copia auténtica
de la providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la eventual falsificación

ARTICULO 10o. ALCANCE DEL SERVICIO

a) El servicio del RUC se prestará a las empresas contratantes y contratistas de cualquier sector,
para disponer y centralizar la información sobre el desempeño de la gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio ambiente.

b) Las firmas contratistas serán evaluadas y calificadas en su gestión y desempeño en Seguridad,


Salud Ocupacional y Medio Ambiente, conforme a los requisitos de ley vigentes resumidos en la
“Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas
”.
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c) Las firmas contratistas registradas, podrán solicitar los informes pertinentes a cada visita de
verificación siempre y cuando el informe este completamente realizado (visita documental y
visita de campo) en concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para
realización, emisión y distribución de informes de visitas, siempre y cuando se encuentren a paz y
salvo con el CCS. Solamente se entregará informe de la visita documental a las empresas que
no se les haya podido realizar visita en campo por no tener contratos vigentes, información
que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante carta enviada al
CCS. En el informe de auditoría el CCS deberá incluir una nota informando que la empresa
NO TIENE CONTRATOS VIGENTES y que por tanto la auditoría solamente corresponde a
auditoria documental.

d) Las calificaciones de desempeño, resultantes de las visitas de evaluación a un contratista son


suministradas a las empresas contratantes como un valor de referencia, el cual cada empresa
contratante acatará bajo sus propias consideraciones y criterios.

e) La vigencia de la calificación de desempeño finaliza en la fecha del vencimiento de la


inscripción.

f) Se concede prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista, después de vencido


el año de inscripción, con el fin de realizar en ese período la programación de la auditoría del
período siguiente. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista haya pagado su
renovación por inscripción al RUC.

g) El Consejo Colombiano de Seguridad no podrá expedir certificación al contratista si no


cuenta con la calificación de desempeño vigente. El CCS tampoco podrá expedir
certificación al contratista si la auditoría no se ha realizado en su totalidad (visita
documental y campo), la única excepción se dará para la evaluación en campo cuando la
empresa no tenga contratos vigentes y esta nota se estipulará en la certificación y en el informe a
contratantes sobre el estado de contratistas.

h) El Consejo Colombiano de Seguridad solamente podrá expedir certificación de la permanencia


en el registro a empresas contratistas que a la fecha de la emisión de la certificación se encuentren
inactivas por no haber realizado la renovación al registro. Esta certificación se expedirá haciendo
aclaración que la empresa esta inactiva. En este único caso, se certificará la permanencia en el
registro pero no se certifican los puntajes obtenidos. El puntaje obtenido se certifica en el caso de
que el contratista tenga la calificación de desempeño vigente.

i) Si una empresa contratista pertenece al RUC de hidrocarburos, puede ingresar al RUC de otros
sectores y viceversa. Para realizar esta inscripción se homologara la evaluación documental hasta
la fecha en que se le venza su registro correspondiente; pero deberá realizar la evaluación de
campo pagando la mitad del valor de la inscripción correspondiente al RUC que desea ingresar

CAPITULO V

DE LA OPERACION DEL REGISTRO

ARTICULO 11o. PRELIMINARES

a) El CCS dispondrá de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que
le permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificación y reporte de la
Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

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b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas
registradas y a las firmas contratantes, no serán administrados en forma discriminatoria, su
manejo se realizará en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas.

c) Los derechos por el ingreso al “Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de
Sguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas”, (RUC) se obtienen después
de realizada la inscripción y pago respectivo ante la Dirección Comercial del CCS.

d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogotá serán asumidos por
las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo será prorrateado entre las diferentes
empresas programadas para una misma región o ciudad, siempre y cuando sea posible la
programación de varias empresas.

e) Cubierto el año de afiliación, la firma contratista debe renovar su inscripción adelantando un


nuevo pago ante el CCS. Si este pago no se realiza, los derechos del RUC se suspenderán
hasta tanto no se efectúe el respectivo pago.

f) La vigencia de inscripción al RUC cuenta desde la fecha en que el CCS envía respuesta a la
solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por la Dirección de Certificación y
Asociados.
La fecha de vigencia del registro se mantendrá para cada renovación de la inscripción al RUC.
Tanto el CCS como la empresa contratista podrán manifestar con treinta (30) días de
anticipación al vencimiento de la inscripción anual su intención de mantener la inscripción al
RUC. Para ello el CCS enviará una comunicación donde se indica el valor correspondiente al
período de renovación. Si la empresa no cancela el valor de la renovación, el CCS procederá a
excluir a la empresa del RUC y por consiguiente no incluirá a la empresa contratista en el
reporte periódico que emite para las compañías contratantes o quienes realizan la exigencia
del sistema RUC en sus procesos de contratación.

g) Con el Ingreso al RUC, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma contratista de
una herramienta para la autoevaluación del desempeño en la gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente. 2) La realización de una visita de verificación por parte de profesionales del CCS 3)
Atención de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el contratista. 4) Ejecución de visitas de
seguimiento a partir del segundo año de inscripción. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los
profesionales del CCS, que incluyen la identificación de los aspectos conformes y no conformes con la
“Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas”.6) El
contratista podrá solicitar certificación donde se registre la calificación del desempeño de la gestión
realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, la cual se expedirá después de realizada
la visita de evaluación. 7) Prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista, después de
vencido el año de inscripción. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista haya pagado su
renovación por inscripción al RUC.

h) La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluación adicionales a las del
cubrimiento por inscripción, causa un costo adicional que debe ser cubierto por el contratista
que las solicite.

i) El CCS, aceptará aplazamientos en la programación de visitas máximo para (1) una


oportunidad, cuando se presenten eventos de fuerza mayor ya sea por condiciones de
seguridad, tragedias personales o porque las condiciones de operación de un contrato así lo
exijan. Estos casos deben estar soportados por escrito.

Los aplazamientos se aceptarán, sí la empresa da aviso mínimo (1) una semana antes de la
fecha programada, siendo reprogramada después de dos meses. Si el aplazamiento es solicitado
al profesional del CCS, el mismo día de la vista a la empresa, ésta tendrá que cancelar los
honorarios correspondientes del profesional.

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j) Cualquiera de los beneficios expuestos en éste reglamento será cancelado en el momento en


que no sea renovado el valor del registro.

k) Para efectos del presente reglamento el término “información” se refiere a los documentos,
datos y reportes manejados en la base de datos del RUC.

l) La información de entrada al RUC, se obtendrá a través de: 1) El formulario de solicitud de


ingreso. 2) Las Calificaciones obtenidas en: la autoevaluación del contratista, las visitas de
evaluación y seguimiento del CCS y las reportadas por la empresa contratante como
resultado de la evaluación final del contrato. 3) La información estadística que sea
suministrada por los contratistas 4) La actualización de los datos generales de la empresa,
cuando sea requerido.

ARTICULO 12o. OPERACION DEL REGISTRO

a) La operación del registro se inicia con la autoevaluación de la Gestión de Seguridad, Salud


Ocupacional y Medio Ambiente, los resultados de la autoevaluación deben ser suministrados al
CCS en el momento de la inscripción. La autoevaluación solo es requerida en el primer periodo de
inscripción al RUC.

b) La visita de verificación a cargo de los profesionales del CCS, se efectuará máximo treinta (30)
días después de recibida toda la documentación prevista en el artículo 9 literal a).

c) Un contratista podrá ser objeto de la visita de verificación, aunque no esté prestando sus
servicios a ninguna empresa contratante en particular, en cuyo caso la evaluación se dirigirá a
verificar su gestión en contratos anteriores ó la estructura diseñada para cubrir los requisitos del
Sistema de gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

d) Las visitas de seguimiento están definidas para verificar las medidas implementadas para cerrar
las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y continuidad de
los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el siguiente período
de inscripción al registro. (Tiempo en el cual puede demostrar la implementación y desarrollo de las
medidas recomendadas en una visita de verificación).

Las visitas de seguimiento se programarán máximo treinta (30) días después que la empresa
haya realizado el pago de renovación de la inscripción.

e) Las firmas contratistas podrán solicitar la visita adicional como mínimo tres (3) meses después
de realizada una visita de verificación o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de la
inscripción. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar solamente una visita adicional
dentro del periodo de vigencia del RUC.

El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar visita adicional antes del cumplimiento de los
tres (3) meses, sólo si la solicitud es realizada por las empresas contratantes del sistema.
El CCS podrá realizar visitas adicionales antes del cumplimiento de los tres (3) meses, sólo si la
solicitud es realizada por las empresas contratantes del sistema RUC.

f) Los contratistas que estén prestando sus servicios a diferentes contratantes, en el momento de
ingresar al registro, serán evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria.

g) Adicional a las evaluaciones realizadas por el CCS, el RUC almacenará también, la información
obtenida de la evaluación final del desempeño del contratista, realizada por las contratantes
quienes dispondrán de una herramienta para el reporte, diseñada por el CCS.

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h) Las firmas contratistas recibirán informes de las visitas de evaluación, una vez éstas hayan sido
realizadas y en los plazos que sean establecidos dentro del procedimiento para la realización y
reporte de visitas.
i) Las firmas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación
máximo (30) treinta días después de recibido el informe.

IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC, SIN EL


CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL
CAPITULO IV ARTÍCULO 9 LITERAL a)

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