Guía de estudio de la segunda unidad de computarizada II

1. ¿Qué es DacEasy?

Es un programa fácil de usar para llevar la completa contabilidad de una empresa

desde el manejo de cuentas los cambios con las transacciones que estas requieren,
control de inventario, reportes de balances, pagos, compras, etc.

2. Hacer mención de la opción de menú en DacEasy y definir cada una.

Archivo: Se accede a esta opción desde el menú cuando se quiera hacer Backup o
ejecutar otras operaciones de mantenimiento.
Edición: Se accede a los comandos de este menú cuando se quiera configurar o
modificar los registros individuales dentro de un módulo.
Transacción: Se accede al menú cuando se quiera entrar transacciones relativas.
Diarios: Se accede a este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario nos
muestra todas las transacciones de cada mayor.
Asentar: Se accede a este menú cuando esté listo para postear las transacciones.
Reportes: se accede a este menú cuando se quiera correr reportes.
DacAccess: se accede a este menú cuando se quiera crear sus propios reportes.
Periodos: se accede a este menú cuando se quiere que DacEasy ejecute operaciones
necesitadas periódicamente.
Módulos: se accede a este menú cuando se quiera acceder a otros módulos de
DacEasy que estén interfaceados con DacEasy contabilidad.

3. Que son teclas de funciones en DacEasy

Son usadas para acceder con mayor rapidez a las actividades específicas del
programa.

4. Diga cuales son las teclas de funciones en DacEasy y definir su función

F1- Se presiona en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda

describiendo el campo en detalle.

Shift + F1- Esta combinación desplegara el índice de ayuda. Se sigue el índice de

contenido para seleccionar un tópico particular, entonces se presiona ENTER para
ver más informaciones sobre este tópico.

F2- esta tecla se utiliza para visualizar la lista de otras teclas de funciones activadas.
 Shift + F2-esta funciona para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4-se usa para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar
rápidamente por defecto que ayudaría cuando se esté introduciendo una serie de
transacciones.

F5-al presionar esta tecla se desplegará el campo de la búsqueda. Con esta

aparecerán todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede
seleccionar y pasar artículos de la búsqueda directamente dentro del campo activo.

F6-esta sirve para borrar en DacEasy. Se puede borrar en todas las áreas donde esté
disponible borrar los registros y transacciones.

Shift + F6-se usa para combinar las teclas y borrar líneas individuales en la
transacción.

F7- se usa cuando se esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo.

también usar para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de posteo.

F8-se utiliza para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy.

F9-esta tecla se utiliza cuando queremos dar un Backup a los datos antes del posteo.
También se puede usar para editar datos desde la búsqueda.

Shift + F9-Esta combinación se usa para desviar en orden de la lista en la búsqueda.

F10-es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando se

introduzca información (de un recibo, una factura, o un cliente nuevo) y está listo
para salvar se presiona F10.

Shift + F10-esta se utiliza para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es
una forma rápida para determinar qué compañía está abierta y que cantidad de
memoria está disponible.

ESC-esta se utiliza cuando se va a cancelar una acción desde cualquier pantalla.

5. Hacer mención de las opciones de la caja de dialogo abrir compañía, definir cada
uno

Para acceder a la caja de diálogo Abrir Compañía, seleccione Abrir desde el menú
Archivo.
 Opciones en la caja de diálogo Abrir Compañía

Nombre
El nombre de la compañía que Introdujo es creada y se despliega. Ese nombre
puede ser diferente que el introducido en la caja de diálogo de Información
Compañía.

Directorio
La ruta entrada cuando la compañía fue creada se desplegará en ese campo. Esa es
la ubicación física donde se encuentran los datos en el disco duro.

Fecha
La fecha de la compañía fue agregada en DacEasy.

Por omisión
DacEasy abre automáticamente la compañía predeterminada cuando el sistema
inicia. La compañía predeterminada es la primera que se encuentra listada y se
despliega con una Y en esa columna.

6. Menciones las Opciones en la caja de diálogo Agregar Compañía y defina cada una
de ella.

Opciones en la caja de diálogo Agregar Compañía

Identificación

Introduzca una descripción breve de su compañía en el campo de identificación del

sistema. El identificador de nombre es solamente usado para identificar la compañía
en la caja de diálogo Abrir Compañía.

Directorio

Introduzca la ruta donde quiera que residan sus datos en el disco duro o presione
Buscar y seleccionar la carpeta de los datos. Cada compañía en DacEasy debe tener
una ruta única.

Use la Configuración Fácil de DacEasy

 La configuración fácil de DacEasy le da una lista de pasos que puede correr en
minutos. Este proceso automático le asiste en la entrada de montos mínimos de
información requerida antes de entrar las actividades diarias.

Si selecciona esta opción, la opción Configurar lista de cheques se desplegará para

guiarle desde el proceso de configuración.

7. ¿Qué es departamentalización?

Departamentalización es el proceso por el cual usted separa cuentas de ingresos y

gastos en grupos significativos para producir un mayor detalla de en la Entrada al
Diario. Por ejemplo, un menorista quizás quiera registrar ingresos para varios
productos. Para hacer esto, las Ventas, Devoluciones de Ventas y Costo de Ventas
del catálogo de cuentas, etc.

8. Diga que nos permite el método de departamentalización en DacEasy.

Nos permite departamentizar las ventas, devoluciones de ventas y costo ventas por
Inventario o Cliente.

9. Diga los pasos para:

a. Copiar una compañía existente.

1. Seleccione Copiar desde el menú Archivo. La caja de diálogo Copiar Archivo

aparecerá.
2. Haga doble-clic sobre la compañía que quiere copiar. La caja de diálogo Copiar
Compañía aparecerá.
3. Entre en los campos apropiados el nombre de la compañía y la ubicación en el
disco duro.
4. Seleccione el tipo de información a copiar en el campo ¿Archivos con saldo
cero?
Todo—Seleccione esa opción y una compañía con datos en blanco será creada.
La
información idéntica a la compañía copiada, pero sin saldos.
Cuentas—Seleccione esa opción y la compañía será creada sin información de
saldos.
La nueva compañía incluirá el catálogo de cuentas.
Nada—Seleccione esa opción para crear una copia exacta, incluyendo saldos, de
la
compañía que seleccionó.
 5. Verifique que el espacio requerido es menor que el espacio disponible en el
disco.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Identificación del
sistema para
una descripción detallada de cada campo.
6. Haga clic en Aceptar para agregar una nueva compañía.
Puede agregar un número ilimitado de compañía en DacEasy Contabilidad, sin
embargo, si escoge no usar el Business Center, solo una compañía puede abrirse
a la
vez. DacEasy automáticamente abre la compañía por omisión cuando comience
DacEasy Contabilidad independiente del Business Center. Puede seleccionar una
compañía diferente a la por omisión.

b. Para hacer un respaldo de datos

1. Seleccione Respaldar / Restaurar datos desde el menú Archivo. La caja de

diálogo Respaldo / Restaurando Archivos aparecerá.
2. Seleccione Respaldo en el campo operación.
3. Seleccione el tipo de archivos para el respaldo: Contabilidad o Nómina.
4. Introduzca la fuente y el destino de los datos de los archivos.
5. Haga clic en Aceptar. Se desplegará un mensaje de confirmación.
6. Escoja Sí para hacer un respaldo. Inicie insertando el disco como lo requiere.

c. Para restaurar sus datos

1. Seleccione Respaldar / Restaurar datos desde el menú Archivo. Aparecerá la

caja de diálogo Respaldo / Restaurar de Archivo aparecerá.
2. Seleccione Restaurar en el campo operación.
3. Seleccione el tipo de archivos a restaurar: Contabilidad o Nómina.
4. Introduzca la fuente de los datos y el destino.
Sugerencia: Haga clic en Por Omisión para agregar la ruta.
5. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación aparecerá.
6. Elija Sí para restaurar el respaldo. Puede proceder a insertar los discos como
requiera.

d. Para importar datos

1. Seleccione Importar desde el menú Archivo. La caja de diálogo Importar

Archivo aparecerá.
2. Seleccione el tipo de archivo a importar.
3. La Disposición del archivo por omisión aparecerá. Acepte el archivo por
omisión o introduzca el nombre de un archivo diferente.
 4. Si la disposición no existe o necesita ser editado, Haga clic en Campos y un
mensaje de confirmación aparecerá.
Si no necesita agregar o editar la disposición del archivo, continúe con el paso 8.
5. Seleccione Sí para crear la disposición del archivo. La caja de diálogo Formato
de Archivo aparecerá.
6. Seleccione un campo en la ventana de campos disponibles y haga clic en
Insertar
para mover el campo a la ventana de campos selectos.

10. Diga los pasos para agregar o editar.

a. Una cuenta

1. Seleccione Cuentas dentro del menú de Edición. La caja de diálogo Editar

Cuentas se mostrará.
2. Si usted está agregando una nueva cuenta, teclee un código para
identificar la cuenta.
Si usted está editando una cuenta existente, teclee el código de cuenta o
haga clic en
Buscar y seleccione un código de la lista que se muestra.
3. Complete cada campo en el área de estructura de cuenta.
4. Complete el área de Información de Transacción.
La cuenta de consolidación es solamente requerida si usted utiliza la
característica de
Consolidación para combinar los libros mayores de varias compañías que
tienen
diferentes estructuras de catálogos de cuentas.
Si la cuenta es una cuenta de bancos, marque la opción Cuenta de
conciliable si usted
desea utilizar el módulo de Efectivo.
5. Si planea imprimir el Estado de Flujos de Efectivo, asigne la cuenta al
Grupo
de Flujo de Efectivo apropiado.
6. Seleccione Aceptar para guardar la información de la cuenta.
Teclee cada cliente cuya información usted quiere controlar. El registro del
cliente se
actualiza cuando usted asienta transacciones conteniendo el código del
cliente.

b. Un proveedor
1. Seleccione Proveedores dentro del menú de Editar. Se muestra la caja de
diálogo Editar Proveedor.
2. Si usted está agregando un nuevo proveedor, teclee un código para
identificar el proveedor. Si usted está editando un proveedor existente, teclee
el código o en Buscar y seleccione el proveedor de la lista que se muestra.
3. Digite el nombre del proveedor en el área de encabezado y completo todos
los campos aplicables en la carpeta de Dirección.
4. Clic en la carpeta Cuenta y complete todos los campos aplicables.
El campo Cuenta CxP es requerido.
La tabla de Términos y de Impuesto son requeridas para proveedores de factura
abierta
y saldo diferido. Clic Buscar desde el campo apropiado para seleccionar un
código
existente o clic en Agregar para añadir uno nuevo.
5. Clic en la carpeta Personalizado y complete todos los campos aplicables.
6. Clic OK para grabar el registro del proveedor.
Ingrese una grabación por cada servicio que usted quiera introducir en facturas
y
devoluciones de ventas, en listas de componentes por buenos ensambles, y por
el cual
usted quiere almacenar información histórica. La información histórica actualiza
cuando
usted asienta transacciones que contiene el código de servicio

c. Un servicio

1. Seleccione Servicios desde el menú Edición. La caja de diálogo Editar Servicio

aparecerá.
2. Introduzca un código para identificar el servicio que usted está agregando. Si
usted está editando un servicio existente, introduzca el código o haga clic en
Buscar y
seleccione el código desde la lista que aparecerá.
3. Complete los campos apropiados.
El departamento de LM es requerido si usted selecciona inventario como su
método
departamentalización en la caja de diálogo Cuentas de Interfaz.
Usted debe seleccionar la opción Gravable si usted desea que DacEasy
automáticamente calcule el impuesto apropiado cuando el producto es incluido
sobre las
transacciones de facturación.
4. Haga clic en la carpeta Personalizado y complete todos los campos aplicables.
5. Haga clic en Aceptar para guardar el archivo de servicio.